tirsdag 5. januar 2016, kl , 3. etg. Sparebanken Øst, Hokksund Valg av to personer til, sammen med leder, å underskrive protokollen

Transkript

1 Forstanderskapets medlemmer Styrets medlemmer og varamedlemmer Kontrollkomiteens medlemmer Bankens ledergruppe m.fl. Drammen, 10. desember 2015 FORSTANDERSKAPSMØTER TIRSDAG 5. JANUAR 2016 Det innkalles til forstanderskapsmøter tirsdag 5. januar 2016, kl , 3. etg. Sparebanken Øst, Hokksund Det blir varm mat i forkant av møtet fra kl Etter møte I, blir det en kort pause før møte II. Vennligst gi beskjed til adm. sekretær dersom du ikke ønsker mat. SAKSLISTE MØTE I Sak 1/16 Sak 2/16 Sak 3/16 Sak 4/16 Sak 5/16 Sak 6/16 Valg av møteleder Valg av to personer til, sammen med leder, å underskrive protokollen Valg av tellekorps Vedtektsendringer, første gangs behandling, og instruks for valgkomiteene i Sparebanken Øst - vedlegg Gaveinstitutt - vedlegg Eventuelt (kun saker til orientering)./.

2 SAKSLISTE MØTE II Sak 7/16 Sak 8/16 Sak 9/16 Sak 10/16 Sak 11/16 Valg av møteleder Valg av to personer til, sammen med leder, å underskrive protokollen Valg av tellekorps Vedtektsendringer, andre gangs behandling, og instruks for valgkomiteene i Sparebanken Øst - vedlegg Eventuelt (kun saker til orientering) Forfall til møtet bes meddelt adm. sekretær på telefon eller mail nina.sem@oest.no snarest slik at varamedlem kan bli innkalt. Med vennlig hilsen SPAREBANKEN ØST Frank Borgen forstanderskapets leder Vedlegg

3 SAK TIL FORSTANDERSKAPET Til: Fra: Forstanderskapet i Sparebanken Øst Styret i Sparebanken Øst Dato: 24. november 2015 SAK 4/16 VEDTEKTSENDRINGER FØRSTE GANGS BEHANDLING Styret i Sparebanken Øst fattet følgende vedtak i møte : «Styret vedtok forslag til nye vedtekter. Forslag til nye vedtekter, instruks for valgkomiteer i Sparebanken Øst og regler om kundenes valg på valgmøter legges frem for forstanderskapet på møte ». Vedlagt følger: Notat fra styret til forstanderskapet datert «Endring av vedtekter» Forslag til nye vedtekter Gjeldende vedtekter Instruks for valgkomiteer i Sparebanken Øst m/ vedlegg o Vedlegg 1 deles ut direkte i forstanderskapsmøtet. Instruks Egnethetsvurdering er under revidering, jf. Finanstilsynets rundskriv 14/2015 Vurdering av egnethetskrav, av Forslag til vedtak i forstanderskapet: Forstanderskapet tok styrets redegjørelse om virkninger av ny finansforetakslov for Sparebanken Øst til orientering Styrets innstilling til nye vedtekter for Sparebanken Øst gjeldende fra , under forutsetning av Finanstilsynets godkjennelse, som følge av ikrafttredelse av ny finansforetakslov, legges frem for andre gangs behandling i forstanderskapet for endelig vedtak. Forstanderskapet godkjente instruks for valgkomiteer i Sparebanken Øst.

4 NOTAT Fra: Styret Til: Forstanderskapet Dato: 24. november 2015 ENDRING AV VEDTEKTER 1. Innledning Ny lov om finansforetak og finanskonsern (heretter finansforetaksloven, forkortet til ffl.) trer i kraft 1. januar 2016 med inntil ett års frist for tilpasning på noen områder. Finansforetaksloven erstatter blant annet sparebankloven (spbl.) og finansieringsvirksomhetsloven. Videre bygger den på allmennaksjelovens (asal.) regler om selskapsstruktur og fokuserer blant annet på at nye regler skal sikre forsvarlig virksomhet og betryggende systemer for styring og kontroll. Den nye loven innebærer en organisasjonsmessig forenkling og tydeliggjør ansvarsforholdene. Den nye loven har mange forskriftshjemler, men nye forskrifter vil kun i et begrenset omfang foreligge ved lovens ikrafttredelse. Inntil nye forskrifter foreligger vil gjeldene forskrifter videreføres, med mindre de er i motstrid med lovens ordlyd. Det er vedtatt i styret at Sparebanken Øst i all hovedsak tilpasser seg den nye loven med virkning fra 1. januar Dette innebærer blant annet at bankens vedtekter må tilpasses den nye loven. Styret fremlegger derfor ved dette, til første gangs behandling, forslag til nye vedtekter for banken. Forslaget har vært drøftet med forstanderskapets leder og nestleder. Sparebankforeningen har sammen med en gruppe jurister fra sparebankene, hvor også Sparebanken Øst var representert, utarbeidet utkast til nye normalvedtekter for sparebanker. Utkastet har blitt forelagt Finanstilsynet, som har gitt sin tilslutning til disse. Sparebanker som benytter disse kan følgelig påregne at disse blir godkjent av Finanstilsynet. Forslaget til nye vedtekter for Sparebanken Øst er utarbeidet med utgangspunkt i disse normalvedtektene. Vedtektene er også gjennomgått med hensyn til leservennlighet og det er foreslått overskrifter på de ulike paragrafene, samt at enkelte paragrafer er delt opp etter tema. Der det er funnet nødvendig å gjøre endringer og/eller tilføyelser er formuleringene fra standardvedtektene i all hovedsak benyttet. Det gjelder også der det er «kan» bestemmelser etter finansforetaksloven som foreslås inntatt i vedtektene. Mange av de særbestemmelsene som i dag gjelder for sparebanker videreføres ikke i finansforetaksloven. Når det gjelder vedtekter setter den nye loven et minstekrav, noe som medfører at det vil være opp til bankene selv å avgjøre hva de vedtektsfester. 1

5 2. Gjennomgang av styrets innstilling til nye vedtekter 2.1 Kontrollkomiteen Det oppstilles ikke lenger krav om kontrollkomite i ffl. Det innstilles på at kontrollkomiteen avvikles i tråd med endringer i ffl. Som begrunnelse for dette vises det til uttalelser i forarbeidene hvor departementet viser til at «Forslaget innebærer en organisasjonsmessig forenkling og tydeliggjøring av ansvarsforholdene sammenlignet med dagens regelverk. Forslaget er i tråd med Banklovkommisjonens utkast». FNO og Sparebankforeningen støtter i sine høringskommentarer avvikling av kontrollkomiteen. 2.2 Foretaksforsamling Ny lov åpner for etablering av foretaksforsamling. Det innstilles på at det ikke opprettes en foretaksforsamling. Sett hen til at de ansatte har representasjon i styret, ser ikke styret behov for å opprette et slikt organ. 2.3 Øvrige bestemmelser Nedenfor følger en gjennomgang av de bestemmelsene der banken kan velge nye regler som følge av ny lov, alternativt videreføre de reglene som gjelder i dag. Ref. Paragraf Kommentar Innstilling KAPITTEL 1. FIRMA. KONTORKOMMUNE, FORMÅL Firma og kontorkommune Det er ikke krav i ffl. om at foretakets historikk fremkommer i vedtektene. Det innstilles på at det ikke foretas endringer i denne bestemmelsen Formål Vedtektene har i dag en uttømmende opplisting av formål som ikke fullt ut angir alle deler av bankens lovlige drift. Her er det to alternativer å velge ved enten å oppdatere dagens bestemmelse til å bli uttømmende, eller velge en generell formålsbeskrivelse med henvisning til gjeldende lovgivning og konsesjoner. KAPITTEL 2. SPAREBANKENS EGENKAPITAL Tidligere 2-1 første til tredje ledd. Grunnfondet Eierandelskapitalen Tidligere 2-1 fjerde til sjuende ledd. KAPITTEL 3. FORSTANDERSKAPET (1) Forstanderskapet Ffl. benytter betegnelsen «generalforsamling» på bankenes øverste organ, med mindre annet fastsettes i vedtektene. Det innstilles på å endre bestemmelsen til en generell beskrivelse i tråd med standard - vedtektene. Dette gir fleksibilitet ved eventuelt behov for nye konsesjoner, uten behov for endring av vedtekter. Det innstilles på at disse bestemmelsene videreføres uendret, kun med ny oppdeling og overskrift. Det innstilles på at disse bestemmelsene videreføres uendret, kun med ny oppdeling og overskrift. Det foreslås å videreføre forstanderskapet som bankens øverste organ (2) Det er ikke oppstilt ikke krav til antall Styret vurderer at forstanderskapet, 2

6 Ref. Paragraf Kommentar Innstilling Forstanderskapet forstandere i verken spbl. eller ffl. Dette må fastsettes i vedtektene. Men det stilles krav sammensetningen. Dette b.la slik at «minst tre firedeler av medlemmene skal være personer som ikke er ansatt i banken». Antall representanter fra ansatte er innenfor kravet til en firedel i dagens vedtekter. som er bredt sammensatt med mange representanter for alle bankens interessegruppe, kan reduseres noe i antall for å oppnå økt effektivitet. Det innstilles derfor på å redusere antall medlemmer (fra 48) til 32 medlemmer. Det innstilles videre på at dagens ordning med varamedlemmer videreføres, men at antallet reduseres (fra 36) til (3) Forstanderskapet (1) Forstanderskapets sammensetning (2) Forstanderskapets sammensetning Valg til forstanderskapet Valg til forstanderskapet Kundenes valg av medlemmer til forstanderskapet Det offentliges valg av medlemmer til forstanderskapet Etter asal har aksjonærer rett til å møte ved fullmektig. Departementet drøfter at det bør kunne vedtektsfestes regler som avviker fra asal regler på dette punktet. Forstanderne er personlig valgt til å representere en av interessegruppene. Det vil være uklart hvem en eventuell fullmektig representerer. Ffl. har ikke regler om at forstandere skal velges blant innskytere, men henviser til bankens «kunder». Det oppstilles ikke krav til innskudd. Annet kan bestemmes i vedtektene. Ffl. har ikke regler om at kommunestyrene skal velge medlemmer til forstanderskapet. Etter spbl. 8 oppstilles det krav om at bare myndige personer kan velges som medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet. Videre oppstiller 8 spesifikke krav til egenskaper. Dette foreslås videreført, idet dette ikke er regulert direkte i ffl. Der følger det imidlertid av ffl (3) at vedtektene bl.a. «skal» ha «nærmere regler om valget, herunder om stemmerett, valgbarhet, funksjonstid og bortfall av verv.» Ffl. har ikke regler om funksjonstid (valgperiode) i verv. Det vil være behov for å gjøre avgrensning mht. funksjonstid for forstandere og varamedlemmer. Se pkt. 8 over. Det er ikke regler om dette i dagens vedtekter. Kommunene oppnevner disse medlemmene på forespørsel fra banken. Det innstilles på at vedtektene bestemmer at medlemmer og varamedlemmer må møte personlig og at det ikke er anledning til å møte ved fullmektig eller rådgiver. Dette i tråd med standardvedtektene. Det innstilles på at kretsen som kan velges fra denne interessegruppen utvides til å omfatte alle bankens kunder, innenfor de tidligere angitte geografiske områdene. Det innstilles på at dagens gjeldende regler om oppnevning av medlemmer fra det offentlige videreføres. Det innstilles på at det tas inn en bestemmelse om at kun myndige personer kan velges til forstandere, samt angivelse av hvem som ikke er valgbare, i samsvar med spbl. 8. I tillegg at det fastsettes nærmere instruks om valgene for kundene og egenkapitalbeviseierne. Dette er i tråd med standardvedtektene. Det innstilles på å videreføre dagens vedtektsbestemmelser om funksjonstid for hhv. forstandere og varamedlemmer. Det innstilles på å ta inn bestemmelser om valg av kunder i tråd med standardvedtektene. Det innstilles på at gjeldende ordning videreføres og vedtektsfester det som tidligere var regulert i spbl. 8 (b). Se også pkt. 9 over Ansattes valg Det foreligger ikke en slik bestemmelse Det innstilles på å ta inn regler fra 3

7 Ref. Paragraf Kommentar Innstilling av medlemmer til i dagens vedtekter. standardvedtektene på dette punktet. forstanderskapet Innkalling til forstanderskap Møter og vedtak i forstanderskapet Forstanderskapets oppgaver Reglene i spbl. om innkalling til forstanderskap er ikke videreført i ffl. Om det ikke gis regler i vedtektene gjelder asal regler. Forstanderskapet vil etter ny lov bli kalt inn av styret. Det er imidlertid krav etter forskrift av om årsregnskap i banker å vedta årsregnskapet innen utgangen av mars. Ffl. åpner videre for at det kan fastsettes regler i vedtektene om elektronisk kommunikasjon med forstandere. Dette vil være en hensiktsmessig regel. Spbl. regler om møter og vedtak i forstanderskap er ikke videreført i ffl. Gjeldende regler i vedtektene har en relativt detaljert opplisting av det som i prinsippet følger av loven. Standardvedtektene har en enklere bestemmelse som henviser til lovens krav til forstanderskapet. Det er ingen forskjell av faktisk betydning på de to løsningene Uttreden Spbl. 9 regulerte dette tidligere. Disse reglene er ikke spesifikt angitt i ffl. Men det følger av ffl (3) at vedtektene bl.a. «skal» ha «nærmere regler om valget, herunder om stemmerett, valgbarhet, funksjonstid og bortfall av verv.». Se også pkt.10 over KAPITTEL 4. STYRET OG DAGLIG LEDELSE Styrets sammensetning Styrets oppgaver Ffl. gir ansatte i foretak som ikke har foretaksforsamling og har flere enn 50 ansatte rett til å kreve inntil 1/3 av styreplassene og ikke færre enn 2 styreplasser med varamedlemmer. Idet ffl. henviser til asal om at hvert kjønn skal være representert med minst 40 %, vil dette kravet nå også gjelde for styret i sparebanker. Dagens bestemmelser er relativt utfyllende mht. styrets oppgaver. Styrets oppgaver er listet opp i ffl Det innstilles på at standardvedtektens regler om innkalling til forstanderskap tas inn i bankens vedtekter. Det innstilles på at møter i forstanderskapet fortsatt åpnes og ledes av forstanderskapets leder, samt at minst halvparten av medlemmene må møte for at forstanderskapet skal være vedtaksført. Det innstilles på at bestemmelsen endres i tråd med standardvedtektene. Det innstilles på å innta en bestemmelse som regulerer uttreden. Første ledd angir det selvsagte. Annet til femte ledd er vedtektsregulering av tidligere spbl. 9. Det innstilles på at reglene om ansattes representasjon i styret endres til en referanse til loven. Regler om møtende varamedlem fra de ansatte foreslås fjernet. Det foreslås ingen andre endringer i denne bestemmelsen. Det innstilles på å videreføre dagens regler om styrets oppgaver, men det gjøres endringer i reglene om revisjonsutvalg i tråd med standardvedtektene. Videre foreslås det å fjerne reglene om at styret fastsetter renter på utlån og innskudd. 4

8 Ref. Paragraf Kommentar Innstilling Administrerende direktør KAPITTEL 5. VALGKOMITÉER Valgkomite for forstanderskapet Valgkomite for kundenes valg Valgkomite for egenkapitalbeviseiernes valg Adm. direktørs rolle er definert i ffl og Det er ikke et krav at adm. direktørs oppgaver fremkommer av vedtektene. Spbl. med forskrifter har detaljregulert valg av tillitsvalgte. Disse reglene videreføres ikke i ffl. som kun setter krav om en valgkomite. Det er behov for å revidere instruksen for valgkomiteene, samt at regler for ansattes valg bør tas inn i vedtektene. Ingen innholdsmessig endring utover at betegnelsen «innskyter» er endret til «kunde». Det følger av ffl. at sparebanker som har utstedt egenkapitalbevis skal vedtektsfeste bestemmelser som gir eierne av egenkapitalbevis rett til enten selv eller ved valgte representanter å utøve minst en femdel og ikke mer enn to femdeler av stemmene i generalforsamlingen. KAPITTEL 6. ANVENDELSE AV OVERSKUDD OG DEKNING AV UNDERSKUDD Anvendelse av overskudd Inndekking av underskudd Det følger av ffl. 7-8 at vedtektene skal ha bestemmelser om hvordan overskudd skal fordeles. Det følger av ffl. 7-8 at vedtektene skal ha bestemmelser om hvordan underskudd skal inndekkes. KAPITTEL 7. TJENESTETID. ALDERSGRENSE Tjenestetid Reglene i spbl. om maksimal tjenestetid videreføres ikke i ffl., som bygger på asal. I aksjeselskaper er eierskap grunnlaget for representasjon og makt. Valg og gjenvalg styres av det flertallet av eierne enes om. Slike mekanismer virker i liten grad i en sparebank da det ikke er eiermakt som i et aksjeselskap. KAPITTEL 8. AVVIKLING Beslutning om avvikling av sparebanken Disponering av sparebankens kapital KAPITTEL 9. VEDTEKTSENDRINGER Ffl. har regler om avviking av sparebanker. Dagens regler kan videreføres, alternativt kan reglene i standardvedtektene legges til grunn. Det innstilles på at i det, til informasjon, i nye vedtekter inntas deler av lovens krav. Det innstilles på at det tas inn regler om at forstanderskapet fastsetter nærmere instruks for valgkomite for valg som foretas av forstanderskapet. Da «Forskriften om egenkapitalbevis i sparebanker mv.» gjelder for egenkapitalbeviseiernes valg, innstilles det på at det inntas en henvisning, men at henvisningen gjøres generell for å unngå behov for vedtektsendring ved endring/ oppdatering av aktuell forskrift. Lover krever at en slik bestemmelse tas inn i vedtektene. Det innstilles derfor på at gjeldende bestemmelse suppleres i tråd med standardvedtektene. Lover krever at en slik bestemmelse tas inn i vedtektene. Det innstilles derfor på at det tas enn en bestemmelse i tråd standardvedtektene. Det innstilles på at reglene om tjenestetid videreføres. Dette for å sikre fornyelse blant alle bankens tillitsvalgte over tid. Det foreslås regler i tråd med standardvedtektene. Det foreslås regler i tråd med standardvedtektene. 5

9 Ref. Paragraf Kommentar Innstilling Vedtektsendringer Ffl. har ikke krav til to forstanderskapsmøter for å beslutte vedtektsendringer. Ffl. åpner for at sparebanker kan bestemme strengere flertallskrav enn 2/3 flertall. Det foreslås at kravet til to møter ikke videreføres. Videre foreslås at dagens flertallskrav til 2/3 flertall videreføres i vedtektene. 3. Oppsummering Det er styrets vurdering at utkastet til nye vedtekter har økt leservennlighet og at nødvendige lovtekniske endringer er foretatt. Det har blitt vektlagt behovet for balanse mellom modernisering og hensynet til å bevare bankens egenart som sparebank med lange tradisjoner. Styret har ikke mottatt signaler eller på annen måte gjort vurderinger som skulle tilsi at det er et behov for ytterligere endringer i vedtektene nå. 6

10 Nye vedtekter VEDTEKTER for SPAREBANKEN ØST Vedtatt i forstanderskapsmøte dd.mm.åå. Godkjent av Finanstilsynet dd.mm.åå. KAPITTEL 1. FIRMA. KONTORKOMMUNE. FORMÅL 1-1 Firma og kontorkommune Sparebanken Øst er dannet ved sammenslutning mellom DrammensBanken Skoger Sparebank og Eiker Sparebank. DrammensBanken Skoger Sparebank er opprettet den 8. januar Eiker Sparebank er dannet ved en sammenslutning mellom Ekers Sparebank (opprettet 8. januar 1842) og Nedre Eikers Sparebank (opprettet 1. mars 1914). Sammenslutningen ble godkjent av Bankinspeksjonen på vegne av Finansdepartementet den 10. juni Sparebanken skal ha sitt sete i Øvre Eiker kommune. 1-2 Formål Sparebankens formål er å utføre forretninger og tjenester som det er vanlig og naturlig at sparebanker kan utføre i henhold til den til enhver tid gjeldende lovgivning og de til enhver tid gitte konsesjoner. KAPITTEL 2. SPAREBANKENS EGENKAPITAL 2-1 Grunnfondet Ekers Sparebanks opprinnelige grunnfond, speciedaler var gitt av private bidragsytere. DrammensBanken Skoger Sparebanks opprinnelige grunnfond 517 speciedaler var gitt av innvånere i Skoger Herred. Disse grunnfondene pliktes ikke tilbakebetalt. 2-2 Eierandelskapitalen Med Kongens samtykke kan forstanderskapet vedta å utstede omsettelige, rentebærende egenkapitalbevis med representasjonsrett i forstanderskapet i henhold til lov om finansforetak og finanskonsern. Sparebankens utstedte eierandelskapital i henhold til foranstående ledd, utgjør 1

11 Nye vedtekter kr ,- fordelt på egenkapitalbevis a kr 10,- fullt innbetalt. Sparebankens egenkapitalbevis er registrert i Verdipapirsentralen (VPS). Alt erverv av egenkapitalbevis skal meldes til banken innen en måned. Erverv av egenkapitalbevis (kjøp, gave) er betinget av samtykke fra bankens styre. Erverv av egenkapitalbevis kan bare nektes når det foreligger saklig grunn. Nekting av samtykke kan kreves begrunnet skriftlig. Erverver av egenkapitalbevis har stemmerett når ervervet er registrert i Verdipapirsentralen. KAPITTEL 3. FORSTANDERSKAP 3-1 Forstanderskap Forstanderskapet er sparebankens øverste myndighet og skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, forskrifter, vedtekter og forstanderskapets vedtak. Forstanderskapet skal ha 32 medlemmer med 23 varamedlemmer. Forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer møter personlig. Det er ikke anledning til å møte ved fullmektig eller med rådgiver. 3-2 Forstanderskapets sammensetning 6 medlemmer med 4 varamedlemmer velges av og blant bankens kunder slik at 1 medlem og 1 varamedlem velges fra Øvre Eiker, 2 medlemmer og 1 varamedlem fra Nedre Eiker og 3 medlemmer og 2 varamedlemmer fra Drammen kommuner, jf medlemmer med 3 varamedlemmer velges av det offentlige slik at 2 medlemmer og 1 varamedlem velges fra Øvre Eiker, 2 medlemmer og 1 varamedlem fra Nedre Eiker og 2 medlemmer og 1 varamedlem fra Drammen kommuner, jf medlemmer med 6 varamedlemmer velges av og blant de ansatte, jf medlemmer med 10 varamedlemmer velges av eierne av egenkapitalbevis, jf Alle valg skal være gjennomført innen utgangen av mars. 3-3 Valg til forstanderskapet Til medlemmer og varamedlemmer av forstanderskapet kan bare velges myndige personer. Til medlemmer og varamedlemmer kan ikke velges: styremedlemmer og revisor i sparebanken personer hvis bo er under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon 2

12 Nye vedtekter ansatte i sparebanken, med mindre valget skjer som representant for ansatte Medlemmene av forstanderskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av kundene velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av kommunestyrene og egenkapitalbeviseierne velges for 4 år. Forstanderskapet fastsetter nærmere instruks om valgene for kundene og egenkapitalbeviseierne. Tvister om valget avgjøres av Finanstilsynet der dette følger av lov eller forskrift. 3-4 Kundenes valg av medlemmer til forstanderskapet De kunder som bor eller har sitt virke, eller for upersonlige kunder sitt sete i Øvre Eiker, Nedre Eiker eller Drammen kommuner velger 2 år 2 medlemmer og de 2 påfølgende år 1 medlem. Hvert år velges 4 varamedlemmer. Bare myndig person kan som personlig kunde eller som representant for annen kunde, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget kundeforhold og en som representant for annen kunde. Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner utgjør egne valgkretser. Medlemmer velges fra den kommune som den eller de uttredende medlemmer hører hjemme i slik at forstanderskapet får en sammensetning som fastsatt i 3-2. Tilsvarende gjelder for valg av varamedlemmer til forstanderskapet. 3-5 Det offentliges valg av medlem(mer) til forstanderskapet Hvert av kommunestyrene i Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen velger hvert fjerde år 2 medlemmer og 1 varamedlem til forstanderskapet. 3-6 Ansattes valg av medlemmer til forstanderskapet De ansatte i sparebanken er stemmeberettiget ved valg av de ansattes medlemmer til sparebankens forstanderskap. De ansatte i sparebanken kan velges som medlem eller varamedlem til sparebankens forstanderskap som representant for de ansatte. 3-7 Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer til forstanderskapet Eierne av egenkapitalbevis er stemmeberettigede ved valg av egenkapitalbeviseiernes medlemmer til sparebankens forstanderskap. Enhver eier av egenkapitalbevis kan velges som medlem eller varamedlem til sparebankens forstanderskap. 3-8 Innkalling til forstanderskap Ordinært forstanderskap skal avholdes innen utgangen av mars måned hvert år. 3

13 Nye vedtekter Når dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet er gjort tilgjengelig for medlemmene på sparebankens internettsider, gjelder ikke lovens krav om at dokumentene skal sendes til medlemmene av forstanderskapet. Dette gjelder også dokumenter som etter lov skal inntas i eller vedlegges innkallingen til forstanderskapet. Et medlem av forstanderskapet kan likevel kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles i forstanderskapet. Medlemmer som ikke kan delta i forstanderskapets møte, skal meddele dette til sparebanken snarest og senest fem dager før møtet. Varamedlemmer innkalles ved ordinære medlemmers forfall. 3-9 Møter og vedtak i forstanderskapet Møter i forstanderskapet åpnes og ledes av forstanderskapets leder. Hvert medlem av forstanderskapet har en stemme. Beslutninger i forstanderskapet treffes ved flertall av de avgitte stemmer med mindre noe annet fremgår av disse vedtektene. Står stemmetallet likt, gjelder det som møtelederen slutter seg til. For at forstanderskapsmøtet skal være vedtaksført, må minst halvparten av medlemmene møte Forstanderskapets oppgaver På det ordinære forstanderskapet skal følgende saker behandles og avgjøres: Valg av forstanderskapets leder og nestleder Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, herunder disponering av overskudd/utdeling av utbytte Andre saker som etter lov eller vedtekter hører under forstanderskapet Forstanderskapets leder er omfattet av reglene for kreditt til ansatte/tillitsvalgte. Vedtak om eller fullmakt til å oppta ansvarlig lån eller fondsobligasjoner treffes av forstanderskapet med flertall som for vedtektsendring. Vedtak om eller fullmakt til å oppta annen fremmedkapital treffes av styret eller i henhold til delegasjonsvedtak fra styret Uttreden Medlemmer og varamedlemmer trer ut av forstanderskapet etter endt valgperiode. Et medlem eller varamedlem av forstanderskapet trer ut av forstanderskapet når medlemmet blir styremedlem eller revisor i sparebanken, eller medlemmets bo tas under konkursbehandling, akkordforhandling eller privat administrasjon. Et medlem eller varamedlem av forstanderskapet som er valgt av kundene, av egenkapitalbeviseierne eller av kommunene trer ut av forstanderskapet også når medlemmet blir ansatt i sparebanken. Videre trer et kundevalgt medlem eller varamedlem og et medlem eller varamedlem valgt av egenkapitalbeviseierne ut av 4

14 Nye vedtekter forstanderskapet når det henholdsvis ikke lenger er kunde i sparebanken som fastsatt i vedtektenes 3-4 eller ikke kan representere egenkapitalbeviseierne som fastsatt i vedtektenes 3-6. Medlem eller varamedlem valgt av de ansatte trer ut av forstanderskapet dersom det opphører å være ansatt i sparebanken. Medlem eller varamedlem som trer ut av forstanderskapet, trer ut senest ved neste ordinære valg. KAPITTEL 4. STYRET OG DAGLIG LEDELSE 4-1 Styrets sammensetning Styret består av fra 6 til 9 medlemmer, hvorav minst ett styremedlem skal komme fra henholdsvis Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner, samt medlemmer valgt av de ansatte etter loven. Styret skal ha minst 6 varamedlemmer, hvorav minst ett fra hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen, samt varamedlem(mer) fra de ansatte. Varamedlemmer til styret velges som personlige varamedlemmer. Varamedlemmene velges fortrinnsvis fra samme geografiske område som styremedlemmene. Leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg. Minst ett medlem med minst ett varamedlem velges blant de medlemmer av forstanderskapet som er valgt av kommunestyrene. Bare medlemmer av forstanderskapet som er valgt av de ansatte har forslagsrett ved valg av de ansattes styremedlem(mer) og varamedlem(mer). Samtlige valgte medlemmer velges for 2 år, og varamedlemmene for ett år. Det samlede styret kan fungere som bankens revisjonsutvalg. 4-2 Styrets oppgaver Leder kaller styret sammen til møte så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det. Styret er vedtaksført når minst 5 medlemmer er til stede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at minst 5 medlemmer har stemt for det. Styrets forhandlingsprotokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar, med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. Styret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, forskrift, vedtekter og nærmere instrukser gitt av forstanderskapet. 5

15 Nye vedtekter Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisering av bankens virksomhet, og har plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter bevilgningsreglement for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal fremgå i hvilken utstrekning andre enn styret kan bevilge lån, garantier og diskontere forretningspapirer. Administrerende direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse av sparebanken. 4-3 Administrerende direktør Administrerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken, og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Administrerende direktør skal sørge for at sparebanken har ansatte som samlet har kvalifikasjoner og erfaringer som trengs for at virksomheten drives på en forsvarlig måte og at det etableres forsvarlige styrings- og kontrollsystemer. Administrerende direktør skal sørge for at det blir fastsatt instrukser som angir de ansattes arbeidsoppgaver og ansvarsforhold, samt rapporterings- og saksbehandlingsregler. Administrerende direktør skal sørge for at bankens regnskap er i samsvar med lov og forskrifter og at forvaltning av aktiva og risikostyring er ordnet på en betryggende måte. KAPITTEL 5. VALGKOMITEER 5-1 Valgkomite for forstanderskapet Forstanderskapet velger en valgkomite blant forstanderskapets medlemmer. Valgkomiteen skal bestå av 5 medlemmer og 5 varamedlemmer og ha representanter fra alle grupper som er representert i forstanderskapet. Minst ett medlem og ett varamedlem velges for hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen. Valget gjelder for 2 år av gangen. Hvert år uttreder de som har tjenestegjort lengst. Et komitemedlem som trer ut kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonstiden varer sammenhengende utover 6 år. I slike tilfelle vil gjenvalg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomiteen i minst ett år. Valgkomiteen skal forberede valg av leder og nestleder i forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til styret eksklusive de ansattes representanter, samt medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen som omhandles i denne paragraf. For styremedlemmer med varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling. 6

16 Nye vedtekter Forstanderskapet fastsetter nærmere regler for valgkomite for valg som foretas av forstanderskapet i instruks for valgkomiteer i Sparebanken Øst. 5-2 Valgkomite for kundenes valg De kundevalgte medlemmene av forstanderskapet velger en valgkomite. Valgkomiteen skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer, ett medlem og ett varamedlem skal velges fra hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen. Valget gjelder for to år av gangen. Hvert år uttreder den/de som har gjort tjeneste lengst. Et komitemedlem som trer ut, kan ikke velges på nytt, med mindre vedkommende har vært ute av valgkomiteen i ett år. 5-3 Valgkomite for egenkapitalbeviseiernes valg De egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomite. Valgkomiteen skal ha 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valget gjelder for to år av gangen. Hvert år uttreder den/de som har gjort tjeneste lengst. Et komitemedlem som trer ut, kan ikke velges på nytt, med mindre vedkommende har vært ute av valgkomiteen i ett år. Valgkomiteen skal forberede egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valget av medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen som omhandles i denne paragraf. Egenkapitalbeviseiernes valg av medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet skjer i samsvar med forskrifter gitt av Finansdepartementet. KAP. 6. ANVENDELSE AV OVERSKUDD OG INNDEKKING AV UNDERSKUDD 6-1 Anvendelse av overskudd Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av utbytte og utdeling av gaver skal legges til bankens fond. Årets overskudd og utbyttemidler fordeles mellom bankens grunnfond og eierandelskapitalen. Utbyttemidler kan benyttes til utbytte på eierandelskapitalen, til gaver til allmennyttige formål eller overføres til gavefond eller overføres til stiftelse med allmennyttige formål. 6-2 Inndekking av underskudd Underskudd etter resultatregnskapet for siste regnskapsår skal først søkes dekket ved forholdsmessig overføring fra grunnfondskapitalen, herunder gavefondet, og den eierandelskapitalen som overstiger vedtektsfestet eierandelskapital, herunder utjevningsfondet. Underskudd som ikke dekkes slik, dekkes ved forholdsmessig overføring fra overkursfondet og kompensasjonsfondet. Ytterligere underskudd dekkes ved nedsettelse av vedtektsfestet eierandelskapital og eventuelt ved nedsettelse av annen kapital. 7

17 Nye vedtekter KAPITTEL 7. TJENESTETID. ALDERSGRENSE 7-1 Tjenestetid Et valgt medlem av, eller leder for forstanderskapet eller styret, kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år, eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom han/hun på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut. 7-2 Aldersgrense Høyeste aldersgrense for administrerende direktør og andre fast ansatte er 70 år. KAPITTEL 8. AVVIKLING 8-1 Beslutning om avvikling av sparebanken Forstanderskapet tar stilling til styrets forslag om avvikling av sparebanken. Vedtak om avvikling fattes med samme flertall som for vedtektsendringer. 8-2 Disponering av sparebankens kapital Ved avvikling av sparebanken skal sparebankens overskytende midler etter at alle forpliktelser er dekket, overføres til en sparebankstiftelse som representerer kommunene Nedre Eiker, Øvre Eiker og Drammen. KAPITTEL 9. VEDTEKTSENDRINGER 9-1 Vedtektsendringer Endring av disse vedtekter kan vedtas av forstanderskapet. Beslutning om å endre vedtektene i sparebanken krever tilslutning fra minst to tredeler av de avgitte stemmene. 8

18 Gjeldende vedtekter VEDTEKTER for SPAREBANKEN ØST KAPITTEL 1. FIRMA. KONTORKOMMUNE. FORMÅL 1-1 Sparebanken Øst er dannet ved sammenslutning mellom DrammensBanken Skoger Sparebank og Eiker Sparebank. DrammensBanken Skoger Sparebank er opprettet den 8. januar Eiker Sparebank er dannet ved en sammenslutning mellom Ekers Sparebank (opprettet 8. januar 1842) og Nedre Eikers Sparebank (opprettet 1. mars 1914). Sammenslutningen ble godkjent av Bankinspeksjonen på vegne av Finansdepartementet den 10. juni Sparebanken skal ha sitt sete i Øvre Eiker kommune. Den har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere og forvalte på trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Sparebanken kan også drive finansieringsvirksomhet og med dette yte, formidle og stille garanti for kreditt og på annen måte medvirke ved finansiering av andres virksomhet, i samsvar med lov om Finansieringsvirksomhet og øvrige bestemmelser som til enhver tid gjelder for finansieringsvirksomhet. Sparebanken kan også tilby investeringstjenester i samsvar med lov om verdipapirhandel og øvrige bestemmelser som gjelder for investeringstjenester. Sparebanken kan videre utføre alle vanlige bankforretninger og banktjenester i samsvar med lov om sparebanker eller bestemmelser i medhold av denne lov. Banken kan også forestå fondsmegling og eiendomsmegling gjennom datterselskaper. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten utover eventuell forrentning av egenkapitalbevis. 1-2 Sparebanken kan i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser i lov om Finansieringsvirksomhet og andre lover inneha eierandeler i andre finans-institusjoner, samt i selskaper som driver virksomhet med naturlig tilknytning til bank- og finansieringsvirksomhet. 1

19 Gjeldende vedtekter Sparebanken kan også eie aksjer i andre selskaper, men ikke drive eller delta som ansvarlig deltager i selskaper som driver annen virksomhet enn nevnt i første ledd, med mindre dette skjer midlertidig og er nødvendig for sikring av bankens krav. KAPITTEL 2. GRUNNFONDET 2-1 Ekers Sparebanks opprinnelige grunnfond, speciedaler var gitt av private bidragsytere. DrammensBanken Skoger Sparebanks opprinnelige grunnfond 517 speciedaler var gitt av innvånere i Skoger Herred. Disse grunnfondene pliktes ikke tilbakebetalt. Med Kongens samtykke kan forstanderskapet vedta å utstede omsettelige, rentebærende egenkapitalbevis med representasjonsrett i forstanderskapet i henhold til lov 10. juni 1988 nr. 40 om finansieringsvirksomhet og finansinstitusjoner. Sparebankens utstedte eierandelskapital i henhold til foranstående ledd, utgjør kr ,- fordelt på egenkapitalbevis á kr 10,- fullt innbetalt. Sparebankens egenkapitalbevis er registrert i Verdipapirsentralen (VPS). Alt erverv av egenkapitalbevis skal meldes til banken innen én måned. Erverv av egenkapitalbevis (kjøp, gave) er betinget av samtykke fra bankens styre. Erverv av egenkapitalbevis kan bare nektes når det foreligger saklig grunn. Nekting av samtykke kan kreves begrunnet skriftlig. Erverver av egenkapitalbevis har stemmerett når ervervet er registrert i Verdipapirsentralen. KAPITTEL 3. FORSTANDERSKAP 3-1 Sparebankens forstanderskap skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og forstanderskapets vedtak. Forstanderskapet skal ha 48 medlemmer med 36 varamedlemmer. 2

20 Gjeldende vedtekter 9 medlemmer med 6 varamedlemmer velges av innskyterne slik at 2 medlemmer og 1 varamedlem velges fra Øvre Eiker, 3 medlemmer og 2 varamedlemmer fra Nedre Eiker og 4 medlemmer og 3 varamedlemmer fra Drammen kommuner, jfr medlemmer med 6 varamedlemmer velges av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen slik at hver av kommunene velger 3 medlemmer og 2 varamedlemmer, jfr medlemmer med 9 varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med regler fastsatt av Finansdepartementet. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. 18 medlemmer med 15 varamedlemmer velges av egenkapitalbeviseierne i samsvar med forskrifter fastsatt av Finansdepartementet. Valget må være avholdt innen utgangen av april, jfr Medlemmene av forstanderskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av kommunestyrene og egenkapitalbeviseierne velges for 4 år. 3-2 De innskytere som bor eller har sitt virke, eller for upersonlige innskytere sitt sete i Øvre Eiker, Nedre Eiker eller Drammen kommuner og som har, og i de siste 6 måneder har hatt, et innskudd i banken på minst kr 500,- velger ett år 3 medlemmer og de 3 påfølgende år 2 medlemmer. Hvert år velges 6 varamedlemmer. Bare myndig person kan som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd og en som representant for annen innskyter. Innskyternes valg av medlemmer med varamedlemmer skal skje på valgmøter i samsvar med regler fastsatt av Finansdepartementet. Til medlemmer og varamedlemmer kan innskyterne bare velge myndige personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd, jfr. sparebanklovens 8a. Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner utgjør egne valgkretser. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av april. Av de innskytervalgte medlemmer som er valgt ved første valg, går 3 medlemmer ut etter loddtrekning etter ett år, og deretter 2 medlemmer de 3 påfølgende år. Loddtrekningen foretas av valgkomitèen. Uttredende medlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kapittel 10. 3

21 Gjeldende vedtekter Medlemmer velges fra den kommune som den eller de uttredende medlemmer hører hjemme i slik at forstanderskapet får en sammensetning som fastsatt i 3-1. Tilsvarende gjelder for valg av varamedlemmer til forstanderskapet. 3-3 Hvert av kommunestyrene i Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen velger hvert fjerde år 3 medlemmer og 2 varamedlemmer til forstanderskapet. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar. 3-4 Av de egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer som er valgt ved første valg, går 5 medlemmer etter loddtrekning ut hvert av de 2 påfølgende år og deretter 4 medlemmer hvert av de neste 2 påfølgende år. Loddtrekning foretas av valgkomitéen. Uttredende medlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kapittel 10. Av de varamedlemmer som er valgt ved første valg, går 4 medlemmer etter loddtrekning ut hvert av de påfølgende 3 år og 3 medlemmer det fjerde året. Loddtrekning foretas av valgkomitéen. 3-5 Forstanderskapet skal treffe avgjørelse i alle saker som styret forelegger for forstanderskapet til avgjørelse. Forstanderskapet skal: - velge styre, jfr velge kontrollkomitè, jfr fastsette årsoppgjøret, jfr velge revisor, jfr treffe avgjørelse i alle saker som gjelder virksomhetsendringer i banken, oppkjøp av andre selskaper eller andre saker av særlig viktighet for banken. Dette gjelder likevel ikke ved oppkjøp av mindre selskaper innenfor bankens nåværende virksomhetsområde, eller dersom saken av andre særlige grunner bør avgjøres av styret og først deretter forelegges forstanderskapet. 4

22 Gjeldende vedtekter KAPITTEL 4. KONTROLLKOMITÉ 4-1 Kontrollkomitéen skal ha 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Minst ett medlem må være jurist. Medlemmer og varamedlemmer velges for 2 år. Kontrollkomitéens medlemmer og varamedlemmer oppnevnes av forstanderskapet. Kontrollkomitéen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med sparebanklovens 13 og instruks gitt av forstanderskapet og godkjent av Finanstilsynet. KAPITTEL 5. STYRET OG REVISJONSUTVALG 5-1 Styret består av fra 6 til 9 medlemmer, hvorav minst ett styremedlem skal komme fra henholdsvis Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner, ett medlem valgt av de ansatte. Styret skal ha minst 6 varamedlemmer, hvorav minst ett fra hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen og 2 fra de ansatte. Varamedlemmer til styret velges som personlige varamedlemmer. Varamedlemmene velges fortrinnsvis fra samme geografiske område som styremedlemmene. Leder og nestleder velges av forstanderskapet ved særskilte valg. Minst ett medlem med minst ett varamedlem velges blant de medlemmer av forstanderskapet som er valgt av kommunestyrene. Ett medlem velges blant de ansatte. For dette medlem skal det velges ett personlig varamedlem. Det personlige varamedlemmet har møte- og talerett. Dessuten skal det velges ytterligere ett varamedlem som skal ha møte- og talerett i styret når styremedlemmet eller det personlige varamedlem har forfall. Bare medlemmer av forstanderskapet som er valgt av de ansatte har forslagsrett ved valg av de ansattes styremedlem og varamedlemmer. Samtlige valgte medlemmer velges for 2 år, og varamedlemmene for ett år. Av de valgte medlemmer uttrer minst halvparten hvert år. Uttredende medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kapittel 10. 5

23 Gjeldende vedtekter 5-2 Leder kaller styret sammen til møte minst en gang i måneden og ellers så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det. Styret er vedtaksført når minst 5 medlemmer er tilstede. For at et vedtak skal være gyldig, kreves at minst 5 medlemmer har stemt for det. Styrets forhandlingsprotokoll skal underskrives av de tilstedeværende som står til felles ansvar, med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær. 5-3 Styret leder sparebankens virksomhet i samsvar med lov, vedtekter og nærmere forskrifter gitt av forstanderskapet. Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisering av bankens virksomhet, og har plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter bevilgningsreglement for sparebanken. Av bevilgningsreglementet skal fremgå i hvilken utstrekning andre enn styret kan bevilge lån, garantier og diskontere forretningspapirer. Styret fastsetter rentene for innskudd og utlån og de nærmere vilkår for utlån og for mottak og utbetaling av innskudd, i samsvar med mulige regler fastsatt av Finanstilsynet. Administrerende direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter. Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse av sparebanken. 5-4 Administrerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken, og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Administrerende direktør skal sørge for at bankens bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. 6

24 Gjeldende vedtekter 5-5 Banken skal ha et revisjonsutvalg som skal velges av og blant styrets medlemmer. Revisjonsutvalget skal være et forberedende og rådgivende organ. Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styremedlemmer som er ledende ansatte, kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget. Revisjonsutvalget skal: a) forberede styrets oppfølgning av regnskapsrapporteringsprosessen, b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert, c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjonen av årsregnskapet, d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jf. revisorloven kapittel 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten. KAPITTEL 6. VALGKOMITÉER 6-1 (Valgkomité for forstanderskapet) Forstanderskapet velger en valgkomité blant forstanderskapets medlemmer. Valgkomitéen skal bestå av 5 medlemmer og 5 varamedlemmer og ha representanter fra alle grupper som er representert i forstanderskapet. Minst ett medlem og ett varamedlem velges for hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen. Valget gjelder for 2 år av gangen. Hvert år uttrer de som har tjenestegjort lengst. Et komitémedlem som trer ut kan gjenvelges, men ikke hvis dette fører til at funksjonstiden varer sammenhengende utover 6 år. I slike tilfelle vil gjenvalg bare kunne skje etter at vedkommende har vært ute av valgkomitéen i minst ett år. Valgkomitéen skal forberede valg av leder og nestleder i forstanderskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer til styret eksklusive de ansattes representanter, kontrollkomitéens medlemmer og varamedlemmer, samt medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen som omhandles i denne paragraf. For det styremedlem med varamedlem som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomitéen innstilling. 7

25 Gjeldende vedtekter 6-2 (Valgkomité for innskyternes valg) De innskytervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomité. Valgkomitéen skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer, ett medlem og ett varamedlem skal velges fra hver av kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen. Valget gjelder for to år av gangen. Hvert år uttrer den/de som har gjort tjeneste lengst. Et komitémedlem som trer ut, kan ikke velges på nytt, med mindre vedkommende har vært ute av valgkomitéen i ett år. Valgkomitéen skal forberede innskyternes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen, som omhandles i denne paragraf. 6-3 (Valgkomité for egenkapitalbeviseiernes valg) De egenkapitalbeviseiervalgte medlemmer av forstanderskapet velger en valgkomité. Valgkomitéen skal ha 4 medlemmer og 2 varamedlemmer. Valget gjelder for to år av gangen. Hvert år uttrer den/de som har gjort tjeneste lengst. Et komitémedlem som trer ut, kan ikke velges på nytt, med mindre vedkommende har vært ute av valgkomitéen i ett år. Valgkomitéen skal forberede egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valget av medlemmer og varamedlemmer av valgkomitéen som omhandles i denne paragraf. KAPITTEL 7. REVISJONEN 7-1 Forstanderskapet velger revisor og fastsetter hans godtgjørelse. Slutter revisor, kan forstanderskapets leder sammen med kontrollkomitéen anta en ny revisor som tjenestegjør til neste forstanderskapsmøte, hvor endelig valg foretas. Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskaper, og behandlingen av dens anliggender forøvrig i samsvar med lov, forskrifter gitt i medhold av lov, vedtekter og eventuelle pålegg gitt av forstanderskapet. 8

26 Gjeldende vedtekter KAPITTEL 8. ÅRSOPPGJØRET 8-1 Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og styrets årsberetning) legges frem for revisor og kontrollkomitéen. Årsoppgjøret skal, så vidt mulig, være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av januar. Når revisor har lagt frem sin beretning, jfr. revisorloven 5-6 og kontrollkomitéen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jfr. sparebanklovens 13, 7ledd, skal styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollkomitéens melding til samtlige forstandere innen 8 dager før det forstanderskapsmøte som behandler årsregnskapet. Forstanderskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebanklovens 11, første ledd punkt b for å ta imot styrets årsberetning, revisjonsberetningen og kontrollkomitéens melding og fastsette bankens regnskap og den årlige rente av eventuelle egenkapitalbevis. KAPITTEL 9. OVERSKUDD 9-1 Overskuddet av bankens virksomhet etter fradrag av utbytte av eventuelle egenkapitalbevis og eventuelle gaver skal legges til sparebankens fond. KAPITTEL 10. TJENESTETID. ALDERSGRENSE 10-1 Et valgt medlem av, eller leder for forstanderskapet eller kontrollkomitéen eller styret, kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år, eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom han/hun på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut Høyeste aldersgrense for administrerende direktør og andre fast ansatte er 70 år. 9

27 Gjeldende vedtekter KAPITTEL 11 OMDANNING, AVVIKLING M.V Ved avvikling, omdanning eller andre begivenheter som etter lovgivningen leder til frigjøring helt eller delvis av bankens fond, skal de frigjorte midler innenfor rammen av gjeldende lovgivning og Kongens samtykke fordeles i Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen kommuner i samme forhold som verdien av fondene i DrammensBanken Skoger Sparebank og Eiker Sparebank, slik disse er angitt pr. 31. desember 1996 på grunnlag av revisorbekreftede årsregnskap, jfr KAPITTEL 12 VEDTEKTSENDRING 12-1 Endring av disse vedtekter kan vedtas av forstanderskapet når forslag om det er fremsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst 2/3 av dem som er tilstede, og minst halvdelen av alle forstandere, stemmer for det. Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Finansdepartementet Disse vedtektene trer i kraft når de er godkjent overensstemmende med sparebanklovens 5, siste punktum. Fra samme tid oppheves nåværende vedtekter, jfr. dog gjennomføringsregler fastsatt av Finansdepartementet 2. desember 1977, jfr. II nr. 1 i lov av 10. juni 1977 om endringer i lov om sparebanker av 24. mai

28 INSTRUKS FOR VALGKOMITEER I SPAREBANKEN ØST Vedtatt i forstanderskapsmøte INNLEDNING Sparebanken Øst er tuftet på sparebankideen med en lokal forankring i Drammen og Øvre og Nedre Eiker kommuner. Dette fremgår av bankens vedtekter og strategi. Valgkomitéene skal ved forslag på kandidater til de forskjellige verv særlig vektlegge at kandidatene har god forståelse for sine oppgaver, at kandidatene er kvalifisert for oppgaven og at det er kandidater som vil fremme sparebankidentiteten. Når det gjelder forslag på kandidater til styret skal det påses at bankens styre får en sammensetning som gjør styret i stand til å styre banken på en god og hensiktsmessig måte. 1. VALGKOMITEER I henhold til bankens vedtekter skal banken ha følgende valgkomitéer: a) Valgkomite for forstanderskapet, valgt av et samlet forstanderskap b) Valgkomite for kundenes valg, valgt av kundevalgte medlemmer av forstanderskapet c) Valgkomite for egenkapitalbeviseiernes valg, valgt av egenkapitalbeviseiere i forstanderskapet Valgkomiteenes sammensetning fremgår av vedtektenes 5-1, 5-2 og SAKSBEHANDLINGSREGLER FOR KOMITEENE 2.1 Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra komiteens leder. Hvert enkelt medlem av valgkomiteen kan kreve at det innkalles til møte til behandling av konkrete saker som oppgis ved begjæringen om møte. I innkalling oppgis tid og sted for møtene. Medlemmer som ikke kan møte til angitt tid, gir umiddelbart beskjed til leder av komiteen om dette. Valgkomiteens leder vurderer om det skal avholdes fysisk møte eller om møtet kan avholdes på annen måte, for eksempel som telefonmøte. Dersom et av valgkomitéens medlemmer krever det, skal møtet avholdes med fysisk tilstedeværelse. 1

29 2.2 Fra valgkomiteens møter føres det protokoll, som underskrives av de tilstedeværende medlemmene. Protokollen føres av ett av medlemmene i valgkomiteen, eventuelt av tilkalt sekretær for komiteen. Styret og administrerende direktør har innsynsrett i disse protokollene. 2.3 Ved utarbeidelse av innstillinger til forestående valg, kreves det at alle medlemmer i valgkomiteen undertegner innstillingen. 2.4 Kandidatene som foreslås av valgkomiteen, må være forespurt om de er villige til å påta seg vervet og at de har tid til et slikt verv. 2.5 Valgkomiteens innstillinger skal begrunnes, og de skal inneholde relevant informasjon om kandidatene. Relevant informasjon er bl.a. navn, alder, adresse, formell kompetanse/realkompetanse, opplysninger om eventuell tilknytning til banken og andre vesentlige tillitsverv. Valgkomiteene bør informere foreslåtte kandidater om at tillitsvervet i banken er et personlig verv med personlig ansvar. Eventuelle dissenser i valgkomiteen skal fremgå av innstillingen. Dersom mindretallet i valgkomiteen vil foreslå egne kandidater, skal dette fremgå av innstillingen. 3. GODTGJØRELSE Forstanderskapet fastsetter godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteene basert på styrets forslag. Valgkomiteenes kostnader bæres av banken. 4. VALGKOMITEENS OPPGAVER Valgkomiteen skal forberede og avgi innstilling til de valg som fremgår av bankens vedtekter, jf. 5-1, 5-2 og 5-3. Valgkomiteene skal sørge for at sammensetningen i styret og øvrige organer er i tråd med bankens vedtekter og den til enhver tid gjeldende lovgivning. I tillegg må det tas hensyn til organets sammensetning av kjønn, alder og kandidatenes uavhengighet i forhold til administrasjonen. 5. BEHANDLING AV VALGKOMITEENS INNSTILLINGER Valgkomiteens leder, eller den han/hun bemyndiger, presenterer innstillingene med en redegjørelse for valgkomiteens arbeid og grunnlaget for innstillingen. 2

30 6. SÆRREGLER FOR VALGKOMITE FOR FORSTANDERSKAPET 6.1 Valgkomiteen utfører sine oppgaver i tråd med Norsk anbefaling om selskapsstyring og selskapsledelse (NUES), jf. punkt 7. I sitt arbeid med å finne kandidater til de ulike verv, kan valgkomiteen kontakte styrets medlemmer og bankens administrasjon. Styrets leder og administrerende direktør skal, uten stemmerett, innkalles til minst ett møte i valgkomiteen før valgkomiteen avgir sin endelige innstilling. Valgkomiteen skal legge til rette for at forstanderskapets medlemmer kan fremsette forslag på kandidater til styret. Etter konsultasjon med bankens største egenkapitalbeviseiere, representanter for kommunene Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen, ansatte representanter i forstanderskapet, samt representanter for bankens kunder, skal valgkomiteen avgi innstilling til forstanderskapet om valg av medlemmer til verv som nevnt i vedtektene Valgkomiteen er kjent med at banken skal foreta en egnethetsvurdering av kandidater til styret i henhold til bankens instruks Egnethetsvurdering. Valgkomiteen må sørge for at foreslåtte kandidater fyller ut skjema for egnethet som sendes bankens administrasjon minst en uke før valgmøtet. 6.3 Valgkomiteens innstillinger til forstanderskapet må foreligge tidsnok til at de kan vedlegges innkallingen til det aktuelle forstanderskapsmøtet. Bankens administrasjon vil i god tid sende ut varsel til komiteen når innstillingen må foreligge. 6.4 Valgkomiteens kandidater til styreverv må være slik at styret til enhver tid har den formelle kompetanse og/eller realkompetanse som er nødvendig for å ivareta og styre banken. Minst ett medlem av styret må også ha nødvendig kompetanse til å være medlem av bankens revisjonsutvalg. Når kandidatene vurderes, skal valgkomiteen ta hensyn til at styret får en variert og best mulig sammensetning med grunnlag i bankens virksomhet. Det skal også legges stor vekt på at kandidatene har lokal tilknytning og forankring i bankens primærområde, Eikerbygdene og Drammensområdet, ref. vedtektene. 7. SÆRREGLER FOR VALGKOMITE FOR KUNDER 7.1 Valget følger den til enhver tid gjeldende lov og forskrift(er). 3

31 7.2 Valgkomiteen skal forberede og komme med innstilling for kundenes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen. 7.3 Valgkomiteens innstilling til kundevalgmøtet må foreligge tidsnok til at de kan vedlegges innkallingen til det aktuelle møtet. Bankens administrasjon vil i god tid sende ut varsel til komiteen når innstillingen må foreligge. 8. SÆRREGLER FOR VALGKOMITE FOR EGENKAPITALBEVISEIERNE 8.1 Valget følger den til enhver tid gjeldene lov og forskrift(er). 8.2 Valgkomiteen skal forberede og komme med innstilling for egenkapitalbeviseiernes valg av forstandere med varamedlemmer, samt valg av medlemmer og varamedlemmer til valgkomiteen. 8.3 Valgkomiteens innstilling til egenkapitalbeviseiervalgmøtet må foreligge tidsnok til at de kan vedlegges innkallingen til det aktuelle møtet. Bankens administrasjon vil i god tid sende ut varsel til komiteen når innstillingen må foreligge. 9. VEDLEGG 1. Instruks Egnethetsvurdering 2. Regler om kundens valg på valgmøter til forstanderskapet 3. Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker mv. 4

32 REGLER OM KUNDENES VALG PÅ VALGMØTER TIL FORSTANDERSKAPET I forbindelse med valget vises til den til enhver tid gjeldende lov og forskrift(er). 1. Frist for kundenes valg av representanter til forstanderskapet Valg av kunde representanter skal avholdes hvert år innen utgangen av mars måned i samsvar med bestemmelse i bankens vedtekter. 2. Kunngjøring, frister etc. Forstanderskapets leder fastsetter tiden for valget. Lederen sørger for at valget blir kunngjort minst 6 uker i forveien ved oppslag i bankens ekspedisjonslokaler, og for øvrig gjennom annen hensiktsmessig meddelelse til kundene. Kunngjøringen om valget skal inneholde opplysninger om: 1. hvem som har stemmerett etter bankens vedtekter og regler for stemming ved fullmektig. 2. hvem som har plikt til å motta valg. 3. hvor mange medlemmer og varamedlemmer som skal velges. 4. hvilket tidsrom valgene gjelder for. 5. at liste over forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer med angivelse av hvem av disse som er på valg er lagt ut på bankens hjemmeside. 6. at banken har en valgkomité som vil innstille på forslag til kandidater. 7. at stemmeberettigede kunder kan fremme forslag på kandidater. Forslagene må være oversendt banken senest 4 uker før valget med angivelse av kandidatens navn, fødselsår og -dato, yrke og fullstendig adresse. 8. at valgliste, aktuelt regelverk og annen relevant informasjon er lagt ut på bankens hjemmeside. 9. om valget også kan skje ved postforsendelse og i tilfelle om nødvendig fremgangsmåte. 3. Valgliste Valgkomiteen utarbeider på grunnlag av innkomne forslag og egne vurderinger en valgliste. Ved valg på valgdag(er), skal det føres opp minst dobbelt så mange kandidater som det skal velges medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet. Kandidatene føres opp i en rekkefølge som angir valgkomiteens innstilling. 4. Alminnelige regler om valget Valget skal være hemmelig og skriftlig, men kan ved valgmøte skje ved stemmetegn dersom ingen krever skriftlig valg. Valget skal foregå som et rent flertallsvalg. Dersom banken har

33 vedtektsfestet kretsvis fordeling av tillitsvervene, skal det avholdes valg med egne lister i hver av kretsene. Valgene skal så vidt mulig avholdes samtidig. 5. Kontroll i forbindelse med avstemning Banken skal i forbindelse med valget forvisse seg om stemmegiverens identitet. 6. Regler på valgmøte Valgmøtet ledes av forstanderskapets leder eller nestleder hvis lederen ikke er til stede. Er verken forstanderskapets leder eller nestleder til stede, velger møtet selv møteleder. I så fall åpner en person som forstanderskapets leder har utpekt, valgmøtet og leder dette til møteleder er valgt. Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. En innskyter kan ikke delta i avstemning om sin egen stemmerett eller valgbarhet. I tilfelle av stemmelikhet gjelder det vedtak møteleder har stemt for. Møtelederen sørger for betryggende opptelling av stemmene. Tvist om avviklingen av valgmøtet avgjøres av møtet. 7. Opptelling Opptellingen foretas av valgkomiteen eller den komiteen utpeker. Gyldig avgitte stemmer summeres. Den eller de er valgt som medlemmer som har fått flest stemmer. Den eller de som deretter har fått flest stemmer er valgt som varamedlemmer i den rekkefølge som stemmetallet viser. Ved stemmelikhet mellom de av valgkomiteen foreslåtte kandidater avgjøres valget etter den oppførte rekkefølge på listen. 8. Valgprotokoll Valgkomiteen skal sørge for at det føres protokoll for valget. I protokollen inntas tiden for valget, valgkomiteens sammensetning og innstilling over forslag på kandidater, samt resultatet av valget. Protokollen undertegnes av valgkomiteens medlemmer. Valgresultatet bekjentgjøres på egnet måte. Protokollen skal være tilgjengelig for kunder som forlanger det i de første 14 dager etter valgets avslutning. 9. Suppleringsvalg Suppleringsvalg for å opprettholde kundenes representasjon i forstanderskapet avholdes ved førstkommende ordinære valg på medlemmer og varamedlemmer. Valgkomiteen utarbeider egen suppleringsvalgliste. Det skal klart angis hvor lang tid suppleringsvalgkandidatene skal velges for. For øvrig gjelder de samme bestemmelser som for de ordinære valg.

34 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata Logg inn Rettskilder Forskrift om egenkapitalbevis Innholdsfortegnelse i sparebanker, kredittforeninge Lover Stortingsvedtak Sentrale forskrifter Lokale forskrifter Norsk Lovtidend Dommer Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper Dato Departement FOR Finansdepartementet Publisert I 2009 hefte 8 Ikrafttredelse Statens personalhåndbok Traktater Sist endret Endrer Gjelder for FOR FOR Norge Tjenester Lovdata Pro Studentabonnement Hjemmel LOV , LOV , FOR , LOV b-2, LOV b-14, LOV c-13, LOV , [+] Vis alle Kunngjort kl Varsling Søkeoppdrag Rettet Korttittel (hjemmelsfelt) Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker mv. Kurs Tidsskrifter API Advokatoversikt 22. juli-saken Om Lovdata Kapitteloversikt: Kapittel 1. Anvendelsesområde og definisjoner ( 1) Kapittel 2. Utstedelse av egenkapitalbevis rettet mot Statens finansfond ( 2) Kapittel 3. Valg av representanter for eierne av egenkapitalbevis i sparebanker og kredittforeninger ( 3-9) Kapittel 4. Særlige regler ( 10-11) Kapittel 5. Fordeling av overkurs ( 12-16) Kapittel 6. Omdanning ( 17) 10:50:34]

35 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata Kapittel 7. Ikrafttredelse mv. ( 18) Hjemmel: Fastsatt av Finansdepartementet 29. juni 2009 med hjemmel i lov 24. mai 1961 nr. 1 om sparebanker 2 og 8, jf. delegeringsvedtak 26. august 1988 nr. 706, lov 10. juni 1988 nr. 40 om finansieringsvirksomhet og finansinstitusjoner (finansieringsvirksomhetsloven) 2b-2, 2b-14, 2c-13 fjerde ledd og 3-1, jf. delegeringsvedtak 10. juni 1988 nr. 457 og delegeringsvedtak 19. juni 2009 nr. 678 og lov 10. juni 2005 nr. 44 om forsikringsselskaper, pensjonsforetak og deres virksomhet mv. (forsikringsvirksomhetsloven) 4-2. Endringer: Endret ved forskrifter 18 des 2009 nr. 1726, 20 des 2010 nr. 1717, 28 mars 2011 nr. 324, 21 juni 2011 nr Kapittel 1. Anvendelsesområde og definisjoner 1. Anvendelsesområde og definisjoner Forskriften gjelder egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper når ikke annet følger av bestemmelsene i forskriften. Med institusjon menes i denne forskrift sparebank, kredittforening og gjensidig forsikringsselskap. Med øverste myndighet menes i denne forskrift: for sparebanker: forstanderskapet for kredittforeninger: representantskapet for gjensidige forsikringsselskaper: generalforsamlingen. Finanstilsynet kan ved forskrift eller enkeltvedtak gi nærmere bestemmelser om fordelingen av egenkapitaleffekten i forbindelse med anvendelse av nye regnskapsregler, herunder regler om fordeling av det korrigerte årsoverskuddet i etterfølgende år i tilfeller hvor engangseffekten ikke fordeles i henhold til eierbrøken. 0 Endret ved forskrift 18 des 2009 nr (i kraft 21 des 2009). Del paragraf Kapittel 2. Utstedelse av egenkapitalbevis rettet mot Statens finansfond 10:50:34]

36 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata 2. Utstedelse av egenkapitalbevis rettet mot Statens finansfond Forstanderskapet i en sparebank kan med flertall som for vedtektsendring beslutte at sparebanken skal ha en egen klasse av eierandelskapital som omfatter egenkapitalbevis som utstedes som preferanseegenkapitalbevis rettet mot Statens finansfond. Har sparebanken eierandelskapital fra før, kreves det for gyldig vedtak at flertallet i forstanderskapet også omfatter minst to tredeler av de stemmer som avgis av medlemmer valgt av eierne av egenkapitalbevis utstedt av sparebanken. Vedtak etter første ledd skal inneholde de vedtektsbestemmelser som angir hva som skiller denne klasse preferanseegenkapitalbevis fra egenkapitalbevis som utstedes i henhold til reglene om egenkapitalbevis i finansieringsvirksomhetsloven kapittel 2b. Det kan fastsettes bestemmelser som avviker fra reglene om egenkapitalbevis, herunder kan det for preferanseegenkapitalbevis fastsettes en fortrinnsrett til et ikke-kumulativt krav på årlig utbytte, jf. forskrift 8. mai 2009 nr. 495 om Statens finansfond 12 tredje ledd. Det kan i vedtektene også fastsettes regler om rett for sparebanken til å innløse statlig kapitalinnskudd som omfattes av første ledd, og om rett for Statens finansfond til å få preferanseegenkapitalbevisene konvertert til egenkapitalbevis utstedt i henhold til reglene om egenkapitalbevis i finansieringsvirksomhetsloven kapittel 2b. Del paragraf Kapittel 3. Valg av representanter for eierne av egenkapitalbevis i sparebanker og kredittforeninger 3. Valgmøte Valgmøte skal holdes hvert år innen utgangen av april måned. I sparebank velges minst en femdel og ikke mer enn to femdeler av forstanderskapets medlemmer og varamedlemmer til forstanderskapet etter nærmere bestemmelser i vedtektene for fire år. I øvrige institusjoner velger valgmøtet en firedel av medlemmer og varamedlemmer 10:50:34]

37 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata til øverste myndighet i institusjonen for fire år. Av de medlemmer som er valgt ved første valg, går minst en firedel ut etter loddtrekning ved hvert av de tre neste valg og deretter hvert år de som har gjort tjeneste lengst. Når særlige forhold tilsier det kan Finanstilsynet samtykke i at valgmøtet utsettes til et senere tidspunkt. 0 Endret ved forskrift 18 des 2009 nr. 726 (i kraft 21 des 2009). Del paragraf 4. Innkalling til valgmøte Formannen i institusjonens øverste myndighet fastsetter tid og sted for valgmøte. Innkallingen skjer ved brev til alle eiere av registrerte egenkapitalbevis senest 14 dager før møtet og gjennom oppslag i institusjonens ekspedisjonslokaler og kunngjøring i to aviser som er angitt i vedtektene. I innkallingen kan det kreves at de eiere som vil møte, må ha meldt dette til institusjonens hovedkontor innen en bestemt frist som ikke må løpe ut tidligere enn 3 dager før møtet. Innkallingen skal inneholde opplysninger om: - bestemmelser om stemmerett - hvilke tidsrom valget gjelder for og hvem som er på valg - hvor valgkomiteens forslag er lagt frem til gjennomsyn. Del paragraf 5. Møteledelse mv. Den som åpner møtet skal før første avstemning opprette en fortegnelse over møtende eiere av egenkapitalbevis, og eventuelle fullmektiger for eierne med oppgave over hvor mange stemmer hver av dem representerer. Valgmøtet ledes av formannen i institusjonens øverste myndighet, eller nestformann hvis formannen ikke er tilstede, inntil valgmøtet har valgt møteleder. Del paragraf 6. Valgkomiteens forslag mv. Valgkomiteens formann eller annet medlem av komiteen skal redegjøre for dens innstilling. Alle stemmeberettigede har forslagsrett på valgmøtet. Det skal holdes særskilt valg på medlemmer og varamedlemmer. Rekkefølgen for 10:50:34]

38 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata varamedlemmers møteplikt fastsettes ved valget. Valgmøtet avgjør tvist om stemmerett og valgbarhet. Eierne av egenkapitalbevis kan ikke delta i avstemming om egen stemmerett eller valgbarhet. I tilfelle av stemmelikhet gjelder det vedtak møteleder har stemt for. Del paragraf 7. Avstemningsregler Avstemmingen skjer skriftlig dersom ikke samtlige møtende samtykker i at avstemmingen skjer på en annen måte. Den eller de er valgt som har fått flest stemmer. I tilfelle av stemmelikhet foretas loddtrekning. Del paragraf 8. Protokoll mv. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for valgmøtet. I protokollen skal tas inn de vedtak og valg som valgmøtet har fastsatt med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Fortegnelsen over møtende eiere av egenkapitalbevis og eventuelle fullmektiger for eiere skal tas inn i eller vedlegges protokollen. Protokollen skal undertegnes av møtelederen og minst en annen person som utpekes av valgmøtet blant de tilstedeværende. Protokollen skal være tilgjengelig for eiere av egenkapitalbevis som forlanger det og oppbevares på en betryggende måte. Del paragraf 9. Feil ved valget Finanstilsynet kan erklære et valg ugyldig og gi pålegg om nytt valg dersom feil ved valget kan ha hatt innflytelse på utfallet. 0 Endret ved forskrift 18 des 2009 nr (i kraft 21 des 2009). Del paragraf Kapittel 4. Særlige regler 10. Innløsning ved fusjon 10:50:34]

39 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata Hvis institusjonen har truffet vedtak om å fusjonere med en annen tilsvarende institusjon, kan egenkapitalbeviseiere som representerer minst 1/10 av eierandelskapitalen kreve at det innkalles til egenkapitalbeviseiermøte for å ta stilling til om eierandelskapitalen skal kreves innløst. Egenkapitalbeviseierne som representerer til sammen minst 2/3 av den samlede eierandelskapitalen, kan beslutte å kreve sine bevis innløst etter markedsverdi. Innløsningsverdien fastsettes i mangel av minnelig overenskomst ved skjønn. Utgiftene i den forbindelse belastes institusjonen. Eventuelt innløsningskrav bortfaller hvis fusjonen ikke gjennomføres. På egenkapitalbeviseiermøtet gjelder ellers prosedyrereglene i 4, 5 og 6 annet ledd tilsvarende så langt de passer. Innkallingen må uttrykkelig angi hva saken gjelder. Første ledd sjette og syvende punktum gjelder ikke for gjensidige forsikringsselskaper. Innkalling til egenkapitalbeviseiermøte etter første ledd kan sendes ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom egenkapitalbeviseieren uttrykkelig har godtatt dette. Denne bestemmelsen gjelder bare for eierandelskapital som en finansinstitusjon har utstedt før 1. juli 2009, men omfatter ikke tilfelle hvor vedtak om fusjon er truffet av generalforsamlingen med et flertall som kreves ved vedtektsendring og som også omfatter minst to tredeler av de stemmer som avgis av, eller på vegne av, egenkapitalbeviseierne. Del paragraf 11. (Opphevet 1 jan 2011, jf. forskrift 20 des 2010 nr ) Del paragraf Kapittel 5. Fordeling av overkurs 0 Kapitlet tilføyd ved forskrift 28 mars 2011 nr Fordelingsnøkkel Ved nytegning av egenkapitalbevis i institusjoner som har utstedt egenkapitalbevis fra før, skal positiv differanse mellom bokført verdi per egenkapitalbevis og pålydende verdi overføres til overkursfondet. Positiv differanse mellom tegningskurs og bokført verdi per egenkapitalbevis skal fordeles mellom overkursfondet og kompensasjonsfondet etter 10:50:34]

40 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata forholdet mellom bokført eierandelskapital etter nytegningen og bokført grunnfondskapital. Ved beregningen av eierbrøken skal overkursfondet legges til eierandelskapitalen og kompensasjonsfondet legges til grunnfondskapitalen. En kapitalforhøyelse skjer til overkurs når tegningskursen overstiger pari kurs (pålydende verdi), jf. aksjeloven og allmennaksjeloven 2-8 tredje ledd og annet ledd. 0 Tilføyd ved forskrift 28 mars 2011 nr Del paragraf 13. Årsregnskap Til grunn for beregningen av bokført verdi per egenkapitalbevis skal siste reviderte årsregnskap legges til grunn. Siste tilgjengelige delårsregnskap kan legges til grunn dersom det er revisorbekreftet i samsvar med revisjonskravet for medregning av perioderesultat etter forskrift 1. juni 1990 nr. 435 om beregning av ansvarlig kapital for finansinstitusjoner, oppgjørssentraler og verdipapirforetak (beregningsforskriften). 0 Tilføyd ved forskrift 28 mars 2011 nr Del paragraf 14. Konsernregnskap I institusjoner som er pliktige å føre konsernregnskap, kan bokført verdi per egenkapitalbevis beregnes ut fra siste reviderte konsernregnskap. Eierandelskapitalens andel av økningen i annen egenkapital som skyldes inntektsføring i konsernregnskapet av resultatandeler i datterselskaper, kan regnes med i grunnlaget for bokført verdi per egenkapitalbevis. Tilsvarende kan eierandelskapitalens andel av annen egenkapital som tilsvarer positiv differanse mellom balanseført verdi og anskaffelseskost for investeringer i tilknyttede foretak og felleskontrollert virksomhet medregnes. Andel av annen innskutt egenkapital som skyldes gevinst ved institusjonens salg av egne egenkapitalbevis, kan regnes med i grunnlaget for bokført verdi pr egenkapitalbevis. Øvrig annen egenkapital tilordnes grunnfondskapitalen ved beregning av eierbrøken. I paragrafen her betyr uttrykkene «annen egenkapital» og «annen innskutt egenkapital» det samme som i forskrift :50:34]

41 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata desember 1998 nr om årsregnskap m.m. for banker, finansieringsforetak og morselskap for slike (forskrift om årsregnskap for banker mv.) 4-2 første ledd punkt 21 og Tilføyd ved forskrift 28 mars 2011 nr Del paragraf 15. Fond for vurderingsforskjeller og urealiserte gevinster I institusjoner med hel eller deleide selskap som regnskapsføres etter egenkapitalmetoden kan eierandelskapitalens andel av fond for vurderingsforskjeller og fond for urealiserte gevinster regnes med i grunnlaget for bokført verdi per egenkapitalbevis, jf. allmennaksjeloven 3-3 og 3-3a. 0 Tilføyd ved forskrift 28 mars 2011 nr Del paragraf 16. Goodwillposter Eventuelle goodwillposter skal trekkes fra i beregningen av bokført verdi per egenkapitalbevis som angitt i 14 og 15, herunder eventuell goodwill inkludert i balanseverdien av investeringene i tilknyttede selskaper og felleskontrollert virksomhet og eventuelle goodwillposter i selskapsregnskapene til tilknyttede selskaper og felleskontrollert virksomhet. 0 Tilføyd ved forskrift 28 mars 2011 nr Del paragraf Kapittel 6. Omdanning 0 Tilføyd ved forskrift 21 juni 2011 nr Gjennomføring av omdanning til aksjeselskap eller allmennaksjeselskap 1. Ved omdanningen av finansinstitusjon til aksjeselskap eller allmennaksjeselskap etter finansieringsvirksomhetsloven 2c-14 skjer registrering i Foretaksregisteret ved navneendring. Finansinstitusjonens virksomhet videreføres. 2. Ved gjennomføring av omdanningen inntrer følgende virkninger: 10:50:34]

42 Forskrift om egenkapitalbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper - Lovdata a) finansinstitusjonen er omdannet til aksjeselskap eller allmennaksjeselskap, b) eiere av egenkapitalbevis i finansinstitusjonen og finansstiftelse som opprettes ved omregistreringen er blitt aksjeeiere i aksjeselskapet eller allmennaksjeselskapet, c) finansinstitusjonens konsesjon, samt eiendeler og forpliktelser, videreføres i sin helhet i aksjeselskapet eller allmennaksjeselskapet, d) andre virkninger som følger av omdanningsplanen. 0 Tilføyd ved forskrift 21 juni 2011 nr Del paragraf Kapittel 7. Ikrafttredelse mv. 0 Endret ved forskrifter 28 mars 2011 nr. 324 (tidligere kapittel 5), 21 juni 2011 nr. 622 (tidligere kapittel 6). 18. Ikrafttredelse mv. Forskriften trer i kraft 1. juli Samtidig som denne forskriften trer i kraft oppheves forskrift 7. februar 2001 nr. 108 om grunnfondsbevis i sparebanker, kredittforeninger og gjensidige forsikringsselskaper. 0 Endret ved forskrifter 28 mars 2011 nr. 324 (tidligere 12), 21 juni 2011 nr. 622 (tidligere 17). Del paragraf Lovdata in English Juster tekststørrelse Hjelp Kontakt 10:50:34]

43 SAK TIL FORSTANDERSKAPET Til: Fra: Forstanderskapet i Sparebanken Øst Styret Dato: 24. november 2015 SAK 5/16 GAVEINSTITUTT Lovregler om utbytte og gaver Finansforetaksloven trer i kraft fra og inneholder nå regler om utbytte og gaver. Det er ingen vesentlige endringer fra gjeldende regler på dette området. Hovedregelen følger av lovens 10-6 som forutsetter at utdelingen er forsvarlig og forenlig med forsiktig og god forretningsskikk. Dette er en videreføring av gjeldende rett. Finanstilsynet har hjemmel til å pålegge banken ikke å utdele utbytte når foretakets soliditet tilsier det Utdeling av utbytte mv. (1) Utbytte på aksjekapital, utbytte på eierandelskapital og grunnfondskapital etter 10-17, eller utbyttemidler etter 10-7 annet ledd skal ikke settes høyere enn det som er forsvarlig og forenlig med forsiktig og god forretningsskikk under tilbørlig hensyn til tap som måtte være inntruffet etter regnskapsårets avslutning, eller som må påregnes å ville inntreffe, samt ut fra behovet for oppbygging av egenkapital i finansforetaket. Aksjeloven 8-1 annet ledd og allmennaksjeloven 8-1 annet ledd gjelder ikke for finansforetak. (2) Generalforsamlingen fastsetter, etter at styret har lagt frem forslag om anvendelse av årets overskudd, hvor stor del av årets samlede overskudd som skal disponeres som utbyttemidler for året. Det kan ikke besluttes utdelt høyere utbytte enn styret har foreslått eller godtar. (3) Dersom styret beslutter å fremme forslag om utdeling som innebærer at det samlede utbyttet i et enkelt år vil overstige halvparten av resultatet etter det godkjente resultatregnskapet for siste regnskapsår, skal styret gi melding om forslaget til Finanstilsynet. (4) Finanstilsynet kan, når hensynet til finansforetakets soliditet tilsier det, gi foretaket pålegg om ikke å dele ut utbytte eller om å dele ut mindre enn det som er foreslått av styret eller vedtatt av generalforsamlingen. Finansforetakslovens regulerer fordeling av årsoverskuddet iht. eierbrøken og regler om utdeling av gaver. Utdeling av gaver kan kun skje dersom det i vedtektene er besluttet slik mulighet. Det foreligger per i dag ikke forskrift om utdeling av gaver.

44 10-17 Overskudd, utbytte mv. (1) Årets overskudd tilordnes eierne av egenkapitalbevis og finansforetaket etter forholdet mellom eierandelskapitalen med tillegg av overkursfondet og grunnfondskapitalen med tillegg av kompensasjonsfondet. Årets utbyttemidler skal fordeles mellom eierandelskapitalen og finansforetaket etter samme forhold. (2) Med årets overskudd menes årets overskudd etter det sist godkjente resultatregnskapet etter at det er korrigert for overføringer til eller fra fond for vurderingsforskjeller, samt for avsetninger til fond for urealiserte gevinster og overføringer fra fond for urealiserte gevinster som tidligere er resultatført. Allmennaksjeloven 3-2 gjelder tilsvarende. (3) Utbyttemidler tilordnet eierandelskapitalen utbetales som utbytte til eierne av egenkapitalbevis. Resten av årets overskudd tilordnet eierandelskapitalen skal tilføres utjevningsfondet eller utgjøre annen eierandelskapital. (4) Den del av årets overskudd som er tilordnet grunnfondskapitalen, legges til denne. Det kan likevel i vedtektene fastsettes at utbyttemidler kan benyttes til utbytte på innskutt grunnfondskapital, til gaver til allmennyttige formål eller overføres til et fond for slike gaver (gavefondet), overføres til en stiftelse med allmennyttig formål, eller benyttes til utbytte til forsikringstakere eller andre kunder. Ved disponeringen av utbyttemidler bør foretaket legge vekt på at forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen ikke endres vesentlig. Finanstilsynet kan godkjenne at foretaket kan treffe særlige tiltak for å motvirke eller rette på slik endring. (5) Departementet kan gi forskrift om utdeling av gaver etter fjerde ledd. For banker er det i dag meldeplikt dersom samlet utdeling (utbytte og gaveutdeling) settes høyere enn 30 % av årets overskudd. Utdeling av mer enn 60 % av årets overskudd som utbytte og gaver krever Finanstilsynets godkjenning, jf. finansieringsvirksomhetsloven 2b-18, sjette ledd. Denne loven oppheves ved ikrafttredelsen av finansforetaksloven Finansforetakslovens regler om utbytte kan se ut som en oppmykning ved at finansieringsvirksomhetslovens regler om godkjenning av utbytte over 60 % er fjernet. Ses imidlertid 3. og 4. ledd i finansforetaksloven i sammenheng, mener vi at realitetene ikke endres vesentlig likevel. Hensynet til foretakets soliditet var kriteriet for å få godkjenning etter finansieringsvirksomhetsloven. Finanstilsynets hjemmel i finansforetaksloven har et tilsvarende kriterium for å nekte utbytte. Det som klart er endret er at «aktivitetskravet» er flyttet fra banken til Finanstilsynet. Banken må ikke lenger aktivt søke og Finanstilsynet godkjenne. Fremover vil banken informere og Finanstilsynet må aktivt nekte. Det kan i seg selv innebære en oppmykning. Ny forskrift vil kunne inneholde presiseringer som fører til at dagens begrensningsregel videreføres i en eller annen form eller det kan komme regler som styrer bankens mulighet til å utbetale utbytte og gaver. Finansforetaksloven 10-17, fjerde ledd, sier at «Ved disponeringen av utbyttemidler bør foretaket legge vekt på at forholdet mellom grunnfondskapitalen og eierandelskapitalen ikke endres vesentlig». Bankens gjeldende utbytte- og gavepolitikk

45 gir utvanning. Som nevnt innledningsvis, er det administrasjonens vurdering at det er nødvendig å finne tiltak som kan redusere utvanningen fra dagens nivå. Sparebanker har tradisjonelt gitt deler av overskuddet tilbake til samfunnet de virker i. Dette kommer til uttrykk allerede i Oth. Prp. No. (1886) Ang. Utferdigelse af lov om Sparebanker m.m.: «At Grundfondet først skal kunne tilbagebetales Bidragyderne, naar Sparebanken af Overskuddet af dens Virksomhed har samlet et eget Fond af mindst samme Størrelse, er ikke andet enn, hvad der ved Approbation af Planer stadig har været krævet. [ ]At ingen Del af Sparebankens Overskud kan anvendes til almennyttige Øiemed, forinden Bankens Fond er bragd op til en Tiendedel af Beløpet af Indretningens Forpligtelser, er heller ikke andet enn, hva man i den senere Tid stadig har forlangt indtaget Bestemmelse om i Planene.» Den 4. juli 1924 ble det vedtatt en ny lov om sparebanker hvor rammene for gavedisponering ble presisert. I tilknytning til bestemmelsen om gaveutdeling ( 51) uttalte Finansdepartementet følgende i Ot. Prp. Nr. 14 for 1923 (s. 32): «Under gaver i allmennyttig øiemed inngår ikke bevilgninger, som det efter lovgivninger påhviler vedkommende kommune å bekoste. Forutsetning for bevilgning av en sparebanks midler til en kommunes skoler, veivesen eller lignende må derfor være, at bevilgningen anvendes til foranstaltninger utover lovens minimumskrav eller til fremme av anleggsarbeider, som ikke kan skaffes plass på vedkommende kommunebudgett. Tilskudd til bestridelse av ordinære drifts- og vedlikeholdsutgifter må ikke under nogen omstendighet ydes av sparebanken.» Fra 1977 og frem til juni 2002 hadde sparebanker adgang til å dele ut inntil 10 % av overskuddet som tilfalt grunnfondet som gaver. Dette fulgte av dagjeldende sparebanklov 32 som ved lovendring i 1998, ble flyttet til 28. Grensen ble i 2002 hevet til inntil 25 % av overskuddet, jf. lovendring 21. juni 2002 nr. 32. Nye lovregler om kapital- og organisasjonsformer i sparebanksektoren mv. som trådte i kraft 1. juli 2009 og inneholdt blant annet generelle nye regler om tildeling og disponering av utbytte (gaver) og bestemte at overskuddsmidler, skal kunne disponeres som utbyttemidler og benyttes til gaver til allmennyttige formål eller et fond for slike gaver og til gave til en stiftelse med allmennyttig formål. Den kvantitative grensen i sparebanklovens 28 for hvor stor andel av grunnfondets andel av overskuddet som kunne deles ut som gaver, ble samtidig opphevet. Avkastning på samfunnskapitalen i form av gaver eller samfunnsutbytte er en unik mulighet til å gi tilbake til samfunnet med de positive konsekvensene det har for mottakerne og for bankens omdømme og posisjon i lokalsamfunnet. Enkelte sparebanker deler ut vesentlig mer gaver en hva Sparebanken Øst deler ut per i dag Bankens utbytte- og gavepolitikk har ligget fast over flere år. Utbytte og gavepolitikken nevnes første gang i årsregnskapet for 2003 hvor det fremkommer at: «Sparebanken Øst har som mål at overskuddet fordeles mellom grunnfondsbeviseierne og sparebankens fond i henhold til deres andel av bankens egenkapital. Sparebanken Øst vil vektlegge et konkurransedyktig kontantutbytte. I den forholdsmessige fordelingen mellom kontantutbytte og utjevningsfond vil variasjoner kunne fremkomme når hensynet til bankens egenkapitalutvikling må vektlegges».

46 I 2009 ble utbytte- og gavepolitikken endret og eller presisert med hensyn til nivå på gaver og størrelsen på utbyttet i et intervall og følgende formulering fremkom: «Sparebanken Øst har som økonomisk mål for sin virksomhet å oppnå resultater som gir en god og stabil avkastning på bankens egenkapital og skape verdier for egenkapitalbeviseierne ved konkurransedyktig avkastning i form av utbytte og verdistigning på egenkapitalbevisene. Årsoverskuddet vil bli fordelt mellom egenkapitalbeviseierne og sparebankens fond i samsvar med deres andel av bankens egenkapital. Sparebanken Øst vil sikte mot at prosent av overskuddet tilordnet egenkapitalbeviseierne utbetales som utbytte. I et normalår vil ca. 10 prosent avsettes til gaveformål. Ved fastsettelsen av utbytte og gaver vil det bli tatt hensyn til bankens resultatutvikling, markedssituasjon, stabilitet i utbytte samt behov for kjernekapital. Dersom det i et enkelt år ikke er resultatmessig dekning for et konkurransedyktig utbytte, vil det likevel søkes utbetalt et konkurransedyktig utbytte ved overførsel av nødvendige midler fra utjevningsfondet». Videre ble det i 2013 gjort en mindre endring knyttet til beskrivelsen av utjevningsfondet og utbytte og gavepolitikken fremkom som følger: «Sparebanken Øst har som økonomisk mål for sin virksomhet å oppnå resultater som gir en god og stabil avkastning på bankens egenkapital og skape verdier for egenkapitalbeviseierne ved konkurransedyktig avkastning i form av utbytte og verdistigning på egenkapitalbevisene. Årsoverskuddet vil bli fordelt mellom egenkapitalbeviseierne og grunnfond i samsvar med deres andel av bankens egenkapital. Sparebanken Øst vil sikte mot at prosent av overskuddet tilordnet egenkapitalbeviseierne utbetales som utbytte. I et normalår vil ca. 10 prosent avsettes til gaveformål. Ved fastsettelsen av utbytte og gaver vil det bli tatt hensyn til bankens resultatutvikling, markedssituasjon, stabilitet i utbytte samt behov for kjernekapital». Corporate Social Responsibility (CSR) - bedriftens samfunnsansvar - er et tema med stor og økende oppmerksomhet internasjonalt. FN, EU, nasjonale myndigheter, internasjonale ideelle organisasjoner og større ledende internasjonale selskaper fokuserer i økende grad på næringslivets forpliktelser til å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling. Gaveinstituttet har sin bakgrunn i sparebankenes egenart som selveiende institusjoner. Sparebanker kan etter loven gi av overskuddet som tilfaller grunnfondet til samfunnet som gaver til allmennyttige formål. Sparebankene i Norge har i svært mange år blant annet gjennom sin gavevirksomhet tatt et samfunnsansvar som få andre norske bransjer og bedrifter. Gaveinstituttene har lenge vært en viktig del av sparebankenes aktivitet. I bransjen har det de siste årene skjedd en omlegging av gavetildelingene ved økt profesjonalisering, økt bevissthet og økt integrasjon mellom CSR og driften. Samtidig ser vi at større prosjekter har blitt tilgodesett med større beløp samtidig som det samlede gavebeløp har økt. Disponeringen til gaver skjer på tidspunktet for årsoppgjørsdisposisjoner og besluttes av forstanderskapet som bankens øverste organ. Beslutningen om hvilke faktiske formål som skal motta gavemidler er gjerne delegert til bankens styre, administrasjon eller særskilte gavekomiteer. I Sparebanken Øst har den praktiske gavetildelingen vært fordelt mellom forstanderskap, styre og administrasjon.

47 SAMFUNNET Sparebanken Øst har gjennom de siste tiårene delt ut betydelig midler til lokalsamfunnet, gavevirksomheten skriver seg tilbake til 1800-tallet og er i dag en viktig, men lite utviklet, del av bankens virksomhet. DAGENS MODELL Sparebanken Øst har en tradisjonell modell hvor forstanderskapet, i forbindelse med årsregnskapsgodkjennelse, beslutter styrets innstilte resultatdisponering. Disponeringen vil i en normalsituasjon kunne se slik ut (eksempel fra årsoppgjørsdisposisjon fra banken for året 2013): Disponering av årsoverskuddet Styret foreslår at årsoverskuddet i morbank blir disponert som vist nedenfor. Utbytte er foreslått med kr 3,00 pr. egenkapitalbevis. (Tall i mill. kroner) 2013 Utbytte egenkapitalbevis 62,2 Overført til utjevningsfond 34,5 Overført til grunnfond 121,7 Gaver 5,0 Årsoverskudd 223,5 Utjevningsfondet (eksklusiv utbytte) utgjør nå 229,5 mill. kroner som tilsvarer kr 11,07 pr. egenkapitalbevis. Over ser vi at egenkapitalbeviseierne mottar 62,2 millioner kroner i utbytte (som blir utbetalt), samtidig som 34,5 millioner kroner overføres egenkapitalbeviseierne via utjevningsfondet (som f.eks. kan benyttes for å utbetale utbytte i dårlige tider), grunnfondet får 121,7 millioner kroner og det avsettes 5 millioner kroner til gaver. De siste årene har det blitt etablert tre disponeringsnivåer som nevnt over; den tradisjonelle gavetildelingskomiteen som er nedsatt av forstanderskapet og som virker uavhengig av banken og driften, styrets gavekonto som disponeres av styret etter styrebehandling og administrerendes gavekonto som disponeres av administrasjonen (delegert av styret). Dagens modell Styret Innstilling Forstanderskapet Styret Administrerende direktør Forstanderskapets gavetildelingskomite

48 Størrelsen på gavedisposisjonen har variert, dog slik at forstanderskapets gavetildelingskomite siden 2004 har fått minst 5 millioner til disposisjon. I 2005 ble det etablert en praksis hvor banken også disponerte til et eget gavefond. Fondet har variert i størrelse og ble i 2008 benyttet for å utbetale gaver da bankens regnskap viste underskudd. Fondet er frem til dags dato inkludert i bankens egenkapital og fremstår derfor som «udisponert» og det vurderes at forstanderskapet må ta nytt vedtak om disponering for å kunne benytte størstedelen av dette fondet til gaver dersom dette skulle være aktuelt. I dag utgjør gavefondet 39,1 millioner kroner, pr utgjorde gavefondet 45,5 millioner kroner. Etter er 5 millioner kroner overført fra gavefondet til gjeld/utbetalt (forstanderskapets gavetildelingskomite) og 1,4 millioner kroner som tidligere er disponert til konkrete mottakere eller utbetalt fra styrets gavekonto. Det antas at ytterligere 3,6 millioner kroner vil disponeres fra gavefond til gjeld eller utbetales frem til neste forstanderskapsmøte. Gavefondet antas derfor å utgjøre 35,5 millioner kroner pr , dette beløpet vil i ny modell bli stående på gavefondet til annet vedtak om disponering tas av forstanderskapet. De årlige gavetildelingene fra forstanderskapets gavetildelingskomite gjennomføres på en tradisjonell måte med god informasjon til lokalsamfunnet Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammen, mottak av gavesøknader og en nøye vurdering av behov og til slutt tildeling og overrekkelse. Kriterier for utdelingen er utarbeidet og justert senest i Styrets gavekonto disponeres enten etter mottatte søknader eller ved at styret selv avdekker behov og tiltak som ønskes støttet. Sakene er stort sett noe større og enkelte fordelt over flere år. Styret delegerer en andel av sitt tildelte beløp til administrerende direktør. Disse midlene benyttes til å støtte mindre prosjekter/tiltak som «dukker opp», beløpene er gjerne mindre og det er stor variasjon på mottakerne. Styrets og administrasjonens tildelinger rapporteres samlet til styret flere ganger i året. NY MODELL Banken har i sitt arbeid med å utrede ny modell for gavedisponeringer besøkt Sparebanken Møre som ansees å ha den mest bevisste, effektive og tydelige gaveordning blant norske banker. Vi har i tillegg lagt Finanstilsynets rundskriv «Rammer for gaveutdeling fra sparebanker til allmennyttige formål», datert , til grunn. Den nye modellen bygger på at Sparebanken Øst har en ambisjon om å forsterke sin sparebankidentitet, sitt omdømme og sin lokalbank-posisjon. Det er selvsagt mange forhold som kjennetegner vår rolle i lokalsamfunnet, dog kan vårt gaveinstitutt virkelig gjøre en forskjell for Øvre Eiker, Nedre Eiker og Drammens barn og ungdom.

49 SAMFUNNET Sparebanken Øst kan fornye bankens gaveinstitutt vesentlig gjennom å sette klare målsettinger for denne delen av virksomheten, øke kunnskapen om hvordan utbytte til egenkapitalbeviseiere og på samfunnskapitalen skapes, endre begrepsbruken slik at disse reflekterer bedre den faktiske situasjonen og helhetlig og bevisst administrering. Den foreslåtte modellen har flere målsettinger: legge til rette for ny fordeling mellom kostnadsbruk og samfunnsutbytte økt effekt av samfunnskapitalen betydelig større sammenheng mellom bankens drift og samfunnskapitalen ha styring og handlingsrom på samfunnskapitalen Det er viktig at vi klarer å skape forståelse for hvordan og hvorfor vi kan utbetale SAMFUNNSUTBYTTE. Det kan være hensiktsmessig å benytte begrepet GAVE i mindre grad og erstatte dette med det mer forklarende begrepet SAMFUNNSUTBYTTE. Den enkle modellen til høyre viser sammenhengen mellom god bankdrift og bankens evne til å utbetale utbytte til egenkapitaleiere og samfunn. Vi bør knytte begrepene «engasjert», «engasjement» eller «samfunnsengasjement» sammen med begrepet SAMFUNNSUTBYTTE for å forsterke bankens rolle som ansvarlig samfunnsaktør. Dersom vi legger til grunn at gavedisponeringen vil øke vesentlig i årene fremover, vil det være nødvendig å gjennomføre tildelingene to ganger i året for eksempel 01. mai og 01. november hvert år. Ny modell Styret Innstilling Forstanderskapet Styret Forstanderskapet disponerer (selvsagt) fortsatt årsoverskuddet det enkelte år etter innstilling fra styret, dog slik at beslutningen heretter vil kunne lyde «disponeres til samfunnsutbytte». Administrerende direktør Oppgavene som i dag tilligger forstanderskapets gavetildelingskomite, overføres styret og administrasjonen etter nærmere angitte retningslinjer. Hele samfunnsutbyttet (det som forstanderskapet disponerer) er å anse som midler som over tid skal disponeres til konkrete mottakere, hovedmålet er definert, men ikke det konkrete prosjektet, hele disponeringen anses derfor som gjeld i bankens balanse. Dersom tidligere disponerte midler til samfunnsutbytte skal omklassifiseres til egenkapital i fremtiden må nytt forstanderskapsvedtak fattes (omdisponering).

50 Styret delegerer samfunnsutbyttet etter følgende mal: Dagens gaveinstitutt kan forbedres slik at: nærheten og integrasjonen mellom drift og gaveinstituttet økes forutsigbarheten øker og at en langsiktig helhetlig plan legges til grunn for disponeringen av samfunnskapitalen samfunnsutbyttet disponeres på en «kostnadseffektiv» måte vi får vist frem og styrt denne viktige siden av vår virksomhet på en god måte Styret mener fremlagte forslag er et godt verktøy for å anvende bankens avkastning til samfunnsutbytte og innstiller på at dagens gaveinstitutt endres slik som beskrevet i nærværende notat, dog med forbehold om at fremviste fordeling kan endres av styret dersom dette er hensiktsmessig. Vår ambisjon: Sparebanken Øst vil over tid kunne utgjøre en forskjell og bidra til at barn og ungdom i vårt lokalsamfunn får gode oppvekst-vilkår. Styret innstiller til beslutning i forstanderskapet at dagens ordning med gavetildelingskomite avvikles og at det besluttes en ny ordning der overskuddet som er disponert av forstanderskapet til gaver i årsregnskapet, disponeres av styret og/eller administrasjonen som samfunnsutbytte, etter retningslinjer fastsatt av styret. Forslag til vedtak i forstanderskapet: Forstanderskapet vedtok at dagens ordning med gavetildelingskomite avvikles og at det besluttes en ny ordning der overskuddet som er disponert av forstanderskapet til gaver i årsregnskapet, disponeres av styret og/eller administrasjonen som samfunnsutbytte, etter retningslinjer fastsatt av styret.