KS Eierforum Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak

Transkript

1 KS Eierfrum Anbefaling m eierskap, selskapsledelse g kntrll av kmmunalt/fylkeskmmunalt eide selskaper g fretak 1

2 Frrd KS Eierfrum ble initiert av KS Sentralstyre våren 2007 g er et kmpetansenettverk fr ffentlig utøvelse av eierskap i kmmunal sektr. Målet er å utvikle et kmpetent g aktivt eierskap hs nrske kmmuner g fylkeskmmuner, til beste fr beflkningen g de selskap disse er eiere i. Eierfrumet skal gså på eget initiativ være en pådriver fr best mulig rammebetingelser når det gjelder eierskap. KS Eierfrum har siden ppstart vært pptatt av å jbbe frem veiledere innenfr eierskapsprsess g selskapsetablering, i tillegg til anbefalinger fr gdt eierskap. Dagens anbefaling er en videreutvikling g fredling av tidligere versjner. Det har vært en jevn økning i antall selskaper i kmmune-nrge g tall fra fretaksregisteret bekrefter at denne trenden frtsetter. Når kmmuner i økende grad benytter utskilling av virksmhet i selvstendige rettssubjekter g fretak innebærer det at den plitiske styringslinjen endrer karakter. Den tradisjnelle frvaltningsstyringen erstattes av eierstyring. KS Eierfrum mener at et aktivt eierskap er grunnleggende fr en best mulig lkalplitisk frvaltning av de samlede verdier g har direkte knsekvenser fr selskapene, deres dispneringer g deres markedspsisjn. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaleffekter verfr mverden g styrke kmmunens/fylkeskmmunens mdømme. Fr private g statlige børsnterte selskaper har man allerede utgitt nrmregler fr eierstyring g selskapsledelse fr å klargjøre rlledeling utver det sm er lvregulert i selskapslvgivningen. Her bruker man anbefalinger sm en rettesnr g hvr budskapet er cmply r explain gjør sm anbefalingene sier eller begrunn hvrfr man i det enkelte tilfelle ikke kan følge anbefalingene. Bruk av anbefalinger er en måte å sikre både interesse g kmpetanse sm grunnlag fr eierstyring av selskapene sm kmmunesektren kan lære mye av. Vi har derfr lagt denne frmen til grunn fr våre anbefalinger tilpasset kmmunal sektr. Frdelen med slike nrmregler er at de kan uttrykkes lettfattelig g være mer praktisk vinklet samtidig sm det kan tas høyde fr individuelle vurderinger i større grad enn en lvregulering kan ivareta. Dette er ikke minst nødvendig med tanke på den varierte selskapsprteføljen sm ligger i kmmunal sektr. Anbefalingene sm er gitt vil bli jevnlig revidert g utvidet ettersm det er behv fr det. De dekker i utgangspunktet mråder sm ligger i en gråsne mellm lvregulering g etablert praksis, eller hvr hver enkelt eier må nedsette nen prinsipper g etablere samhandlingsmønstre fr å frankre nødvendig eierstyring fr kmmunens samlede eierskap. Lykke til med eierskapsdebatten! Styret KS Eierfrum September, 2009 Styreleder Rlf Erling Andersen, rdfører Skien 2

3 Innhldsfrtegnelse Frrd... 2 Kap 1. Innledning Kmmunalt eide selskap g fretak... 4 Kap 2. Anbefalinger m eierstyring, selskapsledelse g kntrll... 6 Nr. 1 Obligatrisk pplæring av g infrmasjn til flkevalgte... 6 Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger... 6 Nr 3 Utarbeidelse g revidering av selskapsstrategi g selskapsavtale/vedtekter... 7 Nr 4 Vurderinger g valg av selskapsfrm... 8 Nr. 5 Fysisk skille mellm mnpl g knkurransevirksmhet... 8 Nr 6 Tilsyn g kntrll med kmmunale fretak g med frvaltningen av kmmunens interesser i selskaper... 9 Nr 7 Sammensetning g funksjn til eierrgan Nr 8 Gjennmføring av eiermøter Nr 9 Eiers krav til prfesjnelle styrer i kmmunal sektr Nr 10 Valgkmité fr styreutnevnelse i aksjeselskap g interkmmunale selskaper Nr 11 Rutiner fr kmpetansevurdering av selskapsstyrene Nr 12 Styresammensetning i knsernmdell Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Nr 14 Habilitetsvurderinger g plitisk representasjn i styrene Nr 15 Kjønnsrepresentasjn i styrene Nr 16 Gdtgjøring til styremedlemmer Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Nr. 19 Åpenhet g klarhet m administrasjnssjefens rlle i kmmunale g fylkeskmmunale fretak

4 Kap 1. Innledning Kmmunalt eide selskap g fretak Kmmuner g fylkeskmmuner har str frihet til å rganisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig enten sm del av kmmunen sm juridisk persn eller gjennm etablering av selvstendige rettsubjekter. Det er registrert 2617 hel g deleide kmmunale selskaper pr mars Det er en nett økning på 106 selskaper fra Det er 207 selskaper sm nå er registrert sm kmmunale sm ikke var det i Frdelingen pr fylke viser at Nrdland, Møre g Rmsdal g Hrdaland har flest selskaper, fylker sm gså har flest kmmuner. Frdeling av selskaper pr kmmune viser at det er de stre bykmmunene Osl, Bergen, Kristiansand, Drammen, Stavanger g Trndheim sm har flest selskaper, med til sammen 15,5 % av alle kmmunale selskaper. Sm i 2008 er det 22 kmmuner sm har 20 kmmunale selskaper eller mer. Disse kmmunene utgjør kun 6 % av landets kmmuner men har hele 31.6 % av landets kmmunale selskaper. De kmmunale selskapene dekker et vidt spekter av virksmheter. Hvedvekten av selskapene pererer innfr eiendmsdrift, utleievirksmhet, frretningsmessig tjenesteyting, ssiale tjenester g persnlige tjenester, kraft g vannfrsyning, transprt, lagring g kmmunikasjn samt industri. Selskapene sysselsetter til sammen persner. Selskaps- g fretaksfrmer fr kmmunal sektr Det er i hvedsak tre muligheter sm er aktuelle fr kmmunene g fylkeskmmunene ved utskilling av virksmhet g sm denne anbefalingen tar utgangspunkt i: Lv m aksjeselskap, lv m interkmmunale selskaper g fretak etter kmmunelvens kap 11.: 1. Et aksjeselskap kan eies av en kmmune eller fylkeskmmune alene sammen med andre kmmuner g fylkeskmmuner eller private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset øknmisk risik fr selskapets øknmiske frpliktelser. Selskapets øverste eierrgan er generalfrsamlingen. 73,7 % av de ttalt 2511 registrerte selskapene er rganisert sm helg deleide aksjeselskaper. 2. Et interkmmunalt selskap etter lv m interkmmunale selskaper kan derimt bare eies av kmmuner, fylkeskmmuner eller andre interkmmunale selskaper. Eierne har samlet sett et ubegrenset ansvar fr selskapets frpliktelser. Selskapets øverste eierrgan er representantskapet. 8.8 % av de ttalt 2511 registrerte selskapene er rganisert sm interkmmunalt selskap. Fr begge disse selskapsfrmene stilles det krav til styring gjennm etablering av frmelle styringsrganer sm sikrer selskapene den nødvendige autnmi fr å fungere sm selvstendige rettssubjekter. Kmmunestyret verfører myndighet til å utøve styringen til eierrganet. I tråd med denne delegasjn av myndighet skal kmmunestyret gi eierrganet de nødvendige plitiske fullmakter g rammebetingelser til å utøve eierskapet i tråd med det plitiske flertallets ambisjner. 3. Kmmunalt/fylkeskmmunalt fretak etter kmmunelven kap 11. Der kmmunen/fylkeskmmunen ønsker å gi virksmheten en ne mer selvstendig stilling enn det sm gjelder i den tradisjnelle etatsmdellen kan den etablere et styre etter kmmunelvens kapittel 11 sm et kmmunalt/fylkeskmmunalt fretak. Fretaket er ikke en egen juridisk persn men del av kmmunen/fylkeskmmunen sm rettssubjekt g kmmunen hefter fr fretakets frpliktelse. I mtsetning til utskilling ved bruk av aksjelven g lv m interkmmunale selskaper innebærer ikke denne frmen virksmhetsverdragelse med dertil verføring av arbeidsgiveransvaret fr de ansatte. Vel 6.7 % av de ttalt 2511 selskapene sm er registrert i fretaksregisteret er rganisert sm kmmunale g 1 Tallene referer seg til selskaper hvr den ttale kmmunale/fylkeskmmunale eierandelen er på 50 % eller mer 4

5 fylkeskmmunale fretak. Fretaket ledes av et styre sm et utpekt direkte av kmmune- eller fylkesstyret g har dermed ikke et eierrgan på linje med virksmheter rganisert etter selskapslvgivningen. Daglig leder står dermed i linje under styret sm igjen er underlagt kmmunestyret Fretakene er på den ene siden underlagt kmmunestyrenes budsjettmyndighet. Administrasjnssjefen har ikke instruksjns- eller mgjøringsmyndighet verfr fretakets daglige leder Interkmmunale samarbeid/ styre etter kmmunelvens 27. Kmmunene står fritt til å samarbeide på ulike mråder uten at det er verdratt beslutningsmyndighet eller representasjnskmpetanse ved bruk av kmmunelvens 27. Det kan gså etableres egne styrer med kmpetanse til å binde deltakerkmmunene utad. Avhengig av hvr mye myndighet sm verføres til styret, er enkelte av disse virksmhetene å regne sm selvstendige rettssubjekter. 6. Stiftelser. Kmmuner g fylkeskmmuner står gså fritt til å etablere stiftelser (Stiftelseslven av 2001). Oppretterne (kmmunen/fylkeskmmunen) står fritt til å fastsette frmålet, g stiftelsen er et selvstendig rettssubjekt. Stiftelser har til frskjell fra selskapene (IKS g AS), ingen eiere. Verken ppretteren eller andre kan med grunnlag i eiendmsretten utøve styring ver stiftelsens virksmhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens verskudd. Eierne kan imidlertid få betydelig innflytelse på stiftelsen ved å etablere en rådsfrsamling med ppgaver g myndighet sm beskrevet i 36 i stiftelseslven. Eierne står ikke fritt til å løse pp stiftelsen g er ingen rganisasjnsfrm hvis kmmunen ønsker å utøve eierstyring g pprette en øknmisk interesse i de verdier sm er knyttet til virksmheten. Kmmunene har gså et kntrll- g tilsynsansvar verfr sine eierinteresser i selskaper. I 2004 ble det tatt inn bestemmelser m selskapskntrll i kmmunelvens Kap. 12. Disse bestemmelsene gir kntrllutvalgene en selvstendig rlle i frhld til eierne g selskapsledelsen. 2 Det er et unntak fra hvedregelen m at administrasjnssjefen ikke har instruksjnsmyndighet verfr daglig leder. Etter kl 72 nr 1 kan administrasjnssjefen instruere daglig leder m at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kmmunestyret har behandlet saken. 5

6 Kap 2. Anbefalinger m eierstyring, selskapsledelse g kntrll Nr. 1 Obligatrisk pplæring av g infrmasjn til flkevalgte - Kmmuner bør sm en del av flkevalgtpplæringen gjennmføre bligatriske kurs g/eller eierskapsseminarer fr samtlige flkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksmhet. Den første pplæringen bør gjennmføres i løpet av de første 6 månedene av valgperiden g senere med ppfølging etter 2 år. Det anbefales at kmmunestyret etter gjennmføring av generalfrsamling, får frelagt en versikt ver status fr selskapene. Det er en jevn økning av antall selskaper i kmmunal sektr 3. Parallelt viser studier 4 at plitikere frtsatt har liten eller manglende kmpetanse knyttet til de juridiske eierstyringsmulighetene sm ligger i g mellm aksjelven, lv m interkmmunale selskaper g kmmunelven. Det er gså dkumentert manglende kunnskap g innsikt m både mfang av g styringsmuligheter selskaper kmmunen/fylkeskmmunen har eierandeler i. Det freligger tilbud m egne seminarer i styring av selskaper gjennm KS Flkevalgtprgram. Det anbefales imidlertid at kmmunestyret gis ytterligere tid til kmpetanseutvikling sm ledd i å styrke det kmmunale eierskapet g lkaldemkratiet gjennm bligatriske kurs eller eierskapsseminarer fr samtlige flkevalgte i løpet av de første 6 månedene g etter 2 år. Fr å styrke kmpetanse g sikre infrmasjn til kmmunestyreplitikerne, bør det årlig etter gjennmføring av eiermøter, gis infrmasjn m status fr selskapene, drift g nøkkeltall. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger - Kmmuner skal freta en plitisk gjennmgang av virksmhet sm er rganisert sm selvstendige rettssubjekter eller interkmmunale rganer gjennm utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennmgås g eventuelt revideres hvert år i kmmunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier g frmål/selskapsavtale fr det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar g instruktiv måte i kmmunens årsberetning. En eierskapsmelding kan defineres sm et verrdnet plitisk styringsinstrument fr virksmhet sm er lagt til et annet rettssubjekt, eget styre eller en vertskmmune eller til et annet interkmmunalt rgan. Selv m en eiermelding primært sett skal handle m selskapene, bør den gså skjele til de interkmmunale samarbeidene. En eierskapsmelding bør sm minimum ha tre hvedpunkter 5 ; 1. Oversikt ver kmmunens virksmhet sm er lagt i selskaper g samarbeid 2. Plitisk (prinsipper fr eierstyring)g juridiske styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- g samarbeidsfrmene 3. Frmålsdiskusjn g selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjn. En eierskapsmelding vil sikre nødvendig styringssignaler til selskapene g tydeliggjøre lkalplitikernes ansvar. Det vil bidra til å skaffe til veie en versikt ver kmmunens 3 Tall fra Telemarksfrskning viser at det har vært en økning fra vel 1000 selskaper i 1995 til 2511 i Nrdlandsfrskning, NF-rapprt nr. 18/ Telemarksfrskning, arbeidsrapprt 7/2008 6

7 samlede virksmhet, det vil gi de flkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene sm ligger i de ulike selskapsfrmene g det vil bidra til mer åpenhet verfr mverden i frhld til den samlede kmmunale virksmhet. Gjennm en eierskapsmelding kan kmmunen dessuten gi mer verrdende styringssignaler til selskapsstyrene, f eks plitiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk sv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige frhldet mellm selskapsfrm g eier. Kmmunestyrene skal ikke gjennm eierskapsmeldingen detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling g kmmunikasjn mellm eierrgan g kmmunestyret verfr selskapene g mverden. Kmmunestyrene bør gså gjøres ppmerksm på at ved utskilling til selvstendige rettsubjekt pphører arbeidsgivertilknytningen til kmmunen g behvet fr å sikre en ny arbeidsgivertilknytning mtp interesseplitikk, tariffspørsmål g arbeidsknflikter sm krever juridisk bistand. Nr 3 Utarbeidelse g revidering av selskapsstrategi g selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksmhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfr rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål g strategier fr sin virksmhet. Eierne skal ha et bevisst frhld til en eventuell frventet avkastning. Fr selskaper sm pererer innenfr et marked skal prinsippene fr en eventuell utbytteplitikk klargjøres g deretter fremmes fr eierrganet gjennm selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet g samfunnsansvar bør legges til grunn fr det kmmunale/fylkeskmmunale eierskap. Frmålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellmrm fr å se m det er behv fr endringer. En grunnleggende frutsetning fr en strategisk drift av selskapene er en klar g presis eierstrategi fr selskapene hvr eiers frventninger til selskapet frmuleres. Dette vil gså være en frutsetning fr den etterfølgende selskapskntrll, se punkt 6. Det er anbefalt at eier klargjør sine frventninger til styret g selskapet gjennm selskapsstrategiene. Selskapsstrategiene bør sm del av eiermeldingen revideres jevnlig. Det bør i selskapsstrategien gså klargjøres frventninger knyttet til type avkastning, enten det er i finansiell frstand eller på annen måte. Dette vil avhenge av type selskap g kbles pp mt frmålet med selskapet. Fr selskaper hvr det er begrenset ansvar er det lvfestet krav til frsvarlig egenkapital. Det er eiernes ansvar å sørge fr at selskapet har frsvarlig selskapskapital g styret har en handleplikt dersm egenkapitalen blir fr lav. Styret skal i henhld til aksjelven freslå utbytte innenfr de begrensninger aksjelven setter fr adgangen til å utdele utbytte. Det er derfr viktig at eierne har frventninger m en utbytteplitikk sm gjør at selskapets frmål kan realiseres. Selskapet bør ikke akkumulere høyere egenkapital enn hva sm er nødvendig på frretningsmessig grunnlag g fr å ppnå eiernes mål med selskapet. Etter aksjelven g IKS-lven skal selskapets frmål fremgå av vedtektene/selskapsavtalen. Men fte blir frmålet definert frhldsvis generelt g er i liten grad gjenstand fr revidering. Dette kan medføre str adgang til endringer i virksmhet. Det er ikke hensikten å snevre inn styrets handlingsrm, men det vil være pp til eierrganet å avveie behvet fr selskapets handlingsrm. En utvidelse av virksmhet vil være relevant fr eierne g verfr ffentligheten. Med mindre markedsmessige frhld tilsier annet bør styret velge en åpen linje i frhld til selskapets aktivitet. 7

8 Nr 4 Vurderinger g valg av selskapsfrm - Det er eiers ansvar å sikre en selskapsfrm sm er tilpasset virksmhetens frmål, eierstyringsbehv, markedsmessige frhld g knkurranseregelverket. Skal selskapet ta risik g perere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkmmunale selskap g fretak være hensiktsmessige frmer. Stiftelser er ikke anbefalt fr virksmhet sm krever eierstyring. Ved utskilling av virksmhet i selvstendige rettsubjekter vil knkurranseregelverket sm Nrge er bundet av gjennm EØS-avtalen legge føringer fr valg av selskapsfrm g drift. Selskapsfrmen er gså viktig i frhld til mulighet g ønske m plitisk styring g kntrll, g hvrvidt selskapet skal ta risik g perere i et marked. Sistnevnte bør gjøres gjennm etablering av selskap med begrenset ansvar. Dersm selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både kmmunale g fylkeskmmunale fretak g interkmmunale selskap (IKS) være hensiktsmessige selskapsfrmer. Kmmuner g fylkeskmmuner står gså fritt til å etablere stiftelser (Stiftelseslven av 2001). Oppretterne (kmmunen/fylkeskmmunen) står fritt til å fastsette frmålet g stiftelsen er selvstendig rettssubjekt. Stiftelser har til frskjell fra selskapene (IKS g AS) etter pprettelsen ingen eiere. Verken ppretteren eller andre kan med grunnlag i eiendmsretten utøve styring ver stiftelsens virksmhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens verskudd. Eierne kan imidlertid få betydelig innflytelse på stiftelsen ved å etablere en rådsfrsamling med ppgaver g myndighet sm beskrevet i 36 i stiftelseslven. Eierne står heller ikke fritt til å løse pp stiftelsen g er ingen rganisasjnsfrm hvis kmmunen ønsker å utøve eierstyring g pprette en øknmisk interesse i de verdier sm er knyttet til virksmheten. Nr. 5 Fysisk skille mellm mnpl g knkurransevirksmhet Selskaper sm pererer med knkurransevirksmhet i tillegg til mnplvirksmhet, bør sm hvedregel skille ut virksmheten fr å unngå mistanke m muligheten fr rlleblanding g kryssubsidiering. Organiseringen av knkurranseutsatt virksmhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, persnalmessig g fysisk atskilt fra mnplvirksmheten. Alle virksmheter sm driver øknmisk virksmhet i et marked er mfattet av knkurranselven. Selv m knkurranselven ikke har lvfestet at man skal skille ut virksmheter sm driver i knkurranse med private fra mnplvirksmhet anbefales det at dette gjøres der det er mulig fr å unngå mistanke m rlleblanding. Unntak bør bare gjøres der det kan gdtgjøres samdriftsfrdeler sm tilsier at man må ha felles rganisering. Innenfr energibransjen er selskapene pålagt å skille ut mnpldelen (nettvirksmhet) der selskapet har mer enn nettkunder, jmf energilven. Utskilling i egne selskaper må skje på en måte sm gjør at selskapene er utsatt fr samme driftsrisik sm private. Slik unngår man mistanke m ulvlig ffentlig støtte, kryssubsidiering g annen misbruk av markedsmakt. Mange ffentlige selskaper er tildelt ppgaver i egenregi eller har enerett til å uføre visse ppgaver g har derfr mnpl på nen tjenester samtidig sm de knkurrerer på andre tjenester. Ett eksempel på slike mnplvirksmheter er kmmunale vann- g renvasjnsvirksmheter. I utgangspunktet vil etterlevelse av selvkstprinsippet umuliggjøre kryssubsidiering g underprising av den del av virksmheten 8

9 sm knkurrerer med private. Slike selskaper er pliktig å føre eget selvkstregnskap. Likevel anbefaler vi et funksjnelt skille fr å unngå mistanke m brudd på det relevante lvverket. Nr 6 Tilsyn g kntrll med kmmunale fretak g med frvaltningen av kmmunens interesser i selskaper Kmmunestyret har både et tilsyns g kntrllansvar fr å sikre at kmmunen når sine mål, at regelverket etterleves g at etiske hensyn ivaretas. Kntrllen utføres blant annet gjennm regnskapsrevisjn, frvaltningsrevisjn g selskapskntrll. Kntrllutvalget skal på kmmunestyrets vegne påse at det føres kntrll med kmmunens eierinteresser i selskaper. Kntrllutvalget skal minst én gang i valgperiden utarbeide en plan fr gjennmføring av selskapskntrll sm skal vedtas av kmmunestyret. Det anbefales at planen angir hvilke eierinteresser g selskaper sm vil kunne være aktuelle fr kntrll, g i hvilken grad det er aktuelt å gjennmføre frvaltningsrevisjn. Med utgangspunkt i planen skal kntrllutvalget avgi rapprt til kmmunestyret m gjennmførte kntrller samt resultatene av disse. Det anbefales at kmmunestyret innenfr kmmunelvens bestemmelser fastsetter regler fr selskapskntrllen, herunder hvilke dkumenter sm uppfrdret skal sendes kntrllutvalget med angivelse av hvem denne plikten påhviler. Kntrllutvalget g kmmunens revisr skal varsles når generalfrsamling/representantskap g tilsvarende rganer avhlder møter, g de har rett til å være til stede på slike møter. De kmmunale fretakene er en del av kmmunen sm juridisk persn g faller inn under kntrllutvalgets generelle ansvar fr å påse at kmmunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, g at det utføres frvaltningsrevisjn av den kmmunale virksmheten i samsvar med kmmunelvens bestemmelser. Det anbefales at de kmmunale fretakene blir viet ppmerksmhet når plan fr frvaltningsrevisjn av kmmunens virksmhet utarbeides g vedtas av kmmunestyret. Fr at kntrllutvalget skal kunne ivareta sine tilsyns- g kntrllppgaver i frhld til selskaper, gir kmmunelven 80 kntrllutvalget en vidtgående rett til pplysninger g innsyn i selskaper sm kmmunen i sin helhet eier alene eller sammen med andre kmmuner eller fylkeskmmuner. Kntrllutvalgets ppgave i frbindelse med selskapskntrll er tdelt; en bligatrisk del sm benevnes eierskapskntrll g en frivillig del sm kan mfatte frvaltningsrevisjn. Det er pp til kmmunestyret å avgjøre m selskapskntrllen gså skal mfatte frvaltningsrevisjn sm innebærer systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut i fra kmmunestyrets vedtak g frutsetninger. Eierskapskntrllen har følgende t hvedfkus: Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? Har kmmunen etablert rutiner fr ppfølging g evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gde nk, g blir de fulgt? Utøves kmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring g selskapsledelse? 9

10 Eierskapskntrll innebærer således en vurdering av eierskapsutøvelsen g frhld knyttet til rapprtering g infrmasjnsflyt fra et eierperspektiv. Alle dkumenter sm gjelder kmmunens eierskap, herunder eierskapsmeldinger, utgjør sentrale referanser fr selskapskntrllen. Nr 7 Sammensetning g funksjn til eierrgan Fr aksjeselskap g interkmmunale selskaper anbefales det at kmmunestyret ppnevner plitisk ledelse sm selskapets eierrepresentanter i eierrganet. Eierutøvelsen skal speile kmmunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det pprettes en frutsigbar g klar kmmunikasjn mellm eierrgan g kmmunestyre i frkant av generalfrsamling/representantskapsmøte. Samhandlingen mellm kmmunestyret g ppnevnt eierrgan innenfr selskapslvgivningen er ikke regulert. Det er til dels svært str frskjell på dialgfrmen mellm eierrgan g kmmunestyret i de ulike kmmunene g så vel sm hvem sm utgjør eierrganet. Denne anbefalingen retter seg mt at eierstyringen skal skje gjennm eierrganet fr selskapene g gjennm kmmunestyret fr fretakene g ikke i styrene. Innenfr selskapsfrmene AS g IKS bør det fr å sikre engasjement, debatt g reell plitisk avklaring av eierrganets myndighet, etableres frutsigbare kmmunikasjnsfrmer mellm kmmunestyre g eierrgan sm frankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av plitisk ledelse til eierrgan vil bidra til å frenkle samhandling g kmmunikasjn mellm kmmunestyrene g eierrganet. Aksjelven sier ikke ne m hvem sm skal møte sm aksjnær. Dette vil etter kmmunelven være kmmunestyret med mindre vedtektene sier ne annet. Ordfører eller andre kmmunestyrerepresentanter kan møte etter fullmakt g stemme på generalfrsamling. Dette er mest hensiktsmessig dersm det er flere aksjnærer. Medlemmer av et representantskap (IKS) er persnlig medlemmer g i mtsetning til aksjelven tillates det ikke at andre møter etter fullmakt. Det bør derfr utnevnes vara fr representantskapsmedlemmene. Leder av representantskapet bør ikke sitte sm bservatør i styret i interkmmunale selskaper da dette er en uheldig sammenblanding sm kan svekke tilliten til representantskapet sm pptrer på vegne av eierne. Nr 8 Gjennmføring av eiermøter - Styret bør tilrettelegge fr at flest mulig av eierrganets medlemmer kan delta i generalfrsamling/representantskapet g at dette blir en effektiv møteplass fr aksjeeierne g styret. Dette gjøres ved å følge lvens regler m innkalling, at saksdkumentene er utførlige nk til å ta stilling til sakene, at eierne sm ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt (gjelder ikke interkmmunale selskaper), at styret, revisjn g valgkmité er tilstede samt rutiner fr at eierrganet velger møteledelse. Anbefalingen m gjennmføring av eiermøter er en presisering av lven. Styreleder g daglig leder har plikt til å delta på generalfrsamlingen i aksjeselskap. Andre styremedlemmer har rett, men ikke plikt. Revisr har rett til å være tilstede g nen ganger plikt når de saker sm skal behandles gjør dette nødvendig. Fr de interkmmunale selskapene har styrets leder g daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøte. Dette gjelder ikke fr revisr, men det anbefales å følge aksjelvens regler på dette punkt. Det anbefales at denne retten varsles uavhengig av 10

11 rganisasjnsfrm. Fr å sikre en best mulig kmmunikasjnslinje ppfrdres det til at kmmunestyret tilrettelegger fr bligatrisk deltakelse fr både daglig leder, styrets leder g revisjn uavhengig av rganisasjnsfrm. IKS-lven regulerer ikke eksplisitt fullmaktsfrhld, men departementet har i et rundskriv, sak 05/3032 kmmet til at fullmaktsrdning ikke kan benyttes i interkmmunale selskap. Nr 9 Eiers krav til prfesjnelle styrer i kmmunal sektr Det er eiers ansvar å sørge fr at styret sammensettes g gis de nødvendige styringsrammene fr å utøve sitt virke sm et prfesjnelt rgan. Et prfesjnelt styre sm kllegium består av persner med egnede persnlige egenskaper sm utfyller hverandre kmpetansemessig Å påta seg et styreverv i et aksjeselskap eller interkmmunale selskap, er et persnlig verv. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kmmunen eller andre interessenter, men ivaretar bedriftens interesser på best mulig måte sammen med resten av styret g ut fra selskapets frmål. Det følger naturlig av at prfesjnelt eierskapet utøves gjennm eierrgan. Mange nye styremedlemmer er usikre på rammene g innhldet i det å sitte i et styre. Eier har et betydelig ansvar fr å gi infrmasjn mkring disse rammene. Dette innebærer at eier fretar en nødvendig analyse av selskapets frmål g eiers frventninger sm grunnlag fr å sette sammen et prfesjnelt styre. Eier har gså ansvar fr å sørge fr at styrene fungerer sm et kllegialt rgan. En frutsigbar g faglig frankret styreppnevnelse vil skape trygghet innad i styret ved nyrekruttering g sørge fr at den nødvendige kmpetansen er representert. Styreansvaret er hjemlet i aksjelven g lv m interkmmunale selskaper. Et styre skal ha generalist- g fagspesifikk kmpetanse. Frmålet fr de kmmunale selskapene er ulikt, fra f eks finansielt, plitisk eller mer samfunnsnyttig mtivert eierskap. Det innebærer at kmpetanse sees i lys av selskapets frmål. Et prfesjnelt sammensatt styre har kmpetanse sm er nødvendig fr å ppfylle eiers frventninger. Styret er gså et kllegialt rgan g kmpetanse skal gså sees i lys av hver enkelt medlems persnlige bidrag i frm av spesifikke egenskaper. Følgende er frslag til styremedlemmenes samlede kmpetanse g persnlige egenskaper sm utgangspunkt fr eiers vurdering av styresammensetning. Hvis ikke nødvendig kmpetanse er tilstede i utgangspunktet, skal ansvaret allikevel frelegges g det skal gis tilbud m pplæring der det er nødvendig. Krav til kmpetanse Kunnskap m aksjelven, IKS-lven, kmmunelven, andre relevante lver, frskrifter g avtaler sm har betydning fr selskapets drift. Kunnskap m selskapets frmål, vedtekter, rganisasjn g histrie. Kmpetanse m private g kmmunale regnskapsprinsipper, evne til å lese øknmiske utviklingstrekk g freta nødvendige grep når nødvendig Kmpetanse på ffentlig frvaltning g de plitiske g samfunnsmessige utfrdringene til enhver tid. Spesialistkmpetanse g erfaring på et eller flere mråder sm fr eks. juss, øknmi, markedsføring, frvaltning, kmmunalkunnskap, teknikk, HMS, ledelse, rganisasjn. Ha kunnskap m trender g utviklingstrekk innenfr bransjen. Ha kunnskap m knkurrerende virksmheter 11

12 Krav til egenskaper Glede av, g vilje til å jbbe fr, å ppnå gde resultater. Ha glede av å få tilført kntinuerlig kmpetanse. Ha mt til å stille kritiske spørsmål til daglig leder g andre i styret. Ha evne til å finne fram til løsninger sm styret samlet kan gå fr. Ha evne til å stille spørsmål uten å ha svaret. Ha evne g vilje til å priritere tid til arbeidet i styret. Høy integritet, herunder evnen til å tie m frretningsmessige transaksjner g strategiske beslutninger. Ha evne til å akseptere at en ikke alltid tilhører flertallet g dersm ne går galt, frafalle behvet fr å påpeke Hva var det jeg sa" Ha evne til å gi selskapet et gdt mdømme. Ha evne til å tilegne seg spesiell kmpetanse m selskapet Akseptere at styreleder er styrets talsmann utad Nr 10 Valgkmité fr styreutnevnelse i aksjeselskap g interkmmunale selskaper - Ved valg av styre til selskaper rganisert etter aksjelven g lv m interkmmunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkmité hvr frmålet er å sikre sammensetning av styre med kmplementær kmpetanse g i tråd med eiers frmål med selskapet. Representantskapets/generalfrsamlingens leder velger leder av valgkmiteen. I selskap med flere eierkmmuner bør valgkmiteen sammensettes fr å speile eierandel. Flertallet av valgkmiteen bør være uavhengige av styret g ansatte. Valgkmiteens innstilling bør begrunnes. Valgperiden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i frhld til eiers behv fr kmpetanse. Det er eiers ansvar å sikre et styre med nødvendig kmpetanse til å lede selskapet i tråd med eiers frmål. Sammensetning av styre bør gjøres ut i fra at styret er et kllegialt rgan g bør velges ut i fra frmelle krav til kmpetanse g selskapets egenart. Bruk av valgkmité vil gså bidra til å sette fkus på behvet fr kmplementære kmpetanse g bidra til å rendyrke eiers styring av selskapet gjennm de frmelle eierrgan g styrets rlle sm ansvarlig fr selskapet. Det er imidlertid viktig å skille mellm fretakene g de rene selskapsfrmene. Fr fretakene gis ikke anledning til å delegere kmmunestyrets myndighet til å utnevne styre til administrasjnen eller andre. Unntaket er kmmuner med parlamentarisme hvr kmmunestyret kan delegere myndigheten til å utnevne styre til kmmune-/fylkesrådet. Kmmunelvens regler m frhldstallsvalg g flertallsvalg skal benyttes. Innenfr selskapslvgivningen (AS g IKS) er myndigheten til å utnevne styre gitt til eierrganet. En del aksjeselskap benytter valg kmité sm grunnlag fr eierrganets avgjørelse. Styret har en svært viktig rlle sm ledere av selskapet g kan gså stilles strafferettslig (AS) g erstatningsmessig (IKS g AS) til ansvar fr vervet. Det anbefales derfr å pprette en valgkmité sm gis ansvaret fr å levere et begrunnet frslag m styre sm grunnlag fr beslutning i eierrganet. Kriterier fr styresammensetning bør legges til grunn fr ppnevning av styrerepresentanter hvrav styrets egen evaluering tas med. Eierrganet selv bør velge leder fr valgkmiteen. 12

13 Når det gjelder valgperiden skal det i henhld til aksjelven velges nytt styre annet hvert år med mindre vedtektene sier ne annet. Lengden på styreperiden bør imidlertid være fleksibel i frhld til å sikre nødvendig styrekmpetanse. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperiden. Nr 11 Rutiner fr kmpetansevurdering av selskapsstyrene - Fr å sikre utvikling av nødvendig kmpetanse i styret, jmf punkt 9, anbefales det at følgende rutiner etableres sm en del av styrets rammer. Styret skal: Fastsette instrukser fr styret g den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- g ppgavefrdeling Freta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kmpetanse g arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styrepplæring. Nye styremedlemmer skal gis pplæring m ansvar, ppgaver g rllefrdeling. Gjennmføre egne styreseminarer hvr fkus går på rller, ansvar g ppgaver. Fastsette en årlig plan fr sitt arbeid med vekt på mål, strategi g gjennmføring. Gi en samlet redegjørelse fr selskapets styring g ledelse i en årsrapprt. Dersm dette ikke er gjrt skal det frklares. Eier har ansvar fr å sikre at styret besitter den nødvendige kmpetansen fr å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det gså at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfr valgperiden. Men styret selv har gså et selvstendig ansvar fr å jevnlig vurdere egen kmpetanse i frhld til eiernes frmål med selskapet g det er derfr anbefalt en rekke rutiner fr sikre nødvendig kmpetanse. Rutinen er en rettesnr g vil naturlig nk avhenge av selskapets størrelse g virksmhet. Nr 12 Styresammensetning i knsernmdell - Styret i mrselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Knserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersm datterselskap yter tjenester til mrselskap i knkurranse med andre bør det være ledelsesmessig g funksjnelt skille mellm selskapene fr å unngå inhabilitet g rlleblanding i anbudsprsesser. Dersm det i knsernet er et datterselskap sm yter mnpltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kmmuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Styret i mrselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap frdi styret i mrselskap utgjør generalfrsamling i datterselskap. I alle knsern bør det vurderes hvrvidt det vil være en styrke at eksterne besitter flertallet av styreplassene i en mnpl-datter. Bestemmelsen er viktig i frhld til å unngå rlleblanding i knsernfrhld. Særlig må man være ppmerksm på prblemstillinger knyttet til anbud g inhabilitet dersm ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme knsern fr å unngå mistanke m rlleblanding g inhabilitet i anbudsprsesser. 13

14 Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør rdningen med numerisk vara benyttes fr å sikre kntinuitet g kmpetanse i styret. Lvverket gir mulighet fr å utpeke enten persnlige eller numeriske vara. Anbefalingen m numerisk vara er gitt ut i fra behvet fr kntinuitet g kmpetanse. Det anbefales gså at 1. vara blir invitert til styremøtene fr på den måten å sikre best mulig kmpetanse g kntinuitet. Nr 14 Habilitetsvurderinger g plitisk representasjn i styrene - Det er pp til hvert enkelt eierrgan (kmmunestyre, representantskap/generalfrsamling) å avgjøre hvilken type kmpetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i frhld til frvaltningslvens regler m habilitet g derfr kritisk vurderer bruken av ledende plitikere i selskapsstyrene. I kmmuner med parlamentarisme kan ikke kmmune- g fylkesråd sitte i fretaksstyrene. Det samme gjelder administrasjnssjef/stedfrtreder. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner fr å håndtere mulige habilitetsknflikter. Virksmheter skilt ut i selvstendige rettssubjekter regnes ikke sm ffentlige rganer g er i utgangspunktet ikke underlagt frvaltningslven. De kan allikevel være mfattet avhengig av den rganisatriske g øknmiske tilknytningen til det ffentlige virksmhetens art g m virksmheten har et faktisk eller rettslig mnpl g graden av plitisk styring. Et selvstendig rettssubjekt vil gså være mfattet av frvaltningslven i knkrete saker der det treffes enkeltvedtak eller utferdige frskrifter der det er snakk m ffentlig myndighetsutøvelse. Kap. II i frvaltningslven har regler m habilitet. At en persn er inhabil innebærer at vedkmmende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Lven fastslår at en persn er inhabil når han leder eller har en ledende stilling, medlem av styret eller bedriftsfrsamling, fr et selskap sm er part i saken g ikke helt ut eies av stat eller kmmuner, eller en frening, sparebank eller stiftelse sm er part i saken. I juni 2009 skjerpet Strtinget inn reglene fr habilitet. Frvaltningslvens 6 fastslår nå at ingen kmmunalt ansatte eller flkevalgte skal håndtere saker i kmmunen sm gjelder et selskap der de selv er styremedlem, gså der selskapene er fullt ut ffentlig eide. Det er allikevel viktig å understreke at plitisk deltakelse i styrene generelt vil være tillatt g at plitisk kmpetanse i mange virksmheter er viktig fr selskapsstyrene. Plitikere sm har eller har hatt styreverv har gså en høyere generell interesse g kunnskap m selskapene g eierstyring g bidrar på denne måten med viktig kmpetanse i kmmunestyret g deres ansvar. Fra 1. januar 2010 kan ikke administrasjnssjefen, administrasjnssjefens stedfrtreder g medlem av kmmuneråd g fylkesråd velges til styret i kmmunale fretak. Bakgrunnen fr lvendringen er å styrke administrasjnssjefens kntrll med kmmunale fretak. I de tilfellene hvr lvendringen medfører at et styremedlem ikke lenger kan sitte i styret fr et kmmunalt fretak, fretas nyvalg av styret. Generelt bør man i kmmuner med parlamentarisme kritisk vurdere plitisk sammensatte styrer. Kmmunale fretaks eierrgan er kmmunestyre g plitikere vil måtte vurdere egen 14

15 habilitet i alle saker hva gjelder fretaket. Omdømmemessig vil en slik mdell gså gi grbunn fr mistanke m rlleblanding. Dette gjelder spesielt fretak sm driver med tilnærmet næringsvirksmhet. Dette punktet er gså i tråd med Regjeringens frslag. Eierfrum mener at et generelt lvfrbud mt ledende plitikere i kmmunalt eide selskapers styrer ikke er hensiktsmessig. Faren ved å lvregulere denne type frhld utver det sm allerede eksisterer av habilitetsregler, anskaffelsesregelverket m.v. er at alle selskaper skjæres ver en kam, g at man får regler sm ikke er fleksible nk i frhld til frmålet med eierskapet g det enkelte selskaps behv. Sm en hvedregel bør plitikerne ikke sitte i styrene i de kmmunale /fylkeskmmunale fretakene på grunn av den direkte rapprteringslinjen mellm styret g øverste plitiske nivå. Nr 15 Kjønnsrepresentasjn i styrene - Det bør tilstrebes lik kjønnsrepresentasjn i styrene uavhengig av rganisasjnsfrm. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å ppnå lik kjønnsrepresentasjn. I henhld til IKS-lven er det krav m 40 % kjønnsrepresentasjn i styrene. Reglene i aksjelven 20-6 m representasjn av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende fr aksjeselskap hvr kmmuner g fylkeskmmuner til sammen eier minst t tredeler av aksjene i selskapet. Departementet kan gi frskrifter m at reglene i første punktum gså skal gjelde fr aksjeselskaper sm eies av kmmuner eller fylkeskmmuner med under t tredeler, når resten av selskapet er eid av staten eller selskaper sm direkte eller indirekte, er heleid av staten. Det freslås at eierrgan uavhengig av rganisasjnsfrm tilstreber balansert kjønnsrepresentasjn i styrene fr å bedre utnytte eksisterende kmpetanse i reginen/kmmune/fylkeskmmunen. Det gjøres ppmerksm på at det ikke påligger krav m utelukkende benytte flkevalgte i styrene. I mråder hvr det er vanskelig å rekruttere fr å ppnå balansert kjønnspresentasjn freslås det å arrangere egne rekrutteringsseminarer. Nr 16 Gdtgjøring til styremedlemmer - Kmmunen bør i frbindelse med utarbeidelse g eventuell revidering av eiermelding gjennmføre en prinsipiell diskusjn m hnrar sm grunnlag fr eierrganets fastsetting av styrehnrar, uavhengig av rganisasjnsfrm. Gdtgjørelsen bør reflektere styrets ansvar, kmpetanse, tidsbruk g virksmhetens kmpleksitet. Dette innebærer at selskaper sm pererer i et marked g hvr det er betydelig risik, bør reflektere ansvaret. Styreverv i aksjeselskap g IKSer kan i mtsetning til i kmmunale fretak vurderes i frhld til strafferettslig g/eller øknmisk ansvar g bør gdtgjøres særskilt. Generelt bør styreleder gdtgjøres særskilt i frhld til styremedlemmene. Det anbefales at selskapene særskilt tegner styrefrsikring fr alle styremedlemmene i selskaper med begrenset ansvar. Frsikringen gjelder det øknmisk ansvaret, ikke det strafferettslige. Styremedlemmer generelt bør ikke påta seg særskilte ppgaver fr det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Alle sm påtar seg styreverv fr kmmunale selskaper bør registrere vervene på 15

16 Et styreverv er et persnlig verv g gdtgjørelsen bør reflektere styrets ansvar, kmpetanse, tidsbruk g virksmhetens kmpleksitet. Dette innebærer at gdtgjøring i selskaper sm pererer i et marked g hvr det er betydelig risik, bør reflektere ansvaret. Styreverv i aksjeselskap g IKSer er i mtsetning til i kmmunale fretak både strafferettslig (AS) g øknmisk ansvarlig (IKS g AS) g bør derfr gdtgjøres særskilt. Aksjelven gir generalfrsamlingen ansvar fr å fastsette gdtgjøring til styremedlemmene. Fra 9. juni 2009 fastsatte Kmmunal- g reginaldepartementet en frskrift sm klargjør at styrer i kmmunale fretak g interkmmunale selskaper ikke kan være med å fastsette sin egen gdtgjøring. Det vil nå være tydelig at det er representantskapet sm fastsetter gdtgjøringen til styremedlemmene i et IKS g at det er kmmunestyret eller fylkestinget selv sm fastsetter gdtgjøringen til styret i kmmunalt eller fylkeskmmunalt fretak. Når det gjelder gdtgjøring til representantskapet er det eierkmmunene sm bør fastsette g utbetale denne til sine medlemmer i representantskapet i interkmmunale selskaper. Dersm det blir gitt ut gaver jul eller ved andre anledninger fra selskapet til enkeltmedlemmer av representantskapet, bør en følge de regler sm hjemkmmunen har i sitt reglement vedrørende verdi l. KS Eierfrum freslår at styremedlemmer ikke bør mfattes av selskapets incentiv/bnusrdninger da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Styrets leder bør gdtgjøres særskilt g det bør redegjøres fr gdtgjørelse til hver enkelt styremedlem i årsrapprten. I endringen fra 9. juni 2009 innføres det samtidig krav m nter til regnskapet fr kmmunale fretak m at det skal gis pplysninger m ytelser til ledende persner i samsvar med regnskapslven. Penget er at regnskapet fr kmmunale fretak skal redegjøre fr de samlede ytelsene fra fretaket til ledere g styremedlemmer mv. Dette kravet gjelder freløpig ikke fr IKS, men departementet arbeider fr en slik frskriftsendring gså her. Departementet ppfrdrer derfr alle interkmmunale selskaper til å gi ntepplysninger i regnskapet allerede nå. Det anbefales gså at kmmunen registrerer vervene fr allment innsyn. Kmmuner er sm flkevalgte rganer avhengig av allmennhetens tillit når det gjelder både frvaltning g styring. Åpenhet rundt hvilke andre rller lkalplitikere har i samfunnslivet er viktig fr å unngå mistanke m rlleblanding. Registrering i styrevervregisteret vil i seg selv skape økt bevissthet m de ulike rllene en lkalplitiker har g herunder være til nytte ved vurdering av representantenes habilitetssituasjn. Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter - Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksmhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverrganisasjn Ved utskilling av virksmhet i selvstendige rettsubjekter er det aktuelle selskapet ikke lenger tilknyttet kmmunens lønns- g avtalefrhld gjennm det kmmunale systemet. Svært mange selskaper frtsetter å benytte det kmmunale avtaleverket uten at de egentlig har et partsfrhld i det. Så fremt ingen av partene ser dette sm prblematisk vil utfrdringen først kmme pp fr arbeidsgiver dersm det ppstår knflikt eller det vil være behv fr juridisk eller frhandlingsmessig bistand. 16

17 Uten tilknytning til en arbeidsgiverrganisasjn står selskapene utenfr det faglige nettverk g fellesskap sm er en del av det tilbudet sm følger med medlemskap i en seriøs arbeidsgiverrganisasjn. Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer - Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider g jevnlig reviderer etiske retningslinjer fr selskapsdriften. Kmmunale selskaper frvalter fellesskapets ressurser. Frvaltningen skal skje på en måte sm samsvarer med beflkningens ppfatninger m rett g galt g handler m demkratisk legitimitet. Kmmunenes mdømme vil derfr i økende grad gså avhenge av hvrdan en frvalter sitt samfunnsansvar gjennm sine bedrifter. Det finnes ikke et felles fasitsvar på hva samfunnsansvarlig frretningsdrift er. Dette må defineres fr det enkelte selskap. Etikk er en viktig del av de vurderinger sm gjøres i frbindelse med det å drive et selskap samfunnsansvarlig frdi de etiske hldningene legger grunnlaget fr hvrdan man faktisk handler. Etiske retningslinjer bør derfr utarbeides i det enkelte selskap. Et utgangspunkt fr diskusjn m etiske retningslinjer vil ha sm utgangspunkt selskapets øknmi, miljø g de ssiale frhld knyttet til virksmheten. Retningslinjene bør diskuteres g eventuelt revideres årlig 6. Nr. 19 Åpenhet g klarhet m administrasjnssjefens rlle i kmmunale g fylkeskmmunale fretak. - Administrasjnssjefens rlle sm budsjettansvarlig fr kmmunens samlede øknmiske virksmhet herunder fretakene kmbinert med manglende instruksjnsmyndighet verfr daglig leders dispneringer bør være gjenstand fr en samhandlingsdiskusjn ved pprettelse av fretak. Administrasjnssjefen, stedfrtreder eller andre i ledende administrative psisjner samt medlem av fylkes- g kmmunalråd kan ikke sitte i styret. Ved annen flkevalgt deltakelse i styret bør det gjøres en habilitetsvurdering i frkant. Administrasjnssjefens samhandlingsrlle verfr fretakene står i en uklar lvmessig stilling i frhld til den tradisjnelle etatsvirksmheten på den ene siden g virksmhet skilt ut i selvstendige rettsubjekter på den andre siden. De øknmiske rammene fr fretakene er underlagt den rdinære kmmunale budsjettvirksmhet sm igjen ligger under administrasjnssjefens ansvar. Samtidig ledes fretaket av et styre g en daglig leder hvr førstnevnte utpekes direkte av kmmune- /fylkesstyret. Daglig leder rapprter til styret g administrasjnssjefen har ikke instruksjnseller mgjøringsmyndighet verfr daglig leders dispneringer. Administrasjnssjefens instruksjnsmyndighet mfatter kun retten til å instruere daglig leder m at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kmmunestyret har behandlet saken. Administrasjnssjefens behv fr styring i frhld til kmmunes samlede virksmhet ligger dermed i en gråsne all den tid han frmelt sett er avskåret fra fretakets drift. Det anbefales derfr at kmmunestyrene ved pprettelse av fretak diskuterer administrasjnssjefens rlle g handlingsmuligheter verfr daglig leder. 6 KS Bedrift utviklet en prsessveileder i etikk, samfunnsansvar g antikrrupsjnsarbeid. Se 17

18 Administrasjnssjefens rlle i fretakene kan ytterligere kmpliseres ved at det frem til nå 7 har vært gitt anledning til at administrasjnen g flkevalgte er valgbare til styret. På bakgrunn av habilitetsknfliktene dette kan skape er det nå freslått at administrasjnssjef g stedfrtreder samt kmmune- g fylkesråd ikke er valgbare til styreverv i fretaksstyrene. Dette vil i seg selv bidra til en klarer rllefrdeling g unngå habilitetsvurderinger. KS Eierfrum mener gså ledende ansatte g flkevalgte generelt bør gjøres gjenstand fr en habilitetsvurdering i frkant av eventuell styreppnevnelse. 7 KRD har lagt frem frslag til endring av kmmunelvens kap 11 sm innebærer at administrasjnssjefen, stedfrtreder g kmmune- g fylkesråd ikke skal sitte i fretaksstyrene. 18