UTLEIEREGLEMENT FOR RAKKESTAD KULTURHUS OG ANDRE KOMMUNALE LOKALER. Utleiereglement: Sak 14/843 vedtatt i kommunestyret XX.XX.XX

Transkript

1 UTLEIEREGLEMENT FOR RAKKESTAD KULTURHUS OG ANDRE KOMMUNALE LOKALER Utleiereglement: Sak 14/843 vedtatt i kmmunestyret XX.XX.XX

2 Generelle utleiebestemmelser All utleie av lkaler tilhørende Rakkestad kmmune skal rettes til servicekntret, tlf eller Kmmunale lkaler leies ut etter priser sm fastsettes i budsjett fr det enkelte år. All utleie skal gjøres skriftlig g leietaker må bekrefte de avtalte leievilkår før man får tilgang til lkalene. En generell regel er at arrangementer må være avsluttet innen kl g lkalene skal være ryddet innen Fr enkelte lkaler gjelder egne, spesifikke regler/åpningstider. Leietaker er øknmisk ansvarlig fr skader sm måtte ppstå på hus g/eller inventar. Skader må meldes uten ugrunnet pphld. Også utvidet renhld, rydding etc sm følge av lkalenes tilstand etter et arrangement kan bli belastet leietaker. Rakkestad kmmune har vedtatt rdningen med ledsagerbevis fr funksjnshemmede. Leietakere sm arrangerer åpne arrangementer fr publikum i kmmunale lkaler frplikter seg til å akseptere gyldig ledsagerbevis sm betaling fr funksjnshemmedes ledsager(e). Avbestilling av kinsal g festsal i Rakkestad kulturhus må skje seneste 2 uker før arrangementsdat. Alle andre lkaler, senest 1 uke før. Etter dette belastes leietaker fullt leiegebyr. Dersm leietaker ikke verhlder de til enhver tid gjeldende regler kan Rakkestad kmmune utelukke vedkmmende leietaker fr en krtere eller lengre peride. Utlån av kmmunale lkaler Organisasjner/freninger tilhørende i Rakkestad kmmune kan låne enkelte kmmunale lkaler til deres faste møter/øvelser/treninger på ukedager (mandag til trsdag). Det betales leie i hht gjeldende prisliste fr tilsvarende aktiviteter i helgene. Følgende kmmunale lkaler inngår i dette reglementet: Skler Gymsal g klasserm i ved Gamle Bergenhus skle (frbehldt sang-, musikk- g teatervirksmhet) Gymsal, sklekjøkken g klasserm ved Kirkeng skle Gymsal, sklekjøkken, klasserm g aula ved Os skle Gymsal, sklekjøkken g klasserm i D-blkka ved Rakkestad ungdmsskle Rakkestad kulturhus Festsal, spisesal, møterm, kin-/teatersal, rm bak scene Familiesenteret Drkas Kafé Aktivitetshuset Fritidsrm, Speilsal g bandrm Bygdetunet Grillen Utemrådet Lkaler Rakkestad kmmunale bad

3 Aktiviteter fr barn g ungdm pririteres g har frtrinnsrett ved frdeling av lkaler til faste øvelser. Dernest pririteres aktiviteter sm fremmer flkehelse g/eller integrasjn av flerkulturelle. Plitisk ppnevnte rganer/grupper, 17-mai kmiteen, Knfliktrådet, fagfreninger etc kan låne møterm vederlagsfritt. I tvilstilfelle avgjør servicekntret hvem sm tilhører denne gruppen. Rakkestad kmmunale bad kan lånes i helgene/skleferier, frtrinnsvis arrangementer i samarbeid med Rakkestadhallene. Badet kan leies med 2 badevakter eller at leietaker selv stiller med gdkjente badevakter, dvs livredningskurs ikke eldre enn 1 år. Ved leie av aulaen ved Os skle skal inngang nede, bak bygningen benyttes. Ved spesielt snørike dager kan fri tilgang (snømåking) til bygget påfalle leietaker. Ved større arrangementer hvr leie av mange lkaler ønskes samtidig, vil det gjøres individuelle vurderinger ift tilgang, rganisering g øknmi. Rakkestad kmmune har ikke datakursrm fr utleie, herunder lån av klasserm g elevpcer. Sklelkalene er stengt i sklens ferier. Andre lkaler kan gså stenges ifm ferieavvikling. Kun unntaksvis vil enkelte lkaler kunne benyttes, da mt et leiegebyr. Særskilte bestemmelser fr Rakkestad kulturhus All servering i kulturhuset skal frestås av restauratør i kulturhuset hvis ikke annet avtales med denne g/eller Rakkestad kmmune. Kinsalen frbehldes kinvisning de faste kindagene. Unntak kan gjøres ved større arrangement g etter avtale med seksjn kultur. Ved øvelser til arrangementer i kinsal/festsal, betales halv leie. Kun autriserte firmaer/persner kan benyttes til lyd g lys. Dette må leies inn g bekstes av leietaker. Kulturhusets festsal har ikke akustikk tilpasset akustiske arrangementer. Det betyr at rmmet enten må lydsettes eller kinsalen bør benyttes/vurderes. Det er AV-utstyr i alle møterm g festsal i kulturhuset. AV-utstyr kan gså mnteres i spisesal g kinsal, men kun etter avtale med servicekntret. I kinsalen er det et enkelt lydanlegg fr tale. Ved større arrangementer må det benyttes ekstern lyd (g lys) sm bekstes av leietaker.

4 Særskilte bestemmelser fr arrangement med skjenking av alkhl i Rakkestad kulturhus Søknad m slikt arrangement skal sendes servicekntret senest 14 dager før arrangementsdat. Skjema finnes på kmmunens nettsider: eller hentes på servicekntret. Det gjøres samtidig ppmerksm på at m det skal spilles musikk, må arrangør søke m Tntillatelse Evt spørsmål besvares av servicekntret. Rakkestad kmmune har standardisert brdppsett fr de fleste typer arrangement, basert på brannsikkerhet g arealutnyttelse. I all hvedsak settes dette pp av Rakkestad kmmune. Hvis ansvaret tilfaller leietaker, skal dette avtales i gd tid før arrangementet. Tilgang til lkalene g låsing etter arrangement avtales med servicekntret. Tilgang til lkalene før selve arrangementsdagen, fr øvelser, brddekking eller annet, tilkmmer halv husleie. Rakkestad kmmune tar ikke ansvar fr tapte verdier eller gjenstander. Rakkestad kmmune kan, hvis lkalenes tilstand etter et arrangement ppleves særlig utfrdrende, belaste leietaker fr ekstrautgiftene til rydding/renhld. Dette er rydding/renhld utver den vanlige nrm sm gjelder fr kulturhuset. Rakkestad kmmune har kjøpt inn et større parti led-lys sm fritt kan benyttes under arrangementer. Skulle leietaker likevel ønske å benytte vanlige t-lys må det utvises frsiktighet g brannsikkerhet må ha fkus. Det skal benyttes små lysestaker fr t-lys sm kan lånes av restauratør. Ved brudd på gjeldende utleieregler, herunder samarbeid med restauratør, må sanksjner påregnes. De til en hver tid gjeldende lver, regler g retningslinjer er styrende fr alle arrangement i Rakkestad kulturhus. Ordensvern Oppnevnt rdensvern skal bestå av 6-10 persner, avhengig av arrangementets størrelse. Ved større tilstelninger kan det kreves at rdensvernet skal bestå av inntil 20 persner. Dette avgjøres av servicekntret. Halvparten av rdensvernet må være ver 25 år. De øvrige må være fylt 18 år. Navnene på rdensvernets medlemmer g leder skal være påført søknaden. Det kan kreves at medlemmene av rdensvernet gdkjennes av lensmannen. Retningslinjer fr rdensvern 1. Ordensvernet er underlagt restauratør g dette reglement g plikter å følge de retningslinjer g bestemmelser restauratør kmmer med. 2. Samtlige medlemmer av rdensvernet skal møte restauratør før arrangementets start fr gjennmgang av skjenkebestemmelser, rdensregler samt branninstruks. Tidspunkt fr dette avtales med restauratør. 3. Ordensvernets hvedppgave er å hlde r g rden, rydde i lkalene etterfylle papir på taletter, kaste søppel etc underveis g etter arrangementet g påse at reglene rundt skjenkebestemmelsene verhldes. 4. Ordensvernets medlemmer kan ikke nyte alkhl under arrangementet g skal være tydelig merket. 5. Ordensvernet skal, i samarbeid med bevillingshaver/restauratør, påse at alkhlreglene verhldes. Det betyr at ingen skal gis tilgang til lkalene med medbrakt alkhl, i synlig beruset stand etc. Ordensvernet kan, med

5 samtykke, be m å få ransake vesker mv. ved mistanke m medbrakt alkhl. Dersm samtykke ikke gis, skal ikke ransaking fretas, men vedkmmende nektes adgang til lkalet. Det er heller ikke lv å ta med alkhl ut av lkalene. 6. Ingen fra rdensvernet får frlate arrangementet før dette er avtalt med restauratør. 7. Leder av rdensvernet, eller dens stedfrtreder, skal sammen med restauratør gå gjennm sjekkliste ved arrangementets slutt g begge parter signerer.