SUKSIT digitalisering

Transkript

1 MØTEREFERAT SUKSIT digitalisering Deltakere: Merknad: Kongsberg Hilde Enget Tinn Ann Kristin Marumsrud Forfall Notodden Vigdis Bergestig Rollag Hans Henrik Thune Flesberg Jon Gjæver Pedersen Hjartdal Oddvar Nygård Forfall Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset INNHOLD SAK 038/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV SAK 039/18: STATUS FRA K-IKT... 2 SAK 040/18: STATUS DIGITALISERINGSPROSJEKTER... 2 SAK 041/18: AVTALEFORVALTNING - IMPLEMENTERING... 3 SAK 042/18: STATUS GJENNOMFØRING AV ELÆRING INFORMASJONSSIKKERHET... 3 SAK 043/18: RAPPORT UTREDNING FRAMTIDIG TELEFONIPLATTFORM... 4 SAK 044/18: REGIONAL BREDBÅNDSSTRATEGI... 4 SAK 045/18: UTRULLING AV IDM... 4 SAK 046/18: DEMO AV TEAMS FOR SUKSIT... 5 SAK 047/18: BEMANNING AV SUKSIT FRA 2019 (VEDLEGG)... 5 SAK 048/18: TILTAKSPLAN 2019 (VEDLEGG)... 6 SAK 049/18: DIGITALISERINGSSTRATEGI FRA 2019 (VEDLEGG)... 6 SAK 050/18: EVENTUELT... 7

2 SAK 038/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT AV Møtereferatet finner du her Møtereferatet godkjennes SAK 039/18: STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord fra gjennomgangen: De fleste ressurser går til å supportere skolene med oppstart av nye systemer og vanlig support av brukere (elever og lærere) Iverksatt aktivitet knyttet til å se på teknisk arkitektur for fremtidig integrasjonsløsninger Har dialog med Krødsherad og Sigdal kommuner vedr. mulig samarbeid om driftstjenester Saken tas til orientering SAK 040/18: STATUS DIGITALISERINGSPROSJEKTER Det ble gitt en kort gjennomgang av status for følgende aktiviteter: Implementering Elements og ebyggesak Implementering av digitale løsninger i oppvekst (skole, barnehage, PP-tjenesten) Implementering av pilot «Orden i eget hus» Implementering av elektroniske meldinger på helsestasjonene (Alle) Anskaffelse av rekrutteringssystem (Notodden og Kongsberg) Anskaffelse av konkurransegjennomføringssystem (Alle) Anskaffelse av elåssystem for hjemmeboende pleie- og omsorgsbrukere (Notodden)

3 Saken tas til orientering Vedr. digitale løsninger i oppvekst: Britt Inger orienterte om at det gjennomføres et Skype-møte med alle IKT-veiledere, IST, K-IKT og sekretariatet mandag for å avklare status/utfordringer. I etterkant av møtet lager Britt Inger et notat som beskriver status for de enkelte moduler/programmer som inngår i implementeringen og hvilken funksjonalitet/hvilke prosesser disse modulene disse skal støtte opp om. SuksIT distribuerer denne internt til aktuelle mottakere. SAK 041/18: AVTALEFORVALTNING - IMPLEMENTERING SuksIT anskaffet i april løsning for avtaleforvaltning. Det ble gjennomført et oppstartsmøte for alle kommunene 12. juni for at kommunene kunne komme i gang med registrering av avtaler før sommeren. For å sikre nødvendig støtte til de som er lokale systemansvarlig er det planlagt en ny felles samling for disse 5. september. Britt Inger orienterte kort om «oppdraget» som er gitt de lokale systemansvarlige til denne dagen og om implementering av løsningen så langt. Det er viktig at hver kommune legger inn kommunens avtale med regionale samarbeidsorgan som K-IKT, Responssenteret, SuksIT og Sekretariatet. Dette fordi disse avtalene inneholder økonomiske forpliktelser som bør fremgå i den enkelte kommunes oversikt. SuksIT følger opp at dette blir gjort, og drøftet også i dagens møte hvordan sikre at det lokalt utarbeides gevinstrealiseringsplan for anskaffelsen. Hilde orienterte om at Petter H i Kongsberg har fått i oppgave å utarbeide gevinstrealiseringsplan for Kongsberg. Petter H presenterer gevinstrealiseringsplanen på neste samling for systemansvarlige 5. september SAK 042/18: STATUS GJENNOMFØRING AV ELÆRING INFORMASJONSSIKKERHET RMU besluttet at alle ansatte i kommunene pålegges å gjennomføre regionens elæringskurs i informasjonssikkerhet innen 1. mai 2018, og at rådmennene tar ansvar for å orientere egen virksomhet om dette. SuksIT mottok en rapport som med oversikt over hvor mange ansatte i hver kommune som da hadde gjennomført kurset, og en oppfordring om å iverksette tiltak for å få flere til å gjennomføre kurset. Det tas ut en ny rapport som gjennomgås i dagens møte. Status viser at det fortsatt er en stor andel ansatte som ikke har gjennomført kurset.

4 SuksIT purrer internt i egen kommune for å få alle ansatte til å ta kurset SAK 043/18: RAPPORT UTREDNING FRAMTIDIG TELEFONIPLATTFORM Den regionale faggruppa for telefoni har igangsatt arbeid for å utrede fremtidig telefoniplattform. Halvor presenterer hovedpunktene i foreløpig rapport. Halvor oversender endelig rapport til SuksIT når den er klar tidlig i september SuksIT vurderer forslag til tiltak ifb med tiltaksplanen i neste SuksIT-møte 14. september. SAK 044/18: REGIONAL BREDBÅNDSSTRATEGI Det ble orientert kort om arbeidet med regional bredbåndsstrategi på forrige SuksIT-møte Halvor orienterte kort om høringsinnspillene, og om arbeidet videre. Eventuelle tiltak knyttet til operasjonalisering av strategien bakes inn i SuksIT s tiltaksplan for 2019 og drøftes i neste SuksIT-møte 14. september SAK 045/18: UTRULLING AV IDM SuksIT behandlet saken i forrige møte og besluttet da at K-IKT lager en vurdering av hvilke systemer som kan være fornuftig å koble på i Q4 og i 2019, og presenterer denne for SuksIT Lene i K- IKT går gjennom denne i dagens møte. Saken ble utsatt til neste møte

5 SAK 046/18: DEMO AV TEAMS FOR SUKSIT SuksIT gjennomførte workshop 8. juni for å få innblikk i aktuell ny samhandlingsfunksjonalitet i Office Der ble vi enige om følgende: Britt Inger sørger for at det blir opprettet et «Team» for SuksIT i Office-365 slik at dette bli den «nye» plattformen SuksIT skal samhandle på. Her vil møtereferater ligge (dokumentdeling), og her vil all kommunikasjon mellom deltakerne i SuksIT foregå. Vi går gjennom og viser den konkrete løsningen i neste SuksIT-møte 17. august. Vi vil også vurdere å etablere et par «Team» til for noen av digitaliseringsprosjektene vi har gående. For at SuksIT skal kunne bruke Teams, må K-IKT flytte alle SuksIT-medlemmene opp i skyen Dette vil antakeligvis bli gjort før i begynnelsen av august. Flyttingen skal ikke medføre endringer i dagens bruk av Office eller Mail/kalender. Oddvar vil sende nødvendig informasjon om denne prosessen i forkant. I dagens møte gikk vi gjennom Teams for SuksIT. All elektronisk samhandling / kommunikasjon i SuksIT skjer heretter via Teams (inkl utsendelse av møteinnkalling og referatet. Alle relevante dokumenter ligger lagret i Teams: digitaliseringsstrategi, tiltaksplan mm) Neste Skype-møte avlyses, og det kalles inn til Teams-møte isteden (som har samme funksjonalitet som Skype) Møtet kan fortsatt startes fra Outlook-klienten (alternativt fra Teams-klienten) SAK 047/18: BEMANNING AV SUKSIT FRA 2019 (VEDLEGG) Kommunene i regionen etablerte i 2010 SuksIT som samarbeidsorgan for kommunenes digitaliseringsarbeid. I samarbeidsavtalen som ble inngått ble det vedtatt at SuksIT ved oppstart skulle omfatte 1 årsverk som koordinator for det regionale SuksIT samarbeidet. Stillingen ble tillagt Kongsbergregionens sekretariat hvor Kongsberg kommune har arbeidsgiveransvaret. Telemarksforskning gjennomførte i januar 2018 en evaluering av det regionale samarbeidet også av det regionale digitaliseringssamarbeidet. I rapporten står blant annet følgende: «Det er tilfredshet med samarbeidet om digitalisering og tjenesteutvikling. Alle erkjenner at det vil være behov for samarbeid på dette området i framtida, og at man egentlig er i en tidlig fase i arbeidet med digitalisering. Man er i dag i front på nasjonalt nivå på en del områder, og inntrykket er at man ikke ønsker å senke ambisjonsnivået i tiden som kommer». «Det synes spesielt å være behov for mer permanent bemanning i det videre arbeidet med digitalisering og tjenesteutvikling. Det er behov for flere faste ressurser med spisskompetanse som kan brukes for å følge opp og støtte kommunene, bistå med gevinstrealisering, drive mer kontinuerlig utviklingsarbeid, og som har kompetanse på virksomhetsarkitektur, prosesser og tjenestereiser innenfor ulike kommunalområder».

6 Koordinator for SuksIT har utarbeidet et utkast til saksfremlegg for å følge opp anbefalingene i rapporten mht styrking av den permanente behandlingen (se vedlegg). I dagens møte gjennomgås utkastet med mål om at dette kan ferdigstilles og oversendes RMU for behandling SuksIT oversender saken for behandling i RMU SAK 048/18: TILTAKSPLAN 2019 (VEDLEGG) SuksIT gikk gjennom et første utkast til tiltaksplan 2019 i forrige møte Det ble der oppfordret til at SuksIT involverer/informerer egne tjenesteområder i planarbeidet, og at innspill fra de lokale prosessene formidles i dagens møte. Innspill fremkommet i dagens møte innarbeides planen Vi opprettholder samme layout på tiltaksplanen for 2019 som for inneværende år Planen ferdigstilles i neste møte i SuksIT og oversendes RMU for behandling SAK 049/18: DIGITALISERINGSSTRATEGI FRA 2019 (VEDLEGG) SuksIT skal igangsette arbeidet med å etablere ny regional digitaliseringsstrategi fra SuksIT har tidligere sett på DIFI s mal for digitaliseringsstrategi og vurdert at det kan være ønskelig å bruke dette formatet i utforming av strategien. Koordinator for SuksIT har utarbeidet et utkast til diskusjon (vedlagt). I dagens møte vurderes format og innhold, og SuksIT planlegger prosess for etablering av ny digitaliseringsstrategi. Innspill fremkommet i dagens møte innarbeides planen Strategien ferdigstilles i neste møte i SuksIT og oversendes RMU for behandling Hver kommune tar selv ansvar for lokal forankring av strategidokumentet

7 SAK 050/18: EVENTUELT Deltakelse KS ekommune 2018 KS ekommune 2018 gjennomføres på Gardermoen oktober (ref mail fra Britt Inger 21.06) Påmeldingsfristen går ut i månedsskiftet august/september og vi tar en gjennomgang av hvem fra SuksIT /sekretariatet som deltar. Orientering om mulig anskaffelse K-respons Saken tas til orientering Kongsberg, Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT