Status Public 360. Fortsatt stort behov for opplæring:

Transkript

1

2 Status Public 360 Fortsatt stort behov for opplæring: Offentlig forvaltning Public 360 Spesialkurs på enkeltdetaljer En del rutiner for de enkelte sakstyper er ferdig. Flere er under utarbeidelse. En del brukerveiledninger er utarbeidet og publisert på support.nmbu.no. Flere er under utarbeiding Tilgangsgrupper pr institutt/avdeling for personalmapper, studentmapper, doktorgradssaker, patentsaker og innkjøp er opprettet Samarbeidsrom er kommet og fungerer Utvalgsmodulen er under utprøving US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 2

3 Public 360 Prioriterte oppgaver : Korrigering av malene Mulighet for å kunne få ut engelske instituttnavn, stillingstitler og lignende slik at vi enkelt skal kunne få dokument med engelsk språk. Mer kursing og utarbeiding av informasjonsmateriell Integrasjon mot FS Få tatt i bruk utvalgsmodulen US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 3

4 Status IT Bruk av SAK-midler går som planlagt: Minikonkurranse på kjerneswitcher er gjennomført, og innkjøp vil bli foretatt så snart klagefristen er ute Minikonkurranse på nytt trådløstnettverk for NMBU er ute, med tilbudsfrist Klientmaskiner: For å komme i videre med den nye NMBU-klienten har vi hatt grupperabeid 3 dager i uken hvor vi bruker det vi har av tilgjengelig personell. Gruppene jobber med oppsett av klienter, programvarepakking og kvalitetssikring. RemoteOffice Tjenesten har vært noe ustabil i en periode, og vi har ventet på svar fra Microsoft på hva som er feil. Det ser ut til å være en skriverdriver som skaper problemene, og vi jobber nå med omkonfigurering og feilretting. Merk at dette ikke er relatert til treghet med tjenestene som kjører på serverne (Agresso, P360). US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 4

5 Status PAGA Lønnsutbetalinger har i 2014 gått som planlagt Saksflyten av skjemaene i PAGAWEB er på plass. Opplæring av personalkonsulenter og ledere på Adamstuen Deler av lønnsseksjonen har «besøkt» hvert av instituttene på Adamstuen i løpet av april for opplæring av Paga web. Samtlige legger inn skjema som gjelder fravær. Noen har tatt i bruk variable bilag. To av instituttene benytter tidssystemet «WinTid». Det er muligheter for integrering med Paga. Kostnader samt gevinst undersøkes nærmere. Historikk for ansatte fra Adamstuen er nå på plass (både lønn og fravær). US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 5

6 Status Agresso Lønn for januar og februar er inne. Lønn for mars blir bokført i løpet av uke 18. Ny testklient er på plass. (Brukes aktivt i f.b. med opplæring på e-handel) Det har påløpt ekstra kostnader i forbindelse med integrasjonen mot andre systemer. Regnskapet er ikke ajour pr. i dag. Utfordringene det har vært med bl.a integrasjon mot andre systemer har ført til store forsinkelser. Målet er å ha et regnskap til KD pr 1. tertial så korrekt som mulig. US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 6

7 Status Agresso e-handel Siste del av utrulling er i gang. Kurs holdes på Campus Adamstuen. To kurs er gjennomført, nye kurs i juni. ILP og IHA gjenstår på Campus Ås. Kurs i avstemming i forbindelse med fakturabehandling skal holdes ved behov. Oppfriskningskurs skal holdes ved behov. Største utfordring for ehandel er å få redusert antall bestillere på enhetene, dette for profesjonalisering av rollen, samt oppfylle krav om dette fra Riksrevisjonen. US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 7

8 It-systemer i studieadministrasjonen Felles studentsystem (FS) Fusjonen har gått som forventet. De avvik som oppsto kan hurtig løses pga god planlegging. Fronter Allerede innført før fusjonstidspunktet Brukernavn/passordproblematikk Nettleserproblematikk US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 8

9 IT-systemer i studeadministrasjonen Emneregistrering på nett Gode tilbakemeldinger fra testpersoner gjorde opplevelsen for fagpersonene bra. Kvaliteten på dataene vil vi først se resultatet av høsten 2014, men det ser bra ut. US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 9

10 Utfordringer system vs. rutiner 1. Bruker vi systemene effektivt nok? Ineffektive rutiner? 2. Er kvaliteten god nok hva er årsakene? 3. Det gjenstår et arbeid med å effektivisere arbeidsflyten på regnskap, lønn og e-handel 4. Vi må gå igjennom organisering, roller og fordeling av oppgaver mellom sentral og lokalnivåene etablere gjennomgående rutiner 5. Systemene må videreutvikles til å bli mer effektive, slik at de bedre «jobber med oss og ikke mot oss». US-møtet Norges miljø- og biovitenskapelige universitet 10