Innkalling til møte i representantskapet mandag tirsdag 21. november

Transkript

1 Representantskapets medlemmer Styrets medlemmer Ekstern revisor Intern revisor Deres ref. Vår ref. Trondheim, 27. oktober 2017 Innkalling til møte i representantskapet mandag tirsdag 21. november Det innkalles med dette til møte i representantskapet i SpareBank 1 SMN på bankens kurs- og konferansesenter Bjerkeløkkja, Oppdal. Det blir lunsj fra kl Tirsdag avsluttes med lunsj kl Dagsorden: SAK 1 SAK 2 SAK 3 SAK 4 SAK 5 SAK 6 Åpning av møtet ved representantskapets leder Opprettelse av fortegnelse over fremmøtte representanter Valg av to personer til å undertegne protokollen sammen med møteleder Godkjennelse av innkalling og dagsorden Styret og konsernsjefen orienterer Endring av vedtekter tilpasning idet Trøndelag slås sammen til ett fylke fra og med 1. januar 2018 I tilknytning til møtet vil det blant annet være følgende faglige program: Makrobildet. Veien mot 2030 v/ sjeføkonom Harald Magnus Andreassen SpareBank 1 Markets. SpareBank 1-alliansen v/ adm. direktør Øyvind Aas Kunden og markedet v/ markedsanalytiker Øystein Bortne Egenkapitalbevis i SpareBank 1 SMN SpareBank 1 SMN har per dagen for denne innkalling utstedt egenkapitalbevis. Representantskapet har 32 faste medlemmer som hver har én stemme.

2 Saksdokumenter og forslag til beslutninger Denne innkallingen og andre saksdokumenter er gjort tilgjengelige på senest den 21. dagen før dagen for representantskapsmøtet. Påmelding Du vil motta en egen epost vedrørende påmelding til seminaret og møtet, samt behov for overnatting. Vi ser helst at du svarer via påmeldingslinken. Tilbakemelding bes gitt så snart som mulig og senest innen mandag 13. november 2017 kl slik at varamedlem eventuelt kan innkalles. Med vennlig hilsen Randi Dyrnes representantskapets leder Side 2 av 2

3 P av 1 Sak til møte i Representantskapet SAK 6 Til Representantskapet Endring av vedtekter tilpasning idet Trøndelag slås sammen til et fylke fra Møte den: Sammendrag: 1. Bakgrunn og formål Finansforetaksloven trådte i kraft 1. januar 2016, og ved ny finansforetaksforskrift som trådte i kraft 1. januar 2017, ble det gjort ytterligere presiseringer ved lovgiver. Dagens vedtekter ble senest våren 2017 tilpasset nye forskrifter i tillegg til at samlet antall representantskapsmedlemmer ble redusert. I sammenheng med at Trøndelag slås sammen til ett fylke fra og med 1. januar 2018 er det behov for ytterligere tilpasninger i vedtektenes bestemmelser som gjelder valg av medlemmer og varamedlemmer som representanter for det offentlige og kunder (innskytere). Videre foreslås at valg av medlemmer og varamedlemmer for kunder (innskytere) samles til ett valgdistrikt mot tidligere tre. 2. Nærmere om endringer som foreslås Representanter for det offentlige Styret foreslår at de to trøndelagsfylkene som slås sammen til ett, beholder antall samlede medlemmer og varamedlemmer. Styret legger til grunn at det nye Trøndelag fylkesting etter egen vurdering vil ivareta geografiske hensyn ved oppnevning av representanter og legger derfor ikke opp til ytterligere reguleringer i vedtektene. Representanter for kunder (innskytere) Styret foreslår at dagens valginnretning endres ved at representanter for kunder (innskytere) velges under ett, ikke som i dag hvor det er representativt fordelt på tre distrikt. Representasjon fra bankens regionale nedslagsfelt søkes likevel ivaretatt ved å stille krav til at kandidater bør reflektere regionen. Styret vurderer en slik tilpasning som mer fleksibel i forhold til dagens ordning. Det vil sannsynligvis være enklere å finne kandidater som vil påta seg vervet, samt gi en noe forenklet valgprosess. Samtidig ser styret verdien av å sikre kandidater med en viss geografisk spredning og mener det er ivaretatt ved forslaget som er fremsatt. Fremstilling av endringer i vedtektene er tatt inn i vedlegg Ikrafttredelse Styret foreslår at vedtektsendringer trer i kraft fra og med 1. januar 2018, likevel slik at forberedelser til valget våren 2018 tar hensyn til endringer.

4 P av 1 Trondheim, 27. oktober 2017 Kjell Bjordal styreleder Finn Haugan konsernsjef Forslag til vedtak: Representantskapet slutter seg til styrets forslag som følger: I Vedtektenes bestemmelser som gjelder valg av medlemmer og varamedlemmer som representanter for det offentlige og kunder (innskytere) til representantskapet tilpasses at Trøndelag blir ett fylke fra 1. januar Videre samles valg av medlemmer og varamedlemmer for kunder (innskytere) til ett valgdistrikt. Representantskapet godkjenner de foreslåtte vedtektsendringer i 3-3 til og med 3-5. II Representantskapet gir styret fullmakt til å foreta eventuelle mindre tilpasninger om Finanstilsynet skulle påpeke forhold som bør endres. Representantskapet gir videre styret fullmakt til å oppdatere valginstruksen i henhold til foranstående tilpasninger. Endringene trer i kraft fra og med 1. januar 2018, likevel slik at forberedelser til valget av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet våren 2018 tar hensyn til endringer.

5 vedlegg 1 Oversikt over forslag til endringer i vedtekter Gjeldende vedtekter Utdrag fra: 3 3 Sammensetning De valgte medlemmene i representantskapet skal være sammensatt av representanter for eierne av egenkapitalbevis og forøvrig samlet avspeile sparebankens kundestruktur og andre interessegrupper samt samfunnsfunksjon. Forslag til nye vedtekter (endring er markert med rødt) Utdrag fra: 3 3 Sammensetning De valgte medlemmene i representantskapet skal være sammensatt av representanter for eierne av egenkapitalbevis og forøvrig samlet avspeile sparebankens kundestruktur og andre interessegrupper samt samfunnsfunksjon. Representantskapet skal ha 32 medlemmer og 30 varamedlemmer. Representantskapet skal ha 32 medlemmer og 30 varamedlemmer. 3 medlemmer med 3 varamedlemmer velges av fylkestinget i Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal i henhold til den fordeling som fremgår av medlemmer med 3 varamedlemmer velges av fylkestinget i Trøndelag og Møre- og Romsdal i henhold til den fordeling som fremgår av Fylkestingets valg av medlemmer til representantskapet Sør-Trøndelag, Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal fylkesting velger 3 medlemmer og 3 varamedlemmer til representantskapet innen utgangen av januar måned, etter slik fordeling: Medlemmer Varamedlemmer Sør-Trøndelag 1 1 Nord-Trøndelag 1 1 Møre og Romsdal Fylkestingets valg av medlemmer til representantskapet Trøndelag og Møre- og Romsdal fylkesting velger tilsammen 3 medlemmer og 3 varamedlemmer til representantskapet innen utgangen av januar måned. Trøndelag fylkesting velger 2 medlemmer og 2 varamedlemmer, og Møre- og Romsdal fylkesting velger 1 medlem og 1 varamedlem. 3 4 Kundenes valg av medlemmer til representantskapet Alt Kundenes valg av medlemmer til representantskapet Sparebankens kunder velger medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. Med kunde menes en innskyter som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i sparebanken på minst kroner ved valget. Sparebankens kunder velger medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. Med kunde menes en innskyter som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i sparebanken på minst kroner ved valget. 1

6 vedlegg 1 Bare myndig person kan stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd i sparebanken og en som representant for en annen innskyter. Til medlemmer og varamedlemmer av representantskapet kan innskyterne bare velge myndige personer som har stemmerett som personlig innskyter eller stemmerett som representant for upersonlig innskyter. Medlemmer og varamedlemmer velges etter følgende fordeling: Bare myndig person kan stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd i sparebanken og en som representant for en annen innskyter. Til medlemmer og varamedlemmer av representantskapet kan innskyterne bare velge myndige personer som har stemmerett som personlig innskyter eller stemmerett som representant for upersonlig innskyter. Ved gjennomføring av valget skal valgkomiteen søke å ivareta at kandidater til innskyternes valg bør være representative for sparebankens regionale nedslagsfelt. Forøvrig gjennomføres valget i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av representantskapet. Medlemmer Varamedlemmer Valgdistrikt I: 2 2 Valgdistrikt II: 5 5 Valgdistrikt III: 2 2 Valgene skal foregå i følgende valgdistrikt: Valgdistrikt I Valgdistrikt II Valgdistrikt III Omfatter personlige innskytere som bor i, eller upersonlige innskytere som har sitt forretningskontor i kommuner i følgende områder: Omfatter personlige innskytere som bor i, eller upersonlige innskytere som har sitt forretningskontor i kommuner i følgende områder: Omfatter personlige innskytere som bor i, eller upersonlige innskytere som har sitt forretningskontor i kommuner i følgende områder: Fylkene Nord-Trøndelag, Nordland, Troms og Finnmark Områder som ikke positivt er tatt inn under Valgdistrikt I eller III Fylkene Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane 2

7 vedlegg 1 Gjennomføringen av valget skjer for øvrig i henhold til den til enhver tid gjeldende instruks fastsatt av representantskapet. 3