Samordnet regional digitalisering

Transkript

1 Referat fra styringsgruppemøte i Forprosjekt samordnet regional digitalisering Sted: Sandnes Rådhus Tidspunkt: 14 februar 2018 kl Til stede: Marthe Berge, Torild Lende Fjermestad, Bodil Sivertsen, Helen Aarholm, Anne Berit Berge Ims, Trygve Apeland Observatører: Kristin Barvik (KommIT), Berit Refve Vik, Inger Bjørkum Leigvold, Bjarte Våge, Atle Sandal (Karabin) og Geir Grannes (Karabin) Forfall meldt, ingen vara: Per Kristian Vareide, Magne Fjell, Knut Underbakke 01/18 Godkjenning av dagsorden/saker til Godkjenning eventuelt Nr Sak Saksunderlag Type sak 01/18 Godkjenning av dagsorden/saker til Godkjenning eventuelt 02/18 Godkjenning av referat fra møte 1. Referat Godkjenning desember /18 Status i forprosjektet Notat/Presentasjon i møte Orientering 04/18 Modell for samordnet regional digitalisering Notat/Presentasjon i møte Beslutning 05/18 Budsjett forprosjekt Notat Beslutning 06/18 Fremdriftsplan forprosjekt Notat Beslutning 07/18 Oversikt nasjonale prosjekter Notat Orientering 08/18 Eventuelt Dagsorden godkjennes slik den er fremlagt. 02/18 Godkjenning av referat fra møte 1. desember Godkjenning 2017 Referatet fra møte 1. desember følger som vedlegg til denne innkallingen. Referat fra styringsgruppemøte 1. desember 2017 godkjennes. 1

2 03/18 Status i forprosjektet Orientering Forprosjektet har siden sist styringsgruppemøte i desember 2017 inngått kontrakt med Karabin som fasilitator for arbeidet. Vi har i denne perioden ikke hatt møter i arbeidsgruppen, men valgt å ha et mindre arbeidsutvalg bestående av Sandnes kommune v/bjarte Våge og Stavanger kommune v/berit Refve Vik og Inger Bjørkum Leigvold. Arbeidsgruppen er orientert om arbeidet som er gjennomført som forberedelse til dette styringsgruppemøte. Vi har gjennomført 2 arbeidsmøter med Karabin hvor vi i hovedsak har jobbet med å se på ulike modeller for organisering både for kommunene på Nord-Jæren men også for hele Rogaland. I tillegg har vi arbeidet med en matrise for å få oversikt over sentrale fagsystemer i kommunene. Det har videre vært arbeidet med budsjett og fremdriftsplan som presenteres på dette møte. Se for øvrig vedlagt presentasjon fra Inger Bjørkum Leigvold, gjennomgått i møtet. Tas til orientering 04/18 Modell for samordnet regional digitalisering Beslutning I styringsgruppens møte 1. desember 2017 ble det besluttet at oppdatert versjon av mulige modeller for organisering av samarbeidet skulle legges frem i neste styringsgruppemøte. Denne saken presenterer alternative modeller og legger til rette for en mer utdypende presentasjon og diskusjon i møtet. Modellene er utarbeidet i samarbeid mellom arbeidsgruppens representanter for Sandnes og Stavanger kommune og med bidrag og innspill fra innleide konsulenter fra Karabin AS. Det er valgt å fokusere på modeller som kan ivareta samarbeidet på Nord-Jæren. De fleste modellene vil også kunne skaleres til å ivareta et felles digitaliserings- og utviklingssamarbeid for hele Rogaland fylke. Modellene er utformet uavhengig av vedtaket i styringsgruppen 1. desember sak 5 om anskaffelse av ekstern bistand til sekretariat/tilretteleggerfunksjon, således at styringsgruppen er stilt fritt til å vurdere ulike modeller. I møtet ble 6 modeller presentert. I møteinnkallingen er alle modellene gjengitt, i referatet gjengis kun valgt modell. 2

3 "Bergensmodellen" er utformet med en sterk styringsgruppe bestående av rådmenn fra de kommuner som deltar i samarbeidet samt kommunaldirektør og direktør for digitalisering og innovasjon i Bergen kommune. Sistnevnte er representert i KS sitt Digitaliseringsutvalg og leder styringsgruppen. Styringsgruppen beslutter alle gjennomføringsprosjekter og tiltak. Samtlige tiltak og prosjekter rapporterer til styringsgruppen gjennom et koordinerende sekretariat. Sekretariatet etablerer og følger opp fremdrift og leveranser fra de enkelte tiltakene. Ressursgruppen er sammensatt med en representant fra hver kommune. Vedkommende fungerer som bindeledd mellom sekretariatet og kommunen. Den faglige/kompetansemessige bakgrunnen til medlemmene og deres rolle i egen kommune er varierende. Ressursgruppen kvalifiserer tiltak og initiativer i samarbeid med sekretariatet og arbeider aktivt for å styrke samhandlingen på tvers av kommunene i forhold til oppgaveløsning og felles gjennomføring. Den enkelte representanten i ressursgruppen har spesifikt ansvar for å bidra til realisering av tiltak i egen kommune. Alle tiltak har en tiltakseier. Det er en rådmann eller kommunalsjef for tiltaksområdet i en av kommunene. Prosjektleder for tiltaket rapporterer gjennom prosjekteiende kommunalsjef til sekretariatet og den regionale styringsgruppen. Det er valgfritt om en kommune ønsker å ta del i et tiltak, men dersom den deltar skal den være aktivt deltakende på tiltaksområdet. Erfaringene med modellen i Bergensregionen er positive. Forprosjektet som ble gjennomført våren 2017 ble videreført som et samarbeid gjennom høsten De involverte kommunene har signert en felles intensjonsavtale om videreført samarbeid. Avtalen er til politisk behandling i kommunene og har tidfestet et evalueringstidspunkt 1. januar Generelle kommentarer Ved valg av modell er det flere hensyn å ta. Arbeidsgruppen som har arbeidet med modellene ønsker å stille styringsgruppen fritt til å drøfte modellene og beslutte modell for det videre arbeidet i forprosjektet. Den valgte modellen bør evalueres etter noe tid slik at eventuelle tilpasninger kan gjennomføres. Ved valg av modell bør det blant annet vurderes i hvilken grad modellen - er egnet til å stimulere til likeverd og et upartisk samarbeid mellom kommunene - vil bidra til samarbeid om mottak av nasjonale initiativer og legge til rette for mottak i den enkelte kommune - sikrer erfaringsoverføring mellom kommuner gjennom faglige og tjenestenære kompetansenettverk - tilstrekkelig reell kapasitet i fellesskapet til å sikre samordnet regional utvikling på digitaliseringsområdet - sikrer en hensiktsmessig organisering av tilretteleggingsfunksjoner for fellesskapet 3

4 - kan danne utgangspunkt for en videre skalering som kan dekke hele Rogaland fylke Styringsgruppen vedtar å legge modell «Bergensmodellen» med de tilpasninger som er fremkommet i møtet til grunn for det videre samarbeidet. - Modellen skal gjelde for kommunene Gjesdal, Hå, Klepp, Randaberg, Sandnes, Sola, Stavanger og Time i forprosjektet - Resterende kommuner i Rogaland skal inviteres til samarbeid etter forprosjektet - Styringsgruppen består, men Kristin Barvik møter i kraft av sitt medlemskap i KommIT rådet - Ressursgruppen skal bestå av én representant fra hver kommune i styringsgruppen og konstitueres med nye medlemmer - Navn på samarbeidet/modellen skal revideres - Sekretariatet skal drives innenfor budsjettrammer i forprosjektet 05/18 Budsjett forprosjekt Beslutning Forprosjektet har utarbeidet følgende forslag til budsjett: 2018 Inntekter: Tilskudd eksterne Interne ressurser SUM Utgifter Ekstern prosjektledelse Ressursgruppe og prosjektleder Møter styringsgruppe/arbeidsgruppe Kompetanseheving SUM Budsjettet baserer seg på at det i forprosjektet kun skal brukes tildelte skjønnsmidler og interne ressurser. All møtevirksomhet som deltakere i arbeids-/styringsgruppen gjennomfører defineres som interne ressurser og dekkes således av den enkelte kommune. Det er satt av til ekstern prosjektledelse basert på kontraktsinngåelse for sekretariat/tilretteleggerfunksjon. Ellers gjenspeiler budsjettet foreslått modell og fremdriftsplan. Styringsgruppen godkjenner fremlagt budsjett for forprosjektet. 4

5 06/18 Fremdriftsplan forprosjekt Beslutning Styringsgruppen vedtok i styringsgruppens møte 3-1. desember 2017, sak 7 å justere fremdriftsplan etter at sekretariat/tilretteleggerfunksjon for samarbeidet ble styrket. Denne styrkingen har funnet sted ved at det er inngått avtale om ekstern bistand for tilrettelegging av sekretariat i forprosjektperioden. En arbeidsgruppe med representasjon fra Sandnes og Stavanger har utarbeidet fremdriftsplan for forprosjektet med utgangspunkt i de vedtak som ble fattet i møtet 1. desember og med nødvendige tilpasninger sett hen til det begrensede arbeidet som har vært gjennomført i mellomliggende periode. Forslaget til fremdriftsplan er illustrert i figuren nedenfor. Det er også markert forslag til styringsgruppemøter samt de tilpasninger i agenda som foreslås sett hen til styringsgruppens vedtak om tentativ plan og agenda for styringsgruppemøter 1. desember. Nye formuleringer er markert med understrek og formuleringer som er strøket er markert med gjennomstrek. Styringsgruppen vedtar å legge forslaget til fremdriftsplan til grunn for det videre arbeidet. 5

6 07/18 Oversikt nasjonale prosjekter Informasjon I fremdriftsplanen og møteplan fra sist styringsgruppemøte ble det bedt om en oversikt over nasjonale prosjekter. Vedlagt liste gir en oversikt over pågående nasjonale prosjekter og Stavanger og Sandnes kommunes involvering i disse. Tas til orientering 08/18 Eventuelt Ingen saker til eventuelt. 6