HITRA KOMMUNE. Innkalling til møte i Formannskapet Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet

Transkript

1 HITRA KOMMUNE Fillan den: Medlemmer og varamedlemmer av Formannskapet Innkalling til møte i Formannskapet Medlemmene kalles med dette inn til møte i Hitra Rådhus - Ordførers kontor Kl 11:45 Varamedlemmer som mottar denne innkalling skal ikke møte uten nærmere varsel. Evt. forfall bes omgående meldt til Hitra kommune tlf.: eller postmottak@hitra.kommune.no Spørsmål meldes rådmannen. E-postadresse: postmottak@hitra.kommune.no Hitra kommune Postmottak Hitra E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett:

2 Side 2 av 2

3 Saksliste Utvalgssaksnr. Sakstittel / Innhold Lukket PS 78/12 Godkjenning av protokoll fra møte den PS 79/12 PS 80/12 PS 81/12 PS 82/12 Søknad til Næringsfondet fra Torkil Båtvik ENK Søknad til Næringsfondet fra Hitrafisken AS Kjøp av bolig Hitrahallen AL - økonomisk ramme utbygging PS 83/12 Revidert budsjett økonomiplan PS 84/12 PS 85/12 PS 86/12 PS 87/12 Kommunal planstrategi - Utlegging til offentlig ettersyn Avtaler med MiST avd 70 Kystmuseet vedr. Ægirsalen, turistinformasjonen, bygdebok og kino Eaholmen nærmiljøanlegg - søknad om tilskudd Hitra næringsforening - SUN - endelig oppgjør PS 88/12 Tjenestesamarbeid Orkdalsregionen - skatteinnkrevning PS 89/12 Mobiltelefondekning i Hitra kommune - Beredskapsmessige utfordringer PS 90/12 3A - Tilskudd til festivaler og lokale spel 2012 PS 91/12 Møteplan for 2. halvår 2012 PS 92/12 Søknad om finansiering av utstyr til fiskebåt Referatsaker RS 8/12 Mottak av flyktninger. Statusrapport våren 2012 RS 9/12 Søknad om startlån (delegert sak nr. 22/12D, 23/12D, 24/12D, 29/12D og 30/12D)

4 PS 78/12 Godkjenning av protokoll fra møte den

5 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 243 Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Ole Sundnes Dato: Søknad til Næringsfondet fra Torkil Båtvik ENK Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Innstilling: 1 Torkil Båtvik, 7243 Kvenvær innvilges tilskudd med inntil kr ,- fra Næringsfondet til dekning av utstyr i forbindelse med anskaffelse av fiskebåt av typen Starfish 30 fot, under forutsetning av at lånesøknad i bank blir innvilget. 2 Tilskuddet er gyldig til 1. juli Utbetaling av tilskudd skjer mot framlagt regnskap med dokumentasjon. Tilskuddet utbetales i forhold til netto fakturabeløp. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ole Sundnes Kultur- og næringssjef

6 Side 2 av 2 Bakgrunn for søknaden Torkil Båtvik søkte 1. juni 2012 om tilskudd fra Næringsfondet på kr av en total kostnadsramme på kr i forbindelse med anskaffelse av fartøy for krabbefiske og fritt fiske på ikke kvotebelagte arter i området Hitra/Frøya. Krabben skal leveres til Hitra Mat AS. Båtvik har erfaring fra krabbefiske sammen med sin far og fra fiske i Lofoten som del av undervisningen på Frøya videregående skole. Saksopplysninger Båtvik har søkt om registrering Fiskerimanntallet under Hitra på Plan B med anledning til å fiske på felleskvote. En regner med at søknaden blir innvilget. Han vil primært fiske krabbe, torsk og breiflabb. Hitra Mat AS har problemer med råstofftilgang og ønsker flere kystfiskere som satser på krabbefiske. Båtvik søker lån i Sparebank1med kausjonist og regner med at lånesøknaden går i orden. Budsjettet er realistisk i forhold til hva andre fiskere har som inntekter og utgifter. Den totale investeringen er ikke for høy i forhold til antatte inntekter. Budsjett Inntekter Krabbe Torsk og andre fiskeslag Totalt Utgifter Drivstoff Agn Vedlikehold Forsikring Finans Regnskap pluss Diverse Utgifter/Overskudd Investering Båt (brukt) Gear Netto investering Utstyr Teiner Garnhaler (brukt) Juksemaskin (ny) Garn Sikkerhetsutstyr Flåte Drakt Sum utstyr

7 Side 3 av 3 Sum investering Finansiering Tilskudd kommune Lån bank (Sparebank 1) Vurdering Det har ikke vært vanlig å gi støtt til innkjøp av fiskefartøy fra det kommunale næringsfondet men det er tidligere i år gitt tilskudd til sikkerhetsutstyr og i år også til annet utstyr. Det er viktig at det legges til rette for yngre fiskere på Hitra og da spesielt for å bedre råstofftilgangen for Hitramat, Hitrafisken mottak og andre. I følge KDR sine retningslinjer kapittel 551, post 60, Tilskot til fylkeskommunar for regional utvikling, delegert til kommunene, kan kommune i Sone IV, dvs. Hitra med flere, gi en støtteintensistet for investering på 35 % for små bedrifter. Torkil Båtvik ENK klassifiseres selvsagt som små bedrift i følge ESAs retningslinjer. Det er i samsvar med dette regelverket anledning til å gi støtte til investeringer. I følge disse retningslinjene kunne kommunen ha gitt et tilskudd på 35 % av kr , som er kr Det omsøkte beløp på kr er langt lavere. Innstilling Basert på ovenstående saksopplysninger og vurdering fremmer rådmannen positiv innstilling til søknaden, og anbefaler et støttebeløp på inntil kr

8 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Ole Sundnes Dato: Søknad til Næringsfondet fra Hitrafisken AS Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Innstilling: 1 Hitrafisken AS, 7241 Ansnes, innvilges tilskudd med inntil kr ,- fra Næringsfondet i Hitra kommune for dekning av reklamekostnader i forbindelse med salg av fisk fra kjølebil. 2 Tilskuddet er gyldig til 1. juli Utbetaling av tilskudd skjer mot framlagt regnskap med dokumentasjon. Tilskuddet utbetales i forhold til netto fakturabeløp. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Ole Sundnes Kultur- og næringssjef

9 Side 2 av 2 Bakgrunn for søknaden John Vidar Samdahl søkte 16. april 2012 om tilskudd til Hitrafisken AS fra Næringsfondet i Hitra kommune for dekning reklameutgifter inkludert opprettelse av hjemmeside ved salg av fisk fra kjølebil. Saksopplysninger HitraFisken AS har kjøpt kjølebil til kr og vil selge lokal sjømat fra eget anlegg på Kuøya samt også produkter fra Go Mat Frøya, HitraMat og HitraLaks. Det geografiske området som vil bli dekket er Hitra, Frøya, Meldal og innover til Trondheim. Det kan også være aktuelt å betjene Kvikne og Oppdal. De vil også satse på turistene som er i øyregionen store deler av året. Bedriften opplyser videre at det er viktig å kunne tilby fersk sjømat lokalt, både med tanke på at Hitrafisken AS får bedre betalt og at sjømat blir letter tilgjengelig her på Hitra og i nabokommunene. Vurdering I følge KDR sine retningslinjer kapittel 551, post 60, Tilskot til fylkeskommunar for regional utvikling, delegert til kommunene, kan kommune i Sone IV, dvs. Hitra med flere, gi en støtteintensistet for investering på 35 % for små bedrifter. Hitrafisken AS klassifiseres som små bedrift i følge ESAs retningslinjer. Det er i samsvar med dette regelverket anledning til å gi støtte til investeringer inkludert reklamekostnader. I følge disse retningslinjene kunne kommunen ha gitt et tilskudd på 35 % av den totale kostnaden for reklame og anskaffelse av kjølebil, til sammen på kr Det omsøkte støttebeløpet på kr er vel innenfor rammen av dette. Innstilling Basert på ovenstående saksopplysninger og vurdering fremmer rådmannen positiv innstilling til søknaden, og anbefaler et støttebeløp på inntil kr

10 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Kjøp av bolig Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Hitra formannskap setter en økonomisk ramme for kjøp av bolig inkl. renovering til kr Kostnadene finansieres ved lånemidler. Eventuelle tilskudd fra Husbanken går til fradrag i lånesummen. 3. Saken går som melding til kommunestyret, og tas med i revideringen av budsjettet. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef

11 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Hitra kommune har og har hatt flere utfordringer når det gjelder botilbud til brukere, vanskeligstilte og flyktninger. Disse utfordringene er møtt gjennom kjøp av leiligheter i Fillan. Imidlertid viser det seg at leilighet ikke alltid gir det botilbudet som er mest egnet til alle. Brukerbehovet er svært ulikt, og det er nå oppstått en situasjon som gjør at det er nødvendig å finne andre egnede botilbud. Helse- og omsorgskomiteen er orientert i egen sak som er unntatt offentlighet i ekstraordinært møte , hvor komiteen fattet slikt vedtak: «Helse- og omsorgskomiteen tar informasjon knytta til iverksetting av utvidet tjenestetilbud til bruker i pleie- og omsorgstjenestene i Hitra kommune til orientering. Komiteen tiltrer framlagt behov for å anskaffe egnet bolig knytta til iverksetting/videreføring av tiltaket.» Saksopplysninger For å kunne imøtekomme det konkrete behov er det ønske om å anskaffe/kjøpe bolig i Fillanområdet. I den forbindelse ønsker vi å få stilt til disposisjon en økonomisk ramme som gir mulighet for å kunne kjøpe bolig dersom en slik mulighet oppstår. Det har vært konkrete samtaler om aktuelle boliger, men det foreligger ingen avtaler. Det er her ikke snakk om kjøp av bolig i høyere prisklasse, tvert imot er en billigere bolig vel egnet. Utover dette er det vanskelig å gi opplysninger da det ikke foreligger konkrete tilbud eller dokumenter. Behovet oppleves av ansatte og brukere som svært nødvendig og derfor fremmes saken på denne måten. Vurdering Kommunestyret har gjennom flere år signalisert vilje til å legge til rette for botilbud til personer som ikke kan/har mulighet til å kjøpe/leie bolig i det åpne markedet. Vedtatt boligprogram sier noe om hvordan kommunen skal legge til rette for boligutvikling for hele befolkningen. Hitra kommunes deltagelse i prosjektet «Økt boligetablering i distriktene» vil være et viktig løft i så måte, og det er spennende å utvikle botilbudene på Hitra ytterligere. Kommunestyrets vedtak om å avsette 3,6 mill. kr. til utvikling boligprogram forsterker tidligere vedtak. Den aktuelle situasjonen må imidlertid løses innen kort tid, for å finne løsning på en akutt situasjon. Rådmannen mener at en økonomisk ramme på 1,5 mill. kr. vil gi mulighet for å løse det behovet som ligger til grunn for denne saken. I den økonomiske rammen ligger både kjøp og noe renovering. Fordelingen mellom kjøp og renovering er umulig å si noe om på nåværende tidspunkt. Finansiering bør skje gjennom lån. Det vil være aktuelt å søke Husbanken om tilskudd til utleiebolig, men det er vanskelig å tallfeste tilskuddet som en del av finansieringen, da det ikke er vanlig å få tilskudd til en boenhet. Vi har vært i kontakt med Husbanken, og de sier at søknad må fremmes, med gode begrunnelser. Dette vil bli gjort så fort kjøp er på gang.

12 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: 223 Saksmappe: 2009/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Hitrahallen AL - økonomisk ramme utbygging Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Innstilling: 1. Hitra kommunestyre vedtar at årlige tilskudd til Hitrahallen AL økes i forhold til en økonomisk ramme på 15 mill. kr. 2. Den økonomiske rammen forutsettes finansiert med låneopptak, med kommunal garanti. 3. Økte årlige tilskudd innarbeides i budsjett fra 2013 og finansieres ut fra de muligheter som da foreligger. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass.rådmann/økonomisjef

13 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Hitrahallen AL har gjennom flere år arbeidet med planer om utbygging for å kunne legge til rette for flere treningsmuligheter, for å gjøre den mer attraktiv for brukerne og øke bostedsattraktiviteten i kommunen. Det har vært lagt fram skisser og beregninger, men det foreligger ikke endelige planer som danner grunnlag for endelige økonomiske beregninger. Utbyggingsprosjektet vil neppe bli gjennomført før i Selv om det ikke foreligger økonomisk grunnlag fra utbygger ønsker Hitra kommune å fastsette sine økonomiske rammer for prosjektet. Saksopplysninger Hitrahallen er et andelslag, hvor Hitra kommune er en av de største eierne. I gjeldende avtale mellom Hitrahallen AL og Hitra kommune heter det i formålet: «Idrettsdelen av Hitra Helsetun og eksisterende idrettshall er en sentral møteplass for idretten på Hitra. Utvikling av aktivitet og tilbud på denne møteplassen skjer i et samarbeide mellom hallen, frivillige organisasjoner og det offentlige.» Hitra kommune har gjennom alle år ytet tilskudd til drift av hallen, som nå beløper seg til kr pr. år. Dessuten har kommunen gitt garanti for opprinnelig lån, og høsten 2011 garanti for lån som Hitrahallen tok opp til forprosjektering av utbyggingen. Dette innebærer reduksjon i rentekostnader opp mot 1 pst. I 2011 vedtak kommunestyret å gi Hitrahallen tilskudd til oppgradering av hallen, nytt golv m.v., som beløp seg til 1,1 mill. kr. En andel av denne kostnaden vil bli «refundert» gjennom spillemidler rundt Kommunestyret vedtok i november 2010 å stille 15 mill. kr. til Hitrahallens disposisjon til finansiering av utbyggingen. Finansieringen ble i opprinnelig budsjett gjort ved bruk av lånemidler. I og med at Hitra kommune her ikke er eier, kan kommunen ikke finansiere sin medvirkning gjennom bruk av lån. Det vil derfor være naturlig at Hitra kommunes økonomiske bidrag skjer ved garanti for lån og årlige tilskudd som tilnærmelsesvis dekker den garantisum som settes. Det utgjør ca. kr pr. år. Renten bør bindes for å hindre at utgiftene blir vesentlig høyere. Avdragstid er satt til 40 år. I dette ligger at økte driftsutgifter som en følge av utbyggingen dekkes av økte inntekter. Vurdering Behovet for å utvikle Hitrahallen og gi bedre tilbud til Hitras innbyggere i en tid da folkehelseperspektivet er satt i fokus, er uten tvil riktig og viktig. Denne utbyggingen er et flott tillegg til utbyggingen av livsstil- og folkehelsesenteret i Helsetunet. Prosjektene utfyller hverandre og gir Hitras befolkning unike muligheter til å ivareta egen helse på mange måter. Nærhet til kunstgressbanen og tilbudene der, gjør tilbudene og mulighetene helt unike. Selv om forhandlingene ikke er sluttført og ny driftsavtale ikke er inngått synes det riktig å sette en økonomisk ramme for Hitra kommunes forpliktelser overfor Hitrahallen AL.

14 Side 3 av 3 Hitra kommune har gjennom alle år erkjent og tatt sitt ansvar for driften av Hitrahallen AL. Denne erkjennelsen styrkes ytterligere gjennom denne saken. Slik de økonomiske rammene nå settes, får Hitrahallen AL mulighet til å drive sin virksomhet med muligheter til å skaffe seg overskudd, som de kan bruke ut fra egne ønsker og behov. Dette er en gest fra Hitra kommune for å vise at innsats og kreativitet kan gi muligheter. Utfordringen for kommunen er å finne dekning for økt tilskudd i den størrelsesorden det her er snakk om. Økt tilskudd til Hitrahallen kan ikke dekkes innen rammene for kultur og næring, og det vil være vanskelig å finne dekning innen driftsbudsjettets rammer. Det vil derfor være nødvendig å finne annen finansiering. Første året må det trolig skje ved bruk av disposisjonsfond. Imidlertid vil det ikke være mulig å fortsette finansieringen slik. Derfor vil økt eiendomsskatt kunne være en finansieringskilde. Dette vil være i tråd med kommunestyrets vedtak om at økt eiendomsskatt ikke skal brukes i driftsbudsjettet. Ut fra de betraktninger som er gitt fremmer rådmannen en økonomisk ramme på 15 mill. kr.

15 PS 83/12 Revidert budsjett økonomiplan

16 HITRA KOMMUNE Teknisk sektor Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Marit Aune Dato: Kommunal planstrategi - Utlegging til offentlig ettersyn Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: Innstilling: I medhold av plan- og bygningslovens 10-1 vedtar Hitra kommune å gjøre forslag til planstrategi for Hitra kommune offentlig kjent. Det bes om synspunkter på foreslåtte planstrategi med frist 14.august. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Dag Robert Bjørshol Kommunalsjef RO4

17 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Ny plan- og bygningslov 10-1, har gitt kommunene et nytt verktøy. Kommunestyret skal minst én gang i hver valgperiode, og senest innen ett år etter konstituering, utarbeide og vedta en kommunal planstrategi. Planstrategien utarbeides for å sikre at kommunen har oppdaterte og aktuelle planer, og for å sikre at beslutningstakerne så tidlig som mulig blir kjent med plansituasjonen i kommunen. Kommunestyret kan dermed ta en diskusjon om strategiske spørsmål for kommunen og regionen, og planoppgavene tidlig i kommunestyreperioden. Planstrategien er retningsgivende for kommunens planlegging og har ingen direkte rettsvirkning for kommunens innbyggere. Hensikten med en planstrategi er å bidra til en bedre prioritering av kommunens plan- og utredningsoppgaver, og en bedre samordning mellom de ulike planene som kommunens fagmiljøer/sektorer utarbeider. Planstrategien skal bl.a ta stilling til om og evt. når kommuneplanens samfunnsdel og/ eller arealdel skal rulleres i perioden. Saksopplysninger I en kommune finnes flere plantyper. Plantypene omfatter kommuneplan, økonomi og handlingsplan, kommunedelplaner og fag- og temaplaner. Figuren under viser de ulike plantypene som finnes i en kommune og innholdet i de ulike nivåene. Kommuneplanen «Utviklingsmål og satsingsområder» Kommunedelplan «Utdyping av kommuneplanen» Fag- og temaplaner «Konkretisering av kommuneplanen» Handlingsdel med økonomiplan «Prioritering og tildeling av ressurser» Visjon Satsingsområder Prioriteringer arealbruk Tema Areal for en del av kommunen Hovedmål og delmål for sektor/ tema Tiltak Oppfølging av satsningsområder i KP Prioriteringer i sektorene Fordeling av driftsbudsjett og investeringer For å bidra til et best mulig tjenestetilbud er det viktig at plantypene griper inn i hverandre og spiller på lag. De langsiktige mål og strategier i kommuneplanen må gripe inn i både økonomiog handlingsplan, og være premissleverandør for sektor- og temaplanene. Plansystemet, med den langsiktige og overordnede kommuneplanen og de mer kortsiktige planene representert med handlingsplaner og økonomi- og handlingsplanen, må fungere godt sammen. Dette krever bevissthet rundt ulike planers hensikt og funksjon. Kommunens plansystem er nærmere beskrevet i rådmannens forslag til planstrategi Kommunal planstrategi kan bidra til bedre kommunal planlegging gjennom: Bedre og mer behovsstyrt planlegging Verktøy for politisk prioritering av planoppgaver Bedre samarbeid om planoppgaver på tvers av kommune- og fylkesgrenser

18 Side 3 av 3 Det er viktig å påpeke at en kommunal planstrategi er ikke en plan i seg selv. Rådmannens forslag til planstrategi Planarbeid i kommunestyreperioden» gir en beskrivelse av utviklingstrekk og utfordringer innenfor alle kommunens ansvarsområder. En viktig drivkraft er befolkningsveksten. Gode arbeidsplasser samt innvandring førte i 2011 til en kraftigere befolkningsvekst enn prognosene varslet tidligere dette gjelder for hele landet, men også noe overraskende for Hitra. Veksten genererer økt bruk av de kommunale tjenestene, men også kapasitetsutfordringer innenfor barnehage og skole. For å opprettholde tjenestetilbudet må derfor denne veksten følges nøye. Stor aktivitet i regionen medfører også økt interesse for kommunens arealressurser det være seg til bolig- og/eller næringsutvikling. Dette er nærmere beskrevet i rådmannens forslag til kommunal planstrategi. Med bakgrunn i utviklingstrekk og utfordringer har rådmannen foreslått hvilke planoppgaver som bør prioriteres i kommunestyreperioden. Kommunen skal i arbeidet med kommunal planstrategi innhente synspunkter fra statlige og regionale organer og nabokommuner. I henhold til loven bør kommunen legge opp til bred medvirkning og allmenn debatt som grunnlag for behandlingen. Forslag til vedtak i kommunestyret skal gjøres offentlig minst 30 dager før kommunestyrets behandling. Med dette som utgangspunkt anbefaler rådmannen at forslag til planstrategi gjøres offentlig kjent før formannskapet tar endelig stilling til rådmannens forslag og oversendes kommunestyret for videre behandling. Vurdering Rådmannen anbefaler at dokumentet Planarbeid i kommunestyreperioden» med vedlegg gjøres offentlig kjent, og at kommunen inviterer nabokommuner, regionale myndigheter og befolkningen til å komme med synspunkter på forslaget. Det foreslås videre at frist for synspunkter settes til 14. august. Rådmannen anbefaler videre at teknisk komité og helse- og oppvekstkomitéen gjøres kjent med foreslåtte planstrategi, og hensikten med den, gjennom orienteringer i komiteene den 2. og 7. juli. Formannskapet får planstrategien til behandling igjen i sitt første møte etter sommerferien, før kommunestyret tar endelig stilling i første påfølgende møte.

19 PS 85/12 Avtaler med MiST avd 70 Kystmuseet vedr. Ægirsalen, turistinformasjonen, bygdebok og kino

20 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Eaholmen nærmiljøanlegg søknad om tilskudd Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: Tegninger av området Innstilling: 1. Hitra kommunestyre er meget positiv til å gi økonomisk støtte til utbygging av Eaholmen nærmiljøanlegg. 2. Hitra idrettslag, anleggsgruppa, er eier av anlegget, og ansvarlig for prosjektet. 3. Økonomisk støtte til det totale prosjektet bevilges med kr Finansiering skjer ved bruk av disposisjonsfond Prosjektet forutsettes prioritert for spillemidler til nærmiljøanlegg. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef

21 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Prosjektgruppa for Eaholmen nærmiljøanlegg har i søker om midler til utbygging av Eaholmen nærmiljøanlegg. Fillan skole, Fillan barnehage og andre interessenter har i mange år snakket om og ønsket seg et anlegg tilrettelagt for aktivitet ved og på sjø i Fillan. Med bakgrunn i denne interessen vedtok Hitra idrettslag (HIL) på sitt årsmøte i 2011 å ta ansvaret for utbygging av et sjørelatert nærmiljøanlegg i Aurn. På denne bakgrunn er det etablert en prosjektgruppe som består av Hitra IL v/bror Blichfeldt Fillan skole v/ann Mari Blichfeldt Fillan barnehage v/toril Fjeldvær og Janne Haltland Hitra videregående skole v/espen Arntsberg Hitra kommune v/jørgen Olsen Fillan grendalag v/jan Egil Handberg FYSAK v/marit Olsen Aurn borettslag v/aksel Sandhaugen Grunneierne v/johan Harald Lervåg og Torbjørn Glørstad Redningsselskapet får referat fra prosjektgruppa, samt orienteres om prosjektet. I forbindelse med utredning om bygging av tursti fra GammelFillan til Vikan/Oldervika var også Aurn planlagt som rekreasjonsområde. Kommunestyret har bevilget midler til opprydding/utvikling av området flere ganger, sist i budsjettet for 2012 med kr Saksopplysninger Prosjektgruppa har gjennomført idedugnad om innholdet i nærmiljøanlegget, som ble samordnet og oversendt arkitekt for uttegning. Nærmiljøanlegget er planlagt innenfor strandsonen og i et LNF-område. Det må derfor søkes dispensasjon fra strandloven og fra arealplanen før prosjektene kan igangsettes. Planene er presentert for planavdelinga og Fylkesmannens miljøavdeling har vært på befaring. Søknadsprosess igangsettes i disse dager. Tegningene viser omfanget av nærmiljøanlegget. Anlegget omfatter følgende: - Aktivitetsbygg med varmestue 30 m2, overdekket uteareal 45 m2, utvendige plattinger, utepeis, lagringsbod for skole og barnehage, stellerom med mulldo Grunnflate ca. 91 m2 - Naust for lagring av 2 robåter, 2 kajakker, 2 kanoer, redningsvester + annet utstyr - 2 flytebrygger med landganger - Badestrender, i Aurtjønna og ved sjøen - Fjellskrent tilrettelagt for klatring - Gangbro over utløp fra Aurtjønna - Sleperampe for småbåter mellom Aurtjønna og sjøen - Bålplass og utkikkspost med sittebenker - Stier tilpasset rullestolbrukere rundt Aurtjønna og stier rundt om bålplass/utkikkspost m.v.

22 Side 3 av 3 Nærmiljøanlegget er kostnadsberegnet til totalt 1,2 mill. kr. fordelt slik: Byggetrinn 1: Aktivitetshuset kr Byggetrinn 2: Naust og pirer kr Byggetrinn 3: Veier, stier, bro og belysning kr Ut fra de retningslinjer som finnes for spillemidler til nærmiljøanlegg skal det være mulig å oppnå 0,6 mill. kr. i spillemidler, fordelt på de 3 byggetrinnene. Hvert byggetrinn kan ha en maks kostnad på kr I tillegg ligger selvsagt mange dugnadstimer. Arbeidet med aktivitetshuset, naustet og pirene vil i stor grad bli utført på dugnad. Bygging av veier, stier og belysning må skje ved innleie av maskiner og fagpersonell. Området eies av Torbjørn Glørstad og Johan Harald Lervåg, og grunneierne er villige til å inngå 20-årig leieavtale for det aktuelle området. Dette er en forutsetning for å være berettiget til spillemidler. Hitra kommune tar ansvar for opprydding av kloakkforholdene i området og sikre vannkvaliteten i Aurtjønna, som har vært utilfredsstillende i mange år. Dette er en forutsetning for at området kan tas i bruk som nærmiljøanlegg. Vurdering Eaholmen/Aurn er et unikt område som egner seg som frilufts- og aktivitetsarena for hele befolkningen. Området har vært mye brukt av både Fillan barnehage og Fillan skole gjennom årene. Områdets beliggenhet er svært gunstig ut fra avstander og de muligheter det gir. Som nærmiljøanlegg vil området bli tilrettelagt slik at barnehage og skole kan benytte området på en mye bedre måte enn hittil. Fillan barnehage gir uttrykk for at de trafikale forholdene til/fra Aurn er tilfredsstillende, de må krysse FV 714 en gang, resten av turen er på vei med liten trafikk. Prosjektet gjør det mulig å få til en friluftsbarnehage, som har vært et ønske i flere år. Beliggenheten gir barna mange muligheter som opplevelses- og læringsarena, som er unik, jfr. uttalelsen fra Fillan barnehage. Kommunestyret har uttrykt og vist sin vilje til friluftsbarnehage ved å bevilge midler i investeringsbudsjettet med 0,5 mill. kr. i Midlene ble ikke benyttet i Redningsselskapets nærhet og deres ønske om å bidra med en Elias-båt i Aurn-området er også et viktig moment for å få et unikt nærmiljøanlegg midt i Fillan sentrum. Det er meget positivt at Hitra idrettslag ønsker å være ansvarlig for utbyggingen/utviklingen av Eaholmenområdet. Frivillighetens deltagelse/samspill med det offentlige er uten tvil både riktig og viktig. Staten påpeker nå i alle sammenhenger at dette samspillet må settes på dagsorden igjen. I og med at Hitra idrettslag skal stå for utbyggingen av nærmiljøanlegget må Hitra kommune yte tilskudd til utbyggingen, som da ikke kan finansieres ved bruk av lånemidler. Tilskudd for hele prosjektet ytes under ett, slik at utbygger kjenner sine økonomiske rammer. Prosjektet følges både gjennom kontinuerlig kontakt og deltagelse, og gjennom idrettslagets søknader om spillemidler. Søknadene forutsettes prioritert i kommunens prioriteringer av nærmiljøanlegg.

23

24

25

26

27 HITRA KOMMUNE Fellestjenester Arkiv: U00 Saksmappe: 2011/900-7 Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Hitra næringsforening - SUN - endelig oppgjør Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Vedlegg: Beregning er økonomiske oppgjør. Innstilling: Saken fremmes uten innstilling. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Assisterende rådmann/økonomisjef

28 Side 2 av 2 Bakgrunn for saken Strategisk næringsplan ble vedtatt som en del av Hitra kommunes næringsplan i Næringsplanen inneholdt en rekke tiltak og finansiering av disse. Hitra næringsforening hadde ansvaret for gjennomføringen av tiltakene, og Hitra kommunene var økonomisk ansvarlig for sin del av tiltakene, jfr. SUN. Hitra kommune har dekket sin del av tiltakene ut fra påløpte kostnader. Spørsmålet er om Hitra kommune skal dekke en forholdsmessig andel manglende inntekter fra andre. Saksopplysninger Hitra næringsforening hadde som gjennomfører ansvaret for regnskapsføringene av tiltakene. Hitra kommune har betalt sin del av tiltakene ut fra budsjett for årene 2007 og 2008, og ut fra regnskapene for 2009 og Det er oppstått en differanse mellom budsjetterte inntekter og regnskapsførte inntekter. I budsjettene er forutsatt inntekter fra andre med totalt kr for de tiltakene som er gjennomført, merkevare/profil/ markedskommunikasjon, vertskap/guiding og lokal mattradisjon. Reelle inntekter er kr Overføringene fra Hitra kommune for årene 2007 og 2008 var kr , ut fra oppsatt budsjett. Overføringene for 2009 og 2010 var kr , basert på de endelige regnskapstallene for prosjektene. I dette ligger at inntektene fra andre er i forhold til reelle tall, men Hitra kommunes andel er ut fra det vår andel skulle være ut fra budsjett. Dersom vi hensyntar manglende inntekter fra andre og fordeler disse mellom Hitra næringsforening og Hitra kommune ut fra opprinnelig fordeling, så blir summen kr Prosjektet min første jobb ble ikke gjennomført. Som en følge av dette ble prosjektet Sommerjobb for ungdom startet opp sommeren Kommunestyret fattet i k.sak 72/10 slikt vedtak: «Hitra kommunestyre stiller seg svært positivt til søknad om tilskudd til sommerjobber for ungdommer år, og bevilger inntil kr til prosjektet. 2. Tiltaket utgiftsføres på ansvar Tilskuddet finansieres ved bruk av disposisjonsfond , slik at overføring av SUN-midler for 2010 reduseres minimum med samme beløp.» Kostnadene for 2010 var kr , kostnadene for 2001 og 2012 er over 0,5 mill. kr. Vurdering Da oppgjøret for 2009/2010 ble foretatt så valgte rådmannen og ikke dekke inn kommunens «andel» av manglende inntekter ut fra tanke om at prosjektene burde ha vært justert, og at Hitra kommune som bidragsyter burde ha vært informert. Dette handler om å forholde seg til realiteter. Hitra kommune har dekket alle utgiftene til administrering av prosjektene. Hitra næringsforening fikk i årene overført til sammen 1 mill. kr. til gjennomføring av tiltakene. I tillegg har Hitra kommune brukt mill. kr. til SUN-tiltakene bredbåndutbygging og tilskudd Destinasjon Trøndelagskysten. Disse midlene er utbetalt direkte fra Hitra kommune.

29 Side 3 av 3 Hitra kommune har derfor brukt mye midler til ulike SUN-tiltak. Rådmannen ønsker en avklaring på om Hitra kommune skal være med å dekke sin forholdsmessige andel av manglende inntekter. Summen utgjør kr Da er ikke hensyntatt vedtaket i k-sak 72/10 om å trekke kr til SUN-overføringer som en følge av at Hitra kommune tok det fulle ansvaret for prosjektet Min første jobb, ved å gjennomføre Sommerjobb for ungdom i 2010.

30 SUN-TILTAK Merkevare/Profil + Markedskommunikasjon Kostnader Andel pst. HK % HNF % Andre % Total ramme i handlingsprogram - lagt til grunn for vedtak i kst % Prosjektets kostnader iflg. HNF oppsett Hitra kommunes andel av utgiftene % Hitra kommune - innbetalt for 2007/ Rest å betale prosjekt merkevare/profil + Markedskommunikasjon Vertskap/guiding HK % HNF % Andre % Total ramme i handlingsprogram - lagt til grunn for vedtak i kst % Prosjektets kostnader iflg. HNF oppsett Hitra kommunes andel av utgiftene % Hitra kommune - innbetalt for 2007/ Rest å betale prosjekt vertskap/guiding Lokal mattradisjon HK % HNF % Andre % Total ramme i handlingsprogram - lagt til grunn for vedtak i kst % Prosjektets kostnader iflg. HNF oppsett Prosjektets inntekter Prosjektets netto kostnader Hitra kommunes andel av utgiftene % Hitra kommune - innbetalt for 2007/ Rest å betale prosjekt lokal mattradisjon Oppgjør fra Hitra kommune - totalt - ut fra budsjett - forbruk K.sak 72/ Sommerjobb for ungdom: Tilskuddet finansieres ved bruk av disposisjonsfond , slik at overføring av SUN-midler for 2010 reduseres minimum med samme beløp.

31 SUN-TILTAK Merkevare/Profil + Markedskommunikasjon Kostnader Andel pst. HK % HNF % Andre % Total ramme i handlingsprogram - lagt til grunn for vedtak i kst % Prosjektets kostnader iflg. HNF oppsett Hitra kommunes andel av utgiftene ut fra forbruk % Hitra kommune - innbetalt for 2007/ Rest å betale prosjekt merkevare/profil + Markedskommunikasjon Vertskap/guiding HK % HNF % Andre % Total ramme i handlingsprogram - lagt til grunn for vedtak i kst % Prosjektets kostnader iflg. HNF oppsett Hitra kommunes andel av utgiftene % Hitra kommune - innbetalt for 2007/ Rest å betale prosjekt vertskap/guiding Lokal mattradisjon HK % HNF % Andre % Total ramme i handlingsprogram - lagt til grunn for vedtak i kst % Prosjektets netto kostnader iflg. HNF oppsett Hitra kommunes andel av utgiftene % Hitra kommune - innbetalt for 2007/ Rest å betale prosjekt lokal mattradisjon Rest Hitra kommune - total - ut fra forbruk/manglende fin Innbetalt til Hitra næringsforening - oppgjør SUN Hitra kommune gjennomført sommerjobb ungdom i 2010, Kostnader for årene 2011 og sommerjobb SUN opprinnelig - Hitra kommunes andel Markedsføring Lokal mattradisjon Min første jobb Totalt Min første jobb ikke gjennomført Hitra kommunes andel Innbetalt for 2007/ Rest å innbetale i hht opprinnelig plan

32 HITRA KOMMUNE Rådmannen Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Edel Øyen Myhren Dato: Tjenestesamarbeid Orkdalsregionen - skatteinnkrevning Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: 1 Delprosjektrapport - skatteinnkrevning Innstilling: 1. Skatteinnkreving Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at rapporten fra delprosjektgruppa er et godt utgangspunkt for å etablere felles skatteinnkrevertjeneste for Orkdalsregionen. Hitra kommune forplikter seg til å gå med i en slik tjeneste med sikte på full oppstart fra Hitra kommune er enig i at arbeidsgiverkontroll og innkreving av legalpantekrav hører inn som en naturlig del av ei framtidig felles innkrevingstjeneste, men slutter seg til anbefalingene om å innlemme disse oppgavene som seinere trinn. Hitra kommune slutter seg til styringsgruppas vurdering om at det ikke er hensiktsmessig at tjenesten også skal ha kompetanse og kapasitet til å bistå kommunene i prosesser knytta til eiendomsskatt. Hitra kommune slutter seg til forslaget om å be Orkdal ta på seg oppgavene som vertskommune, med ei avdeling på Hitra. Alle medarbeidere i tjenesten skal være ansatt i den samme vertskommunen. Hitra kommune er enig i at det ikke er grunnlag for å opprette noe eget folkevalgt styringsorgan for samarbeidet på dette fagområdet. Overordna plan- og budsjettstyring ivaretas av regionrådet, mens administrative rutiner beskrives i vertskommuneavtalen. Det kan være aktuelt på et seinere tidspunkt å legge folkevalgt styring av en felles skatteinnkrevertjeneste inn som en deloppgave for et folkevalgt styringsorgan som også har andre oppgaver. Hitra kommune forutsetter at styringsgruppa (med bistand fra rådmannskollegiet) utarbeider forslag til en administrativ vertskommuneavtale, som seinere må vedtas av alle kommunestyrene utarbeider forslag til retningslinjer og eventuelle avtaler for ansattes skifte av arbeidsgiver og oppmøtested, som også kan benyttes for samarbeid på andre fagområder

33 Side 2 av 2 organiserer og finansierer et iverksettingsprosjekt med tydelig ledelsesansvar og deltakelse fra vertskommunen, deltakerkommunene og tillitsvalgte. 2. Generelt Hitra kommune slutter seg til at helheten for oppgavefordeling i regionen blir vurdert på overordna nivå i tjenestesamarbeidet, seinest på styringsgruppemøtet i juli Prinsipper for fordeling av framtidige kostnader i fellestjenestene behandles som en egen sak i kommunestyret, etter innstilling fra styringsgruppa. Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Edel Øyen Myhren Ass. rådmann/økonomisjef

34 Side 3 av 3 Saksopplysninger Ni av kommunene i Orkdalsregionen Agdenes, Frøya, Hemne, Hitra, Meldal, Orkdal, Rindal, Skaun og Snillfjord deltar i et prosjekt for utvikling av framtidig tjenestesamarbeid og tilhørende folkevalgt styring av interkommunalt samarbeid. Grunnlaget for prosjektarbeidet er ei felles intensjonserklæring som ble vedtatt i alle ni kommunestyrer i 2010, og som bl.a. sier at: Etter kommunevalget i 2011 skal det med utgangspunkt i at medlemskommunene skal bestå som egne kommuner - være etablert et helhetlig og forpliktende samarbeid om administrative støttefunksjoner, kompetansekrevende tjenester og plan- og utviklingsoppgaver som best kan løses gjennom samarbeid i Orkdalsregionen. Styringsgruppa består av ordførere og rådmenn i de ni prosjektkommunene. Under sitt møte på Frøya vedtok styringsgruppa enstemmig ei felles innstilling om barnevernsvakt og skatteinnkreving, som sendes til kommunene, med tilråding om at kommunestyrene før sommeren 2012 fatter likelydende vedtak. De to delprosjektgruppene for barnevernsvakt og skatteinnkreving har lagt fram sine innstillinger innen fristen , som rådmannskollegiet satte høsten Det vedlagte notatet Tjenestesamarbeid iverksetting for barnevernsvakt og skatteinnkreving oppsummerer de viktigste elementene i de to innstillingene og skisserer hvordan framtidig samarbeid på de to fagområdene kan innpasses i et helhetlig opplegg for tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. For å gjøre innholdet i rapportene fra de to delprosjektgruppene lett tilgjengelig, har en valgt å ta de viktigste punktene med i det vedlagte notatet. Slik kan en få brukbar oversikt uten å lese de to rapportene veldig nøye. Sammendrag fra delprosjektgruppas rapport - skatteinnkreving Her følger delprosjektgruppas sammendrag: Skatteinnkreving er ett av 5 delprosjekter i Tjenestesamarbeidsprosjektet for Orkdalsregionen. Gruppa har bestått av representanter fra hver av kommunene i Orkdalsregionen, med unntak av Rennebu, samt to tillitsvalgte. Gruppas mandat har vært å danne grunnlag for felles skatteoppkrever fra Dette er et ambisiøst mål, og gruppa anser som tidligste oppstartstidspunkt for et felles skatteoppkreverkontor. Noen kommuner er dessuten bundet av avtaler i eksisterende samarbeid, og de vilkår for oppsigelse som ligger i disse. Samarbeid om skatteoppkreverfunksjonen vil gjøre tjenesten robust til å møte utfordringer som ferieavvikling, kompetanseutvikling og arbeidsmarked. Skatteoppkreveren har også ansvar for arbeidsgiverkontroll, og mange av kommunene deltar i dag i et felles kontrollmiljø utenfor regionen. Det finnes kompetanse i regionen, og gruppa anbefaler å se på mulighetene til å videreutvikle dette. Flere skatteoppkrevere/ kemnere har også kompetanse på innkreving av kommunale krav og legalpantekrav (kommunale avgifter og eiendomsskatt), og gruppa mener det er naturlig å vurdere om dette er oppgaver som skal følge med til et felles kontor.

35 Side 4 av 4 Rådmannskollegiets vurderinger - skatteinnkreving Rådmannskollegiet i Orkdalsregionen har gjort følgende vurderinger om skatteinnkreving: Rådmannskollegiet ser rapporten som et godt utgangspunkt for å etablere felles skatteinnkrevertjeneste og går inn for å etablere en slik tjeneste med virkning fra Rådmannskollegiet mener at arbeidsgiverkontroll og innkreving av legalpantekrav hører inn som en naturlig del av ei framtidig felles innkrevingstjeneste, men har kommet til at det trolig er mest hensiktsmessig å innlemme disse som seinere trinn. Det kan reises spørsmål ved om tjenesten som i utgangspunktet skal foreta innkreving, også bør ha kompetanse og kapasitet til å bistå kommunene i prosesser knytta til eiendomsskatt. Det er delte meninger om dette i rådmannskollegiet. Det er mulig å tenke seg et opplegg for at enkeltkommuner kan kjøpe tilleggstjenester etter behov. Men mange kommuner som har kompetanse på eiendomsskatt uten at denne er knytta til skatteinnkrevertjenesten, er skeptiske til å legge slike oppgaver inn i en interkommunal tjeneste. Gruppa foreslår Orkdal som vertskommune, med ei avdeling på Hitra. Alle skal være ansatt i den samme vertskommunen. En må avklare om Orkdal er villig til å ta på seg oppgaven. Helheten for oppgavefordeling i regionen må vurderes på overordna nivå i tjenestesamarbeidet. Det må utarbeides en administrativ vertskommuneavtale, for det er neppe grunnlag for noe eget folkevalgt styringsorgan på dette fagområdet. Rutiner for overordna plan- og budsjettstyring på administrativt nivå må da eventuelt inngå i vertskommuneavtalen, eller kanskje legges til regionrådet. En må ta stilling til om ansatte som får lang arbeidsreise som følge av omorganiseringa, kan gis kompensasjon for dette. Dette gjelder også på andre fagområder. Det er mulig å organisere et iverksettingsprosjekt med den samme gruppa og en valgt vertskommune i spissen. Det bør velges en tydelig leder for iverksettinga. En må sørge for god involvering av tillitsvalgte. En framdriftsplan må avklare bl.a. når en formell avtale må være vedtatt av kommunestyrene og når en skal rekruttere leder og anna personell. Videre må en finne ut eksakt hvilke avklaringer som må skje med mer sentrale myndigheter, og så gjennomføre disse. Dessuten er det behov for å avklare særskilt holdningene i Skaun, som har to års oppsigelsefrist på sin nåværende samarbeidsavtale med Melhus og Midtre Gauldal. Rådmannskollegiets vurdering her følger saken ved behandling i ordfører-au og styringsgruppa og kan seinere være grunnlag for utarbeidelse av et felles saksframlegg som sendes til kommunestyrene.

36 Hemne Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen Delprosjektrapport skatteinnkreving 1 Sammendrag Skatteinnkreving er ett av 5 delprosjekter i Tjenestesamarbeidsprosjektet for Orkdalsregionen. Gruppa har bestått av representanter fra hver av kommunene i Orkdalsregionen, med unntak av Rennebu, samt to tillitsvalgte. Gruppas mandat har vært å danne grunnlag for felles skatteoppkrever fra Dette er et ambisiøst mål, og gruppa anser som tidligste oppstartstidspunkt for et felles skatteoppkreverkontor. Noen kommuner er dessuten bundet av avtaler i eksisterende samarbeid, og de vilkår for oppsigelse som ligger i disse. Samarbeid om skatteoppkreverfunksjonen vil gjøre tjenesten robust til å møte utfordringer som ferieavvikling, kompetanseutvikling og arbeidsmarked. Skatteoppkreveren har også ansvar for arbeidsgiverkontroll, og mange av kommunene deltar i dag i et felles kontrollmiljø utenfor regionen. Det finnes kompetanse i regionen, og gruppa anbefaler å se på mulighetene til å videreutvikle dette. Flere skatteoppkrevere/ kemnere har også kompetanse på innkreving av kommunale krav og legalpantekrav (kommunale avgifter og eiendomsskatt), og gruppe mener det er naturlig å vurdere om dette er oppgaver som skal følge med til et felles kontor.

37 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Innledning Bakgrunn Mandat Oppnevning Forutsetninger Arbeidsprosessen Dagens situasjon i regionen Erfaringer fra andre interkommunale samarbeid på fagområdet Forslag til konkret plan for felles tjeneste Avgrensing av hvilke oppgaver/ tjenester som skal utøves felles og hva kommunene fortsatt skal gjøre hver for seg Dimensjonering, personalbehov, behov for kontorplass Innbemanning Organisering Lokalisering Arbeidstid og oppmøtested for ansatte Arbeidsoppgaver Sentralbord og kommunikasjon Bruk av programvare Øvrige IKT-løsninger, innfasing av disse, forholdet til felles IKT-tjeneste Driftsbudsjett Nødvendige investeringer Andre økonomiske konsekvenser Forslag til plan for iverksetting Tidsplan Evt. trinnvis iverksetting Mulige overgangsordninger Delegering av myndighet, juridiske samarbeidsavtaler mellom kommunene Eventuelle behov for avtaler med andre offentlige myndigheter Vurdering av behovet for folkevalgt styring på fagområdet Dato: Side 2 av 11

38 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 2 Innledning 2.1 Bakgrunn Bakgrunn er kommunestyrene i Orkdalsregionens vedtak om utredning av tjenestesamarbeid, med skatteinnkreving utpekt som et av 5 hovedprosjekt. 2.2 Mandat Legge grunnlag for å etablere en felles skatteinnkrevingstjeneste fra Utrede hvilke oppgaver som kan løses sammen, og hva som må løses i egen kommune. Arbeidsgiverkontrollen er også en del av prosjektet. Prosjektrapport legges fram innen Oppnevning Hver kommune i Orkdalsregionen er bedt om å nominere personer til hver delprosjektgruppe. Gruppa består av de personer som kommunene har pekt ut, forsterket med 2 tillitsvalgte fra arbeidstakerorganisasjonene: Gruppemedlemmer: Geir Ove Storstein (Agdenes), Wenche Snildalsli Vuttudal (Hemne), Hege Akseth (Hitra), Eva Solli (Orkdal), Else Einum (Meldal) tom , Ola Haugen (Meldal) fom , Harry Figenschau (Rindal), Knut Nygård (Skaun) og Reidar Samskott (Snillfjord), Torbjørn Måsøval (Tillitsvalgt) tom , Ann Kathrin Silset (Tillitsvalgt) fom og Bente Fagerli (Tillitsvalgt). Wenche Snildalsli Vuttudal fra Hemne kommune ble valgt som gruppas leder. 2.4 Forutsetninger Kommunestyrene er oppdragsgivere. Det er oppnevnt en styringsgruppe for hovedprosjektet. Til grunn for arbeidet i gruppa ligger forprosjektrapport fra april 2011 for forprosjektgruppe skatteinnkreving. 3 Arbeidsprosessen Gruppa har hatt møter en gang per måned. Ut over dette har kommunikasjon gått på e-post og/ eller telefon ut over dette. Dato: Side 3 av 11

39 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 4 Dagens situasjon i regionen Skaun har felles skatteoppkreverkontor med Melhus og Midtre Gauldal med Melhus som vertskommune. Hitra og Frøya har felles skatteoppkreverkontor med Hitra som vertskommune. Orkdal, Agdenes og Rindal har felles skatteoppkreverkontor med Orkdal som vertskommune. Meldal, Hemne og Snillfjord har egne skatteoppkreverkontor. Arbeidsgiverkontrollen Med unntak av Frøya, Hitra, Snillfjord og Rindal er kommunene tilknyttet Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag i Malvik. Rindal er i ferd med å bli tilknyttet arbeidsgiverkontrollen ved Nordmøre Kemnerkontor i Kristiansund. Frøya og Hitra har felles kontrollenhet på Hitra, mens Snillfjord utfører denne oppgaven selv. Bemanning ved kontorene TOTAL antall årsverk Agdenes/ Orkdal/ Rindal antall årsverk antall årsverk antall årsverk antall årsverk antall årsverk antall årsverk Hitra/ Frøya Meldal Rindal Skaun Snillfjord Hemne Skatteoppkreverfunksjonen 11,55 3,7 1,5 2,65 1,5 1,5 0,7 Herav arbeidsgiverkontroll 1,59 0,7 0,14 0,6 0,05 0,1 Andre oppgaver som løses ved skatteoppkrever-/ kemnerkontorene Snillfjord: Fakturering og innkreving av kommunale krav, bostøtte. Meldal og Hemne: Tvangsinnfordring av pengekrav. Skaun, Agdenes, Rindal, Frøya er i et samarbeid om skatteoppkreverfunksjonen i dag, mens myndigheten til innfordring av pengekrav og legalpantekrav 1 ligger hos den enkelte kommune. Skatteoppkrever har særnamskompetanse 2 for skattekrav og for kommunal eiendomsskatt og avgift. Dette betyr at skatteoppkrever kan avholde utleggsforretninger og nedlegge utleggstrekk for disse. Dersom kommunene skiller innkreving av skatt og legalpantekrav, mister man muligheten til å nedlegge utleggstrekk for legalpantekravene og må forholde seg til å begjære tvangssalg som innfordringsmiddel også for relativt små beløp. Dato: Side 4 av 11

40 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Flere av kommunene har i dag organisert seg slik at skatteoppkrever har ansvaret for all innfordring, både skattekrav, legalpantekrav og annen fakturering; barnehage, husleie m.v. Man bør i et samarbeid om skatteinnkrevingstjenesten også vurdere om det er hensiktsmessig med et samarbeid om andre kommunale krav enn bare skatt eller om kommunene bør bygge opp et eget innkrevingsmiljø for det som blir igjen eventuelt forskjellige løsninger etter hva den enkelte kommune ønsker. Man må i så fall utrede nærmere distinksjonene mellom egeninkasso/fremmedinkasso. Rindal, Skaun og Frøya kjøper innfordringstjeneste av eksterne inkassofirma. 1 Kommunal eiendomsskatt og avgift er sikret ved legalpant i den angjeldende eiendom heretter kalt legalpantekrav. 2 Fra skatteoppkreverinstruksen: 4-2 Særnamskompetanse 1. Skatteoppkreveren avholder forretning for utleggspant når han eller hun er bemyndiget 2. Skatteoppkrever som ikke har slik kompetanse eller som velger å ikke benytte denne, må fremme begjæring om utlegg overfor den ordinære namsmannen. 3. Må utleggsforretning avholdes i annen kommune, kan skatteoppkreveren under henvisning til gjeldende bistandsordning rette anmodning til skatteoppkreveren i vedkommende kommune. Denne plikter å yte bistand etter de retningslinjene som gjelder for ordningen. Instruksens bestemmelser vedrørende egne krav gjelder tilsvarende for de kravene skatteoppkreveren får til behandling under bistandsordningen. 5 Erfaringer fra andre interkommunale samarbeid på fagområdet Bente Fagerli deltok på studieturen til Nord-Trøndelag. Gruppa har innhentet rapporter og avtaler fra andre interkommunale samarbeidsløsninger om skatteoppkreverfunksjonen. Gruppedeltakerne som i dag deltar i interkommunalt samarbeid rapporterer om godt samarbeid og gode erfaringer, spesielt med tanke på: redusert sårbarhet, spesielt med tanke på ferieavvikling kompetent og effektiv tjeneste motivasjon - ønske fra skatteoppkrever om tjenestesamarbeid bedre spisskompetanse flere like saker faglig miljø rekruttering Dato: Side 5 av 11

41 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6 Forslag til konkret plan for felles tjeneste Fordeler ved samarbeid: - Kompetanse på kontor vidt fagfelt, oppgaveløsning ved kompliserte saker. - Opplæring av nyansatte i hele regionen. - Personellmessig fravær, ferie, kurs og annet. - Samlokalisering med skattekontor (ligning) gir muligheter for bedre samarbeid og mer effektiv oppgaveløsning. - Rekruttering. Mulige utfordringer: - Geografiske avstander. - Beholde dagens kompetanse. - Redusert lokalt arbeidstilbud. - Administrasjon. Forprosjektrapporten pekte på 3 mulige samarbeidsløsninger. Gruppa har vurdert samtlige, og mener at vertskommuneløsning med ett avdelingskontor er mest hensiktsmessig. Vertskommunesløsning er valgt der det foreligger samarbeid i regionen i dag, og er også mest vanlig i andre regioner. I en vertskommuneløsning har én kommune ansvaret for tjenesteproduksjonen. Samtlige medarbeidere er ansatt og har sitt arbeid i vertskommunen. Dette innebærer at både faglig, personellmessig og administrativt ansvar er lagt til vertskommunen. Vertskommunen blir en utfører, mens deltakerkommunene blir en bestiller av tjenesten. Omfanget, kvaliteten og betalingen for tjenestene reguleres i avtaler. 6.1 Avgrensing av hvilke oppgaver/ tjenester som skal utøves felles og hva kommunene fortsatt skal gjøre hver for seg Er felles skatteoppkreverkontor kan ivareta alle oppgaver som ligger i skatteoppkreverfunksjonen ihht skatteoppkreverinstruksen. Særnamskompetansen i utleggssaker tilligger skatteoppkrever. Kommunestyrene kan delegere anmeldelsesmyndighet til skatteoppkrever, jf 5 i trekkanmeldelsesintruksen. 6.2 Dimensjonering, personalbehov, behov for kontorplass Ved å tilby alle ansatte plass i ny organisasjon, vil en del arbeidsplasser være igjen i egen/ gammel organisasjon. Gruppa antar at det ikke er samsvar mellom dagens 11,55 (0,7 av disse er arbeidsgiverkontroll Snillfjord, Hitra/ Frøya) årsverk på området i hver kommune i dag og behovet i en felles enhet. Dato: Side 6 av 11

42 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Hvorvidt innkreving av legalpantekrav og arbeidsgiverkontroll vil bli tillagt det nye kontoret vil ha betydning for bemanningsbehovet. Gruppa antar med bakgrunn i erfaring fra etablerte samarbeidsløsninger at det er mulig å besørge kontoret med 7-8 årsverk, men at det kan være naturlig at alle ansatte får mulighet til å flytte over til det nye kontoret. Bemanningsreduksjon vil da følge som naturlig avgang og ikke ønske om overflytting. Arbeidsgiverkontroll. Dagens løsninger fungerer godt i kommunene i dag. Gruppa anser dette som tilfredsstillende, og ønsker ikke å fremme forslag om endring av dagens løsning. Gruppa vil likevel bemerke at det i dag er kompetanse i regionen, og det er naturlig å se også denne delen av skatteoppkrevervirksomheten i et tjenestesamarbeid. Dette må da evt. følge som et naturlig trinn 2 når et samarbeid er etablert. Andre oppgaver. Inndrivelse av legalpantekrav (kommunale avgifter og eiendomsskatt) er også vurdert som en oppgave som kan legges til en felles tjeneste. 6.3 Innbemanning Gruppa viser til nedsatt gruppe: Kompetansenettverk for personal. Lederstilling lyses ut, for øvrig vil stillingene i stor grad bli besatt av ansatte i kommunene. 6.4 Organisering For å utnytte mulighetene som ligger i en felles skatteoppkreverfunksjon er samlokalisering et viktig moment. Gruppas utgangspunkt er organisering med ett hovedkontor, men det er behov for minst ett avdelingskontor med hensyn til geografisk utstrekning. Felles skatteoppkrever for tjenesten. 6.5 Lokalisering Avstand må tillegges vekt. Regionen er vidstrakt, og lokalisering av kontor vil ha betydning både for den enkelte skatteyter og for tilgang til arbeidskraft. Med tanke på vanskeligstilte skattebetalere og utenlandske arbeidstakere er det en fordel med kontakt mellom skatteoppkreverkontor og skattekontor da det erfaringsmessig er en del misforståelser ang. kontorenes oppgavefordeling. I tillegg er det praktisk ift oppgaveløsning både mellom skatteoppkreverne og skattekontorene, og for skatteyterne. Flere skatteoppkrevere har innfordring av både skatt og kommunale krav og avgifter. Det er en fordel å se kravene i sammenheng. Dato: Side 7 av 11

43 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving Gruppa har vurdert momentene ovenfor og mener det er naturlig å organisere skatteoppkreverkontor i nærhet til skattekontor. Etter siste omorganisering vil dette si hovedkontor i Orkdal, med avdelingskontor på Hitra. Med en slik lokalisering er også hensynet til reiseavstand vurdert. Gruppa har bare vurdert skatteoppkreverfunksjonen i denne sammenheng, iht. mandatet vi er gitt. Øvrig oppgaveløsning i den enkelte kommune er ikke en del av dette. 6.6 Arbeidstid og oppmøtested for ansatte Gruppa har ikke kompetanse til å uttale seg om dette, men det kan synes naturlig at ansatte som får lang arbeidsreise som følge av omorganiseringa, kan vurderes å gis kompensasjon for dette. 6.7 Arbeidsoppgaver Fra skatteoppkreverinstruksens 1-1 Virkeområde Denne instruksen gjelder for utførelsen av de oppgavene den kommunale skatteoppkreveren er pålagt i lov 21. november 1952 nr. 2 om betaling og innkreving av skatt (skattebetalingsloven) og i forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt med hjemmel i loven. 1-2 Skatteoppkreverens ansvar 1. Skatteoppkreveren er ansvarlig for at oppgavene som følger av 1-1 utføres på forsvarlig måte og til rett tid. 2. Skatteoppkreveren skal arbeide for å oppnå de målene og kravene som fastsettes i styringsdialogen med overordnet faglig myndighet. 5-1 Arbeidsgiverkontrollen Etter skattebetalingsloven 47 nr. 1 er skatteoppkrever pålagt å kontrollere at arbeidsgiver etterlever sine plikter etter ligningsloven, skattebetalingsloven og folketrygdloven og forskrifter gitt med hjemmel i disse lovene. Organisering av arbeidsgiverkontrollen er omtalt i pkt 6.2. Utøvelse av særnamskompetanse ift innkreving av legalpantekrav (pkt 6.2). Dato: Side 8 av 11

44 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6.8 Sentralbord og kommunikasjon Løses av vertskommune. Dersom det er teknisk mulig, ser gruppa at det kan være en fordel å kunne sette over direkte til skatteoppkreverkontoret. Det er også ønskelig at skjema etc kan utleveres i den enkelte kommune. En stor del av skatteytermassen henter dessuten informasjon og skjema via enten kommunens/ skatteoppkreverens nettsider, skatteetatens nettsider og Altinn. 6.9 Bruk av programvare SOFIE (fagsystem skatt) er innført for alle landets kommuner Søkesystemer i infodatabaser knyttet til skatteinnfordring og lignende. Støttefunksjoner besørges av vertskommunen. For dekning av utgifter knyttet til drift av kontoret, se pkt Øvrige IKT-løsninger, innfasing av disse, forholdet til felles IKT-tjeneste Det er innført felles fagsystem skatt for hele landet, og en samlokalisering krever samordning i fagsystemet. Noe ressurs til forberedelse til overgang må påregnes i den enkelte kommune, men dette har ikke påvirkning for IKT-tjenesten. Ut over dette er det ikke behov for spesialtilpasset programvare, ut over vanlig office. Arkivsystem: SOFIE er ikke godkjent arkivsystem, og de ulike kommunene har løst dette forskjellig. Elektronisk arkiv vil effektivere arbeidet, og gjøre det lettere med koordinering av avdelinger. Innfordring av legalpantekrav vil effektiviseres ved en felles IKT-løsning med samme fagsystem innen fakturering/ regnskap Driftsbudsjett Avhenger av oppgaveløsningen og dimensjonering jf pkt 6.2 og 6.7. Det utarbeides retningslinjer for deltakerkommunenes forholdsvise andel av utgiftene. Gruppa er kjent med at det arbeides for en kostnadsnøkkel for fordeling innad i Orkdalsregionen. Dato: Side 9 av 11

45 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6.12 Nødvendige investeringer Kontorlokaler forutsettes besørget av vertskommunen lokalisert nær skattekontor. I tillegg kommer utgifter til kontorplasser og kommunikasjon. Ses i sammenheng med pkt Andre økonomiske konsekvenser Redusert lønnskostnad som følge av tilpasning til oppgaveløsning og antatt stordriftsfordeler ved samlokalisering. Kompensasjon som følge av endret kontorsted (reiseavstand) anbefales kompensert i en overgangsperiode Forslag til plan for iverksetting 6.15 Tidsplan Rapport ferdigstilles innen eller 1.7. er hensiktsmessige datoer for oppstart av fellestjeneste. Tidligst mulige dato er Oppsigelsestid for inngåtte samarbeidsavtaler setter også begrensninger for framdrift for enkelte kommuner (se pkt. 4 om dagens situasjon) Evt. trinnvis iverksetting Oppstart for kommuner som ikke er bundet av andre avtaler. Det er ikke ønskelig fra gruppas side med trinnvis iverksetting, men tar inn over seg at det er en mulighet. Når det gjelder arbeidsgiverkontroll, se pkt Mulige overgangsordninger Gruppa finner dette lite hensiktsmessig. Ferdigstillelse av skatterapporter fra foregående periode løses av den enkelte deltakerkommune. Dato: Side 10 av 11

46 Tjenestesamarbeid i Orkdalsregionen. Rapport fra delprosjektgruppe skatteinnkreving 6.18 Delegering av myndighet, juridiske samarbeidsavtaler mellom kommunene Det utarbeides samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene. Gruppa anbefaler at de samarbeidsavtalene som eksisterer på skatteoppkreverområdet i regionen i dag danner grunnlag for videre avtaler Eventuelle behov for avtaler med andre offentlige myndigheter Felles skatteoppkrever må godkjennes av Skatteetaten. Eget organisasjonsnummer for fellestjenesten. Søkes SSB. 7 Vurdering av behovet for folkevalgt styring på fagområdet Det er ikke gitt føringer fra oppdragsgiver. Området er sterkt regelstyrt, og gruppa synes det er lite hensiktsmessig med politisk styring, da det er lite som kan påvirkes av den enkelte kommune. Det er heller ikke vanlig hos andre felles skatteoppkreverkontor. Gruppa ser at det kan være behov for en administrativ styringsgruppe som vedtar budsjett og dimensjonering av tjenesten. Samarbeidsavtale ligger til grunn. Faglig kontroll av skatteoppkreverne utføres av Regional kontrollenhet, Skatt Midt-Norge. Arbeidsgiveransvar vil ligge hos vertskommune. Dato: Side 11 av 11

47 HITRA KOMMUNE Oppvekstsektoren Arkiv: Saksmappe: 2012/ Saksbehandler: Dag Robert Bjørshol/ Kjell Roar Sæther Dato: Mobiltelefondekning i Hitra kommune - Beredskapsmessige utfordringer Utvalg Møtedato Utvalgsaknr. Formannskapet /12 Kommunestyret Vedlegg: Innstilling: Hitra kommune er svært godt fornøyd med at det nå etableres en ny mobilmast i Gauklia som vil øke dekningsgraden på strekningen Sandstad Fillan. Hitra kommune vil i tillegg fokusere på følgende utfordringer og ber om at disse prioriteres snarest mulig for økt dekningsgrad via fysisk utførelse 1. Dekningsgraden på strekningen Fillan Barmanfjord Melandsjø Dolmøy (Fv 714) 2. Dekningsgraden på store deler av Fjellværøya, særlig på strekningen Nordbotn Fjellvær Akset. 3. Dekningsgraden på strekningen Straum Helgebostad Kvenvær Andersskog Forsnes Laksåvik. (Fv 713) 4. Dekningsgraden på strekningen Storvågen Utset Ulværet Tranvikan. Vedtaket begrunnes i både beredskaps-/ nærings- og befolkningsmessige behov men med spesiell vektlegging i allment sikkerhetsbehov innenfor kommunens land- og sjøareal. Hitra kommune har i tillegg fått en del innspill fra eldre hjemmeboende personer som opplever utrygghet i sin hverdag da fasttelefoninettet periodevis ikke fungere i henhold til intensjonen. Dette forringer livskvalitet og kan utløse behov for tidlig flytting fra hjemstedet for enkelte. Fullt utbygd mobilnett kan være et tiltak som i stor grad imøtekommer eldres behov for følt trygghet på sitt hjemsted. Saken oversendes fylkesmannens beredskapsavdeling for praktisk oppfølging. Det bes om tilbakemelding av oppfølgingen fra embete.

48 Side 2 av 2 Roger Antonsen Rådmann Dokumentet er elektronisk godkjent Dag Robert Bjørshol Kommunesjef RO4

49 Side 3 av 3 Bakgrunn for saken Ordfører har, på bakgrunn av drøftinger politisk, bedt rådmannen om å fremme en sak knyttet til manglende mobildekning over store deler av Hitra. Saken ansees å ha særlig betydning knyttet til kommunens beredskapsmessige situasjon i forhold til uønskede hendelser i kommunen. I kommunens overordnede ROS-analyse framstilles dette slik: Bortfall av elektronisk kommunikasjon (Data) Brudd på telefoni fast telefon Brudd på telefoni mobil Brudd på nødsamband Ekstremvær / Linjebrudd, Feil på mast (Fillheia Kopparen Fonna Ramnfjellet osv.) Sabotasje, strømstans. Svikt i med. utstyr, begrenset betalingsform Bortfall av databaser, informasjonskanaler. Fare for liv og helse Farlig Katastrofalt Sannsynlig Mindre sannsynlig Hendelse Årsak Konsekvens Konsekvensgrad Sannsynlighetsgrad Sannsynlighetsreduserende tiltak Internkontroll hos eier. (Test / øvelser) Tilsyn og kontroll fra myndighet. Konsekvensreduserende tiltak Alternative føringsveier (Redundanse) for å unngå bortfall av kommunikasjon Merknad Vurderes kritisk ift. både liv og helse og næringliv. Risiko framkommer når man sammenstiller sannsynlighet og konsekvens: Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO Figuren under viser graden av risiko når sannsynlighet og konsekvens for en uønsket hendelse sammenstilles. Meget sannsynlig Sannsynlig Mindre sannsynlig Lite sannsynlig En viss fare Kritisk Farlig Katastrofalt Som vi ser har kommunen vurdert brudd på telefoniløsninger som «Ikke akseptabelt» i ROSanalysen av Saksopplysninger Kommunen har kontinuerlig jobbet med å finne løsninger knyttet til manglende dekning på mobilsambandet i kommunen. Følgende dekningskart ligger ute på telefonileverandørenes nettsider (Man kan i tillegg se antall sendere på nettstedet

50 Side 4 av 4 Dekningskart Telenor Kilde: Dekningskart NetCom Kilde: Som en ser av kartene er det utfordringer med dekningen hovedsakelig midt inne på øya, på vestsida i område Kvenvær Laksåvik, på deler av Fjellværøya, ved Straumfjorden, i Barmanfjorden, på strekningen Fillan Sandstad, på Utset og på deler av Dolmøya.

51 Det vil bli etablert ny mobilmast i område Gauklia mellom Fillan og Sandstad. Dette vil gi slik dekning i området: Vi ser at dekningen på strekningen Tranvikkrysset Fellesbeita blir betydelig forbedret. Tilskuddsordninger Det er gitt tilskudd etter samme mal som for utbygging av bredbånd. Det kan gis tilskudd opptil 50 % av prosjektets kostnad. Følgende er angitt på STFK sine nettsider: Fylkeskommunens oppgave når det gjelder mobiltelefoni er todelt. Vi kartlegger problemområder mht dekning og videre innsats for å bedre dekningen. Vi tar imot meldinger om hvor det ikke finnes dekning, eller er dårlig dekning. Disse områdene vil bli kontrollert av fylkeskommune, samt drøftet med Netcom og Telenor. Fylkeskommunen tar rollen som koordinator, pådriver og partner ift den prioriterte utbyggingen. Dette gjennomføres fortløpende i perioden Kartlegging av manglende dekning er en viktig oppgave i så måte. Forbedring av kapasitet er også tema. Sør-Trøndelag Fylkeskommune har kartlagt mye allerede, men er fremdeles interessert i tilbakemeldinger om manglende dekning. Det planlegges med nye prosjekter for perioden Postadresse: Telefon: Telefaks: Bankgiro: Skattekonto: Hitra kommune Postmottak Hitra Org.nr E-post: postmottak@hitra.kommune.no Internett: Side 5 av 5