MØTEPROTOKOLL NR 2 Politisk utvalg - godtgjøringsreglementet

Transkript

1 Ringerike kmmune MØTEPROTOKOLL NR 2 Plitisk utvalg - gdtgjøringsreglementet Møtested: Leseværelset Møtedat: Tid: 08: Innkalte: Funksjn Navn Frfall Møtt fr Leder Kjell Børre Hansen Medlem Alf Henry Meier Medlem Dag Erik Henaug Medlem Helge Stiksrud Medlem Arnfinn J. Hlten Medlem Christine Kristiansen Granlund FO Medlem Einar Zwaig Medlem Karl-Petter Endrerud FO Medlem Hans-Petter Aasen Varamedlem Magnus Herstad Christine K. Granlund Tilstede fra administrasjnen: Advkat Else-Gr Warp Følgende saker ble behandlet: Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 6/15 15/3050 Gdkjennelse av møteprtkll - Møte /15 15/2087 Arbeidsprsess - Plitisk utvalg gdtgjøringsreglement Møteprtkllen gdkjennes: Kjell B. Hansen Møtesekretær: Else-Gr Warp

2 Ringerike kmmune 6/15 Gdkjennelse av møteprtkll - Møte Vedtak: Møteprtkllen gdkjennes. Behandling: Frslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Frslag til vedtak: Møteprtkllen gdkjennes.

3 7/15 Arbeidsprsess - Plitisk utvalg gdtgjøringsreglement I arbeidet med revisjnen av gdtgjøringsreglementet har det vært ønskelig å se på gdtgjøringsreglement fra andre sammenlignbare kmmuner. Kmmunene det er innhentet gdtgjøringsreglement i fra er; Hamar, Gjøvik, Kngsberg, Mss, Jevnaker g Hle. Det er i tillegg innhentet infrmasjn fra Buskerud fylkeskmmune g Oppland fylkeskmmune. Av den innhentende infrmasjn fremkmmer det klart, at gdtgjøringen til rdføreren i Ringerike kmmune ligger langt under gdtgjøringen til rdførerne i de sammenlignbare kmmunene. Gdtgjøringen til de flkevalgte tar utgangspunkt i rdførerens gdtgjøring, slik at gdtgjøringen til de flkevalgte i Ringerike kmmune gså ligger langt under gdtgjøringen til flkevalgte i de sammenlignbare kmmunene. Ved å se på en veileder fra KS blir det vist til en undersøkelse fra april 2011, g at i 138 kmmuner av 258 var gdtgjøringen til rdfører relatert til strtingsrepresentantenes lønn/eventuelt prsentandel av denne. I 89 kmmuner var gdtgjøringen relatert til rådmannens lønn. Kmmuner sm relaterer rdførers gdtgjøring til rådmannens lønn har gått ned i de senere år. KS mener at en grunn til dette kan være at mange rådmenn har resultatlønn, ne sm vanskelig kan verføres på rdførere. Enkelte kmmuner fastsatte rdførers gdtgjøring til en årlig sum sm skal vise til det arbeidet sm rdføreren utfører. KS viste i veilederen til at uansett frm fr fastsettelse av gdtgjøringen en kmmune velger, så er dette viktig fr å ha en viss frutsigbarhet med hensyn til de øknmiske vilkår. Ved å sammenligne gdtgjøringen til rdføreren i Ringerike kmmune med en strtingsrepresentants gdtgjøring sm ligger på kr ,- pr.1. mai 2014 ligger rdføreren i Ringerike kr ,- under strtingsrepresentantens gdtgjøring. Av de vennevnte kmmuner beregnes gdtgjøringen i Hamar, Mss g Jevnaker, samt Oppland fylkeskmmune ut i fra strtingsrepresentantenes lønn. Når det gjelder strtingsrepresentantenes gdtgjøring blir denne regulert hvert år, mens gdtgjøringen i Ringerike kmmune ikke har vært regulert siden I arbeidet sm må gjøres av utvalget når man skal endre på gdtgjøringsreglementet, vil det bli innhentet tall sm viser hva de flkevalgtes budsjett utgjør i frhld til kmmunens samlede budsjett. De flkevalgtes budsjett vil bli splittet pp fr å synliggjøre tallene fr de Side 3 av 12

4 enkelte pster. I tillegg til dette vil rdførers gdtgjøring bli indeksjustert fr å se hva den ville ha vært i dag dersm den hadde blitt regulert i henhld til knsumprisindeksen. I gjeldende reglement blir det utbetalt gdtgjøring fr hvert av møtene til de flkevalgte, selv m møtene er på samme dag. I frrige reglement ble det kun betalt fr ett møte pr. dag. Utvalget må ta stilling til hvrdan dette bør være i frslaget til endret reglement. Spørsmålet m fast gdtgjøring g møtegdtgjøring må drøftes av utvalget, samt at det bør defineres så gdt sm mulig hva sm ligger i gdtgjøringen de flkevalgte får. Dette har med frutberegneligheten fr de flkevalgte å gjøre, både fr de sm allerede er flkevalgte g fr de sm kunne tenke seg å være flkevalgt. Det viser seg at det er en del fravær til plitiske møter. Det sm således blir viktig å få klart frem i reglementet er reglene fr hva sm kreves av dkumentasjn ved fravær. I denne sammenheng blir reglene m avkrtning ved fravær sentrale, g må være tydelige. Reglene m tapt arbeidsfrtjeneste må gjennmgås, g gså her må reglene m dkumentasjn være klare. Videre må sndringen mellm legitimert tap, g ulegitimert tap være klar g tydelig. Hjemmel fr rett til dekning av tap av inntekt i frbindelse med kmmunale verv er kmmunelven 41. Et annet spørsmål sm utvalget må ta standpunkt til er hvr fte gdtgjøringen bør reguleres. Det er ikke tvil m at det å være flkevalgt medfører mye tid. Det går med tid til å frberede seg til møtene, g til deltakelse på selve møtene. Å sette seg inn i dagens mfang av saksdkumenter må nødvendigvis medføre tid, ne sm gdtgjøringen bør gjenspeile så rettferdig/riktig sm mulig. Ett utvalgsmedlem ønsker i utgangspunktet ikke å øke gdtgjøringen, da kmmunen skjærer ned på andre kstnader. Utvalgsmedlemmet mente at de flkevalgte burde vise måtehld. Utvalgsmedlemmet mente gså at kmmunen ikke burde sammenligne tall med andre kmmuner, men se på kmmunens egne tall g utgifter. Når kmmunestyret skal fatte vedtak m endring av gdtgjøringsreglement, vil utvalgets arbeid følge sm en rapprt sammen med saksfremstillingen til kmmunestyret. Utvalget vil vurdere de frskjellige alternativer fr gdtgjøring, g hva de vil medføre av kstnader. Vedlagt følger frslag til gdtgjøringsreglement fr videre endringer g presiseringer, samt at utvalget må se på selve gdtgjøringen. Side 4 av 12

5 Freløpig frslag: kmmunevapen[1] RINGERIKE KOMMUNE Gdtgjøringsreglement fr flkevalgte Vedtatt av kmmunestyret den. (Bak de enkelte punkter i frslaget vises til punkt i gjeldene reglement slik at det skal være lett å sammenligne) 1. Hvem reglementet gjelder fr (1.3) Reglementet gjelder fr alle plitisk valgte representanter, g vararepresentanter i Ringerike kmmune. 2. Hva reglementet mfatter (1.2) Fast gdtgjøring g frikjøpsrdning Møtegdtgjøring Erstatning fr tapt arbeidsinntekt Reise, kst g vernattingsgdtgjøring Annen gdtgjøring Generelle bestemmelser 3. Hjemmel g gyldighet (2.1 g 2.2) Flkevalgte sm har et kmmunalt tillitsverv har i henhld til kmmunelven 42 krav på gdtgjøring fr sitt arbeid sm flkevalgt etter nærmere regler fastsatt av kmmunestyret selv, Jf kmmunelven 41. Reglementet fr gdtgjøring til flkevalgte i Ringerike kmmune vedtas at det sittende kmmunestyre det året det avhldes kmmunevalg. Side 5 av 12

6 4. Fast gdtgjøring til valgte representanter 4.1 Fast årlig gdtgjøring (3.1) Fast årlig gdtgjøring gjelder rdfører, varardfører, øvrige faste representanter i frmannskap, hvedkmiteene/utvalgene, gruppeledere g kntrllutvalg. Gdtgjørelsen innbefatter frberedelse til, g deltakelse på møter. 4.2 Satser fr fast årlig gdtgjøring (3.2) Ordfører: Alternativer: 1. Ordførerens årlige gdtgjøring fastsettes lik stringsrepresentantenes gdtgjøring, g reguleres til enhver tid i samsvar med denne. 2. Ordførerens årlige gdtgjøring fastsettes av kmmunestyret fran hver valgperide. I valgperiden reguleres gdtgjøringen årlig i samsvar med.. 3. Ordføreren skal ha fast gdtgjøring tilsvarende rådmannens lønn, g reguleres i samsvar med denne. Ordfører gis ikke særskilt møtegdtgjøring fr deltakelse i kmmunale møter. Varardfører: Alternativer: 1) Varardføreren skal ha fast gdtgjøring tilsvarende % av rdførerens gdtgjøring. 2) Varardføreren skal ha fast gdtgjøring tilsvarende.. Varardfører gis ikke særskilt møtegdtgjøring fr deltakelse i kmmunale møter. Gdtgjøringen dekker de ppgaver g plikter sm utføres i rdførerens fravær eller sammen med rdfører, samt representasjn g ppdrag på vegne av rdfører. Tiden dispneres fritt i frhld til møter g ppgaver, men det frutsettes at varardfører er tilgjengelig innenfr stillingshjemmel etter nærmere avtale med rdfører. Ved sammenhengende tjeneste i rdførerens sykefravær g ferie er gdtgjøringen lik rdførerens gdtgjøring. I kmmunestyret møter varardfører sm varardfører g møtegdtgjøring g tapt arbeidsgdtgjøring inngår i stillingsgdtgjøringen. Side 6 av 12

7 Frmannskapsmedlemmer: Fast gdtgjøring er fastsatt til % av rdførerens gdtgjøring pr. år. Hvedkmiteer: Fast gdtgjøring til leder er fastsatt til.% av rdførerens gdtgjøring pr. år. Fast gdtgjøring til øvrige faste medlemmer er fastsatt til % av rdførerens gdtgjøring pr. år. Kntrllutvalg: Fast gdtgjøring til leder er fastsatt til % av rdførerens lønn pr. år. Fast gdtgjøring til øvrige faste medlemmer er fastsatt til. % av rdførerens gdtgjøring pr. år. Gruppeledere: Fast gdtgjørelse til gruppeledere beregnes med følgende % satser av rdførers gdtgjøring pr. år kmmunestyremedlemmer til. % pr. år kmmunestyremedlemmer til. % pr. år. 3-5 kmmunestyremedlemmer til. % pr. år. 1-2 kmmunestyremedlemmer til. % pr. år. Er gruppeleder fr et enkelt parti samtidig rdfører eller varardfører tilstås ikke gruppeledergdtgjørelse Gdtgjøring til vararepresentanter (4.2) Når møtende vararepresentanter i frmannskap, hvedkmiteer/utvalg g kntrllutvalg har et ppmøte på 4 eller flere møter tilståes en gdtgjørelse beregnet ut i fra gdtgjørelsen fr det respektive styre/kmitee/utvalg. Alternativ: Møtende vararepresentanter i frmannskap, hvedkmiteer/utvalg g kntrllutvalg tilstås en møtegdtgjørelse på kr. pr møte. 4.4 Utbetaling av fast årlig gdtgjøring (3.3) Fast gdtgjøring utbetales1/12 hver måned. Avregning vedrørende fraværsdager, jf. punkt 5.2, skjer t ganger i året, i.. g i Pensjnsrettigheter (3.5) Flkevalgte i verv sm medfører en arbeidstid sm tilsvarer minst en tredel av vanlig arbeidstid fr kmmunale tjenestemenn, er medlem i kmmunens pensjnsrdninger. Fr flkevalgte sm dkumenterer at de fast har redusert sin rdinære stilling gjelder følgende: Utgifter til å ppretthlde pensjnsrettigheter dekkes av Ringerike kmmune. Utgiftene må dkumenteres. Side 7 av 12

8 4.6 Gdtgjøring etter valgperidens utløp (3.6) Ringerike kmmune følger retningslinjer fr KS. Flkevalgte i verv på halv tid eller mere gis slik ettergdtgjøring ved valgperidens utløp: 1 ½ måned dersm vedkmmende inntrer i ny stilling etter valgperiden 3 måneder dersm vedkmmende ikke inntrer i ny stilling etter valgperiden. 5 Trekk g tillegg i fast årsgdtgjøring (4) 5.1 Fravær (3.4) Gyldig fravær fra ppsatte møter skal meldes til sekretariatet så snart sm mulig. Fr flkevalgte sm dkumenterer at de fast har redusert sin rdinære stilling gjelder følgende: Fast gdtgjøring utbetales uavkrtet ved egen sykdm i inntil ett år, g i henhld til arbeidsmiljølven 33 A ved barns eller barnepassers sykdm. Sykefravær skal dkumenteres enten ved egenmelding eller legeerklæring etter samme regler sm gjelder fr ansatte i Ringerike kmmune. 5.2 Avkrtning ved fravær (4.1) Den fastegdtgjøring avkrtes fra g med 3. fraværsdag (møte dag) i utvalget pr. år, unntatt ved fravær ved egen sykdm/barns sykdm, dkumentert ved egenmelding eller sykemelding. Avkrtning beregnes ved at fastegdtgjøringen deles på antall årlige møter, g ganges med antall fraværs møter med fradrag fr 2. 6 Møtegdtgjøring til valgte representanter (5) 6.1 Hvilke utvalg g deltakelse denne gdtgjøringen dekker (5.1) Det ytes møtegdtgjøring fr medlemmer i frmannskap, kmmunestyret, andre styrer/råd, nemnder, utvalg g kmiteer basert på én eller flere av følgende frutsetninger: valgte medlemmer av kmmunestyret (kmmunestyret har fretatt ppnevningen av rganet) kmite/utvalg/rgan er ppnevnt av frmannskap g/eller hvedkmite utvalget/styret/rådet er ppnevnt i medhld av lv (utvalget er et hvedarbeidsmiljøutvalg) Møtegdtgjøring ytes fr rdinære møter i rganet, g fr fellesbefaringer.l. sm rganet fretar. Møtegdtgjøringen innbefatter frberedelse til, g deltakelse på møter/ befaringer l. Møtegdtgjøring kan ytes fr deltakelse i møter, knferanser, seminarer g befaringer sm utvalg mtalt i pkt eller i pkt. pålegger medlemmene å delta i. I tilfelle må frmannskapet, eller rdfører gdkjenne frammøte. Slik gdkjenning må innhentes på frhånd, g den sm har gdkjent eller fått denne gdkjenningen delegert, attesterer regningen fr reise- g møtegdtgjøring. Det frutsettes at det er i kmmunens interesse at vedkmmende deltar. Side 8 av 12

9 Møtegdtgjøring kan gså tilstås kmmunens flkevalgte representanter i ikke kmmunale styrer, utvalg, råd m.v. i den grad gdtgjøring ikke gis av andre. Dette avgjøres av.. Ved ffisielle ppdrag fr kmmunen tilstås tapt arbeidsfrtjeneste på dagtid, g møtegdtgjøring på kveldstid. Knsultative medlemmer av utvalg sm ikke får gdtgjøring på annen måte, tilstås møtegdtgjøring dersm de er medtatt direkte eller indirekte i ppnevningsvedtaket. Unntak gjelder fr knsultative medlemmer sm er arbeidsgiverrepresentanter. ( hvem avgjør) Følgende møtedeltakelse tilstås ikke møtegdtgjøring: Kmmunalt ansatte sm deltar i utvalgsarbeid i kraft av den stilling de har Lvbestemte medlemmer g persner sm har lvbestemt plikt til å være til stede i møtet Ordfører tilstås ikke møtegdtgjøring ( står allerede under punktet m rdfører) Representanter fr arbeidstakere (-rganisasjner) kan tilstås møtegdtgjøring når deltakelse ikke kan ansees å være dekket av den faste lønn de mttar fra kmmunen. Rådmannen avgjør dette. 6.2 Møtegdtgjøring til medlemmer av styrer, nemnder, utvalg g kmiteer (5.2) Møtegdtgjøring fr kmmunestyret er kr pr. møte. Møtegdtgjøring fr frmannskap g hvedkmiteer er kr.pr. møte. Møtegdtgjøring fr andre utvalg g nemder er kr pr. møte. Denne satsen gjelder gså vararepresentanter. Lederen får i tillegg til gdtgjøring kr...,- pr møte dag. Nestleder sm fungerer sm leder får samme tillegg. Dette gjelder leder i utvalg, styrer, nemnder g kmiteer.l. mtalt i første avsnitt i pkt.. samt utvalg med flkevalgt representasjn sm blir ppnevnt i løpet av en valgperide til bestemte tidsavgrensede ppgaver. Når ulike rgan har møte på samme dag, utbetales gdtgjøring fr hvert av møtene til de kmmunalt flkevalgte medlemmene sm deltar, g ikke begrenset til møte dag Erstatning fr tapt arbeidsfrtjeneste m.m. (5.3) Flkevalgte nevnt i pkt. 6.1 får av kmmunen erstatning fr tap i rdinær arbeidsinntekt sm følger av vervet, g fr utgifter sm utøvelsen av vervet nødvendiggjør. Satsene er: Side 9 av 12

10 Tapt arbeidsfrtjeneste under 4 timer, udkumentert kr..,- Tapt arbeidsfrtjeneste ver 4 timer, udkumentert kr,- Tapt arbeidsfrtjeneste, dkumentert, maksimum kr.,- Kravet til legitimasjn er bekreftelse fra arbeidsgiver m at arbeidstaker er trukket i lønn. Krav til legitimasjn fr selvstendig næringsdrivende er ligningsattest. Reglene gjelder gså fr hjemmearbeidende, studenter g pensjnister. Kravet må gjelde et faktisk tap i inntekten, g kravet må begrunnes. Krav m dekning av tapt arbeidsfrtjeneste må leveres sekretariatet snarest etter hvert møte. Dkumentasjnen må gdkjennes av rådmannen. 7 Reise, kst g vernattingsgdtgjøring 7.1 Kjøregdtgjøring ( 6.1) Kjøregdtgjøring ytes til medlemmer av kmmunestyret, styrer, utvalg.l. valgt av kmmunale rganer fr reise i kmmunale ærend i henhld til KS reiseregulativ, (sm igjen baserer seg på Statens særavtaler fr reiser). Reisen skal fretas på den hurtigste g billigste måten fr kmmunen. Reisen bør i størst mulig grad samrdnes med ansatte eller flkevalgte sm skal samme sted. Kjøregdtgjøring fr reise mellm hjem g rådhuset sm arbeidssted, dekkes ikke fr flkevalgte med fast kntrtid. Kjøregdtgjøring under. km en vei mellm.. g rådhus dekkes ikke. 7.2 Kstgdtgjøring g dekning av vernattingskstnader ( 6.2) Flkevalgte får kstgdtgjøring g nattillegg i henhld til KS reiseregulativ. Det gjøres fratrekk i kstgdtgjøringen ved felles servering av måltider eller når ksten inngår i annen regning, i tråd med reiseregulativet. Når flkevalgte bestiller vernatting på htell, velges frtrinnsvis hteller sm kmmunen har samarbeidsavtaler med, bl.a. m pensjnspris. Når inntatt frkst er inkludert i pensjnsprisen, reduseres kstgdtgjøringen i tråd med regulativet. Der det er avtalt pensjnspris, benyttes denne. Til ekstrautgifter under pphldet, jf frrige pkt, gis en gdtgjøring i henhld til regulativet (bruspenger). Ved utenlandsreiser følges særavtale fr reiser utenlands fr statens regning slik gså KS henviser til. Reiseregning skal innsendes snarest g senest én måned etter at reisen er fretatt. Dkumentasjn på utgiftene må sendes sammen med reiseregningen. 8 Annen gdtgjøring Side 10 av 12

11 8.1 Telefn, Ipad g internett tilgang/abnnement. ( 6.3 g 6.4) Ordfører g varardfører tilstås mbiltelefn, g dekning av kstnader til mbiltelefn. Kstnader til dekning av telefn fr andre enn rdfører eller varardfører kan tilstås når særlige grunner tilsier dette. Dette avgjøres av rdfører. Dersm arbeidsgivers mbiltelefn (utenm vakt/beredskapstelefn) medbringes g benyttes utenm rdinær arbeidstid beskattes dette i henhld til Skattedirektratets regler fr skattlegging av arbeidsgiverfinansiert elektrnisk kmmunikasjn. Fr flkevalgte med fast gdtgjøring dekkes kstnader til telefn g internett sm en del av den faste gdtgjøringen. Fr kmiteledere g gruppeledere dekkes telefn g internettabnnement med kr.. pr. måned, fr øvrige med kr. pr. måned. Flkevalgte i kmmunestyret, frmannskap, kmiteer g kntrllutvalg mttar Ipad. 8.2 Dekning av utgifter fr tilsyn med barn (6.5) Legitimerte utgifter til leie av tilsyn med barn under 12 år, funksjnshemmede eller syke, g sm er nødvendig fr utøvelsen av tillitsvervet, erstattes med inntil kr,- pr dag. Faste, private tilsynsutgifter dekkes ikke. I frbindelse med reiser i kmmunale ærend kan legitimerte utgifter til skyss g kst fr barnepasser til diende barn dekkes. Er det dkumentert behv fr å leie tilsyn med barn under natten, eller tap i familieinntekten fr å dekke nattilsynet, kan det tilstås nattillegg i henhld til reiseregulativet, dersm det er behv fr det. Nattillegget kan gjelde gså fr barn ver 12 år. 9 Generelle bestemmelser 9.1 Lkalisering av møter (7.1) Når kmmunen arrangerer kurs, knferanser eller møter utenfr rådhuset skal de nevnte arrangementer frtrinnsvis hldes i Ringerike kmmune. 9.2 Beverting (7.2) I frbindelse med kmmunestyre- g frmannskapsmøter skal det serves et varmt måltid. I eller i nærheten av møtelkalene skal det være tilgang på varmt g kaldt drikke samt frukt. I tilknytning til møter i hvedstyrer /kmiteer serveres et lett måltid. Ved heldagsmøter (inkludert gruppemøter med antatt varighet ver. serveres Bespisning på kmmunens regning fr nemnder, styrer g råd utver det sm er nevnt ver må ikke finne sted uten samtykke fra rdfører, (eller varardfører når han møter i hans sted) eller rådmann. 9.3 Møterm/arbeidsplasser (7.3) Flkevalgte skal ha tilgang til møterm. Flkevalgte skal ha mulighet fr en «arbeidsplass» i rådhuset. Det skal være tilgang til telefn, internett g kpieringsmuligheter. Ordfører g varardfører skal dispnere eget kntr. 9.4 Aviser/ fagtidsskrifter. (7.4) Kmmunestyrerepresentanter mttar Kmmunal rapprt dersm de ønsker det. Side 11 av 12

12 Ringerikes Blad skal være tilgjengelig i sekretariatet. 9.5 Ledsagere (7.5) Dersm rdfører, eller den sm møter i rdførers sted, inviteres med ledsager til ffisielle arrangementer, vil kmmunen dekke merutgiftene til deltakelse fr ledsager. Det samme gjelder ved rdførers g andre plitikeres deltakelse i frbindelse med vennskapskmmune arrangementer. 9.6 Frtlkninger av reglementet ( 8) Frtlkninger av reglementet kan gjøres av gruppelederne. Det frutsettes enstemmighet i blant gruppelederne, i mtsatt fall sendes uklarheten til kmmunestyret. Side 12 av 12

13 Denne saken har ingen dkumenter

14 Tm side