Til styringsgruppens medlemmer Forprosjekt DigiRogaland Stavanger, 15 juni 2018

Transkript

1 Til styringsgruppens medlemmer Forprosjekt Stavanger, 15 juni 2018 Innkalling til møte i Forprosjekt s styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen 20. juni 2018, kl , i Klepp rådhus. Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak 17/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning 18/18 Godkjenning av referat fra møte 24. april 2018 Referat Godkjenning 19/18 Status om arbeidet i ressursgruppen Notat Orientering og sekretariatet 20/18 Digitaliseringsstrategi Notat/Presentasjon i Beslutning møte 21/18 Kvalifisering av nye tiltak Notat Beslutning 22/18 Finansieringsmodell for Notat/Presentasjon i Beslutning møte 23/18 Samarbeidsavtale for Notat Beslutning 24/18 Videreføring av Notat Beslutning 25/18 Eventuelt Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Vedlegg Referat fra styringsgruppemøte Modell for felles digitaliseringsstrategi Samarbeidsavtale Statusrapport digitaliseringsportefølje KS

2 17/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning Dagsorden godkjennes 18/18 Godkjenning av referat fra møte 24. april 2018 Godkjenning Referatet godkjennes 19/18 Status om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet Orientering Sekretariatet og ressursgruppen har siden sist møte i februar 2018 jobbet med følgende saker: - Alle kommuner i Rogaland har mottatt nytt informasjonsskriv med status i arbeidet så langt og informasjon basert på vedtakene som ble gjort i styringsgruppemøte Det er gjennomført informasjonsmøter med rådmennene i Ryfylke og i Dalane, samt rådmannens lederteam i Rennesøy. Gode og positive tilbakemeldinger fra alle og ønske om å delta. - Det er gjennomført møte i Ressursgruppen hos Randaberg kommune. Her fikk vi bl.a. presentert arbeidet med behovskartlegging og utarbeidelse av anskaffelsesdokumenter i forbindelse med kjøp av Pasientvarslingsanlegg med trygghetsskapende- og mestringsteknologi til nytt sykehjem. - Per Kristian Vareide, Bodil Sivertsen og Helene Arholm har informert fylkesmannen om arbeidet som gjøres i og invitert fylkesmannen som observatør på møtene i styringsgruppen. 2

3 - Styringsgruppens leder informerte om under rådmannsårsmøtet i Haugesund Stavanger kommune har gjennomført møte med Microsoft og Lyse ang. etablering av et pilotprosjekt for å komme i gang med planlegging og uttesting av ny dataplattform, med mål om felles datalake/datasjø for å samle kommunens data og legge til rette for dataanalyse og enklere utvikling av nye tjenester. Målet med denne piloten er både å få evaluert nytten av slik plattform, dvs. hvilke tjenester den kan legge til rette for og teste ut en eller flere teknologier/arkitekturer for å se om de er hensiktsmessige. Et av bruksområdene i piloten er Mobilitet. Kartlegging av bevegelsesmønstre/flyt kan gi kommunen, innbyggerne, Kolumbus og næringslivet en rekke gevinster som kan prototypes som mikrotjenester som f.eks: o Hva er korrelasjonen mellom luftkvalitet, trafikkmengde, vind og temperatur o En overordnet dynamisk flytoversikt som beslutningsstøtte o Hvor mange sykler ved ulikt vær o Hvordan endres sykkelvanene gjennom året o Hvor langt går folk til busstoppet eller togstoppet o Ruteplanlegger med fokus på miljø o Osv Målet med piloten er å presentere en ferdig løsning under Nordic Edge Expo i september 2018 og vise hvordan denne enkelt kan «kopieres» til en eller flere av de andre kommunene i. Informasjonen tas til orientering 20/18 Digitaliseringsstrategi Beslutning Styringsgruppen besluttet i sist møte å starte arbeidet med å lage en felles overordnet strategi for digitalisering for. Strategien vil være veiledende for de deltakende kommunene i forhold til retning på utvikling og satsingsområder. Tanken med strategien er å etablere en felles plattform der man kan se de nasjonale strategiene i sammenheng med det regionale samarbeidet og satsingen her. For å sikre en godt gjennomarbeidet og forankret strategi foreslår ressursgruppen å sette ned en egen arbeidsgruppe som skal lede arbeidet. Arbeidsgruppen foreslås å bestå av 1 representant fra styringsgruppen og inntil 5 representanter fra ressursgruppen. 3

4 Strategien foreslås bygget opp med utgangspunkt i modellen laget for tilsvarende samarbeid i Hordaland. Strategien vil da bestå av ett ark (ensidig eller tosidig, vurderes i prosessen) hvor hovedtrekkene i strategien og arbeidsprosessene beskrives. Videre foreslås det å lage ett grunnlagsdokument som gir en grundigere innføring i strategien og tanken bak denne. Dette for at de resterende kommunene i samarbeidet skal få en god forståelse for prosessen og strategien. I vedlagt forslag til modell er det tatt utgangspunkt i strategi utarbeidet av KS. Modellen beskriver felles målsettinger for og hvordan disse er tenkt løst. I tillegg vil det bli utarbeidet og listet opp felles prinsipper, suksesskriterier og verktøy. Med å utarbeide denne felles strategien er tanken at det skal være lett for den enkelte kommune å måle gevinsten av samarbeidet. I tillegg vil strategien for samarbeidet være oversiktlig og lett å orientere seg i for den enkelte kommune. Strategien kan brukes som utgangspunkt for kommunene sine egne digitaliseringsstrategier slik at man sikrer at arbeidet i den enkelte kommune er i tråd med intensjonene i det regionale samarbeidet. Arbeidet med strategien har oppstart høsten Styringsgruppen vedtar oppstart av arbeidet med digitaliseringsstrategi. Styringsgruppen oppnevner xxxxxx (fra styringsgruppen) til å lede tiltaket. 21/18 Kvalifisering av nye tiltak Beslutning Ressursgruppen har startet arbeidet med prosjektets første tiltak metode for mottak av nasjonale digitale løsninger. Gruppen som arbeider med tiltaket er kommet godt i gang og har avholdt både oppstartsmøte og første arbeidsmøte. Arbeidet ledes av innleid ressurs fra Karabin og alle kommunene har deltatt med representanter til møtene. Arbeidet ferdigstilles før sluttrapporten for forprosjektet skrives i august Sekretariatet og ressursgruppen ønsker tilslutning til oppstart av 3 nye tiltak: - Tiltak 2: Etablering av Digitaliseringsstrategi for - Tiltak 3: Mottak av nasjonalt prosjekt DigiHelse - Tiltak 4: Mottak av nasjonalt prosjekt DigiSos 4

5 Mottak av DigiHelse og DigiSos vil være de 2 første nasjonale prosjektene som er klar for implementering i kommunene. Det er naturlig at det er representanter fra Sandnes og Stavanger kommune som leder disse 2 tiltakene, da det her er representanter med i prosjektgruppene, henholdsvis Sandnes i DigiHelse og Stavanger i DigiSos. Styringsgruppen vedtar å opprette 3 nye tiltak. Ett for etablering av Digitaliseringsstrategi for, ett for mottak av DigiHelse og ett for mottak av DigiSos. Sekretariatet etablerer tiltakene med ledere og deltakere fra kommunene. 22/18 Finansieringsmodell for Beslutning I sak 13/18 bekreftet styringsgruppen ambisjonen om en fylkesdekkende modell for. Det ble også tydeliggjort et ønske om å videreføre samarbeidet som et felles sentralisert kompetansenettverk med utgangspunkt i Stavanger kommune. Styringsgruppen ga samtidig positive signaler til å bidra med ressurser for å realisere samarbeidet. Forprosjektets sluttrapport skal behandles i styringsgruppen i august Det påregnes at samarbeidet besluttes videreført. Dette vil innebære behov for ressurser knyttet til drift av sekretariat og gjennomføring av felles tiltak og prosjekter. Det fremmes derfor egen sak om modeller som kan ivareta dette. Høsten 2018 Det legges til grunn at samarbeidet høsten 2018 vil bestå av de kommunene som har deltatt i forprosjektet. Etter avsluttet forprosjekt vil ambisjonen for disse kommunene være et øket aktivitetsnivå i sekretariatet og de deltakende kommunene. Den regionale digitaliseringsstrategien vil være førende for innretning av prosjekter og tiltak. Hovedfokus vil være rettet inn mot mottak av nasjonale løsninger, i første omgang Digitale innbyggertjenester i helsetjenesten (Digihelse) og Digitale innbyggertjenester i sosialtjenesten (Digisos). Parallelt med de videreførende aktivitetene vil det gjennom høsten bli arbeidet aktivt med å etablere strukturer og samhandlingsmodeller for øvrige kommuner i Rogaland. Det er tilkjennegitt i sak 14/18 at en ressursgruppe bestående av 23 deltakere er en 5

6 uhensiktsmessig størrelse i forhold til å sikre et aktivt og likeverdig engasjement fra deltakerne. De videre utredninger og diskusjoner om ressursgruppens sammensetning og modeller for kunnskapsspredning og regional samhandling inn mot øvrige deltakerkommuner bør sluttføres per 1. november slik at en komplett modell kan iverksettes fra 1. januar For å sikre en vellykket utvidelse av samarbeidet vil det gjennom høsten måtte arbeides aktivt med forankringsarbeid slik at flest mulig av kommunene i Rogaland knytter seg til. Finansiering Finansiering av fellesaktiviteter høsten 2018 foreslås dekket av kommunene som er involvert i forprosjektet, eventuelt med støtte fra Fylkesmannen. Ut over kommunenes egeninnsats vil der være behov for en prosjektleder i full stilling som kan drifte sekretariatet og koordinere felles tiltak og innføring av nasjonale fellesløsninger i kommunene på et overordnet nivå. Kostnaden for høsten 2018 er beregnet å være i størrelsesorden kr og foreslåes fordelt med 30% på Stavanger kommune og 20% på Sandnes kommune. Resterende 50% fordeles med 8,3% på hver av de resterende kommunene. Dette innebærer en modell som balanserer mellom innbyggertall og felles grunnbeløp. Fra 1. januar 2019 er det en ambisjon at samtlige kommuner i Rogaland deltar i samarbeidet. Dette innebærer at sekretariat, felles kompetansemiljø og nasjonale løsninger for mottak i alle kommunene skal ivaretas. Det vil innebære behov for økt ressurstilgang. I den forbindelse anbefales det at sekretariatet i samarbeid med Stavanger kommune utarbeider et budsjett for 2019 som kan legges til grunn for særskilt behandling. Et økende omfang av deltakere, til dels med betydelige variasjoner i kommunestørrelser og sannsynlig ulikt uttak av tjenester fra det felles kompetansemiljøet innebærer at det i første omgang utarbeides prinsipper for medfinansiering. Prinsippene vil være gjenstand for drøfting og derved forankring for fremtidig finansieringsordning inn mot de nye deltakende kommunene. I det følgende legges det til grunn at de deltakende kommunene må ivareta den samlede finansiering. I den grad Fylkesmannen vil bidra finansielt vil det innebære en avkorting i det samlede budsjettet som må finansieres. Saksunderlaget legger til grunn tre ulike elementer som må finansieres. Dette er: a. Grunnfinansiering (drift av sekretariat og regionale fellesprosjekter/tiltak) b. Uttak av ressurser fra det felles kompetansemiljøet c. Mottak av nasjonale løsninger Finansieringsmodellene for de ulike elementene vil variere. Grunnfinansiering Grunnfinansiering innebærer drift av sekretariat og fellesprosjekter/tiltak. Herunder ligger også kostnader knyttet til forankringsarbeid og regionale fellessamlinger av faglig og drifts- og styringsmessig karakter. Det finansielle behovet kan dekkes inn gjennom bidrag fra de deltakende kommunene der; 6

7 1. Alle kommuner deltar med et likt beløp 2. Det samlede behovet fordeles etter innbyggertall 3. En delt modell med fast grunnbeløp og innbyggertall som grunnlag av restbeløpet Uttak av ressurser fra felles kompetansemiljø Hva gjelder den enkelte kommunes avrop på ressurser fra det felles kompetansemiljøet vil dette være en kostnad som den enkelte kommune må dekke. Avhengig av leveransens form og innhold kan dette være kompensasjon for medgått tid samt tilgang til metoder, verktøy mv. Mottak av nasjonale løsninger Mottak av nasjonale løsninger finansiert gjennom «DigiFin» er gjenstand for særskilt finansiering. Det er en forutsetning for å ta i bruk løsningene at kommunene har innbetalt sitt innbyggerfastsatte bidrag til «DigiFin-ordningen». Dernest vil kommunen eventuelt måtte bekoste versjonsoppgradering av fagsystem og kjøpe fagsystemets modul med gjeldende funksjonalitet. I tillegg vil der være en kostnadskomponent til KS knyttet til kommunens andel av kommunenes felles utviklingskostnad finansiert gjennom «DigiFin». (Sikrer tilbakebetaling til «DigiFin» og opprettholdelse av mekanismens finansieringskapasitet.) Det legges til grunn at kostnadene knyttet til mottak av nasjonale løsninger og innføringsprosjekt i den enkelte kommune dekkes av den enkelte kommune. vil sikre regional tilrettelegging og koordinering inn mot de nasjonale prosjektene og i samarbeid med disse legge til rette for regional innføring av løsningene innenfor de økonomiske rammene som følger av grunnfinansieringen. Den enkelte kommune vil være ansvarlig for finansiering og gjennomføring av lokalt mottaksprosjekt. Kommunens evne til å lede og gjennomføre mottaksprosjekt i egen organisasjon vil avgjøre om der kan påløpe kostnader til kjøp av bistand fra felles kompetansemiljø, systemleverandør eller andre markedsaktører. Nye deltakerkommuners kostnader Det er en ambisjon å ha en fylkesdekkende struktur operativ fra 1. januar Gjennom høsten 2018 vil det bli arbeidet aktivt med forankringsarbeid mot rådmenn, relevante kommunalsjefer og politisk ledelse. Det vil være et behov for å sikre nye kommuner mulighet for innsikt og erfaring med slik at de kan danne seg en oppfatning av hva dette innebærer for kommunen, dens ansatte og innbyggere (evt organisasjoner og næringsliv). I denne «bli-kjentfasen» vil det ikke bli avkrevd medfinansiering fra en ny kommune. Medfinansiering vil først bli avkrevd fra det tidspunktet man reelt tiltrer samarbeidet. I praksis vil det kunne åpnes for «bli-kjentkommuner» fra 1. september 2018, - forutsatt vedtak om videreførende prosjekt. En kommune vil da kunne følge tiltaket i inntil fire måneder og deretter tiltre ordningen som fullverdig deltaker og bli avkrevd medfinansiering fra 1. januar Tilsvarende innfasing av nye kommuner vil finne sted gjennom første del av 2019 med sikte på fullverdig deltakelse fra kommunene 7

8 fra 1. juni Således blir det et planlagt opptak av nye kommuner i per 1. januar 2019 og 1. juni Hva gjelder kostnadsdekning innebærer dette at frem til 31. desember 2018 vil det være åtte kommuner som deler kostnaden i henhold til prinsipper angitt i saken. Fra 1. januar 2019 vil disse kommunene dele kostnaden sammen med «blikjentkommuner» høsten Fra 1. juni 2019 vil samtlige deltakende kommuner dele kostnaden. I det tilfellet at en ny kommune kjøper tjenester fra felles ressurspool eller tiltrer nasjonale løsninger i «bli-kjentperioden» vil den bli å anse som deltakende kommune og avkrevde medfinansiering for gjenstående periode av kalenderåret. Det vil være krevende å utforme en finansieringsnøkkel relatert til grunnfinansiering for 2019 som ivaretar et dynamisk opptak av kommuner gjennom året. Dette vil være enklere dersom alle kommunene i Rogaland deltar fra 1. januar 2019, hvilket er det prinsipale målet. Da vil det være valget mellom de tre prinsippene for grunnfinansiering som gir kommunens kostnad ved deltakelse. Innfasing av nye kommuner vil ha varierende innvirkning på grunnfinansieringens kostnadsbase. Noen kostnader vil være sprangvise ift når man når kapasitetstak, mens andre er lineære. Gjennom tidlig høst påregnes det å være indikasjoner på sannsynlig deltakelse fra 1. januar Det anbefales derfor å fremlegge en mer kvalifisert sak om dette, gjeldende for 2019, til behandling for styringsgruppen i det videreførende prosjektet. 1. Følgende prinsipper legges til grunn for finansiering av : a. Grunnfinansiering, kostnader knyttet til drift av sekretariat og fellesprosjekter/tiltak dekkes av deltakende kommuner i fellesskap. b. Kostnader knyttet til den enkelte kommunes uttak av ressurser fra felles kompetansemiljø dekkes av den enkelte kommune. c. Kostnader knyttet til den enkelte kommunes mottak av nasjonale løsninger dekkes av den enkelte kommune. 2. Grunnfinansiering for høsten 2018, i størrelsesorden kr , fordeles med 30% på Stavanger kommune og 20% på Sandnes kommune. Resterende 50% fordeles med 8,3% på hver av de resterende deltakende kommunene. 3. Sekretariatet i samarbeid med Stavanger kommune utarbeider et budsjett for Grunnfinansiering knyttet til drift av sekretariat og fellesprosjekter/tiltak finansieres fra 1. januar 2019 gjennom en delt modell med fast grunnbeløp og innbyggertall 8

9 som grunnlag for fordeling av restbeløpet. 5. Medfinansiering fra nye deltakerkommuner fases inn fra 1. januar 2019 og 1. juni /18 Samarbeidsavtale for Beslutning Sekretariatet har utarbeidet et utkast til samarbeidsavtale vedrørende digitalisering for de samarbeidende kommunene i. Samarbeidsavtalen inneholder det som er generelt for samarbeidet og angir blant annet bestemmelser om partenes roller og ansvar i samarbeidet, organisering og hvordan samarbeidet finansieres. Avtalen inngås mellom den enkelte kommune og sekretariatet på vegne av styringsgruppen. Samarbeidsavtalen ligger som vedlegg til sakspapirene. Styringsgruppen godkjenner avtale knyttet til samarbeid vedrørende digitalisering. 24/18 Videreføring av Beslutning Sekretariatet forutsetter at styringsgruppen viderefører med samme formål til et hovedprosjekt med oppstart 1. september Det er i den sammenheng behov for å få satt opp en møteplan for styringsgruppemøtene høsten Forprosjektet avsluttes og leverer sin sluttrapport innen utgangen av august Ressursgruppen har satt opp et tentativt møte 21.8 hvor sluttrapporten skal gjennomgås. 9

10 Styringsgruppen vedtar oppstart av hovedprosjekt. Møteplan for styringsgruppen høsten 2018: - Torsdag 30.8 sted: xx - Xx oktober - Xx desember 25/18 Eventuelt 10