Elektronisk faktura Inngående (EHF) Anbefalt oppsett

Transkript

1 Elektronisk faktura Inngående (EHF) Anbefalt oppsett EN53 Import av elektronisk faktura Dokumentversjon september 2016 Selv om alt er gjort for at informasjonen skal være nøyaktig og fullstendig, kan opplysningene i dette dokumentet endres uten varsel. Unit4 AS er ikke ansvarlig for eventuelle feil i dokumentasjonen. Kontakt nærmeste Unit4 Support hvis du har spørsmål. MicrosoftExcel, Windows og Microsoft SQL Server er enten registrerte varemerker eller varemerker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre land. Oracle er registrert varemerke for Oracle Corporation og/eller andre land. Alle andre merkenavn, produktnavn og logoer er varemerker eller registrerte varemerker for de respektive eierne. Dette dokumentet inneholder informasjon som er rettighets beskyttet av Unit4 AS, og som selskapet betrakter som en forretningshemmelighet. Det er uttrykkelig avtalt at det ikke skal kopieres helt eller delvis, offentliggjøres, bekjentgjøres eller på andre måter gjøres tilgjengelig for noen tredjeparter verken direkte eller indirekte. Kopiering av denne dokumentasjonen for noe som helst formål er forbudt uten at det på forhånd er innhentet skriftlig samtykke fra Unit4 AS, Oslo, Norge. Med enerett. Unit4 AS Unit4 AS, Gjerdrums vei 4, 0401 Oslo, Norge Tenk på miljøet. Vær vennlig å ikke skriv ut dette dokumentet så fremt det ikke er nødvendig!

2 Innhold Elektronisk faktura Inngående (EHF) 1 Innhold 2 Endringslogg 4 Historikk 4 Innledning 5 Generelt 5 Formål 5 Oppbygging av dokumentet 5 Elektronisk faktura Inngående (EHF) 6 Generelt 6 Hensikt og bruk 6 Bruk av klient/firma 6 Versjoner 6 Forutsetninger 7 Generelt 7 Tekniske forutsetninger 7 Funksjonelle forutsetninger 7 Programfiler 7 Før du starter 8 Viktige spørsmål som bør avklares før oppsett av EN53 8 Oppgradering 9 Viktig info ved oppgradering 9 Fra versjon /2.0 9 Fra versjon Fra versjon 1.2 eller eldre 12 Generelt oppsett i Unit4 Business World 15 Viktig info ved ny installasjon 15 Opprettet av installasjonsscript, verifisering 15 Oppsett 16 Oppsett av dokumenttyper 16 Dokumenttype 1 16 Dokumenttype 2 17 Dokumenttype 3 18 Oppsett av egen bilagsart for elektronisk faktura 19 Arbeidsflyt leverandør-, innkjøp- og avtalefaktura 20 Oppsett regel for arbeidsflyt 20 Kontering på leverandørfaktura 22 Mapping av avgiftskoder 22 Vedlikehold elektronisk faktura 23 Generelt 23 Skillekortene i vedlikeholdsskjermbildet 23 Vindusalternativer Vedlikehold elektronisk faktura 23 Fanekortet Fakturaoversikt 24 Felthjelp i Deres ref. 24 Validering av innkjøpsordre i fakturaoversikt 26 Ulik leverandør på ordre og faktura 28 Fanekortet Avvist i forkontroll 28 Spørring Historikk - Faktura avvist i forkontroll 29 Parametere for EHF 30 Generelt 30 Side 2 av september 2016

3 Systemparameter EN53_CLIENT_IDENT_ATTR_ID 30 Systemparameter EN53_SKIP_VAL_VAT 30 Systemparametere EN53_VOUCHTYPE_TC1, TC7, TC18, TC44 og TC45 31 Systemparameter EN53_USER_ID 31 Systemparameter EN53_EXTORDREF_ATT_ID 31 Systemparameter EN53_VAL_EXTORDREF_ROLE 32 Systemparameter EN53_MULTICLIENT 32 Systemparameter EN53_USE_ORIGINVREF 33 Systemparameter EN53_VAL_SUPP_COMBINED 33 Systemparameter EN53_INCL_SUPPGRP 33 Systemparameter EN53_INCL_LONGINFO 34 Systemparameter EN53_ACCOUNTINGCOST_ATTID 35 Systemparameter EN53_DEFAULT_CLIENT 35 Systemparameter EN53_SHOW_PDF_IMAGE 35 Systemparameter EN53_TRANSF_CONTRACTID 36 Systemparameter EN53_TRANSF_ORDERID 36 Systemparameter EN53_ACTIVATE_ROWCOLORS 37 Systemparameter EN53_COMPREGNO_ONLYDIGITS 37 Tilpasningsmuligheter 38 ACT via Named Events 38 AG16 query 38 Rapportering av avvik 40 Status EHF fakturaer til behandling 40 Kolonnebeskrivelser 40 Betydningen av channel_id 41 Vedlegg A Rapportparametere 42 Rapportparametere EIN01 42 Vedlegg B Eksisterende oppsett parametere (Elektronisk fakturering) 45 Generelt 45 Systemparameter SU_CHK_EXT_INV_REF 45 Systemparameter EI_AP_DEF_ACCOUNT 45 Systemparameter EI_REF_REL_ATT_ID 45 Systemparameter EI_ADD_REL_VALUE 46 Systemparameter EI_DISCR_ACCOUNT 46 Systemparameter EI_MAX_POST_AMT 46 Systemparameter EI_MAX_TRANSDIFF 46 Systemparameter EI_MIN_APPR_AMT 47 Systemparameter EI_SUPP_DEF_ACCOUNT 47 Systemparameter EI_TAX_CALC 47 Vedlegg C UNIT4 aksesspunkt 49 Hvorfor UNIT4 Aksesspunkt? 49 Vedlegg D Eksempel ACT-tilpasning 50 Eksempel på ACT-tilpasning via Named Events 50 Vedlegg E FAQ Inngående EHF 51 Spørsmål og svar 51 Informasjon 52 Kontakt 52 Siste oppdatering 52 Kundenettet Error! Bookmark not defined. Andre kilder september 2016 Side 3 av 52

4 Endringslogg Historikk Her er en punktvis beskrivelse av hva som har endret seg i dokumentet siden sist utgivelse: Dato Endring Navn Oppdatert med Unit4 og ny logo TB Oppdatering ifm versjon Ny parameter EN53_INCL_SUPPGRP. PE Oppdateringer ifm versjon 2.0 DAN Oppdatering ifm versjon 1.5. DAN Oppdatert til Unit4 Business World Milestone 3 PE Nytt avsnitt om Felthjelp for Deres ref. Nye systemparameter: EN53_INCL_LONGINFO EN53_ACCOUNTINGCOST_ATTID EN53_VOUCHTYPE_TC1 Endret systemparameter: EN53_EXTORDREF_ATT_ID Informasjon om det nye skillekortet Avviste fakturaer i forkontroll og Oppgradering fra tidligere versjoner Nytt avsnitt om Oppgradering fra versjon 1.3. TB ØS Oppdatert til Milestone 3 eller høyere PE Oppdatering oppsett EI02 ØS Oppdatering ifm versjon 1.3 ØS Oppdatert ØS Oppdatert med oppsett av egen bilagsart for elektronisk faktura og nye rapportparametere for å kunne velge fra import av ordreid og avtalenr Utvidet med info om Systemparameter EN53_VAL_SUPP_COMBINED PE PE Utvidet med info om 0-kode ØS Utvidet beskrivelse av avgiftskoder ØS Oppdatert beskrivelse av mapping av avgiftskoder PE Beskrivelse av mapping av avgiftskoder DAN Beskrivelse av IntellAgent-oppsett DAN Beskrivelse av systemparametere DAN Dokument opprettet DAN Side 4 av september 2016

5 Innledning Generelt Dette dokumentet beskriver rapportens hensikt og bruk. I tillegg beskrives hva som skal til av oppsett i Unit4 Business World for å bestille og produsere rapporten. Formål Dokumentet skal gjøre det mulig å sette opp Unit4 Business World for bruk av inngående elektronisk faktura og ta dette i bruk ved behov. Oppbygging av dokumentet Dokumentet er delt inn i; Forutsetninger, Oppgradering, Oppsett i Unit4 Business World, Tilpasningsmuligheter, Rapportering av avvik samt flere vedlegg. 22. september 2016 Side 5 av 52

6 Elektronisk faktura Inngående (EHF) Generelt Produktet EN53 Elektronisk faktura Inngående (EHF) støtter import av fakturaformatet Elektronisk Handelsformat (EHF) v1.6 og v2.0. I tillegg støttes import av PEPPOL BIS fakturaer. Dette dokumentet dekker generelt oppsett av elektronisk faktura i Unit4 Business World, samt det som er spesifikt for fakturaformatet. Hensikt og bruk EN53 Import av elektronisk faktura er en forprosess til standard EI02 Import. Produktet består av en serverprosess (EIN01) for import og validering av elektronisk faktura på EHF-format, samt et vedlikeholdsskjermbilde (TEIN001) for vedlikehold av importerte fakturaer som inneholder valideringsfeil. Målet med produktet er å støtte EHF-fakturaformatet i det offentlige, samt gi brukeren en bedre brukeropplevelse og raskere overblikk over feil i importerte fakturaer. Adapter for mottak av filer levert direkte til filområdet er en standard Unit4 Business World serverprosess (EIN02) som kan settes opp til å gjøres automatisk ved ønskede intervaller. Bruk av klient/firma Mottakende firma av en elektronisk faktura i Unit4 Business World blir identifisert av adapteret som mottar fakturaen fra meldingsformidleren/ftp. Firmakode i Unit4 Business World slås opp på bakgrunn av organisasjonsnummer eller foretaksnummer angitt i XML-faktura. Det er derfor viktig at alle firmaer satt opp i Unit4 Business World Firmaregister er definert med korrekt organisasjonsnummer/foretaksnummer. Versjoner De til enhver tid supporterte versjoner av Unit4 Business World. Side 6 av september 2016

7 Forutsetninger Generelt Forutsetningene nedenfor beskriver nødvendige krav. Tekniske forutsetninger Unit4 Business World Unit4 Business World eller nyere Min. Software Update 01, men Software Update 13 eller nyere er anbefalt.net Framework 3.0 Unit4 Business World Innkjøp/Leverandørreskontro Unit4 Business World Milestone 3 eller høyere Unit4 Business World Milestone 3 eller høyere.net Framework 4.0 Unit4 Business World Innkjøp/Leverandørreskontro Funksjonelle forutsetninger Bilagsart/bilagsserie/posteringsrunde for Mottak leverandørfaktura, Mottak innkjøpsfaktura, Postering innkjøpsfaktura og Mottak avtalefaktura må være satt opp. Merk! På Unit4 Business World Milestone 3 eller høyere må det i tillegg være satt opp bilagsart/bilagsserie/posteringsrunde for Inngående faktura. Arbeidsflyt i henhold til anbefalt oppsett i dette dokument. EI02 rapport-variant i henhold til Vedlegg A. Programfiler EIN01 Med tilhørende rapportfiler (EIN01a/EIN01b) TEIN001 EIN02 (EHF mottaksadapter) EIN03 browsermal mot view (Faktura avvist i forkontroll) EIN04 browsermal mot view (Fakturakø) EHF XML-skjema-definisjoner EHF Stylesheet Det henvises til teknisk installasjonsveiledning for installasjon av løsningen. 22. september 2016 Side 7 av 52

8 Før du starter Nødvendig oppsett beskrives som eksempler. Oppsettet viser Unit4 Business World standard oppsett og kan variere mellom ulike installasjoner. Det er svært viktig at det eksisterende oppsett blir gjennomgått sammen med en konsulent fra Unit4 AS før selve løsningen settes opp. Viktige spørsmål som bør avklares før oppsett av EN53 Er det kontrollert at aktuelle leverandører er registrert med riktig org.nr/ bankkontonummer? Er noen leverandører kontaktet angående forsendelse av EHF? Er det bestemt hvilken meldingsformidler/hvilket aksesspunkt som skal brukes? Ønsker man at EHF-fakturaer automatisk overføres til importområde fra aksesspunkt? Unit4 Business World kan tilby standardløsninger for aksesspunkt. Ta nærmere kontakt for informasjon om disse. Merk! Man vil ikke være i stand til å motta fakturaer (unntatt ved direkteintegrasjon) på EHF før kontakt med aksesspunkt er etablert. Se vedlegg C UNIT4 aksesspunkt. Side 8 av september 2016

9 Oppgradering Viktig info ved oppgradering Ved oppgradering må man gå gjennom informasjon som ligger i dette avsnittet, samt sjekke ut nye parametere som er etablert. For informasjon om parametere, se kapittel Parametere for EHF. Før man kan gå igjennom disse punktene må installasjon av siste versjon være gjennomført. Se detaljer i installasjonsdokumentasjon. Fra versjon /2.0 Ved oppgradering fra versjon 1.4 til 1.5/2.0 er det bare å følge installasjonsveiledningen. Nyinstallasjon og oppgradering gjøres på samme måte. Fra versjon Menytilgang Ved oppgradering fra versjon 1.3 eller tidligere til siste versjon må menytilgangen til Elektronisk faktura inngående (EN53) gis pånytt. Bakgrunnen for dette er at modulen er gitt nye faste menyid-koder som er felles for Unit4 Business World 553 og Unit4 Business World Milestone 3 eller høyere. Dette vil gjøre fremtidig meny vedlikehold enklere. Nødvendige tilganger i menyen gis for aktuelle roller/brukere i skjermbildet Menybasert tilgang. Skjermbildet finnes under Oppsett/Systemadministrasjon/Brukere og tilgang/menybasert tilgang. Menypunkter for EN53 Elektronisk faktura inngående ligger som eget menypunkt Elektronisk fakturabehandling under innkjøpsmodulen og leverandørreskontro. Plassering i leverandørreskontro: Plassering i Innkjøpsmodulen: 22. september 2016 Side 9 av 52

10 Velg aktuelle Roller eller brukere ved å flytte de over med pilknappene til boksen for Adgang. Endringene lagres ved å trykke Lagre i menyen eller F12, og velg JA til å sette repeterende tilgangsrettigheter og oppdatere menyen når skjermbildet lukkes. Vindusalternativer Eventuelle vindusalternativer som er satt for skjermbildet Vedlikehold elektronisk faktura (TEIN001) må settes opp og distribueres på nytt ved oppgradering fra versjon 1.3 eller eldre. Bakgrunnen for dette er den foran nevnte endringen av menyid-koder. Merk! Velg modul NO Produkter og Vindu (meny-id) NPR150 for Vedlikehold elektronisk faktura (TEIN001) under Unit4 Business World Økonomi og NPR144 for TEIN001 under Unit4 Business World Logistikk. Under inngående Faktura på Unit4 Business World Milestones har skjermbildet meny-id NPR156. Side 10 av september 2016

11 22. september 2016 Side 11 av 52

12 Fra versjon 1.2 eller eldre Trinn Handling 1 En ny rapportparameter for vedlegg ligger i alle EI02 varianter: NB: Parameteren vil ikke nødvendigvis legge seg inn på rad 29 hos kunden. Side 12 av september 2016

13 2 Den nye dokumenttypen for vedlegg må MANUELT legges inn under: Tips: Dokumenttype som benyttes for import av faktura på EHF kan kopieres, men navn og beskrivelse av dokumenttype må da endres. NB: Prioritet på dokumenttype for vedlegg må settes til å komme etter den for faktura. 22. september 2016 Side 13 av 52

14 3 Legg inn dokumenttypen på alle rapportvarianter av EI02 med kode fra opprettet dokumenttype. Dette gjøres via Opprett rapportvariant fra en rapportvariant som allerede eksisterer: Velg riktig(e) rapportvariant(er) der parameteren settes opp: Side 14 av september 2016

15 Generelt oppsett i Unit4 Business World Viktig info ved ny installasjon Resten av beskrivelsene i dette dokumentet inneholder anbefalinger for kunder som ikke har en eksisterende installasjon av EN53. Dokumentet inneholder tips og anbefalinger, men det er svært viktig å se på det eksisterende oppsett av Import av fakturaer (EI02) og da spesielt eventuelle sql querier (AG16) som er koblet til Import av fakturaer (EI02). Opprettet av installasjonsscript, verifisering Ved kjøring av installasjonsscript skal følgende ha blitt opprettet automatisk: Verdi Menypunkt Elektronisk fakturabehandling skal bli synlig under Leverandørreskontro og evt. Innkjøp. Kontroll Sjekk at menypunktet er opprettet og at du kan åpne alle rapporter og skjermbilder under menypunktet. Dokumenttypen EN53XML skal være opprettet Oppsett verdier: EHF_ABW_TAXCODE Oppsett parametere: EN53_VOUCHTYPE_TC1 ny versjon 1.4 EN53_VOUCHTYPE_TC7 EN53_VOUCHTYPE_TC18 EN53_VOUCHTYPE_TC44 EN53_VOUCHTYPE_TC45 EN53_USER_ID EN53_EXTORDREF_ATT_ID EN53_MULTICLIENT EN53_USE_ORIGINVREF EN53_VAL_SUPP_COMBINED EN53_SKIP_VAT_VAL EN53_CLIENT_IDENT_ATTR_ID ny versjon 1.4 EN53_INCL_LONGINFO ny versjon 1.4 EN53_ACCOUNTINGCOST_ATTID ny versjon 1.4 EN53_DEFAULT_CLIENT ny versjon 1.5 EN53_SHOW_PDF_IMAGE ny versjon 1.5 EN53_VAL_EXTORDREF_ROLE ny versjon 1.5 EN53_TRANSF_CONTRACTID ny versjon 1.5 EN53_TRANSF_ORDERID ny versjon 1.5 Sjekk at dokumenttypen er opprettet. Sjekk at parameteren er tilgjengelig under Oppsett verdier i Unit4 Business World. Sjekk at parameterne er tilgjengelig under Oppsett parametere i Unit4 Business World. 22. september 2016 Side 15 av 52

16 EN53_ACTIVATE_ROWCOLORS ny versjon EN53_COMPREGNO_ONLYDIGITS ny v.2.0 EN53_INCL_SUPPGRP ny v Rapportparametere: Filnavn Dato fra/til BatchId Dokument type Dokument system Rapportfil Rapportfil 2 Manuell kontroll Lokalt skjema Konv. stylesheet faktura Konv. stylesheet kreditnota Stylesheet faktura Stylesheet kreditnota Rapportparametere: Dokumenttype vedlegg IEF Sjekk at parameterne er tilgjengelige i rapporten EIN01. Sjekk at parameteren er tilgjengelig i rapporten EI02. Merk: Noe av anbefalt oppsett krever tilgang på funksjoner i IntellAgent. Ta eventuelt kontakt for nærmere informasjon om dette. Oppsett Trinn Aktivitet 1. Oppsett av dokumenttyper Oppsett av dokumenttype gjøres avhengig av om man har en eksisterende installasjon av elektronisk fakturabehandling. Dersom det allerede finnes dokumenttype(r) satt opp, bør du vurdere om disse kan videreføres ved bruk av EN53. Følgende dokumenttyper benyttes: Dokumenttype 1 En dokumenttype styrer hvor du får tilgang til å se innlest fakturaforside i Unit4 Business World. Eksempelet viser hvordan dokumenttypen vanligvis er satt opp ved bruk av scanning løsninger for import av fakturaer. Dokumenttypen skal angis som verdi for rapportparameteren Dokument type i EI02. Det anbefales at oppsett er lik eksempelet under: Side 16 av september 2016

17 NB: Det er viktig å sørge for at filstørrelse økes til 10000, da elektroniske fakturaer på EHF-format kan være ganske store på grunn av pdf-vedlegg i XML-filene. Ingen indekser legges til. NB: Merk at det er pdf-vedlegg som er merket med Commercial Invoice som blir lest inn under dokumenttypen Faktura. Dersom dokumentet ikke er merket med dette vil Unit4 Business World registrere dokumentet som et vedlegg. På er vedlegg kun tilgjengelige i dokumentarkivet. Du trenger derfor en egen dokumenttype for å se vedlegg. Dokumenttype 2 En dokumenttype styrer hvor du får tilgang til å se innleste vedlegg i Unit4 Business World. 22. september 2016 Side 17 av 52

18 Dokumenttypen angis som verdi for rapportparameteren Dokumenttype Vedlegg i EI02. Det anbefales at oppsett er lik eksempelet under: NB: Vedleggs-dokumenttypen må ha prioritet som er senere i tallrekken enn faktura dokumenttypen (dokumenttype 1). NB: Det er viktig å sørge for at filstørrelse økes til 10000, da elektroniske fakturaer på EHF-format kan være ganske store på grunn av pdf-vedlegg i XML-filene. Ingen indekser legges til. Dokumenttype 3 Dokumenttypen EN53XML må eksistere, og er en forutsetning for at serverjobb EIN01 Import av elektroniske fakturaer skal kunne legge fakturavisning, XML-faktura og eventuelle vedlegg inn i Unit4 Business World Dokumentarkiv. Dokumenttypen EN53XML er en fast/predefinert verdi angitt som rapportparameter i EIN01 rapportdefinisjonen. Denne dokumenttypen kobler fakturadokument(er) mot importerte elektroniske fakturaer og gjør disse tilgjengelige i vedlikeholdsskjermbildet TEIN001. Denne dokumenttypen opprettes i installasjonsscriptet som følger med løsningen. Skjermdumpene under er ment som hjelp til å verifisere at dokumenttypen er korrekt definert. NB: I kundeinstallasjoner som benytter egendefinert dokumentbibliotek må dokumenttypen EN53XML registreres manuelt, da installasjonsscriptet ikke legger dette inn. Side 18 av september 2016

19 Ingen indekser legges til. 2. Oppsett av egen bilagsart for elektronisk faktura Vi anbefaler at det settes opp en egen bilagsart for import av elektroniske fakturaer. Dette gjøres primært for at kunden skal ha mulighet til følgende: Spørre på elektroniske fakturaer. Rute elektroniske fakturaer på arbeidsflyt. Oppsett bilagsart (avhengig av hvilke koder kunden allerede benytter): 22. september 2016 Side 19 av 52

20 NB: Dersom bilagsart EN er tilgjengelig anbefaler vi at denne benyttes. NB: For at oppsett av bilagsarter i Unit4 Business World skal ha noen effekt, må parameter EN53_VOUCHTYPE_TC7 aktiveres (se også andre parametere dersom kunden benytter avtale og/eller innkjøpsfaktura). 3. Arbeidsflyt leverandør-, innkjøp- og avtalefaktura Elektronisk faktura vil kunne følge allerede oppsatt arbeidsflyt. Se Oppsett regel for arbeidsflyt for regel som legges til for at elektroniske fakturaer skal ha en helt egen ruting til en bruker på arbeidsflyt. Denne regelen må i så fall legges til for alle arbeidsflytprosesser som kunden kjører. Ved ny installasjon settes arbeidsflyt opp i samarbeid med konsulent. Oppsett regel for arbeidsflyt Da det ikke kommer kontering i strukturert form på elektroniske faktura på EHF anbefales det at man bruker feltet Deres ref. til å sende fakturaene på riktig arbeidsflyt. Det bør i dialog med kunde gjennomgås hvilke verdier som skal benyttes i Deres ref. Feltet Deres ref. kan i prinsippet inneholde alle gyldige begrepsverdier i Unit4 Business World, slik at man må gjøre avtale med sine leverandør(er) hva som skal være angitt i feltet. Se også parameter EN53_EXTORDREF_ATT_ID under parametere. For at Deres ref. skal kunne benyttes på arb.flyt må ext_ref tilgjengeliggjøres for regler under Elementtype: Side 20 av september 2016

21 Videre må (minst) en distribusjonsregel inneholde ruting mot Deres ref.: NB: Det er viktig å påpeke at regel er avhengig av kundens eksisterende oppsett av distribusjonsregler, og at eksempelet under ikke nødvendigvis vil passe for alle kunder. Eksempel distribusjonsregel arb.flyt: Merk at rutingen i eksempelet er basert på at det er opprettet en egen bilagsart for mottak av elektroniske fakturaer, og at parameteren EN53_VOUCHTYPE_TC7 er aktivert. Dette gjelder også de andre EN53_VOUCHTYPE_TC1 til 7 dersom man bruker avtale eller innkjøpsfaktura. NB: Vær oppmerksom på at dersom det leveres ulik info i Deres ref. fra ulike leverandører, vil dette skape en regel per leverandør. 22. september 2016 Side 21 av 52

22 4. Kontering på leverandørfaktura Da det ikke er noen gode mulighetet for oversendelse av konteringsbegreper via EHF formatet anbefales det at man vurderer dette nærmere ved implementering. Se også vedlegg B, parameter EI_ADD_REL_VALUE beskrivelsen for systemparameter. 5. Mapping av avgiftskoder Avgiftskoder i EHF og avgiftskoder i Unit4 Business World må mappes opp i skjermbildet Oppsett verdier. Det må gjøres for parameternavn EHF_ABW_TAXCODE for alle avgiftskoder som er i bruk. Side 22 av september 2016

23 Vedlikehold elektronisk faktura Generelt Her følger en kort forklaring og eksempler på anbefalt oppsett og bruk av skjermbildet for Vedlikehold elektronisk faktura (TEIN001). Skillekortene i vedlikeholdsskjermbildet Vedlikeholdsskjermbildet er delt opp i tre fanekort: Fakturaoversikt Fakturaer som ligger under skillekortet Fakturaoversikt inneholder fakturaer som kan overføres videre direkte, eller etter korrigering av påviste feil. Fakturadetaljer Ved å zoome på en av fakturaradene i fanekortet Fakturaoversikt, vil brukeren automatisk jobbe i fanekortet Fakturadetaljer. Brukeren har her også mulighet til å bla mellom ulike fakturaer på detaljnivå. Avvist i forkontroll Fakturaer under skillekortet avvist i forkontroll har så store mangler at de IKKE kan importeres i Unit4 Business World. Feltene i skjermbildet kan justeres ved bruk av funksjonen for Vindusalternativer med oppsett per rolle eller klient. Vindusalternativer Vedlikehold elektronisk faktura Vedlikehold elektronisk faktura er tilgjengelig i Vindusalternativer. Eksempelvis kan kunden selv velge å sette skillekortet Avvist i forkontroll til skjult for visse roller. 22. september 2016 Side 23 av 52

24 Fanekortet Fakturaoversikt I fakturaoversikten behandler brukeren fakturaer som kan importeres til Unit4 Business World, men som evt. trenger behandling før import. Se for øvrig brukerdokumentasjon for detaljer om bruk av skjermbildet. Felthjelp i Deres ref. Det kan settes opp egendefinert felthjelp i feltet Deres ref. i skillekortet Fakturaoversikt. Her vises eksempel på oppsett av felthjelp på ressurser med begrensning på hvilken rolle vedkommende er knyttet til. Dette kan gjøres på følgende måte: Trinn Handling 1 Sett opp en ny browser spørring som basis for felthjelpen. Spørringen kan ta utgangspunkt i alle spørreskjermbilder i Unit4 Business World. I dette tilfellet tas det utgangspunkt i Spørring Side 24 av september 2016

25 Trinn Handling brukerregister: Spørringen kan se slik ut: Merk! Kolonnen for det feltet som man ønsker felthjelp på må ligge øverst i oppsett kolonner for at funksjonen Velg (F6) skal fungere i skjermbilde. 2 Browser spørringen må lagres på denne måten: Velg Fil - Lagre som. Velg User defined System Browser Template (field help only). Angi navn og kryss av for Automatisk finn. Noter Mal-ID en for den brukerdefinerte Systembrowsermalen: 22. september 2016 Side 25 av 52

26 Trinn Handling 3 Knytt denne browsermalen til feltet for Deres ref. i skjermbildet Vedlikehold elektronisk faktura (TEIN001). Dette gjøres via Brukerdefinert felthjelp og verktøyhjelp: Fyll ut følgende: Int.navn: ext_ord_ref Skjermbilde: tein001 Språk: NO Mal-ID: (se trinn 2) Flagg: 0 4 Velg F9-Felthjelp i feltet for Deres ref. og browser spørringen vil starte Merk! Validering av Deres ref. er styrt av hvilke begrepsid er som er registrert i systemparameteren EN53_EXTORDREF_ATT_ID. Validering vil ikke bli endret ved at det knyttes felthjelp til Deres ref. Validering av innkjøpsordre i fakturaoversikt Side 26 av september 2016

27 Det kan tillates at innkjøpsordrenummer kommer som verdi kun i feltet Deres ref. For at EN53 skal validere dette mot innkjøpsordre i Unit4 Business World og flytte gyldige verdier til Ordrenr feltet, kreves det at parameteren EN53_EXTORDREF_ATT_ID er på med verdien D7. Se avsnitt om Parametere for mer informasjon. 22. september 2016 Side 27 av 52

28 Ulik leverandør på ordre og faktura Dersom det ligger et gyldig innkjøpsordrenummer på en faktura og det er ulik leverandør på faktura og innkjøpsordre vil leverandør fra innkjøpsordre vises som et alternativ i nedtrekkslisten i fakturaoversikten: (I eksempelet under er det mottatt faktura fra Staples, men ordrenummer er registrert på Elixia): Merk! Innkjøpsfaktura kan kun overføres til Unit4 Business World hvis leverandør på faktura er lik leverandør på innkjøpsordre. Fanekortet Avvist i forkontroll Side 28 av september 2016

29 Fanekortet for Avvist i forkontroll (erstatter tidligere spørrebilde for Faktura avvist i forkontroll) viser alle fakturaer som ikke inneholder nødvendig informasjon for å kunne behandles videre i Unit4 Business World. Dette gjelder for eksempel hvis firma i Unit4 Business World ikke kan identifiseres eller at xml-filen har feil format. Programmet vil så langt det er mulig forsøke å lese informasjonen i filen og vise dette i skjermbildet. Selve filen lagres i Unit4 Business World databasen (blob) og fjernes fra EHF katalogen under Data Import ved innlesning med Mottaksadapter (EIN02). Filen kan i ettertid lastes ned til valgfri katalog via knappen Last ned fil. I tillegg kan man legge inn kommentarer. Når feilen er ferdig behandlet kan filen overføres til historikk. Merk! Faktura filer som blir liggende i Avvist i forkontroll må følges opp manuelt. Det anbefales at man setter opp en IntellAgent varsling (e-post) mot tabellen a47en53invoicequeue og fakturaer med status=e. For mer informasjon om hvilke handlinger som kan gjøres i dette skillekortet, henvises det til Brukerdokumentasjonen. Spørring Historikk - Faktura avvist i forkontroll Fakturafiler som er avvist i forkontroll og som man velger å overføre til historikk, kan gjenfinnes i spørringen Historikk Faktura avvist i forkontroll. Merk! Fakturafiler avvist i forkontroll kan kun overføres til historikk via knappen i skjermbildet. Så lenge fakturafilen ikke er overført til historikk vil den være synlig i fanekortet for Avvist i forkontroll. 22. september 2016 Side 29 av 52

30 Parametere for EHF Generelt Parametere som er i innført i forbindelse med EHF er beskrevet i dette kapittelet. Systemparameterne defineres i skjermbildet Oppsett Parametere under Unit4 Business World Systemadministrasjon og System oppsett - Oppsett parameter. Systemparameter EN53_CLIENT_IDENT_ATTR_ID Parameteren benyttes for å angi et begrep for angivelse av foretaksnummer. Dette begrepet kan igjen legges opp som relasjon på begrepet A3/Firma slik at man kan identifisere mottakende firma basert på relasjonsverdier i tillegg til foretaksnummer/organisasjonsnummer. Dette er nyttig dersom eksisterende oppsett av foretaksnummer og organisasjonsnummer ikke kan endres og verdiene ikke er unike pr. firma. Oppsett systemparameter: Definisjon av begrep for FORETAK: Oppsett relasjon: Oppsett relasjonsverdi mellom FIRMA og FORETAK: Systemparameter EN53_SKIP_VAL_VAT Systemparameter som kontrollerer om det er lagt inn mva på fakturalinjer ved import av fakturaer på EHF til Unit4 Business World. Dersom parameteren er skrudd PÅ vil mva på linjenivå ikke sjekkes og valideres. (Enkelte fakturaportaler klarer ikke å levere denne informasjonen p.t). Side 30 av september 2016

31 Systemparametere EN53_VOUCHTYPE_TC1, TC7, TC18, TC44 og TC45 Merk! EN53_VOUCHTYPE_TC1 gjelder kun Unit4 Business World Milestone 3 eller høyere. Parameterne kan benyttes for å angi ulike faste bilagsarter for EHF-fakturaer ved import til aeiinvoiceinput. Dette kan gjøres for enklere å kunne skille disse fra skannede fakturaer ved spørringer i Unit4 Business World. Bilagsarten(e) som skal benyttes ved innlesning av fakturaer legges inn i feltet Verdi for de ulike parameterne og må være koblet mot riktig behandlingskode i Unit4 Business World Felles Faste Registre Bilagsarter: Merk! Hvis det ikke angis noe i disse parameterne vil bilagsartene som angis i bestilling av Import av fakturaer (EI02) benyttes. Systemparameter EN53_USER_ID Parameteren benyttes for å angi en fast bruker som kjører inn elektroniske fakturaer fra vedlikeholdsskjermbildet for elektroniske fakturaer. Parameteren benyttes for enklere å legge opp querier som henter ut riktige data ved oppsett av Intell Agent jobb som kun skal hente EHF-fakturaer. Systemparameter EN53_EXTORDREF_ATT_ID Denne parameteren forteller systemet hvilke verdier vi forventer å finne i feltet Deres ref. på den elektroniske fakturaen. I parameteren angis de begrep (Attribute ID) man ønsker at importrutinen EIN01 skal validere Deres ref. mot. Man kan angi flere begreper her så lenge de er kommaseparert. Dersom serverjobb EIN01 ikke klarer å identifisere verdien angitt i Deres ref. vil det varsles om dette. Skjermbildet for vedlikehold av importerte fakturaer (TEIN001) vil validere verdier angitt i feltet Deres ref. mot de samme begrepene. 22. september 2016 Side 31 av 52

32 Merk! Angir man begrepet D7 (Ordrenr) vil det som er angitt i Deres ref. bli validert mot gyldige innkjøpsordrer i Unit4 Business World og hvis det er ett gyldig innkjøpsordrenr, blir verdien også registrert i feltet for Ordrenr. I et slikt tilfelle vil Deres ref. ikke bli validert mot andre verdier. Systemparameter EN53_VAL_EXTORDREF_ROLE Denne systemparameteren sørger for validering mot rolle som bruker (begrep GN) eller ressurs (begrep C0) angitt i Deres Ref er tilknyttet. Dersom brukeren/ressursen er tilknyttet en rolle som ikke er registrert i parameteren vil det i skjermbildet Vedlikehold elektronisk faktura gis en feilmelding. Parameteren Av: Parameteren På: Det valideres ikke mot rolle ved registrering av bruker/ressurs i Deres_Ref i skjermbildet vedlikehold elektronisk faktura. Det valideres mot rolle ved registrering av bruker/ressurs i Deres Ref i skjermbildet vedlikehold elektronisk faktura. Systemparameter EN53_MULTICLIENT Denne parameteren forteller systemet hvilke klient-/firmakoder som skal benyttes for å begrense utplukket av importerte fakturaer (mot tabellen a47en53invoiceheader) i vedlikeholdsskjermbildet TEIN001. Dersom parameteren er aktivert og inneholder en verdi skal disse klientkodene benyttes i utplukket. Hvis parameteren ikke inneholder verdi eller er deaktivert benyttes pålogget klient. NB: Parameteren fungerer kun for Milestone 3 og nyere. Side 32 av september 2016

33 Systemparameter EN53_USE_ORIGINVREF Denne parameteren forteller systemet hvorvidt man ønsker å koble importerte kreditnotaer mot eksisterende fakturaer. Dersom systemparameteren er aktivert (skrudd på) knyttes kreditnotaen til fakturanummeret (ext_inv_ref) til den opprinnelige fakturaen via feltet orig_inv_ref i aeinvoiceinput. Dersom systemparameteren er deaktivert importeres kreditnotaer uten å bli koblet til opprinnelig faktura. Systemparameter EN53_VAL_SUPP_COMBINED Denne parameteren forteller systemet hvorvidt man ønsker å finne leverandøren av en importert faktura basert på kombinasjonen av organisasjonsnummer og bankkontonummer registrert på leverandørkortet. Dersom systemparameteren er aktivert (skrudd på) vil det bli sjekket at leverandøren matcher på både organisasjonsnummer og bankkontonummer. Dersom systemparameteren er deaktivert vil leverandører bli foreslått ved match på enten organisasjonsnummer eller bankkontonummer. Systemparameter EN53_INCL_SUPPGRP Denne parameteren forteller systemet hvilke leverandørgrupper man ønsker å validere leverandøren av en importert faktura mot. I enkelte implementasjoner så ligger leverandørene registrert som duplikater, dette fører til at systemet ikke klarer å identifisere en unik leverandør, og medfører manuell oppfølging av faktura. Ved å begrense valideringen til enkelte leverandørgrupper, kan man minimere den manuelle behandlingen for å identifisere riktig leverandør. Ønsker man å angi flere leverandørgrupper, så angis disse med komma mellom, som vist i eksemplet under. 22. september 2016 Side 33 av 52

34 Systemparameter EN53_INCL_LONGINFO Denne systemparameter styrer om man ønsker at tekstene som blir levert i EHF faktura radens (InvoiceLine) felt for description blir slått sammen med feltet for name og overført som bilagstekst til EI02 (aeiinvoiceinput). Den totale bilagsteksten kan ikke overstige 255 tegn. Parameteret Av: Parameteret På: Tekst fra feltet name blir benyttet som bilagstekst Tekst fra feltene name og description blir slått sammen og benyttet som bilagstekst i Unit4 Business World Side 34 av september 2016

35 Systemparameter EN53_ACCOUNTINGCOST_ATTID Denne systemparameter styrer om man ønsker at verdier som blir levert i EHF fakturaens AccountingCost felt skal overføres til riktig dimensjonsverdi (att_id og dim_value) ved overføring av fakturaen til EI02 (aeiinvoiceinput). Verdier som er ugyldige i henhold til DM-koden som er oppgitt som verdi i denne parameteren vil ikke bli overført til EI02 (aeiinvoiceinput). Systemparameter EN53_DEFAULT_CLIENT Parameteren EN53_DEFAULT_CLIENT kan være aktuell å bruke dersom man har flere klienter med samme organisasjonsnummer. Parameteren aktiveres da og fylles ut med klientkoden til klienten man ønsker å importere fakturaene i. Parameteren Av: Parameteren På: Firmakode identifiseres basert på organisasjonsnummer i Firmaopplysninger. Organisasjonsnummer MÅ være unikt for ett firma. Dersom organisasjonsnummer ikke er unikt i Firmaopplysninger, eller at organisasjonsnummeret som fakturaene skal registreres på ikke oppgitt i Firmaopplysninger, vil fakturaene registeres på firmakoden angitt som parameterverdi. Systemparameter EN53_SHOW_PDF_IMAGE Denne systemparameter styrer om man ønsker å se vedlegg merket med dokumenttype «commercial invoice» eller «creditnote» i EHF-dokumentet som fakturaforside dersom dette er angitt, eller om man alltid ønsker å se fakturavisning basert på stylesheet som fakturaforside. Sistnevnte alternativ sørger for at alle EHF-dokumenter vil få likt utseende i vedlikeholdsskjermbildet og ved fakturagodkjenning. Parameteren Av: Parameteren På: Fakturavisning basert på stylesheet benyttes alltid. Vedlegg merket med dokument type «commercial invoice» eller «creditnote» benyttes som fakturaforside når oppgitt, hvis ikke benyttes fakturavisning basert på stylesheet. 22. september 2016 Side 35 av 52

36 Systemparameter EN53_TRANSF_CONTRACTID Denne parameteren erstatter rapportparameteren incl_contr_id på EIN01. Parameteren benyttes for å validere ContractDocumentReference ID som mottas i fakturafil fra leverandør. Parameter av: Parameter på: Verdien fra feltet ContractDocumentReference ID i importert fakturafil beholdes ikke i feltet Avtale i skjermbildet Vedlikehold elektronisk faktura (men ligger i feltet EHF Avtale Ref). Det utføres ingen validering mot registrert Avtale/ leverandør i Unit4 Business World. Verdien fra feltet ContractDocumentReference ID legges i feltet Avtale i skjermbildet vedlikehold elektronisk faktura. Verdien valideres mot registrert Avtale/ leverandør i Unit4 Business World. Dersom verdien valideres som ugyldig vil fakturaen importeres som en ordinær leverandørfaktura. Merk! Det sjekkes også på om avtalen har en gyldig status (N, P). Systemparameter EN53_TRANSF_ORDERID Denne parameteren erstatter rapportparameteren på EIN01 incl_order_id. Parameteren benyttes for å validere OrderReference ID som mottas i fakturafil fra leverandør. Parameter av: Parameter på: Verdien fra feltet OrderReference ID i importert fakturafil beholdes ikke i feltet Ordrenr i skjermbildet vedlikehold elektronisk faktura (men ligger i feltet EHF Ordre Ref). Det utføres ingen validering mot registrert innkjøpsordre/ leverandør i Unit4 Business World. Verdien fra feltet OrderReference ID legges i feltet Ordrenr i skjermbildet vedlikehold elektronisk faktura. Verdien valideres mot registrert ordre/ leverandør i Unit4 Business World. Dersom verdien valideres som ugyldig vil fakturaen importeres som en ordinær leverandørfaktura. Merk! Det sjekkes også på om innkjøpsordre nr. har en gyldig status (N, A, P, O). Side 36 av september 2016

37 Systemparameter EN53_ACTIVATE_ROWCOLORS Ved store fakturavolum kan responstiden ved lasting av importere fakturaer i vedlikeholdsbildet være lang. Dette skyldes funksjonaliteten for å sette fargekoder på fakturaradene ihht om det er gitt varsler eller error ved import. Denne parameteren kan styre bruk av fargekoder for å sikre god ytelse i skjermbildet også for mottakere med meget høye volum. Parameter av: Parameter på: Fakturaradene får ikke fargekoder ihht om det finnes varsler eller feil knyttet til de importerte fakturaene. Fakturaradene får fargekoder ihht om det finnes varsler eller feil knyttet til de importerte fakturaene. Dette er default konfigurasjon. Systemparameter EN53_COMPREGNO_ONLYDIGITS Denne parameteren angir hvorvidt man skal tillate kun siffer (typisk for norske mottakere hvor organisasjonsnummer består av 9 siffer) eller kombinasjon siffer og bokstaver i forbindelse med identifisering av mottakende klient/firma i EHF Mottaksadapter. Parameter av: Parameter på: Den faktiske verdien som er angitt i XML-dokumentet i tag ene for PartyLegalEntity/CompanyId, PartyIdentificationId eller EndPointId benyttes for å identifisere mottakende klient/firma i Firmaopplysninger. Verdiene i EHF-dokumentet får fjernet alle ikkenummeriske tegn før man forsøker å identifisere klient/firma i Firmaopplysninger. 22. september 2016 Side 37 av 52

38 Tilpasningsmuligheter ACT via Named Events Fra versjon 1.5 av EN53 Inngående elektronisk faktura EHF er det lagt inn mulighet for ACT-tilpasninger via Named Events. Det er implementert et Named Events som trigges etter at hjelpetabellene er fylt med data fra EHF-filen. Dette eventet kjøres før standard validering kjøres, slik at man kan gjøre endringer, f.eks tolke referanser og flytte disse til ønskede felt i hjelpetabellene, og så få disse validert før lagring til Unit4 Business Worlddatabasen. Alle de 3 sentrale hjelpetabellene er tilgjengelige via parametere, slik at man kan kjøre sql-kommandoer mot disse. Se vedlegg D for eksempel på ACT-tilpasning. AG16 query For å nyttegjøre seg dataene i historikk-tabellene kan man nå skrive AG16-querier på EIN01 Import EHF faktura, slik at man kan trekke ut data i f.eks referansefelter eller felt for MålepunktId og plassere disse i ønsket felt i enten en53-tabellverket eller i aeiinvoiceinput. Historikk-tabellene som fylles med data etter import av EIN01 er: - a47en53invoicequeuehistr - a47en53invoiceheaderhistr - a47en53invoicetaxdetailhistr - a47en53invoicedetailhistr Navn på AG16-query angis etter QRY:<navn>. load_bi starter før EIN01 og load_be starter etter EIN01. Side 38 av september 2016

39 22. september 2016 Side 39 av 52

40 Rapportering av avvik Status EHF fakturaer til behandling For kunder som benytter UNIT4 Aksesspunkt oppdateres nå en rapport i Unit4 Business World over hvor mange EHF-dokumenter aksesspunktet har registrert at din aksesspunktkonto skal ha mottatt. Denne rapporten lagres i Unit4 Business World databasen og oppdateres hver gang filer lastes ned fra aksesspunktet. Antall EHF-filer registrert hos aksesspunktet sammenlignes med antall EHF-filer som er til behandling i ulike steg i prosessen i Unit4 Business World, for å kunne kontrollere at man har kontroll på alle filer. Dette er i første rekke ment som et verktøy for administratorer/superbrukere for å identifisere avvik. Spørrebildet krever konsulentbistand for å sette opp, da man må generere et 0-punkt ved overgang til UNIT4 aksesspunkt fra annen leverandør, eller dersom man går fra manuell forsendelse av EHF-filer til å ta i bruk helautomatikk gjennom UNIT4 Aksesspunkt. Telleren som viser hvor mange fakturaer som er registrert hos UNIT4 Aksesspunkt lagres i tabellen a47en85uinvoicecountap i kolonnen accesspoint_count. I samme tabell finnes også en kolonne manual_count som konsulent kan korrigere for å etablere et 0-punkt, slik at telling/avviksrapportering blir korrekt. En forutsetning for at denne spørringen skal virke er man først etablerer et slikt 0- punkt, for deretter å kun importere EHF-filer gjennom UNIT4 Aksesspunkt. Eksempel på rapport/spørring Status EHF fakturaer til behandling: Kolonnebeskrivelser Antall avviste EHF: Viser fakturaer som er avvist i forkontroll, avvist manuelt i vedlikeholdsskjermbildet og fakturaer avvist i forkontroll som er overført til historikk. Hentes fra følgende view: - avia47en53invoicerejected (a47en53invoiceheader, status = R) - avia47en53invoicerejectedhistr (avia47en85invoicerejectedhistr, status =R) - avia47en53errorinvoiceshistr (a47en53invoicequeue, status = E) Antall EHF aeiinvoiceinput: Viser antall fakturaer som er overført direkte til tabellen ved kjøring av EIN01 og fakturaer som er overført manuelt fra fakturaoversikten. Hentes fra følgende view: -avia47en53invoicetobeposted (a47en53invoicequeuehistr,, status=c, voucher_no=0) Antall EHF i Fakturakø: Viser hvor mange fakturaer som ligger i kø etter kjøring av EIN02. Hentes fra følgende view: - avia47en53invoicequeued (a47en53invoicequeue, status!= E) Antall EHF importert manuelt: Viser antall EHF-fakturaer som er lest inn manuelt før overgang til UNIT4 Aksesspunkt. Denne kolonnen må justeres slik at avvikskolonnen viser 0 ved implementering. Dette må gjøres i et databaseverktøy. Hentes fra tabell a47en53uinvoicecountap, kolonne manual_count. Side 40 av september 2016

41 Antall EHF postert: Viser antall EHF-fakturaer som er postert i Unit4 Business World (kjørt via EI02). Hentes fra følgende view: -avia47en53invoiceposted (a47en53invoicequeuehistr, status=c, voucher_no!=0) Antall EHF registrert hos AP: Hver gang en EHF-fil importeres fra UNIT4 Aksesspunkt oppdateres denne verdien med det antallet EHF-filer som aksesspunktet har registrert at kundens aksesspunktkonto har mottatt. Hentes fra tabell a47en85uinvoicecountap, kolonne accesspoint_count. Den leser fra statistics informasjonen i aksesspunktet fra tag in_total : statistics> <account name="xxxxxx" contact_ =""> <messages total="4026"> <in total="1788" last_received=" t13:06: :00" last_downloaded=" t14:28: :00" oldest_undelivered="" undelivered="0"/> <out total="2238" last_received=" t13:06: :00" undelivered="3" last_sent=" t13:10: :00"/> </messages> </account> </statistics> Antall EHF til behandling: Viser antall EHF-fakturaer som er til behandling i vedlikeholdsskjermbildet. Hentes fra følgende view: -avia47en53invoicerejectedhistr (a47en53invoiceheader, status IN (N, P) ) Avvik Viser avvik mellom Antall EHF registrert hos AP og de øvrige kolonnene. Betydningen av channel_id Alle view og kolonner nevnt i avsnittet over gjelder kun inngående faktura på EHFformat. Filer på EHF-format vil alltid ha channel_id 99 eller 1 i tabellene a47en53invoicequeue/a47en53invoicequeuehistr. Andre gyldige channel_id er er channel_id 98 som benyttes av produktet EN55 Inngående elektronisk faktura E2B, og channel_id 2 som identifiserer scannede fakturaer på EHF-format fra Kollektor (Tjeneste levert av Unit4). 22. september 2016 Side 41 av 52

42 Vedlegg A Rapportparametere Rapportparametere EIN01 Rapportparametere for EIN01 med beskrivelse og anbefalt verdi. Parameter som er kontekststyrt har ingen anbefalt verdi. Parameternavn Internt navn Anbefalt verdi Beskrivelse Filnavn file_name Benyttes til å angi filnavnet, dersom man ønsker å importere en enkelt fil fra fakturakøen. Dato fra date_from Benyttes til å begrense utplukket fra fakturakøen. Dato til date_to Benyttes til å begrense utplukket fra fakturakøen. Buntnummer batch_id YYMMDDn Standard makro for å generere unikt buntnummer. Dokumenttype doc_type EN53XML Dokumenttype for lagring til dok.arkiv. Dokumentsystem doc_system AGRESSOBLOB Dokumentsystem for lagring til dok.arkiv. Default dokumentsystem er AGRESSOBLOB, benytt AGRESSOFILE dersom kunden benytter filsystemet til å lagre dokumenter. Rapportfil report_file EIN01a Navn på fil for rapportutskrift. Rapportfil 2 report_file2 EIN01b Navn på fil for rapportutskrift for feiltransaksjoner. Manuell kontroll manual_check 0/false Settes til 1/true dersom man ønsker manuell oppfølging i vedlikeholdsskjermbildet for fakturaer som blir importert uten feil. Dersom parameteren settes til 0/false overføres automatisk importerte fakturaer til prosessering av EI02, forutsatt at de ikke inneholder valideringsfeil. Lokalt skjema local_schema 1/true Settes til false dersom man ønsker å validere mot skjema angitt i XMLfakturaene. Dette forutsetter at XML-fakturaene peker på en korrekt skjema-lokasjon (url). Anbefales ikke brukt. Når parameteren er aktivert valideres XML-faktura mot default skjema levert i løsningen, disse skjemaene ligger i en sub-katalog under katalogen angitt i AGRESSO_SCHEMA Side 42 av september 2016

43 Konv stylesheet faktura Konv stylesheet kreditnota ss_uri ss_uri_cn Benyttes for å angi navn på stylesheet for eventuell datakonvertering av mottatte XMLfakturaer. Benyttes for å angi navn på stylesheet for eventuell datakonvertering av mottatte XMLkreditnotaer. Stylesheet Faktura img_ss Benyttes for å angi navn på stylesheet for generering av fakturaimage. Default er at stylesheet oppgitt i XML-faktura benyttes. Dersom et stylesheet angis i dette rapportparameteret overstyrer det stylesheet i XML-fakturaen. Dersom det ikke er angitt stylesheet i XMLfakturaen og stylesheet ikke er angitt her, vil default eksempelstylesheet fra Difi benyttes. Stylesheet Kreditnota img_ss_cn Benyttes for å angi navn på stylesheet for generering av kreditnotaimage. Default er at stylesheet oppgitt i XML-kreditnota benyttes. Dersom et stylesheet angis i dette rapportparameteret overstyrer det stylesheet i XML-kreditnotaen. Dersom det ikke er angitt stylesheet i XML- kreditnotaen og stylesheet ikke er angitt her, vil default eksempel-stylesheet fra Difi benyttes. run_client run_client Dette er ett valgfritt rapportparameter som manuelt må legges til på rapportvarianten. EIN01 Import EHF-faktura prosesserer i utgangspunktet alle EHF dokumenter som ligger i fakturakø, uavhengig av klient- /firmakode. Dersom man ønsker at EIN01 kun skal prosessere EHF-dokumenter for bestillers firma, kan den aktuelle firmakoden angis som rapportparameter i run_client. 22. september 2016 Side 43 av 52

44 Side 44 av september 2016

45 Vedlegg B Eksisterende oppsett parametere (Elektronisk fakturering) Generelt Her beskrives eksisterende parametere i Unit4 Business World med anbefalte verdier for bruk av elektronisk faktura. Verdi på systemparameterne defineres i skjermbildet Oppsett Parametere under Unit4 Business World Systemadministrasjon og System oppsett/oppsett parameter. Systemparameter SU_CHK_EXT_INV_REF Denne systemparameteren styrer hvorvidt det er tillatt med duplikate fakturanummer i leverandørreskontroen. Dersom systemparameteren er aktivert sjekkes det etter duplikate fakturanummer pr. leverandørnummer. Er systemparameteren deaktivert er duplikate verdier pr. leverandør tillatt i leverandørreskontro. Systemparameter EI_AP_DEF_ACCOUNT Systemparameteren styrer standard kostnadskonto for leverandørreskontrorader på fakturaer som importeres via Import av fakturaer (EI02) og det ikke er definert noen leverandør i XML-fil som importeres. Dersom parameteren er aktivert importeres fakturaen til Unit4 Business World og må manuelt fordeles på arbeidsflyt. Dersom parameteren er deaktivert blir ikke fakturaen importert til Unit4 Business World. Systemparameter EI_REF_REL_ATT_ID Systemparameteren knyttes opp mot begreps-id XB (FREEREF) som betyr frireferanse på elektronisk faktura. Begrepsverdiene for dette begrepet angir begreper man ønsker brukt for å finne kontering. EI02 vil slå opp konteringsinformasjon på de begrepene som er angitt og hvor det er match på Deres Ref på fakturaen. System parameter oppsett: 22. september 2016 Side 45 av 52

46 Definisjon av begrep: Definisjon av begrepsverdier: Systemparameter EI_ADD_REL_VALUE Systemparameteren styrer hvordan kontering genereres av Import av Fakturaer (EI02). Mulige verdier er: Generering av utgiftsrad basert på ressurs. Generering av utgiftsrad basert på ressurs og leverandør. Dersom parameteren er aktivert generes utgiftsrader basert på relasjoner på ressurs (verdi 1) eller ressurs og leverandør (verdi 2). Dersom parameteren er deaktivert blir ikke utgiftsrader generert basert på relasjoner. Systemparameter EI_DISCR_ACCOUNT Dersom parameteren er aktivert angir parameteren aktuell konto for avvikende innkjøpsfakturaer der det ikke finnes info om avvik på fakturarader. Systemparameter EI_MAX_POST_AMT Systemparameteren styrer hvor stort beløp som kan posteres automatisk uten at en innkjøpsfaktura sendes på arbeidsflyt. Dersom parameteren er aktivert, vil angitt beløp styre når en faktura kan posteres direkte. Dersom parameteren er deaktivert, kan alle fakturaer som matcher i henhold til matching kriterier posteres direkte. Systemparameter EI_MAX_TRANSDIFF Side 46 av september 2016

47 Systemparameteren angir maks bilagsdifferanse som aksepteres ved import av fakturaer, angitt verdi overstyrer det som angis på firmaopplysninger. Differansen posteres på differansekonto angitt under firmaopplysninger. Dersom parameteren er aktivert vil angitt verdi på parameteren brukes for fakturaer som importeres via Import av fakturaer. Dersom parameteren er deaktivert benyttes verdi som ligger under firmaopplysninger. Systemparameter EI_MIN_APPR_AMT Systemparameteren angir en minimumsverdi for innkjøpsfakturaer som sendes ut på arbeidsflyt for godkjenning. Parameteren overstyrer andre parametere tilknyttet innkjøpsfakturaer. Beløpet som settes opp på denne parameteren bør gjenspeile kostnaden ved å godkjenne og bokføre en faktura. Dersom parameteren er aktivert, vil fakturaer over angitt beløp sendes ut på arbeidsflyt Dersom parameteren er deaktivert, slår ikke logikken til. Systemparameter EI_SUPP_DEF_ACCOUNT Systemparameteren styrer standard kostnadskonto for leverandørreskontrorader på fakturaer som importeres via Import av fakturaer (EI02) og det ikke er definert noen leverandør i XML-filen som importeres. Parameteren overskrives ved bruk av EI_ADD_REL_VALUE. Dersom parameteren er aktivert importeres fakturaen til Unit4 Business World og må manuelt fordeles på arbeidsflyt. Dersom parameteren er deaktivert blir ikke fakturaen importert til Unit4 Business World Systemparameter EI_TAX_CALC Systemparameteren styrer hvordan avgift skal håndteres når XML en inneholder 0 i avgift. Dersom parameteren er aktivert: Avgiftssystem (fritatt fra mva) er ikke definert som verdi: Avgiftskoden slettes fra bilaget Avgiftssystem (fritatt fra mva) er definert som verdi: Avgiftsfri rad genereres med det korrekte grunnlaget og tilføyes i bilaget. Dersom parameteren er deaktivert kjøres automatisk beregning av mva. 22. september 2016 Side 47 av 52