Elise Kongsvik, Gunnar Christensen, Lone Haugsvær, Sigrid Lise Nonås, Astri Inga Kamsvåg, Anette Undheim, Maj-Brit Iden, Kristine Milch

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Samarbeidsutvalget Dato: kl. 12:15 Sted: Kollegierommet Arkivsak: 18/00096 Tilstede: Elise Kongsvik, Gunnar Christensen, Lone Haugsvær, Sigrid Lise Nonås, Astri Inga Kamsvåg, Anette Undheim, Maj-Brit Iden, Kristine Milch Forfall: Øystein Thøgersen Protokollfører: Kristine Milch SAKSKART Side ssaker 39/18 14/ Godkjenning av innkalling og protokoller og (sirk.) 2 40/18 16/ Informasjon om pågående omstilling- Informasjonssak 3 41/18 18/ Omgjøring av stillingskode ved utlysning av stilling på seksjon for utdanningskvalitet - drøftingssak 5 42/18 15/ Arbeidsmiljøundersøkelsen Informasjonssak 6 43/18 18/ Informasjon på arbeidet med budsjett informasjonssak 7 44/18 14/ Eventuelt Orienteringssaker 1

2 Sted, Gunnar E. Christensen møteleder 39/18Godkjenning av innkalling og protokoller og (sirk.) 1 Samarbeidsutvalget /18 Samarbeidsutvalget godkjenner møteinnkalling og 2 protokoller, og , sistnevnte etter behandling på sirkulasjon. Ang. sak 31/18 i protokoll av : Arbeidsgiver presiserer at den endringen som er gjort på Enhet for prosjekt og ledelsesstøtte også innebærer at Trude Gudmundset har fått ny organisatorisk tilknytning. Hun rapporterer nå direkte til rektor. Ang. sak 42/18 i møteinnkalling : Arbeidsmiljøundersøkelsen skjer i 2018, ikke Med ovennevnte endringer godkjennes møteinnkalling og protokoller og

3 40/18Informasjon om pågående omstilling- Informasjonssak 1 Samarbeidsutvalget /18 Arbeidsgiver informerer om status knyttet til: - Seksjon for IT Arbeidsgiver vil gå inn for å skille ut IT som en egen avdeling. Dette er også i tråd med intensjonsvedtaket fra styret i deres møte i juni Saken vil bli tatt opp i neste SU som en drøftingssak Tanken er at avdelingsleder på IT da, i hvert fall i første fase, vil rapportere direkte til prorektor Gunnar E. Christensen Innen 1-2 år må man videre avklare den endelige organiseringen av ITfunksjonen Det vil bli satt ned et digitaliseringsutvalg med representanter for ulike deler av organisasjonen. Utvalget må få et mandat, og medlemmer utvelges på bakgrunn av dette. De tillitsvalgte utfordres til å komme med forslag til utvalgsrepresentanter De tillitsvalgte: SU er et viktig organ i forhold til omorganiseringer, som endringen av IT vil være. Viktig at slike saker blir behandler i SU før endelig beslutning blir tatt, selv om styret har behandlet saken. - Seksjon for drift Rapporten som ble avgitt i februar 2018 konkluderte med at det ikke ville bli store endringer i seksjon for drift til tross for at Statsbygg skal overta eierskap til Høyblokken Det ble også stilt spørsmålstegn ved servicenivået til seksjon for drift i denne rapporten. Dette er det ikke tatt endelig stilling til nå. I forbindelse med ombyggingen vil det bli to campus, noe som vil føre til økt arbeid for de ansatte i seksjon for drift. Det vil snart bli utlyst 2 stillinger på seksjon for drift; 1 fast og en midlertidig stilling i 3 år. I tillegg er det mulig at det også vil bli behov for å ansette en egen vaktmester i Merinobygget. Dette på grunn av en kjele i dette bygget som krever et spesielt sertifikat. 3

4 De tillitsvalgte: Hvis de ansatte som nå jobber midlertidig i seksjon for drift søker de to ledige stillingene, kan man risikere at en av dem er aktuell for den midlertidige. Hvis vedkommende da blir ansatt i tre år, kan dette betyr krav på fast ansettelse. Dette bør arbeidsgiver være klar over. - Servicesenteret Det er ikke tatt endelig avgjørelse om videre organisering av dette arbeidet Det vil bli satt ned en arbeidsgruppe som skal se på dette. Gruppen vil bestå av 1 administrativt ansatt, en fra instituttadministrasjonen, en student og en tillitsvalgt. De tillitsvalgte oppfordres til å melde inne en kandidat. Når det gjelder lederstillingen, avhenger dette av konklusjonen til denne arbeidsgruppen om hele situasjonen til servicesenteret videre. 4

5 41/18Omgjøring av stillingskode ved utlysning av stilling på seksjon for utdanningskvalitet - drøftingssak 1 Samarbeidsutvalget /18 Samarbeidsutvalget støtter arbeidsgivers forslag om å omgjøre stillingskoden fra rådgiver til seniorrådgiver ved utlysning av ledig stilling i seksjon for utdanningskvalitet. De tillitsvalgte støtter endringen arbeidsgiver foreslår. Samarbeidsutvalget støtter arbeidsgivers forslag om å omgjøre stillingskoden fra rådgiver til seniorrådgiver ved utlysning av ledig stilling i seksjon for utdanningskvalitet. 5

6 42/18Arbeidsmiljøundersøkelsen Informasjonssak 1 Samarbeidsutvalget /18 Saken gjelder arbeidsmiljøundersøkelsen 2018, ikke Arbeidsgiver informerer om at undersøkelsen er sendt ut i dag. Svarfristen er tre uker. Deretter vil det bli oppfølging av resultatene av undersøkelsen. I forkant av at undersøkelsen er sendt ut, har det vært en del diskusjon i enkelte enheter knyttet til faktaark 1. Dette faktaarket skulle leder og verneombud fylle ut i fellesskap. Hovedverneombud Per Manne har vært sentral i en del avklaringer knyttet til dette. I etterkant av undersøkelsen vil det bli gjort en evaluering av hele opplegget. Da vil det, blant annet, bli satt fokus på om noe bør gjøres annerledes neste gang en slik undersøkelse skal gjennomføres. 6

7 43/18Informasjon på arbeidet med budsjett informasjonssak 1 Samarbeidsutvalget /18 Samarbeidsutvalget tar arbeidsgivers informasjon til orientering. Arbeidsgiver informerer om at budsjettarbeidet nå er godt i gang. Alle enheter har vært i kontakt med seksjon for økonomi, og det skal gis en «løyperapport» i styremøtet i november. Endelig budsjett for 2019 blir, som vanlig, behandlet på styremøtet i desember. Når det gjelder bemanningsbudsjettet, har styret fattet et vedtak på antall T/A-ansatte. I virkeligheten har antallet T/A- ansatte økt siden dette vedtaket ble fattet, ikke redusert slik som det var vedtatt. Dette skyldes bl.a. den midlertidige stillingen som leder av servicesenteret, to nye ansettelser på studieadministrativ avdeling, administrativt ansatte på FAIR og CSI. På vitenskapelig side er antall faste stillinger stabilt. Når det gjelder antallet stipendiater, har dette økt, og stipendiatbudsjettet må derfor økes også for Tillitsvalgte: Økonomiavdelingen bør oppfordres til å åpne systemene for registering av budsjettet tidligere enn de nå gjør. I år ble dette åpnet en uke før registreringen skulle være ferdig. Det er altfor kort tid til å kunne gjøre et grundig arbeid. Samarbeidsutvalget tar arbeidsgivers informasjon til orientering. 7

8 44/18Eventuelt Samarbeidsutvalget /18 Utarbeides i møte. Parat: Hva skjer med utlysning av direktørstillingen på NHHE? Arbeidsgiver opplyser at selve rekrutteringen nå er ute på anbud. Dette fordi vi trenger bistand med denne rekrutteringen. Fristen på anbudet er en måned. I tillegg jobber arbeidsgiver nå med behovsanalyse og kravsspesifikasjon til stillingen. NTL: 1. Har arbeidsgiver vurdert mulighet for trening i arbeidstiden? Arbeidsgiver har tidligere vurdert dette, og kommet til at det ikke er aktuelt. Men; hvis ansatte nå ønsker dette, kan tillitsvalgte ta det opp og da gjennom AMU. 2. Er anbudskonkurransen for matlevering på NHH nå avgjort? Anette Undheim opplyser at den er avgjort. Resultatet er at Safari vant møtematsleveransen, mens Sammen vant leveransen til selskap. Wilberg sin avtale går ut (Unntatt off. jf. offl. 13) 8