Utredning om administrativ organisering ved Fakultetet for økonomi 1. Oppdraget og organisering av arbeidet

Transkript

1 1 av 5 Fakultet for økonomi Notat Til: Gruppe for administrativ organisering Fra: Utredningsgruppe for administrativ organisering ved det nye "Fakultet for økonomi" Utredning om administrativ organisering ved Fakultetet for økonomi 1. Oppdraget og organisering av arbeidet Rektor ved NTNU gav fungerende dekan ved Handelshøyskolen i Trondheim (HHiT) i oppdrag å lede utredningen av det nye økonomifakultetet på bakgrunn av styrevedtakene i NTNU om fremtidig organisering, fattet 15.februar (S-saker 3/16 og 4/16). Bestillingen inneholdt et tredelt mandat med hver sine frister. Denne delrapporten gjelder bestillingens punkt 2: Utredning av administrativ organisering, med frist 15.april. Utredningsgruppen for dette arbeidet ble sammensatt med representanter fra de fem økonomimiljøene i Trondheim, Ålesund og Gjøvik samt fakultetsadministrasjon ved nåværende SVT-fakultet, hvor Institutt for Samfunnsøkonomi (ISØ) og Institutt for industriell økonomi og teknologiledelse (IØT) i dag hører til. Hovedsammenslutningene ved NTNU oppnevnte selv sine representanter fra PARAT og NTL. Rektor hadde oppnevnt observatør til gruppens møter. Utredningsgruppen har bestått av: Hans Marius Eikseth (fungerende dekan HHiT, leder), Grete Lillemyr (studiekoordinator HHiT), Ann- Charlott Pedersen (nestleder IØT), Lena Aune Weiseth (kontorsjef IØT), Anne Borge Johannesen (instituttleder ISØ), Anne Larsen Viken (kontorsjef ISØ), Dagrun Lorgen Jensen (dekan AIB), Aristidis Kaloudis (professor, TØL), Liv Unhjem (administrasjonsleder, SVT), Arve Sletten (NTL), Frøydis Søbstad (PARAT).Trond Singsaas har deltatt som observatør på vegne av Rektor, og Merethe Thorsvik (SVT) har bistått med skriving av møtereferater. Gruppen hadde møter 10. mars, 18. mars, 4. april og 13. april. Utkast til rapport ble lagt frem i LOSAM-møter 12. april (HHiT) og 13. april (SVT-fakultetet). I tillegg har det vært medvirkningsaktiviteter ved de ulike enhetene. Ved HHIT er medvirkning skjedd ved at medarbeiderne er løpende informert om arbeidet på administrasjonsmøter (adminmøte) og infomøter. Utkastet er diskutert i adminmøte 8. april. Ved ISØ er medvirkning skjedd ved at medarbeiderne er løpende informert om arbeidet med adm organisering. Utkastet er diskutert i allmøte 8. april. Ved IØT er medvirkning skjedd ved at vi har tatt utgangspunkt i høringssvaret om administrativ organisering fra tidligere i fusjonsprosessen som tydelig visste hva instituttets ansatte ønsket. Utkast til rapport har vært diskutert på felleslunsj for alle ansatte 6. april og i administrasjonsmøte 11. april. Vi gjør oppmerksom på at siden Fakultet for økonomi ikke eksisterer per i dag, har det vært et krevende arbeid å få satt sammen en helhetlig rapport. Det gjør at det er store endringer fra de utkastene som er lagt frem i ulike fora og den endelige versjonen som nå foreligger. Vi forventer en tydelig bestilling i mandatet for 1. juni-leveransen.

2 2 av 5 2. En administrasjon som støtter kjernevirksomheten For fordeling av oppgaver mellom nivåene har økonomifakultetet tatt utgangspunkt i at noe oppgavefordeling er gitt av NTNUs styringsreglement, mens andre oppgaver er hensiktsmessige å legge på nivå 1 da de enten krever høy kompetanse på et spesifikt område, ikke skjer hyppig nok på til å oppnå tilstrekkelig kompetanse og kvalitet, er like for hele organisasjonen, eller ikke krever bruker/fagnærhet. Det er viktig å merke seg at i noen saker er det nødvendig og mest hensiktsmessig at det er en direkte kobling mellom nivå 3 da det er disse to nivåene som er involvert i arbeidet. Oppgaver som bør opprettholdes eller flyttes/sentraliseres på nivå 1 Refusjoner sykepenger/foreldrepenger (Oppfordrer til å se på kommunikasjons- og arbeidsprosessene for å spare mellomledd mellom arbeidstaker og refusjonssenteret, samt effektivisering av prosessene) HMS-arbeid inkludert rådgivning konflikthåndtering (bør styrkes) Dokumentasjon og informasjonsforvaltning (Dokumentsenter/arkivtjeneste) Oppgaver knyttet til forskermobilitet bør utføres sentralt: o Mottak av utenlandske ansatte (alt etter tilsettingsvedtak er fattet til personen er på plass med kontonummer og lønn). Onboarding-prosjekt allerede satt i gang på NTNU. o Forskningstermin rettigheter, NAV, støtte og oppgjør et kontaktpunkt Oppgaver på nivå 2 og 3 Økonomifakultetet har tatt utgangspunkt i følgende kriteriene for innplassering av oppgaver på de ulike administrative nivåene: Kriterier å vurdere ut fra Kvalitet og kompetanse (skal sikre kvalitet og effektivitet i oppgaveløsningen) Fleksibilitet (skal hindre sårbarhet ved fravær) Fagnærhet/ brukerorientering (skal sikre at administrasjonen støtter og styrker kjernevirksomheten) Strategisk evne, mulighet til å utføre ledelse, medvirkningsmulighet (skal sikre et godt arbeidsmiljø og bidra til arbeidsglede og gjøre økonomifakultetet til en attraktiv arbeidsplass) Effektivisering (skal sikre at mest mulig av ressursene anvendes til kjernevirksomheten) I tillegg må organiseringen møte samfunnsutviklingen, slik at fakultetet innfrir på økte lovbestemte krav til forvaltning/ rapportering/ dokumentasjon, spesielt innen HR og økonomi. Vi må ha et apparat som støtter opp om oppfølging av studenter, nye undervisningsformer og NTNUs strategi for internasjonalisering. I de følgende går vi igjennom alle de områdene som er etterspurte i mandatet. Undervisning og utdanning - Læringsstøtte, nye undervisningsformer - Strategisk utvikling av studieprogram-portefølje og utdanningskvalitet (herunder lederstøtte, internasjonalisering, rekruttering, innovativ utdanning, etter- og videreutdanning, samhandling med samfunnet) - Se på studieadministrative : standardisering og forenkling (finne beste praksis på tvers av de fusjonerende enhetene, innføre mer fullført saksbehandling der regelverket tillater dette, etc) - Vurdere saksbehandlingsstøtte innen FUS - Flytte vitnemålsproduksjon fra nivå 1 til - Flytte 1. linje/studentservice til

3 3 av 5 og tiltak - Eksamen arbeids må standardiseres, forenkles og digitaliseres (Fremskynding av digital eksamen vil kunne gi raske effektiviseringsgevinster) - Opptak ett opptakskontor (sikre likebehandling, kvalitet, effektivitet) Forskning og innovasjon - Videreutvikle/styrke forskningsadministrativ støtte: rådgivning til ledere og forskere knyttet til nasjonale og internasjonale finansieringskilder - Strategisk utvikling og profilering av ph.d.-utdanningen - Støtte til innovasjonsvirksomhet, herunder støtte både til ansatte og studenter som arbeider med innovasjonsprosjekter Kommunikasjon 2/3 - Utrede muligheten for et felles phd-program (jfr NOKUTs krav) - Spesialisert rådgiving for EU-finansiering (jus/økonomi) og for nasjonale utlysninger med NTNU-forankring (SFF, SFI, INFRA) kan ligge på nivå 1, men vi ønsker fagnær forskningsadministrativ støtte til internasjonale og nasjonale utlysninger også på nivå 2/3. - Styrke strategisk og operativ lederstøtte til nivå 2 og 3 - Styrke digital kommunikasjon. - Bedre internkommunikasjon for å hensynta at vi er et multicampusuniversitet - Studentrettet web og sosiale medier - Forskningsformidling og profilering av forskning - Bedre arbeidsflyt mellom institutt, fakultet og sentralnivået for arbeid med web og sosiale medier - Tydeligere prosesseierskap på nivå 1 innen hvert av de ulike kommunikasjonsområdene Økonomi og tiltak - Lederstøtte økonomi med fokus på å overfør beste praksis mellom enhetene. - Samhandling med andre funksjonsområder (HR, forskning og utdanning) - Ansvaret for EVU bør flyttes fra nivå 1 til for å bedre økonomistyringen. - PBO-prosessen bør standardiseres gjennom utvikling av plan-, budsjett- og prognoseverktøy med hovedsakelig automatisk datafangst fra andre datasystemer. - BtB og lønnsprosessene (like enkelt for den enkelte ansatt å kjøpe en bok som å parkere) - Systemstøtte for å synliggjøre sammenhengen mellom BOA og bevilgningsøkonomien bedre.

4 4 av 5 HR/HMS/Beredskap - Fullført saksbehandling (oppfølging av operative HR saker) - Verktøy for strategisk HR-arbeid og tiltak - Tidsbruk på manuelle oppfølgingssystemer (bemanningsoversikter, sykefraværsoppfølging, etc) - Samorganisering HR/HMS på nivå 1 - Sentralstyrt opplæring av HR-medarbeidere - E-læring i opplæring av ansatte innen HR/HMS/Beredskap - Anskaffelse av et personalsystem + bedre integrering av nye og eksisterende systemer IT - Strategisk lederstøtte innen IT-området på nivå 2 og 3 - Fagstrategisk IT: o Forskningsstøtte datainnsamling og analyseverktøy o Læringsstøtte i skjæringsfeltet mellom pedagogikk, studieadministrasjon og IKT (e-læring) o Digital kompetanse ansatte og digital samhandling - Samhandling mellom funksjonsområdene for å utvikle best mulig støttesystemer - Brukerstøtte til ansatte og studenter - Digitale møtefasiliteter må styrkes - Sentralisering av deler av IT-tjenesten kan innebære en effektivisering og nedbygging på - Sentraliserte basis IT-tjenester vil kreve tiltak for å opprettholde opplevelsen av brukernær IT-støtte («digital vaktmester» og brukerstøttetjenester på campus) Dokumentasjons- og informasjonsforvaltning, digital samhandling - Digital kompetanse i saksbehandling og forslag til tiltak - Standardisering og sentralisering av transaksjonstunge post- og arkivoppgaver - Policyutforming, systemeieransvar og prosesseierskap på nivå 1 - overordnet ansvar for administrative digitaliserings og systemintegrasjoner, slik at man ser disse på tvers av organisatoriske skiller og systemeierskap - Sterkere prosesseierskap og sentral post/arkiv-funksjon vil kunne gi en ytterligere profesjonalisering og effektivisering av disse tjenestene i hele organisasjonen

5 5 av 5 - Informasjonshåndtering og digital samhandling må utvikles til en dynamisk og gjennomgripende funksjon i arbeids, ikke noe man utfører når saksbehandlingen er ferdig Flercampusperspektivet gir særlige koordineringsbehov Dette perspektivet kommer ikke klart frem i overstående tabeller. Mottakerne av administrative tjenester vil forvente samme servicenivå og kvalitet på disse uavhengig organisering og geografisk plassering. Fremtidige institutter og/eller fagseksjoner i Ålesund og Gjøvik vil trenge administrative ressurser hos seg for sørger for den daglige driften, gir lederstøtte og bidrar til koordinering mellom ulike tjenesteleverandører, enten disse holder til lokalt eller i Trondheim på ulike nivåer. Det kreves følgelig ressurser også ved fakultetet som gjør at denne samhandlingen på tvers av geografi fungerer. 3. Effektiviseringskravet Beregningsgrunnlaget for det nye fakultetets administrative ressurser omfatter ikke ressurser til å utføre tjenester som HHiT tidligere har fått utført fra HiSTs fellesadministrasjon. Det nye fakultetets andel av SVTs fakultetsadministrasjon er en del av beregningsgrunnlaget, og bortfall av tilsvarende ressursberegning for tidligere HiST-enheter utgjør en implisitt innsparing om beregningsgrunnlaget legges til grunn uendret. Det ligger også en mulig innsparing i å ikke forlenge vikariat og innleie via vikarbyrå. Vi ser ikke at vi har direkte overlappende funksjoner i dag, men ser at det er mulig å bruke ressurser som i dag ligger på enkeltinstitutt på tvers av instituttene. Vi forventer også en effektivitetsgevinst ved samlokalisering av enhetene ved felles førstemottak for henvendelser Andre forutsetninger for å kunne effektivisere er NTNUs vilje til å investere. For å kunne hente ut digitaliseringsgevinster må det betydelige investeringer til men disse vil vi kunne tjene inn på sikt. For eksempel trenger vi personalsystem som fungerer, et studieadministrativt system som snakker med arkiv og saksbehandlingssystem i tillegg til et prosjektregnskapssystem som gir relevant informasjon til prosjektlederne. Det ny fakultetet må sammen se på hvordan gå fra å bruke mye tid på forvaltning til heller bruke tid på strategisk arbeid. For et nytt fakultet er det utfordrende å se på allerede nå hva vi skal bruke mindre tid på, og hva vi ønsker å gjøre mer av, før faglig- og administrativ organisering er vedtatt. Dette må komme gjennom strategidiskusjoner når dekan er tilsatt og arbeidet kan settes i gang. Vi må ta forbehold om at nærmere analyse av grunnlaget for dimensjonering kan føre til endringer.