VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR

Transkript

1 1 Sist midlertidig gdkjent av styret (Arbeidsdkument, Ikke endelig vedtatt) VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR NM BB11 GRUPPA ARENDALS SEILFORENING Frrd

2 2 BB11 gruppa I ASF har alltid hldt en høy ssial prfil. Vi legger str vekt på at våre fester g arrangementer skal være litt ekstra. En fest eller et arrangement i BB11 gruppa skal være ne man gleder seg til frdi det gjøres en gd jbb på flere nivåer. Derav har vi hatt et ønske m å ntere ss de mål g ambisjner vi har fr å kvalitetssikre våre arrangementer. NM i BB11 har blitt arrangert i Arendal ca. hvert 4 år, da gjerne sm en av flere klasser under Nv Race (tidligere APL Race Week). NOV Race blir tradisjnelt avhldt siste helgen av fellesferien. Arrangementet har innehldt mange ulike klasser sm Xpress, Sling, Melges, Eurpa jlle Big Bat, Calssic Wden Bat, BB11 mf. BB11 har vært et fast innslag under NOV Race hvert år siden starten i Nv Race er et arrangement sm prfilerer Seilfreningen g tilfører ss betydelige øknmiske ressurser gjennm vår spnsr NOV. Arrangementet arrangeres på en tid av smmeren hvr de fleste har anledning til å delta, g prfilerer BB11 miljøet på en utmerket måte, sm kan bidra til å nå vårt mål m 30 båter. Arrangementet virker gså sm et ssialt bindemiddel internt i BB11 miljøet, samt knytter hver enkelt BB11 seiler tettere pp mt andre medlemmer av ASF g BB11 seilere fra andre miljøer. Skulle vi mt frmdning miste vår spnsr grunnet manglende ppslutning kan dette gså medføre at vi tvinges til annen dugnadsfrm sm vil beslaglegge resurser i vårt miljø. Vi mener på dette grunnlag at NOV Race bør arrangeres hvert år g være det arrangementet vi sm BB11 miljø satser mest på, g at vi annethvert år arrangerer NM i BB11 under dette arrangementet. Det må understrekes at NOV Race g NM arrangeres av ASF, g at det således vil være freningen g ikke BB11 gruppa sm legger premissene fr arrangementet. Derav vil dette dkument først g fremst være et utrykk fr hva BB11 gruppa tenker m gjennmføring, g hvilke mål g behv vi har sm gruppe. ASF står selvfølgelig suverent til selv å legge premissene fr arrangementet. Dette veiledningsdkumentet er primært til bruk fr styret i BB11 gruppa, NM Kmiteen, regattaansvarlig g festkmiteen i BB11 gruppa, men det er gså ment fr nye g gamle seilere sm ønsker innblikk i gruppas drift, tiltak g mål. Arendal Styret BB11 gruppa

3 3 Innhld TEMA SIDE Frrd 2 Innhldsfrtegnelse 3-5 Igangsetting g rammer. Hvem tar ansvar fr å sette alt i gang? 6 Arrangements dat 6 Hvem er NM fr? 6 Frdeling av ppgaver før, under g etter arrangementet 7 Dkumenter fr gjennmføring av arrangement 7 Strategi / Mål. Krtsiktige mål (årets mål) 8 Langsiktige mål (neste 5 år) 8 Hva skal etterlatt inntrykk være 8 Planlegging / Møter / Avik. Møter 9 Ved avvik fra veiledningsdkumentet 9 Organisasjnsstruktur Overrdnet ansvar fr hele arrangementet 10 NM Kmiteenes rlle 10 ASF s rlle 10 NOV Race kmiteens rlle 10 Styret i BB11 gruppas rlle 10 Presse- g markedsføringsansvarlig 11 Regattaansvarlig 11 HMS ansvarlig 11 Ssialkmite 11 Øknmiansvarlig 11 Medarbeidere / Persnell / Dugnad. Frivillige internt 12 Frivillige eksternt 12 Lønnet arbeid 12 Samarbeidspartnere. Samarbeid med ASF 13 Samarbeid med BB11 klubben 13 Samarbeid med Kretsen 13 Samarbeid med Seilfreninger sm har BB11 klasser 13 Samarbeid med spnsrer 14 Samarbeid med Havnefgd 14 Samarbeid med Canal Street 14 Samarbeid med lkale ferger på byfjrden 15 Samarbeid med det ffentlige (Kmmuner / Fylke) 15 Samarbeid med media 15 Søknader. Søknad BB11 klubben m NM 16 Søknad ASF m NM 16 Søknad NSF m NM 16 Søknad til Havnefgden m brygger g lkaler 16 Søknad kmmunen m bevilling 16 Søknad kmmune m parkering, sjøsetting g telt 17 Søknad spnsr / er 17

4 4 Øknmi. Øknmistyring 18 Budsjett 18 Pris på NM 18 Påmelding g betaling 18 Kunngjøring / Invitasjn / Påmelding. Kunngjøring NM 19 Invitasjn NM 20 Påmelding NM 20 Media / Presse / Markedsføring. Lage markedsføringsplan 21 Nettsider ASF 21 Facebk ASF 21 Facebk Kretsen 21 Nettsider klasseklubb 21 Facebk klasseklubb 22 Presse (aviser, tv, radi, seilmagasiner, båtmagasiner) 22 Samarbeid Canal Street 22 Prmteringsartikler Valg av prmteringsartikler 23 Gdkjenning av prmterings artikler 23 Innkjøp / bestilling av prmteringsartikler 23 Infrastruktur Seilarena 24 Banetype 24 Overnatting 24 Parkering 24 Sjøsetting 25 Lkaler fr måling av seil 25 Bryggeanlegg 25 Lkaler fr ssial samling 25 Regattakntr 26 Sanitære frhld 26 Besøkende med stre båter 26 Frberedelser til regatta.. Retningslinjer fr gjennmføring 27 Startbåt 27 Bøyebåt g bøyemannskap 27 Dmmerbåt 27 Målere 28 Dmmere / prtestkmite 28 Regattasjef 28 Seilingsbestemmelser 28 Prtester 28 Flagg / bøyer / dregger / regattautstyr 29 Dkumenter fr gjennmføring av regatta 29 Resultatservice 30 Fylling av drivstff 30 Tilrettelegging fr våre gjester. Invitasjn av spesielle gjester 31 Ta imt våre gjester g seilere 31 Overnatting 31 Tilskuerbåt fr seilernes reisefølge, g / eller andre interesserte 31 Tilrettelegging fr publikum. Tilrettelegging fr publikum 32 Ftgrafering / Film. Ftgrafering 33 Filming 33 Ftgrafbåt 33

5 5 Premiering Valg av premier 34 Gdkjenning av premier 34 Innkjøp / bestilling av premier 34 HMS. Sikkerhet på land 35 Sikkerhet på vann 35 Rutiner ved uhell 35 Frsikring. Frsikring persnell 36 Frsikring på freningens utstyr 36 Frsikring av lånt utstyr 36 Deltakeres frsikring 36 Bespisning Ansvar fr bespisning g ssialt samvær 37 Utstyr fr servering g tilberedning av mat 37 Bespisning 37 Snacks, kaker g kaffe 38 Lunsj / niste til alle medhjelpere 38 Ssialt / Underhldning. Ansvar fr ssialt samvær 39 Pynting av frsamlingslkale 39 Utstyr fr pynting 39 Lysbilder / Film 40 Musikk 40 Underhldning 40 Prgram / aktiviteter under regattahelgen Kranbil g kranløft fredag 41 Slepebåt fr ankmmende gjestebåter fredag 41 Parkering fr biler g hengere fredag 41 Registering fredag 41 Seilerkr / bespisning fredag 42 Registering lørdag 42 Frkst lørdag 42 Skippermøte lørdag 42 Regatta lørdag 43 Seilerkr / middag lørdag 43 Dagpremier lørdag 43 Frkst søndag 44 Skippermøte søndag 44 Regatta søndag 44 Premieutdeling søndag 44 Kranbil / kranløft søndag 45 Etterarbeid Felles rydding g pakking av utstyr 46 Ajurføre øknmi etter NM 46 Legge ut bilder, resultater g artikkel på websider 46 Oppgradere manglende / g eller ødelagt utstyr 46 Sende inn kntrllskjema til NSF 47 Levere rapprt med frslag til endringer i veiledningsdkument g skjema fr arbeidsppgaver 47 Følge pp at alle ppgaver er blitt utført 47

6 6 Igangsetting g rammer Hvem har ansvaret fr å sette alt i gang? Undergruppene i Arendals Seilfrening drives relativt selvstendig. I praksis betyr det at Styret i Seilfreningen sjelden tar initiativ fr at en undergruppe g eller klasse skal arrangere et mesterskap. Seilfrenings Lver g Handlingsplan mtaler per i dag ikke dette temaet. I praksis er undergruppene derved selv ansvarlige fr den aktivitet g de arrangementer den enkelte gruppe måtte finne hensiktsmessig. BB11 gruppa har i sin handlingsplan vedtatt et ønske m å arrangere NM i BB11 hvert annet år i Arendal. Styret i BB11 gruppa tar initiativ fr å arrangere NM hvert annet år. Styret i BB11 gruppa tar initiativ fr å danne en NM kmite innen utgangen av august året før arrangementet. Straks NM kmiteen er knstituert har den ansvar fr den videre fremdrift i dette dkument. Arrangementsdat NM skal frtrinnsvis arrangeres siste helg i juli sm en del av NOV Race. Dersm NOV eller tilsvarende arrangement ikke avvikles, kan NM kjøres sm et selvstendig arrangement dersm ASF stiller seg psitivt til dette. Dersm NM inngår sm en del av NOV Race, er NOV Race ansvarlige fr gjennmføring. Arrangere NM siste helg i juli sm en del av NOV Race Dersm NM ikke er en del av NOV Race Week flyttes arrangementet frtrinnsvis til sist i juni i samsvar med ønsket dat fr andre arrangerende klubber / BB11 klubben. Hvem er NM fr? Dette er et lukket arrangement fr de aktive seilerne / deltakerne g deres partnere. Styret kan invitere spesielle støttespillere, eller bidragsytere til vår fest etter regattaen. Eksempler på bidragsytere kan være spesielt gde støttespillere sm regattaarrangører, tidligere frmenn, kurshldere, spnsrer g bøyemannskap, Festen er ikke fr venner g bekjente sm ikke seiler BB11, men partnere kan inviteres. Styret kan gjøre spesielle vurderinger av deltakere m dette skulle trengs. Nb. Husk at Seilfrenings frmann alltid skal inviteres til våre arrangementer. Påse at alt arbeid med Kunngjøring / Invitasjn / Påmelding gjennmføres

7 7 Igangsetting g rammer Frdeling av ppgaver, før, under g etter arrangementet Det er mange små g stre ppgaver sm følger med et NM g en slik fest. I utgangspunktet skal NM Kmiteen g NOV Race Kmiteen ta seg av alle frberedelser, gjennmføring g avslutning av arrangementet, men BB11 gruppas medlemmer må være frberedt på å hjelpe til. Mange av ss kan føle det ubehagelig dersm vi ikke helt vet hva sm er våre ppgaver, eller m det frventes ne av ss sm ikke blir gjrt. Derav er det ønskelig at NM kmiteen utarbeider en liste ver de ppgaver hver enkelt av ss har under arrangementet. Listen skal være presis g innehlde knkrete ppgaver. Dette gjør det lettere å gå til sin ppgave med glede g nyte arrangementet. NM kmiteen kntakter aktuelle bidragsytere minimum 3 måneder før arrangementet. NM kmiteen lager liste ver felles arbeidsppgaver før, under g etter arrangementet. Dkumenter fr gjennmføring av arrangement I denne sammenheng er det viktig å minne m at et NM ikke arrangeres av BB11 gruppa, men av ASF. Derav vil avgjørelsene til ASF alltid verstyre de retningslinjer sm BB11 gruppa selv har satt pp. Dg har BB11 gruppa behv fr struktur g versikt ver hva gruppa mener må til fr å gjennmføre et gdt NM. Dette mener gruppa å dkumentere i dette veiledningsdkumentet, samt tilstøtende Excel ark med versikt ver arbeidsfrdeling. I tillegg til gruppas egne dkumenter finnes det en rekke dkumenter sm man må frhlde seg til under et NM. Disse er mer utfyllende beskrevet under blkene: Søknader.s 17 Kunngjøring / Invitasjn / Påmelding s.21 Media / Presse / Markedsføring s.22 Styret BB11 gruppa påser at Veiledningsdkument er tilgjengelig fr NM kmiteen. Styret BB11 gruppa påser at Excel ark fr arbeidsfrdeling er tilgjengelig fr NM kmiteen. Styret fremlegger kpier av tidligere brukte dkumenter fr Søknader, Kunngjøring / Invitasjn / Påmelding Media / Presse / Markedsføring

8 8 Strategi / Mål Krtsiktige mål (dette året) Nedenfr nevnte mål er hentet fra BB11 gruppas Handlingsplan. 1. Arrangere NM i Arendal sm en del av NOV Race. 2. Ha (3/4) deltakende båter fra Arendal under NM 3. Ha minimum 10 utenbys båter sm deltar i NM 4. Ha 3 seilere fra Arendal blant de 10 beste. En av disse på medaljeplass. Langsiktige mål (neste 5 år) Nedenfr nevnte mål er hentet fra BB11 gruppas Handlingsplan. 1. Arrangere NM i Arendal annethvert år sm en del av NOV Race. 2. Ha 22 (3/4) deltakende båter fra Arendal på alle NM i Arendal. 3. Tilby alle utenbys deltakere gratis vernatting med frkst, g gratis lkal transprt. 4. Ha 3 seilere fra Arendal blant de 10 beste hvert år. En av disse på medaljeplass. Hva skal etterlatt inntrykk være? Fruten å nå våre krtsiktige g langsiktige mål, er det ønskelig at vi har et bevist frhld til hva vårt etterlatte inntrykk skal være. Når vi snakker m etterlatt inntrykk g hvem dette gjelder kan vi nevne, seilere, Seilfrening, Klasseklubb, NSF, spnsr g publikum. Enkelt sagt ønsker vi naturligvis at alle venfr nevnte skal sitte igjen med et gdt inntrykk av ss sm arrangør. Følgende er av BB gruppa i ASF definert sm sentrale begreper g skal prege arrangementet: Vennskap Nrgesmesterskapet skal på best mulig måte legge til rette fr å styrke miljøet i klassen g vennskapet mellm seilerne. Vekst Selve arrangementet skal i seg selv bidra til vekst fr klassen. Det skal gså kunne bidra til vekst andre steder enn i Arendal, både før g etter mesterskapet, ved at tiltak i arrangementet g erfaringer fra det samme skal deles med BB-miljøene andre steder. Verdig vinner Vi skal selvfølgelig kåre en nrgesmester gjennm et arrangement med høy kvalitet på gjennmføringen både på vannet g på land. 1. Frsikre seg m at punktene sm er ppført i strategien kan innfri målene 2. Frsikre seg m at alle våre avtaler med samarbeidspartnere innfris. 3. Frsikre seg m at seilerne sitter igjen med et gdt inntrykk av frarbeid, invitasjn, inf, regatta, service på land, fest, vennskap, seiling g regatta 4. Frsikre seg m at publikum sitter igjen med et gdt inntrykk av infrmasjn, tilgang til banemråde g gde publikumspplevelser ved banen 5. Frsikre seg m at media sitter igjen med et gdt inntrykk av at freningen fremstår ryddig, infrmativt g prfesjnelt

9 9 Planlegging / Møter Møter Planleggingsmøter skal frtrinnsvis fregå på ukedager utenfr annen BB11 aktivitet. Helg bør unngås. Planleggingsmøter avtales gd tid fr å unngå bruk av helg. Planleggingsmøter legges ikke til tidspunkter hvr det fregår annen BB11 aktivitet. Det settes pp en møteplan umiddelbart etter at NM kmiteen er dannet Alternative møtelkaler kan være Arendal havn g BB11 klubbhus Ved avvik fra veiledningsdkumentet Leder av NM kmiteen løser ppgaven i henhld til veiledningsdkumentet. g ledelsen i NOV Race. Dersm dkumentet viser seg å være mangelfullt, g eller nen av ppgavene ikke lar seg løse, kan leder av NM kmiteen kntakte leder av NOV Race fr rådføring. Dersm NM ikke er en del av NOV Race kntaktes representanten fra styret i BB11 gruppa. Dersm leder av NM kmiteen har behv fr rådføring, kan leder av NOV Race kntaktes. Dersm NM ikke er en del av NOV Race kntaktes representanten fra styret i BB11 gruppa.

10 10 Organisasjnsstruktur Overrdnet ansvar fr hele arrangementet Det er BB11 gruppas styrerepresentant sitt verrdnede ansvar å påse at de ppgaver sm er nevnt i dette dkument blir løst. Styrets representant fra BB11 gruppa påser at dkumentet g prgrammet blir fulgt, g at hver enkelt løser de ppgavene de har. NM kmiteens rlle NM kmiteen blir utnevnt av styret i BB11 gruppa fr hvert NM. NM kmiteens mandat fra BB11 gruppa er å sikre at alle ppgaver i dette dkument g tilstøtende Excel ark med spesifikke ppgaver blir utført innenfr de gitte rammer g tidsfrister. NM kmiteen må til enhver tid frsikre seg m at planer g tiltak er i samsvar med ASF s sine ønsker g prfil. NM kmiteen påser at alle nødvendig tiltak gjennmføres fr å få et vellykket NM NM kmiteen påser at ppgaver i dette dkument g tilstøtende Excel ark utføres. NM kmiteen påser at alle ppgaver på Excel ark blir frdelt med hvem sm har hvedansvar, g hvem sm har ansvar fr gjennmføring. Dersm NM kmiteens leder har behv fr rådføring rundt ppgaver eller tiltak sm ikke kan gjennmføres, kan BB11 styrets representant kntaktes. ASF s rlle ASF vil ved en gdkjennelse av NM bære det verrdnede juridiske g øknmiske ansvar fr arrangementet, g en den ffisielle arrangør. ASF påser at juridiske frpliktelser blir verhldt ASF påser at de øknmiske frpliktelsene blir verhldt NOV Race kmiteens rlle NM fr BB11 har siden første NM i Arendal i 2001 vært en del av NOV Race (APL). Tradisjnelt har NOV Race kmiteen tatt seg av alle søknader g all teknisk gjennmføring av NM. NOV Race har gså i det alt vesentlige hatt ansvar fr bespisning, underhldning g det ssiale. Rett nk har BB11 gruppa g dens medhjelpere vært behjelpelige g til tider hatt ansvar fr spesifikke ppgaver, men ffisielt har ansvaret hvilt på NOV Race kmiteen. NOV Race kmiteen tar ansvar fr den tekniske gjennmføringen av arrangementet. Styret i BB11 gruppas rlle BB11 gruppas styre er representert ved en egen utnevnt representant på lik linje med øvrige arrangementer i BB11 gruppas regi sm klubbmesterskap, smmerfest sv. BB11 gruppas styre utnevner en representant sm kan kntaktes av NM kmiteen

11 11 Organisasjnsstruktur NM kmiteen utnevner fra egne rekker, eller eksterne persner med ansvar fr de nedenfr nevnte mråder: Presse- g markedsføringsansvarlig Presse- g markedsføringsansvarlig har det verrdnede ansvar fr all presse g markedsførings tiltak. Herunder infrmasjn på nettsider til BB11 gruppa g BB11 klubben Lage en markedsføringsplan sm presenteres g gdkjennes av NM kmiteen Gjennmføre tiltak i henhld til markedsføringsplanen Regattaansvarlig Regattaansvarlig er først g fremst ansvarlig fr den tekniske gjennmføringen av seilasene. Det er ikke regattaansvarlig sin ppgave å skaffe de frivillige, legge bane g skaffe regattautstyr. Men det er dg regattaansvarlig sin jbb å administrere venfr nevnte utstyr g persner under avvikling av seilasene. Regattaansvarlig gjennmfører avvikling av regattaer Regattaansvarlig administrerer materiell g persnell under seilaser HMS ansvarlig Helse, miljø g sikkerhet er priritet nr.1 i et hvert arrangement sm BB11 gruppa er invlvert i. Det utnevnes en HMS ansvarlig sm påser at all aktivitet fregår uten fare fr liv, helse eller miljø. Nen mråder sm kan være spesielt utsatte er kranløft, bruk av kraftblkk, g seiling i fr sterk vind. Utnevne en HMS ansvarlig Påse at all bruk av kran g løfting av båter fregår frsvarlig. Påse at seilerne ikke utsettes fr utilbørlig fare ved seiling i sterk vind. Ssialkmite Et av NM kmiteens medlemmer har et eget ansvar fr det ssiale g utnevner g leder en egen ssialkmite. Ssialkmiteen vil ha ansvar fr bespisning, det ssiale (underhldning), g frsamlingslkale (telt?) Ssialkmiteen kmmer med frslag til måltider Ssialkmiteen påser at måltider blir gjennmført Ssialkmiteen administrer det ssiale g underhldning Ssialkmiteen har ansvar fr frsamlingslkale (telt?) Ssialkmiteen frhlder seg til ppsatt budsjett Øknmiansvarlig Et NM invlverer fte relativt stre beløp. Offisielt vil ASF stå øknmisk ansvarlig dersm arrangementet skulle gå med underskudd, men dette må selvfølgelig søkes unngått. Fr å ha en gd versikt ver øknmien utnevnes det en egen øknmiansvarlig fr arrangementet. Dersm NM er en del av NOV Race, er det en egen øknmiansvarlig i NOV kmiteen Øknmiansvarlig påser at budsjett følges g at øknmien til enhver tid er frsvarlig.

12 12 Medarbeidere / Persnell / Dugnad Frivillige internt Vår største kilde til frivillig innsats før under g etter arrangementet er å finne i vår egen frening g vår egen gruppe. Primært er det naturlig å tenke seg at BB11 gruppa bidrar sterkt g i det alt vesentlige selv løser ppgaver sm kan utøves fr g etter arrangement. Det er dg å anbefale at BB11 gruppas seilere ikke er direkte invlvert under selve arrangementet NM kmiteen lage en versikt ver ppgaver sm skal løses før g etter NM NM kmiteen frdeler ppgaver internt i BB11 gruppa g ASF på et så tidlig tidspunkt sm mulig. Frivillige eksternt Nen ppgaver kan det av ulike grunner være vanskelig å finne persnell til internt i ASF. Grunnen til dette kan være manglende kvalifikasjner, at flk er pptatt, eller at klubben alt belegger de aktuelle med andre ppgaver, eller at aktuelle kandidater selv seiler. Typiske ppgaver sm man kan trenge hjelp til vil være: Regattasjef, målere g dmmere. Men ved stre parallelle regattaer under NOV Race, kan det gså være behv fr båter g bøyemannskap. Prmtering på BB11 klubbens nettsider g Facebk sider, samt prmtering i de ulike freninger NM kmiteen lager en versikt ver ppgaver sm skal løses før g etter NM. NM kmiteen frdeler ppgaver først internt i BB11 gruppa g ASF, dernest kntaktes eksterne aktører på et så tidlig tidspunkt sm mulig. Lønnet arbeid Hvedprinsippet i ASF er at ppgaver løses på dugnad. Men dessverre er det slik at nen ppgaver kan bli fr stre, eller falle utenfr freningens kmpetanse nivå. Da hender det at det må bruke ekstern hjelp. Eksempler på dette kan være leie av kranbil, leie av bøyebåt med kraftblkk, leie av kkk. Kartlegge gd tid i frveien hva vi trenger lønnet assistanse til Estimere kstnader ved lønnet assistanse Kntakte g bestille lønnet assistanse

13 13 Samarbeidspartnere Samarbeid med ASF BB11 gruppas er en del av ASF. Siden 2001 har NM i BB11 blitt arrangert sm en del av det sm tidligere var APL Race Week g sm nå er døpt m til NOV Race Week. Ved ønske m å arrangere et NM fr BB11 i Arendal kntaktes først styret i ASF. Dersm styret i er psitive til et arrangement, fregår det videre samarbeidet med NOV Race Week kmiteen. Parallelt med at BB11 gruppa har sin egen NM kmite, er det ønskelig at hele, g eller deler av denne er med i NOV Race Week kmiteen. Hele g eller deler av NM kmiteen deltar i NOV Race Week kmiteen. Samarbeid med BB11 klubben BB11 klubben sitter med mange års erfaring fra gjennmføring av gde NM i ulike byer. Når det arrangeres NM i Arendal, bør BB11 klubben ha en representant sm samarbeider med NM gruppen. Opprette kntakt med BB11 klubben Få på plass representant fr BB11 klubben Tilrettelegge fr en klubbkveld (fr eksempel fredag) i samarbeid med BB11 klubben, hvr BB11 klubben er det ffisielle vertskap. Samarbeid med Seilkretsen Tradisjnelt har vi ikke vært flinke til å samarbeide med Seilkretsen, men her kan det ligge et betydelig ptensiale fr ekstern deltakelse g hjelp. Byer sm Lillesand, Grimstad, Tvedestrand g Risør er helt naturlige samarbeidspartnere når vi arrangerer NM Invitere seilere fra Kretsen til å låne ubrukte lkale båter. Kntakte Kretsen fr hjelp til regattasjef, dmmer g måler Invitere Seilkretsens leder til vårt arrangement. Samarbeid med Seilfreningene sm har BB11 klasser Seilfreninger med stre BB11 klasser sm Brevik, Kragerø g Hrten er viktige samarbeidspartnere. Fruten et tett samarbeid m rekrutering til de ulike arrangementene sitter disse freningene på mange ressurser sm regattasjefer, målere g dmmere. Samarbeide med Kragerø, Brevik g Hrten m rekrutering til NM Samarbeide med Kragerø, Brevik g Hrten m regattasjefer, dmmere, målere

14 14 Samarbeidspartnere Samarbeid med spnsrer NOV Race Week er i sin helhet spnset av NOV. En nær g gd dialg med spnsrs ønsker g frventninger er en svært viktig priritering. At vår hvedspnsr er NOV utelukker ikke at det kan samarbeides med andre spnsrer parallelt med dette. Dg bør dette avklares med NOV Race Week kmiteen fr å frsikre seg m at dette ikke er i knflikt med hvedspnsrs ønsker g intensjner. Kntakt med med Hvedspnsr skal skje gjennm NOV Race Week kmiteen. Andre spnsrer kan kntaktes dersm dette ikke er i knflikt med hvedspnsrs ønsker g intensjner. Samarbeid med Havnefgd Havnefgden er en svært sentral samarbeidspartner når det arrangeres NM. Havnefgden er nrmalt behjelpelig med bryggeanlegg, lkaliteter fr regattakntr, sanitærfrhld, g frsamlingslkale (telt) Kntakte Havnefgd angående bruk av brygger Kntakte Havnefgd angående regattakntr Kntakte Havnefgd angående sanitærfrhld Kntakte Havnefgd angående frsamlingslkale (telt) Kntakte Havnefgd angående bruk av Kjøkken Kntakte Havnefgd angående bruk av brygger til gjestende vernattingsbåter Kntakte Havnefgden angående anløp av eventuelle skip. Samarbeid med Canal Street Canalstreet arrangeres parallelt med NM / NOV Race. Canalstreet kan kntaktes fr et eventuelt samarbeid m felles knsertarena hvr BB11 kan være en del av rammen fr knserten. Aktuelle arenaer kan være Knubben, Seilerhytta, after sail telt g lign. Samarbeid m billetter kan gså vurderes Kntakte Canal Street fr et eventuelt samarbeid m knsertarena g bruk av BB11 Kntakte Canal Street fr samarbeid m billetter

15 15 Samarbeidspartnere Samarbeid med lkale ferger på byfjrden En kjent prblemstilling med seiling på byfjrden er at vi lett kmmer i knflikt med fergene. Det er viktig å ha en gd dialg med de ulike selskapene gd tid før et arrangement fr å skape en felles frståelse fr trafikkmønsteret. Her bør hver enkelt kaptein på de ulike ferger kntaktes fr en gd dialg. Kntakte alle selskaper fr de ulike fergene sm benytter byfjrden til persn transprt. Kntakte alle kapteiner på de ulike fergene sm benytter byfjrden til persn transprt. Samarbeid med det ffentlige (Kmmuner / Fylke) Det ffentlige er en svært aktuell samarbeidspartner. Det kan være en søknad m bevilling, parkering fr gjestende biler g hengere. Oppføring av regattatelt på ffentlig mråde. Bruk av ffentlige rm fr premiering sv Det tas kntakt med alle ffentlige etater fr parkering. Det tas kntakt med ffentlige etater fr sjøsetting Det tas kntakt med ffentlige etater fr bruk av lkaliteter Samarbeid med media Media er en svært viktig samarbeidspartnar. Et NM er en glimrende anledning til å markedsføre seiling generelt g BB11 spesielt Det må på et tidlig tidspunkt pparbeides kntakt med alle aktuelle mediainstitusjner. Se fr øvrig egen markedsføringsplan fr gjeldene g tidligere år. Kntakte alle aktuelle mediainstitusjner

16 16 Søknader Søknad BB11 klubben m NM Dersm BB11 gruppa ønsker å arrangere NM må man først avklare med klasseklubben, dernest Seilfrening g til sist søke NSF. NM er et ffisielt arrangement sm krever gdkjennelse av ASF, BB11 klubben g NSF. Det er viktig at alt det frmelle er på plass i gd tid før nen frister går ut. Søke Klasseklubben ca. 1 år i frkant Søknad ASF m NM Dersm BB11 gruppa ønsker å arrangere NM må man først avklare med klasseklubben, dernest Seilfrening g til sist NSF. NM er et ffisielt arrangement sm krever gdkjennelse av ASF, BB11 klubben g NSF. Det er viktig at alt det frmelle er på plass i gd tid før nen frister går ut. Søke ASF ca. 10 måneder i frkant Søknad NSF m NM Dersm BB11 gruppa ønsker å arrangere NM må man først søke klasseklubben, dernest Seilfrening g til sist NSF. NM er et ffisielt arrangement sm krever gdkjennelse av ASF, BB11 klubben g NSF. Det er viktig at alt det frmelle er på plass i gd tid før nen frister går ut. Søke NSF innen året før arrangementet Søknad til Havnefgden Dersm det er ønskelig å bruke Arendal gjestehavn sm base fr arrangementet må havnefgden kntaktes. Det er gså frnuftig å sjekke m det er skipsanløp mens regattaen fregår. Havnefgden bør kntaktes i gd tid før arrangementet, senest 4 måneder før regatta. Kntakte Havnefgd fr bruk av brygger Kntakte Havnefgd fr bruk av lkaler Søknad kmmunen m bevilling Dersm det er ønskelig med alkhlservering, må det undersøkes m bevilling er nødvendig på det aktuelle sted. Sjekke m bevilling er nødvendig Søke m bevilling

17 17 Søknader Søknad kmmune / fylke m parkering, sjøsetting g telt Når våre gjester ankmmer er det viktig at det er enkelt g gratis å få parkert biler g hengere. Kmmune / fylke må kntaktes i gd tid fr avklaring av arealer sm kan brukes til dette. Tilsvarende kan det være behv fr å avtale med kmmunen m areal fr sjøsetting g ppsetting av arrangementstelt. Søke kmmunen / fylke fr å avklare plass fr parkering av biler g hengere Søke kmmune fr avklaring m areal fr sjøsetting Søke kmmunen fr avklaring m areal fr ppsetting av arrangementstelt Søknad spnsr / er ASF har i mange år vært heldige sm har hatt APL g NOV med sm hvedspnsrer til NOV Race g dermed gså NM fr BB11. Dersm nåværende hvedspnsr skulle frafalle g eller NM fr BB11 bli et selvstendig arrangement må andre løsninger vurderes. ASF leverer søknad til hvedspnsr g eller delspnsrer. NM kmiteen søker eventuelt på ppdrag fra ASF m spnsrer.

18 18 Øknmi Øknmistyring Øknmien under NM g NOV Race styres av ledelsen i NOV Race. Dersm NM ikke avvikles sm en del av NOV Race, må det etableres en annen øknmiansvarlig. Sjekke med ledelsen av NOV Race at de tar seg av øknmien Påse at det er en ansvarlig fr øknmien fra NM kmiteen, dette dersm NM ikke er en del av NOV Race Week. Budsjett Tradisjnelt styres øknmien under NM av ledelsen i NOV Race Week. NM kmiteen bør i samarbeid med NOV Race sette pp et budsjett sm viser hva man kan frvente av inntekter g utgifter sm er utelukkende knyttet pp mt BB11 NM. Typiske inntekter kan være spnsr penger, startavgifter / påmeldingsavgifter g inntekter ved salg av mat g drikke På utgiftssiden er det betraktelig flere stre g små pster, men hvedpstene er fte utgifter til leie av frsamlingstelt, reklameartikler til seilere, servering av mat, utgifter til innleide båter g bensinutgifter. NM kmiteen tar initiativ fr at det settes pp et budsjett sm viser frventede inntekter g utgifter sm NM kmiteen blir ansvarlig fr gjennm ppgaver de blir tildelt fra NOV Race Week. Dette gjelder utgifter sm NM kmiteen blir ansvarlig fr i tilknytning til det sm utelukkende er knyttet pp mt BB11 NM. Pris på NM Det skal aldri være spesielt dyrt å delta på NM g ssiale tilstellinger med BB11 gruppa, men skal vi hlde høy standard på mat g tilstelning må vi dessverre være innstilt på å betale litt fr ksen. Deltakeravgiften bør ikke avvike vesentlig fra fregående år, g dekker deltakelse, samt eventuell prfilartikkel, g matservering lørdag ettermiddag fr skipper g mannskap. Deltakeravgiften bør ikke avvike vesentlig fra fregående år Påmelding g betaling NM betales ver nettbank til ppgitt knt. Påmeldingsfristen er en uke før arrangement Det betales fr NM på regattakntr, eller ver nettbank på ppgitt knt. Tilgjengelig elektrnisk betalingsløsning må etableres på regatta kntr.

19 19 Kunngjøring / Invitasjn / Påmelding Kunngjøring NM (hentet fra NSF regler fr arrangement av nrgesmesterskap) PARAGRAF 6 Kunngjøring 6.1 Kunngjøringen skal være i henhld til appendiks J g K, inkludere de infrmasjner sm kreves i vedlegg til NM-reglene paragraf 8, Kntrll, g i tillegg innehlde pplysninger m at medaljeseilas inngår når dette er relevant. Kunngjøringen skal sendes leder av prtestkmiteen før den publiseres. Kunngjøringen skal gså innehlde følgende bestemmelser: 1.x NSFs g NIFs generell bestemmelser fr barneidrett, lisens, reklame, dping g rett til å delta gjelder fr stevnet. 1.y Samme besetning skal seile i alle seilaser, men frandring kan fretas hvis viktige grunner freligger. Slik frandring må gdkjennes av prtestkmiteen på frhånd, g skal bare gdkjennes hvis den ikke gir båten en frdel sammenlignet med besetningen før frandringen. Gdkjenning vil ikke bli gitt til enmannsjller g brett. 2. Registrering 2.1 Båter sm har rett til å delta kan påmeldes ved å fullføre registrering hs den rganiserende myndighet. Hver deltagende båt/brett skal være frsikret med gyldig ansvarsfrsikring. 2.2 Seilingsbestemmelser, deltagerliste, versikt ver prtestkmité g regattastab utleveres senest ved registrering. 2.3 Teknisk kntrll: Beskriv her hvrdan den tekniske kntrllen skal gjennmføres. Klasseklubben er ansvarlig fr at måleskjema, målebrev g egenerklæring blir benyttet. Egenerklæringen skal reflektere klassereglene g NSFs sikkerhetsregler, samt at besetningen er medlem av seilfrening. Teknisk kntrll skal gjennmføres med stikkprøver før, under g etter regattaen. 6.2 Arrangøren skal sørge fr at pplysninger m NM kmmer med på NSFs terminliste. Dersm det planlegges avvik i frhld til nen av NM-reglene eller seilingsbestemmelsene (se paragraf 15), skal NSF søkes m dispensasjn senest 3 måneder før seilasene begynner (se paragraf 16). Alle avvik fra nrmen skal være fretatt i samarbeid med klasseklubb. Seilingsbestemmelser skal være tilgjengelig senest ved registrering.

20 20 Kunngjøring / Invitasjn / Påmelding Invitasjn NM Gd Infrmasjn m arrangementet er særdeles viktig fr den endelige deltakelsen.. Nedenfr nevnte punkter bør inngå i markedsføringsplanen g er sm ment å være et minimum av aktiviteter. Det sendes ut infrmasjn via til samtlige medlemmer i BB11 klubben hvr klubben har tilgjengelige adresser. Det sendes ut invitasjn 4 uker før mesterskap på e-pst. Invitasjnen skal innehlde rikelig med infrmasjn m seilingen, det praktiske g det ssiale. Alle klkkeslett g aktiviteter nevnes. Det legges ut infrmasjn g påminnelse på websider senest 6 måneder i frkant. Det sendes ut påminnelse 8 uker før NM på e-pst. Det sendes ut ppdatert inf m antall påmeldte, det praktiske g det ssiale. Alle klkkeslett g aktiviteter nevnes 1 uke før arrangement. Det frsikres m at arrangementet er tydelig annnsert på klasseklubbens nettsider min 6 måneder før arrangement. Arrangementet kunngjøres på facebk sidene til ASF Arrangementet kunngjøres på facebk sidene til BB11 klubben Sende infrmasjn til leder ASF m arrangement g invitere til ssiale aktiviteter. Sende infrmasjn til leder Seilkretsen m arrangement g invitere til ssiale aktiviteter. Sende infrmasjn til spesielle bidragsytere m arrangement g invitere til ssiale aktiviteter. Sende infrmasjn til spnsr m arrangement g invitere til ssiale aktiviteter. Påmelding NM Å melde seg på NM må være enkelt. Det må være lett å finne påmelding til NM på nettsidene til ASF. I tillegg må det være gd infrmasjn med gde linker på nettsiden til Kretsen, NSF g BB11 klubben. Det bør være linker på nettsiden til ASF med mulighet fr å melde seg på min 6 måneder før NM. Det skal være mulig å melde seg på NM på ASF s nettsider min 6 måneder før NM Det skal være enkelt å finne link til påmelding på facebk sidene til Kretsen Det skal være enkelt å finne link til påmelding på nettsidene til BB11 klubben Det skal være enkelt å finne link til påmelding på nettsidene til NSF Påmeldingsfristen er 1uke før arrangementsdaten. Det skal være enkelt å finne infrmasjn m frhåndsbetaling på nettsidene

21 21 Media / Presse / Markedsføring Lage markedsføringsplan Markedsføring er svært viktig fr å nå ut til våre seilere, ekspnere vår sprt g fr å skape vekst. NM kmiteen bør på et tidlig tidspunkt sette pp en liste ver ønskede tiltak i priritert rekkefølge. Av denne listen bør det fremkmme hva, når, hvrdan g hvem sm skal ha ansvar fr de ulike ppgavene. Lage en detaljert markedsføringsplan Følge pp markedsføringsplanen Frdele ppgaver i markedsføringsplanen Nettsider ASF På nettsidene til ASF må man minimum 6 måneder før NM kunne finne all sentral infrmasjn m arrangement. Her bør det freligge en invitasjn, samt all praktisk infrmasjn Påse at all relevant infrmasjn kan finnes på nettsiden til ASF Påse at det er mulig å melde seg på via nettsiden til ASF minimum 6 måneder før arrangement Facebk ASF ASF har egne Facebk sider. All relevant infrmasjn sm legges ut m NM på nettsidene bør frmidles via Facebk Linke relevant stff fra nettsidene til ASF s Facebk sider Facebk Seilkretsen Seilkretsen har egne Facebk sider. All relevant infrmasjn sm legges ut m NM på nettsidene bør frmidles via Facebk sidene til Kretsen Linke relevant stff fra nettsidene til Kretsens Facebk sider Nettsider Klasseklubb Klasseklubben har egne nettsider. Her bør det finnes infrmasjn m NM samt linker til våre hjemmesider Påse at det er infrmasjn m NM på hjemmesidene til klaseklubben Påse at det er link til hjemmesidene til ASF g NM på sidene til klasseklubben

22 22 Media / Presse / Markedsføring Facebk klasseklubb Klasseklubben har egen Facebk side. All infrmasjn sm legges ut på Facebk sidene til ASF bør linkes her Linke all infrmasjn fra ASF sin Facebk side til klasseklubbens Facebk Presse (aviser, tv, radi, seilmagasiner, båtmagasiner) NM er først g fremst et sprtslig arrangement, g sprten skal stå i sentrum. Men NM er gså en glimrende mulighet til å ekspnere vår idrett g klasse i media. Det er derfr viktig at dette pririteres fr å sikre videre vekst g drift av klassen I henhld til markedsføringsplanen, fre pressen med artikler g infrmasjn. Prmtere NM i Seilmagasiner g tilsvarende tidsskrifter. Det sendes ut infrmasjn til aktuelle seilmagasiner g båtmagasiner min 6 måneder før arrangement. Få på plass stff i Canal Street magasin Prmtering mt Seilfreninger sm har BB11 NM kmiteen bør undersøke muligheten fr å prmtere NM direkte i de aktuelle freningene. Dette kan kjøres ved at en representant fra BB11 gruppa ASF reiser til den aktuelle freningen fr å prmtere arrangementet. Det bør pprettes en kntaktpersn i hver enkelt frening sm kntaktes ved all prmtering g videre ppfølgning. Etablere en kntaktpersn mt NM i hver enkelt aktuelle frening. Reise til g prmtere NM i aktuelle freninger Samarbeid Canal Street Det er ønskelig med et samarbeid med Canal Street Det samarbeides med Canal Street m plass i Canalstreet avis

23 23 Prmteringsartikler Valg av prmteringsartikler Tradisjnelt har pique-skjrter vært førstevalget sm prmteringsartikkel. Denne har vært påført spnsrs lg, Seilfreningens lg g BB11 lg. Caps, gensere g annet kan naturligvis gså vurderes. Vurdere type prmteringsartikler til bruk fr NM. Gdkjenning av prmteringsartikler Når NM er den del av NOV Race skal liste ver ønskede prmteringsartikler gdkjennes av NOV kmiteen før man fretar endelig bestilling. Prmteringsartikler skal gdkjennes av NOV kmiteen før endelig bestilling når NM er en del av NOV Race Week Bestilling / innkjøp prmteringsartikler Når valget av prmteringsartikler er gjrt. Må det gjøres litt undersøkelser angående pris g kvalitet før bestilling fretas Sjekke priser på prmteringsprdukter flere steder Sjekke kvalitet på prmteringsprdukter flere steder Bestille prmteringsartikler til bruk fr NM senest 6 måneder før NM pga. pris g prduksjn

24 24 Infrastruktur Seilarena Tradisjnelt har byfjrden vært benyttet sm seilarena fr BB11, dette er ønskelig gså i fremtiden. Når banene legges skal man selvfølgelig først g fremst legge banen så ptimalt sm mulig fr seilerne slik at kvaliteten g sikkerheten ivaretas best mulig. Men fr å gjøre seilasene så publikums vennlige sm mulig er det viktig at bøyer g startlinje legges så nære naturlige tilskuerplasser sm mulig Påse at regattabanen legges til byfjrden Påse at bøyer, start g mållinje legges så publikums vennlig sm mulig Valg av banetype Sm i så mange andre klasser har gså BB11 klassen de senere år i all hvedsak valgt å seile på pølsebane i både lkale g nasjnale mesterskap. Pølsebane er enkelt å legge, g passer nrmalt gdt til et NM arrangement Det legges Pølsebane med ffset merke på kryssbøye Overnatting NM er et t dagers arrangement, men utenbys seilere ankmmer allerede fredagen g trenger hjelp g veiledning angående vernatting. Lage liste på nettsider med frslag til vernatting Ha sm mål å tilby gratis samlet vernatting. Vurdere å reservere Seilerhytta fra fredag til søndag fr vernatting Parkering biler g hengere Det er svært viktig fr interessen fr arrangementet at det ikke er nen spesielle kstnader frbundet med parkering av henger g biler. Avtaler med kmmune g eller private aktører m mråde fr parkering må gjøres minimum 3 måneder før arrangementet. Kntakte Fylke, kmmune eller private m parkering av biler g hengere.

25 25 Infrastruktur Sjøsetting Når seilerne ankmmer dagen før arrangementet må det være en tilgjengelig kranbil primært fra kl Kranbilen må være lkalisert så nære bryggeanlegget sm praktisk mulig. Fruten kranfører må det være minimum en representant fra BB11 gruppa tilstede fr praktisk g teretisk hjelp. Kranbil må bestilles minimum 8 uker før arrangement. Bestille kranbil min 8 uker før arrangement Tilrettelegge fr kranløft så nær felles brygge sm mulig Ha minimum en representant fra BB11 gruppa ved kranbil fr teretisk g praktisk hjelp Ha en båt med fører tilgjengelig fr slep til felles brygge Lkaler fr måling av seil Dersm det skal fretas kntrll måling av seil, må vi ha lkaler tilgjengelig fr dette. Lkalene må være av en slik karakter at seil kan brettes ut i full størrelse. Arrangements telt kan vurderes brukt i denne sammenheng. Skaffe egnede lkaliteter fr eventuell måling av seil. Bryggeanlegg Bryggeanlegget bør ligge så nærme regattabanen sm mulig. Området bør gså være skjermet fr stre bølger sm kan føre til skader når båtene ligger frtøyd. Tradisjnelt har vi fått bruke deler av Havnevesenets gjestebrygge. Det er naturlig å tr at dette gså vil være mulig i fremtiden. I dag har BB11 gruppa «egen» brygge på Tyhlmen. Denne sammen med nen ekstra plasser (ca. 10) vil i det alt vesentlige sikre vårt behv. Alternativt kan eksisterende BB11 brygge frlenges med egen brygge sm er frtøyd på Knubben. Dette vil i så fall kreve tillatelse fra Havnefgd. Kntakte Havnefgd minimum 6 måneder før arrangement fr avklaring rundt bryggeanlegg. Lkaler fr ssial samling Tradisjnelt har det vært satt pp arrangements telt på Rådhusbrygga eller ved gjestehavna. Teltet har vært satt pp i frkant av arrangementet g vært tilgjengelig fr seilerne under hele arrangementet. Arendal gamle rådhus har vært benyttet ved helt spesielle anledninger. Når gjestehavna har vært brukt har vi gjerne fått benytte ss av stedets taletter g et lftsrm i service bygget. Kntakte kmmune, fylke, havnevesen fr ppsett g bruk av telt eller leie av lkaler til ssial samling

26 26 Infrastruktur Regattakntr Lkaler fr regattakntr må rdnes gd tid i frveien (ca. 6 måneder). Kntret må /bør ligge i umiddelbar nærhet av bryggeanlegget sm benyttes fr NM. På kntret må det være tilgang til pc, printer g betalingsautmat. Alle frmelle papirer fr arrangementet må være tilgjengelig på kntret Skaffe regatta kntr i umiddelbar nærhet av bryggeanlegget Ha på plass pc, printer, elektrnisk betalings rdning. Ha på plass alle frmelle regattapapirer Sanitære frhld NM kmiteen må frsikre seg m at det er tilgjengelige sanitære (talett) fasiliteter i umiddelbar nærhet av båtenes havn. Sjekke at det er sanitære frhld umiddelbart i nærheten av brygge Eventuelt bestille transprtabel talett løsning Besøkende med stre båter Det tilrettelegges fr besøkende med stre båter, men disse må være innstilt på å betale rdinær havneavgift dersm de ønsker å ligge i Arendal gjestehavn. Det er ønskelig å tilby gratis bryggeplass på Seilfreningens hytte. Det tilrettelegges fr besøkende med stre båter

27 27 Frberedelser til regatta Retningslinjer fr gjennmføring Man må frsikre seg m at gjennmføringen er i henhld til de til enhver tid gjeldene retningslinjer til NSF, ASF, Kretsen, Klasseklubb g BB11 gruppa lkalt Påse at arrangementet er i henhld til retningslinjene til NSF, ASF, Kretsen g Klasseklubb Startbåt Startbåten bør frtrinnsvis være en frhldsvis str g stødig båt med høyt nk fribrd til at all flaggføring er gdt synlig g med gd plass til øvrig mannskap m brd i startbåt. Om brd i startbåten bør det være minimum tre (fire er å fretrekke) persner inkludert regattaansvarlig. Freningen dispnerer ikke egen båt til dette frmål, så her er vi avhengige av å gjøre avtaler med private persner sm er villig til å stille med båt. Avtale med båteier bør gjøres minimum 3 måneder før arrangement. Skaffe 3-4 persner til startbåt, inkludert regattaansvarlig Ordne med startbåt minimum 3 måneder før arrangement Bøyebåt g bøyemannskap Under NM må det være t bøyebåter tilgjengelig på banen. Med minimum t persner m brd i hver båt. BB11 gruppa har en GH-14 sm kan brukes til dette frmål, samt at ASF har en Nrsafe båt sm muligens kan dispneres. Om ikke Nrsafe kan dispneres må det avtales m bruk av privat båt. Skaffe 4 persner til bøyebåter. Min 3 måneder før arrangement Avtale med ASF m bruk av Nrsafe jlle, eller avtale lån av privat jlle min. 3 måneder før arrangement. Dmmerbåt Skaffe en hurtiggående båt til bruk fr dmmer min. 3 måneder før arrangement. Dmmer båten bør ha egen båtfører i tillegg til dmmer Skaffe dmmerbåt min 3 måneder før arrangement Skaffe fører av dmmerbåt min 3 måneder før arrangement.

28 28 Frberedelser til regatta Målere Under et NM er vi pålagt av Nrges Seilfrbund å ha måler tilgjengelig. Måler skal kunne sjekke m seil er i henhld til klassevedtektene. Skaffe en seilmåler min 6 måneder før arrangement Dmmere / prtestkmite Skaffe minimum en frbundsdmmer g en kretsdmmer før søknad m NM sendes til Nrges Seilfrbund Skaffe en frbundsdmmer Skaffe en kretsdmmer Regattasjef Skaffe en persn til å være regattasjef før søknad m NM sendes til Nrges Seilfrbund innen året før NM. Skaffe regattasjef før søknad m NM sendes til Nrges Seilfrbund Seilingsbestemmelser Seilingsbestemmelsene bør være klare min. 14 dager før arrangementets start. Det finnes allerede mange eksemplarer av tidligere års seilingsbestemmelser, sm med enkelhet kan tilpasses gjeldene arrangement. Utnevne en ansvarlig fr å ferdigstille seilingsbestemmelser Påse at det er tilstrekkelig med eksemplarer av seilingsbestemmelser på regattakntr. Prtester Det er alltid en mulighet fr at det kan bli levert inn prtester. Prtester vil bli behandlet av de ppnevnte dmmere. I frkant må NM kmiteen frsikre seg m at det er prtestskjemaer tilgjengelig på regattakntret. Utnevne en ansvarlig fr å ferdigstille prtestskjemaer Påse at det er tilgjengelige prtestskjemaer på regattakntret

29 29 Frberedelser til regatta Flagg / bøyer / dregger / regattautstyr Regattaansvarlig i BB11 gruppa, må før NM gå gjennm alt av regattautstyr g påse at dette er på plass i regattabu på gjestehavna. BB11 gruppa har nrmalt alt bøyeutstyr sm skal til fr å gjennmføre en regatta lagret i eget skur ved gjestehavna. Dette utstyret er dg ment å være lett i bruk under en trsdagsregatta g ikke primært ment brukt under fr eksempel et NM. NM bør være ne litt ekstra gså hva legging av bane g bruk av bøyeutstyr angår. På Seilerhytta har freningen større bøyer (APL bøyer), tyngre dregger g lengre tau tilgjengelig. Dersm dette utstyret brukes til andre g større arrangementer parallelt med NM i BB11, så bør dette utstyret benyttes under NM i BB11 Påse at alt av nødvendig regattautstyr er på plass i regattabu ved gjestehavn Sjekke flagg, starthrn, vindmåler g vindex. Hente flagg til linjebåt, bøyebåter g dmmerbåt på Seilerhytta Hente stre bøyer (APL), stre dregger g lengre tau på Seilerhytta, dersm dette ikke er i bruk til andre større arrangementer. Dkumenter fr gjennmføring av regatta Gjennmføring av regatta krever en rekke ulike dkumenter sm skal være på regattakntr, deles ut til seilerne g være m brd i start-, linje- g bøyebåt Tiltak Regattakntr: Ha på plass skjema fr kunngjøring Ha på plass skjema fr egenerklæring Ha på plass deltakerliste Ha på plass seilingsbestemmelsene Tiltak Startbåt: Ha på plass deltakerliste Ha på plass Seilingsbestemmelsene Ha på plass startskjema Ha på plass Seilingsbestemmelsene Tiltak Linjebåt: Ha på plass deltakerliste Tiltak Dmmerbåt: Ha på plass deltakerliste Ha på plass seilingsbestemmelsene

30 30 Frberedelser til regatta Resultatservice Det er ønskelig resultater fra dagens seilaser henges pp på ppslagstavle i umiddelbar nærhet av regattakntr g ssial arena. Resultatene ringes frtløpende inn til regattakntret fra startbåten sm fører resultatene inn på lister. Når dagen er ver er det gså ønskelig at dagens resultater publiseres på våre nettsider. Kunngjøre dagens resultater på ppslagstavler i umiddelbar nærhet av ssial arena g regattakntr Legge ut dagens resultater på våre websider g facebk sider Fylling av drivstff Under NM er det nrmalt mange båter i drift g drivstff frbruket kan til tider bli strt. Alle båter sm stiller til dugnad under NM kan fylle drivstff på Ess Havstad. ASF har avtale med Havstad Ess m kreditt / ntering ved fylling av drivstff. Når det fylles drivstff må den enkelte ntere hvilket arrangement g hvilken klasse påfyllingen gjelder, samt ntere sitt navn på kassalappen. Drivstff til frivillige båter fylles på Ess Havstad. Navn på arrangement g båtklasse ppgis ved fylling av drivstff

31 31 Tilrettelegging fr våre gjester Invitasjn av spesielle gjester Gjennm flere års drift av BB11 gruppa i ASF har vi hatt mange medhjelpere, støttespillere g kntakter. Dette kan være alt fra lkale seilere, dmmere, tidligere g nåværende ledere, regattaarrangører g nåværende g frhenværende medlemmer av styret i BB11 klubben. Det bør alltid vurderes m nen av disse skal inviteres sm spesielle gjester til vårt arrangement. Invitere leder av klasseklubb, krets g leder av ASF til hele, eller deler av arrangementet. Minimum invitere begge parter til middag lørdag kveld Vurdere invitasjn til middag lørdag av spesielt fremstående støttespillere g bidragsytere til vårt lkale g nasjnale miljø. Ta imt våre gjester g seilere Det er NM kmiteens ansvar å påse at våre gjester blir tatt gdt imt. I praksis betyr det at det bør være en representant fra BB11 gruppa tilstede ved kranløft når seilerne kmmer g en representant tilsted ved bryggeanlegg g arrangementsarena når seilerne ankmmer der. Bidra med hjelp g infrmasjn ved kranbil når seilerne kmmer til byen. Bidra med hjelp g infrmasjn ved felles brygge g regattakntr når seilerne ankmmer. Overnatting NM er et t dagers arrangement, men utenbys seilere ankmmer allerede fredagen g trenger hjelp g veiledning angående vernatting. Være tilstede ved felles brygge g regattakntr fr veiledning angående vernatting Lage liste på nettsider med frslag til vernatting Ha sm mål å tilby gratis samlet vernatting. Vurdere å reservere Seilerhytta fra fredag til søndag fr vernatting Tilskuerbåt Tradisjnelt har ikke BB11 gruppa g eller NOV Race Week tilbudt tilskuerbåt. Dette først g fremst grunnet lite behv g ekstra rganisering i et alt krevende arrangement. Dersm det av strategiske markedshensyn eller grunnet str pågang fra publikum skulle være ønskelig står NM kmiteen fritt til å iverksette de nødvendige tiltak. Om ønskelig g hensiktsmessig arrangeres det tilskuerbåt/er fr publikum.

32 32 Tilrettelegging fr publikum Tilrettelegging fr publikum Seilsprten er kjent fr å være lite publikumsvennlig. I enkelte undersøkelser har den sågar blitt kåret til den minst publikumsvennlige sprten av «alle». Dette er synd, fr presentert på «riktig» måte bør seiling kunne by på spennende publikumspplevelser, men fr å få det til må vi kanskje tenke helt nytt. Med dagens teknlgi g kstnadsnivå burde det være mulig å tenke nytt. Små «gde» g rimelige kameraer sm verfør signaler trådløst er nå å få kjøpt, g kan vi ikke kjøpe, så kan vi muligens leie? Tradisjnelt har byfjrden vært benyttet sm seilarena fr BB11, dette er ønskelig gså i fremtiden. Når banene legges skal man selvfølgelig først g fremst legge banen så ptimalt sm mulig fr seilerne slik at kvaliteten g sikkerheten ivaretas best mulig. Men fr å gjøre seilasene så publikums vennlige sm mulig er det viktig at bøyer g startlinje legges så nære naturlige tilskuerplasser sm mulig. Undersøke kstnadsnivå fr å kjøpe eget film utstyr Undersøke muligheten fr at nen filmer med drner Undersøke muligheten fr å samarbeide med firmaer m leie g prmtering av film utstyr. Undersøke muligheten fr leie av fremvisningsutstyr (strskjerm) Påse at bøyer, start g mållinje legges så publikums vennlig sm mulig

33 33 Ftgrafering / Film Ftgrafering g filming Et hyggelig bilde, er gjerne et hyggelig minne. BB11 gruppa har alltid vært flinke til å dkumentere sine aktiviteter fr så å bruke dette bildemateriellet aktivt venfr sine medlemmer. Det er ønskelig med en persn sm er ansvarlig fr all ftgrafering på brygger før seilas, bilder under seilas g bilder fra middag, det ssiale g premieutdeling. Om mulig er det gså ønskelig med egen ftgraf på sjøen sm filmer seilasene primært på lørdag g søndag dersm dette ikke blir fr resurskrevende. Opptak g bilder redigeres g vises i arrangement teltet lørdag kveld. Skaffe ftgrafer. Det tas bilder på land ved under hele arrangementet. Det tas bilder på vann under hele arrangementet. Det kntaktes en eller flere persner sm kan filme seilasene på lørdag. Alternativt kan nen utvalgte båter utstyres med gpr kameraer sm filmer alle seilaser lørdag. Redigere filmpptak g bilder sm klargjøres til visning lørdag kveld. Ftgrafbåt Fr å ta gde bilder g film trengs en egen båt med båtfører tilgjengelig fr ftgrafene. Det er viktig at dette er en hurtig g stødig båt. Gjerne med lavt fribrd (ribb?) Skaffe båt til ftgrafer Skaffe fører til ftgrafbåt