FAUSKE KOMMUNE. Sammendrag: SAKSPAPIR SALTEN KONTROLLUTV ALGSSERVICE- FORSLAG TIL ENDREDE VEDTEKTER

Transkript

1 SAKSPAPIR FAUSKE KOMMUNE Sluttbehandle 10/7891 I I Arkiv JurnalpstID: sakid.: 10/1358 I Saksbehandler: Salten kntllutvalgsservice de vedtaksinnstans: Kmmunestyre Sak nr. 070/10 FORMANNSKAP Dat: KOMMUNESTYRE SALTEN KONTROLLUTV ALGSSERVICE- FORSLAG TIL ENDREDE VEDTEKTER Vedlegg: Oversikt ver gjeldende vedtekter g frslag til ny vedtekter Sammendrag: Salten kntllutvalgsservice er et interkmmunalt samarbeid sm ble etablert 1. januar Virksmheten drives med det frmål å utføre sekretariatsfusjnen fr deltakernes kntllutvalg. Deltagere i samarbeidet er Beiar, Bdø, Fauske, Gildeskål, Hamarøy, Meløy, Saltdal, Steigen g Sørfld kmmuner. Styret i virksmheten har hatt en gjennmgang av virksmhetens vedtekter. Bakgruen fr dette var at deler av vedtektene fremst sm uklare, g at deler av vedtektene ikke har vært praktisert siden Salten kntllutvalgsservice ble pprettet. I tilegg er det gjennmført en evaluering av virksmheten. Styret har arbeidet med vedtektsendringen i lang tid, g har underveis bl.a gitt en rientering m dette i Salten Reginråd 21. nvember Vedlagt saken er de gjeldende vedtektene fr Salten kntllutvalgsservice, samt frslag til nye vedtekter. I styremøte 12. mai 2010 vedtk styret å anbefale eierkmmunene å vedta styrets frslag til endrede vedtekter fr Salten kntllutvalgsservice. Endrede frmuleringer i frhld til gjeldende vedtekter er satt i kursiv skrift. Etter initiativ fra det frrige styret vedtk kmmunestyrene i Salten å endre vedtektene i Endringene den gang gjaldt virksmhetens øknmi g frdeling av utgiftere mellm kmmunene. Inneværende styre freslår ikke endringer på dette mrådet. I gjeldende vedtekters 3 er det bestemt at Salten kntllutvalgsservice har sitt kntrsted i NN kmmune. Styret freslår dette endret til at kntrstedet skal være i en av de 9 kmmunene i Salten, g at styret fastsetter kntrsted, slik praksis har vært. Styret freslår et tilegg i vedtektenes 4 Frmål, slik at Salten kntllutvalgsservice skal søke samarbeid med virksmheter det er naturlig å samarbeide med. Vedtektenes bestemmelser 7-9 innehlder bestemmelser m styre, arbeidsutvalg g sekretariatsleder. En del frmuleringer fremstår i dag sm uklare, g den innbyrdes sammenhengen mellm bestemmelsene er uklar. Det er særlig her at det freslås endringer. Sm et tilegg freslår styret at det i 7 vedtektsfestes at styret skal freta en gjennmgang av

2 gdtgjørelser fr verv en gang i løpet av valgperiden, samt at infrmasjn m gdtgjørelser skal fremkmme i virksmhetens årsberetning. I 8 freslår styret at vedtektene endres til at Salten kntllutvalgs service dekker styremedlemmenes utgifter i frbindelse med styremøtene. Dette har vært praksis helt siden virksmheten ble pprettet i Fr de øvrige bestemmelsene freslås det mindre endringer. INNSTILLING: Fauske kmmunestyre slutter seg til fremlagte frslag til vedtektsendring i Salten kntllutvalgs service datert 12. mai Vedtektsendringen gjelder fra det tidspunt hver av de 9 deltagende kmmunene har sluttet seg til endringen. Ragnar Pettersen rådmann

3 2 & : E E W $ in E ~ "O I- ;:.ai l". ~ īn W I- W E...~ in N C c ~ O) O W - in O) :J.. c.. :: ~ C) E.= W ~ E... E W en e- c - ID ã. : en..._ C in l". )- C) C _i.n C) I-.. - ID ;:.... N fq e en ~.~ Cf ig Q).- ;: :J E CC I-.!.. ~= E : Z :J e _ -;: in ca in.. LL W.. in ;: e'.q E :ß C) ~.. - O Æ.~~.. :J.i I CC :. O ~. ="0 C).. CC : e e... co ~ ë E.. en en I- N ca _ : : Z Z.. c t:.- c :J 000 _ E - ~ LL LL ~ -g. ~ c. c. E ;:~ tø Cf 0.. E in E "O.ai l". O ~ w O E.. N c in N - c ~ O) O) Z~ c c.. :J.. :J E E Ww E E. ~ en E c. i c 2 CC en 2._ c in l". _i.n en C) :.. Cf C) c.. N fq e.. ;:.. c Q) ;: :J.~.- E f2 ~ ~ ~= E in e _ in ca in.. : :J c C) W.. :J...Q E :ß.. E O ~O I-.. ~.~~ E :J.i I ="0 C).. e e W : ;: ~ ë E.. ca I- I- t: CZ Z.! _.. C - ~ c. E wo - c t: :: "O E :: ~ G c. tø Cf..

4 2 Deltakere Beiarn kmmune, Saltdal kmmune, Fauske kmmune, Sørfld kmmune, Steigen kmmune, Hamarøy kmmune, Meløy kmmune, Gildeskål kmmune g Bdø kmmune er deltakere i samarbeidet. Nrdland fylkeskmmune kan slutte seg tilrdningen hvis g når de ønsker det. Med samtykke fra alle deltakere kan andre kmmuner pptas i Salten kntllutvalgsservice. 3 Kntrsted Salten kntllutvalgsservice har sitt kntrsted i NN kmmune 4 Frmål g ansvarsmråde Salten kntllutvalgsservice skal utføre sekretariatsfunksjnen fr deltakernes kntllutvalg, jfr. kmmunelvens 77 nr. 10 g frskrift m kntllutvalg i kmmuner Deltakere Beiarn kmmune, Saltdal kmmune, Fauske kmmune, Sørfld kmmune, Steigen kmmune, Hamarøy kmmune, Meløy kmmune, Gildeskål kmmune g Bdø kmmune er deltakere i samarbeidet. Nrdland fylkeskmmune kan slutte seg tilrdningen hvis g når de ønsker det. Med samtykke fra alle deltakere kan andre kmmuner pptas i Salten kntllutvalgsservice. Samarbeidet skal ha det frmål å sikre en bust virksmhet g et større faglig miljø. 3 Kntrsted Salten kntllutvalgsservice sit kntrsted skal være lkalisert i en av de 9 kmmunene i Salten. Styret fastsetter kntrsted. 4 Frmål g ansvarsmråde Salten kntllutvalgsservice skal utføre sekretariatsfunksjnen fr deltakernes kntllutvalg, jfr. kmmunelvens 77 nr. 10 g frskrift m kntllutvalg i kmmuner 20. Salten kntllutvalgservice ønsker kntinuerlig å søke samarbeid med g tilby sine tjenester i frhld til virksmheter det er naturlig å samarbeide med.

5 5 Innskudd g eierandel Vertskmmunen stiler kntr til dispsisjn. Det skal ikke gjøres innskudd ved etableringen, men kmmunene blir eier aven frhldsvis andel av verdien av inventar g utstyr sm anskaffes etter at Salten kntllutvalgsservice er stiftet, beregnet frhldsvis ut fra størrelsen på tilskudd til de samlede driftsutgifter i henhld til Øknmi - frdeling av utgifter. 1. Hver kmmune dekker en fast sum sm tilsvarer 1/9 av 1/3 av ttalutgiftene. 2. Videre dekker hver kmmune en sum sm tilsvarer sin psentvise andel av innbyggertallet i de 9 samarbeidskmmunene av 1/3 av ttalutgiftene 3. I tillegg betaler hver kmmune sin relative andel av antall møter sm er avhldt i samtlige 9 kmmuner av 1/3 av ttalutgiftene. 4. I budsjettet fr det enkelte år vil en ta utgangspunkt i flketallet pr 1/1 det år budsjettet vedtas samt et estimat fr antall møter i den enkelte kmmune. 5. Frdelingen av de virkelige utgiftene (regnskapet) fretas med grunnlag i flketallet pr 1/1 i regnskapsåret g virkelig avhldte møter. 5 Innskudd g eierandel Vertskmmunen stiler kntr til dispsisjn, dersm det er behv fr det. Det skal ikke gjøres innskudd ved etableringen, men kmmunene blir eier aven frhldsvis andel av verdien av inventar g utstyr sm anskaffes etter at Salten kntllutvalgsservice er stiftet, beregnet frhldsvis ut fra størrelsen på tilskudd til de samlede driftsutgifter i henhld til Øknmi - frdeling av utgifter. 1. Hver kmmune dekker en fast sum sm tilsvarer 1/9 av 1/3 av ttalutgiftene. 2. Videre dekker hver kmmune en sum sm tilsvarer sin psentvise andel av innbyggertallet i de 9 samarbeidskmmunene av 1/3 av ttalutgiftene 3. i tillegg betaler hver kmmune sin relative andel av antall møter sm er avhldt i samtlige 9 kmmuner av 1/3 av ttalutgiftene. 4. I budsjettet fr det enkelte år vil en ta utgangspunkt i flketallet pr 1/1 det år budsjettet vedtas samt et estimat fr antall møter i den enkelte kmmune. 5. Frdelingen av de virkelige utgiftene (regnskapet) fretas med grunnlag i flketallet pr 1/1 i regnskapsåret g virkelig avhldte møter.

6 7. Styrets sammensetning g myndighet. Styret består aven representant fra hver kmmune, med persnlig vararepresentant. Disse velges av det respektive kmmunestyre g blant kntllutvalgets medlemmer. Styret har ansvar fr at Salten kntllutvalgsservice frmål ppfylles innenfr de øknmiske rammer sm kmmunene bevilger. Styret selv behandler g vedtar følgende:. Arsmelding g årsregnskap. Overdnet plan g budsjettramme fr virksmheten de påfølgende 4 år. Det frutsettes at kmmunene innarbeider dette i påfølgende årsbudsjett g øknmiplan.. Budsjettrslag fr neste år. Frslaget skal ikke gå utver budsjettrammene sm ligger i den fireårige rammeplanen, med mindre samtlige eierkmmuner samtykker.. Styreleder g nestleder fr valgperiden. 7. Styrets sammensetning g myndighet. Styrets arbeidsutvalg. 7.1 Styret. Sekretariatets øverste rgan er styret. Styret består aven representant fra hver kmmune, med persnlig vararepresentant. Disse velges av det respektive kmmunestyre g blant kntllutvalgets medlemmer. Styret har ansvar fr at Salten kntllutvalgsservice frmål ppfylles innenfr de øknmiske rammer sm kmmunene bevilger. Styret har ansvar fr at drift g vedtekter ti enhver tid er i tråd med gjeldende lver g frskifter. Vedtektene skal gjennmgås en gang hver valgperide. Styret selv behandler g vedtar følgende:. Arsmelding g årsregnskap. Overdnet plan g budsjettramme fr virksmheten de påfølgende 4 år. Det frutsettes at kmmunene innarbeider dette i påfølgende årsbudsjett g øknmiplan.. Budsjettfrslag fr neste år. Frslaget skal ikke gå utver budsjettrammene sm ligger i den fireårige rammeplanen, med mindre samtlige eierkmmuner samtykker.. Styreleder g nestleder fr valgperiden. Styret skal en gang per valgperide freta en gjennmgang av gdtgjørelser fr verv. Infrmasjn m gdtgjørelser beskrives i virksmhetens årsberetning. Styret har instruksjnsmyndighet verfr sekretariatsleder. Styret har ikke myndighet til å ta pp lån eller på annen måte pådra deltakerne øknmiske frpliktelser utver de øknmiske rammer sm kmmunene bevilger.

7 Styret velger g bestemmer funksjnstiden til et arbeidsutvalg med tre medlemmer. Valg fretas blant styrets medlemmer. Arbeidsutvalget er arbeidsgiver i frhld til arbeidsavtalen med de ansatte, g i frhld til arbeidsrettslig lvgivning. Arbeidsutvalget ppretter g nedlegger stillinger innenfr gitt budsjettramme. Arbeidsutvalget tilsetter leder (benevnes heretter sm sekretariatsleder) g øvrige faste stillinger ved Salten kntllutvalgsservice, g har ansvar fr lkale lønnsfrhandlinger, g ser til at gjeldende tariff- g avtaleverk blir fulgt. Styret har ikke myndighet til å ta pp lån eller på annen måte pådra deltakerne øknmiske frpliktelser utver de øknmiske rammer sm kmmunene bevilger. Arbeidsutvalget vedtar delegasjn av myndighet til sekretariatsleder. 8 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret er vedtaksført når minst halvparten av styremedlemmene er til stede, g fatter vedtak med simpelt flertall. Ved vtering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dbbelt. Styrets leder sørger fr at det blir ført ptkll fra styremøtene. Styret har instruksjnsmyndighet verfr sekretariatsleder. Eierne dekker selv sine egne representanters utgifter i frbindelse med styremøtene. 7.2 Styrets arbeidsutvalg Styret velger g bestemmer funksjnstiden til et arbeidsutvalg med tre medlemmer. Valg fretas blant styrets medlemmer. Arbeidsutvalget skal på vegne av styret påse at virksmheten drives i tråd med sine vedtekter g med styrets vedtak. Arbeidsutvalget fører tisyn med sekretariatsleder g har instruksjnsmyndighet verfr denne. På vegne av styret utøves løpende arbeidsgiverfunksjn i frhld til sekretariatsleder. Arbeidsutvalget ppretter g nedlegger stillnger innenfr gitt budsjettramme. Arbeidsutvalget tilsetter sekretariatsleder g øvrige faste stillinger ved Salten kntllutvalgsservice, g har ansvar fr lkale lønnsfrhandlinger, g ser til at gjeldende tariff- g avtaleverk blir fulgt. Arbeidsutvalget kan utarbeide retningslinjer g instruksjner til sekretariatsleder. 8 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret er vedtaksført når minst halvparten av styremedlemmene er ti stede, g fatter vedtak med simpelt flertall. Ved vtering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dbbelt. Styrets leder sørger fr at det blir ført ptkll fra styremøtene. Salten kntllutvalgservice dekker representanters utgifter i frbindelse med styremøtene.

8 9 Sekretariatsleder Styret er sekretariatsleders nærmeste verdnede. Sekretariatsleder administrerer virksmheten g har ansvaret fr at enhver arbeidsppgave utføres i verensstemmelse med gjeldende lver, frskrifter, bestemmelser g de i henhld til de vedtak sm er fattet av styret. Sekretariatsleder rapprterer til styret g er styrets sekretær g saksbehandler. Sekretariatsleder har tale- g frslagsrett i styrets møter, dersm ikke styret i enkeltsaker vedtar at sekretariatsleder ikke skal møte. Sekretariatsleder er de øvrige ansattes nærmeste verdnede, g utøver det daglige arbeidsgiveransvar innenfr delegerte fullmakter. Sekretariatsleder gis anvisningsmyndighet. Regninger sm gjelder sekretariatsleder skal anvises av den sm vertskmmunen utpeker. 10 Regnskap g revisjn Regnskapet fr Salten kntllutvalgsservice føres av vertskmmunen. Oppdragsansvarlig revisr i vertskmmunen fungerer sm revisr fr Salten kntllutvalgsservice. 11 Endringer i vedtektene g ppsigelse av samarbeidet Vedtektene kan endres dersm samtlige kmmuner gjør likelydende 9 Sekretariatsleder Sekretariatet skal ha en daglig leder, benevnes sekretariatsleder, sm skal frestå den daglige ledelsen av sekretariatet g skal følge de retningslinjer g pålegg sm styret g styrets arbeidsutvalg gir. Sekretariatsleder administrerer virksmheten g har ansvaret fr at enhver arbeidsppgave utføres i verensstemmelse med gjeldende lver, frskrifter, bestemmelser g de i henhld til de vedtak sm er fattet av styret. Sekretariatsleder er styrets sekretær g saksbehandler, g rapprterer til styret g styrets arbeidsutvalg. Sekretariatsleder har tale- g frslagsrett i styrets møter, dersm ikke styret i enkeltsaker vedtar at sekretariatsleder ikke skal møte. Sekretariatsleder er de øvrige ansattes nærmeste verdnede, g utøver det daglige arbeidsgiveransvar innenfr delegerte fullmakter. Sekretariatsleder gis anvisningsmyndighet. Regninger sm gjelder sekretariatsleder skal anvises av styreleder. 10 Regnskap g revisjn Regnskapet fr Salten kntllutvalgsservice føres av vertskmmunen. Oppdragsansvarlig revisr i vertskmmunen fungerer sm revisr fr Salten kntllutvalgsservice. 11 Endringer i vedtektene g ppsigelse av samarbeidet Vedtektene kan endres dersm samtlige kmmuner gjør likelydende vedtak etter frslag fra styret eller en av kmmunene. Dersm det ikke

9 vedtak etter frslag fra styret eller en av kmmunene. Dersm det ikke er enighet mellm samarbeidspartnere m endringer, skal det umiddelbart startes frhandlinger m nye vedtekter sm først kan iverksettes når det er enighet. En kmmune kan si pp samarbeidsavtalen ved å sende skriftlig ppsigelse til styret med 1 års ppsigelsestid, regnet fra det året avtalen sies pp. Dersm samtlige kmmuner er enige, kan det eventuelt avtales krtere ppsigelsestid. Eiendeler g heftelser fr øknmiske frpliktelser skal frdeles mellm kmmunene ut fra bestemmelsene m generell utgiftsfrdeling i Iverksettelse Salten kntllutvalgsservice etableres g samarbeidet settes i verk fra g med 1. januar er enighet mellm samarbeidspartnere m endringer, skal det umiddelbart startes frhandlinger m nye vedtekter sm først kan iverksettes når det er enighet. En kmmune kan si pp samarbeidsavtalen ved å sende skriftlig ppsigelse til styret med 1 års ppsigelsestid, regnet fra det året avtalen sies pp. Dersm samtlige kmmuner er enige, kan det eventuelt avtales krtere ppsigelsestid. Eiendeler g heftelser fr øknmiske frpliktelser skal frdeles mellm kmmunene ut fra bestemmelsene m generell utgiftsfrdeling i Iverksettelse Salten kntllutvalgsservice er etablert g samarbeidet satt i verk fra g med 1. januar Endringer i vedtektene iverksettes fra det tidspunkt eierkmmunene bestemmer, eventuelt på det tidspunkt alle kmmunene har vedtatt endringen.