Veileder Arrangering av Landsstyremøter Vedtatt: av Nasjonalt styre, Norsk medisinstudentforening

Transkript

1 Veileder Arrangering av Landsstyremøter Vedtatt: av Nasjnalt styre, Nrsk medisinstudentfrening Fr å sikre at det er tydelig hvilken planlegging sm er nødvendig fr et møte i Landsstyret etableres denne veilederen. Innhldsfrtegnelse - Bakgrunn - Relevante bestemmelser - Kntakt med tilhørende lkallag - Frberedelse av deltagere - Tidsplan - Htell - Praktiske behv under møtet - Infrmasjn til lkallag - Nettside - Påmelding - Kunngjøring g innkalling til møter i Landsstyret - Sakspapirer - Persner til valg ved knstituering av Landsstyremøtet - Fredragshldere g eksterne gjester - Gaver - Budsjett - Refusjn - Nødvendig medbrakt utstyr - Ssialt - Etterarbeid - Oppsummering nmf@legefreningen.n

2 Bakgrunn Landsstyret har t faste møter i året; Landsmøtet g Valgmøtet. I tillegg kan det ppstå behv fr ekstrardinært Landsstyremøte. Dette reguleres av vedtektene, g skal arrangeres dersm: Nasjnalt styre finner det nødvendig, 4 av 5 lkallag krever det minst 1/3 av freningens medlemmer krever det. Nestleder har rganisatrisk ansvar fr Landsmøtet, mens tillitsvalgtansvarlig i Nasjnalt styre har det rganisatriske ansvaret fr Valgmøtet. Ansvar fr ekstrardinært Landsstyremøte delegeres av Nasjnalt styre. Leder har det plitiske ansvaret fr alle møter i Landsstyret dvs alt av sakspapirer g fr å følge pp det rganisatriske arbeidet med alle Landsstyremøter. Relevante bestemmelser Landsstyret, Landsmøtet g Valgmøtet mtales av egne kapitler i Nmfs vedtekter. Kntakt med tilhørende lkallag Lkallaget i byen møtet skal arrangeres i kan være en viktig ressurs i planleggingen g gjennmføringen av Landsstyremøtene. Det bør tidlig tas kntakt med aktuelle lkallagsleder, fr å høre m frslag til aktuelle htell g annen relevant infrmasjn. Frberedelse av deltagere Leder har ansvar fr å frberede deltagere på møtet. Dette betyr pplæring av delegater g delegasjnsledere. Det er utfrmet håndbøker fr disse, sm skal sendes dem i gd tid før Landsstyremøtet, gjerne allerede ved første kntakt med lkallagene i frkant av møtet. Tidsplan Utfrm gjerne en tidsplan med huskeliste fr deg selv. Det er mye sm skal rganiseres g uten fullstendig kntrll kan det være vanskelig å ha full versikt ver hva sm må gjøres før, under g etter møtet. Bakerst i dette dkumentet finner du et frslag til huskeliste. Htell Den sm er rganisatrisk ansvarlig fr arrangementet møtet bør bke htell så tidlig sm mulig så snart dat fr neste års møte er vedtatt. Dette vil sikre at en kan få det best mulige htelltilbudet, g både spare freningen fr unødvendige utgifter g sikre de beste fasilitetene. Det skal hentes inn tilbud fra flere htell, utfra de aktuelle fr møtet. Valgmøtet g tillitsvalgtkurs (TVK) 3 arrangeres sm regel samme helg, g det innhentes derfr samlet tilbud fr disse. Behvene fr møtet er spesifisert senere i dette dkumentet. Sekretær fr freningen er behjelpelig med å innhente tilbud. Første bestilling til htellet vil være basert på en estimering av antall deltagere g behvene under møtet. Htellet vil måtte ha en endelig bekreftelse på antall rm g deltagere i frkant av møtet. Hør med dem hva deres frist er. Organisatrisk ansvarlig av møtet er gså ansvarlig fr rmfrdeling. Det skal undersøkes m htellet tilbyr 3-mannsrm til rimeligere pris g det rimeligste alternativet skal pririteres. På Landsmøtet kan det være en frdel å sikre at hver delegasjn har et rm fr seg selv, slik at de har et sted å trekke seg tilbake til fr eventuelle møter. På Valgmøtet kan det ha større verdi å blande delegasjner g heller fkusere på å plassere flk med like funksjner på samme rm, ettersm dette til vanlig arrangeres samme helg sm TVK3. Praktiske behv under møtet Dette baseres på antall persner sm er estimert til å delta på møtet. Behvene er sm følgende: Større møterm med klassermppsett. Brd med plass til tre persner på scenen fran frsamlingen (rdstyrerbenk). AV-utstyr, helst med t lerret fran frsamlingen. nmf@legefreningen.n

3 WiFi-tilgang. Må være av svært gd kvalitet når mange skal tilknyttes det samme nettverket. Servering: frkst lunsj m/drikke 2x kaffepause/te/snacks fr deltakerne utver dagen middag fredag g lørdag under møtehelgen. Det er vanlig med 3-retters gallamiddag lørdag Infrmasjn til lkallag Det er praktisk å gi de innkalte g inviterte til møtet infrmasjn så tidlig sm mulig, gjerne flere måneder i frveien. Selv m ikke alt av detaljer er på plass, bør det gis beskjed m når mer infrmasjn kmmer slik at deltakerne pplever trygghet rundt frberedelsene til. møtet g kan planlegge sine kalendere g reisealternativer i gd tid. Nettside På freningens nettside er det egne sider fr Landsmøtet g Valgmøtet. Her skal nødvendig infrmasjn g alle sakspapirer legges ut (unntak: budsjett g regnskap). Husk å ppdatere denne etterhvert sm møtet nærmer seg. Det skal lages nettsaker til publisering. Leder g nettredaktør er ansvarlig fr at dette følges pp. Organisatrisk ansvarlig skal sende inn nettsak. Påmelding Påmelding til møtet fregår via questback, sm utarbeides med hjelp av freningens sekretær. Husk å spørre m allergier g matrestriksjner. Påmelding sendes ut så tidlig sm mulig, g seinest med frist 4 uker før møtet. Vær bs på frister fr rmversikt med deltakernavn til htellet. Spesifiser m nen deltakere ikke skal vernatte alle dager. Frslag til mal fr rmfrdeling er lagt til bakerst i dkumentet (klargjør denne ila. September) Delegater skal infrmeres m at de må være til stede under hele møtet slik at de bestiller reise med tanke på dette. Ved frutsett fravær eller må varadelegat være tilstede. Kunngjøring g innkalling til møter i Landsstyret Landsstyrets møter skal kunngjøres i Tidsskriftet fr Den nrske legefreningen, senest 6 uker før møtet. Leder har ansvaret fr dette. Innkalling skal gså sendes minst 6 uker før møtet. Sakspapirer Leder har ansvar fr å utarbeide g sende ut sakspapirene til Landsstyrets møter innen 4 uker før møtet. Sakspapirene til Landsstyret skal alltid innehlde: - Frslag til dagsrden - Vedtaksfrslag til sakene på dagsrden Sakspapirene til Landsmøtet skal i tillegg innehlde: - Årsmeldinger g regnskap fra lkallagene - Årsmelding g regnskap fra Nasjnalt styre Persner til valg ved knstituering av Landsstyremøtet Organisatrisk ansvarlig må sikre at freningen har klart frslag til: - 1 rdstyrer - 1 bisitter - 1 referent g varareferent - 3 persner til tellekrps - 2 persner til å underskrive prtkll Dette skal vedtas av Landsstyret, sm kan gjøre andre vedtak enn det freslått av Nasjnalt styre. Dette bør være på plass senest 6 uker før møtet, slik at det er mulig å frberede aktørene på deres ppgaver. nmf@legefreningen.n

4 Det er utfrmet veiledere til bruk av rdstyrerbenken, disse må sendes dem så snart de aksepterer ppdraget/ppgaven. Fredragshldere g eksterne gjester Ønskede fredragshldere til å innlede saker, debatter eller lignende må kntaktes i gd tid før møtet. Leder g rganisatrisk ansvarlig har ansvar fr å invitere eksterne gjester. Gaver Det er vanlig å gi en gave/ppmerksmhet sm takk fr innsatsen til rdstyrerbenken, tellekrps, redaksjnskmite, fredragshldere g andre sm har bidratt ekstra til å få møtet gjennmført. Gaven skal ikke være alkhl g skal heller ikke kste mer enn 200 kr. Oversikt ver gaver, pris g navn på mttaker sendes til sekretær i Legefreningen i etterkant av møtet. Budsjett Budsjett tar utgangspunkt i fjrårets regnskap, ppdatert med årets prisjusteringer. Utkast til budsjett skal hldes kntinuerlig ppdatert, g gir grunnlag fr frslag til budsjett fr vedtak av Landsmøtet. Refusjn Freningens refusjnsskjema skal benyttes. Husk at fr møter arrangert i utlandet må reiseskjema fr utenlandsreiser benyttes. Bruk følgende kstsentre: Landsmøtet 80/1210 Valgmøtet 50/1220 Husk å minne deltakerne at disse må sendes inn innen 4 uker, g helst så frt sm mulig. Nødvendig medbrakt utstyr Huskeliste fr utstyr under møtet: - Landsstyrekffert med laminerte stemmekrt - Navneskilt - Prgram - Utskrevne versjner av freningens frslagsskjema - Freningens skriveblkk/ntatblkk g penn hvis tilgjengelig - Minnepenner til distribusjn av materiell dersm WiFi-tilgang ikke fungerer Ettersm freningen skal tilstrebe å være papirløs, tilbys det ikke utskrift av sakspapirer til deltagere på møtet. Dette er det viktig å gjøre deltagerne ppmerksm på, slik at de selv har mulighet til å skrive ut dersm de ønsker det. Det er derimt naturlig å spørre rdstyrerbenken g inviterte gjester m de ønsker sakspapirene utskrevet. Ssialt Landsstyremøtene kan være intense. Selv m selve møtevirksmheten skal pririteres, er det viktig å tilrettelegge fr tilstrekkelig med ssial aktivitet utenfr møtetiden. Slik kan vi sikre at alle har mtivasjn g energi neste dag g kan bruke sitt ptensiale. Det gir i tillegg deltagerne mulighet til å bli bedre kjent på tvers av lkallag. Dette sikrer lavere terskel fr å snakke i plenum, samt respekt fr hverandres meninger. Det tilrettelegger gså fr erfaringsutveksling g bedre miljø g aktivitet i freningen. Etterarbeid Referent skal utfrme referat innen en måned etter møtet. Dette må følges pp av leder g nestleder. Evaluering må gjennmføres; se egen veileder fr evaluering av prsesser. Oppsummering Å arrangere Landsstyremøter er en krevende prsess, der det er viktig å ha gd versikt. Utfrm en tidsplan sm dekker de ulike punktene i denne veilederen, med mulighet til å krysse av utførte ppgaver. Ikke vær redd fr å be m hjelp. Leder har ansvar fr å følge pp arrangeringen av møtet. nmf@legefreningen.n

5 Frslag til huskeliste Kntakt lkallagsleder fr tilhørende lkallag f støtte g innspill m htell Kntakt aktuelle htell fr tilbud Utfrm budsjettutkast Skriv kntrakt med htell med beste helhetlige tilbud Send infrmasjn til lkallag Inviter eventuelle fredragshldere Sikre at det er et frslag til: Ordstyrerbenk Tellekrps Prtkllunderskrivere Sikre at nettside er ppdatert med all nødvendig infrmasjn Kunngjør møtet i Tidsskriftet Innkall til møtet Send ut påmelding via questback Send inn endelig bestilling med rmversikt Kjøp inn gaver til de aktuelle Husk å ta med laminerte stemmekrt, navneskilt, prgram g printede versjner av freningens frslagsskjema Send ut mail til alle deltagere i etterkant av møtet med takk fr innsats g infrmasjn m refusjn Send inn versikt ver gaver g mttakere Send ut evaluering Skriv rapprt fra evaluering nmf@legefreningen.n