Selskapsledelse Sparebanken Hedmark

Transkript

1 Selskapsledelse 2012 Sparebanken Hedmark

2 FORRETNINGSIDÉ OG VERDIGRUNNLAG 2 SELSKAPSLEDELSE I SPAREBANKEN HEDMARK 2 VERDISKAPNING FOR KUNDER OG ØVRIGE INTERESSEGRUPPER 2 EN STRUKTUR SOM SIKRER MÅLRETTET OG UAVHENGIG STYRING OG KONTROLL 2 STYRINGSORGANER 3 KONTROLLORGANER 5 GENERELT OM HABILITET / INHABILITET 6 SYSTEMER SOM SIKRER MÅLING OG ANSVARLIGGJØRING 6 EN EFFEKTIV RISIKOSTYRING 6 OVERSIKTLIG, LETT FORSTÅELIG OG RETTIDIG INFORMASJON 6 ET BALANSERT FORHOLD TIL ALLE INTERESSEGRUPPER 7 GENERELT 7 INNSKYTERE 7 LÅNGIVERE 7 KUNDER 7 ANSATTE 7 SAMFUNNSANSVAR 8 OVERHOLDELSE AV LOVER, REGLER OG ETISKE STANDARDER 8 IVERKSETTELSE 8 Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 1

3 Visjn, frretningsidé g verdigrunnlag Sparebanken Hedmarks visjn er «Sammen m å skape». Vi skal tilby nåværende g nye kunder helhetlige g framtidsrettede bank- g frsikringsprdukter, g være så dyktige, nære g engasjerte at privatpersner, bedrifter g ffentlig sektr fretrekker å ha et langsiktig kundefrhld til ss. Sparebanken Hedmark skal bidra til vekst g utvikling i markedsmrådet gjennm gd lønnsmhet, gd sliditet g selvstendighet. Selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Selskapsledelse i Sparebanken Hedmark mfatter de mål g verrdnede prinsipper sm banken styres g kntrlleres etter fr å sikre innskyternes g øvrige interessenters interesser. Bankens prinsipper fr gd selskapsledelse skal sikre en frsvarlig frmuesfrvaltning g gi økt trygghet fr at kmmuniserte mål g strategier blir realisert. Sparebanken Hedmark har sm et resultat av dette fastlagt følgende hvedprinsipper fr selskapsledelse: verdiskaping fr kunder g øvrige interessegrupper en struktur sm sikrer målrettet g uavhengig styring g kntrll systemer sm sikrer måling g ansvarliggjøring en effektiv risikstyring versiktlig, lett frståelig g rettidig infrmasjn et balansert frhld til alle interessegrupper verhldelse av lver, regler g etiske standarder Verdiskapning fr kunder g øvrige interessegrupper Sparebanken Hedmark har sm øknmisk mål å ppnå resultater sm ver tid gir gd g stabil avkastning på bankens samlede egenkapital g samtidig ppretthldelse av en gd sliditet. Bankens årsverskudd tillegges i hvedsak sparebankens fnd. I tillegg kan det avsettes beløp til gavefnd g årlige gaveutdelinger. En struktur sm sikrer målrettet g uavhengig styring g kntrll Bankens styringsstruktur bygger på bankens frretningsidé, visjn, mål, strategier g verdigrunnlag. Styring g kntrll mfatter alle prsesser g tiltak sm iverksettes av bankens ledelse fr å sikre effektiv g hensiktsmessig drift g gjennmføring av vedtatte strategier. Fr å skape trygghet fr at innskytere g øvrige interessegrupper mttar krrekt infrmasjn m frretningsmessige g øknmiske frhld har banken flere uavhengige kntrllrganer. Bankens styrings- g kntrllrganer har hver sine ppgaver g frmål, der de ulike rganers rller g ansvar er definert gjennm lvgivning, frskrifter g vedtekter. Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 2

4 Styringsrganer Uavhengige kntrllrganer Representantskapet Kntrllkmitee Ekstern revisr Valgkmitee Revisjnsutvalg Kmpensasjnsutvalg Styret Intern revisr Administrerende direktør Risikstyring Styringsrganer Representantskapet Representantskapet er bankens øverste rgan g skal se til at banken virker etter sitt frmål i samsvar med lv, vedtekter g vedtak gjrt av representantskapet. Representantskapet trer sammen i henhld til lv m sparebanker 11 fr å fastsette bankens regnskap, ta i mt styrets årsberetning, revisjnsberetning g kntrllkmiteens melding. Representantskapet fastsetter gdtgjørelsen til medlemmene av styret, kntrllkmiteen g revisr. Representantskapet gjør vedtak m pensjnering av bankens ansatte. Representantskapet velger revisr g fastsetter hans instrukser, pålegg g gdtgjørelse. Etter frslag fra styret avgjør representantskapet: 1. pprettelse g nedleggelse av filial i kmmune hvr banken ikke har sitt hvedkntr, annen filial eller avdelingskntr, 2. frdeling av det beløp sm etter finansieringsvirksmhetslvens 2b-27 kan gis til allmennyttige frmål, 3. pptak av ansvarlig kapital. Representantskapet skal ha 40 medlemmer med 40 varamedlemmer. 20 medlemmer g 20 varamedlemmer velges av innskyterne, 10 medlemmer g 10 varamedlemmer velges av fylkestinget i Hedmark, 10 medlemmer g 10 varamedlemmer velges av de ansatte Medlemmene av representantskapet velges fr 4 år. Varamedlemmer sm velges av innskyterne velges fr 1 år. Varamedlemmer sm velges av de ansatte velges fr 2 år. Varamedlemmer sm velges av fylkestinget i Hedmark velges fr 4 år. Minst tre fjerdedeler av representantskapsmedlemmene skal være persner sm ikke er ansatt i banken. Innskyterne velger medlemmer g varameldemmer til representantskapet etter følgende frdeling: Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 3

5 Medlemmer Varamedlemmer Valgdistrikt I: Østerdalen 6 6 Valgdistrikt II: Glåmdalen 6 6 Valgdistrikt III: Hedmarken Valgkmité fr representantskapets valg g innskyternes valg Representantskapet velger en valgkmité blant representantskapets medlemmer. Kmiteen skal ha: 5 medlemmer g 5 varamedlemmer 3 medlemmer g 3 varamedlemmer velges blant de innskytervalgte representanter 1 medlem g 1 varamedlem velges blant de ffentlig valgte representanter g 1 medlem g 1 varamedlem velges blant de ansattes representanter. Valget gjelder fr 2 år m gangen. Hvert år uttrer 2 eller 3 medlemmer g 2 eller 3 varamedlemmer. Valgkmiteen skal frberede valg av: leder g nestleder i representantskapet, leder, nestleder g øvrige medlemmer g varamedlemmer i styret, leder, nestleder g øvrige medlemmer g varamedlemmer i kntrllkmiteen, leder, medlemmer g varamedlemmer av valgkmiteen. Fr de medlemmer av styret sm skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten fr de ansatte i valgkmiteen innstilling. Valgkmiteen skal gså frberede innskyternes valg av medlemmer g varamedlemmer til representantskapet. Styret Styret velges av representantskapet g består av 7 medlemmer med 3 varamedlemmer. Leder g nestleder velges av representantskapet ved særskilte valg. 1 medlem g 1 varamedlem velges blant de ansatte. De ansattes varamedlem har møte- g talerett i styret. Administrerende direktør er ikke medlem av styret, men har, jfr. Lv m sparebanker 14, rett g plikt til å delta i styrets behandling av saker g har rett til å uttale seg, med mindre annet bestemmes av styret i den enkelte sak. Samtlige valgte medlemmer velges fr 2 år g varamedlemmene fr 1 år. Av de valgte medlemmer uttrer 3 eller 4 medlemmer hvert år. Uttredende medlemmer g varamedlemmer kan gjenvelges. Styret leder sparebankens virksmhet i tråd med fastsatte lver, frskrifter g vedtekter gitt av representantskapet. Styret er ansvarlig fr at de midler banken rår ver frvaltes på en trygg g hensiktsmessig måte. Det skal sørge fr en tilfredsstillende rganisering av bankens virksmhet g har plikt til å påse at bkføring g frmuesfrvaltning er gjenstand fr betryggende kntrll. Styret har i tillegg følgende hvedppgaver: fastsette strategi g budsjett fastsette bevilgningsreglement g sentrale styringsdkumenter velge internrevisr Styret har etablert revisjnsutvalg g kmpensasjnsutvalg utgått fra styret. Utvalgene frbereder saker med bakgrunn i egne instrukser. Slik saksfrberedelse endrer ikke styrets ansvar. Administrerende direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken g frplikter den ved sin underskrift. Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 4

6 Styret mttar peridisk rapprtering på ulike mråder sm f. eks resultat- g markedsutvikling, ledelses-, persnal- g rganisasjnsmessig utvikling, utvikling i risikbildet på ulike mråder. Det framgår av bankens etiske regler at den ansatte ikke skal delta i behandling g avgjørelse av saker der den ansatte eller dennes nærstående har øknmisk eller persnlig særinteresse, jfr Sparebanklvens 18 m habilitet. Uten hensyn til m frhld rammes av Sparebanklvens 18, skal ikke tillitsvalgte eller medarbeidere delta i behandlingen g avgjørelsen av saker dersm frhldet kan svekke deres uavhengighet g habilitet. Styrets arbeidsfrm Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er tilstede. Gyldig vedtak treffes ved alminnelig flertallsbeslutning. I de tilfeller styret ikke er fulltallig, kreves at minst halvparten av de møtende styremedlemmer stemmer fr vedtaket. Ved stemmelikhet gjør styrelederens eller møtelederens stemme utslaget. Lederen kaller styret sammen til møte minst 1 gang i måneden, så fte sparebankens virksmhet tilsier det eller når et styremedlem krever det. Styrets gdtgjørelse Medlemmene av styret mttar møtegdtgjørelse sm fastsettes av representantskapet. Det utbetales ikke gdtgjørelse i tillegg til dette. Nærmere infrmasjn m gdtgjørelser g lån til styrets medlemmer fremgår av årsregnskapet. Administrerende direktør Administrerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken g skal følge den instruks g de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse mfatter ikke avgjørelser i saker sm etter bankens frhld er av uvanlig art eller str betydning. Videre skal administrerende direktør i samarbeid med styret utvikle bankens strategi g implementere strategien i banken. Administrerende direktør gir styret jevnlig underretning m bankens virksmhet, stilling g resultatutvikling. Kntrllrganer Kntrllkmité Kntrllkmiteen velges av representantskapet annethvert år g består av 5 medlemmer g 5 varamedlemmer. Ett medlem av kmiteen skal tilfredsstille de krav sm stilles til dmmere etter lv av 13. august 1915 nr 5 m dmstlene 54, annet ledd. Kntrllkmiteens leder g nestleder velges av representantskapet ved særskilte valg. Kntrllkmiteen skal føre tilsyn med sparebankens virksmhet i samsvar med sparebanklvens 13 g instruks gitt av representantskapet g gdkjent av Finanstilsynet. Kntrllkmiteen har nrmalt 4-6 møter i året. Ekstern revisr Ekstern revisr velges av representantskapet. Ekstern revisrs hvedppgave er å vurdere hvrvidt årsregnskapet er avgitt i samsvar med lv g frskrifter. Videre skal ekstern revisr vurdere m frmuesfrvaltningen er rdnet på en betryggende måte g med frsvarlig kntrll. Ekstern revisr avgir beretning til representantskapet g kntrllkmiteen m disse frhldene. Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 5

7 Intern revisr Internrevisjnen er styrets verktøy fr vervåking av at risikstyringen er målrettet, effektiv g fungerer sm frutsatt. Den interne revisjnsfunksjn utføres av ekstern leverandør, ne sm sikrer uavhengighet, kmpetanse g kapasitet. Internrevisjnen rapprterer til styret. Internrevisjnens rapprter knyttet til frbedringer i bankens risikstyring blir gjennmgått g anbefalinger vurdert implementert. Avdeling fr risikstyring Avdelingen er uavhengig av linjefunksjnene g ansvarlig fr: videreutvikling av knsernets rammeverk fr helhetlig risikstyring verrdnet risikstyring g ppfølging Det er pprettet egne risk manager funksjner fr å dekke de ulike risikmråder. Generelt m habilitet / inhabilitet Styrets medlemmer er definert sm primærinnsidere g må frhlde seg til knsernets regelverk når det gjelder kjøp g salg av verdipapirer i eget selskap. Dette gjelder gså fr kjøp av aksjer eller verdipapirer i selskaper sm har kundefrhld til Sparebanken Hedmark. Ved behandling av en sak hvr medlem av styret, representantskapet, kntrllkmiteen eller nærstående av de frannevnte har verv eller slik interesse at han/hun må anses fr å ha en fremtredende persnlig eller øknmisk særinteresse i saken, skal den enkelte erklære seg inhabil g frlate møtet. Systemer sm sikrer måling g ansvarliggjøring Effektiv målstyring er en frutsetning fr at banken skal kunne følge pp m den når sine strategiske målsettinger. Det er utviklet målesystemer sm de ulike enhetene følges pp g styres etter. I tillegg benyttes strategisk planlegging, budsjett- g regnskapsppfølging sm effektive styringsverktøy. Ansvarliggjøring sikres gjennm kmmunisering av mål g planer til de ansatte. Dette blir ivaretatt gjennm definerte rller, ansvar g frventninger, der lederne følges pp mt vedtatte mål innenfr de enkelte ansvarsmrådene. Det er ikke etablert resultatlønnsrdninger. En effektiv risikstyring Effektiv risikstyring er viktig fr at banken skal nå sine strategiske mål. Risikstyringen er en integrert del av ledelsens beslutningsprsesser, g et sentralt element hva angår rganisering, rutiner g systemer. Gjennm risikstyringsprsessen gjennmføres analyser, styring g ppfølging av vesentlige risiker fr å sikre at banken drives i tråd med gdkjent risikprfil g vedtatte strategier. Styret g ledelsen gjennmgår minst årlig bankens risikprfil i frhld til strategiske g driftsmessige frhld. Utvikling i risikbildet rapprteres peridisk til styret g bankens ledelse. Oversiktlig, lett frståelig g rettidig infrmasjn Oversiktlig, lett frståelig g rettidig infrmasjn underbygger tillitsfrhldet mellm banken g de ulike interessegrupper, g sørger fr at interessentene løpende har muligheten til å vurdere banken g bankens virksmhet. Det legges derfr vekt på en kmmunikasjn med ulike interessegrupper der en aktiv, åpen g trverdig dialg settes i fkus. Sparebanken Hedmark legger vekt på at krrekt, relevant g tidsriktig infrmasjn m bankens utvikling g resultater skal skape tillit verfr markedet. Alle kvartalsrapprter g pressemeldinger finnes på Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 6

8 Et balansert frhld til alle interessegrupper Generelt Bankens frhld til ulike interessegrupper, herunder innskytere, långivere, kunder, ansatte, g det mkringliggende samfunn, herunder myndigheter, skal bygge på bankens visjn, frretningside, mål, strategier g verdigrunnlag. Styrets viktigste målsetting er å ivareta bankens langsiktige interesser i enhver sammenheng g henseende. Banken skal ha en prfil sm sikrer trverdighet g frutsigbarhet i markedet. Det skal tilstrebes en langsiktig avkastning på egenkapitalen i tråd med de til enhver tid vedtatt strategiske mål. Innskytere En av hvedppgavene til styret er å sikre innskyternes midler ved at banken har en øknmisk utvikling sm gir en frsvarlig frmuesfrvaltning, g at det ikke tas risik sm er større enn hva sm er frsvarlig ut fra inntjening g sliditet. Långivere Bankens g långivernes interesser ivaretas gjennm det verrdnede målet m en slid g sunn bankdrift, slik at banken skal kunne innfri sine fremtidige frpliktelser. I tillegg skal strategien bidra til redusert sannsynlighet fr at det blir stilt spørsmål, eller ppstår usikkerhet m bankens sliditet. Kunder Fr å skape et best mulig grunnlag fr bankens utvikling skal det føres en aktiv dialg med kundene, gjennm rdinær kundekntakt g kundetilfredshetsundersøkelser. All kundekntakt skal bygge på bankens visjn, frretningsmessige prinsipper, verdigrunnlag g etiske retningslinjer. Gjennm å gi verdigrunnlaget et knkret g praktisk innhld i hverdagen, ønsker banken å gi kundene de beste individuelle løsninger med gd kvalitet i leveransene. Det er styrets ansvar å sikre at banken tilrettelegger g vedlikehlder effektive, hensiktsmessige g etisk frsvarlige prdukter g rådgivning fr å sikre det best mulige frhldet til kundene. Ansatte Visjn g verdier Sammen m å skape Dyktig - Prfesjnell g frretningsbevisst - Høy fagkmpetanse - Handlekraft med effektiv beslutningsprsess nær kunden - Kunderienterte g kstnadseffektive løsninger - Gde hldninger g høy etisk praksis - Vennlig, bevisst service - Slid g langsiktig støttespiller Engasjert - Praktiv g tar relevante initiativ verfr nåværende g ptensielle kunder - Utadrettet g aktiv i markedet - Psitivt g gdt synlig i samfunnsutviklingen - Ivareta vårt ansvar når det gjelder grunnleggende samfunnsverdier Nær - Tilgjengelig i alle distribusjnskanaler - Lytte aktivt g avdekke kundebehv - Finne løsninger sammen med kunden Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 7

9 Verdigrunnlaget definerer hvrdan den enkelte medarbeider skal frhlde seg med henblikk på etikk g atferd. Den enkelte leder skal praktisere bankens ledelsesprinsipper g gjøre kjent bankens etiske retningslinjer verfr sine medarbeidere. Leder- g medarbeiders virksmhet g handlinger er frankret i bankens verdigrunnlag, rutiner, retningslinjer, lederprinsipper g arbeidsreglement. Alle bankens medarbeidere har ansvar g plikt til å gjøre seg kjent med g etterleve disse. Ved gjentatte alvrlige vertredelser vil arbeidsfrhldet kunne bli avviklet. Fr å lykkes skal alle medarbeidere ha nødvendig kmpetanse g gjennmføre sine ppgaver med kvalitet. Banken skal ha en bedriftskultur sm understøtter g videreutvikler medarbeiderne i rganisasjnen. Det gjennmføres peridiske rganisasjnsundersøkelser fr å kunne følge pp dette aktivt fra ledelsens side. Den enkelte medarbeider skal pptre på en frutsigbar måte, ha høy etisk standard g vise respekt fr bankens tradisjn sm en reginal g lkalt frankret sparebank. Samfunnsansvar Sparebanken Hedmark er med sin reginale frankring g sitt distribusjnsnett en integrert del av g en aktiv medspiller i utvikling av lkalsamfunnet. Sparebanken Hedmark setter av deler av verskuddet til allmennyttige frmål. Dette brukes bevisst fr å fremme vekst g utvikling i reginen. Overhldelse av lver, regler g etiske standarder De etiske retningslinjene legger grunnlag fr utvikling av de hldninger banken ønsker å ekspnere, g legger rammer fr den enkelte medarbeiders atferd. Lederne har et særlig ansvar fr å være gde eksempler, g ha fkus på utvikling av etisk bevissthet. Alle medarbeidere skal ha nødvendig kmpetanse til å kunne utføre sine ppgaver med høy kvalitet. Banken skal legge til rette fr nødvendig kmpetanseutvikling, men medarbeiderne har i tillegg et selvstendig ansvar fr å tilkjennegi egne behv fr kmpetanseutvikling. Iverksettelse Rammeverk g prinsipper fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark er sist vedtatt av styret i møte Rammeverk fr gd selskapsledelse i Sparebanken Hedmark Utarbeidet av: Avdeling fr risikstyring 8