SUKSIT digitalisering

Transkript

1 Møtereferat SUKSIT digitalisering Deltakere: Merknad: Kongsberg Hilde Enget Tinn Ann-Kristin Marumsrud Notodden Vigdis Bergestig Rollag Hans Henrik Thune Flesberg Jon Gjæver Pedersen Meldt forfall Hjartdal Oddvar Nygård Nore og Uvdal Anne Rudi Meldt forfall K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset INNHOLD SAK 014/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT... 2 SAK 015/18: PILOT APP FOR FLYKTNINGER... 2 SAK 016/18: STATUS FRA K-IKT... 2 SAK 017/18: DEMO AV OFFICE-365 TJENESTER... 2 SAK 018/18: REKRUTTERING AV FELLES PERSONVERNOMBUD... 3 SAK 019/18: DIGITALISERINGSKONFERANSEN 25. APRIL... 3 SAK 020/17: ANSKAFFELSE AV KGV-SYSTEM... 4 SAK 021/17: ANSKAFFELSE AV AVTALEFORVALTINGSSYSTEM... 4 SAK 022/17: NYE INTERNETTSIDER... 4 SAK 023/18 NY REGIONAL DIGITALISERINGSSTRATEGI FRA SAK 024/18 KORT ORIENTERING OM STATUS I DIGITALISERINGSPROSJEKTENE... 5 SAK 025/18 EVENTUELT... 5

2 SAK 014/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Møtereferatet finner du her Møtereferatet ble godkjent SAK 015/18: PILOT APP FOR FLYKTNINGER Heidi Hesselberg Løken orienterte om pilot i Kongsberg kommune vedr. testing av mulig nasjonal App for flyktninger. Appen skal bidra til at flyktninger selvstendiggjøres ved tekniske hjelpemidler og på sikt blir mindre avhengig av programveileder/kommune. Saken ble tatt til orientering SAK 016/18: STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Sake ble tatt til orientering SAK 017/18: DEMO AV OFFICE-365 TJENESTER Microsoft deltar via Skype for å vise noen Office-365 tjenester. Temaer som vil bli belyst i Skype-gjennomgangen er Teams, Onedrive, Projects osv. Noe av bakgrunnen for gjennomgangen er behovet for bedre samhandling/samarbeid mellom kommunene og utveksling av dokumenter. Gjennomgangen ble tatt til orientering. SuksIT og regionale prosjektledere gjennomfører workshop/opplæring 8. juni i Office-365. Målet med workshopen er å komme i gang med test/bruk av Office-365.

3 SAK 018/18: REKRUTTERING AV FELLES PERSONVERNOMBUD Det gis en kort orientering om status vedr. bemanning av stillingen som felles personvernombud. Saken ble tatt til orientering. I påvente av bemanning av stillingen, ønsker SuksIT at Odd Resser kaller inn til og gjennomfører et oppstartsmøte med sikkerhetsansvarlige i kommunene for å vurdere behovet for - og eventuelt iverksette - lokale tiltak knyttet til GDPR. SAK 019/18: DIGITALISERINGSKONFERANSEN 25. APRIL SuksIT har tidligere besluttet programmet for konferansen. Pr. 1. mars er totalt 40 påmeldt konferansen. For å sikre ønsket deltakelse er det viktig at hver kommune tar en ny runde med informasjon om konferansen. I forrige møte vedtok SuksIT at endelig utvalg av gevinstrealiseringscaser som skal presenteres fra egen region gjøres i dagens møte. Pr. 1. mars er følgende caser foreslått/avklart: 1. ehandel v/ Anne Grethe Myrann - Numedalskommunene 2. Digitalisert vedtaksprosess i pleie- og omsorg v/ Aud Hanne Stenersen Kongsberg kommune 3. Velferdsteknologi v/ Gro Kristin Svingen og Grethe Karin R. Pettersen Rollag kommune 4. Nye digitale løsninger i barnehager og SFO v/ Margrete Haga Lindeland Notodden kommune og Aud Helliksen Kongsberg kommune 5. Chat-bot løsning for innbyggere (Kommune-Kari) v/ Anne Berit Næss - Tinn kommune og Kate Hovdegård Nore og Uvdal kommue Felles temaer som ønskes belyst i alle casene er: Bakgrunn og mål for prosjektet (hvorfor igangsatte vi prosjektet/casen?) Hvem har vi samarbeidet med i regionen i dette prosjektet? Hvilke gevinster ønsker vi å oppnå/har vi oppnådd og hvordan har vi jobbet med å realisere disse? Hva er kritisk for å få realisert gevinstene? Hvilke råd har vi til andre tjenesteområder som skal innføre nye løsninger/endre dagens praksis? Hver SuksIT-representant sørger for at info om konferansen distribueres internt. De 5 ovennevnte casene presenteres på konferansen med utgangspunkt i temaene belyst i kulepunktene. Hver case tildeles 10 minutter. Sekretariatet vil bistå de enkelte casene med forberedelsene for å sikre ønsket fokus på gevinster. På slutten av dagen er det ønskelig at daglig leder i Kongsbergregionen sier noe om pågående strategiprosess i regionen.

4 SAK 020/17: ANSKAFFELSE AV KGV-SYSTEM Regional innkjøper orienterer om behovet for å lyse ut en konkurranse for å anskaffe KGV-system. SuksIT beslutter videre prosess. Info ble tatt til orientering. Det lyses ut en konkurranse for felles anskaffelse av KGV-system. Det regionale arkivnettverket involveres i arbeidet med konkurransedokumenter og i evalueringen av tilbudene. Innstilling til valg av løsning sendes SuksIT pr. mail før saken behandles i RMU SAK 021/17: ANSKAFFELSE AV AVTALEFORVALTINGSSYSTEM SuksIT har tidligere besluttet anskaffelse av felles løsning for avtaleforvaltning. Anskaffelsen har blitt publisert på Doffin og det har kommet inn 4 tilbud. Vigdis og Britt Inger har gjennomgått tilbudene og på bakgrunn av dette vurdert at 2 av disse vil dekke ønsket formål og funksjonalitet. De 2 aktuelle tilbyderne møter i dagens SuksIT-møte og presenterer sin løsning/sitt tilbud. Demo av aktuelle tilbud ble gjennomført. På bakgrunn av innspill/spørsmål i gjennomgangen gis leverandørene mulighet til å komme med revidert tilbud innen Disse formidles SuksIT som beslutter endelig valg av løsning i løpet av SuksIT lager innstilling til RMU for behandling I saken foreslås at kostnadene i 2018 dekkes av regionalt budsjett, og at kostnader fra og med 2019 fordeles etter uttak, dvs etter kommunens bruk av løsningen. SAK 022/17: NYE INTERNETTSIDER Rådmannsutvalget behandlet i siste møte et ønske om å vurdere mulig utbytting av eksisterende løsning for hjemmesider til kommunene i Nore og Uvdal, Rollag. Rådmannsutvalget besluttet å spille saken videre til SuksIT for vurdering av videre fremdrift og behov. Halvor Rostad deltar i møtet og formidler relevant informasjon fra prosjekt Digital Dialog.

5 SuksIT anbefaler for RMU at de 5 kommunene som benytter SiteCore gjennomfører et fellesmøte med leverandøren for å avklare muligheter og forventninger til ny og forbedret funksjonalitet i eksisterende løsning, samt forventninger til support. Hans Henrik følger opp videre prosess. SAK 023/18 NY REGIONAL DIGITALISERINGSSTRATEGI FRA 2019 Det ble gjennomført en felles strategisamling for rådmenn, ledergrupper og SuksIT februar i Kongsberg. Målet med samlingen var å få innspill til ny strategi/digitaliseringsstrategi for Kongsbergregionen fra Signaler fra samlingen medfører at det blir nødvendig å forlenge strategiperioden. Dette medfører at det sannsynligvis ikke vil foreligge ny strategi når man skal i gang med arbeidet med tiltaksplan for SuksIT behandler et første forslag til tiltaksplan for 2019 i møte 4. mai. Forslaget tar utgangspunkt i allerede planlagte/pågående aktiviteter. SAK 024/18 KORT ORIENTERING OM STATUS I DIGITALISERINGSPROSJEKTENE Det ble ikke tid til å behandle saken i møtet. Britt Inger lager en kortfattet statusbeskrivelse av pågående tiltak/aktivteter som sendes ut sammen med møtereferatet. SAK 025/18 EVENTUELT Oppfølging av demo på RMU-møtet (økonomi/budsjettverktøy) SuksIT ble gjort kjent med at saken er allerede oversendt det regionale fagnettverket for økonomi og lønn og vil bli fulgt opp der. Det er viktig at rådmennene er godt involvert i videre prosess.

6 Telenor MDM-App v/ Tinn kommune Ann Kristin orienterte om at Tinn kommune benytter App fra Telenor for å finne ansattes mobilnr. Det er ønskelig at man vurdere om det er hensiktsmessig at de andre kommunene også benytter dette. SuksIT ønsker at spørsmålet følges opp av fagnettverk for Telefoni. Regional bredbåndsstrategi Halvor orienterte kort om prosessen og at saken kommer tilbake til SuksIT ved en senere anledning. Anskaffelse chatbot-løsning Halvor orienterte om prosess i prosjekt «Digital dialog» vedr. anskaffelse av chatbot-løsning når 3-måneders pilotperiode er gjennomført. Innstilling til valg av løsning sendes SuksIT i forkant for behandling i RMU Orientering om IDM lederportal og nye applikasjoner Saken ble utsatt til neste møte Kongsberg, Britt Inger Kolset