VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR SOMMERFEST BB11 GRUPPA ARENDALS SEILFORENING

Transkript

1 1 Sist gdkjent av styret ( ) VEILEDNINGSSDOKUMENT FOR SOMMERFEST BB11 GRUPPA ARENDALS SEILFORENING

2 2 Frrd BB11 gruppa I ASF har alltid hldt en høy ssial prfil. Vi legger str vekt på at våre fester g arrangementer skal være litt ekstra. En fest eller et arrangement i BB11 gruppa skal være ne man gleder seg til frdi det gjøres en gd jbb på flere nivåer. Derav har vi hatt et ønske m å ntere ss de mål g ambisjner vi har fr å kvalitetssikre våre arrangementer. Det er viktig å merke seg at dette er et t dagers arrangement. Det er fra styrets side et mål at alle deltar begge dager med seiling, middag, vernatting g frkst. I alt legger BB11 gruppa pp til 3 samlinger med felles vernatting i året. Disse arrangementene er Sesngstart, Klubbmesterskap g Fjelltur. Ne av prfilen er at vi skal ha gd tid sammen, uten å «stjele» en hel helg fra familie eller andre aktiviteter. Derav har det vært et mål med alle helgene at vi ikke starter fr tidlig på lørdag, g avslutter tidlig frmiddag/ettermiddag på søndag. Slik kan deltakerne få en fin fredagskveld hjemme, gd tid til frkst lørdag, g søndagskvelden hjemme. Vi må frsikre ss m at dette er et frutsigbart g veldikehldbart pplegg. Sm ikke krever så mye arbeid at vi til slutt gir pp. I tillegg til disse 3 samlingene kmmer NM i BB11 g NOV Race. Disse faller i en litt annen kategri da disse først g fremst er arrangementer i regi av BB11 klubben g ASF, g ikke er interne arrangementer fr BB11 gruppa. NM g NOV Race belyses mer inngående i Handlingsplanen til BB11 gruppa. Dette veiledningsdkumentet er primært til bruk fr styret g festkmiteen i BB11 gruppa, men det er gså ment fr nye g gamle seilere sm ønsker innblikk i gruppas drift, tiltak g mål. Arendal Styret BB11 gruppa

3 3 Innhld TEMA SIDE Frrd 2 Innhldsfrtegnelse 3 Mål g rammer.. Mål 4 Arrangementsdat 4 Hvem er festen fr? 4 Kunngjøring av festen 5 Pris på festen 5 Betaling fr festen (middag g frkst) 5 Overnatting 6 Det frmelle 6 Ansvar fr festens struktur g prgram 6 Ledelse av festkmite g møtedager 7 Ved avvik fra planlagt prgram 7 Frdeling av ppgaver før, under g etter arrangementet 8 Følgebåt 8 Ftgrafering 8 Utstyr fr pynting g servering 9 Øknmistyring 9 Frberedelser på Seilerhytta. Fremmøte festkmite 10 Pynting av Seilerhytta 10 Ssialt g underhldning. Lysbilder g film 11 Musikk 11 Underhldning 11 Prgram. Fremmøte på felles brygge 12 Felles seiling 12 Niste 12 Aperitiff 12 Middag, frrett g dessert 13 Snacks g kaffe etter middag 13 Frkst 13 Felles rydding 13 Etterarbeid. Ajurføre øknmi 14 Innlevere g arkivere skjemaer fr handling, meny g arbeidsppgaver 14 Arkivere bilder fra arrangementet 14 Legge ut bilder g rapprt på websider 14 Sende ut mail med inf g bilder etter arrangementet 14 Oppgradere manglende g eller ødelagt utstyr 15 Følge pp at alle ppgaver er blitt utført 15

4 4 Mål g rammer Mål: Nedenfr nevnte mål er hentet fra vår Handlingsplan. 1. Arrangere sesngstart på Seilerhytta hvert år. 2. Ha 20 deltakende båter på sesngstart (2/3). 3. Vi ønsker at 2/3 av gruppas aktive seilere skal delta med vernatting g frkst. 4. Festen skal hlde høy standard g være hyggelig. Seilerhytta pyntes fr fest. 5. Egen ssialkmite reiser ut fredag fr å rydde, pynte g rdne med mat. 6. Styreleder i BB11 gruppa må påse at de frivillige føler seg gdt mttatt g verdsatt. 7. Styreleder i ASF må inviteres til fest på kvelden Arrangementsdat: Festen skal arrangeres så tett pp til 1. juni sm mulig. Dette blir i praksis enten siste helg i mai, eller første helg i juni. Styret i BB11 gruppa reserverer Seilerhytta fra fredag til søndag. Hvem er festen fr? Dette er et lukket arrangement fr de aktive i BB11 gruppa g deres partnere. Dersm det er nye seilere sm har vist sin interesse g kan være interessert i å bli en del av miljøet er de velkmne. Styret kan invitere spesielle støttespillere, eller bidragsytere til vår fest. Eksempler på bidragsytere kan være spesielt gde støttespillere sm regattaarrangører, tidligere frmenn, kurshldere g bøyemannskap, Festen er ikke fr venner g bekjente sm ikke seiler BB11. Festen er ikke fr barn. Styret kan gjøre spesielle vurderinger av deltakere m dette skulle trengs. Nb. husk at Seilfrenings frmann alltid skal ha en persnlig invitasjn til våre arrangementer. Sende ut egen invitasjn til leder ASF. Sende ut invitasjn til spesielle bidragsytere. Sende ut invitasjn til aktive BB11 seilere.

5 5 Mål g rammer Kunngjøring av festen: Det er svært viktig at det gjøres et grundig infrmasjnsarbeid i frkant av festen. Vi må unngå at festen er ne vi plutselig kmmer på g arrangerer i hu g hast med dertil manglende infrmasjn g ppfølging i frkant. Festen føres pp i terminlisten. Styret sender ut all nødvendig inf, sm innbydelser g påminnelser, samt (prater) m arrangementet jevnlig gjennm smmeren g høsten. Denne ppgaven utføres av styrets representant i festkmiteen i henhld til nedenfr nevnte frister. Det sendes ut påminnelse 8 uker før fest på e-pst. Det legges ut infrmasjn g påminnelse på websider senest 4 uker i frkant. Det sendes ut invitasjn 4 uker før fest på e-pst. Invitasjnen skal innehlde rikelig med infrmasjn m festen. Alle klkkeslett g aktiviteter nevnes. Det sendes ut påminnelse på e-pst m festen 2 uker før festen. Det sendes ut inf m antall påmeldte g praktisk infrmasjn nsdag før arrangement. Påmeldingsfristen er fredag 1 uke før arrangementsdaten. Det utnevnes en egen innpisker til arrangementet sm fører liste ver påmeldte Pris på festen: Det skal aldri være veldig dyrt å delta på fest med BB11 gruppa, men skal vi hlde høy standard på mat g tilstelning må vi dessverre være innstilt på å betale litt fr ksen. Pris med middag g frkst bør ligge på maks 300kr. Festen skal gå i null. Se påmeldingsliste i Excel fr utregning av midler Pris middag kr 250,- Pris frkst kr 50,- Midler til middag ca. 73% av inntekter til påmeldte middag Midler til frkst ca.90% av inntekter til påmeldte frkst Midler til snacks, ved g grillkull ca.5% av inntekter til påmeldte middag Midler til «Aperitiff / Ventepølse» ca. 6% av inntekter til påmeldte middag Midler til pynting ca.6% av inntekter til påmeldte middag Det settes av ca. 10% til buffer av inntekter tt. Se Excel ark fr påmelding angående utregning g frslag til budsjett Betaling fr fest (middag g frkst) All betaling fregår ver nettbank. På den måten blir det lettere å håndtere hvem sm er påmeldt g har betalt. Alle betaler pr. bank

6 6 Mål g rammer Overnatting: Sesngstarten er et t dagers arrangement. Overnatting g felles frkst er en viktig del av det ssiale felleskapet vi ønsker å bygge med en slik helg. Målet er at alle vernatter g deltar på felles frkst. Få tydelig frem at dette er et t dagers arrangement hvr vernatting g felles frkst er en vesentlig del av arrangementet. Det frmelle: BB11 gruppa har blitt en herlig gjeng med gde venner g mange nære bånd hvr tnen er ufrmell, vennlig g hyggelig. Dette skal vi ta vare på, men vi må legge ss på minnet at vi gså er en del av en rganisasjn sm bygger sin tradisjn på nen frmaliteter. I den sammenheng er det ønskelig at gruppas frmann ønsker spesielle gjester, seilere g andre frmelt velkmmen. Tilsvarende vil det være naturlig at frmannen takker fr et vel gjennmført arrangement på søndag når alle er samlet til frkst. Frmannen ønsker alle velkmmen før middagen. Frmannen takker fr arrangementet under frksten. Ansvar fr festens struktur g prgram: Styret i BB11 gruppa har det verrdnede ansvar fr frm g innhld under sesngstart. Det er styrets ppgave å utfrme gjeldene veiledningsdkument fr å gi arrangementet den struktur g frm sm er ønskelig. Styret utfrmer veiledningsdkumentet g krrigerer dette i henhld til ønsket struktur g frm. Styret utnevner en representant fra styret, sm er ansvarlig fr at det gjeldene dkument følges. Styrets representant har ansvar fr at alle ppgaver blir frdelt på første møte, g at festkmiteen utøver sine ppgaver i henhld til dkumentet. Styrets representant kaller inn til planleggingsmøte, g knstituerer festkmiteen. Styrets representant sender ut «Veiledningsdkument», «Handleliste» g «Arbeidsppgaver sesngstart» før møte Styrets representant tar jevnlig kntakt med festkmiteens leder fr å frsikre seg m at alt går sm planlagt. Styrets representant skal ikke ha ansvar fr nen av ppgavene til ssialkmiteen På grunnlag av de ønskede rammene sm er nevnt i dkumentet m kstnader g tidsbruk, lager festkmiteen meny fr arrangementet.

7 7 Mål g rammer Ledelse av festkmite, møtedager g antall medlemmer: Det er leder fr festkmiteens ppgave å påse at prgrammet blir fulgt, g at hver enkelt løser de ppgavene de har. Leder fr festkmiteens påser at dkumentet g prgrammet blir fulgt av styret g festkmiteen, g at hver enkelt løser de ppgavene de har. Planleggingsmøte avtales gd tid fr å unngå bruk av helg. Leder av festkmiteen hlder jevnlig kntakt med festkmiteens medlemmer, g frsikrer seg m at alle ppgaver blir løst. Planleggingsmøte avhldes til på frhånd fastsatt tid. Maks møtetid 3 timer. Frtrinnsvis fra kl til Møte ledes av styrets representant sm tilser at det blir en hvedansvarlig på alle ppgaver ppført i Excel ark Det er et verrdnet mål at det kun arrangeres et planleggingsmøte. Her bør/må alle i festkmiteen samt styrets representant være tilstede. Leder av festkmiteen sender ut ppdatert arbeidsliste til hele festkmiteen g styrets representant etter planleggingsmøte Festkmiteen skal bestå av seks medlemmer inklusiv leder av festkmiteen. Styret stiller i tillegg med en representant på planleggingsmøte sm hvedansvarlig fr arrangementet på vegne av styret. Styrets representant skal ikke ha praktiske ppgaver sm tilfaller festkmiteen (se Excel ark fr ppgaver) Ved avvik fra planlagt prgram: Festkmiteen løser ppgaven i henhld til veiledningsdkumentet. Dersm dkumentet viser seg å være mangelfullt, g eller nen av ppgavene ikke lar seg løse, kan leder fr festkmiteen kntakte representanten fra styret fr rådføring. Dersm det er ønskelig med mindre justeringer, må dette gjøres i samråd med styrets representant. Dersm festkmiteens leder har behv fr rådføring, kan styrets representant kntaktes

8 8 Mål g rammer Frdeling av ppgaver før, under g etter arrangementet: Det er mange små g stre ppgaver sm følger med en slik fest. I utgangspunktet skal festkmiteen ta seg av alle frberedelser, gjennmføring g avslutning av arrangementet, men BB11 gruppas medlemmer må være frberedt på å hjelpe til. Mange av ss kan føle det ubehagelig dersm vi ikke helt vet hva sm er våre ppgaver, eller m det frventes ne av ss sm ikke blir gjrt. Derav er det ønskelig at festkmiteen utarbeider en liste ver de ppgaver hver enkelt av ss har under arrangementet. Listen skal være presis g innehlde knkrete ppgaver sm f.eks. rydding av brd, ppvask, skrelling av pteter sv. Dette gjør det lettere å gå til sin ppgave med glede g nyte arrangementet uten skyldfølelse. BB11 gruppa ønsker å være inkluderende gså fr partnere sm deltar. Derav er det ønskelig at gså disse deltar i nen praktiske ppgaver, fr på denne måten i større grad å føle seg sm en del av miljøet. Festkmiteen planlegger g gjennmfører arrangementet. Festkmiteen kntakter andre aktuelle bidragsytere i minimum 4 uker før arrangementet. Festkmiteen lager liste ver felles arbeidsppgaver før, under g etter arrangementet. Under første møte i festkmiteen settes det pp en hvedansvarlig på samtlige punkter. Listen ver medhjelpere fylles ut når kmiteen møtes fredag før arrangementet. Utfylt liste ver arbeidsppgaver henges pp på Seilerhytta Festkmiteen lager handlelister fr alle måltider Festkmiteen skal bestå av fem medlemmer pluss styrets representant. Partnere til seilere invlveres i de praktiske ppgavene Følgebåt g (taxi): Det er ønskelig at det stiller følgebåt på brygga uansett værfrhld. Dersm det er helt vindstille skal følgebåten tilby slep, være behjelpelig med deltagernes bagasje g gjester sm trenger skyss. Det avtales i gd tid hvem sm er ansvarlig fr å stille med følgebåt. Det stiller egen følgebåt på brygga i gd tid før avgang. Følgebåt skal kun brukes til slep m vinden ttalt uteblir. Sjøfør følgebåt g taxi er fritatt fra andre ppgaver Ftgrafering: Et hyggelig bilde, er gjerne et hyggelig minne. BB11 gruppa har alltid vært flinke til å dkumentere sine aktiviteter fr så å bruke dette bildemateriellet aktivt venfr sine medlemmer. Det er ønskelig med en persn sm er ansvarlig fr all ftgrafering under hele arrangementet, så sm bryggene ved fremmøte, felles seiling, middag, frkst g det ssiale. Det kntaktes en persn sm kan ta bilder av hele arrangementet. Det tas minimum 150 bilder Det er viktig at det tas bilder av alle deltakere Styrets representant i arrangementskmiteen påser at bilder blir arkivert på server til BB11 gruppa Ftgraf er fritatt fra andre ppgaver Ftgraf bør / skal ikke hentes fra ssialkmiteen da ssialkmiteen har andre viktige ppgaver

9 9 Mål g rammer Utstyr fr pynting g servering: På Seilerhytta finnes det meste av praktisk utstyr sm trengs fr å gjennmføre en fest g et gdt måltid. Nødvendig utstyr sm kpper, glass bestikk, gryter g lign. er på plass på Seilerhytta. Når det kmmer til gjenstander sm trengs fr litt ekstra pynting, er dette utstyr sm vi selv må bringe fr hver anledning. Derav er det ønskelig at BB11 gruppa har en egen bks hvr vi ppbevarer pyntegjenstander g lign. Festkmiteen sjekker i gd tid før festen at alt nødvendig utstyr fr pynting er på plass i bksene Følgende skal finnes i bksene: Ca. 10 lykter fr innendørs g utendørsbruk bruk på brdene. 2 sett med signalflagg fr pynting innendørs g utendørs 5 Lykter til plassering på brygga Termser 9 stk. Nrgesglass til lys inne Blmsterptter Kubbelys til lykter Signalhrn Følgende utstyr tas med BB vimpel (fr bruk flaggstang) 2 stk. BB11 beach flagg (settes pp ute) BB11 banner (Vennskap Seiling Regatta) BB11 banner (samme sm skilt på brygga) Lerret fr lysbildefremvisning (BB11 gruppa har eget i pvc plast) Øknmistyring: Øknmi er fte et litt betent tema i freningssammenheng. Vi er gjerne avhengig at nen er villig til å legge ut av sine private midler, samt at arrangementsdeltakernes innbetaling fte kan være ne mangelfulle. Det kan gså være ne uklart hvem sm skal dekke utgiftene. Er det ASF, eller BB11 gruppa? Vi trr at det mest smidige g enkleste å administrere er m medlemmer av BB11 gruppen fra tid til annen er villig til å gjøre et lite utlegg i sammenheng med et arrangement, men da er vi gså avhengige av g frplikter ss til et raskt ppgjør. Det utnevnes en øknmiansvarlig fra styret fr arrangementet Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa følger pp alle utlegg Utlegg internt i BB11 gruppa betales umiddelbart tilbake etter endt arrangement av øknmiansvarlig. Utlegg sm i siste instans skal dekkes av ASF betales av BB11 gruppa, sm igjen fremmer krav venfr ASF. Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa følger pp dette. Øknmiansvarlig fra styret i BB11 gruppa sender knsekvent ut mail til den sm har hatt utlegg når beløpet er tilbakebetalt /verført til knt. Øknmiansvarlig må følge pp arrangementet etter at det er avsluttet g påse at alle utgifter g inntekter er ajur.

10 10 Frberedelser på Seilerhytta Fremmøte festkmite: Sesngstart med påfølgende fest vernatting g frkst har vært en suksess. Men fr festkmiteen kan det lett bli litt hektisk. Derav er det ønskelig at festkmiteen reiser ut fredagskvelden fr å starte frberedning av mat g pynting av Seilerhytta. Dette håper vi blir en hyggelig stund fr festkmiteen en dag før vi andre slipper til, samt at det blir mer r ver frberedelsene g gjennmføringen av arrangementet. Målet er at Seilerhytta skal fremstå pyntet fr fest når seilerne kmmer ut. Frberedelsene på fredag er ikke fr venner g bekjente sm ikke seiler BB11. Frberedelsene er ikke fr, eller med barn. Styret kan gjøre spesielle vurderinger av deltakere g medhjelpere m dette skulle trengs. Festkmiteen stiller fredag kveld fra kl Det er avreise 1800 fra BB11 brygge ved gjestehavn, m ikke annet fremmøtested er avtalt. Alle medlemmer i kmiteen må stille. Styrets representant stiller gså fredag kveld. Hele festkmiteen stiller fr felles avreise kl.1000 lørdag. Det blir avreise fra BB11 brygge ved gjestehavn, m ikke annet fremmøtested er avtalt. Festkmiteen pynter g steller ferdig Seilerhytta før felles fremmøte ved bryggene i byen kl BB11 gruppas bøyebåt kan brukes av festkmiteen til nødvendig transprt hele helgen. Seilerhytta er ferdig pyntet når seilerne ankmmer lørdag. Festkmiteen stiller på felles brygge i byen kl sammen med de øvrige deltakerne. Det er ønskelig at hele festkmiteen er tilstede under hele arrangementet. Leder fr festkmite tar med nøkler til Seilerhytta Pynting av Seilerhytta: Festen på Seilerhytta er ment å gi seilerne en ekstra gd pplevelse sm inspirerer til videre aktivitet gjennm smmeren. Å pynte Seilerhytta litt ekstra trr vi kan bidra til en slik pplevelse. BB11 vimpel heises i flaggstang (uten bruk av andre flagg). Det pyntes med lykter (stearinlys) langs hele frnten av brygga. Det pyntes med blmster g servietter på brdene i første etasje. Det brukes enkle (ikke dble brd) slik at det er enkelt å samtale med de på den andre siden av brdet. Det pyntes med signalflagg ute (ver brd) g inne (ver brd). Det pyntes med pene duker på brdene. (Kan være pene papirduker) Det pyntes med stearinlys på brd inne i første g andre etasje. Det pyntes med lykter på brdene ute (sm tåler vind). Det henges pp BB11 banner på veggen g beachflagg settes pp på brygga. Stue i første etasje ryddes g gjøres innbydende. Stue i andre etasje ryddes g klargjøres fr vernatting Det fyres på peisen (m denne er i stand). Det fyres bål i grillen på utsiden.

11 11 Ssialt g underhldning Lysbilder g film: Det tas bilder g film under fremmøte på brygge i byen g seiling ut til Seilerhytta. Det settes pp prjektr i 1 etasje. Det kjøres visning på denne fra et gitt tidspunkt lørdags kveld samtidig sm det serveres kaffe. Avhengig av værfrhld vurderes det m visningen kan fregå utendørs. Visningen kan m ønskelig stå å gå utver kvelden. Det er viktig at visning av bilder g film ikke bremser, eller stpper pp hyggelig småprat. Det vises lysbilder g eller film på lerret i stue 1 etasje etter middag. Når lerret henges pp innendørs, plasseres dette i «hjørne salng» i stuen. Det brukes et strt lerret på min. 2#3,10 m. Seil på (str) båt kan vurderes. Vise utelukkende bilder fra dagens aktiviteter. Visningen bør vare minimum 30 min, men kan gå i lp hele kvelden m ønskelig. Musikk: Litt lav bakgrunnsmusikk er alltid hyggelig når vi har fest på Seilerhytta. Dette kan være et enkelt medbrakt anlegg. Det spilles litt lav bakgrunnsmusikk ute g inne når vi ikke spiser. Musikk settes på umiddelbart etter dessert. Underhldning: Det er alltid hyggelig med litt underhldning på en gd fest. Ofte finnes det skjulte resurser i en gruppe. Alternativt kan man bruke venner g bekjente sm har ne litt ekstra å bidra med. Dette kan være en artig tale, en sketsj, spilling av et instrument sv. Innslaget skal sm en hvedregel ikke være betalt, g ikke bære preg av «selskapslek». Vi har et ca. 20 min underhldningsinnslag til kaffe g kake/snacks

12 12 Prgram Fremmøte på felles brygge: Sesngstarten er et av BB11 gruppas viktigste arrangementer i løpet av sesngen. Nå skal alle båtene være på vannet, g vi skal samles til vår første seiltur g ssiale helg sammen. Det er viktig at alle seilerne møter samtidig g deltar i felles seilas. Alle seilerne samles på brygga kl Det er en representant fra styret på brygga sm påser at alle har det bra g har nen å seile med. Vi samles til felles infrmasjn på plenen ved brygga. Her gjøres det ppmerksm på felles ppgaver på Seilerhytta, hvrdan seilingen fregår g hva sm er ruta. Det er ønskelig med avreise fra felles brygge innen kl Dette ledes av en representant fra styret eller av leder festkmite. Felles seiling: Selve seilturen er ment sm en felles seilas. De sm kmmer først ut fra brygga hlder seg i mrådet g venter til alle båtene er ute g klare fr felles seilas. Den ansvarlige fra styret må påse at alle får beskjed m dette. Seilrute 1. Start fra brygge Tyhmen 2. Seile mellm Knubben g Skilsø 3. Seile mellm Stre g Lille Sktthlmen 4. Seile Ned langs Revesand frem til innseiling Hvekilen (Ikke pp til Seilerhytta) 5. Langs land av Gjesøya 6. Ned til Mærdø museum 7. Langs land av Mærdø g ned til grønn stake 8. Opp til g gjennm Lusehlla ved Flateskjær 9. Ned til Seilerhytta Ansvarlig fra styret gir alle beskjed m at båtene skal hlde sammen. Den båten sm er kmmet først i feltet slipper seg bakver g legger seg sist. På denne måten vil feltet alltid være tett samlet uten at nen ender langt unna på egen seilas. Det er ønskelig med maks 15 meter mellm hver båt Ansvarlig fra styret påser at alle båtene venter rett utenfr bryggen til alle er klare. Ansvarlig fra styret påser at vi får en felles samlet seilas. Niste: Det lages en enkel niste (maks t skiver g en frukt pr. persn) sm leveres på brygge før avreise. Ssialkmiteen smører g frbereder nister Ssialkmiteen kjøper inn enkel drikke sm gis sammen med niste Niste g drikke deles ut når det gis infrmasjn på plenen fran brygga kl Aperitiff: Når alle båtene er trygt frtøyd på Seilerhytta samles alle rundt hytta til en felles aperitiff. Det serveres en aperitiff når alle båtene er trygt frtøyd. Senest kl.1800 En representant fra festkmiteen står fr serveringen.

13 13 Prgram Middag frrett g dessert: BB11 gruppa har lagt str vekt på å spise gde g hyggelige måltider sammen. Sesngstart er i så henseende intet unntak. Det er ønskelig at festkmiteen steller i stand en ekstra gd middag g legger litt ekstra kjærlighet i desserten. Samtidig skal ikke standarden være høyere enn at vi kan klare å hlde den vedlike ver mange år. Frrett, middag g dessert skal ikke hlde høyere standard enn at dette kan klargjøres fredag kveld, uten annen frberedelse enn innkjøp av råvarer. Det kjøpes inn mineralvann til middag Middag starter kl Ssialkmiteens leder ønsker velkmmen. BB11 gruppas frmann sier nen rd Det serveres en enkel frrett. Det serveres en gd middag ca. kl.2015 Det serveres en gd dessert ca. kl Det serveres kaffe g snacks ca. kl Snacks/kake g kaffe etter middag: Målet med vår mini weekend på Seilerhytta er å hygge seg mest mulig sammen, Fr å gjøre det ekstra hyggelig fr alle settes det frem snacks av typen peanøtter, ptetgull, sjklade, kaffe Det settes ut bller med ulik snacks før g etter middag Det settes frem kaffe. Frkst: Felles frkst er en svært viktig del av arrangementet, g det er ønskelig med like mange deltakere her sm til middag. Det lages en str g gd kntinental frkst. Frkst frberedes frtrinnsvis fr innendørs servering. Dersm festkmiteen vurderer det slik at frhldene ligger gdt til rette fr utendørs servering, kan dette gjøres. Det stelles til en kntinental frkst. Frkst starter kl Ssialkmiteens leder infrmerer m at det skal være r (uten ppgaver) frem til 1130 Frmannen takker fr arrangementet. Felles rydding: R g frutsigbarhet er viktig når BB11 gruppa har sine arrangementer. Nen blir lett rastløse, eller pliktfølelsen melder seg når et arrangement går mt slutten. Derav er det viktig at alle gjøres ppmerksm på at vi ønsker r frem til kl.1130, først da begynner vi i fellesskap å rydde ut av hytta. Det skal være rikelig med tid til en gd prat g litt kaffe etter frkst. Hytta skal være ferdig ryddet kl1230 g deltakerne skal m ønskelig ha sine båter pakket g frtøyd ved felles brygge innen kl1430. Felles rydding starter kl Alle er klare til avreise innen kl Det blir felles avreise ca med felles samlet seilas inn til byen Om ønskelig tilbyr følgebåten slep inn med avgang Seilerhytta kl Festkmiteens leder låser lkaler

14 14 Etterarbeid Ajurføre øknmi: Øknmi er en viktig del av alle arrangementer, men kan fte by på utfrdringer med utgifter g inntekter. Derav er det viktig at en persn (øknmiansvarlig i styret), følger dette nøye pp etter arrangementet. Øknmiansvarlig i styret følger pp at utgifter g inntekter er ajur innen 14 dager etter arrangement. Innlevere g arkivere skjemaer fr handling, meny g arbeidsppgaver: Skjema med frdeling av arbeidsppgaver er spesielt nyttig under arrangementet, men fra tid til annen kan det dukke pp spørsmål m hvrdan ne fungerte, eller ne kan mangle. Da er det spesielt nyttig at skjemaet med frdeling av arbeidsppgaver, handleliste g meny har blitt arkivert på serverne til BB11 gruppa. Leder fr festkmiteen leverer inn ferdig utfylt arbeidsfrdelingsskjema til BB11 gruppa innen 14 dager etter arrangement. Leder fr festkmiteen leverer inn ferdig utfylt meny til BB11 gruppa innen 14 dager etter arrangement. Leder fr festkmiteen leverer inn ferdig utfylt handleliste til BB11 gruppa innen 14 dager etter arrangement. Arkivere bilder fra arrangementet: Bilder sm blir tatt av ansvarlig ftgraf/er har en tendens til å bli glemt, eller frsvinne. Styrets representant er ansvarlig fr at disse blir samlet inn g arkivert på BB11 gruppas server. Styrets representant fr arrangementet samler inn bilder fra ansvarlig ftgraf/er g påser at disse blir arkivert på BB11 gruppas server innen 14 dager etter arrangement. Legge ut bilder g rapprt på websider: BB11 har alltid lagt vekt på å ta mye bilder fr så å bruke dette til felles mail. Vi har gså et vesentlig bildegalleri på våre nettsider sm vi ønsker å kmplettere ytterligere. Fr å gi andre medlemmer i vår frening et innblikk i vår drift, er det svært viktig at vi skriver en liten reprtasje fra det vi steller med g legger denne ut på våre nettsider. Legge ut bilder på vårt bildegalleri på våre nettsider Skrive en rapprt sm legges ut med nen bilder på våre nettsider innen 14 dager etter arrangement. Sende ut mail med inf g bilder etter arrangementet: BB11 gruppa har alltid vært flinke til å dkumentere sine aktiviteter. Dette er gså ønskelig etter Sesngstart. Det er ønskelig med en mail sm beskriver helgen Sende ut mail med inf g bilder etter arrangementet innen 14 dager etter arrangement. Minimum 10 bilder i mail

15 15 Etterarbeid Oppgradere g supplere manglende g / eller ødelagt utstyr: BB11 gruppa har et betydelig utstyrslager fr å arrangere fest g regatta. Nen ganger kan ting bli ødelagt, eller ne må suppleres Alt utstyr blir sjekket fr feil g utstyrskasser blir ryddet etter henvisning på lister i kassene Ødelagt utstyr fikses eller erstattes Manglende utstyr suppleres Alt utstyr sm er brukt på festen settes tilbake på lagerrm i BB11 hallen Levere inn skjema fr arbeidsppgaver, utfylt meny g handleliste til styrets representant Alle venfr nevnte ppgaver utføres innen 14 dager etter arrangement Følge pp at alle ppgaver er blitt utført: Fr å frsikre ss m at arrangementet er gjennmført i henhld til veiledningsdkumentet g skjemaet fr frdeling av arbeidsppgaver er blitt fulgt må ansvarlig fr ssialkmiteen g styrets representant i felleskap gå gjennm å sjekke at alle ppgaver er utført. På denne måten unngår vi i større grad ubehagelige verraskelser g manglende utstyr g rutiner ved neste arrangement. Styrets representant g leder fr ssialkmiteen sjekker at alle arbeidsppgaver på skjemaet fr arbeidsppgaver er fulgt innen 14 dager etter arrangement. Styrets representant nterer frslag til endringer i veiledningsdkument g på skjema fr frdeling av arbeidsppgaver innen 14 dager etter arrangement.