Referat fra sentralt IDF- møte den Sted: Campus Ås, Styrerommet, tid:

Transkript

1 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdelingen Til stede fra tjenestemannsorganisasjonene; Lena M. Kjøbli, Forskerforbundet Mette Wik, Forskerforbundet Marit Nesje, Forskerforbundet (ikke 7/17 den ) Kurt Johansen, Parat Kirsten R. Berg, Parat (ikke 7/17 den ) Greta Indahl, Parat (ikke 7/17 den ) Trude Wicklund, Akademikerne Anne Gravdahl, Akademikerne (ikke 7/17 den ) Signe Kroken NTL Lise Thoen, hovedverneombud Til stede fra arbeidsgiversiden; Rektor Mari Sundli Tveit, Konstituert administrasjonsdirektør Siri Margrethe Løksa Personal- og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot Seksjonssjef Torborg Storaas Seniorrådgiver Anne Marie Bjørkeng Prosjektsjef Trond Furuberg- US 7/2017 Vår ref. 17/00071 Dato Referat fra sentralt IDF- møte den Sted: Campus Ås, Styrerommet, tid: Universitetsstyreene: Dokumentene også sendt fra ledelsessekretariatet den IDF nr HTA US Sak 10/17 Godkjenning av innkalling og referat fra møtet den Innkalling godkjent. Referat. Forskerforbundet har gitt tilbakemelding til referatet på e- post. Endelig godkjenning gjøres i neste møte. Anne Marie Bjørkeng anne.marie.bjorkeng@nmbu.no

2 IDF nr HTA US Sak 11/17 I Informasjon fra arbeidsgiver a. Aktuelle er fra ledermøter v/rektor Det ble orientert om Campusplan (se kommentar under 17/17) b. Aktuelle er fra administrasjonsdirektøren Det avholdes kontaktkonferanse med Kunnskapsdepartementet hvor rektor og administrasjonsdirektør deltar fra NMBU den Det legges ut informasjon om offentlig søkerliste på rektorstillingen i løpet av dagen i dag. 12/17 I Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Akademikerne: Arbeider med forestående årsmøte. Forskerforbundet: Forskerforbundet vil komme til å endre styresammensetning etter omorganiseringen. De har påbegynt arbeidet med rekruttering og valg av lokalt tillitsvalgte. Skal benytte elektroniske valg. Parat og NTL: Planlegger årsmøte i midten av mars. Jobber også med rekrutering av lokalt tillitsvalgte. 13/17 D Orientering om omorganisering Det vises til styreen. 14/17 D Tilpasningsavtale for NMBU Tilpasningsavtalen drøftes endelig på neste IDF-møte. Torborg Storaas orienterte kort om hvordan tilpasningsavtalen er bygget opp og tilpasset ny Hovedavtale. Tjenestemannsorganisasjonene har følgende synspunkter til utkast til tilpasningsavtale; det vises for øvrig til tidligere innspill sendt inn til arbeidsgiver fra Forskerforbundet. Pkt 7: bør nummereres/skrives om Nivåene for medbestemmelse bør beskrives dvs. 1,2 og 3 Funksjonen daglig kontaktpunkt for administrasjonsdirektør og for dekanen, må presiseres. «3 representanter 1 hovedrepresentant pluss 2 bisittere» - her mener man det bør stå slik det stod før. Tilpasningsavtalen må vise til vedtatte fullmakts matriser jf. NMBUs styringsreglement 13: delegasjon fra rektor hvilken betydning får det når rektor da selv er til stede i IDF- møter. Organisasjonskartet bør vedlegges tilpasningsavtalen Man ønsker inn et punkt som omhandler IA- avtalen/ia-arbeid S. 2 nederste avsnitt er uklart og bør presiseres. Øverst side 4 kapittel 3; «ID-møter» bør rettes til «IDF-møter» i forkant av styremøter Hovedsammenslutningsmodellen partene må avklare nærmere hva som ligger i denne 2

3 IDF nr HTA US Sak s. 3: Samme tillitsvalgte på driftsenhetsnivå og virksomhetsnivået, mener dette er helt OK s 4; informasjon er bør i større grad forelegges sentralt IDF i planleggingsfasen Partene er enige om at det gjennomføres et arbeidsmøte i forkant av neste drøfting. 15/17 I Statsbudsjettet for 2017 kap Tildelingsbrev for NMBU Dokumentet ble gjennomgått av administrasjonsdirektøren under USene. 16/17 D Regelverk for utlån av rom ved NMBU. Anne Syversen Høvde, EIA redegjorde for en. Regelverket har hjemmel i 8 i alkoholloven. Arbeidsgiver e vil arbeide for at flere kan få tilgang til Samfunnet, slik at Samfunnet kan brukes mer effektivt. Tjenestemannsorganisasjonene mener det bør skilles mellom ansatte og studenter i dette regelverket. Mulige konsekvenser ved overtredelse bør gjøres klarere. Tjenestemannsorganisasjonene mener at det må fremlegges dokumentasjon på at ansattes festlige aktiviteter er et utbredt problem i forhold til tilgrising/opprydding. Forslaget fremstår som en urimelig innskjerping av goder ansatte har spesielt dersom det ikke er dokumentert at dette har vært et problem. 17/17 Saker til universitetsstyremøtet den I 7/17 Status fra Prosjektstyret Denne en ble drøftet både den og i IDF møte den Trond Furuberg var til stede den Campusplanen. Rektor orienterte kort om status i en. Tjenestemannsorganisasjonene viser til at de ikke er kjent med den prosessen som er lagt opp i arbeidsgruppene og at det ikke har vært informert tilstrekkelig om dette i IDF- apparatet. Tjenestemannsorganisasjonene etterlyste den informasjon om foreløpig Campusplan som har blitt gitt til øverste ledergruppe, samt en plan for involvering og medbestemmelse for de ansatte før denne planen skal legges frem for universitetsstyret i begynnelsen av mars. Hvis utkast til campusplan er ferdig 15.2, er dette alt for kort tid til å involvere og sikre medbestemmelse. Campusplanen er en drøftings med de tillitsvalgte og en som må behandles i Arbeidsmiljøutvalget. De tillitsvalgte ber om at det i tillegg settes opp allmøter hvor ledelsen presenterer planen for de ansatte, inklusive oversikt over økonomiske konsekvenser av ulike valg. Saken bør også sendes ut på høring så fort som mulig slik at høringssvarene kan vektlegges før en lukkes. Hovedverneombudet viser til at det er nødvendig i en slik plan å vise til hvor IDF, AMU og fakultetene mv kommer inn. Det er ekstra viktig at miljøene på Ås som ble ekstra berørt i omstillingen blir hørt. HVO ber 3

4 IDF nr HTA US Sak arbeidsgiver merke seg at både de sentralt tillitsvalgte og hovedverneombudet er aktive informasjonsspredere, noe som fordrer at de er godt informert og må få god kjennskap til og informasjon om pågående arbeid og prosess. Tjenestemannsorganisasjonene krever en plan fra rektor om reell involvering etter US møtet den 9.mars Tjenestemannsorganisasjonene mener derfor at US ikke kan fatte et endelig vedtak 9.mars. Administrasjonsdirektøren orienterte om at man arbeider med en plan for medbestemmelse opp mot campusarbeidet. Administrasjonsdirektøren vil levere en slik plan i løpet av inneværende uke. Rektor vil redegjøre for en slik plan i styremøtet 19. januar og vil presentere en omforent plan for styret i møtet den 9. mars. Tjenestemannsorganisasjonene gir utrykk for en sterk bekymring for en eventuell utsettelse av SLP prosjektet, både mht. de ansatte og for NMBUs økonomi. I tillegg vil økonomiske overskridelser få alvorlige konsekvenser for det som står på kuttlisten, bl.a. viktige funksjoner i vetereinærutdanningen og Fellesbygget som er viktig for hele NMBU. I 8/17 Halvårsrapport internrevisjon Tjenestemannsorganisasjonene peker på viktigheten av å følge opp anbefalingene fra internrevisor for å få på plass bedre rutiner mv., og at disse bør være like ved alle fakultetene. Administrasjonsdirektøren orienterte om oppfølgingen av revisjonsområdene etter forrige internrevisjonsrapport (IT, HR og Økonomi) Etter styremøtet vil det bli jobbet fram en oppfølgingsmatrise med de funn som er gjort av internrevisjonen og tiltak for disse. Tjenestemannsorganisasjonene viser til at det er viktig at involvering av tillitsvalgte og verneombud synliggjøres i en slik matrise. D 9/17 Orientering om omorganiseringen Rektor orienterte. Tjenestemannsorganisasjonene mener det er jobbet godt med omorganisering ute ved fakultetene. Tjenestemannsorganisasjonene mener arbeidsgiver ikke har fulgt tjenestemannslovens bestemmelser ved innplassering i noen av lederstillingene. Tjenestemannsorganisasjonene mener det har vært jobbet for lite med omorganisering i universitetsadministrasjonen, og at man ikke har klart å få ut synergier her. Etterlyser fortsatt plan for dette arbeidet og en bemanningsplan for universitetsadministrasjonen. 4

5 IDF nr HTA US Sak Arbeidsgiver har lagt til grunn tjenestemannslovens bestemmelser (tjml. 12), samtidig som en prosess for innplassering har vært drøftet med tjenestemannsorganisasjonene. Slike prosesser innebærer avveining mellom overtallighet, innplassering og utlysning av stillinger, og arbeidsgiver mener at dette er ivaretatt. Dette vil også være en som vil bli tatt opp i forbindelse med evalueringen av omstillingen. Arbeidsgiver vil påpeke at det foreløpig ikke har vært aktuelt med omorganisering av avdelingene i UA, ut over det som allerede er forhandlet fram (Felles ressurssenter, EIE og Ledelsesstaben). Flere av avdelingene (KOM, POA, IT og FIE) har startet en prosess med gjennomgang av avdelingen. Dersom det foreslås endringer i organiseringen vil dette bli lagt frem til forhandling, med en påfølgende bemanningsplan. Tjenestemannsorganisasjonene etterspør en plan og prosess for evaluering. De mener det er viktig ha en kort oppsummering/rapport av hva vi kan lære av denne prosessen til kommende omstillinger. En evaluering må også ta opp i seg hvordan medbestemmelsen har fungert i starten av prosessen. Arbeidsgiver opplyste at det jobbes med plan for evaluering. Rektor orienterte om at man nå diskuterer ulike måter gjennomføre denne evalueringen på. Dette har vært tatt opp i ledergrupper, IDF og vil også bli tatt opp med US. Tjenestemannsorganisasjonene bemerket at det nå lyses ut flere instituttlederstillinger på flere fakultet med relativt høy avlønning og de tillitsvalgte etterspør om vi egentlig får noen besparelser på lederstillinger i denne omstillingen. I 10/17 Tildelingsbrevet NMBU 2017 Administrasjonsdirektøren gjennomgikk tildelingsbrevet og omtalte de viktigste punktene. Særskilt bemerket hun de særskilte krav til NMBU i punkt 2.3 «Overordnede sentrale forventninger til NMBU». Tjenestemannsorganisasjonene viser til at enhetene bør gjøres oppmerksom på at man kan søke om en lærling i mars måned. Administrasjonsdirektøren orienterte om at NMBU per i dag har 17 lærlinger i virksomheten. D 11/17 Saldering budsjett 2017 innarbeiding av økt avbyråkratiseringsog effektiviseringskuttet Rektor informerte kort om en. Tjenestemannsorganisasjonene gjentar at de er uenige i ledelsens håndtering av kuttene og anbefaler å bruke av NMBUs reserve. 5

6 IDF nr HTA US Sak I 12/17 Forslag til styremedlemmer som skal oppnevnes av Kunnskapsdepartementet Orientering om en og prosessen ved prorektor Halvor Hektoen. Det ble vist til innspill på nye navn fortsatt er mulig. Tjenestemannsorganisasjonene stiller spørsmål ved hvorfor det ikke er foreslått noen kandidater fra akademia, og mener listen er mangelfull i så måte. Det vises til at departementet ikke har uttalt noe i brev av , som tilsier at dette ikke hadde vært mulig. De tillitsvalgte tror at det kan være nyttig å få inn god kompetanse fra andre universiteter eller høyskoler i Universitetsstyret. I 13/17 Kvalitetsmelding 2016 Rektor orienterte om en. Ingen kommentarer. I 14/17 Forskrift om studier ved NMBU Rektor orienterte om en. FF, Parat og Akademikerne krever under møtet drøfting av en og har følgende kommentarer/innspill: Tjenestemannsorganisasjonene viser til at det i forskriften er skilt mellom «veterinær-/dyrepleier» og «campus Ås». Dette er et ulogisk skille, og fører dessuten til at forskriften må revideres ved flytting. s. 115;119 Endres til NMBUs offisielle postadresse/e-postadresse. s. 124: Studentens veileder skal «fortrinnsvis» være til stede. Det bør avklares om tilstedeværelse er å forstå som en plikt eller et valg. s. 127: «etter forslag fra fakultetene.». Her må det fremgå hvem ved fakultetene som har denne myndigheten beskrivelsen må følge fullmakts matrise Administrasjonsdirektøren vil ta innspillene med til sansvarlig for avklaring. I 15/17 Endringer i NMBUs ph.d.-forskrift/revisjon av dr.philos.-forskrift Ingen kommentarer 18/17 Eventuelt Tjenestemannsorganisasjonene etterspør «stillingsbank» /rutine for informasjon om ledige stillinger knyttet opp mot arbeid med IAavtalen. Arbeidsgiver kommer tilbake til en. 6

7 7