(Siste vedtatte endring foretatt i forstanderskapsmøte 14. mai Siste godkjenning i Finanstilsynet )

Transkript

1 VEDTEKTER (Siste vedtatte endring foretatt i forstanderskapsmøte 14. mai Siste godkjenning i Finanstilsynet )

2 Kapittel 1 3 Firma Kontorkommune Formål 3 Kapittel 2 3 Grunnfondet 3 Kapittel 3 4 Forstanderskap 4 Innskyternes valg til Forstanderskapet 4 Kommunestyrenes valg til Forstanderskapet 5 Innskyternes deltagelse i valget til Forstanderskapet 5 Egenkapitalbeviseiernes deltagelse i valget til Forstanderskapet 5 Kapittel 4 6 Kontrollkomitéen 6 Kapittel 5 6 Styrets sammensetning 6 Styret. Innkalling. Vedtak. Protokoll 6 Styrets ansvar og plikter 7 Revisjonsutvalg 7 Daglig leders ansvar og plikter 7 Kapittel 6 8 Valgkomiteen 8 Kapittel 7 8 Årsoppgjøret. Beretninger. Tidsfrister 9 Utsendelse av dokumenter lagt ut på bankens nettsider 9 Kapittel 8 9 Revisjonen 9 Kapittel 9 9 Overskudd - gaver 10 Kapittel Tjenestetid og aldersgrense 10 Høyeste aldersgrense for tjenestemenn 10 Kapittel Vedtektsendringer 10 VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 2 av 10

3 KAPITTEL 1 FIRMA KONTORKOMMUNE FORMÅL 1 1 Totens Sparebank er opprettet den 15. februar Sparebanken har sitt sete i Østre Toten kommune og avdelinger i Vestre Toten, Gjøvik, Hamar, Eidsvoll, Lillehammer og Oslo kommuner. Den har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere og forvalte på en trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lover som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med Sparebanklovens bestemmelser, samt de investeringstjenester i samsvar med verdipapirhandellovens bestemmelser Sparebanken til enhver tid har tillatelse til å tilby. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten utover utbytte på egenkapitalbevis.. KAPITTEL 2 GRUNNFONDET 2 1 Sparebankens opprinnelige grunnfond, spesidaler, var ytt av private bidragsytere. Dette fondet er tilbakebetalt. Med Kongens samtykke har Forstanderskapet vedtatt å utstede omsettelige og utbytteberettigede egenkapitalbevis med representasjonsrett i Forstanderskapet i henhold til finansieringsvirksomhetsloven. Sparebankens eierandelskapital i henhold til foranstående ledd utgjør NOK fordelt på egenkapitalbevis à kr 60 fullt innbetalt. Egenkapitalbevis som overdras til ny eier, gir ikke stemmerett før fire uker etter at ervervet er meldt til banken. For egenkapitalbevis registrert i Verdipapirsentralen skal likevel eier ha stemmerett dersom det godtgjøres at ervervet er registrert i Verdipapirsentralen. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 3 av 10

4 KAPITTEL 3 FORSTANDERSKAP 3 1 Sparebankens forstanderskap skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og Forstanderskapets vedtak. Forstanderskapet skal ha 26 medlemmer med 16 varamedlemmer. Seks medlemmer med seks varamedlemmer velges av innskyterne, jfr Seks medlemmer med tre varamedlemmer velges av kommunene, jfr Seks medlemmer med tre varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med regler fastsatt av Kongen. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. Åtte medlemmer med fire varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseierne i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Valget må være avholdt innen utgangen av april. Medlemmene av Forstanderskapet velges for fire år. Varamedlemmer som velges av innskyterne, velges for ett år. Varamedlemmer som velges av de ansatte, velges for to år. Varamedlemmer som velges av kommunestyrene og av egenkapitalbeviseierne, velges for fire år. Leder og nestleder velges i særskilt valg. Valgene gjelder for 1 år INNSKYTERNES VALG TIL FORSTANDERSKAPET 3 2 De innskyterne som bor eller har sitt virke, eller for upersonlig innskytere sitt sete i Østre Toten, Vestre Toten og Gjøvik kommuner, og som har, og i de siste seks månedene har hatt et innskudd på minimum 500 kroner, velger annethvert år henholdsvis ett og to medlemmer, og seks varamedlemmer. For de år der det velges to medlemmer, skal det velges ett medlem fra hver av Østre Toten og Vestre Toten kommuner. For de år der det velges ett medlem, skal dette velges fra Gjøvik kommune. Fordelingen ved de første valg etter vedtektsendringen avgjøres ved loddtrekning, som foretas av innskyternes valgkomitè. Bare myndig person kan som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter stemme ved valget. Ingen kan avgi mer en to stemmer, én på grunnlag av eget innskudd og én som representant for annen innskyter. Innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer skal skje på valgmøter i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Til forstandere og varamedlemmer kan innskytere bare velge myndige, personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd jfr. 8a i Sparebankloven. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av april. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 4 av 10

5 Av de innskytervalgte forstandere som er valgt ved første valg, går en fjerdedel ut etter loddtrekning hvert av de første tre år, og deretter de som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Uttredende medlemmer kan gjenvelges jfr. kap 10. KOMMUNESTYRENES VALG TIL FORSTANDERSKAPET 3 3 Kommunestyrene i Østre Toten, Vestre Toten og Gjøvik kommuner velger hvert fjerde år 6 medlemmer med 3 varamedlemmer etter følgende fordeling: To medlemmer fra Østre Toten kommune To medlemmer fra Vestre Toten kommune To medlemmer fra Gjøvik kommune Ett varamedlem fra hver av kommunene. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar. INNSKYTERNES DELTAGELSE I VALGET TIL FORSTANDERSKAPET 3 4 Innskytere som vil delta i valg etter 3 2, skal melde seg hos banken innen en bestemt frist som angis i innkallingen, og som ikke skal utløpe tidligere enn fem dager før valget finner sted. Har en innskyter ikke meldt seg i rett tid, kan han nektes adgang til å delta i valget. EGENKAPITALBEVISEIERNES DELTAGELSE I VALGET TIL FORSTANDERSKAPET 3 5 Egenkapitalbeviseiere som vil delta i valg til Forstanderskapet, skal melde seg hos banken innen en bestemt frist som angis i innkallingen, og som ikke skal utløpe tidligere enn tre dager før valget finner sted. Har en egenkapitalbeviseier ikke meldt seg i rett tid, kan han nektes adgang til å delta i valget. Hvert egenkapitalbevis gir en stemme. Ingen egenkapitalbeviseiere kan stemme for mer enn 10% av samtlige stemmeberettigede egenkapitalbevis eller avgi mer enn 20% av de stemmer som er representert i valgmøtet. Antall egenkapitalbevis i banken er For øvrig gjelder egenkapitalbevisforskriften 3-9 for egenkapitalbeviseiernes valg til Forstanderskapet. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 5 av 10

6 KAPITTEL 4 KONTROLLKOMITÉEN 4 1 Forstanderskapet velger annethvert år en kontrollkomité med tre medlemmer og ett varamedlem. Ett medlem skal tilfredsstille de krav som stilles til dommere etter lov av 13. august 1915 om domstolene, 54, annet ledd.. Leder og nestleder i Kontrollkomiteen velges av Forstanderskapet ved særskilt valg. Valgene gjelder for 2 år Kontrollkomitéen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med Sparebanklovens 13 og instruks gitt av Forstanderskapet og godkjent av Finanstilsynet. KAPITTEL 5 STYRETS SAMMENSETNING 5 1 Styret består av sju medlemmer med fem varamedlemmer valgt av Forstanderskapet. Leder og nestleder velges av Forstanderskapet ved særskilte valg. Valgene gjelder for 2 år. Minst ett medlem, med minst ett varamedlem velges blant de ansatte. For dette medlemmet skal det velges et personlig varamedlem. Det personlige varamedlemmet har møte- og talerett. Bare medlemmer av Forstanderskapet som er valgt av de ansatte, har forslagsrett ved valg av de ansattes styremedlem og varamedlem. Samtlige valgte medlemmer velges for to år og varamedlemmer for ett år. Uttredende medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges, jer. kap. 10. STYRET. INNKALLING. VEDTAK. PROTOKOLL 5 2 Leder kaller Styret sammen til møte minst én gang i måneden og/eller så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det. Styret er vedtaksført når minst fem medlemmer er til stede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at minst fire medlemmer har stemt for det. Ved stemmelikhet gjør lederens eller møtelederens stemme utslaget. Styret forhandlingsprotokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 6 av 10

7 STYRETS ANSVAR OG PLIKTER 5 3 Styret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og nærmere forskrifter gitt av Forstanderskapet Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over, forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisasjon av bankens virksomhet og har plikt til å sørge for at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter bevilgningsreglementet for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal det fremgå i hvilken utstrekning andre enn Styret kan bevilge lån, garantier og diskontere forretningspapirer. Styret fastsetter rentene for innskudd og utlån og de nærmere vilkår for utlån og for mottak og utbetaling av innskudd i samsvar med mulige regler fastsatt av Finanstilsynet. Styrets leder eller banksjefen eller to av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelsen av sparebanken. Styret skal påse at banken har god intern kontroll for oppfyllelse av de bestemmelser som gjelder for virksomheten, herunder bankens verdigrunnlag og etiske retningslinjer. REVISJONSUTVALG 5 4 Banken skal ha et revisjonsutvalg som skal velges av og blant styrets medlemmer. Revisjonsutvalget skal være et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for Styret. Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styremedlemmer som er ledende ansatte, kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget. Revisjonsutvalget skal: a) forberede styrets oppfølgning av regnskapsrapporteringsprosessen, b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet, d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jf. revisorloven kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten. DAGLIG LEDERS ANSVAR OG PLIKTER VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 7 av 10

8 5 5 Banksjefen har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge den instruks og de pålegg Styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Banksjefen skal sørge for at bankens bokføring er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltning er ordnet på en betryggende måte. KAPITTEL 6 VALGKOMITEEN 6 1 Forstanderskapet velger en valgkomité blant Forstanderskapets medlemmer. Valgkomiteen skal bestå av sju medlemmer og fire varamedlemmer og representanter fra alle grupper som er representert i Forstanderskapet. Valget gjelder for to år om gangen. Hvert år uttrer de som har gjort lengst tjeneste. Første gang uttrer fire medlemmer etter loddtrekning. Loddtrekning foretas av valgkomiteen. Et komitémedlem som trer ut, kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonsperioden varer sammenhengende utover seks år. I slike tilfeller vil gjenvalg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomiteen i minst ett år. Valgkomiteen skal forberede valg av leder og nestleder i Forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til Styret eksklusive de ansattes representanter, Kontrollkomitéens leder, nestleder og medlemmer og varamedlemmer. For det styremedlem med varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte innstilling. Valgkomitèen skal forberede innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer og egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer. For de innskytervalgte medlemmer med varamedlemmer som skal velges til Forstanderskapet skal kun de innskytervalgte representantene avgi innstilling. For de egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer med varamedlemmer som skal velges til forstanderskapet, skal kun de egenkapitalbeviseiervalgte representantene avgi innstilling. Komiteen skal også forberede valg av medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen som omhandles i denne paragraf. Valgkomiteens innstilling skal begrunnes. KAPITTEL 7 VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 8 av 10

9 ÅRSOPPGJØRET. BERETNINGER. TIDSFRISTER 7 1 Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og Styrets årsberetning) legges fram for revisor og Kontrollkomitéen. Årsoppgjøret skal så vidt mulig være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Når revisor har lagt fram sin beretning, jfr. revisorloven 5-6, og Kontrollkomitéen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jfr. sparebanklovens 13, 7. ledd, skal Styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetning og kontrollkomitèens melding til samtlige representanter innen 8 dager før det forstanderskapsmøte som behandler årsregnskapet. Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebanklovens 11, 1. ledd, bokstav b for å ta imot Styrets årsberetning, revisjonsberetning og kontrollkomitèens melding og fastsette bankens regnskap og det årlige utbytte på egenkapitalbevisene. UTSENDELSE AV DOKUMENTER LAGT UT PÅ BANKENS NETTSIDER 7 2 Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet, er gjort tilgjengelige på bankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til forstanderskapets medlemmer eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til forstanderskapet. Et medlem i forstanderskapet eller andre som etter loven skal motta slike dokumenter kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet. KAPITTEL 8 REVISJONEN 8 1 Forstanderskapet velger revisor og fastsetter vedkommendes godtgjørelse. Slutter revisor, kan forstanderskapets leder sammen med Kontrollkomitéen engasjere en ny revisor som tjenestegjør til neste forstanderskapsmøte hvor endelig valg foretas. Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskap og behandling av dens anliggender forøvrig i samsvar med lov og forskrifter gitt i medhold av lov, vedtekter og eventuelle pålegg gitt av Forstanderskapet. Revisjonsutvalgets uttalelse om forslag til revisor foreleges foranderskapet før valget. KAPITTEL 9 VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 9 av 10

10 OVERSKUDD - GAVER 9 1 Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av utbytte på egenkapitalbevis skal legges til sparebankens fond. Ved beregning av overskudd gjelder finansieringsvirksomhetsloven 2b 18 første ledd Gaver og utbytte kan utdeles i samsvar med finansieringsvirksomhetsloven 2b-18. KAPITTEL 10 TJENESTETID OG ALDERSGRENSE 10 1 Et valgt medlem av eller leder for Forstanderskapet eller Kontrollkomitéen eller Styret kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lengre enn 12 år eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom han på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut. HØYESTE ALDERSGRENSE FOR TJENESTEMENN 10 2 Høyeste aldersgrense for banksjef og andre fast ansatte tjenestemenn er 67 år. KAPITTEL 11 VEDTEKTSENDRINGER 11 1 Endring av disse vedtekter kan vedtas av Forstanderskapet når forslag om dette er framsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst 2/3-deler av dem som er tilstede, og minst ½-parten av alle forstandere stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Finanstilsynet Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent i henhold til sparebankloven 5 siste punktum Fra samme tid oppheves tidligere vedtekter, fastsatt av Finanstilsynet 5. juli 1978 og senere endringer, sist godkjent av Finanstilsynet VEDTEKTER TOTENS SPAREBANK Side 10 av 10