UTKAST Instruks for valgkomiteen i Sparebanken Telemark

Transkript

1 UTKAST Instruks fr valgkmiteen i Sparebanken Telemark Gdkjent av Representantskapet: xx.xx.2019

2 Innhld 1 Generelt m valgkmiteen g valgene Valgkmiteens sammensetning Funksjnstid g kvalifikasjner Overrdnet mål fr valgkmiteens arbeid Valgkmiteens ppgaver Valgkmiteens arbeid Valgkmiteens møter, innkalling g referat Valgkmiteens innstillinger Krav til valgkmiteens innstilling til styrets medlemmer Videre behandling av valgkmiteens innstilling Retningsgivende dkumenter fr valgkmiteen Representantskapet Samlet krav til representantskapets sammensetning Innskyternes valg av medlemmer til representantskapet Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet Ansattes valg av medlemmer til representantskapet Styret Krav til medlemmer av styret g til styret samlet sett Leder g nestleder til representantskapet Gdtgjørelse til Bankens tillitsvalgte... 8 Side 2 av 8

3 Instruks fr valgkmité Instruksen er fastsatt av representantskapet i Sparebanken Telemark ("Banken") den 28. mars 2019, jf. Bankens vedtekter 3-9 nr. 4 g 5-1. I Sparebanken Telemark er det én valgkmite sm skal frberede valg til alle bankens rganer slik det er angitt i denne instruks. 1 Generelt m valgkmiteen g valgene 1.1 Valgkmiteens sammensetning Valgkmiteen består av 5 medlemmer g 5 persnlige varamedlemmer valgt av g blant representantskapets medlemmer. De innskytervalgte medlemmene skal velge 3 medlemmer g 3 persnlige varamedlemmer til i valgkmiteen, hvrav ett medlem skal avspeile samfunnsfunksjnen. Egenkapitalbeviseiernes g de ansattes representanter i representantskapet velger 1 medlem g 1 persnlig varamedlem hver til valgkmiteen. 1.2 Funksjnstid g kvalifikasjner Valgkmiteens medlemmer velges fr 2 år. Et kmitémedlem sm går ut, kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjnsperiden varer sammenhengende mer enn 6 år. I slike tilfeller vil valg bare kunne skje etter at vedkmmende har vært ute av valgkmiteen i minst 1 år. Valgkmiteens medlemmer skal velges blant representantskapets medlemmer. Valg avhldes hvert år. Medlemmene skal ha tilstrekkelig erfaring, være egnet g kvalifisert til å utføre valgkmiteens ppgaver. Videre skal medlemmene ha gd kjennskap til Bankens virksmhet, dens rganisasjn, strategi g mdømme. 1.3 Overrdnet mål fr valgkmiteens arbeid Valgkmiteen skal samle inn g krdinere innstillinger til ulike valg fretatt blant de ulike interessegruppene i representantskapet, g skal i den frbindelse ivareta vedtektenes verrdnet frmål sm styringsdkument fr Bankens virksmhet. Valgkmiteen skal bidra til valg av kmpetente g engasjerte tillitsvalgte, samtidig sm de skal legge vekt på at tillitsvalgte samlet avspeiler Bankens kundestruktur, andre interessegrupper, egenart g rlle sm samfunnsaktør. Valgkmiteen skal krdinere valgene på en slik måte at sammensetningen av Bankens styrende rganer er balansert gså med hensyn til gegrafi g kjønnsfrdeling. 1.4 Valgkmiteens ppgaver Valgkmiteens ppgaver er å frberede g legge fram frslag til: Innskyternes valg av representantskapsmedlemmer g varamedlemmer (valgene frberedes av innskyternes medlemmer i valgkmiteen jf. vedtektene 3-4). Side 3 av 8

4 Egenkapitalbeviseiernes valg av representantskapsmedlemmer g varamedlemmer (valgene frberedes av egenkapitalbeviseiernes medlem i valgkmiteen jf. vedtektenes 3-6). Ansattes valg av representantskapsmedlemmer g varamedlemmer (det er kun ansatterepresentanten sm avgir innstilling). Representantskapets valg av leder g nestleder. Valg av styrets medlemmer g varamedlemmer, med unntak av ansattemedlemmer. Valg av styrets leder g nestleder. Valg av valgkmiteens leder, medlemmer g varamedlemmer. I tillegg skal valgkmiteen legge frem frslag til gdtgjørelser til Bankens tillitsvalgte, jf. punkt Valgkmiteens arbeid Valgkmiteens møter, innkalling g referat Valgkmiteen innkalles av kmiteens leder g hlder møter så fte det er nødvendig. Hvert medlem, samt styrets leder, kan kreve at det innkalles til møte. Kmiteens leder fastsetter m møtene skal hldes sm fysiske møter, telefnmøter eller ved bruk av elektrniske kmmunikasjnsmidler. Innkallingen skal angi saker sm skal behandles. Alle medlemmer i kmiteen skal gis anledning til å delta i møtene. Varamedlemmer innkalles ved frfall. I møter hvr det treffes vedtak m innstillinger sm skal avgis av kmiteen i fellesskap skal representanter fra alle interessegrupper i valgkmiteen delta. Valgkmiteen kan innkalle representantskapets leder g /eller styrets leder til drøftinger. Valgkmiteen skal påse at alle krav sm følger av lvgivningen, Bankens vedtekter g denne instruks er ppfylt. Administrerende banksjef utpeker sekretær fr kmiteen. Det skal skrives referat fra møtene. Dkumentasjn m egnethet g m andre frhld skal arkiveres Valgkmiteens innstillinger Valgkmiteen frbereder g innstiller følgende valg: Leder g nestleder i representantskapet. Medlemmer g varamedlemmer til styret. Leder g nestleder til styret. Medlemmer g varamedlemmer til valgkmiteen. Leder g nestleder til valgkmiteen. Frberede g innstille på gdtgjørelse til Bankens tillitsvalgte. Innskyternes medlemmer av valgkmiteen legger fram resultat fra innskyternes valg av medlemmer g varamedlemmer til representantskapet. Egenkapitalbeviseiernes medlem av valgkmiteen legger fram resultat fra egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer g varamedlemmer til representantskapet. Ansattes medlem av valgkmiteen legger fram resultat fra ansattes valg av medlemmer g varamedlemmer til representantskapet, g ansattes innstilling på medlemmer g varamedlemmer til styret. Side 4 av 8

5 Innstillinger sm skal avgis av kmiteen i felleskap, skal undertegnes av alle medlemmene i kmiteen. Det skal fremgå m innstillingen er enstemmig. Eventuelle dissenser skal angis g begrunnes Krav til valgkmiteens innstilling til styrets medlemmer Valgkmiteens innstillinger skal innehlde infrmasjn m kandidatene. Infrmasjnen skal mfatte alder, utdannelse g yrkesmessig erfaring g uavhengighet. Det skal pplyses m hvr lenge de eventuelt har vært styremedlem i Banken, m eventuelle ppdrag fr Banken eller andre finansfretak, g m vesentlige ppdrag i andre selskaper g rganisasjner. Innstillingene skal være begrunnet. I tillegg skal det være fretatt en egnethetsvurdering i samsvar med gjeldende regelverk Videre behandling av valgkmiteens innstilling Valgkmiteens frslag legges fram fr representantskapets leder, sm skal gdkjenne innstillingen før den legges fram fr representantskapet. Representantskapets leder kan be valgkmiteen m å freta endringer i de innstillinger sm skal avgis etter punkt dersm: Det er tvil m egnethetsprøvingen av styremedlemmer ppfyller lvkravene. Lvregler, vedtekter eller bestemmelser i denne valginstruks ikke er fulgt Retningsgivende dkumenter fr valgkmiteen I sitt arbeid skal valgkmiteen i tillegg til denne instruks gså legge til grunn følgende dkumenter: Bankens vedtekter. Bankens strategi. LOV nr. 17 m finansfretak g finansknsern (finansfretakslven). FOR nr m finansfretak g finansknsern (finansfretaksfrskriften). Rundskriv nr. 14/2015 fra Finanstilsynet m vurdering av egnethetskrav. 2 Representantskapet 2.1 Samlet krav til representantskapets sammensetning Det skal legges vekt på at de valgte medlemmer til representantskapet samlet avspeiler Bankens rlle sm samfunnsaktør, dens egenart, frmål, kundestruktur g andre interessegrupper. Minst tre fjerdedeler av representantskapets medlemmer skal være persner sm ikke er ansatt i Banken. Medlemmene møter sm representanter fr de grupper sm har valgt dem inn i representantskapet. Det skal legges vekt på å ivareta krav til kntinuitet g frnyelse. Sammensetningen bør gså sikre en gd kjønnsmessig g aldersmessig balanse. Kun myndige persner kan velges sm medlemmer av representantskapet. Alle medlemmer velges persnlig. Dette gjelder gså fr persner sm representerer juridiske subjekter. 2.2 Innskyternes valg av medlemmer til representantskapet Innskyterne skal velge 9 medlemmer g 3 varamedlemmer fra følgende valgkretser: Side 5 av 8

6 Valgkrets Omfatter kmmuner Medlemmer Varamedlemmer Skien Skien, Siljan 3 1 Prsgrunn Prsgrunn, Bamble 3 1 Nme Nme, Sauherad, Bø g Ntdden 3 1 Medlemmene g varamedlemmene velges fr 4 år. Av medlemmene sm er valgt i 2019 trer 1 medlem fra hver valgkrets ut etter lddtrekning ved valget i 2021, g i 2023 uttrer de 2 medlemmene fra hver valgkrets sm har gjrt tjeneste lengst. Ved påfølgende valg uttrer henhldsvis 1 g 2 medlemmer etter tjenestetid fra hver valgkrets ved hvert valg. Den sm er innskyter i Banken har rett til å stemme i innskytervalgene slik det fremgår av vedtektenes 3-4 g denne bestemmelse. Bare innskytere i Banken sm har g de siste seks måneder har hatt et innskudd i Banken på minst kr , har stemmerett g er valgbare sm medlem eller varamedlem til Bankens representantskap sm representant fr innskyterne. Signaturberettigede eller persner med fullmakt fra en signaturberettiget kan stemme fr innskytere sm er juridiske persner. Hvert kundefrhld gir én stemme. Innskyternes valg av medlemmer g varamedlemmer skal skje på valgdag(er). Valgene frberedes av de innskytervalgte medlemmer i valgkmiteen, sm legger fram frslag på medlemmer g varamedlemmer sm er valgbare på innskyternes valgdager. Valgene gjennmføres hvert annet år i samsvar med Bankens vedtekter g bestemmelser gitt i lv g frskrift. Styret kan bestemme at valgene skal gjennmføres sm elektrniske valg g gi bestemmelser m gjennmføringen. Det skal tilstrebes at minst ett medlem fra hver valgkrets har en bakgrunn sm i særlig grad gjenspeiler samfunnsfunksjnen. Innskytere sm vil delta i valgmøte skal melde seg hs Banken innen en bestemt frist sm angis i innkallingen g sm ikke skal utløpe tidligere enn fem dager før valget finner sted. Har innskyteren ikke meldt seg i rett tid, kan innskyteren av møtets øvrige deltakere nektes adgang til å delta i valget. Ansatte i Banken er ikke valgbare sm innskytervalgt eller egenkapitalbeviseiervalgt medlem av representantskapet. 2.3 Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til representantskapet Egenkapitalbeviseierne skal velge 9 medlemmer g 3 varamedlemmer i eget valgmøte. I henhld til reguleringene i Bankens vedtekter 3-6, skal: 3 medlemmer g 1 varamedlem velges av Sparebankstiftelsen Telemark Grenland 3 medlemmer g 1 varamedlem velges av Sparebankstiftelsen Telemark Hlla g Lunde 3 medlemmer g 1 varamedlem velges av de andre egenkapitalbeviseierne enn Sparebankstiftelsen Telemark Grenland g Sparebankstiftelsen Telemark Hlla g Lunde. Side 6 av 8

7 Overnevnte innebærer at de andre egenkapitalbeviseierne enn Sparebankstiftelsen Telemark Grenland g Sparebankstiftelsen Telemark Hlla g Lunde velger sine representanter i egne valgmøter. Medlemmene g varamedlemmene velges fr 4 år. Av de medlemmene sm er valgt i 2019 trer 2 medlemmer valgt av hver av sparebankstiftelsene g 2 medlemmer valgt av de øvrige egenkapitalbeviseierne ut etter lddtrekning ved valget i 2021, g i 2023 uttrer 1 medlem valgt av hver av sparebankstiftelsene g 1 medlem valgt av de øvrige egenkapitalbeviseierne sm har gjrt tjeneste lengst. Ved påfølgende valg uttrer henhldsvis 2 g 1 medlemmer, valgt av henhldsvis hver av de t sparebankstiftelsene g de øvrige egenkapitalbeviseierne, etter tjenestetid ved hvert valg. Valgene frberedes av egenkapitalbeviseiernes medlem i valgkmiteen. Valgene gjennmføres hvert annet år i samsvar med Bankens vedtekter g bestemmelser gitt i lv g frskrift. Styret kan bestemme at valgene skal gjennmføres sm elektrniske valg g gi bestemmelser m gjennmføringen. Representantskapets leder fastsetter tid g sted fr valget. Infrmasjn m valget skal sendes ut til egenkapitalbeviseierne senest 14 dager før valget gjennmføres g skal innehlde pplysninger m: bestemmelser m stemmerett hvilke tidsrm valget gjelder fr g hvem sm er på valg hvr valgkmiteens frslag er lagt frem til gjennmsyn. Innkallingen sendes til samtlige fysiske g juridiske persner sm er registrert sm eiere av egenkapitalbevis i Verdipapirsentralen (VPS) per innkallingsdat. Alle sm på egenkapitalbeviseiermøtet er registrert sm eiere av egenkapitalbevis i VPS, inkludert fysiske g juridiske persner sm har ervervet egenkapitalbevis i Banken i tidsrmmet mellm innkallingsdat g valgmøtet, har stemmerett i valgmøtet så fremt de kan gdtgjøre sitt erverv. Banken skal medbringe en ppdatert utskrift fra VPS på valgmøtet sm skal legges til grunn ved registrering av fremmøtte egenkapitalbeviseiere. Banken kan gså engasjere kntfører utsteder til å bistå med dette. 2.4 Ansattes valg av medlemmer til representantskapet De ansatte velger 6 medlemmer g 2 varamedlemmer til representantskapet. Medlemmene g varamedlemmene velges fr 4 år. Ved hvert valg uttrer halvparten av medlemmene etter hvem sm har gjrt tjeneste lengst. Valgene rganiseres g gjennmføres av de ansatte hvert annet år, men skal samrdnes med valgkmiteens arbeid. Ansattes medlem av valgkmiteen skal melde inn til valgkmiteen navn på de medlemmer g varamedlemmer sm er valgt av g blant de ansatte til representantskapet. Side 7 av 8

8 3 Styret Styret skal ha 8 medlemmer med 4 varamedlemmer, hvrav 2 medlemmer g 2 varamedlemmer velges av g blant de ansatte. Navnene på de ansattes medlemmer g varamedlemmer inntas sm et eget punkt i valgkmiteens innstilling. Styrets leder g nestleder velges av representantskapet ved særskilte valg. Valg avhldes hvert år. Medlemmer g varamedlemmer velges fr 2 år. Varamedlemmer velges fr 1 år. Medlemmer g varamedlemmer kan gjenvelges. 3.1 Krav til medlemmer av styret g til styret samlet sett Valgkmiteen skal i sitt arbeid freslå kandidater til styret sm hver fr seg g samlet skal: Ivareta Bankens behv fr medlemmer med kvalifikasjner g kmpetanse. Oppfylle krav m persnlig egnethet. Minst ett medlem sm velges til revisjnsutvalget skal være uavhengig av Banken g ha kvalifikasjner innen regnskap eller revisjn. Ivareta krav til kntinuitet g frnyelse. Ha en gd kjønnsbalanse i samsvar med finansfretakslven 8-4. Så langt mulig skal begge kjønn ha lik representasjn i styret. Dette gjelder gså ved valg av varamedlemmer. Fr valg av medlemmer g varamedlemmer til styret skal kandidater egnethetsprøves av valgkmiteen, jf. finansfretakslven 3-5. Medlemmer g varamedlemmer sm er valgt av g blant de ansatte til styret skal egnethetsprøves etter samme vilkår sm gjelder fr øvrige styremedlemmer. Ansattes medlem i valgkmiteen må gdtgjøre verfr valgkmiteen at egnethetsvurdering er fretatt g at egnethetsvilkårene er ppfylt. 4 Leder g nestleder til representantskapet Representantskapet velger sin leder g nestleder etter innstilling fra valgkmiteen. Ansatte kan ikke inneha vervene. 5 Gdtgjørelse til Bankens tillitsvalgte Valgkmiteen legger frem innstilling på gdtgjørelser til Bankens tillitsvalgte sm inngår i denne instruks. Side 8 av 8