Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB

Transkript

1 Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: UMB, Styrerommet Tid: fredag , kl Til stede: Arbeidstakersiden: Arbeidsgiversiden: Fra Sekretariatet: Referent: Saksliste: 1/2013 2/2013 Kurt R. Johansen, Parat UMB Trude Wicklund, Tekna UMB Anne Gravdahl, NITO UMB Lise Thoen, Hovedverneombud UMB Ole Gjølberg, Forskerforbundet UMB Marit Nesje, Forskerforbundet NVH Signe Kroken, NTL UMB Jannicke Thom, NTL NVH Elin Pålerud, Parat NVH Caroline Wiik, Akademikerne NVH Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB (møteleder) Administrerende direktør Birger Kruse, NVH Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot, UMB Torborg Storaas, personalsjef NVH Knut Moksnes, sekretariatsleder Malena Bakkevold, prosjektleder OPAD Kai Tilley, FS/OPAD Anne Marie Bjørkeng UMB **** Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av referat fra IDF-møtet /2013 FS-05/13 Styringsdokument for fellesstyret 2013 endelig godkjenning (D) 4/2013 FS-06/13 Strategi for NMBU - oppsummering av høring og prosess videre (I) 5/2013 FS-07/13 Rekrutteringsplan for NMBUs lederstillinger første gangs drøfting (I) 6/2013 FS-08/13 Organisasjonskart for administrative funksjoner første gangs (D) drøfting 7/2013 FS-09/13 Styringsreglement for NMBU endelig vedtak om utfyllende (D) bestemmelser og fullmaktsfordeling 8/2013 FS-10/13 Fellesstyrets kommunikasjons- og kulturplan 2013 (D) 9/2013 FS-11/13 Byggeprosjektene oppnevning av brukergrupper (D) 10/2013 FS-12/13 Fellesstyrets arbeidsplan (I) 11/2013 Eventuelt Innkallingen til møtet ble sendt den og sakspapirene ble sendt Sakspapirene til Fellesstyrets møte den ligger på følgende side:

2 1/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Merknader til innkallingen: Forskerforbundet UMB hadde følgende merknad til innkallingen: Forskerforbundet beklager at saksdokumentene sendes ut så kort tid før møtet. Dette er en praksis som er uheldig for å få gjennomført en god fusjonsprosess. FF UMB vil oppfordre FS til å kreve at sekretariatet sender ut sakene mye tidligere. OPAD v/ Malena Bakkevold gis anledning til informasjon om status for fusjonen. NITO UMB ønsker å ta opp forankring av omstillingshåndboken i felles IDF under pkt. eventuelt. 2/2013 Godkjenning av referat fra IDF-møte 30. november 2012 Referatet fra felles IDF den godkjennes med følgende merknader: Setningen «Alle var enige om at dette er en nyvinning og at det er naturlig at man må vise en fleksibilitet i hvordan man fortolker bestemmelsene i loven." tas ut av referatet.. Forskerforbundet ved UMB hadde i tillegg følgende merknad til hvordan referatet fra forrige IDF møtet ble behandlet: FF UMB beklager at arbeidsgiver overlater til FS et uferdig og ikke korrekt referat fra IDF møtet. Følgende tas inn i referatet sak 73/12: NTL-UMB vil se på muligheten for en formalisert avtale om vern mot outsourcing av tjenester på NMBU for å sikre trygghet i omstillingen. NTL-UMB vil komme tilbake til dette Merknad i forbindelse med sak 2/2013: Arbeidsgiver har utarbeidet et notat vedrørende forhandlingsretten i spørsmål hvor FS har beslutningsretten. Arbeidsgiver vil ta opp med FS om man for fremtiden kan gis anledning til å gjengi de refererte synspunktene fra felles IDF, etter hvert som sakene er oppe til behandling i styremøtene. Utkast til referat fra møtet i dag ferdigstilles i løpet av fredag den og tjenestemannsorganisasjonene gis anledning til å komme med merknader til utkastet innen mandag , kl

3 3/2013 FS-05/13 Styringsdokument for fellesstyret 2013 endelig godkjenning Styringsdokumentet for fellesstyret, under «Delegasjon fra fellesstyret» stilte NTL-UMB spørsmål om forslaget hvor FS delegerer fullmakter til styreleder er lov iht UHL 10.1.b. IDF møtet den fikk utlevert kopi av mail der en saksbehandler i KD svarte sekretariatsleder på dette spørsmålet og konkluderte med at dette var lov. Er dette dokumentert? NTL UMB mente at opprettelse av arbeidsgrupper bør vedtas i FS. Samtlige tjenestemannsorganisasjoner var enige i at FS i sin delegering av myndighet må la det fremkomme klart hvem delegasjonen omfatter helt ned på konkret funksjon. Det må i delegasjonsvedtaket fremgå at hensynet til medbestemmelse er vurdert og sikret i forbindelse med delegasjonen. Siri Margrethe Løksa orienterte kort om hovedpunktene om endringene i sekretariatet, som skal behandles i FS møte Akademikerne NVH oppfordret til at nytt sekretariat bør møte felles IDF. Arbeidsgiver tar dette innspillet videre. Parat NVH pekte på betydningen av å synliggjøre for departementet hva denne prosessen koster institusjonene. Siri Margrethe Løksa redegjorde for hva som er avsatt ved den enkelte institusjoner til dekning av ekstraordinære tiltak, til sammen 12 millioner kr på de to institusjonenes budsjett. Dette til dekning av systemkostnader, opplæring og it-systemer mv. Får man ikke mer av departementet må ambisjonsnivået senkes. FF UMB hadde følgende merknad til styreleders fullmakt ihht. Universitets- og høgskoleloven 10-1 (a) og( b): Det er viktig å holde fast ved at 10-1 dreier seg om rektors ansvar og oppgaver (a) slår fast at rektor på styrets vegne har det overordnede ansvaret for ledelse av institusjonens virksomhet. Univl 10-1 (b) åpner for fullmakt til rektor i saker som haster eller som ikke er så viktige at det kreves innkalt til ekstraordinært styremøte. Det bør presiseres at når en slik fullmakt delegeres til FS- leder, så gjelder dette kun helt spesielle hastesaker og saker av mindre betydning. NTL UMB påpekte viktigheten av at man ivaretar kravet om medbestemmelse også i de tilfeller hvor styrets leder på fullmakt fra FS inngår juridisk bindende avtaler på vegne av institusjonene. 4/2013 FS-06/13 Strategi for NMBU oppsummering av høring og prosess videre Siri Margrethe Løksa redegjorde for saken og forslag til vedtak. Tjenestemannsorganisasjonene hadde ingen merknader til forslag til vedtak i saken. 3

4 5/2013 FS-07/13 Rekrutteringsplan for NMBUs lederstillinger første gangs drøfting Siri Margrethe Løksa redegjorde for saken og forslag til vedtak. Hun hadde følgende presiseringer i forhold til saken slik den er fremstilt; evt. kunngjøring av ledige lederstillinger kan først skje etter at det er tatt stilling til evt. innplassering av administrative ledere som et ledd i omstillingsprosessen. det er ikke tatt endelig stilling til om det er grunnlag for å forlenge noen lederstillinger til evt. ut i Oppnevning av valgstyre er ikke omtalt i saksdokumentet og vil bli tatt inn. Det ble også bemerket at saksdokumentets omtale av «rektor» foreslås endret til «rektoratet». NTL UMB og Parat UMB presiserte at det er viktig å ivareta driften i de enkelte virksomheter slik at man ikke avventer tilsetting dersom åremål for instituttlederstillinger går ut i Her bør institusjonsstyrene tilsette. Viktig at instituttleder har legitimitet blant de ansatte. FF UMB påpekte at man burde kunne sette tidsfrist for oppnevning av nominasjonskomite til marsmøtet, slik at rekruttering av NMBUs rektor kommer i gang raskere. NTL UMB rettet følgende konkrete spørsmål til FS: Har man en «plan B»- dersom det ikke bevilges penger i revidert budsjett? Dette må FS gi et svar på, jf. FS vedtak hvor man har besluttet sammenslåing fra , forutsatt at oppstartbevilling gis i revidert budsjett. Kan det evt bli fusjon uten oppstartbevilgning og kan man ansette rektor og dekaner før dette er avklart? Man bør også ta stilling til eller si noe om hvilke konsekvenser det får for fusjonsprosessen dersom slik bevilling først gis ved ordinært statsbudsjett til høsten hvor langt skal man gå inn i fusjonsprosessen når det hersker tvil om det kommer penger. Dette var et spørsmål som også var viktig for Parat-UMB å få svar på. 6/2013 FS-08/13 Organisasjonskart for administrative funksjoner første gangs drøfting Siri Margrethe Løksa redegjorde for saken og forslag til vedtak. Alle tjenestemannsorganisasjonene representert i møtet mener modell B vil være den beste og er den beste løsningen i forhold til en overgang til normalmodellen. I valg av modell må det legges avgjørende vekt på klare styringslinjer og en tydelig øverste administrative leder. Modell B innebærer færre direktører. FF UMB påpekte at FS har vedtatt at man i 2018 skal tilbake til normalordningen- dette er vedtatt av FS. Dersom man skulle velge Modell A, ville dette derfor under enhver omstendighet være en midlertidig 4

5 løsning. Dette var også Parat-UMBs viktigste begrunnelse for å velge modell B. NTL-UMB stilte spørsmål om hvorfor SHF og SKP ikke er med på organisasjonskartet i de to modellene? 7/2013 FS-09/13 Styringsreglement for NMBU endelig vedtak om utfyllende bestemmelser og fullmaktsfordeling Siri Margrethe Løksa redegjorde for saken og forslag til vedtak. Hun hadde følgende presiseringer i forhold til saken slik den er fremstilt; Vedtaket om tilsettingsfullmakten og beskrivelsen av de enkelte utvalg må inneholde personlige vara for de enkelte oppnevnte. I beskrivelse av tilsettingsutvalget for administrative og tekniske stillinger må siste avsnitt, første punktum endres til: De to arbeidsgiverrepresentantene og representantene for tjenestemennene oppnevnes for fire år av gangen og følger valgperiodene for de øverste styringsorganene ved NMBU. Tjenestemannsorganisasjonene ved UMB slutter seg til forslag om vedtak i saken om tilsettingsfullmakten. Det ble vist til at dette er et kompromisssom muliggjør at man kan konkurrere om de beste kandidater til stillingene.. FF UMB pekte spesielt på viktigheten av rask saksbehandling i forhold til de tilsettinger det legges opp til at styret selv skal gjøre, jf. univl 6-3 (4) «kalling». Tjenestemannsorganisasjonene ved NVH mener at tilsettingsmyndigheten ved NMBU må legges til fakultetsnivået. Begrunnelse; Likt system for tilsetting uansett stillingskategori enhetlig tilsettingsordninger for hele universitetet Ressursbesparende samtidig som det gir bedre kvalitetssikring Styrker fakultetet som strategisk organ 8/2013 FS-10/13 Fellesstyrets kommunikasjons og kulturplan 2013 Siri Margrethe Løksa redegjorde for saken og forslag til vedtak. FF UMB bemerket at saksfremlegget berører både smått og stort, og at saken i større grad burde angitt de store grepene som FS må gjøre for å få dette til. Parat NVH bemerket at det er viktig å dra i gang en samhandling og informasjon opp mot forskningsmiljøene i de to virksomhetene. Det er også viktig at man etter hvert ser på hvordan man viderefører institusjonenes ulike tradisjoner/seremonier videre inn i NMBU? 9/2013 FS-11/13 Byggeprosjektene oppnevning av brukergrupper 5

6 Siri Margrethe Løksa redegjorde for saken og forslag til vedtak. Sekretariatsleder orienterte kort om de ulike faser i brukerutstyrsprosjektet. Målet er å gi en samlet informasjon i en sluttrapport. Sekretariatet vil sørge for at nyhetsbrevet inneholder en status/fremdrift i de ulike gruppene. FF-UMB og Akademikerne UMB påpekte nødvendigheten av at også personale ved UMB inviteres til å delta i arbeidet med å planlegge og utforme læresaler og laboratoriefasiliteter. Det ble påpekt at alle slike rom skal betraktes som en felles ressurs for hele universitetet.en representant for UMB må inn i denne gruppe C knyttet til kurs saler. Arbeidsgiver tar dette videre. 10/2013 FS-12/13 Fellesstyrets arbeidsplan 11/2013 Eventuelt: Siri Margrethe Løksa redegjorde for saken. Planen oppdateres fortløpende. Man har nå gjort en klarere presisering av hvem som er ansvarlig for den enkelte sak, hva den inneholder og tidspunkt for når saken skal behandles. Saken tas til orientering. Orientering v/malena Bakkevold Status OPAD Innspill fra arbeidsgiversiden: Ønsker at sekretariatet sender ut kort, ukentlig nyhetsbrev med siste nytt til de ansatte. Også opprette «Siste nytt kolonne/rute» på nettsidene med link til Lifesciense.no. Dette vil lette muligheten for informasjon for den enkelte ansatte. Foreløpig referat fra FS møter legges ut som et foreløpig referat godkjent av styreleder. Omstillingshåndbok forankring i IDF spørsmål fra NITO UMB: Personalsjef Torborg Storaas NVH orienterte kort om status i arbeidet med utarbeidelse av en omstillingshåndbok. Partene ble enige om at omstillingshåndboken forankres i felles IDF. Felles samling mellom arbeidsgruppeledere og tjenestemannsorganisasjonene ved UMB/NVH. Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot orienterte om en felles samling hvor intensjonen er å diskutere bl.a. omstillingshåndbok og arbeidet med et personalreglement. Kommer tilbake med mulige datoer for en slik samling, foreløpig er aktuelle datoer februar evt februar. 6