VEDTEKTER for Vedtatt av representantskapet 25. mars 2010

Transkript

1 VEDTEKTER for Vedtatt av representantskapet 25. mars 2010

2 HOVEDPUNKTENE I VEDTEKTENE Kap. 1. Kap. 2. Kap. 3. Kap. 4. Kap. 5. Kap. 6. Kap. 7. Kap. 8. Kap. 9. FIRMA - KONTORKOMMUNE - FORMÅL 1-1 Firma. Kontorkommune. Formål GRUNNFONDET 2-1 Grunnfondet REPRESENTANTSKAP 3-1 Representantskapet 3-2 Innskyternes valg til representantskapet 3-3 Hedmark fylkesting; valg til representantskapet KONTROLLKOMITE 4-1 Kontrollkomité STYRE OG ADM. DIREKTØR 5-1 Styret 5-2 Styret. Innkalling - vedtak - protokoll 5-3 Styrets ansvar og plikter 5-4 Revisjonsutvalg 5-5 Administrerende direktørs ansvar og plikter VALGKOMITE 6-1 Valgkomité for representantskapets valg og innskyternes valg ÅRSOPPGJØRET 7-1 Årsoppgjøret - beretninger - tidsfrister REVISJONEN 8-1 Revisorvalg, godtgjørelse og ansvar OVERSKUDD - GAVER 9-1 Overskudd - gaver Kap. 10. TJENESTETID 10-1 Tjenestetid for tillitsvalgte 10-2 Høyeste aldersgrense for tjenestemenn Kap. 11. VEDTEKTSENDRINGER 11-1 Vedtektsendringer 11-2 Vedtektenes ikrafttreden

3 KAP. 1. FIRMA. KONTORKOMMUNE. FORMÅL. 1-1 Firma. Kontorkommune. Formål. Sparebanken Hedmark er dannet ved sammenslutning av en rekke tidligere selvstendige banker. Sparebanken Hedmark har sitt sete i Hamar kommune. Sparebanken Hedmark har til formål å fremme sparing ved å ta imot innskudd fra en ubestemt krets av innskytere, levere finansielle tjenester til publikum, næringsliv og offentlig sektor, og å forvalte på trygg måte de midler den rår over i samsvar med de lovregler som til enhver tid gjelder for sparebanker. Stiftere eller andre har ikke rett til utbytte av virksomheten. KAP. 2. GRUNNFONDET 2-1 Grunnfondet De opprinnelige grunnfond i de sammensluttede sparebanker er enten tilbakebetalt eller pliktes ikke tilbakebetalt. KAP. 3. REPRESENTANTSKAP 3-1 Representantskapet Sparebankens representantskap skal se til at banken virker etter sitt formål i samsvar med lov, vedtekter og representantskapets vedtak. Representantskapet skal ha 40 medlemmer med 40 varamedlemmer. 20 medlemmer og 20 varamedlemmer velges av innskyterne, jfr medlemmer og 10 varamedlemmer velges av fylkestinget, jfr medlemmer og 10 varamedlemmer velges av de ansatte i samsvar med forskrift 23. desember 1977 nr 9386 om de ansattes rett til representasjon i sparebankenes styrende organer. De ansattes valg må være avholdt innen utgangen av januar. Medlemmene av representantskapet velges for 4 år. Varamedlemmer som velges av innskyterne velges for 1 år. Varamedlemmer som velges av de ansatte velges for 2 år. Varamedlemmer som velges av fylkestinget velges for 4 år. Minst tre fjerdedeler av representantskapsmedlemmene skal være personer som ikke er ansatt i banken.

4 3-2 Innskyternes valg til representantskapet De innskytere som bor eller har sitt virke, eller for upersonlige innskytere sitt sete i Alvdal, Eidskog, Elverum, Engerdal, Folldal, Grue, Hamar, Kongsvinger, Løten, Nord- Odal, Os, Rendalen, Ringsaker, Stange, Stor-Elvdal, Sør-Odal, Tolga, Trysil, Tynset, Våler, Åmot og Åsnes kommuner, og som har og i de siste seks måneder har hatt et innskudd i banken på minst 500 kroner, velger hvert år medlemmer og varamedlemmer etter følgende fordeling: Medlemmer Varamedlemmer Valgdistrikt I: Østerdalen 6 6 Valgdistrikt II: Glåmdalen 6 6 Valgdistrikt III: Hedmarken Av de innskytervalgte medlemmer som er valgt ved første valg går en fjerdedel ut etter loddtrekning hvert av de første tre årene, og deretter de som har gjort tjeneste lengst. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Uttredende medlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kap. 10. Bare myndig person kan, som personlig innskyter eller som representant for annen innskyter, stemme ved valget. Ingen kan avgi mer enn to stemmer, en på grunnlag av eget innskudd og en som representant for annen innskyter. Innskyternes valg av medlemmer og varamedlemmer skal skje på valgdager i samsvar med forskrift fastsatt i medhold av sparebankloven 8 a femte ledd. Valgene skal foregå i følgende valgdistrikt: Valgdistrikt I: Østerdalen omfatter kommunene: Alvdal, Elverum, Engerdal, Folldal, Os, Rendalen, Stor- Elvdal, Tolga, Trysil, Tynset, Åmot Valgdistrikt II: Glåmdalen omfatter kommunene: Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler, Åsnes Valgdistrikt III: Hedmarken omfatter kommunene: Hamar, Løten, Ringsaker, Stange Til medlemmer og varamedlemmer kan innskyterne bare velge myndige personlige innskytere som har stemmerett etter første ledd, jfr. 8 a. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av april. 3-3 Hedmark fylkestings valg til representantskapet Hedmark fylkesting velger hvert fjerde år 10 medlemmer med 10 varamedlemmer. Valg etter denne paragraf må være avholdt innen utgangen av januar.

5 KAP. 4. KONTROLLKOMITE 4-1 Kontrollkomité Representantskapet velger annethvert år en kontrollkomité med 5 medlemmer og 5 varamedlemmer. Ett medlem av komiteen skal tilfredsstille de krav som stilles til dommere etter lov av 13. august 1915 nr 5 om domstolene 54, annet ledd. Kontrollkomiteens leder og nestleder velges av representantskapet ved særskilte valg. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med sparebankens virksomhet i samsvar med sparebanklovens 13 og instruks gitt av representantskapet og godkjent av Kredittilsynet. KAP. 5. STYRE 5-1 Styret Styret består av 7 medlemmer med 3 varamedlemmer valgt av representantskapet. Leder og nestleder velges av representantskapet ved særskilte valg. 1 medlem og 1 varamedlem velges blant de ansatte. De ansattes varamedlem har møte- og talerett i styret. Samtlige valgte medlemmer velges for 2 år og varamedlemmene for 1 år. Av de valgte medlemmer uttrer 3 eller 4 medlemmer hvert år, første gang 3 medlemmer etter loddtrekning. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Uttredende medlemmer og varamedlemmer kan gjenvelges, jfr. dog kap Styret. Innkalling - vedtak - protokoll Lederen kaller styret sammen til møte minst 1 gang i måneden og ellers så ofte sparebankens virksomhet tilsier det, eller når et styremedlem krever det. Gyldig vedtak treffes ved alminnelig flertallsbeslutning. Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er tilstede. I de tilfeller styret ikke er fulltallig, kreves at minst halvparten av de møtende styremedlemmer stemmer for vedtaket. Ved stemmelikhet gjør styrelederens eller møtelederens stemme utslaget. Styrets protokoll skal underskrives av de tilstedeværende, som står til felles ansvar med mindre noen av dem har latt sin protest protokollere. Fraværende styremedlemmer skal gjøre seg kjent med vedtak som er truffet i deres fravær.

6 5-3 Styrets ansvar og plikter Styret leder sparebankens virksomhet. Styret er ansvarlig for at de midler sparebanken rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret skal sørge for en tilfredsstillende organisering av bankens virksomhet og har plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret fastsetter instruks for administerende direktør med særlig vekt på oppgaver og ansvar. Styret skal påse at banken har god intern kontroll for oppfyllelse av de bestemmelser som gjelder for virksomheten, herunder bankens verdigrunnlag og etiske retningslinjer. Styret fastsetter de nødvendige fullmakter for bankens virksomhet. Administrerende direktør eller 2 av styrets medlemmer i fellesskap representerer sparebanken og forplikter den ved sin underskrift. Styret kan meddele prokura og spesialfullmakter 5-4 Revisjonsutvalg Banken skal ha et revisjonsutvalg som skal velges av og blant styrets medlemmer. Revisjonsutvalget skal være et forberedende og rådgivende arbeidsutvalg for styret. Revisjonsutvalget skal samlet ha den kompetanse som ut fra bankens organisasjon og virksomhet er nødvendig for å ivareta sine oppgaver. Minst ett av medlemmene i revisjonsutvalget skal være uavhengig av virksomheten og ha kvalifikasjoner innen regnskap eller revisjon. Styremedlemmer som er ledende ansatte, kan ikke velges til medlemmer av revisjonsutvalget. Revisjonsutvalget skal: a) forberede styrets oppfølging av rapporteringsprosessen, b) overvåke systemene for intern kontroll og risikostyring samt bankens internrevisjon om slik funksjon er etablert, c) ha løpende kontakt med bankens valgte revisor om revisjon av årsregnskapet, d) vurdere og overvåke revisors uavhengighet, jf revisorloven kap 4, herunder særlig i hvilken grad andre tjenester enn revisjon som er levert av revisor eller revisjonsselskapet utgjør en trussel mot uavhengigheten. 5-5 Administrerende direktørs ansvar og plikter Administrerende direktør har den daglige ledelse av sparebanken og skal følge den instruks og de pålegg styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke avgjørelser i saker som etter bankens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Administrerende direktør skal sørge for at bankens

7 bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. KAP. 6. VALGKOMITE 6-1 Valgkomité for representantskapets valg og innskyternes valg Representantskapet velger en valgkomité blant representantskapets medlemmer. Komiteen skal ha 5 medlemmer og 5 varamedlemmer, hvorav 3 medlemmer og 3 varamedlemmer velges blant de innskytervalgte representanter, 1 medlem og 1 varamedlem velges blant de offentlig valgte representanter og 1 medlem og 1 varamedlem velges blant de ansattes representanter. Valget gjelder for 2 år om gangen. Hvert år uttrer 2 eller 3 medlemmer og 2 eller 3 varamedlemmer, første gang 2 medlemmer og 2 varamedlemmer etter loddtrekning. Loddtrekningen foretas av valgkomiteen. Valgkomiteen skal forberede valg av leder og nestleder i representantskapet, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer i styret, leder, nestleder og øvrige medlemmer og varamedlemmer i kontrollkomiteen, samt leder, medlemmer og varamedlemmer av valgkomiteen. For de medlemmer av styret som skal velges blant de ansatte, avgir bare representanten for de ansatte i valgkomiteen innstilling. Valgkomiteen skal også forberede innskyternes valg av medlemmer og varamedlemmer til representantskapet. KAP. 7. ÅRSOPPGJØRET 7-1 Årsoppgjøret - beretninger - tidsfrister Styret skal sørge for at årsoppgjøret (resultatregnskapet, balansen og styrets årsberetning) legges fram for revisor og kontrollkomiteen. Årsoppgjøret skal så vidt mulig være avsluttet og ferdig til revisjon innen utgangen av februar. Når revisor har lagt fram sin beretning, jfr. revisorlovens 5-6, og kontrollkomiteen har gitt sin melding med uttalelse om hvorvidt resultatregnskapet og balansen bør fastsettes som bankens regnskap, jfr. sparebanklovens 13 sjuende ledd, skal styret sende årsoppgjøret, revisjonsberetningen og kontrollkomiteens melding til samtlige representanter innen 8 dager før det representantskapsmøte som behandler årsregnskapet. Representantskapet trer sammen hvert år som bestemt i sparebanklovens 11 første ledd pkt. b for å ta imot styrets årsberetning, revisjonsberetning og kontrollkomiteens melding og fastsette bankens regnskap.

8 KAP. 8. REVISJON 8-1 Revisorvalg, godtgjørelse og ansvar Representantskapet velger statsautorisert revisor og fastsetter godtgjørelsen. Slutter revisor, kan representantskapets leder sammen med kontrollkomiteen engasjere en ny revisor, som tjenestegjør til neste representantskapsmøte, hvor endelig valg foretas. Revisor skal granske sparebankens årsoppgjør og regnskaper og behandlingen av dens anliggender forøvrig i samsvar med lov og vedtekter og eventuelle pålegg gitt av representantskapet. KAP. 9. OVERSKUDD 9-1 Overskudd - gaver Overskuddet av bankens virksomhet skal legges til sparebankens fond. Gaver kan bevilges i samsvar med sparebanklovens 28. KAP. 10. TJENESTETID 10-1 Tjenestetid for tillitsvalgte Et valgt medlem eller varamedlem av, eller leder for representantskapet, kontrollkomiteen eller styret, kan ikke ha dette tillitsverv i et sammenhengende tidsrom lenger enn 12 år, eller ha disse tillitsverv i et lengre samlet tidsrom enn 20 år. En person kan ikke velges eller gjenvelges til noen av disse verv dersom han på grunn av bestemmelsen i foregående punktum ikke kan sitte valgperioden ut Høyeste aldersgrense for tjenestemenn Høyeste aldersgrense for administrerende direktør og andre fast ansatte tjenestemenn er 67 år. KAP. 11. VEDTEKTSENDRINGER 11-1 Vedtektsendringer Endring av disse vedtekter kan vedtas av representantskapet når forslag om det er framsatt i et tidligere møte. Vedtaket er gyldig når minst to tredjedeler av de som er tilstede og minst halvparten av alle representanter stemmer for det.

9 Vedtaket kan ikke settes i verk før det er godkjent av Kredittilsynet Vedtektenes ikrafttreden Disse vedtekter trer i kraft når de er godkjent overensstemmende med sparebanklovens 5 siste punktum. Fra samme tid oppheves tidligere vedtekter, sist godkjent av Kredittilsynet