MØTEINNKALLING. Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget Sted: Rakkestad Kulturhus, Formannskapssalen Dato: Tid: 17:00-19:00 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 26/14 14/1044 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I TEKNIKK-, MILJØ- OG LANDBRUKSUTVALGET DEN /14 14/1622 GATE-/ VEINAVN UTENFOR RAKKESTAD SENTRUM - SUPPLERENDE VEINAVN PÅ HOLØSÅSEN 28/14 14/843 UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT Orienteringssaker: Forvaltning av grøntområder Fylkesmannens vedtak i klagesak Storgata 46 og Elvegata 2 Fylkesmannens vedtak om delvis dekning av saksomkostninger etter forvaltningsloven i klagesak Storgata 46 og Elvegata 2 Daglig leder i vannområde Glomma sør orienterer om høringsutkast til forvaltningsplan for Glomma og konsekvenser for Rakkestad Eventuelt forfall meldes til Servicekontoret tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Rakkestad, 10. september 2014 Jan Lie (s) Leder

2 GODKJENNING AV PROTOKOLL - MØTE I TEKNIKK-, MILJØ- OG LANDBRUKSUTVALGET DEN Saksbehandler: Ranveig Hansen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 14/1044 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/14 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget Rådmannens forslag til vedtak Protokollen fra møte i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den godkjennes. Vedlegg Protokoll fra møte i Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den Side 2 av 8

3 GATE-/ VEINAVN UTENFOR RAKKESTAD SENTRUM - SUPPLERENDE VEINAVN PÅ HOLØSÅSEN Saksbehandler: Arne Gjerberg Arkiv: L32 Arkivsaksnr.: 14/1622 Saksnr.: Utvalg Møtedato 27/14 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget Rådmannens forslag til vedtak Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget vedtar i henhold til gitt fullmakt fra Rakkestad kommunestyre i sak 36/11 følgende supplerende veinavn i Rakkestad kommune: Dørjehaugveien. Vedlegg 1. Liste med vedtatte veinavn og supplert med nytt foreslåtte veinavn i kursiv bakerst i listen. Bakgrunn Rakkestad kommunestyre vedtok i sitt møte den , saknr 36/11 nye veinavn utenfor Rakkestad sentrum. I siste avsnitt i vedtaket står følgende: «Landbruk-, plan- og teknikkutvalget gis fullmakt til å supplere listen med veinavn utenfor tettbebygd strøk jfr. Kommunestyresak nr. 36/11.» Siden behandlingen av saksnr 24/14 i teknikk-, miljø- og landbruksutvalget den er tildelingen av nye veiadresser til alle boliger og alle gårdsbruk i kommunen i praksis sluttført. Det gjenstår tre adresser, hvorav to berøres av denne saken og en som avhenger av oppsetting av veinavnskilt fra Marker kommune sin side inn mot Kolbjørnsviksjøen. Det er eiendommen Dørjehaugen som ligger på venstre side av Eidsbergveien like etter passeringen av Dørja som trenger nye adresser. Det er to boliger på eiendommen. Adkomstveien til disse boligene tar av fra Eidsbergveien ved siden av den nedlagte butikken på Holøsåsen. Opprinnelig var det tenkt at disse to boligene skulle adresseres til Eidsbergveien. Imidlertid er det bare to ledige adressenummer som kunne passe langs Eidsbergveien i dette området. Dessuten måtte også det foretas en omadressering for den nedlagte butikken. Eieren her ble tilskrevet om dette, men var negativ til en slik omadressering. Likeledes viser reguleringsplanen for Holøsåsen I fra 1973 at det er regulert mulighet for flere boliger i dette området som vil kunne få sin adkomst fra denne veien fram til eiendommen Dørjehaugen. Rådmannen har derfor kommet fram til at det er hensiktsmessig med et eget veinavn for denne adkomstveien. Side 3 av 8

4 Sak 27/14 Rakkestad kommune har skrevet til eieren av eiendommen Dørjehaugen, første gang den hvor det ble informert om situasjonen. Deretter den hvor det på nytt ble informert om saken. Eieren ønsker primært at veien skal få navnet Dørjehaugen etter gårdsnavnet. Imidlertid er det en annen vei som har dette navnet og som går parallelt med Eidsbergveien på østsiden av denne. En navneendring for denne veien er uaktuelt. Eieren kan derfor som sitt sekundære ønske akseptere at veien får navnet Dørjehaugveien. Hjemmel Kommunen fastsetter offisiell adresse i henhold til matrikkelloven 21. Likeledes skal kommunen tildele alle veier som blir brukt til adressering et entydig navn innenfor sin kommune i henhold til forskriftene 51 til matrikkelloven. Helse- og miljøkonsekvenser Ikke vurdert Økonomi Det må settes opp nytt veinavnskilt i veikrysset der veien med det nye veinavnet tar av fra hovedveien. Imidlertid vil det på det samme stedet ikke lenger være nødvendig med henvisningsskilt som viser til de to aktuelle adressene. Kostnadene vurderes derfor til å være et nullsumsspill. Administrasjonens vurdering Det var opprinnelig tenkt at de to boligene på eiendommen Dørjehaugen skulle få sine adresser fra Eidsbergveien. Imidlertid er det ikke nok ledige adressenummer som passer i området. En omadressering av alle boligene videre i Eidsbergveien, er etter rådmannens vurdering helt uaktuelt. Siden det i tillegg er regulert mulighet for en fortetting av boligområdet som med stor sannsynlighet vil få sin adkomst fra denne veien, vil det i framtiden være behov for flere adressenummer i området. Et eget veinavn vil derfor løse dette behovet. Det primære ønsket fra eieren var at veien skulle få navnet Dørjehaugen. Siden det er en annen vei som har dette navnet, ville det innebære at den andre veien måtte få endret sitt navn. Dette er etter rådmannens vurdering uaktuelt. Eierens sekundære ønske var at veien i stedet derfor kunne få navnet Dørjehaugveien. Innvendingen mot dette forslaget er at det er ganske like veinavn. Etter en totalvurdering ser rådmannen det slik at forskjellen i skrivemåten allikevel er såpass stor at det ikke bør by på problemer med misforståelser i framtiden. Dessuten at dette er et veinavn som eieren av eiendommen har akseptert siden det primære ønsket ikke gjennomføres. Side 4 av 8

5 UTLEIE AV KOMMUNALE LOKALER - REVIDERING AV UTLEIEREGLEMENT Saksbehandler: Kåre Kristiansen Arkiv: 614 &53 Arkivsaksnr.: 14/843 Saksnr.: Utvalg Møtedato 28/14 Teknikk-, miljø- og landbruksutvalget / Kultur- og oppvekstutvalget / Kommunestyret Rådmannens forslag til vedtak 1. Rakkestad kommunestyre vedtar som fremlagt «Utleiereglement for Rakkestad kulturhus og andre kommunale lokaler». 2. Reglementet gjøres gjeldende fra Priser for utleie vedtas i budsjett for Vedlegg 1. Revidert utleiereglement for kommunale lokaler. Bakgrunn Dagens utleieregler, vedtatt i kommunestyret (sak 58/10), har flere uklarheter, utfordringer og mangler ift praktisk gjennomføring og økonomiske konsekvenser. Det har vist seg vanskelig å etterleve det gjeldende reglement fullt ut og det har blitt innarbeidet en praksis som går noe på siden av reglementet. For å oppnå målsettingen om likebehandling og fornuftig bruk av kommunale lokaler, revideres utleiereglementet gjeldende for kommunale utleieobjekter. Andre faktaopplysninger Rakkestad kulturhus, med sin beliggenhet, utforming, tekniske standard og kapasitet er særlig attraktiv som leieobjekt. Likevel er det nok et lite og uforløst potensiale, spesielt som konferanseanlegg. Kombinasjonen mellom de ulike salene/rommene, med godt AV-utstyr, bra internettkapasitet og tilhørende restauratørvirksomhet gjør stedet attraktivt. For å kunne «selge» kulturhuset til interesserte leietaker er det en stor fordel med et godt, oppdatert og gjennomarbeidet reglement som rettesnor. Helse- og miljøkonsekvenser Det er stor etterspørsel for å leie de ulike kommunale enhetene. Et bedre tilpasset reglement som sikrer likebehandling vil gi både Rakkestad kommune som utleier og de ulike leietakerne større forutsigbarhet. Økonomi Utleiepriser vedtas som en del av budsjettarbeidet hvert år. Side 5 av 8

6 Sak 28/14 Administrasjonens vurdering Det er viktig at lag og foreninger kan bruke kommunens lokaler uten for store kostnader, men Rakkestad kommune må ha kontroll på utleie slik at, blant annet, låserutiner, vaktmesteroppgaver og renhold kan utføres på en hensiktsmessig måte. Det er også viktig for Rakkestad kommune «å ha kontroll» på utleievirksomheten og styre den så effektivt, økonomisk og hensiktsmessig som mulig. Det betyr at det ikke alltid vil være det ønskede lokalet som tilbys, men det lokalet som Rakkestad kommune finner hensiktsmessig ut fra forespørselens innhold. I 2013 var kulturhuset i bruk nesten hver dag. Dette inkluderer kino, møtevirksomhet, fester og all annen utleie. Huset er stort sett avstengt hele juli, i julen og i påsken. Det betyr at huset er i bruk stort sett alle dager utenom disse tidspunkter. Det er stor slitasje på kommunale lokaler. Lyd og lysanlegg er mer komplisert enn tidligere, og Rakkestad kommune bruker store ressurser på reparasjon og vedlikehold av lokaler og utstyr. Leietakere har også ytret ønske om brukerstøtte til lyd og lysanlegg og generell oppfølging når de leier kulturhuset. I kulturhuset er dette løst ved en avtale med restauratør om å bistå leietakere. Revidert reglement tydeliggjør betingelser for vederlagsfritt lån av kommunale lokaler mandag til torsdag. I helgene påløper økte kostnader for kommunen, samt at få lag og foreninger har faste møter/øvelser disse dagene, slik at det synes naturlig at det betales leie for disse dagene. Det er i den sammenheng et mål å legge til rette for aktivitet for lokale lag, foreninger og andre aktører, og samtidig rasjonalisere og kvalitetssikre kommunens eiendomsforvaltning og utleievirksomhet. Overfor brukere forvaltes utleie av Servicekontoret. Her koordineres de interne ressursene som vaktmestertjenesten, renhold og fakturering. Lokaler som omfattes i vedlagte utleiereglement Rakkestad kulturhus Festsal Spisesal Møterom (Formannskapssal, Kommunestyresal, Møterom 1 og 2) Kino-/teatersal, inkl rom bak scene Rakkestad ungdomsskole Gymsal Skolekjøkken Klasserom Side 6 av 8

7 Sak 28/14 Os skole Kirkeng skole Gymsal Skolekjøkken Klasserom Aula Avventes til ny skole tas i bruk Familiesenteret Dorkas Kafé Aktivitetshuset Fritidsrom Danserom Bandrom Bergenhus skole Bergenhus skole ønskes skjermet for utleie, i første omgang for et år. Enheten har utfordringer med kombinasjonen av låsesystem og alarmsystem som vanskelig lar seg kombinere på en sikker måte. Slik bygget er organisert i dag betyr det at Rakkestad kommune må låse opp og låse igjen for leietakere, noe som blir uforholdsmessig dyrt. Rakkestad kommunale bad Badet vurderes for utleie. Badet kan leies ut med badevakter eller det kan inngå i en avtale med Rakkestadhallene, hvor enten hallen eller dennes leietaker står ansvarlig for sikkerheten. Det betyr at det må dokumenteres livredningskurs ikke eldre enn 1 år. Kirkeng skole Utleie av lokaler tilhørende skolen organiseres i dag fra skolen selv. Dette fortsetter inntil ny skole er oppført. Utleie flyttes da sentralt til servicekontoret. Spesielle arrangementer Fra tid til annen kommer det forespørsler om lån av mange lokaler samtidig. Det kan være en turnfestival eller et større arrangement skolekorpset skal ha. I den forbindelse forsøker Rakkestad kommune å sette sammen en pakke, prismessig og praktisk, som gjør at arrangementet lar seg gjennomføre. Arrangement i kulturhuset med servering av alkohol Dagens retningslinjer innebærer at leietaker selv er ansvarlig for å stille med et vaktkorps. Disse skal godkjennes av Rakkestad kommune i forkant, og samarbeide med restauratør ift skjenkebevillingsbestemmeleser og ellers holde ro og orden i lokalene. Side 7 av 8

8 Sak 28/14 Dette viser seg, fra tid til annen, å by på utfordringer. Nærheten mellom festdeltakere og vaktmannskap skaper av og til uønskede og uheldige situasjoner. På bakgrunn av dette, og med et ønske om å profesjonalisere uteleievirksomheten, foreslås det at Rakkestad kommune inngår samarbeid med vaktmannskap, som sammen med restauratør overtar oppgavene som frem til nå har ligget i arrangøroppgavene. De økte utgiftene foreslås dekket inn av økte leiepriser. Ordningen er tenkt slik at det inngås samarbeid med flere vaktmannskap (lag/foreninger, privatpersoner, firmaer) som inngår i en turnus. På denne måten vil utleie av Rakkestad kulturhus fremstå i en mer profesjonell fremtoning og skape forutsigbarhet for både leietaker, restauratør og festdeltakere. Side 8 av 8