Dokumentarkiv med fleksibel tilgang Brukerveiledning

Transkript

1 Dokumentarkiv med fleksibel tilgang Brukerveiledning Produktkode SECBLOB Dokumentversjon januar 2014 Selv om alt er gjort for at informasjonen skal være nøyaktig og fullstendig, kan opplysningene i dette dokumentet endres uten varsel. UNIT4 Agresso AS er ikke ansvarlig for eventuelle feil i dokumentasjonen. Kontakt nærmeste UNIT4 Agresso Kundestøttesenter hvis du har spørsmål. MicrosoftExcel, Windows og Microsoft SQL Server er enten registrerte varemerker eller varemerker for Microsoft Corporation i USA og/eller andre land. Oracle er registrert varemerke for Oracle Corporation og/eller andre land. Alle andre merkenavn, produktnavn og logoer er varemerker eller registrerte varemerker for de respektive eierne. Dette dokumentet inneholder informasjon som er rettighetsbeskyttet av UNIT4 Agresso AS, og som selskapet betrakter som en forretningshemmelighet. Det er uttrykkelig avtalt at det ikke skal kopieres helt eller delvis, offentliggjøres, bekjentgjøres eller på andre måter gjøres tilgjengelig for noen tredjeparter verken direkte eller indirekte. Kopiering av denne dokumentasjonen for noe som helst formål er forbudt uten at det på forhånd er innhentet skriftlig samtykke fra UNIT4 Agresso AS, Oslo, Norge. Med enerett. UNIT4 Agresso Business Software UNIT4 Agresso AS, Gjerdrums vei 4, 0401 Oslo, Norge Tenk på miljøet. Vær vennlig å ikke skriv ut dette dokumentet så fremt det ikke er nødvendig!

2 Innhold Innhold 2 Endringslogg 3 Innledning 4 Dokumentarkiv fleksibel tilgangskontroll 5 Nyheter 6 Forutsetninger 7 Oppsett i Agresso 8 Informasjon 14 Kontakt 14 Siste oppdatering 14 Side 2 av januar 2014

3 Endringslogg Historikk Her er en punktvis beskrivelse av hva som har endret seg i dokumentet siden sist utgivelse: Dato Endring Navn Oppdatert med ny produktkode NS Endret produktlogo NHN QA og ferdigstilling LT Ferdigstilling v1.0 TD Utvidelse av dokumentasjonen NS Nytt dokument BH 2. januar 2014 Side 3 av 14

4 Innledning Generelt Enkelte personalrelaterte dokumenter bør beskyttes spesielt, og løsningen i dette dokumentet skal legge til rette for dette. Formål Formålet med løsningen er å begrense innsyn i sensitive dokumenter. Dette er en løsning som kan installeres dersom det er ønskelig. Oppbygging av dokumentet Dokumentet er delt inn i Nyheter/endringer, Forutsetninger og Oppsett i Agresso. Side 4 av januar 2014

5 Dokumentarkiv fleksibel tilgangskontroll Generelt Agresso har laget en dokumentarkivdriver for Agresso som gjør det vesentlig enklere å sikre HR/Lønn-dokumenter mot uberettiget innsyn. Driveren sikrer at tilgangen til visse dokumenter kan sikres ekstra ved at dokumentene bare er tilgjengelig for utvalgte brukere etter følgende oppsett: Aktiv bruker kan se dokumenter registrert på sin egen ressurs i Agresso. Direkte ledere kan se sine medarbeideres dokumenter Medlemmer i en nærmere spesifisert HR rolle kan se HR dokumenter Medlemmer i en nærmere spesifisert Lønnsrolle kan se lønnsdokumenter Ingen andre, heller ikke superbrukere eller systemadministratorer får tilgang til å se disse dokumentene. Adgangen til dokumentene begrenses overalt dokumentene finnes i Agresso. Dette oppsettet fungerer kun med dokumenter knyttet til ressurs (begrep RESSNR) i Agresso. Hensikt og bruk Dokumentarkivet er et felles register hvor både ansatt, leder og andre personer får tilgang til diverse dokumenter. Dokumentarkivet brukes i de fleste moduler i Agresso, og løsningen beskrevet her skal begrense tilgang på dokumenter som er knyttet på begrepet RESSNR. Versjoner Agresso januar 2014 Side 5 av 14

6 Nyheter Nyheter Ingen nyheter eller endringer. Side 6 av januar 2014

7 Forutsetninger Generelt Forutsetningene nedenfor beskriver nødvendige krav. Forutsetninger Filen AgrDSNativeBlobSec.dll må legges i alle bin-kataloger under Agresso Scriptet SecBlobSimple.asq må kjøres Løsningen krever av bruk av fleksifelt. Programfiler AgrDSNativeBlobSec.dll Scriptet SecBlobSimple.asq 2. januar 2014 Side 7 av 14

8 Oppsett i Agresso Generelt Oppsettet viser Agresso-standard og kan variere på de ulike installasjoner. Dokumenttype Trinn 1 Definer nødvendige dokumenttyper i vindu Dokumenttype Dersom det allerede eksisterer dokumenttyper i systemet som du ønsker å begrense tilgangen til endrer du verdien i feltet Dokumentsystem til Sikrede personal/lønnsdokumenter. Roller Definer roller i vindu Rolleregister i Agresso\Oppsett Trinn 1 Opprett to nye roller, en for tilgang til HR dokumenter (HRDOK) og en for Lønnsdokumenter (LONNDOK) i vindu Rolleregister. Rollene knyttes til de brukerne som skal ha tilgang til henholdsvis HR - og Lønnsdokumenter. Side 8 av januar 2014

9 Trinn 2 Opprett også en rolle for tilgang til lønnsdokumenter (LONNDOK) på samme måte som vist i trinn 1. Det er ikke behov for å definere noe i forhold til tilgang til menypunkter da rollene kun brukes for å identifisere hvem som skal ha tilgang til henholdsvis HR- og Lønnsdokumenter i Dokumentarkivet. Tilgang for leder Dersom det ønskes tilgang for direkte leder må følgende oppsett defineres i vindu Begrep. Relasjoner Begrepsverdier. Trinn 1 Begrepet PERSANSVAR(MNAK) opprettes hvis det ikke eksisterer 2 Begrepet PERSANSVAR settes opp som relasjon på standardbegrepet RESSNR(C0) 3 Legg inn alle lederes ressursnummer som begrepsverdier til begrepet PERSANSVAR 2. januar 2014 Side 9 av 14

10 Trinn 4 Legg inn Rel.verdi for PERSANSVAR på skillekort Relasjon i vindu Ressurser slik at lederen får tilgang til å se ressursens dokumenter. 5 Opprett også PERSANSVAR som begrepsverdi på begrepet BEGREP(AS) Fleksifeltgruppe Definer flexifeltgruppe i vindu Definisjon av flexifeltgruppe i Agresso\Oppsett Trinn 1 Definer en fleksifeltgruppe i vindu Definisjon av fleksifeltgruppe 2 Bruk følgende verdier ved opprettelse av fleksifeltgruppen Feltnavn Fleksifeltgruppe Type Status Beskrivelse Tabellnavn Verdi SECBLOB Fleksifeltgruppe Aktiv Secblob Blir automatisk utfylt = afxsecblob 3 Radene skal ha følgende informasjon (kolonnenavnene er hardkodet og må legges inn som vist): Side 10 av januar 2014

11 Trinn Tilg leder alle nivå må legges inn i defineringen av fleksifelt, men er pr i dag ikke implementert for bruk. På sikt ønsker vi å inkludere muligheten for at tilgang til dokumenttyper også kan baseres på flere ledernivåer og ikke bare på nærmeste leder. Koble til begrep Knytt fleksifeltgruppen til standardbegrepet DOCTYPE(A12) i vindu Begreper Trinn 1 Finn (F7) begrepet DOCTYPE og klikk på Koble fleksifelt til begrep på menylinjen. 2 Velg SECBLOB i feltet Fleksifeltgruppe og angi 1 i feltet Skillekort. Legg inn Dokument arkiv (sikret) i feltet Navn på Skillekort og velg Lagre (F12) 3 Tilgang til flexifeltgruppen gis i vindu Menybasert tilgang. Gi tilgang til de brukerne som skal vedlikeholde tilgangskontrollen på de forskjellige dokumenttypene. Her har vi gitt tilgang til de som har rollene HRDOK og LONNDOK da vi ser på det som sannsynlig at det er disse personene som håndterer tilgang i forhold til de forskjellige dokumentene. Dersom det er andre brukere eller roller som skal knyttes gjøres det her. Definere tilgang per dokumenttype Definer hvilke dokumenttyper den enkelte ressurs/leder/rolle skal ha tilgang til. Trinn 2. januar 2014 Side 11 av 14

12 Trinn 1 Begrepet DOCTYPE åpnes opp i vindu Begreper ved å endre verdi i kolonne Vedl til M. Verdien endres tilbake til A når du er ferdig med å definere hvem som skal ha tilgang til de ulike dokumenttypene. 2 Sett sikkerhetsoppsett i skillekort Dokument arkiv (sikret) på begrep DOCTYPE i vindu Begrepsregister Feltene kan brukes som følger: Ressurstilg.: Styrer om ressursen kan se egne dokumenter knyttet til denne dokumenttypen. Ledertilg.: Relasjon på Ressnr som definerer nærmeste leder. Dette begrepet må inneholde gyldige RESSNR og må legges inn manuelt på skillekortet Relasjon i Ressursregisteret. Pr. i dag er det kun lagt til rette for å hente informasjon om leder fra en direkte relasjon på ressurs. Det vil si at det ikke er mulig å hente via en annen relasjon, for eksempel ressursnummer knyttet til koststed. Ved å knytte begrepet PERSANSVAR som en begrepsverdi på begrepet BEGREP vil dette komme fram som verdi i dropdown boksen ved feltet Ledertilg. HR: Velg rolle som skal se dokumenter på alle ressurser. Her knyttes normalt dokumenter relatert til HR-rollen. PR: Velg rolle som skal se alle dokumenter på alle ressurser. Her knyttes normalt dokumenter relatert til Lønnsrollen. Noen eksempler på bruk av tilgang Eksempel 1: Begrensning av tilgangen til lønnsslippen. Ved å merke av for Ressurstilg. gir vi den ansatte tilgang til sin lønnsslipp i tillegg til at vi gir de ressursene som er knyttet mot rollen LONNDOK tilgang til lønnsslippen. Det er ikke lagt inn noen verdi ved feltene HR og Ledertilg. og det vil si at ressurser som er identifisert hhv. ved rollen HRDOK eller som leder ikke har tilgang til den ansatte sin lønnsslipp. Side 12 av januar 2014

13 Eksempel 2: Dersom kun den ansatte og leder skal ha tilgang så merker man av for Ressurstilg. og i Ledertilg. velger man PERSANSVAR i nedtrekksmenyen: Eksempel 3: Dersom både den ansatte, leder og lønningsansvarlig (som tilhører rollen HRDOK) skal ha tilgang defineres det som følger: Legg merke til at oppsett av dokumenttype og fleksifelt er firmaspesifikt. Oppsettet må altså gjøres en gang per firma! 2. januar 2014 Side 13 av 14

14 Informasjon Kontakt Vedrørende informasjon eller videre hjelp bes du kontakte: UNIT4 Agresso Kundeservice Telefon: Siste oppdatering Siste oppdatering av programvaren finner du på Kundenettet. Side 14 av januar 2014