FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Utkast til PROTOKOLL 10/13

Transkript

1 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 25. oktober 2013 Tid: 09: Sted: NVH Utkast til PROTOKOLL 10/13 Til stede: Styremedlemmer: Siri Hatlen (leder), Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Bente Hagem, Frida Holand, Agneta Bladh, Tor Einar Horsberg, Elin Pålerud, Jon Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Siri Margrethe Løksa (UMB), Mari Sundli Tveit (UMB), Yngvild Wasteson, Halvor Hektoen (NVH), Birger Kruse (NVH), Gudmund Holstad (VI). Fra sekretariatet: Jan Olav Aasbø, Jan Olav Aarflot, Malena Bakkevold, Knut Moksnes, Jan Aldal, Birgitte Bye, Geir Tutturen, Hans Gran og Lise Gorseth Saksliste: FS-122/13 FS-123/13 FS-124/13 FS-125/13 FS-126/13 Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Valg Nye valgperioder for valg til fakultet- og instituttstyrene Tolkning av valgreglementet generelle regler Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Ny utlysning av stillingen som instituttleder ved Institutt for plantevitenskap (IPV) Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoller. Vedleggene til protokollen av 20. september sendes ikke ut til Fellesstyret, men kan leses på lifesciences.no Orienteringssaker fra Styreleder Påtroppende rektor Rektorene Sekretariatsleder FS-127/13 Referat fra IDF-møtet 23. oktober 2013 FS-128/13 Søknad om fritak for instituttstyrer FS-129/13 Revidert budsjett for Fellesstyret 2013 FS-130/13 Regnskap per 2. tertial 2013 for UMB og NVH FS-131/13 Budsjett NMBU 2014 FS-132/13 Budsjettforslag for 2015 FS-133/13 Mulig bruk av Veterinærhøgskolen som kommunikasjonsgrep FS-134/13 Visuelt uttrykk mulige retninger FS-135/13 Spørsmål om utarbeiding av profilfilm for NMBU FS-136/13 Handlingsplan IKT 2013 FS-137/13 Status for implementering av administrative systemer 1

2 FS-138/13 Seremonier og symboler ved NMBU FS-139/13 NMBUs lovpålagte utvalg; Arbeidsmiljøutvalget FS-140/13 Høring av forslag til endringer i Universitets- og høgskoleloven FS-141/13 Utlysning av instituttleder ved Institutt for landskapsplanlegging (ILP) utlysningstekst FS-142/13 Fullmakt til å inngå arbeidsavtale med tilsatte ledere FS-143/13 Orientering om byggeprosjektene på Campus Ås. FS-144/13 Orientering om val av studentrepresentanter til universitetsstyret FS-145/13 Ny utlysning av stillingen som instituttleder ved Institutt for miljøvitenskap (IMV) FS-146/13 Eventuelt FS-122/13 Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Valg Nye valgperioder for valg til fakultet- og instituttstyrene Tolkning av valgreglementet generelle regler Saken tas til orientering. FS-123/13 Fellesstyrets leder beslutter på vegne av styret: Ny utlysning av stillingen som instituttleder ved Institutt for plantevitenskap (IPV) Saken tas til orientering. FS-124/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. FS-125/13 Godkjenning av protokoller. Vedleggene til protokollen av 20. september sendes ikke ut til Fellesstyret, men kan leses på lifesciences.no Protokollen av 20. september godkjennes. FS-126/13 Orienteringssaker fra Styreleder Siri Hatlen o Kongen har takket ja til å komme til NMBU o Fellesstyret kommer til å bli invitert og styreleder ber om at dagen holdes av o Gleder oss over at det er foreslått SAK-midler i statsbudsjettet o Påtroppende ledergruppe jobber seg på plass. o Målstruktur skal innleveres til KD medio mars i forbindelse med 2

3 Rapport og planer. Sekretariatet bes utarbeide en plan for innlevering innen fristen. Veldig viktig at mål og strategi eies av den nye ledelsen og nytt styre o UMB og NVH er i skifte mellom gamle og nye linjer. Påtroppende rektorats linjer er klare. Styreleder anbefaler påtroppende ledelse, økonomi- og eiendomsdirektør og administrasonsdirektør, om å jobbe for å legge til rette for at linjene er klare Påtroppende rektor Mari Sundli Tveit o Påtroppende ledergruppe er oppe og går og har jevnlige møter. Møteinnkallinger og referater blir lagt ut på lifesciences.no o Er i gang med arbeidet med målstruktur og delstrategier o Ønsker å sikre god samhandling mellom alle nivåer o Påtroppende rektorat er med rundt omkring og legger vekt på å bli kjent med organisasjonene. Dekanene er også i gang med å bli kjent med organisasjonene Rektorene v/ Yngvild Wasteson o Midler til forskerlinjen har kommet i framlagte statsbudsjett - forutsatt at ny regjering ikke endrer forslaget o Arktisk veterinærmedisin er overført til Universitetet i Tromsø. De ansatte på MatInf er fornøyde med det, men det får økonomiske konsekvenser for instituttet. I tillegg har instituttet tapt et anbud hos Mattilsynet som påfører instituttet ytterligere negative økonomiske konsekvenser. Dette blir for store kostnader på ett år, og man bør vurdere ekstraordinære tiltak o Minner om NVHs avslutningsarrangement 22. november Fellesstyret er invitert til arrangementet på dagtid o Det er berammet et møte i RSA 12. november, hvor man tenker å vedta et nytt studieprogram for veterinærstudenter. o Det er etablert et innovasjonsfond o Rektorene ved UMB og NVH har vært på reise til Tanzania. Det er et langvarig samarbeid mellom NVH-UMB-SUA som hovedsakelig har to store forskningsprosjekter; skogforvaltning og verdiskapning i matkjeden Rektorene v/ Hans Fredrik Hoen o Mari Sundli Tveit deltok på NOVA-møtet 15. oktober. Fra overtar NMBU-ledelsen sekretariatet for dette arbeidet. Resultatet av møtet i oktober er at NOVA blir «slankere» og «spissere». o 16. oktober ble den nye varmesentralen på Ås åpnet. Samme dag var det seminar i Oslo om Framtidas skogindustri o 29. oktober arrangeres Ås 2040 som handler om utvikling av Ås som tettsted o Det er universitetsstyremøte på UMB 31.10, og styret skal bl.a. behandle skisse til finansiering av vedlikeholdsetterslepet på Campus Ås, evaluere satsingen på Fornybar Energi og gjennomgå styrets 3 utvalgte områder Sekretariatsleder o Valg av studentrepresentanter er gjennomført se sak 144/2014. Eksterne representanter til Universitetsstyret ventes å bli 3

4 utpekt av Kunnskapsdepartementet i løpet av november FS-127/13 Referat fra IDF-møtet 23. oktober 2013 Skriftlig utkast til referat fra Felles IDF-møte 23. oktober ble delt ut og Birger Kruse presenterte punktene fra IDF-møtet under hver enkelt aktuell sak. FS-128/13 Søknad om fritak for instituttstyrer Fellesstyrets behandling viste at det ikke var støtte for en ordning med ett felles instituttstyre for instituttene på Adamstua. Fellesstyret viste ellers til at basismodellen er at det skal være styrer på hvert institutt. Med bakgrunn Fellesstyrets behandling ber styret påtroppende rektorat følge opp overfor instituttene på Adamstua mht å finne fram til en god løsning der alle hensyn ivaretas best mulig. Den videre behandling må ses i sammenheng med utvikling av mandat for programråd for studieprogrammene på Adamstua, og mandat for leder av programrådet. Mandatene planlegges lagt fram for Fellesstyret på møtet i november. 1. Saken utsettes. Påtroppende rektorat følger opp overfor instituttene på Adamstua mht å finne fram til en god løsning der alle hensyn ivaretas best mulig 2. Fellesstyret ber om at mandat for programråd for studieprogrammene på Adamstua, og mandat for leder av programrådet, legges fram på neste møte i Fellesstyret 3. Fellesstyret ber om at det spesielt klargjøres hva, hvordan og når det kan søkes dispensasjon fra den vedtatte ordningen med styrer for instituttene, ref vedtak om styringsreglement. FS-129/13 Revidert budsjett for Fellesstyret 2013 Økonomidirektøren informerte Fellesstyret om et udekket behov til Paga på kroner til dekning av innleid ekstern prosjektlederkompetanse. Fellesstyret understreker viktigheten av at det gjennomføres korrekte prosesser for ansaffelser. Fellesstyret vedtar det framlagte forslag til revidert budsjett for 2013 med den endring at udisponerte midler nedjusteres til 1,3 mill kroner slik at det er budsjettmessig dekning til å inngå avtale om ekstern bistand til impelementering av Paga. FS-130/13 Regnskap per 2. tertial 2013 for UMB og NVH 4

5 Fellesstyret tar redegjørelsen om NVHs og UMBs regnskaper per 2. tertial 2013, som til sammen danner NMBUs økonomi, til orientering. FS-131/13 Budsjett NMBU 2014 Birger Kruse informerte om at tjenestemannsorganisasjonene ønsket at det ble satt av midler til utjevning av ubegrunnede lønnsforskjellene i tilsvarende stillinger mellom UMB og NVH. Fellesstyret anser det å være en diskusjon som hører hjemme i lønnsforhandlingene. Fellesstyret hadde ingen konkrete endringsforslag til det framlagte budsjettforslag, men ba om at det ble arbeidet videre med noen forhold knyttet til den økonomiske profilen på budsjettet, og at det ble gitt nærmere redegjørelser for noen forhold. Disse framkommer av pkt 3 i vedtaket. 1. Det framlagte forslag til budsjett for NMBU for 2014 legges til grunn for arbeidet med endelig budsjett som legges fram for Fellesstyret i november. 2. Fellesstyret slutter seg til at følgende hovedgrep legges til grunn for budsjettet for 2014: a. Instituttene ved NVH tilføres midler basert på oppnådde resultater etter reglene for NVHs budsjettmodell. b. Til UMBs budsjettmodell tilføres 60% av resultatuttellingen fra KD (beregnet til 9,6 mill kroner) og fordeles etter reglene for UMBs budsjettmodell. De resterende 40% settes av til felles formål. c. Den tidligere vedtatte inndragning av midler over perioden som er vedtatt av NVHs styre gjennomføres slik i 2014: fra instituttene ProdMed, BasAM og MatInf inndras hhv 1, 1, og 2 mill kroner. I tillegg inndras 1 mill kroner fra SportsFaMed i Fra NVHs sentraladministrasjon inndras 1,6 mill kroner. d. Midler knyttet til videreføring av studieplasser tildelt i 2011 og 2012 fordeles med 70% på UMB-instituttene som har ansvaret for studieprogrammene og 30% til felles formål. e. I påvente av beslutning om hvordan midlene til 7 nye studieplasser til forskerlinje veterinærmedisin skal fordeles, settes disse midlene foreløpig av under Felles tiltak. f. I forbindelse med overføring av seksjon for veterinærmedisin til UiT reduseres MatInfs budsjettramme foreløpig med 9,1 mill kroner. Fellesstyret kommer nærmere tilbake til hvordan denne reduksjonen skal fordeles. 5

6 g. Beregnete økonomiske konsekvenser som følge av harmonisering av økonomisyringsprinsipper mellom NVH og UMB (samordning av sentraladministrasjonene (2,5 mill kroner)og utbetaling av stipendiatmidler til instituttene (7,4 mill kroner)) innarbeides i budsjettet. 3. Fellesstyret ber om at det i endelige budsjett legges vekt på: a) Postene som avsettes til udisponerte reserver bør økes b) Det må utredes nærmere MatInfs situasjon som følge av at stor og langsiktig kontrakt med Mattilsynet bortfaller i 2014 c) Når forslag til bruk av SAK-midler legges fram, bør disse ses i sammenheng med effektiviseringstiltak og synergieffekter d) Fellesstyret ønsker en oversikt over andel kostnader til administrasjon sett opp mot andre universiteters administrasjonskostnader e) Fellesstyret ønsker en tydeligere redegjørelse for forslagene om kompensasjon for periodiseringsvirkningen for universitetsadministrasjonen (2,5 mill kroner) og for rekrutteringsstillingene (7,4 mill kroner). f) Fellesstyret ønsker en tydeliggjøring av hvilke strategiske midler som stilles til disposisjon for dekanene. 4. Tildelte midler fra KD i 2014 fordeles slik: (1000 kroner) Nettoramme Budsjettenhet 2014 Institutter og fakulteter Sentre Rektorat Universitetsadministrasjonen Felles tiltak Felles poster Internhusleie, felles arealer Rekrutteringsstillinger Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Utstyr og inventar Urbygningen Utstyr og inventar byggeprosjektet Campus Ås Satsningsmidler Nye studieplasser, ufordelt 739 SAK-midler, udisponert Udisponerte reserver Samlet budsjettramme Budsjettet legger til grunn at Stortinget fastsetter en tildeling for NMBU på 1.136,2 mill kroner for FS-132/13 Budsjettforslag for

7 Fellesstyret støttet langt på vei det framlagte forslaget. Det ble stilt spørsmål om prioriteringsrekkefølgen. Det ble presisert at det var viktig at følgekostnader ved nye studieplasser ble inarbeidet i budsjettforslaget. Budsjettforslag for 2015 vedtas. Påtroppende rektor gis fullmakt til å ferdigstille budsjettforslaget basert på innspillene som ble gitt i styremøtet. FS-133/13 Mulig bruk av Veterinærhøgskolen som kommunikasjonsgrep 1. Fellesstyret viser til sitt tidligere vedtak i sak FS-112/13 hvor det ble vedtatt at NMBU skal ha et monolittisk merkevarehierarki der NMBU alltid er hovedavsender. Fellesstyret vedtar bruk av NMBU Veterinærhøgskolen som et kommunikasjonsgrep i perioden med to campus. 2. Fellesstyret ber om at det utarbeides regler for bruk av NMBU Veterinærhøgskolen som kommunikasjonsgrep innenfor rammene som framkommer i sak FS-133/13. FS-134/13 Visuelt uttrykk mulige retninger Det ble holdt en presentasjon i regi av NEUE. Tas til orientering. FS-135/13 Spørsmål om utarbeiding av profilfilm for NMBU Det ble opplyst på møtet at styringsgruppa for merkevare- /profilprogramprosjektet var delt (2-2) i sprørsmålet om å utarbeide profilfilm. Det ble stilt spørsmål om hvordan filmen stilte seg til øvrige lanseringsaktiviteter, og styret ønsket å se film i et helhetlig lanseringsperspektiv. Påtroppende rektor pekte på viktigheten av en god lansering av NMBU og viste til at det er nå vi har et moment. Påtroppende rektor hadde gått gjennom konseptet for filmen, og hadde blitt overbevist om at dette er gjennomførbart innefor den korte fristen som gjelder. Fellesstyret ber om at det utarbeides en samlet plan for lanseringsaktivitetene med budsjett. Fellesstyret viste til gjenværende reserver på budsjettet for 2013 og at rammen for lanseringsaktivitetene settes innenfor denne reserven. Fellesstyret ber om at spørsmålet om å utarbeide profilfilm vurderes innenfor et helhetlig perspektiv for implementeringen av NMBU fra Fellesstyret forutsetter at det skal være en aktiv synliggjøring av NMBU fra oppstart 7

8 Fellesstyret ber prosjektgruppa for utvikling av merkevareplattform og profilprogram, sammen med styringsgruppa og påtroppende rektor, utarbeide et opplegg for lansering. Det legges til grunn at gjenværende reserve på Fellesstyrets budsjett kan gjelde som maksimal ramme for lanseringsaktivitetene. Inntil lanseringsbudsjett er vedtatt av Fellesstyret gis styreleder fullmakt til å godkjenne oppstart av aktiviteter dersom det av hensyn til lanseringstidspunktene er nødvendig med godkjenning før Fellesstyret kan behandle saken. Det samme gjelder spørsmålet om gjennomføring av profilfilm. FS-136/13 Handlingsplan IKT 2013 Vedtak; Tas til orientering. FS-137/13 Status for implementering av administrative systemer Fra sekretariatet ble det orientert om at man har leid inn ekstern prosjektlederkompetanse til Pagaprosjektet. Styreleder stilte kontrollspørsmål angående Paga da det har vært utfordringer underveis, men der det har vært gjort tiltak, om man var helt sikre på nå at implemenetringen er i rute. Sekretariatet bekreftet at så er tilfelle. Fellesstyret tar redegjørelsen om implementering av administrative systemer til orientering. FS-138/13 Seremonier og symboler ved NMBU Fellesstyret takker arbeidsgruppen for rapporten, og slutter seg i all hovedsak til forslagene i rapporten. Fellesstyret ønsker at arbeidet med å utforme ny rektorkappe og nytt rektorkjede starter opp umiddelbart. Fellesstyret legger det administrative ansvaret for seremoniene til Felles ressurssenter. Det opprettes en arbeidsgruppe som planlegger, gjennomfører og evaluerer de ulike seremoniene. FS-139/13 NMBUs lovpålagte utvalg; Arbeidsmiljøutvalget Fellesstyret vedtar vedtekter for NMBUs arbeidsmiljøutvalg. Vedtektene vedlegges protokollen. 8

9 FS-140/13 Høring av forslag til endringer i Universitets- og høgskoleloven Vincent Eijsink hadde flere merknader til høringsuttalelsen, spesielt om innstegsstillinger. Eijsinks merknader ble oversendt sekretariatet og inngår i sluttredigeringen av høringsuttalelsen som påtroppende rektor er ansvarlig for. Fellesstyret slutter seg til den vedlagte høringssutalelsen om forslag til endringer i universitets- og høyskoleloven med de merknader som framkom på møtet. Påtroppende rektor gis i fullmakt å ferdigstille høringsuttalelsen basert på merknadene som ble gitt under styrets behandling. FS-141/13 Utlysning av instituttleder ved Institutt for landskapsplanlegging (ILP) utlysningstekst Fellesstyret vedtar utlysningstekst for stillingen som instituttleder ved Institutt for landskapsplanlegging (ILP). Stillingen utlyses ut for en åremålsperiode på fire år. FS-142/13 Fullmakt til å inngå arbeidsavtale med tilsatte ledere Prorektor Mari Sundli Tveit gis fullmakt til å fremforhandle arbeidsavtale med tilsatte ledere i perioden frem til fusjonen FS-143/13 Orientering om byggeprosjektene på Campus Ås. Erik Antonsen fra Statsbygg og påtroppende økonomi- og eiendomsdirektør Siri Margrethe Løksa informerte om status i byggeprosjektene for NMBU. Saken tas til orientering. FS-144/13 Orientering om val av studentrepresentantar til universitetsstyret Fellesstyret tek saka til orientering FS-145/13 Ny utlysning av stillingen som instituttleder ved Institutt for miljøvitenskap (IMV) Stillingen som instituttleder ved IMV lyses ut på nytt. 9

10 FS-146/13 Eventuelt Tor Einar Horsberg tok opp gjennomgangen av de administrative ressursene og organisering av instituttadministrasjonene på Adamstua. Horsberg har levert en skriftlig redegjørelse. Horsbergs redegjørelse om gjennomgangen av de administrative ressursene og organisering av instituttadministrasjonene på Adamstua vedlegges protokollen. 10

11 Tor Einar Horsbergs skriftlige redegjørelse til sak 146/13 om organisering av instituttadministrasjonene på Adamstua Saken har vært utredet av en egen arbeidsgruppe der konklusjonen var at de nåværende administrative ressursene til NMBUs institutter på Adamstuen blir for små i NMBUs nye struktur. Gruppen anbefalte en modell der de enkelte instituttene fikk hovedansvar for tidligere felles funksjoner som nå ligger i NVHs sentraladministrasjon (personal, lønn og økonomi, kommunikasjon, forskning), mens studieadministrasjonen skulle organiseres under en "School director". Ledergruppen valgte å se bort fra denne rapporten og fremme et eget forslag der NVHs nåværende sentraladministrasjon i sin helhet legges direkte under NMBUs sentrale administrasjon. Alle instituttlederne, kontorsjefene og fagforeningene på Campus Adamstuen er i mot ledergruppens forslag, i hovedsak av følgende grunner: 1. Ledergruppens forslag strider mot vedtatt organisering av NMBU. De fleste som skal utføre oppgaver og rapportere til instituttleder ligger ikke i linje til instituttleder. 2. Støttefunksjoner på Campus Adamstuen blir svekket. Uten kontroll på ressursene som instituttene trenger vil støttefunksjonene til de som driver med forskning og undervisning svekkes. 3. Forskjellsbehandling mellom Campus Adamstuen og Campus Ås. Ulike systemer på de to campus medfører at rutiner og arbeidsflyt må spesialtilpasses, noe som er arbeidskrevende og ineffektivt. 4. Mismatch mellom ansvar og ressurser. Instituttene har ansvaret for gjennomføringen av oppgavene, men ikke for ressursene til å gjøre dette. Lovnader om at instituttenes behov skal prioriteres kan raskt vannes ut når det kommer nye oppgaver i Universitetsadministrasjonen. Dette er utenfor instituttenes kontroll. 5. «Støy» for de som skal jobbe under slike forhold: De sentralt ansatte som skal utføre oppgaver på instituttnivå vil måtte forholde seg fire instituttledere/kontorsjefer og deres behov, men først og fremst til en formell leder et annet sted i organisasjonen. Stadige diskusjoner med sentral leder om ressursbruken er svært ineffektivt. Hvis ikke ledergruppen kommer til enighet med instituttledere og kontorsjefer bør saken bringes inn for Fellesstyret / Universitetsstyret for en prinsipiell avgjørelse. 11