FS-135/2013 Spørsmål om utarbeiding av profilfilm for NMBU

Transkript

1 FS-135/2013 Spørsmål om utarbeiding av profilfilm for NMBU Møtedato: 25. oktober 2013 Saksansvarlig: Mette Risbråthe Saksbehandler: Mette Risbråthe Etter avtale med Fellesstyrets leder legges saken fram uten forslag til vedtak. 22. oktober 2013 Jan Olav Aasbø sekretariatsleder 1

2 Sekretariatsleder legger fram for FS spørsmålet om det skal bevilges midler til utarbeides profilfilm med sikte på lanseringen av NMBU Spørsmålet om profilfilm har vært reist av prosjektgruppa for merkevareplattform og profilprogram. Spørsmålet har vært drøftet i styringsgruppa for prosjektet. Styringsgruppa er delt i dette spørsmålet. Påtroppende rektorat ønsker det skal utarbeides profilfilm slik det er beskrevet fra prosjektets side. Når spørsmålet om å bevilge midler for å utarbeide profilfilm legges fram for FS nå, er det fordi dette har kommet opp som et sterkt virkemiddel i forbindelse med lanseringen av NMBU, og som, i tilfelle man ønsker å gjennomføre dette, må avklares nå skal man rekke å ha film klar til Vedlagt følger notat fra prosjektleder for merkevare-/profilprogramprosjektet som nærmere redegjør for saken. Notatet peker på profilfilm som et slagkraftig virkemiddel ved lansering av NMBU. Det pekes spesielt på: Profilfilm bidrar til å øke kjennskapen og kunnskapen til NMBUs virksomhetsområder er en unik anledning som må benyttes for å vise fram NMBU Film er et hardtslående emosjonelt virkemiddel som kan skape de rette oppfatningene eksternt, så vel som internt ved NMBU Tidligere vedtak I sak 48/13 behandlet FS de økonomiske rammene for merkevareplattform- og profilprogramprosjektet. Følgende kostnadsbilde ble presentert: Totalt kostnadsbilde - må behandles i forbindelse med budsjettet 2014, evt. seinere Post Behov (1000 kroner) Rådgivning, Norsk Designråd Forprosjekt, Halogen AS Hovedprosjekt, designbyrå Web, implementering av visuell profil Nytt profileringsutstyr og trykksaker Internlansering av visuell profil januar Skilting på Adamstuen og Ås Adgangskort til 7000 personer Totalt Totalkostnader , utvikling og implementering 7255 Styret ga sin tilslutning til rammen for 2013, men forutsatte at spørsmålet om den økonomiske rammen til gjennomføring og implementering ble vurdert i de årlige budsjettbehandlingene. Som det går fram av oversikten er ikke profilfilm innarbeidet i budsjettet for Opplegget som presenteres legger til grunn at profilfilmen er klar til Dermed vil kostnadene 2

3 påløpe i Skal profilfilmen gjennomføres, må det til en tilleggsbevilgning i 2013 da det ikke er rom for omdisponering av de gitte budsjettmidlene. Budsjettet for profilfilmen er kr Det vises til egen sak om revisjon av 2013-budsjettet på FS-møtet i oktober hvor det framgår at det gjenstår udisponert på FS budsjett ca 1,7 mill kroner. Sekretariatsleders vurdering Da merkevareplattform-/profilprogramprosjektet ble igangsatt, var det en forutsetning at man skulle komme tilbake til spørsmålet om implementering av tiltak og finansiering av disse i forbindelse med de årlige budsjettbehandlingene. Når spørsmålet om å utarbeide profilfilm kommer nå, «utenom tur», må det ses i sammenheng med arbeidet med utvikling av ny visuell profil og er et resultat av den kreative prosessen med utvikling av denne, og de behov man har avdekket inn mot en effektfull lansering av NMBU Sekretariatsleder vil spesielt peke på: Å utarbeide profilfilm ligger ikke innenfor de gitte økonomiske rammene, og å utarbeide slik film bidrar til å øke de økonomiske rammene for hele prosjektet, evt at andre viktige tiltak i prosjektet må utgå eller nedtones. Å utarbeide profilfilm er ikke vurdert i en helhetlig sammenheng sammen med andre virkemidler for implementering av merkevareplattform og profilprogram Profilfilm kan utarbeides seinere Signalene som er kommet om at bruk av midler i dette omfang kan være med på å svekke legitimiteten til merkevareplattform/-profilprogramprosjektet Etter avtale med Fellesstyrets leder legges saken fram for FS uten forslag til vedtak. På FSmøtet avgjør styret hvordan saken skal håndteres. For ordens skyld kan det opplyses at å engasjere Neue/Anorak slik det er beskrevet er tatt høyde for ved utlysning av anbudet og ligger innenfor reglene om kontraktering etter lov om offentlige anskaffelser. 3

4 NOTAT fra prosjektleder for utvikling av merkevareplattform og profilprogram Innledning Ny visuell identitet skal etter planen vedtas i Fellesstyret 29. november. Prosjektgruppa har da i underkant av en måned til å implementere ny visuell profil på alle flater og i alle kanaler. Det er ikke mulig å få til en full integrering i løpet av så kort tid, og prosjektgruppa vurderer tiltak som må være på plass til oppstart. I første fase vurderer vi hvilke kanaler, flater og dokumenter som skal være endret til årsskifte. Vi ser på hvilke grep som er mulig å gjøre i løpet av kort tid og gjør utvalg av flater som skal være ferdig implementert til årsskiftet. Arbeidet foregår parallelt med utforming av ny visuell profil. Idé Prosjektgruppa har vurdert hvilke kommunikasjonstiltak som vil gi en tydelig, sterk og slagkraftig markering av NMBUs oppstart i januar i kommunikasjon med våre målgrupper. En profilfilm vil være et relevant bidrag for å øke kjennskapen og kunnskapen om NMBUs virksomhetsområder. Vi skal samtidig som vi presenterer et nytt universitet, tiltrekke oss nye studenter og næringsliv, og opprettholde kontakt med forskningsinstitusjoner. Vi skal beholde verdien i eksisterende merkevarer og etablere noe helt nytt. Samtidig skal vi skape intern stolthet for det nye universitetet. Ideen om en profilfilm har kommet opp i forbindelse med arbeidet med ny visuell identitet. Film er et hardtslående emosjonelt virkemiddel som kan skape de rette oppfatningene hos fremtidige studenter og samarbeidspartnere, så vel som stolthet internt på tvers av campus og fagområder. Profilfilmen vil kunne benyttes på tvers av kanaler, og i mange ulike sammenhenger: I forbindelse med rekruttering, lansering, websiden, sosiale medier, mot presse etc. En film kan presentere menneskene og fagområdene som utgjør NMBU, og fokusere på det som gjør NMBU unik: NMBU tilbyr et mangfold av studier innen miljø- og biovitenskap NMBU har et forskningstungt miljø og har kompetanse som skal bidra til å sikre framtidens livsgrunnlag. Ettersom tiden er knapp og vi allerede har en rammeavtale med Neue/Anorak, har prosjektgruppa bedt leverandøren komme med et konsept og en pris på noe som er realistisk å få til innenfor tidsrammen. Konseptet presentert her er basert på ideer fra leverandøren. Målet er å integrere elementer fra den nye visuelle profilen i filmen etter at de er vedtatt. Det er derfor en fordel at samme leverandør som utvikler den visuelle profilen bistår i profilfilmen. Et alternativ er å la være å produsere en film eller å utsette produksjon av filmen. En utsettelse vil ikke gi den slagkraft og synlighet vi trenger fra dag én for å gjøre NMBU kjent. I møte 17. oktober ble film diskutert med styringsgruppa og fremtidig rektorat. Styringsgruppa er delt i sin tilråding. På den ene siden blir det stilt kritiske spørsmål om det å lage denne filmen nå er riktig økonomisk prioritering med tanke på den økonomiske 4

5 situasjonen ved NMBU. Det er også påpekt at det er for tidlig å lage en film nå. På den andre siden er argumentene at en film vil være et middel for å få til en slagkraftig lansering av NMBU, og at det er viktig å markere starten som bare er én gang. Det er også påpekt at det er en fordel at filmen er dynamisk og kan brukes i flere anledninger og lett kan utvikles til senere bruk. Konsept Den grunnleggende ideen med profilfilmen er å vise hva NMBU er gjennom å presentere menneskene som har et forhold til universitetet: ansatte, studenter, venner av NMBU og tidligere studenter. Ambisjonen er å ha rundt 50 personer intervjuet om deres drømmer for NMBU til Personene skal representere ulike fagområder, kulturer, nasjonaliteter og plasseres i ulike omgivelser utendørs og innendørs på begge campus. Kombinasjonen av utvalgte intervjuer kan bidra til å gjøre NMBU og fagområdene mer kjent, og til å skape en felles identitet. Alle intervjuene presenteres på en kampanjeside som legges over NMBUs nettside i en collage. Man kan klikke på bilde av en person og få se intervju med personen. Videre planlegges det å velge ut noen av intervjuene som settes sammen til korte filmer til ulike formål, som studentrekruttering, profilering av NMBU eller profilering av forskningsområder. Versjoner Profilfilmen kan brukes i mange sammenhenger over år og vi kan utvide med flere intervjuer. Ansatte og studentene kan bidra aktivt i produksjonen av filmen. Den kan fungere like godt internt som eksternt. Filmen kan være et sterkt bidra til lanseringen av NMBU (under arrangementer og i kanaler ved og rundt lansering). Den kan benyttes ved lansering, kongebesøk og representasjon. Den kan plasseres i kjøpte medier, og brukes aktivt i digitale medier for å skape omtale. På de nye nettsidene våre kan filmen fungere som en lanseringskampanje, som legges oppå forsiden og markerer tydelig overgangen til NMBU. Det legges opp til å klippe ulike lengder og versjoner av intervjuene, som vil gi muligheter for å være mer spisset inn mot utvalgte målgrupper, for eksempel med tanke på studentrekruttering og i representasjon av NMBU. Det vil også være mulig å lage ulike avslutninger, både med tanke på variasjon på taktisk budskap rundt søknadsprosessen Søk nå!, Vil du bli ingeniør og så videre. Fremdrift Manus og storyboard Opptak ferdigstilt Ferdiggjøring avsluttet Ferdig implementert 5

6 Økonomi En profilfilm er et ekstraordinært tiltak i forbindelse med lanseringen av NMBU, og er derfor ikke budsjettert med. Budsjettmessig kan en film plasseres flere steder: som en oppstarts- /lanseringskostnad, som en kulturbyggende kostnad, eller som en kommunikasjonskostnad. Pristilbud fra Neue/Anorak, som vi har rammeavtale med er: Kr ,-, inkludert idé, planlegging, manus, produksjon, ferdiggjøring og implementering, inkl. mva. 6