Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Styrerommet UMB Tid: Tirsdag den , kl

Transkript

1 Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Styrerommet UMB Tid: Tirsdag den , kl Til stede: Fra tjenestemannsorganisasjonene og hovedverneombud: Kurt Johansen, Parat UMB Lise Thoen HVO UMB Borghild Hillestad Akademikerne, Naturviterne UMB Jan Erik Paulsen, Forskerforbundet NVH Greta Indahl, Parat NVH Erling Olaf Koppang, DNV NVH Katharina B. Løken NITO NVH Caroline M. Karlsen NTL NVH Signe Kroken NTL UMB Mette Wik FF- UMB Fra arbeidsgiversiden: Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB (møteleder) Administrerende direktør Birger Kruse, NVH Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot, UMB Personalsjef Torborg Storaas, NVH Fra Sekretariatet: Sekretariatsleder Jan Olav Aasbø Referent: Anne Marie Bjørkeng, UMB **** Saksliste: 97/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste 98/2013 Referat fra IDF-møtet /2013 FS-111/13 NMBUs organisering i forhold til Statsbyggs prosjekter på Campus Ås I 100/2013 FS-112/13 Merkevareplattform og merkevarehierarki I 101/2013 FS-113/13 NMBUs lovpålagte utvalg I 102/2013 FS-114/13 Status for implementering av administrative systemer I 103/2013 FS-115/13 Regnskap per 2. tertial for Fellesstyret I 104/13 Eventuelt Innkallingen og sakspapirer ble sendt den Sakspapirene finnes på følgende side: september-2013

2 97/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og sakslisten ble godkjent. NTL UMB viser til at man med hjemmel i HA 12 nr 2. ønsker sakene 99/2013 NMBUs organisering i forhold til Statsbyggs prosjekter på Campus Ås og Sak 101 NMBUs lovpålagte utvalg behandlet som drøftingssaker. 98/2013 Referat fra IDF-møtet Referatet ble godkjent. 99/2013 FS-111/13 NMBUs organisering i forhold til Statsbyggs prosjekter på Campus Ås D Universitetsdirektør SML orienterte. FF UMB og NTL UMB: Stiller spørsmål ved status for organiseringen, tidsperioden og prosjektleders ansettelse og videre engasjement. Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa ga uttrykk for at det vil bli gjort en evaluering av ordningen ved periodens slutt(desember 2013) samt en klargjøring av hvem som dekker prosjektleders lønn mv. NTL UMB og FF UMB: Stiller spørsmål ved den beskrevne saksgangen med henvisning til Fellesstyrets sak 13/2013, som på saklista var under eventuelt, men som ble erstattet med en ny sak - Omorganisering av fellesstyrets sekretariat. Sterkt kritikkverdig at saken ikke har vært tatt opp med de tillitsvalgte og ikke var på saklista til Fellesstyremøtet. Administrerende direktør Birger Kruse viste til at Knut Moksnes er tilsatt av KD og har så langt ivaretatt denne jobben, herunder den funksjonen som ligger i den nye rollen som prosjektleder. Ved FS vedtak i sak 13/13 er han fristilt fra ledelse av sekretariatet for å kunne konsentrere seg om byggeprosjektene og brukerutstyrsprosjektet. Ordningen skal evalueres ved periodens slutt og de tillitsvalgte vil da bli orientert. HVO: Vernelinjen er ikke beskrevet i saken 111/13. Verneombud melder at brukere ute ikke føler at de er blitt involvert. NITO NVH: Det at UMB ansatte også skal kunne benytte fasilitetene i de nye veterinærbyggene og dermed krever brukermedvirkning, er noe som vil skape mye sinne og frustrasjon på NVH dersom det ikke tas opp på en god måte. Det er en helt klar forståelse på NVH og VI at de nye fasilitetene (med unntak av SHF) som skal bygges på Ås bygges for å romme aktiviteten som i dag foregår på Adamstuen.. Det vises til at kapasiteten er sprengt sett i forhold til at man har kuttet ned på arealer i de nye fasilitetene. Ved NVH har det vært god brukermedvirkning så langt og dette må ivaretas også inn i det videre arbeidet når man nå går inn i en ny fase. HVO UMB etterlyser innkallinger til møter som nå skal pågå i disse prosjektene som gjør at HVO ved UMB kan involveres på en god måte. Universitetsdirektør SML vil sørge for at det legges en plan for vernelinjens involvering.

3 100/2013 FS-112/13 Merkevareplattform og merkevarehierarki I Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa orienterte. FF UMB: Peker på at dette fremstår som et tynt dokument som mangler drøfting av fordeler og ulemper ved de to strategiske veivalg. Har kjennskap til at referansegruppens synspunkt ikke er blitt hørt eller drøftet i saksdokumentet. Disse mener at det er viktig å vise mangfoldet ved NMBU inn i den nye merkevareplattformen. Måten vedtaket er formulert på, er vanskelig tilgjengelig og vagt. Kvalitet og solid grunnutdanning må med i figuren på side 4 og målgruppene for forskningen må tas med i listen på side 3. Parat NVH: Viktig at man får frem at man spleiser sammen noe som er kjent- slik at det ikke bare skapes noe nytt. Må få frem hvem NMBU egentlig er. FF NVH: I presentasjonen av NMBUs særpreg fremgår ikke kvalitet og ambisjoner, som er en vesentlig del av visjonen. Akademikerne-UMB: støtter at nøkkelord som kvalitet og ambisjon skal vektlegges sentralt. Parat UMB: Viktig at man nå klarer å komme frem til en logo som er så universell at den står seg for fremtiden også selv om man knytter seg til nye virksomheter. NITO NVH: Sterkt ønskelig fra mange på NVH å bruke «Veterinærhøgskolen» også i NMBU. Mener at det må videreføres som merkenavn og ser ikke gode argumenter mot det. Ønsket arbeidsgiversidens tilbakemelding på om det er motforestillinger mot at man fortsetter å benytte NVHs merkevare og hvilke begrunnelser man evt. har for det. FF-UMB var enig i at allerede godt etablerte merkenavn bør kunne brukes også i framtiden. Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa pekte på at spørsmålet om bruk av Veterinærhøgskolen inn i merkevaren er omhandlet i denne FS- saken- og det legges til grunn at dette spørsmålet må behandles videre i NMBUs ledergruppe før man kan trekke en endelig konklusjon i FS. 101/2013 FS-113/13 NMBUs lovpålagte utvalg D Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte. Læringsmiljøutvalget: HVO UMB foreslo HVO bør ha møte, tale og forslagsrett i lærlingsmiljøutvalget. NITO NVH, NTL UMB, FF-UMB og Parat UMB støtter dette. Arbeidsmiljøutvalget(AMU): HVO UMB pekte på at arbeidsmiljøutvalgene i fellesskap ikke har behandlet dette og følgelig ikke har kommet med et felles innspill. Det er sekretærene for AMU (HMS-koordinatorene) som har kommet med innspill. AMU ved UMB har ikke vært involvert i dette, ei heller tjenestemannsorganisasjonene eller vernetjenesten. Saken bør utsettes av hensyn til at arbeidstakersiden bør få anledning til å uttale seg om dette. Felles AMU i oktober bør få anledning til å diskutere dette.

4 Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa viste til at arbeidsgiversiden vil anbefale at denne delen av FS sak 113/13 som gjelder AMU trekkes fra kommende FS møte. Spørsmålet om AMU gjøres til gjenstand for en ny gjennomgang før den fremlegges på nytt for FS. 102/2013 FS-114/13 Status for implementering av administrative systemer I Sekretariatsleder Jan Olav Aasbø orienterte. NITO NVH stilte spørsmål ifm. saksfremleggets omtale av usikkerhetsmomenter: organiseringen av NVHs instituttadministrasjoner og hva som er status i dette arbeidet, herunder når ledelsen ser for deg at organisasjonene skal involveres. Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte om det videre arbeidet med innplassering av ansatte i administrative enheter (bemanningsgruppen), som det er viktig å avklare i forhold til de administrative systemene NTL UMB ba om å få grunnlagsmaterialet for pilotprosjektet i Public360 tilsendt tjenestemannsorganisasjonene. HVO UMB pekte på at informasjon bør gis ansatte nå i forhold til hvordan man skal forholde seg til overgangen fra ephorte og kanskje bør de ansatte få en enkel innføring/ demo før systemet skal tas i bruk. 103/2013 FS-115/13 Regnskap per 2. tertial for Fellesstyret I Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa orienterte kort. Jan Olav Aasbø- det legges opp til en revisjon av budsjettet i neste styremøte. 104/2013 Eventuelt 1) Orientering om arbeidsgruppen HTA 234 nr 1 c) Oppnevning innen utgangen av september. Tjenestemannsorganisasjonene bes å melde inn representanter fra hovedsammenslutningene til sammen 4 representanter. Mandat skal fastsettes. Forslag til tidsfrist for arbeidet og budsjettmessige forhold. Parat UMB og NTL: en fra hver hovedsammenslutning/melder tilbake hvem dette er. NTL UMB: Lønnspolitikk må inn som en del av mandatet. NITO NVH: mandatet må gå på å avdekke ubegrunnede lønnsforskjeller. FF NVH: ubegrunnede lønnsforskjeller må utlignes uavhengig av lønnsforskjeller Arbeidsgiversiden viste til at det er under utarbeidelse et samlet notat om ulike sider ved dette arbeidet. Det vil være klart i løpet av neste uke. 2) Oversikt over virkemidler v/flytting av arbeidssted Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte om arbeidet med en samlet informasjon som beskriver handlingsrommet og fremgangsmåte. Det er under utarbeidelse

5 et notat også om dette. Et første utkast vil være klart i løpet av neste uke. Tjenestemannsorganisasjonene skal involveres i det videre arbeidet. 3) Medlemmer fra organisasjonene til innstillingsutvalg 4 administrative lederstillinger Tjenestemannsorganisasjonene har oppnevnt følgende: Signe Kroken til innstillingsutvalget for stilling som leder Felles ressurssenter Marit Nesje NVH til innstillingsutvalget for stilling som studiedirektør Anne Gravdal til innstillingsutvalget for stilling som it-direktør Mette Wik til innstillingsutvalget for stilling som kommunikasjon og markedsdirektør 4) Orientering: Utvidet søknadsfrist. Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa orienterte om at det for de administrative lederstillingene som ble lyst ut internt, er gitt en utvidet søknadsfrist til på grunn av tekniske problemer ved annonsering av stillingene på intranett 5) Rapport: adm. organisering av administrasjonen på Adamstuen. Jan Olav Aarflot: Rapporten sendes ut vedlagt dette referatet. Det vil bli lagt opp til en prosess i forlengelsen av dette, både mht. ledelsens beslutning i saken og involvering av de ansatte. 6) NTL: Organisering av avdelingene i sentraladministrasjonen- status sekretariat- mht. myndighet roller og oppgaver Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa orienterte. Frist ble satt til for innplasserte ledere å legge frem en bemanningsplan med forslag til hvordan avdelingene skal organiseres. På bakgrunn av dette utarbeides det forslag til hvordan avdelingene skal organiseres. Parat UMB: Det må avklares om dette er en forhandlingssak. Notat fra instituttleder vedrørende deling av IPM vil bli tilsendt. Dette er et diskusjonsnotat som er gjennomgått i koordineringsgruppen. NTL UMB stilte spørsmål om status vedr delinga av IPM til de to nye instituttene IPV og IMV. NTL UMB: Det må tilføres ekstra ressurser til de nye instituttene IMV og IPV. Delinga av IPM til disse to instituttene vil naturlig føre til behov for ekstra administrative ressurser. Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa opplyste at det jobbes med avklaringer på hvordan sekretariatet skal arbeide for å serve de ulike ledere. NTL UMB etterlyser notat som beskriver dette, slik at tjenestemannsorganisasjonene er involvert i tenkningen rundt dette. Det er viktig at det er klart for alle ansatte hvem som har beslutningsmyndighet ved universitetet. Løksa lovte at når et samlet notat vedrørende dette er klart vil dette bli sendt ut.

6 7) Instituttstyrer til instituttene ved NVH Med henvisning til notat fra flere instituttledere ved NVH, ønsket DNV NVH å gjøre det klart at de ønsker ett uavhengig styre for hvert av de fire instituttene - altså fire styrer. DNV NVH la frem forslag om at det kan være nyttig at de tillitsvalgte og ledelsen møtes mer uformelt for å bli bedre kjent. NITO NVH utfylte med å si at tjenestemannsorganisasjonene ved NVH er enige om at man ønsker en eller annen form for styre på instituttnivået. Bakgrunnen er at instituttlederne i NMBUfår utvidede fullmakter og flere ansvarsområder enn dagens situasjon ved NVH. For å ivareta medbestemmelsen i det som nå blir et sterkt styringsnivå, ser tjenestemannsorganisasjonene ved NVH det for nødvendig å opprette styre(r) også for NVHs fire institutter. Man har ikke diskutert evt. mellomløsninger innenfor dette f.eks. at noen institutter danner felles instituttstyre. 8) Innplassering av administrativt ansatte. Hvordan ligger dette an i forhold til bemanningsplaner: NITO NVH ba om en forsikring om at arbeidet med bemanningsplaner og utarbeidelse av stillingsbeskrivelser for alle «nye» stillinger kommer på plass FØR personer innplasseres, jf. omstillingshåndbokens pkt. 4. 9) Bruke veterinærhøyskolen som branding inn i NMBU- tatt under 101/ ) Informasjon om nye ledergrupper: Jan Olav Aasbø orienterte Det er opprettet ny ledergruppe: NMBUs ledergruppe Sekretariatet er nå ledergruppens sekretariat Det er også opprettet et styreforberedende møte som er den gamle koordineringsgruppen med unntak av de sittende rektorene. Som følge av dette er koordineringsgruppen og samordningsgruppen nedlagt. Parat UMB: Saksliste og referatet fra NMBUs ledergruppe bør sendes til de tillitsvalgte.