Eiendomsavdelingen Namsos. Evaluering av renholdstjenesten i Namsos kommune.

Transkript

1 Namsos kommune Eiendomsavdelingen Namsos Saksmappe: 2010/ Saksbehandler: Svein Flasnes Saksframlegg Evaluering av renholdstjenesten i Namsos kommune. Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos arbeidsmiljøutvalg Namsos formannskap Namsos kommunestyre Rådmannens innstilling 1. Namsos kommunestyre tar Rapport Evaluering av Renholdsprosjektet av juli 2010 til etterretning. 2. Det legges til grunn 33,75 årsverk for neste års budsjett som tilsvarer det nivå en forventet ved oppstart av prosjektet.

2 Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat Y Rapport fra Arbeidsgruppe 2 "Renhold" i prosjekt Y Innemiljøstandard renhold. X Evalueringsrapport av ny renholdstjeneste S Evaluering av renholdstjenesten i Namsos kommune. X Brukervurderinger av renholdstjenesten. X Regnskap 2009 kalkyler Vedlegg 1 Rapport Evaluering av "Renholdsprosjektet", av juli Innemiljøstandard renhold. 3 Brukervurderinger av renholdstjenesten. Saksopplysninger Renholdstjenesten i Namsos kommune ble samlet til en enhet i eiendomsavdelingen fra 1. juli Denne saken er en evaluering av Renholdsprosjektet sett fra eiendomsavdelingen opp i mot det som lå til grunn før omorganiseringen ble gjennomført. Grunnlaget for omorganiseringen var en rapport fra arbeidsgruppe 2. Arbeidsgruppe 2 ble opprettet i Prosjekt 2006 som var et utviklingsprosjekt initiert av kommunestyrets vedtak i sak 101/05 om en gjennomgang av hele driftsorganisasjonen i Iverksettingen skjedde etter en lengre prosess hvor blandt annet de ansatte og tillitsvalgte var involvert. Det ble gjennomført opplæring av både renholdere og ledere med kursene kompetansekurs for miljørenholder og lederkurs for miljørenholder. Kursene ble holdt av Jobo Personutvikling og tar utgangspunkt i Innemiljøstandard renhold. Standarden baserer seg på definisjonen av renhold som et samspill mellom renholder og brukere. Hovedintensjonen med standarden er at den skal være et praktisk prosesslederverktøy som gir gode rammebetingelser for en konstruktiv samarbeidsprosess mellom renholdere og brukere et miljøsamarbeid. Videre fokuserer standarden på gulvvedlikehold som fundamentet i renholdsprogrammet. ( Innemiljøstandard renhold vedlegges saken). Denne standarden er brukt som førende for arbeidet ved renholdsavdelingen. Dokumentet er som det står i teksten:. et middel et verktøy til å oppnå visse intensjoner og målsettinger og ikke et mål i seg selv. (Denne standarden er utarbeidet av Einar Kåre Johnsen, Jobo Personutvikling, i samarbeid med Miljøserviceledernes Organisasjon (MSO). Standardens 1. utgave kom ut i Den har siden vært revidert. Dette er 3. utgave.)

3 Det finnes også Norsk standard NS-INSTA 800 Rengjøringskvalitet System for å fastlegge og bedømme rengjøringskvalitet. Vårt valg av standard henger sammen med de rådgivere vi valgte ved oppstart av renholdsprosjektet da det er de som står bak denne standarden ( Innemiljøstandard renhold ). Mål for renholdsarbeidet: Renholdsavdelingen har etter kursing med basis i Miljøstandard renhold brukt denne standard som et verktøy i arbeidet. I standarden opereres det med følgende grader for renhet: Tabell 6 Faktisk renhet. Samletabell visuell renhet, støv, løst smuss, overflatesmuss og Flekker Nivå 8 Intet synlig, miljøskjemmende smuss og intet støv, løst smuss, overflatemuss eller flekker avdekket gjennom avsmittingsprøve eller annen manuell metode 7 Minimalt med synlig miljøskjemmende smuss og minimalt med støv, løst smuss osv. 6 Svært lite synlig miljøskjemmende smuss og svært lite støv, løst smuss osv. Støvdekke prosent 0,4 % eller lavere 0,5 0,7 % 0,8 1,0 % 5 Lite synlig miljøskjemmende smuss og lite støv, løst smuss osv. 1,1 1,5 % 4 Noe synlig miljøskjemmende smuss og noe støv, løst smuss osv. 1,6 3,0 % 3 Betydelig med synlig miljøskjemmende smuss og betydelig med støv, løst smuss osv. 3,1 5,0 % 2 Mye synlig miljøskjemmende smuss og mye støv, løst smuss osv. 5,1 10,0 % 1 Svært mye synlig miljøskjemmende smuss og svært mye støv, løst smuss osv Over 10,0 % Basert på ovenstående tabell har renholdsavdelingen satt seg følgende mål for renholdsnivå i Namsos kommunes bygninger: Bygg: Barnehager Skoler Sykeheim Kontorer Bo og service Objekter: Inventar A Gulv A

4 Inventar obj B1* * Flater med mer periodisk rengjøringsbehov (reoler, skap, vindusposter, kontorutstyr etc.) Objekttypene er forklart i standarden som er vedlagt saken. Effektivitet / produksjon nøkkeltall: En har vært i kontakt med Nord- Trøndelag fylkeskommune og en del kommuner for å finne erfaringstall som vi kan sammenligne oss med. Det er her tatt med tall for skolebygg da det er en relativt stor gruppe som vil gi oss et bilde på hvordan vi ligger an i forhold til andre. For Namsos har vi tall både for 2009 og 2010 (det vi bruker pr juni 2010). Nøkkeltall for skolebygg: Bruttoareal (BTA) Stillinger Produsert renhold i m2(bta)/ stilling Avvik i forhold til Namsos 2010 Olav Duun vgs , % Namsos , % Namsos , % Steinkjer , % Overhalla , % Økonomi: Som nevnt innledningsvis ble renhold overført til eiendomsavdelingen midt i 2008 slik at 2009 er det første hele driftsår i avdelingen. Regnskap 2009 er gjort opp med en brutto utgift på kapitlet renhold på kr ,-. Når en tar bort refusjon og noen andre mindre inntekter er tjenestestedene (våre kunder) belastet med kr ,-. Med m2 (BTA) gir det en snittpris på 228,- kr/m2(bta). Regnskapstall fra 2009 er som følger for forskjellige: Type bygg Kostnad Areal (BTA) Kr/ m 2 (BTA) Alle Skoler Barnehager

5 Idrettshall Sykeheim Adm. Bygg Øvrige bygg Når vi skal se på hvor mye Namsos kommune har spart velger vi å se på antall årsverk som brukes for å utføre den totale renholdstjenesten. Da vi startet fikk eiendomsavdelingen overført 38,33 årsverk pluss 1,22 årsverk for samfunnshuset. I 2008 var tjenesten bemannet med 39,55 årsverk. I budsjettene for 2009 og 2010 lå det til grunn henholdsvis 35,03 og 35,28 årsverk. Budsjettet for 2010 har en kostnad pr. årsverk på kr ,- og det forventede innsparingsresultatet på 2,5 mill kr vil da utgjøre 6,61 årsverk. Uten å øke mannskapet har en nå også utvidet arealet med utvidelse på Bangsund skole, gamle teknisk og Sverres gate 4 med til sammen ca 1500 m2. Dette ville med snittproduksjonen nevnt ovenfor utgjøre 0,81 årsverk. Siden i april 2010 har antall hele stillinger i produksjon variert mellom 30 og 31. Dette gir da en besparelse på ca 8,5 årsverk som med ovennevnte årsverkskostnad gir en innsparing på ca 3,2 mill kr som overstiger målet på 2,5 mill. kr. Tar en hensyn til økt areal så er innsparingen på 3,5 mill kr. Økonomisk utvikling for samlet renhold: Årsverk Kostnad , , Økt areal ( 1500m2) 0, Resultat Det må her nevnes at tjenesten i 2009 og 2010 har i seg betydelig større omfang av vedlikehold av gulv enn det som er utført tidligere. Når det gjelder verktøy og utstyr m.m. for hele tjenesten er en fortsatt noe usikker med hensyn til hva som er det riktige å budsjettere med. Tilsanden på maskiner og utstyr er nokså variert så vi må regne med jevnlig utskiftninger. Det vurderes også transportmidler for nødvendig transport av utstyr.

6 En regner med at det riktige nivået vil ligge mellom og ,- i årskostnad. Brukertilfredshet: Det er sendt ut forespørsel til flere enheter om hvordan det oppleves fra deres side. Tilbakemeldingene er i udelt positive og fremgår av vedlegg 3. Ansattes erfaringer med endret organisasjon: Hovedtillitsvalgt er forespurt om uttalelse da renholderne ikke har egen tillitsvalgt.: Uttalelsen her fremgår også av vedlegg 3. Det kan synes å være noe delte meninger om den nye organiseringen er et godt tiltak eller ikke. Sykefraværet har utviklet seg i riktig retning. I perioden januar til august var fraværet i år nede på 11,3 % mens det i fjor for samme periode var på 19,0 %. Dette skyldes nok god oppfølging av medarbeidere fra renholdsleder og NAV- systemet. Som tidligere nevnt i forbindelse med økonomirapportering er flere tilbake i arbeid både fullt og delvis. Medarbeiderundersøkelse. Den nylig gjennomførte medarbeiderundersøkelsen ga ingen svar fra renholderne. Dette skyldes muligens medarbeidernes forhold til data. Vi vurderer hvordan vi på et senere tidspunkt skal ta tak i dette. Videre arbeid: Renhold er et samspill mellom det å gjøre rent og å redusere tilsmussing. For at det skal bli en suksess er en avhengig av at det skapes (og opprettholdes) gode holdninger både blant renholderne og brukerne av lokalene. Hovedintensjonen med standarden er at den skal være et praktisk prosesslederverktøy som gir gode rammebetingelser for en konstruktiv samarbeidsprosess mellom renholdere og brukere et miljøsamarbeid. Det er en kontinuerlig prosess å holde rent. Det vil si å sørge for at positive holdninger til å skape et godt innemiljø innarbeides og opprettholdes. Målet blir å skape en miljøansvarlig kultur som tar ansvar for bland annet orden og renslighet i miljøet som vi lever i. Dette kan ikke ordnes bare av renholdere, men krever at hver og en av oss bidrar. Evaluering: Utgangspunktet for denne evalueringen, er den rapporten som ble laget etter at arbeidsgruppe 2 var ferdig med sitt arbeide. Arbeidsgruppe 2 ble opprette i Prosjekt 2006 som var et utviklingsprosjekt initiert av kommunestyrets vedtak i sak 101/05 om en gjennomgang av hele driftsorganisasjonen i Mandat til arbeidsgruppen var: Vurdere alle sider, herunder også driftsmessige effekter, og foreslå nødvendige tiltak ved en samorganisering av renholdstjenesten i Namsos kommune i en enhet.

7 Med bakgrunn i de erfaringer en sitter med så langt, og de anbefalingene som ble lagt i rapporten, legges denne evalueringsrapporten frem. Det er da Arbeidsgruppe 2 s rapport med kommentarer etter hvert enkelt punkt. Rapportens punkter om organisering samt forutsetninger for innføring kommenteres ikke da omorganiseringen er gjennomført. Vurdering Når det gjelder effektivitet ser en av de innhentede data at vi ligger sånn noenlunde an. Det er noen som er over oss og noen under oss i produksjon og det bekrefter at vi er relativt gode. Økonomi: En ser av tallene ovenfor at vi har ca 2 årsverk i ytterligere reduksjon før vi har nådd det forventede effektiviseringsmålet. Vi holder nå bemanningen på et nivå under det oppsatte målet og regner med å klare oppgavene med det. Økonomien utgjøres i hovedsak av personalkostnader (96-97 %). I tillegg ser det ut til å være nødvendig med 0,5 mill kr til materiell og utstyr. Det er potensiale for forbedringer når en har tatt igjen forsømt gulvvedlikehold. Likeså er det muligheter til forbedringer om en lykkes med å innarbeide positive holdninger i hele organisasjonen. Videre arbeid blir da å fortsette i samme ånd og oppretthold fokus på innemiljø og at vi alle må bidra for å oppnå ytterligere forbedringer. Konklusjonen må bli at det er muligheter for forbedringer både økonomisk og miljømessig (innemiljø) i kommunens lokaler, men at det forutsetter allment engasjement og samarbeid. Miljømessig vurdering Denne evalueringssaken har ingen innvirkning på det eksterne miljøet. Renhold derimot er positivt for miljøet og da særlig innemiljøet. Konklusjon: En mener at renholdstjenesten i Namsos kommune fungerer godt. Det forutsatte innsparingsmål er nådd med den bemanning som legges til grunn for budsjett Videre engasjement vil kunne medføre ytterligere forbedringer på effektivitet og kvalitet. Ny organisering av renholdstjenesten var derfor et riktig tiltak med tanke på økonomi og kvalitet.