Kontrollutvalget i Lund kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalget i Lund kommune Møteinnkalling Møtested: Rådhuset Dato: Tidspunkt: Kl Møtenr: Til behandling: Sak nr Sakstittel 13/13 Godkjenning av protokoll fra møtet den 11. april /13 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver - ny gjennomgang 15/13 Orientering om regnskapet pr. 1. tertial Lund kommune 16/13 Orientering fra administrasjonen - kommunens arkiver 17/13 Regnskap pr. 1. tertial 2013, kontrollutvalgets budsjett 18/13 Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. juni 2013 Referatsaker/meldinger Periode: Nr. Arkivsak Referatsakstittel 4/13 13/ Orientering om bruk av ipad for kontrollutvalget - lesing av dokumentet Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e-post til [email protected]. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer Arne Skobba Leder av kontrollutvalget Wencke S. Olsen Sekretariatet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke underskrift 1

2 13/13 Godkjenning av protokoll fra møtet den 11. april 2013 Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 033 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen Kontrollutvalget i Lund /13 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 11. april 2013 legges fram for kontrollutvalget til endelig godkjenning. Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møtet den 11. april SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Protokoll 2

3 14/13 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver - ny gjennomgang Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 033 Saksbehandler 1 Kontrollutvalget i Lund /13 Bakgrunn: I forbindelse med den generelle opplæringen av kontrollutvalget på første møte, ble det bestemt at kontrollutvalget skulle ha en ny gjennomgang ca. ett år etter at det nye utvalget startet opp. Saksutredning: Sekretariatet har laget en presentasjon som grunnlag for en ny gjennomgang. I tillegg til en liten oppfrisking ang. kontrollutvalgets oppgaver, er det lagt større vekt på roller og fullmakter denne gangen. Rådmann og ordfører er også invitert til å delta på denne gjennomgangen. Dette er for øvrig en gjennomgang som tas i alle kommunene etter samme modell. Kontrollutvalget i Lund tar gjennomgangen av utvalgets ansvar og oppgaver til orientering. SANDNES, Wencke S: Olsen daglig leder 3

4 15/13 Orientering om regnskapet pr. 1. tertial Lund kommune Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 212 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Lund /13 Bakgrunn Kontrollutvalget har en lovfestet rett til å knytte kommentarer til kommunes årsregnskap før dette behandles av formannskap og kommunestyre. Det medfører at kontrollutvalget har behov for å følge med i status knyttet til regnskapet i løpet av året. Som et ledd i kontrollutvalgets tilsyn med regnskapet legges derfor tertialrapportene fram for utvalget til orientering. Det er ikke krevd i lov og forskrift at kontrollutvalget skal behandle kommunens tertialrapporter. Kontrollutvalget gir derfor ikke innstilling til kommunestyret i denne saken, men tar den til orientering. Eventuelle kommentarer til regnskapet fra kontrollutvalget gis i forbindelse med behandling av årsregnskapet. Saksframstilling Tertialrapporten skal behandles i formannskapet den 4. juni og i kommunestyret den 20. juni. For nærmere orientering om tertialrapporten vises det til økonomisjefens saksutredning til formannskap/kommunestyret, som ligger ved. Rådmannen vil gi en kort orientering for kontrollutvalget om tertialrapporten på møtet. Kontrollutvalget tar orientering om tertialrapporten pr. 1. tertial 2013 til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Saksutredning til formannskapet 4

5 16/13 Orientering fra administrasjonen - kommunens arkiver Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 030 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Lund /13 Bakgrunn: Som et ledd i kontrollutvalgets tilsyn med administrasjonen, har kontrollutvalget tidligere fått informasjon fra kommunalsjefene i Lund. Som en forlengelse av dette, har kontrollutvalget denne gangen bedt om å få en orientering fra kommunens arkivasvarlige. Saksutredning: Arkivansvarlig er bedt om å orientere litt om hvordan kommunen tar vare på historiske arkiver, papirarkivet fram til nå og om det digitale arkivet og gjerne utfordringer knyttet til dette. Kontrollutvalget tar gjennomgangen fra arkivansvarlig om kommunens arkiver til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder 5

6 17/13 Regnskap pr. 1. tertial 2013, kontrollutvalgets budsjett Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 212 Saksbehandler 1 Kontrollutvalget i Lund /13 Bakgrunn: Kontrollutvalget har ansvar for å fremme budsjettforslag for egen virksomhet. Det medfører også et ansvar for regnskapsoppfølging på det samme området. Saksutredning: Rapporten baserer seg på mottatte opplysninger fra kommunen, samt en kolonne for revisors tertialrapport pr (vedlegg) og sekretariatets regnskap pr. 1. tertial Tallene er også sett opp mot kontrollutvalgets vedtatte årsbudsjett. Gjennomsnittsforbruket pr. 1. tertial ligger på 33,3%. For revisors del vil det imidlertid være forskjeller i løpet av året, da enkelte arbeidsperioder er mer arbeidsintensive enn andre. Sekretariatet fakturer et fast beløp fordelt på 3 terminer, og vil derfor stort sett ligge på normalforbruket. På dette tidspunktet gir regnskapstallene fra revisor/sekretariatet ofte den mest fullstendige oversikten over forbruket første tertial. Revisor har forbrukt 34,4% av budsjettet pr. rapporteringsdato, noe som er lite når man tar hensyn til at store deler av regnskapsavslutningen ligger innenfor dette tidsrommet. Regnskapet fra Lund kommune viser at det er postert lite godtgjørelse til politikerne ennå. Det betyr også at forbruker her er lite. Forbruker til øvrige utgifter ligger litt over gjennomsnittet, men skyldes nok utgifter til konferanse i den aktuelle perioden. Sekretariatet går ut fra at de endringene som er gjort i budsjettet i forhold til kontrollutvalgets forslag er foretatt av kommunestyret eller formannskapet i tråd med merknader i kontrollutvalgsboka, s. 25, 4. og 5. avsnitt. Samlet sett viser oversikten at ca. 25% av budsjettet er forbrukt. Det er derfor foreløpig ingen tegn til at kontrollutvalgets budsjett for 2013 ikke skal være tilstrekkelig. Kontrollutvalget tar regnskapet pr. 1. tertial 2013 for kontrollutvalgets budsjettområde til orientering. 6

7 SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Samla regnskapsoversikt Regnskapsoversikt fra revisor 7

8 18/13 Statusoversikt prosjekter og kontroller pr. juni 2013 Arkivsak-dok. 13/ Arkivkode. 217 Saksbehandler Wencke Sissel Olsen 1 Kontrollutvalget i Lund /13 Bakgrunn: Til hvert møte i kontrollutvalget legges det fram en oversikt over de sakene og prosjektene kontrollutvalget arbeider med eller har bestilt fra revisor. Dette er kontrollutvalgets verktøy for å kunne følge med i saker som går over flere møter. Saksutredning: Den første tabellen inneholder saker som er bestilt fra revisor/evt. sekretariatet, men som ennå ikke er levert til behandling. Den andre tabellen inneholder oversikt over saker som er behandlet ferdig i kontrollutvalget og videresendt kommunestyret, men som venter på oppfølging av kommunestyrets vedtak. Dette skjer et godt halvår etter vedtaket i kommunestyret. Den siste tabellen inneholder saker der også oppfølgingen er behandlet i kontrollutvalet, og som dermed anses som ferdigbehandlet. Det er ingen endringer til dette møtet. Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikten pr. juni 2013 til orientering. SANDNES, Wencke Sissel Olsen Daglig leder Vedlegg: Statusoversikt 8