Interne økonomistyringsrapporter

Transkript

1 Rutinebeskrivelse og brukerveiledning Interne økonomistyringsrapporter KHiO Side 1 av 7

2 Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Hensikt... 2 Gjennomføring... 2 Forklaring til økonomistyringsrapportene... 2 Skillearket område... 4 Skillearket sted... 4 Skillearket transaksjoner... 5 Transaksjonsdetaljer... 6 Skillearkene diagram 1 og diagram Avviksoppfølging og rapportering... 7 Kvalitetssikring av regnskapsdataene... 7 Statusrapportering og prognose... 7 Innledning Denne rutinen og brukerveiledningen tar sikte på å gi en kortfattet beskrivelse av ansvarsforhold og praktisk gjennomføring forbundet med distribusjon og oppfølging av interne økonomistyringsrapporter i KHiO. Beskrivelsen er beregnet på budsjettansvarlige ledere og saksbehandlere i KHiO og fordrer en viss minimumsforståelse/kunnskap i praktisk bruk av Excel. Hensikt Formålet med utarbeidelse og distribusjon av interne økonomistyringsrapporter er å styrke KHiOs interne økonomioppfølging og gi budsjettansvarlige ledere og saksbehandlere et verktøy for løpende styring, prioritering og kontroll av tilgjengelige budsjettmidler. Gjennomføring Administrasjonen v/seksjon for plan og økonomi er ansvarlig for å produsere og distribuere månedlige 1 økonomistyringsrapporter etter fastlagt mal som sendes pr e-post til budsjettansvarlige ledere og saksbehandlere innen den 10. i påfølgende måned. Distribusjonen foretas på bakgrunn av delegert budsjettdisponeringsmyndighet fra direktør samt opplysninger om videredelegert attestasjons- og budsjettansvar gitt fra dekaner og administrative ledere med tildelt budsjettdisponeringsmyndighet. Forklaring til økonomistyringsrapportene Økonomistyringsrapportene bygger på uttrekk fra internregnskapet i Agresso og viser samlet budsjett-/regnskapsstatus på rapporteringstidspunktet knyttet til mottakers budsjettansvar. Det gjøres særskilt oppmerksom på at det normalt ikke vil være foretatt full regnskapsmessig periodisering 2 av alle inntekter og kostnader ifm rapporteringen. Særlig 1 Med forbehold om evt. unntak for jan/feb mnd grunnet innleggelse av endelig budsjett i Agresso. Side 2 av 7

3 gjelder dette engangslønn som utbetales i ettertid og som på rapporteringstidspunktet derfor som oftest heller ikke vil være bokført. Rapportene har en felles oppbygning/struktur og viser bokført regnskapsstatus fordelt på budsjettenhet og prosjekt. I tillegg vises regnskapsutvikling pr periode, samt utvalgte transaksjonsdetaljer knyttet til bilag-/konteringsinformasjon. Rapportene er i Excel og ser slik ut når de første gang åpnes av mottaker; (eksempel) Eksempelet viser regnskapsoversikt for budsjettenhet 0155 Drift St. Olavsgate. Rapporten består av 5 ark (arkfaner). Arket som er åpent heter Transaksjoner, mens de øvrige er Område, Sted, samt Diagram1 og Diagram2. Rapporten vil alltid åpne seg i arket Transaksjoner. Dette er det laveste nivået i rapporten og nærmere beskrivelse av de enkelte arkene gis nedenfor. Nivåstrukturen er bygget opp slik; 1. Område 2. Sted 3. Transaksjoner 2 Korrekt henføring av påløpte kostnader og inntekter til riktig periode uavhengig av betalingstidspunkt. Foretas kun ifm avleggelse av eksternregnskapet (tertial- og årsregnskap). Side 3 av 7

4 Graden av informasjonsverdi og detaljeringsmuligheter mellom nivåene vil avhenge av om man har budsjettansvar for et større område (flere bud.enheter) eller en mer begrenset del (f.eks kun et prosjekt). Jo større område og jo flere enheter - jo større valgmuligheter gir rullemenyene. Skillearket område Klikk på arkfanen Område og du får opp følgende ark; Dette er hoved-/samleoversikten for rapporten og hvor skriftlige kommentarer og statusrapportering/prognose legges inn. Dette er nærmere beskrevet under avsnittet om Avviksrapportering og oppfølging. Oversikten viser sammenlignbare budsjett- og regnskapstall for siste periode (måned) samt tilhørende avvik. Tilsvarende viser den også akkumulerte størrelser for budsjett og regnskap hittil i år, samt tilsvarende regnskapstall på samme tid i fjor. I tillegg vises årets totalbudsjett og rest budsjett. Skillearket sted Under skillearket Sted vises stort sett de samme kolonneoversiktene som under Område, men med den forskjell at her fremgår også budsjett- og regnskapstall fordelt på prosjektnr under de enkelte bud.enheter. Side 4 av 7

5 Klikk på arkfanen Sted og du får opp følgende ark; Skillearket transaksjoner Arket Transaksjoner viser regnskapet fordelt på perioder og kontoklasser; Side 5 av 7

6 Transaksjonsdetaljer Gjennom å dobbeltklikke på et beløp i arket Transaksjoner er det i tillegg mulig å se med detaljert bilags-/regnskapsinformasjon knyttet til det enkelte beløp. Eksempel: Vi dobbeltklikker på beløpet i periode 5 (Vakttjenester og adgangskontroll) og får opp følgende detaljoversikt; Av oversikten ser vi nå at av beløpet på kr relaterer seg til 3 ulike bilagsnr og at forklarende tekst og mottaker fremkommer (Resk.nr(T)). Ved å klikke på et beløp i totalkolonnen til høyre (se arket Transaksjoner ) vil man få opp tilsvarende detaljoversikt for alle beløp i alle tidligere perioder under valgt kontoklasse. I prinsippet betyr dette at hvis man dobbeltklikker på selve sumbeløpet i totalkolonnen (nederst i høyre hjørne) vil man få opp en detaljoversikt som tilsvarer et utsnitt av en full hovedboksoversikt for angitt rapportområde/-enhet. Skillearkene diagram 1 og diagram 2 Under arkene diagram 1 og 2 er det vist et par standardeksempler på fremstilling av budsjett- og regnskapsdataene i pivotdiagram. Diagram 1 viser regnskap hittil i år sammenlignet med regnskap hittil i fjor fordelt på kontogrupper, mens diagram 2 viser budsjett hittil i år sammenlignet med regnskap hittil i år pr budsjettenhet. Side 6 av 7

7 Avviksoppfølging og rapportering Den enkelte mottaker av styringsrapportene er ansvarlig for å gjennomgå og følge opp innholdet i rapportene. Oppfølgingen knytter seg spesielt til; 1. Ansvar for å bidra til å kvalitetssikre regnskapsdataene 2. Ansvar for å følge opp avvik og rapportere status/prognose Kvalitetssikring av regnskapsdataene Rapportmottaker er ansvarlig for å gjennomgå og kvalitetssikre innholdet i rapportene og gi beskjed til regnskapsavdelingen om evt. feil/mangler i regnskapstallene. Behov for omposteringer meldes til regnskapsavdelingen via fakultetskoordinator/seksjonssjef. Statusrapportering og prognose I rapportmalen (se skilleark Område ) er det et grønt tekstfelt for kortfattet skriftlig statusrapportering med avviksforklaring, samt en egen kolonne for prognoseangivelse pr Innad i fakultetene og de administrative enhetene foretas rapporteringen til nærmeste leder med budsjettdisponeringsmyndighet (og under dennes ledelse), dvs henholdsvis dekaner og seksjonssjefer. Dekaner og administrative ledere med tildelt budsjettdisponeringsmyndighet er ansvarlige for å samordne og skriftlig rapportere samlet budsjett-/regnskapsstatus for hele sitt budsjettansvarsområde med oppdatert prognose pr til direktør. Avvik skal kommenteres. Samlet prognose pr forutsettes å holdes innenfor samlet tildelt budsjettdisponeringsmyndighet for kalenderåret og det tilligger den enkelte leder med slik delegert budsjettdisponeringsmyndighet å treffe nødvendige tiltak og foreta evt omdisponeringer for at dette kan skje. Tiltak og evt. konsekvenser skal beskrives. Frist for rapportering er normalt 1 uke fra mottatt rapport (med mindre det er gitt særskilt frist). Rapporteringen inngår som del av grunnlaget for direktørens økonomirapportering til høgskolestyret og sendes via e-post til direktør med kopi seksjonssjef plan og økonomi. Side 7 av 7