Prosjektplan BESKRIVELSE PROSJEKTHÅNDBOK MØRE OG ROMSDAL FYLKESKOMMUNE. Prosjektnavn: Omstilling av organisasjonen mot 2020 (forprosjekt)

Transkript

1 Prosjektplan Prosjektnavn: Omstilling av organisasjonen mot 2020 (forprosjekt) Prosjekteier: Rådmannen Prosjektleder: Dag Lervik Organisering Prosjekteier: Rådmann Styringsgruppe: Rådmannens ledergruppe Prosjektansvarlig: Gunn Randi Seime Prosjektleder: Dag Lervik Referansegruppe: Fylkesutvalget Prosjektgruppe/arbeidsgruppe: Ass. fylkesrådmann Gunn Randi Seime (prosjektansvarlig) Prosjektleder Dag Lervik Organisasjonssjef Nils Gunnar Solli (sekretær) Ass. fylkeskultursjef Monica Kjøl Tornes Ass. fylkesutdanningssjef Kariann D. Flovikholm Prosjektfagleder Rune Solenes Opstad Ass. samferdselssjef Magne Vinje Ass. regional- og næringssjef Eivind Vartdal Ryste Administrasjonsleder tannhelse, Morten Larsen Ass. fylkesplansjef Ingunn Bekken Sjåholm Økonomisjef Willy Sægrov Kommunikasjonssjef Inger Johanne Moene Arbeidstakerrepresentant: HTV i Utdanningsforbundet Ole Bjørn Helberg Arbeidstakerrepresentant: HTV i Fagforbundet Viggo Jordahl Prosjektstab: Gunn Randi Dag Lervik Rune S. Opstad Fra Agenda Kaupang: Prosjektleder: Kjell Værnor Ass. Prosjektleder: Marit Brochmann Leveranseteam: Tema Øk.analyser og statistikk Nye oppgaver etter kommuneog regionreformen Kompetanseanalyse/arbeidsformer Arbeidsmiljø Organisasjon 1 Navn Astrid Nesland Odd Helgesen Jørund Nilsen Aud Norlin Cecilie Aagestad Per-Trygve Hoff Tom Schjetne

2 Digitalisering Hovedaktiviteter i fasene hvilke hovedaktiviteter som inngår i hver fase forventede/ ønskede produkter fra hver enkelt fase Morten Stenstadvold Prosjektplanen omhandler forprosjektet til omstilling av organisasjonen mot 2020, og kan således betegnes som fase 1 i hovedprosjektet. Som forprosjekt er dette prosjektet i all hovedsak et kartleggings- og utredningsprosjekt (se uthevet område i fig under). I forprosjektet inngår følgende aktiviteter og leveranser 1. Analyse av økonomi, statistikk og måloppnåelse / tjenestekvalitet Analysen vil Identifisere og analysere utfordringsområder med bakgrunn i de økonomiske rammene for fylkeskommunens virksomhet. Samt systematisere og analysere tilgjengelig statistikk- og datagrunnlag med betydning for fremtidig tjenestetilbud (omfang og organisering) Metode: Økonomisk analyse: Gjennomgang av planer, budsjetter, årsrapporter m.m. Økonomianalyser i sammenligning med andre fylkeskommuner bl.a ved bruk av KOSTRA Statistisk gjennomgang: Gjennomgang av fylkesstatistikk for 2017 Med bakgrunn i analysene over vil det evt bli utført tilleggsanalyser ved hjelp av data fra fylkesstatistikk, KOSTRA eller annet datagrunnlag Analyse av måloppnåing og tjenestekvalitet Vurdere av måloppnåing opp mot planer og budsjett 2

3 Bruke tilgjengelige data fra kvalitetsmeldinger, årsrapporter, kvalitetssystem m.v. som gir informasjon om resultatindikatorer og måloppnåelse i våre plansystem som grunnlag for å vurdere tjenestekvalitet I forbindelse med analysen gjennomføres Intervjuer med ledere og nøkkelpersonell i sektoradministrasjonene og et utvalg virksomheter (videregående skoler, og tannklinikker) og i stabsavdelingene Møter eller workshops innenfor hver sektor med deltakelse fra både sentralt hold og virksomhetsnivå Varighet: okt 2018 des 2018 Ansvarlig: Agenda Kaupang Bistand/involvering: Fylkeskommunen (tilgjengeliggjøring av grunnlagsmateriale for analyse, praktisk tilrettelegging og organisering av intervjuer/workshops), og bistår i valg av sammenlikningsfylker for analysene. I tillegg vil beslutningen om hvilke evt tilleggsanalyser det er hensiktsmessig å gjennomføre (ref siste kulepunkt under statistisk gjennomgang over) vil bli tatt av Agenda Kaupang i samråd med prosjektgruppen. Leveranse: Delrapport 2. Identifisere og vurdere omfang av nye oppgaver og ansvarsområder, samt kompetansekrav som følge av kommune- og regionreformen og prosjektet Møre og Romsdal mot 2025 Fylkeskommunene vil få endret oppgaveportefølje etter gjennomføringen av kommune- og regionreformen. I forprosjektet vil vi foreta en analyse og vurdering av hva overføringen av oppgaver fra staten vil medføre når det gjelder tjenesteomfang og ressursbruk, og krav til ny kompetanse. Det som allerede er avklart er at fylkeskommunens ansvar og oppgaver innenfor samferdsel vil tillegges særlig vekt på grunn av omfang og kompleksitet knyttet til dette fagområdet. Det er derfor besluttet å etablere et eget underprosjekt for samferdsel med egen prosjektorganisasjon og prosjektplan. Agenda Kaupang sin rolle i dette underprosjektet omtales derfor ikke nærmere i prosjektplan for forprosjektet. I tillegg vil prosjektet identifisere eventuelt andre nye større oppgaver og ansvarsområder som vil utfordre fylkeskommunen økonomisk eller på andre måter. 3

4 Endret oppgaveportefølje vil også få konsekvenser for fylkeskommunens kompetansebehov og -sammensetning. Det er derfor naturlig at også vurderinger knyttet til dette vil inngå i denne delen av prosjektet. Vi vil kartlegge og beskrive de mulige konsekvensene, både av den endrete porteføljen og kompetansegjennomgangen opp mot de deler av organisasjonen som blir direkte berørt av oppgaveoverføring (vil gjelde på fag og stab-/støttefunksjoner). Kompetanseanalysen vil ikke omfatte alle deler av virksomheten, men vil måtte ta opp i seg områder der analysen etter pkt. 1 ovenfor, gir grunnlag for å vurdere tjenestetilbudet og organiseringen av dette. Metode: Gjennomgang av sentral dokumentasjon knyttet til analysen av økonomi, statistikk og måloppnåelse / tjenestekvalitet, samt hva overføringen av oppgaver fra staten vil medføre når det gjelder tjenesteomfang og ressursbruk, og krav til ny kompetanse, bl.a med utgangspunkt i regjeringens forslag til endrete oppgaver når det foreligger ( ). Intervjuer med ledere og nøkkelpersonell i sektoradministrasjonen, og workshop med et utvalg ledere og ansatte innenfor de ulike sektorene. Drøfting av (konkrete eksempler på) hvilke endringer som kan påvirke fylkeskommunens ansvar og økonomiske situasjon. Vi vil invitere prosjektgruppen til drøfting av disse spørsmålene. Kartleggingen av kompetanse vil ta utgangspunkt i fylkeskommunens eget kartleggingssystem, og vurdere eksisterende kompetanse opp mot antatte behov. Varighet: okt 2018 des 2018 Ansvarlig: Agenda Kaupang Bistand/involvering: Fylkeskommunen (tilgjengeliggjøring av grunnlagsmateriale for analyse, praktisk tilrettelegging og organisering av intervjuer/workshops). Prosjektgruppen vil inviteres til drøfting av hvilke endringer som kan påvirke fylkeskommunens ansvar og økonomi. Gjennomgangen av kompetanse vil forutsette at fylkeskommunen har grunnlagsdata/kompetansekartlegging tilgjengelig 4

5 Leveranse: Delrapport/dokument som oppsummerer hovedfunn fra de gjennomførte analysene og hvilke føringer dette potensielt vil ha for hovedprosjektet. 3. Vurdering av psykososiale arbeidsmiljøfaktorer av betydning for utvikling av organisasjonen Agenda Kaupang vil ta utgangspunkt i medarbeiderundersøkelsen gjennomført høsten 2018, og gjennomgå resultatene med tanke på å trekke ut de funn som kan være av betydning for utvikling av organisasjonen Metode: Gjennomgang og analyse av medarbeiderundersøkelsen som grunnlag for organisasjonsutvikling Varighet: nov 2018 Ansvarlig: Agenda Kaupang Bistand/involvering: Fylkeskommunen tilgjengeliggjør resultater og grunnlagsdata fra medarbeiderundersøkelsen Leveranse: Oppsummeringen drøftes med prosjektgruppen 4. Kartlegging av digital modenhet Digitalisering vil være et viktig element i og en premiss for utviklingen av Møre og Romsdal fylkeskommune. Fylkeskommunen har et omfattende digitalt økosystem med et stort antall fellestjenester og fagsystemer. Høyere vektlegging av brukertilpassede tjenester og et behov for effektivisering, koblet sammen med nye digitale løsninger, bruk av big data, robotisering og automatisering av saksbehandling, gir mulighet for helt nye måter å yte tjenester på. Utviklingen av fylkeskommunens organisering må skje i parløp med digitaliseringsarbeidet, slik at en unngår at organiseringen blir en barriere for gevinstgivende digitalisering. I forprosjektet er det viktig å etablere en god forståelse av hvor en står og hvilke utfordringsbilder en ser for seg i årene framover, når det gjelder digitalisering. Vi foreslår derfor at en i forprosjektet fokuserer på tre temaer som samlet vil gi svar på status og utfordringsbildet. Disse temaene er: Digital modenhet i Møre og Romsdal fylkeskommune Utfordringer og muligheter i fylkeskommunens digitale økosystem Fremtidsbilder for digitaliseringen av Møre og Romsdal fylkeskommune Vi vil sammen med oppdragsgiver måle digital modenhet gjennom bruk av Difis verktøy: Et utvalg sentrale aktører fra de respektive avdelingene i fylkeskommunen vil få i oppgave å fylle ut skjemaet. Dette vil samlet gi en oversikt og fylkeskommunens digitale modenhet, og ikke minst, eventuelle forskjeller i digital modenhet mellom ulike enheter og deler av organisasjonen. Videre vil de samme aktørene bli bedt om å gjøre en mer spesifikk vurdering av utfordringer og muligheter med utgangspunkt i den digitale hverdagen de opplever. Disse to aktivitetene vil utfylles videre med en diskusjon av et fremtidsbilde basert på sentrale rammebetingelser og utviklingstrekk i omgivelsene rundt fylkeskommunene. Dette kan omfatte 5

6 framtidige forventinger og krav fra brukere, føringer og krav fra statlig nivå på det digitale området, framtidige oppgaver og ansvar for fylkeskommunen, teknologiske utviklingstrekk mv. Den praktiske gjennomføringen av de tre aktivitetene vil gjennomføres ved å utføre 2 3 strategisk orienterte intervjuer med ressurser i fylkeskommunen som arbeider med digitalisering. Deretter velges det ut et antall representanter for enhetene i fylkeskommunen (til sammen personer) med særlig ansvar og/eller interesse for digitalisering. Disse får i oppgave å gjennomføre modenhetsvurderingen og vurdere utfordringer og muligheter i fylkeskommunens digitale økosystem. Svarene bearbeides av oss og danner grunnlag for en 3 4 timers workshop. Metode: Spørreskjema Intervjuer og workshop Varighet: nov des 2018 Ansvarlig: Agenda Kaupang Bistand/involvering: Delprosjektet forutsetter at sentrale aktører deltar i aktivitetene gjennom å fylle ut spørreskjema, gjennomføre modenhetsvurderinger, og delta i intervjuer og workshop Leveranse: Resultatene integreres i rapport fra forprosjektet Prosjektets Prosjektets fremdrift vil sikres gjennom arbeid med delvis overlappende arbeidsform delprosjekter, sammenfallende med punktene over. Prosjektet legger opp til faste møtepunkter mellom prosjektgruppen i fylkeskommunen og Agenda Kaupang. hvordan Arbeidet i arbeidsstrømmene vil inkludere intervjuer og møter med ulike deler av prosjektleder vil organisasjonen. Detaljerte planer for intervjuer og ws knyttet til de enkelte legge opp arbeidet delprosjektene vil avtales direkte i forbindelse med hvert prosjekt og i samarbeid sammen med de ulike med kontaktpersoner hos fylkeskommunen. aktørene som inngår i prosjektet Møter i prosjektgruppen Møter med prosjektstab Møter med eventuelle teamledere/ leverandører Kommunikasjon med omgivelsene Det er lagt opp til følgende prosjektmøter med fylkeskommunen: Styringsgruppen: Uke 38, 40, 46, 50, 7 og 10 Prosjektgruppe/arbeidsgruppe: Uke 38, 40,42, 44, 47, 50, 4, 6 og 9 For sikre tett og løpende kontakt mellom fylkeskommunen og Agenda Kaupang etableres det en prosjektstab bestående av prosjektansvarlig, prosjektleder, prosjektfagleder. Prosjektstaben er kontaktpunkt for å forberede og tilrettelegge møtene i prosjektgruppen. Se for øvrig fremdriftsplan i vedlegg 1 for mer detaljert oversikt over prosjektets fremdrift. Kommunikasjon -- AVKLARES Når det gjelder underprosjekt for samferdsel vises det til egen prosjektplan. 6

7 Budsjett og rammer Agenda Kaupang i arbeider med forprosjektet skal gjennomføres innenfor en avsatt ramme på NOK eks. mva. I tillegg kommer reisekostnader. prosjektets finansiering og økonomiske ramme, gjerne fordelt på fasene I tillegg forventes det at ansatte i de ulike sektorene i fylkeskommunen samt personer i prosjektgruppe og styringsgruppe hos fylkeskommunen dedikerer tid til å delta i aktivitetene prosjektet forutsetter, inkludert planlegging/forberedelse og klargjøring av grunnlagsdokumenter som er sentrale for gjennomgangen. Finansiering (egne og eksterne midler) Bruk av interne og eksterne ressurser Forventede kostnader som vil påløpe (reiser, møter, materiell, honorar til eksterne) Kontaktpersoner for prosjektet hos fylkeskommunen vil måtte påregne noe mer arbeidstid til bistand i prosjektet, hovedsakelig når det gjelder praktisk tilrettelegging og organisering av intervjuer og workshops. Beslutningspunkter og oppfølging Prosjektets hovedleveranse er en wordrapport med tilhørende ppt-presentasjon som skal leveres innen 1. mars 2019 fastsatte beslutningspunkter i prosjektet, og hvordan disse skal følges opp, eks møteplan med prosjekteier/prosjekt ansvarlig/ styringsgruppa og ev eksterne teamledere/ leverandører Forprosjektet avsluttes ved at resultatene fra alle undersøkelsene sammenstilles i en rapport som vil være disponert etter aktivitetene eller deloppdragene omtalt ovenfor. Utfordringer for de ulike sektorene sett i lys av fylkeskommunens økonomiske situasjon Nye oppgaver og ansvarsområder, samt kompetansekrav og -behov som følge av kommune- og regionreformen Andre større oppgaver og ansvarsområder som vil utfordre fylkeskommunen økonomisk eller på annen måte Hva har gjennomgangen av tilgjengelig statistikk gitt av kunnskap av betydning for utforming av det framtidige tjenestetilbudet i regi av Møre og Romsdal fylkeskommune? Psykososiale- og organisatoriske arbeidsmiljøfaktorer av betydning for utvikling av organisasjonen Digital modenhet Vurdering av styrker og utfordringer ved dagens organisering Med bakgrunn i disse oppsummeringene blir det fremmet anbefalinger om målsettinger og mandat/innretning av hovedprosjektet for fase 2 og 3, hvilke delprosjekter som skal gjennomføres, metodisk tilnærming, ressursrammer for de ulike delprosjektene og milepæler. Overnevnte rapport danner grunnlag for sak til politisk behandling i fylkestinget 8. og 9. april Evaluering av prosjektet 7

8 hvordan og når prosjektet skal evalueres, og hvordan erfaringer og lærepunkter skal overføres til den(de) aktuelle organisasjonen(e). Evaluering gjøres alltid ved prosjektets slutt, men bør også gjøres underveis etter hver fase. Vedlegg AVKLARES AVKLARES Risikovurdering med tiltak Interessentanalyse med kommunikasjonsplan 8