VEILEDNING - ETABLERING AV AKUTTMOTTAK I ØYER KOMMUNE

Transkript

1 VEILEDNING - ETABLERING AV AKUTTMOTTAK I ØYER KOMMUNE Utkast per 23. nvember 2015 Om veilederen Etablering av akuttmttak må skje i tråd med ffentligrettslig rammeverk, herunder aktuelle lver g frskrifter, samt det kmmunale planverket (regulering). Denne veiledningen er ikke uttømmende, men tar fr seg de mest sentrale elementene med hensyn til hva sm krever søknad, vilkår g dkumentasjnskrav samt prsess ved behandlingen av søknader i frbindelse med etablering av akuttmttak. Veiledningen er gitt sm et hjelpemiddel i tidligfase fr den sm vurderer å etablere et akuttmttak, men enda ikke har levert inn søknad m søknadspliktige tiltak. Frhldet til plan Dersm den endrede bruken havner i strid med det regulerte frmålet i planverket, må det søkes dispensasjn fra gjeldende plan. Søknad sendes til Øyer kmmune, teknisk sektr ved Bente Mringen (fagleder planenheten). Saken utredes g fremmes fr planutvalget, et plitisk rgan sm er delegert behandling g vedtak m plansaker, herunder dispensasjnssøknader. Planutvalget har faste månedlige møter. Kmmunen har ingen lvbestemt frist fr å behandle dispensasjnssøknader, men skal innen 3 uker gi et freløpig svar sm angir frventet saksbehandlingstid. Nabvarsling skal skje på samme måte sm fr søknad m bruksendring (se eget kap./avsnitt under). Bruksendring Det vil bli stilt krav m søknad m bruksendring fr drift av akuttmttak i alle tilfeller. Ved søknad m midlertidig bruksendring vil Øyer kmmune vurdere m enkelte mindre alvrlige tekniske mangler kan kmpenseres med tilfredsstillende rganisatriske tiltak eller andre særskilte vilkår fr tillatelsen g dens gyldighet. Søknadsskjema finnes på hjemmesidene til Direktratet fr Byggkvalitet (DiBK): Bruken må beskrives Med utgangspunkt i den avtale g de krav g retningslinjer sm er angitt fra UDI, skal minimum følgende besvares: - hvr mange persner søkes det m at samtidig skal kunne pphlde seg i mttaket - hvilken sammensetning vil beberne ha med hensyn til nasjnalitet/språk, alder (barn/vksne) g funksjnsevne/helse (behv fr særskilt tilrettelegging)? Side 1 av 6

2 - familiesituasjn (enslig, med familiegruppe eller annet følge), andelsvis fr bebere sm etter avtalen kan få pphld ved mttaket? - hvr langvarige vil pphldene kunne være fr enkelte (reelt)? - hvilke tjenester vil bli tilbudt g/eller utført i mttaket (klesvask, renhld, matservering, ssiale g helsefremmende aktiviteter, nettilgang.a.) g hvem skal utføre disse tjenestene (persnal/eksterne/bebere)? - har persnal midlertidig eller varig pphld ved mttaket (drar de hjem etter endt arbeidstid)? Fasilitetene må beskrives - Oppdaterte plantegninger med angivelse av; rmfunksjn (alle rm, gså tekniske rm, vaskeri.l.) persndimensjnering av pphldsrm: Hvr mange persner skal maksimalt pphlde seg i hvert rm g ttalt i et mråde? Hvrdan plasseres persner med hensyn til familiesituasjn, alder g funksjnsevne? - Utmhusplan/situasjnsplan med angivelse av adkmst fr transprt g gående, parkering g snuplass/utkjøring («angrepsveier») pphldsareal tilgangspunkt teknisk infrastruktur (bl.a. evt. vann fr brannslukking) - Teknisk tilstand beskrives g status gis mht. evt. avvik i ffentlige tilsynsrapprter (se under). Fkus på sikkerhet, helse g arbeidsmiljø: Brannteknisk tilstand alarmanlegg, sprinkler, slukkeutstyr, ledesystemer g annet sm følger av Frskrift m brannfrebyggende tiltak g tilsyn Utskifting av anlegg er søknadspliktig tiltak g må behandles g gdkjennes av kmmunen sm bygningsmyndighet før lkalene kan tas i bruk rømningsveier g brannstiger (er rømningsveier frskriftsmessige i dimensjnering g utfrming, g kan vinduer g brannstiger sm er frutsatt sm rømningsveier åpnes/brukes trygt.l.) Elektrisk anlegg; dimensjnering i fht. den bruk g belastning det søkes m frskriftsmessig stand (jrding mm) Vann g avløp: tilstrekkelig dimensjnert i frhld til den bruk det søkes m: avløp: gyldig utslippstillatelse (ivaretatt hvis ffentlig tilknytning) vann: gyldig gdkjenning fra Mattilsynet (ivaretatt hvis ffentlig tilknytning) Helse g arbeidsmiljø spp/råte ventilasjn (type g tilstand/effekt/rengjøring) g avtrekk Side 2 av 6

3 Frebyggende tiltak dagslys/utsyn persnalrm (låsbar dusj, mkledning/garderbe, wc, eventuelt hvilerm g andre fasiliteter fr evt. persnal sm vernatter/har lengre pphld/blig ved mttaket) nøkkelsystemer g avlåsingsmuligheter; rm sm bebere ikke bør ha tilgang til særlig viktig der det br barn, f.eks. med tanke på etsende væsker, elektriske innretninger g annet sm kan vlde skade ved uhell vaktbu/mttak/resepsjn; plassering g utfrming nødalarm.l. (plassering) fysisk tilrettelegging fr utførelse av kmmunale helsetjenester Risikvurdering g sårbarhetsanalyse Virksmheten skal identifisere g gjøre skriftlig rede fr faktrer ved virksmheten g lkalene sm medfører risik fr at det ppstår uønskede hendelser sm kan medføre fare fr liv g helse. Det skal videre gjøres rede fr frhld ved virksmheten g fasilitetene av betydning fr sikkerhet, helse g arbeidsmiljø. Risikfaktrene skal klassifiseres etter sannsynlighet g knsekvens. Det skal videre gjøres rede fr hvrdan ulike faktrer kan påvirke hverandre g øke risiken. Det skal gjøres en analyse/vurdering av den sårbarhet sm finnes med hensyn til evnen til å håndtere en eventuell uønsket hendelse/krise. Vurdering av mulige tiltak fr å ppfylle krav til helse, miljø g sikkerhet Sikkerhet På bakgrunn av venstående skal det angis hvilke tiltak sm vil bli eller er iverksatt fr å frebygge uønskede hendelser/redusere risiken samt tiltak fr å redusere sårbarheten fr de tilfeller av at uønskede hendelser/krise ppstår. Tiltakene kan være av teknisk g rganisatrisk art. Helse g arbeidsmiljø Det finnes krav til å sikre gde helsefrhld g gdt arbeidsmiljø i en rekke lver g frskrifter. Kravene gjelder både teknisk tilstand g andre frhld av rganisatrisk art sm kan gjelde fr den aktuelle virksmheten. Nen krav gjelder alltid, andre avhenger av lkalisering, fasilitetenes tilstand g utfrming, samt hva virksmheten går ut på g hvrdan virksmheten er innrettet. Det er tiltakshavers ansvar å sette seg inn i de ffentligrettslige regler sm gjelder g påse at kravene er ppfylt enten dette ligger til eier eller drifter av virksmheten. Vilkår fr brukstillatelse Bygningsmyndigheten stiller sm vilkår fr brukstillatelse, at alle krav stilt i lv eller frskrift er ppfylt g at det er utført/iverksatt tiltak sm bidrar til at sikkerhet, helse g arbeidsmiljø er på et tilfredsstillende nivå. Side 3 av 6

4 Fr å vurdere dette vil bygningsmyndigheten legge til grunn tiltakshavers ROS-analyse, innsendt redegjørelse g dkumentasjn, sett i frhld til krav stilt i lver g frskrifter samt egen befaring av lkalene. Videre vil kmmunen kunne rådføre seg med aktuelle tilsynsmyndigheter innen brann g helse før bruksendringstillatelse gis g frutsette at aktuelle tilsynsmyndigheter til en hver tid finner frhldene knyttet helse, miljø g sikkerhet tilfredsstillende. Se egen liste ver de mest aktuelle tilsynsmyndigheter. Dersm eventuelle avvik av bygningsmyndigheten vurderes å kunne kmpenseres av andre tiltak, vil brukstillatelse likevel kunne gis der lven tillater dette. Dersm bjektet/lkalene g/eller virksmheten bserveres å være i strid med de vilkår g krav sm ligger til grunn fr tillatelsen, vil bruken anses å være ulvlig g det vil bli gitt pålegg m retting eller pphør av den ulvlige bruken. Pålegget vil avhenge av hvrdan bygningsmyndigheten, evt. i samråd med aktuell tilsynsmyndighet, vurderer alvrligheten av avviket. Særlig m frskrift m brannfrebyggende tiltak g tilsyn Frskrift m brannfrebyggende tiltak g tilsyn stiller særskilte krav til brannfrebyggende tiltak i særskilte brannbjekter. Etter brann- g eksplsjnsvernlven 13 a. vil asylmttak alltid være slike særskilte brannbjekter. Kravene sm stilles i Frskrift m brannfrebyggende tiltak g tilsyn gjelder både teknisk tilstand g utstyr g rganisatriske frhld sm frebygger brann g sm reduserer sårbarhet g knsekvens ved brann. Det stilles krav til dkumentasjn, brannvernleder, pplæring g brannøvelser, instrukser g planer, vakt g vervåkning. Det stilles gså krav til at det gjennmføres ekstrardinære tiltak ved drifts- g bruksfrhld sm kan lede til markant økning i faren fr antennelse eller brannspredning. Øyer kmmune vil alltid påse at det utføres i brannverntilsyn i frbindelse med søknad m bruksendring til asylmttak. Offentlige pålegg g tilsynsrapprter Selv m det ikke freligger pålegg fra tidligere bruk, vil den nye/endrede bruken til asylmttak medføre at tekniske g rganisatriske frhld ikke lenger er frskriftsmessige. Vi ber likevel m redegjørelse fr eksisterende pålegg g status i retting av avvik. Vi vil derfr ha pplysning m hvilke ffentlige pålegg eller tilsynsrapprter med påpekte avvik fra lv eller frskrift sm freligger g sm ikke er blitt ppfylt/utført g gdkjent. Dette gjelder blant annet brev/tilsynsrapprter/pålegg fra: Lillehammer regin brannvesen Feiervesenet Vann- g avløp (Øyer kmmune, teknisk sektr) Elektrtilsyn ved Gudbrandsdalen Energi Arbeidstilsynet Side 4 av 6

5 Mattilsynet (serveringsbevilling g privat vannkilde/anlegg) Heiskntrll Tilsyn sm gjennmføres i frbindelse med søknad m endret bruk Det må minimum påregnes at det gjennmføres brannverntilsyn i frbindelse med bruksendringen. Akuttmttakene vil være særskilte brannbjekter, regulert av Frskrift m brannfrebyggende tiltak g tilsyn. Tilsynsrapprtene vil danne grunnlag fr de vurderinger plan- g bygningsmyndigheten gjør med hensyn til sikkerheten ved endret bruk. Tekniske g rganisatriske tiltak sm bidrar til å redusere risik fr brann eller annen fare fr liv g helse, eller sm bidrar til å redusere sårbarheten ved en ppstått brann/krise, vil vektlegges ved behandling av søknaden m bruksendring. Risiken, sårbarheten g tiltakene fr å ppnå en tilfredsstillende situasjn må sees i sammenheng med den risik sm følger av fasilitetenes lkalisering, utfrming g tekniske tilstand g selve virksmheten/bruken det søkes m. Sm underlag fr å vurdere m det er frsvarlig å gi bruksendringstillatelse vil det bli krevd en analyse av risiken g en redegjørelse fr hvrdan risik g sårbarhet er avbøtt/kmpensert gjennm tekniske g rganisatriske tiltak. Nabvarsling Naber skal etter plbl varsles ved søknad m bruksendring g gis en frist til å uttale seg. Dersm samtlige naber skriftlig samtykker før fristens utløp kan bruksendringstillatelse likevel gis før fristen utløper. Skjema fr nabvarsling finnes på Nabliste fåes ved henvendelse til teknisk sektr, byggesak. Det må dkumenteres at varsel er gitt samtlige naber, dersm søknaden skal kunne behandles, enten ved nabens påtegning på skjemaet eller gjennm rekmmandert sending til rett pstadresse. Andre søknadspliktige tiltak I frbindelse med ppfyllelse av ulike krav til bjektet g virksmheten, kan det være nødvendig med gjennmføring av søknadspliktige tiltak utver selve bruksendringen, fr eksempel ved utskifting av teknisk anlegg, brannalarm.l. Det må da søkes særskilt fr disse tiltakene g plan- g bygningslvens krav til ansvarsretter mv. må dkumenteres ppfylt. Vi gjør ppmerksm på at det er ikke tilstrekkelig at aktuell tilsynsmyndighet anser at løsningen er tilfredsstillende dersm den er søknadspliktig etter plan- g bygningslven. Søknad må sendes til Øyer kmmune, teknisk sektr sm bygningsmyndighet. Fr byggetiltak etter plbl d. er kmmunens frist fr saksbehandling etter at nødvendig søknadsdkumentasjn er innkmmet, 12 uker. Side 5 av 6

6 Etter at midlertidig brukstillatelse er utløpt Endring av bruk til rdinært asylmttak eller annen bruk enn akuttmttak Ved søknad m ny midlertidig brukstillatelse eller varig bruksendring etter at midlertidig brukstillatelse er utløpt, vil dette utløse krav m ny søknad m bruksendring g nye ffentligrettslige krav til bjektet g virksmheten vil være aktuelle. Endring av bruken til rdinært mttak medfører endringer i rganisering av virksmheten, tjenestetilbudet g pphldets varighet, på lik linje med andre bruksendringer. Det vil blant annet trlig ppstå krav m søknad m bygningsmessige tiltak ved etablering av andre kjøkkenløsninger mv. da bebelsen i større grad vil være basert på selvhushldning. Det vil gså medføre at en del rganisatriske tiltak avsluttes, f.eks. at nattevakthld reduseres, g dermed må det gså påregnes at tekniske mangler må rettes i frhld til gjeldende lver g frskrifter g den risiken sm nå vil være ved bjektet. Øyer kmmune anbefaler derfr at tiltak sm det må påregnes krav m ved endret bruk til rdinært asylmttak eller annen etterbruk, vurderes allerede ved endring til akuttmttak med hensyn til en eventuell vergang til rdinært mttak. Gebyr Alle søknader er gebyrpliktige. Se gjeldende gebyrregulativ (lenke til nettstedet i kmmunen eller henvisning til Servicetrget). Endringer vedtas i kmmunestyret 27. nvember g vil gjelde fra Side 6 av 6