VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR KLUBBMESTERSKAP BB11 GRUPPA ARENDALS SEILFORENING

Transkript

1 1 Sist gdkjent av styret ( ) VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR KLUBBMESTERSKAP BB11 GRUPPA ARENDALS SEILFORENING

2 2 Frrd BB11 gruppa I ASF har alltid hldt en høy ssial prfil. Vi legger str vekt på at våre fester g arrangementer skal være litt ekstra. En fest eller et arrangement i BB11 gruppa skal være ne man gleder seg til frdi det gjøres en gd jbb på flere nivåer. Derav har vi hatt et ønske m å ntere ss de mål g ambisjner vi har fr å kvalitetssikre våre arrangementer. Det er viktig å merke seg at dette er et t dagers arrangement. Det er fra styrets side et mål at alle deltar begge dager med seilas, middag, vernatting g frkst. I alt legger BB11 gruppa pp til 3 samlinger med felles vernatting i året. Disse arrangementene er Sesngstart, Klubbmesterskap g fjelltur. Ne av prfilen er at vi skal ha gd tid sammen, uten å «stjele» en hel helg fra familie eller andre aktiviteter. Derav har det vært et mål med alle helgene at vi ikke starter fr tidlig på lørdag, g avslutter tidlig frmiddag/ettermiddag på søndag. Slik kan deltakerne få en fin fredagskveld hjemme, gd tid til frkst lørdag, g søndagskvelden hjemme. Vi må frsikre ss m at dette er et frutsigbart g veldikehldbart pplegg. Sm ikke krever så mye arbeid at vi til slutt gir pp I tillegg til disse 3 samlingene kmmer NM i BB11 g NOV Race. Disse faller i en litt annen kategri da disse først g fremst er arrangementer i regi av BB11 klubben g ASF, g ikke er interne arrangementer fr BB11 gruppa. NM g NOV Race belyses mer inngående i Handlingsplanen til BB11 gruppa. Dette veiledningsdkumentet er primært til bruk fr styret, regattaansvarlig g festkmiteen i BB11 gruppa, men det er gså ment fr nye g gamle seilere sm ønsker innblikk i gruppas drift, tiltak g mål. Arendal Styret BB11 gruppa

3 3 Innhld TEMA SIDE Frrd 2 Innhldsfrtegnelse 3 Mål g rammer. Mål 4 Arrangementsdat 4 Hvem er klubbmesterskapet g festen fr? 4 Kunngjøring av klubbmesterskapet 5 Pris på fest g klubbmesterskap 5 Betaling 5 Overnatting 6 Det frmelle 6 Ansvar fr festens struktur g prgram 6 Ledelse av festkmite, møtedater g antall medlemmer 7 Ved avvik fra planlagt prgram 7 Frdeling av praktiske ppgaver før, under g etter arrangementet 7 Følgebåt 8 Lunsj / niste til arrangører g seilere 8 Ftgrafering g filming 8 Utstyr fr pynting g servering 9 Øknmistyring 9 Frberedelser til, g gjennmføring av regatta. Frberedelser fr regattaansvarlig i BB11 gruppa 10 Resultatservice 10 Praktiske frberedelser på Seilerhytta. Fremmøte festkmite 11 Pynting av Seilerhytta 11 Ssialt g underhldning. Lysbilder g film 12 Musikk 12 Underhldning 12 Snacks g kaffe 12 Prgram. Fremmøte på felles brygge 13 Felles seiling fra byen 13 Skippermøte 13 Regatta 13 Premieutdeling 14 Middag, frrett g dessert 14 Frkst 14 Felles rydding 15 Etterarbeid. Ajurføre øknmi etter klubbmesterskap 16 Innlevere g arkivere skjemaer fr handling, meny g arbeidsppgaver 16 Arkivere bilder fra arrangementet 16 Legge ut bilder g rapprt på websider 16 Sende ut mail med inf g bilder etter arrangementet 17 Oppgradere manglende / g eller ødelagt utstyr 17 Følge pp at alle ppgaver er blitt utført 17

4 4 Mål g rammer Mål: Nedenfr nevnte mål er hentet fra vår Handlingsplan. 1. Arrangere klubbmesterskap på Seilerhytta hvert år deltakende båter på klubbmesterskap (2/3). 3. Vi ønsker at 2/3 av gruppas medlemmer skal delta med vernatting g frkst. 4. Festen skal hlde høy standard på ks g hygge, g Seilerhytta pyntes fr fest. 5. Egen ssialkmite reiser ut fredag fr å rydde, pynte g rdne med mat. 6. De frivillige sm deltar skal ha gd service g tilbys deltakelse på fest, samt serveres lunsj/niste. 7. Styreleder i BB11 gruppa må påse at de frivillige føler seg gdt mttatt g verdsatt. 8. Styreleder i ASF må inviteres til fest på kvelden. Arrangementsdat: Klubbmesterskapet skal arrangeres første helg i september. Styret i BB11 gruppa reserverer Seilerhytta fra fredag til søndag. Hvem er klubbmesterskapet g festen fr? Dette er et lukket arrangement fr deltagende seilere under klubbmesterskapet, BB11 eiere g de aktive i BB11 gruppa. Dersm det er nye seilere sm vist sin interesse g kan være interessert i å bli en del av miljøet er de velkmne. Styret kan invitere spesielle støttespillere, eller bidragsytere til vår fest etter regattaen. Eksempler på bidragsytere kan være spesielt gde støttespillere sm regattaarrangører, tidligere frmenn, kurshldere g bøyemannskap, Festen er ikke fr venner, partnere g bekjente sm ikke seiler BB11 aktivt. Festen er ikke fr barn. Styret kan gjøre spesielle vurderinger av deltakere m dette skulle trengs. Nb. Husk at Seilfrenings frmann alltid skal inviteres til våre arrangementer. Sende ut invitasjn til leder ASF. Sende ut invitasjn til spesielle bidragsytere. Sende ut invitasjn til aktive BB11 seilere.

5 5 Mål g rammer Kunngjøring av klubbmesterskapet: Det er svært viktig at det gjøres et grundig infrmasjnsarbeid i frkant av klubbmesterskapet. Vi må unngå at mesterskapet er ne vi plutselig kmmer på g arrangerer i hu g hast med dertil manglende infrmasjn g ppfølging i frkant. Klubbmesterskapet føres pp i terminlisten. Styret sender ut all nødvendig inf, sm innbydelser g påminnelser, samt (prater) m arrangementet jevnlig gjennm smmeren g høsten. Denne ppgaven utføres av styrets representant i festkmiteen i henhld til nedenfr nevnte frister. Det legges ut infrmasjn g påminnelse på websider senest 4 uker i frkant. Det sendes ut påminnelse 8 uker før klubbmesterskap på e-pst. Det sendes ut invitasjn 4 uker før mesterskap på e-pst. Invitasjnen skal innehlde rikelig med infrmasjn m seilingen g festen. Alle klkkeslett g aktiviteter nevnes. Det sendes ut påminnelse på e-pst m mesterskapet 2 uker før. Det sendes ut inf m antall påmeldte g praktisk infrmasjn nsdag før arrangement. Påmeldingsfristen er fredag 1 uke før arrangementsdaten. Pris på fest g klubbmesterskap: Det skal aldri være dyrt å delta på klubbmesterskap g fest med BB11 gruppa, men skal vi hlde høy standard på mat g tilstelning må vi dessverre være innstilt på å betale litt fr ksen. Pris med middag g frkst bør ligge på maks 300kr. Festen skal gå i null. På budsjettet kan det brukes 15% av inntektene til pynting. 85% av inntektene dekker utgifter til mat. Det beregnes alltid 2 ekstra måltider i tilfelle uventet besøk. Fr de sm deltar på middag er lunsj inkludert. De sm kun seiler betaler kr 50,- fr lunsj Pris middag kr 250,- Pris frkst kr 50,- Midler til middag ca. 73% av inntekter til påmeldte middag Midler til frkst ca.90% av inntekter til påmeldte frkst Midler til snacks, ved g grillkull ca.5% av inntekter til påmeldte middag Midler til niste ca. 6% av inntekter til påmeldte middag Midler til pynting ca.5% av inntekter til påmeldte middag Det settes av ca. 10% til buffer av inntekter tt. Se Excel ark fr påmelding angående utregning g frslag til budsjett Betaling: Alle betaler pr. bank Seilere sm er frhindret fra å delta på middag g frkst betaler kr 50,- fr lunsj. Fr de sm deltar på middag er lunsj inkludert. Alle betaler pr. bank

6 6 Mål g rammer Overnatting: Klubbmesterskapet er et t dagers arrangement. Overnatting g felles frkst er en viktig del av det ssiale felleskapet vi ønsker å bygge med en slik helg. Målet er at alle vernatter g deltar på felles frkst. Få tydelig frem at dette er et t dagers arrangement hvr vernatting g felles frkst er en vesentlig del av arrangementet. Det frmelle: BB11 gruppa har blitt en herlig gjeng med gde venner g mange nære bånd hvr tnen er ufrmell, vennlig g hyggelig. Dette skal vi ta vare på, men vi må legge ss på minnet at vi gså er en del av en rganisasjn sm bygger sin tradisjn på nen frmaliteter. I den sammenheng er det ønskelig at gruppas frmann ønsker spesielle gjester, seilere g andre frmelt velkmmen. Tilsvarende vil det være naturlig at frmannen takker fr et vel gjennmført arrangement på søndag når alle er samlet til frkst. Det er gså ønskelig at regattaansvarlig sier nen rd m arrangementet g seilingen. Frmannen ønsker alle velkmmen før rrmannsmøte g gir rdet til regattaansvarlig. Regattaansvarlig sier nen rd m arrangementet g seilingen på rrmannsmøte Frmannen ønsker alle velkmmen før middagen. Frmannen takker fr arrangementet under frksten. Ansvar fr festens struktur g prgram: Styret i BB11 gruppa har det verrdnede ansvar fr frm g innhld under klubbmesterskapet. Det er styrets ppgave å utfrme gjeldene veiledningsdkument fr å gi arrangementet den struktur g frm sm er ønskelig. Styret utfrmer veiledningsdkumentet g krrigerer dette i henhld til ønsket struktur g frm. Styret utnevner en representant fra styret, sm er ansvarlig fr at det gjeldene dkument følges. Styrets representant har ansvar fr at alle ppgaver blir frdelt på første møte, g at festkmiteen utøver sine ppgaver i henhld til dkumentet. Styrets representant kaller inn til første planleggingsmøte, g knstituerer festkmiteen. Styrets representant tar jevnlig kntakt med festkmiteens leder fr å frsikre seg m at alt går sm planlagt. Styrets representant skal ikke ha ansvar fr nen av ppgavene til ssialkmiteen På grunnlag av de ønskede rammene sm er nevnt i dkumentet m kstnader g tidsbruk, lager festkmiteen meny fr arrangementet.

7 7 Mål g rammer Ledelse av festkmite, møtedager g antall medlemmer: Det er leder fr festkmiteens ppgave å påse at prgrammet blir fulgt, g at hver enkelt løser de ppgavene de har. Planleggingsmøte skal frtrinnsvis fregå på ukedager uten annen BB11 aktivitet. Helg skal unngås. Leder fr festkmiteens påser at dkumentet g prgrammet blir fulgt av styret g festkmiteen, g at hver enkelt løser de ppgavene de har. Planleggingsmøte avtales gd tid fr å unngå bruk av helg. Leder av festkmiteen hlder jevnlig kntakt med festkmiteens medlemmer, g frsikrer seg m at alle ppgaver blir løst. Planleggingsmøte avhldes til på frhånd fastsatt tid. Maks møtetid 3 timer. Frtrinnsvis fra kl til 2100 Møte ledes av styrets representant sm tilser at det blir en hvedansvarlig på alle ppgaver ppført i Excel ark Det er et verrdnet mål at det kun arrangeres et planleggingsmøte. Her bør/må alle i festkmiteen samt styrets representant være tilstede. Festkmiteen skal bestå av seks medlemmer inklusiv leder av festkmiteen. Styret stiller i tillegg med en representant på planleggingsmøte sm hvedansvarlig fr arrangementet på vegne av styret. Styrets representant skal ikke ha praktiske ppgaver sm tilfaller festkmiteen (se Excel ark fr ppgaver) Ved avvik fra planlagt prgram: Festkmiteen løser ppgaven i henhld til veiledningsdkumentet. Dersm dkumentet viser seg å være mangelfullt, g eller nen av ppgavene ikke lar seg løse, kan leder fr festkmiteen kntakte representanten fra styret fr rådføring. Dersm det er ønskelig med mindre justeringer, må dette gjøres i samråd med styrets representant. Dersm festkmiteens leder har behv fr rådføring, kan styrets representant kntaktes Frdeling av praktiske ppgaver før, under g etter arrangementet: Det er mange små g stre ppgaver sm følger med et klubbmesterskap g en slik fest. I utgangspunktet skal festkmiteen g regattaansvarlig ta seg av alle frberedelser, gjennmføring g avslutning av arrangementet, men BB11 gruppas medlemmer må være frberedt på å hjelpe til. Mange av ss kan føle det ubehagelig dersm vi ikke helt vet hva sm er våre ppgaver, eller m det frventes ne av ss sm ikke blir gjrt. Derav er det ønskelig at festkmiteen utarbeider en liste ver de ppgaver hver enkelt av ss har under arrangementet. Listen skal være presis g innehlde knkrete ppgaver sm f.eks. rydding av brd, ppvask, skrelling av pteter sv. Dette gjør det lettere å gå til sin ppgave med glede g nyte arrangementet uten skyldfølelse. BB11 gruppa ønsker å være inkluderende gså fr nye seilere g aktive seilere under klubbmesterskapet. Derav er det ønskelig at gså disse deltar i nen praktiske ppgaver, fr på denne måten i større grad å føle seg sm en del av miljøet. Festkmiteen planlegger g gjennmfører den ssiale delen av arrangementet. Festkmiteen kntakter andre aktuelle bidragsytere i minimum 4 uker før arrangementet. Festkmiteen lager liste ver felles arbeidsppgaver før, under g etter arrangementet. Under første møte i festkmiteen settes det pp en hvedansvarlig på samtlige punkter. Listen ver medhjelpere fylles ut når kmiteen møtes fredag før arrangementet. Da freligger endelig påmelding Festkmiteen lager handlelister fr alle måltider g lunsj / nister Festkmiteen skal bestå av fem medlemmer pluss styrets representant. Nye seilere invlveres i de praktiske ppgavene

8 8 Mål g rammer Følgebåt g (taxi): Det er ønskelig at det stiller følgebåt på brygga i byen uansett værfrhld. Dersm det er helt vindstille skal følgebåten tilby slep, være behjelpelig med deltagernes bagasje g gjester sm trenger skyss. Det avtales i gd tid hvem sm er ansvarlig fr å stille med følgebåt. Det stiller egen følgebåt på brygga i gd tid før avgang. Følgebåt kan brukes til slep uansett frhld. Det viktigste er ikke seilingen ut til hytta, men at alle båtene er på plass før skippermøte. Sjøfør følgebåt g taxi er fritatt fra andre ppgaver Lunsj / niste til arrangører g seilere: BB11 gruppa har alltid strekt seg langt fr å gjøre det hyggelig fr sine seilere g medhjelpere. Derav er det ønskelig at det smøres en gd lunsj til regattaarrangørene g en litt enklere lunsj til seilerne. Regattaarrangørene skal gså tilbys ne å drikke sm brus, juice g kaffe. Nisten til seilerne kan være et par enkle brødskiver eller fr eksempel.et rundstykke med st, skinke g en frukt. Smøre lunsj / niste til regattaarrangørene. Smøre lunsj niste til seilerne. Kjøpe inn enkel drikke til seilerne. Ftgrafering: Et hyggelig bilde, er gjerne et hyggelig minne. BB11 gruppa har alltid vært flinke til å dkumentere sine aktiviteter fr så å bruke dette bildemateriellet aktivt venfr sine medlemmer. Det er ønskelig med en persn sm er ansvarlig fr all ftgrafering på brygger før seilas, bilder under seilas g bilder fra middag g frkst. Det filmes gså under seilas med gpr kamera. Det kntaktes en persn sm kan ta bilder av hele arrangementet, gså av selve regattaen. Det tas minimum 150 bilder Det er viktig at det tas bilder av alle deltakere Om nødvendig g eller ønskelig har ftgrafen egen båt tilgjengelig. Styrets representant i arrangementskmiteen påser at bilder blir arkivert på server til BB11 gruppa Bilder g film vises på lerret lørdag kveld. Ftgraf er fritatt fra andre ppgaver Ftgraf bør / skal ikke hentes fra ssialkmiteen da ssialkmiteen har andre viktige ppgaver

9 9 Mål g rammer Utstyr fr pynting g servering: På Seilerhytta finnes det meste av praktiskutstyr sm trengs fr å gjennmføre en fest g et gdt måltid. Nødvendig utstyr sm kpper, glass bestikk, gryter g lign. er på plass på Seilerhytta. Når det kmmer til gjenstander sm trengs fr litt ekstra pynting, er dette utstyr sm vi selv må bringe fr hver anledning. Derav er det ønskelig at BB11 gruppa har en egen bks hvr vi ppbevarer pyntegjenstander g lign. Festkmiteen sjekker i gd tid før festen at alt nødvendig utstyr fr pynting er på plass i bksen Følgende skal finnes i bksen: Ca. 10 lykter fr innendørs g utendørsbruk bruk på brdene. 2 sett med signalflagg fr pynting innendørs g utendørs 5 Lykter til plassering på brygga Termser 9 stk. Nrgesglass til lys inne Blmsterptter Kubbelys til lykter Signalhrn Følgende utstyr tas med BB vimpel (fr bruk flaggstang) 2 stk. BB11 beach flagg (settes pp ute) BB11 banner (Vennskap Seiling Regatta) BB11 banner (samme sm skilt på brygga) Lerret fr lysbildefremvisning (BB11 gruppa har eget i pvc plast) Øknmistyring: Øknmi er fte et litt betent tema i freningssammenheng. Vi er gjerne avhengig at nen er villig til å legge ut av sine private midler, samt at arrangementsdeltakernes innbetaling fte kan være ne mangelfulle. Det kan gså være ne uklart hvem sm skal dekke utgiftene. Er det ASF, eller BB11 gruppa? Vi trr at det mest smidige g enkleste å administrere er m medlemmer av BB11 gruppen fra tid til annen er villig til å gjøre et lite utlegg i sammenheng med et arrangement, men da er vi gså avhengige av g frplikter ss til et raskt ppgjør. Det utnevnes en øknmiansvarlig fra styret fr arrangementet Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa følger pp alle utlegg Utlegg internt i BB11 gruppa betales umiddelbart tilbake etter endt arrangement av øknmiansvarlig. Utlegg sm i siste instans skal dekkes av ASF betales av BB11 gruppa, sm igjen fremmer krav venfr ASF. Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa følger pp dette Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa sender knsekvent ut mail til den sm har hatt utlegg når beløpet er tilbakebetalt /verført til knt Øknmiansvarlig må følge pp arrangementet etter at det er avsluttet g påse at alle utgifter g inntekter er ajur innen 14 dager etter arrangement.

10 10 Frberedelser til, g gjennmføring av regatta Frberedelser fr regattaansvarlig i BB11 gruppa: Sesngstart g Klubbmesterskapet på Seilerhytta er å anse sm BB11 gruppas viktigste interne seilarrangementer i løpet av sesngen g skal vektlegges fremfr NOV race g NM hva deltakelse av lkale båter g seilere angår. BB11 gruppa mener at vi må bygge vårt miljø g våre aktiviteter fra bunn. I praksis betyr dette at vi må satse mest på de aktiviteter i bunn sm skaper den aktivitet g ppslutning sm til slutt medfører at vi har nk seilere g medlemmer til å arrangere et større arrangement sm fr eksempel NM eller NOV Race. Klubbmesterskapet skal hlde høyt seilteknisk nivå hva angår standard på bøyebåter, startbåter, banemateriell, banemannskap g gjennmføringen av seilasene. Det er derav ønskelig at vi har dyktige arrangører, g nk flk til å gjennmføre seilasene etter ønsket standard. Utdeling av premier fra sesngens cuper skal fregå sammen med utdelingen av premier fra klubbmesterskap. Regattasjef representert ved styret i BB11 gruppa må skaffe tilveie 1 dmmer, 2 banemannskap g 1 regattaansvarlig g 1 starter minimum 4 uker før arrangementet starter. Representant fra styret må påse at alt regattautstyr er tilstede g at nødvendige båter start g bøyebåter er tilgjengelige. Hjelpemannskap skal inviteres kstnadsfritt til fest g serveres kaffe, drikke g lunsj under regattaen. Regattasjef i BB11 gruppa må ta med resultatlister fra alle årets cuper. Regattasjef i BB11 gruppa må bestille g ta med alt av premier fra sesngens cuper g klubbmesterskap. Regattasjef i BB11 gruppa må påse at navn er blitt gravert inn på plaketter til vandrepkal. Resultatservice Regattasjefen må sørge fr at regattaansvarlig leverer inn resultatene fra klubbmesterskapet. Regattasjefen er så ansvarlig fr at resultatene blir lagt ut på nettsidene. Resultater legges ut på websider g sendes på e-pst innen påfølgende mandag.

11 11 Praktiske frberedelser på Seilerhytta Fremmøte festkmite: Klubbmesterskap med påfølgende fest, vernatting g frkst har vært en suksess. Men fr festkmiteen kan det lett bli litt hektisk. Derav er det ønskelig at festkmiteen reiser ut fredagskvelden fr å starte frberedning av mat g pynting av Seilerhytta. Dette håper vi blir en hyggelig stund fr festkmiteen en dag før vi andre slipper til, samt at det blir mer r ver frberedelsene g gjennmføringen av arrangementet. Målet er at Seilerhytta skal fremstå pyntet fr fest når seilerne kmmer ut. Frberedelsene på fredag er ikke fr venner g bekjente sm ikke seiler BB11. Frberedelsene er ikke fr, eller med barn. Styret kan gjøre spesielle vurderinger av deltakere g medhjelpere m dette skulle trengs. Festkmiteen stiller fredag kveld fra kl Det er avreise 1800 fra BB11 brygge ved gjestehavn, m ikke annet fremmøtested er avtalt. Alle medlemmer i kmiteen må stille. Styrets representant stiller gså fredag kveld. BB11 gruppas bøyebåt kan brukes av festkmiteen til nødvendig transprt hele helgen. Seilerhytta er ferdig pyntet når seilerne ankmmer lørdag. Hele festkmiteen stiller fr felles avreise kl.0900 lørdag fra BB11 brygge ved gjestehavn, m ikke annet fremmøtested er avtalt, g pynter g steller ferdig Seilerhytta. Festkmiteen reiser ikke ut samtidig sm resten av seilerne. Det er ønskelig at hele festkmiteen er tilstede under hele arrangementet. Leder fr festkmite tar med nøkler til Seilerhytta Pynting av Seilerhytta: Klubbmesterskapet med påfølgende fest på Seilerhytta er ment å gi seilerne en ekstra gd pplevelse sm inspirerer til videre aktivitet gjennm høsten g vinteren. Å pynte Seilerhytta litt ekstra trr vi kan bidra til en slik pplevelse. BB11 vimpel heises i flaggstang uten bruk av andre flagg. Det pyntes med fakler (stearinlys) langs hele frnten av brygga. Det pyntes med blmster på brdene i første g andre etasje. Det brukes enkle (ikke dble brd) slik at det er enkelt å samtale med de på den andre siden av brdet. Det legges pp til fri brdplassering Tell ver antall gjester sm er blitt til middag g fjern verflødige tallerkener Det pyntes med signalflagg ute (ver brd) g inne (ver brd). Det pyntes med pene duker på brdene. Det pyntes med stearinlys på brd inne i første g andre etasje. Det pyntes med lykter på brdene ute (sm tåler vind). Det henges pp BB11 banner på veggen g beachflagg settes pp på brygga. Stue i første etasje ryddes g gjøres innbydende. Stue i andre etasje ryddes g gjøres innbydende. Det fyres på peisen (m denne er i stand). Det fyres bål i grillen på utsiden.

12 12 Ssialt g underhldning Lysbilder g film: Det tas bilder g film under fremmøte på brygge i byen, rrmannsmøte g regatta. Det settes pp prjektr i 1 etasje. Det kjøres visning på denne fra et gitt tidspunkt lørdags kveld samtidig sm det serveres kaffe. Avhengig av værfrhld vurderes det m visningen kan fregå utendørs. Visningen kan m ønskelig stå å gå utver kvelden. Det er viktig at visning av bilder g film ikke bremser, eller stpper pp hyggelig småprat. Det vises lysbilder g eller film på lerret i stue 1 etasje etter middag. Når lerret henges pp innendørs, plasseres dette i «hjørne salng» i stuen. Det brukes et strt lerret på min. 2#3,10 m. Seil på (str) båt kan vurderes. Vise utelukkende bilder fra dagens aktiviteter. Visningen bør vare minimum 30 min, men kan gå i lp hele kvelden m ønskelig. Musikk: Litt lav bakgrunnsmusikk er alltid hyggelig når vi har fest på Seilerhytta. Dette kan være et enkelt medbrakt anlegg, Det spilles litt lav bakgrunnsmusikk ute g inne når vi ikke spiser. Musikk settes på umiddelbart etter dessert. Underhldning: Det er alltid hyggelig med litt underhldning på en gd fest. Ofte finnes det skjulte resurser i en gruppe. Alternativt kan man bruke venner g bekjente sm har ne litt ekstra å bidra med. Dette kan være en artig tale, en sketsj, spilling av et instrument sv. Innslaget skal sm en hvedregel ikke være betalt, g ikke bære preg av «selskapslek». Vi har et ca. 20 min underhldningsinnslag til kaffe g kake/snacks. Snacks/kake g kaffe før g etter middag: Målet med vår mini weekend på Seilerhytta er å hygge seg mest mulig sammen, Fr å gjøre det ekstra hyggelig fr alle settes det frem snacks av typen peanøtter, ptetgull, sjklade g kaffe Det settes ut bller med ulik snacks/kake før g etter middag. Det settes frem kaffe.

13 13 Prgram Fremmøte på felles brygge: Klubbmesterskap er et av BB11 gruppas viktigste arrangementer i løpet av sesngen. Nå skal alle båtene snart tas pp, g vi skal samles til vår siste regatta før høsten setter inn. Det er viktig at alle seilerne møter samtidig g deltar i felles seilas til Seilerhytta. Dette skaper en fltt ramme rundt arrangementet g en pplevelse av samhørighet. Alle seilerne samles på brygga i byen kl Det er en representant fra styret på brygga sm påser at alle har det bra g har nen å seile med. Vi samles til felles infrmasjn på plenen ved brygga. Her gjøres det ppmerksm på felles ppgaver på Seilerhytta, hvrdan seilingen fregår g hva sm er ruta. Det er ønskelig med avreise fra felles brygge innen kl Dette ledes av en representant fra styret eller av leder festkmite. Felles seiling: Selve seilturen er ment sm en felles seilas. De sm kmmer først ut fra brygga hlder seg i mrådet g venter til alle båtene er ute g klare fr felles seilas. Den ansvarlige fra styret må påse at alle får beskjed m dette. Vi seiler direkte til Seilerhytta fr innlsjering g påfølgende rrmannsmøte. Er det lite vind tilbyr følgebåten slep slik at alle er på plass til rrmannsmøte kl Ansvarlig fra styret påser at vi får en felles samlet seilas. Det seiles direkte til Seilerhytta. Det tilbys slep fra følgebåt dersm seilerne ikke ser ut til å rekke frem til rrmannsmøte kl Rrmannsmøte: Når alle båtene er trygt frtøyd på Seilerhytta samles alle rundt hytta til en felles rrmannsmøte. Regattasjefen hlder rrmannsmøte kl Regatta: Seilasene avhldes m frhldene tillater det på Merdøfjrden. Dersm vindstyrken verstiger 8 meter pr sekund, g eller vindkast verstiger 10 meter pr sekund, flyttes banen til et lunere farvann i Trmmøysund, byfjrden eller Galtesund. Regattasjef g hans medhjelpere legger bane Regattasjefen tilpasser banevalg etter frhld. Det tilstrebes at første varselsignal går kl Det seiles frtrinnsvis minimum 5 seilaser på pølsebane

14 14 Prgram Premieutdeling: Alle premier fra årets cuper g dagens Klubbmesterskap deles ut. Før premieutdeling gis det en liten ppmerksmhet (sjklade el lign.) til alle frivillige sm takk fr hjelpen. Det deles ut premier fr Vår, Smmer g Høstcup Det deles ut premier fr Klubbmesterskap Middag frrett g dessert: BB11 gruppa har lagt str vekt på å spise gde g hyggelige måltider sammen. Klubbmesterskapet er i så henseende intet unntak, Det er ønskelig at festkmiteen legger til rette fr felles grilling med nødvendig tilbehør, g legger litt ekstra kjærlighet i desserten. Samtidig skal ikke standarden være høyere enn at vi kan klare å hlde den vedlike ver mange år. Middag frberedes frtrinnsvis fr innendørs servering. Dersm festkmiteen vurderer det slik at frhldene ligger gdt til rette fr utendørs servering, kan dette gjøres. NB vi kan ha vegetarianere g allergikere til brds, vi må frsikre ss m at vi har et alternativ til disse. Frrett, middag g dessert skal ikke hlde høyere standard enn at dette kan klargjøres fredag kveld, uten annen frberedelse enn innkjøp av råvarer. Det legges til rette fr kldtbrd / buffet hvr man selv frsyner seg av det man ønsker. «Kkken» frdeler grillmaten. Middag starter ca. kl Ssialkmiteens leder ønsker velkmmen. BB11 gruppas frmann sier nen rd Det serveres en enkel frrett. Det serveres grillmat ca. kl.2015 Det serveres en gd dessert ca. kl Det serveres kaffe ca. kl Frkst: Felles frkst er en svært viktig del av arrangementet, g det er ønskelig med like mange deltakere her sm til middag. Det lages en str g gd kntinental frkst. Frkst frberedes frtrinnsvis fr innendørs servering. Dersm festkmiteen vurderer det slik at frhldene ligger gdt til rette fr utendørs servering, kan dette gjøres. Det stelles til en kntinental frkst. Frkst starter kl Frmannen takker fr arrangementet.

15 15 Prgram Felles rydding: R g frutsigbarhet er viktig når BB11 gruppa har sine arrangementer. Nen blir lett rastløse, eller pliktfølelsen melder seg når et arrangement går mt slutten. Derav er det viktig at alle gjøres ppmerksm på at vi ønsker r frem til kl1130. Først da begynner vi i fellesskap å rydde ut av hytta. Det skal være rikelig med tid til en gd prat g litt kaffe etter frkst. Hytta skal være ferdig ryddet kl1230 g deltakerne skal m ønskelig ha sine båter pakket g frtøyd ved felles brygge innen kl1430. Felles rydding starter kl Alle er klare til avreise innen kl Festkmiteens leder låser lkaler Om ønskelig tilbyr følgebåten slep inn til byen med avgang Seilerhytta kl Båtene er m ønskelig frtøyd g pakket ned på felles brygge innen kl.1430.

16 16 Etterarbeid Ajurføre øknmi etter klubbmesterskap: Øknmi er en viktig del av alle arrangementer, men kan fte by på utfrdringer med utgifter g inntekter. Derav er det viktig at en persn (øknmiansvarlig i styret), følger dette nøye pp etter arrangementet. Øknmiansvarlig i styret følger pp at utgifter g inntekter er ajur innen 14 dager etter arrangement. Innlevere g arkivere skjemaer fr handling, meny g arbeidsppgaver: Skjema med frdeling av arbeidsppgaver er spesielt nyttig under arrangementet, men fra tid til annen kan det dukke pp spørsmål m hvrdan ne fungerte, eller ne kan mangle. Da er det spesielt nyttig at skjemaet med frdeling av arbeidsppgaver, handleliste g meny har blitt arkivert på serverne til BB11 gruppa. Leder fr festkmiteen leverer inn ferdig utfylt arbeidsfrdelingsskjema til BB11 gruppa innen 14 dager etter arrangement. Leder fr festkmiteen leverer inn ferdig utfylt meny til BB11 gruppa innen 14 dager etter arrangement. Leder fr festkmiteen leverer inn ferdig utfylt handleliste til BB11 gruppa innen 14 dager etter arrangement. Arkivere bilder fra arrangementet: Bilder sm blir tatt av ansvarlig ftgraf/er har en tendens til å bli glemt, eller frsvinne. Styrets representant er ansvarlig fr at disse blir samlet inn g arkivert på BB11 gruppas server. Styrets representant fr arrangementet samler inn bilder fra ansvarlig ftgraf/er g påser at disse blir arkivert på BB11 gruppas server innen 14 dager etter arrangement. Legge ut bilder resultater g rapprt på websider: BB11 har alltid lagt vekt på å ta mye bilder fr så å bruke dette til felles mail. Vi har gså et vesentlig bildegalleri på våre nettsider sm vi ønsker å kmplimentere ytterligere. Fr å gi andre medlemmer i vår frening et innblikk i vår drift, er det svært viktig at vi skriver en liten reprtasje fra det vi steller med g legger denne ut på våre nettsider. Legge ut bilder på vårt bildegalleri på våre nettsider Skrive en rapprt sm legges ut med nen bilder på våre nettsider innen 14 dager etter arrangement. Legge ut resultater på våre nettsider innen 14 dager etter arrangement.

17 17 Etterarbeid Sende ut mail med inf g bilder etter arrangementet: BB11 gruppa har alltid vært flinke til å dkumentere sine aktiviteter. Dette er gså ønskelig etter Sesngstart. Det er ønskelig med en mail sm beskriver helgen Sende ut mail med inf g bilder etter arrangementet innen 14 dager etter arrangement. Minimum 10 bilder i mail. Oppgradere g supplere manglende g / eller ødelagt utstyr: BB11 gruppa har et betydelig utstyrslager fr å arrangere fest g regatta. Nen ganger kan ting bli ødelagt, eller ne må suppleres Alt utstyr blir sjekket fr feil g utstyrskasser blir ryddet etter henvisning på lister i kassene Ødelagt utstyr fikses eller erstattes Manglende utstyr suppleres Alt utstyr sm er brukt på festen settes tilbake på lagerrm i BB11 hallen Alt regattautstyr sm tilhører BB11 gruppa settes ned i BB11 hallen Duker vaskes g strykes Alle venfr nevnte ppgaver utføres innen 14 dager etter arrangement Følge pp at alle ppgaver er blitt utført: Fr å frsikre ss m at arrangementet er gjennmført i henhld til veiledningsdkumentet g skjemaet fr frdeling av arbeidsppgaver er blitt fulgt må ansvarlig fr ssialkmiteen g styrets representant i felleskap gå gjennm å sjekke at alle ppgaver er utført. På denne måten unngår vi i større grad ubehagelige verraskelser g manglende utstyr g rutiner ved neste arrangement. Styrets representant g leder fr ssialkmiteen sjekker at alle arbeidsppgaver på skjemaet fr arbeidsppgaver er fulgt innen 14 dager etter arrangement. Styrets representant nterer frslag til endringer i veiledningsdkument g på skjema fr frdeling av arbeidsppgaver innen 14 dager etter arrangement.