Referat fra styringsgruppemøte i Forprosjekt DigiRogaland

Transkript

1 Referat fra styringsgruppemøte i Forprosjekt Sted: Klepp Rådhus Tidspunkt: 24 juni 2018 kl Møteleder: Torild Lende Fjermestad Til stede: Ingrid Nordbø (Sola), Torild Lende Fjermestad (Klepp), Kristin Barvik, vara for Bodil Sivertsen (Sandnes), Therese Sivertsen, vara for Helen Aarholm (KS), Anne Berit Berge Ims (Hå), Trygve Apeland (Time), Magne Fjell (Randaberg), Knut Underbakke (Gjesdal) Observatører: Inger Bjørkum Leigvold (Stavanger), Anja Kleppe Lyngra (Klepp), Bjarte Våge (Sandnes), Atle Sandal (Karabin) og Geir Grannes (Karabin, referent) Forfall meldt, ingen vara: Per Kristian Vareide (Stavanger) Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak 17/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning 18/18 Godkjenning av referat fra møte 24. april 2018 Referat Godkjenning 19/18 Status om arbeidet i ressursgruppen Notat Orientering og sekretariatet 20/18 Digitaliseringsstrategi Notat/Presentasjon i Beslutning møte 21/18 Kvalifisering av nye tiltak Notat Beslutning 22/18 Finansieringsmodell for Notat Beslutning 23/18 Samarbeidsavtale for Notat Beslutning 24/18 Videreføring av Notat Beslutning 25/18 Eventuelt

2 17/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning Ingen merknader til dagsorden. Dagsorden godkjennes 18/18 Godkjenning av referat fra møte 24. april 2018 Godkjenning Ingen merknader til referatet. Referatet godkjennes 19/18 Status om arbeidet i ressursgruppen og sekretariatet Orientering Fylkesmannen har utpekt en representant som observatør i styringsgruppen. registrerer med interesse at Microsoft vil etablere nytt datasenter i regionen. Rådmannsårsmøtet i Haugesund anmodet Fylkesmannen i Rogaland om å prioritere ved tildeling av skjønnsmidler. Informasjonsbehovet er økende i kommunene som ikke er involvert i forprosjektet. Stavanger kommune vil videreføre arbeidet med å bidra med informasjon til nye kommuner. Det økte aktivitetsomfanget vil måtte sees i sammenheng med styrking av den samlede kapasitet i Stavanger kommune og sekretariatet for samarbeidet. Informasjonen tas til orientering 2

3 20/18 Digitaliseringsstrategi Beslutning Anja Kleppe Lyngra la frem sak om etablering av Digitaliseringsstrategi for. Styringsgruppen ønsker at to rådmenn skal delta i arbeidet, for å sikre kapasitet og bred forankring blant alle rådmenn i Rogaland. Arbeidet med strategien har oppstart høsten Styringsgruppen vedtar oppstart av arbeidet med digitaliseringsstrategi. Styringsgruppen oppnevner Magne Fjell og Anne Berit Berge Ims til å lede tiltaket 21/18 Kvalifisering av nye tiltak Beslutning Det ble fremholdt fra styringsgruppens medlemmer at politisk nivå i kommunene har forventninger til resultater fra deltakelse i DigRogaland. Innsats og fokus i valg av tidlige fellestiltak må reflektere dette. Styringsgruppen er opptatt av at mottak av nasjonale løsninger gjennomføres i flere kommuner samtidig i den grad det er praktisk mulig. Styringsgruppen vedtar å opprette 3 nye tiltak. - Etablering av Digitaliseringsstrategi for, - Mottak av DigiHelse Sandnes kommune er regional pilot - Mottak av DigiSos Stavanger kommune er regional pilot Sekretariatet etablerer tiltakene med ledere og deltakere fra kommunene. 3

4 22/18 Finansieringsmodell for Beslutning For å eksemplifisere hvordan finansieringsmodellen er skissert, bruker vi mottak av DigiHelse som eksempel: «Sandnes kommune må som mottaker av DigiHelse ha riktig versjon av fagsystemet Visma Profil og kjøpe den modulen som understøtter DigHelse/innbyggerdialog. Sandnes kommune må etablere og egenfinansiere et internt mottaksprosjekt som sikrer tekniske oppgraderinger samt nødvendig opplæring og tilpasning i arbeidsprosesser. Kommunen bør etablere en baseline for måling med henblikk på å dokumentere effekter/gevinster av tiltaket. I den grad Sandnes kommune har behov for bistand til innføring kan kommunen søke uttak av ressurser fra det regionale felles kompetansemiljøet eller fra eksterne.» Erfaringene som Sandnes kommune høster i den tidlige innføringen av DigiHelse gjøres tilgjengelig for øvrige kommuner i samarbeidet gjennom sekretariatet med bistand fra Sandnes kommune. KS etablerer for tiden et prosjekt for nasjonal innføring. Informasjonsmateriell og andre hjelpemidler til bruk i innføringen planlegges gjort tilgjengelig gjennom KS. I etterkant av styringsgruppemøtet er det avtalt særskilt møte for erfaringsoverføring fra tidlig innføring i Hordaland mellom sekretariatet for Samordnet regional digitalisering i Hordaland, Os kommune og Sandnes kommune. Styringsgruppen presiserer at vedtakets punkt 2, grunnfinansiering, gjelder for høsten De resterende vedtakspunktene, 1, 3, 4 og 5 gjelder for det videre prosjektet fra Dersom mottar skjønnsmidler fra Fylkesmannen i Rogaland vil de bli anvendt til å dekke deler av grunnfinansieringsbehovet i vedtaket. Styringsgruppen ba sekretariatet i samarbeid med Stavanger kommune utarbeide et utkast til budsjett for grunnfinansiering i 2019 til neste Styringsgruppemøte. Den enkelte kommune må sikre budsjettmessig dekning for eventuelle kostnader for mottak av nasjonale løsninger. 1. Følgende prinsipper legges til grunn for finansiering av : a. Grunnfinansiering, kostnader knyttet til drift av sekretariat og fellesprosjekter/tiltak dekkes av deltakende kommuner i fellesskap. 4

5 b. Kostnader knyttet til den enkelte kommunes uttak av ressurser fra felles kompetansemiljø dekkes av den enkelte kommune. c. Kostnader knyttet til den enkelte kommunes mottak av nasjonale løsninger dekkes av den enkelte kommune. 2. Grunnfinansiering for høsten 2018, i størrelsesorden kr , fordeles med 30% på Stavanger kommune og 20% på Sandnes kommune. Resterende 50% fordeles med 8,3% på hver av de resterende deltakende kommunene. 3. Sekretariatet i samarbeid med Stavanger kommune utarbeider et utkast til budsjett for grunnfinansiering for 2019 til neste Styringsgruppemøte. 4. Grunnfinansiering knyttet til drift av sekretariat og fellesprosjekter/tiltak finansieres fra 1. januar 2019 gjennom en delt modell med fast grunnbeløp og innbyggertall som grunnlag for fordeling av restbeløpet. 5. Medfinansiering fra nye deltakerkommuner fases inn fra 1. januar 2019 og 1. juni /18 Samarbeidsavtale for Beslutning Styringsgruppen var positiv til avtaleutkastet. Merknader for innarbeiding/presisering og forståelse av avtalens intensjon er inntatt i det følgende: Avtalens punkt 4.2; - Styringsgruppen består av 8 personer; 7 rådmenn + 1 representant for KS. - Stavanger, Sandnes og Haugesund nevnes med navn i første kulepunkt - KS er medlem av styringsgruppen - Stavanger kommune har i tillegg en plass som observatør i styringsgruppen - Fylkesmannen i Rogaland inviteres som observatør i styringsgruppen - Sekretariatet ivaretar sekretærfunksjon for styringsgruppen og er ikke medlem av styringsgruppen - Rogaland fylkeskommune inviteres inn som observatør i styringsgruppen - Styringsgruppen vedtar rammene for budsjett, budsjettoppfølging og tildeling av midler. Avtalens punkt 4.3; 5

6 - Vedr. kulepunkt Budsjettering endres dette til «Utarbeide forslag til budsjett, budsjettoppfølging og forvaltning av midler innenfor rammer fastsatt av styringsgruppen. Styringsgruppen ber sekretariatet innarbeider merknadene fra referatet i samarbeidsavtalen. Styringsgruppen godkjenner avtale knyttet til samarbeid vedrørende digitalisering med de merknader som fremkom i møtet (referert ovenfor). 24/18 Videreføring av Beslutning Møteplan ble fastsatt i møtet. Styringsgruppen vedtar oppstart av hovedprosjekt. Møteplan for styringsgruppen høsten 2018: - Torsdag 30 august kl sted: Gjesdal - Tirsdag 16 oktober kl sted: Randaberg - Torsdag 6. desember sted: Time 25/18 Eventuelt Ingen saker til eventuelt 6