Regionrådet 25. september 2017

Transkript

1 Referat Regionrådet 25. september 2017 Sted: Magazinet Grand Hotell Kongsberg Tidspunkt: kl 10:00-14:00 Referent Håvard Fossbakken Daglig leder mob:

2 Sakliste Sak 016/17 Godkjenning av innkalling og møtereferat Sak 017/17 Valg av leder og nestleder for Regionrådet..... Sak 018/17 Mellomfase Vegglifjelltunnelen - tilbakeføring av prosjektansvar i forbindelse med avvikling av Numedalsutvikling IKS... Sak 019/17 Strategiprosess i Kongsbergregionen.... Sak 020/17 Møtekalender 2017 Til Stede: Regionrådets medlemmer: Eli Hovd Prestegården, Nore og Uvdal kommune Bjørn Sverre Birkeland, Tinn kommune Gry F. Bløchlinger, Notodden kommune Dag Lislien, Rollag kommune Bengt Halvard Odden, Hjartdal kommune Kari- Anne Sand, Kongsberg kommune Oddvar Garaas, Flesberg kommune Andre deltakere: Rune Antonsen, Nore og Uvdal kommune Turid W. Iversen, Buskerud Fylkeskommune Øyvind Såtvedt, Osloregionen Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen 2

3 Sak 016/17: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Referat fra møtet i regionrådet 6. juli 2017 Opplysninger i saken: Referatet er sendt ut til regionrådets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Det ble påpekt to mangler ved deltakerlisten i referatet. Daglig leders forslag til konklusjon: Regionrådet godkjenner møtereferatet fra 6. juli 2017 med nevnte endringer. Sak 017/17: Valg av Regionrådets leder og nestleder Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken: Kongsbergregionens vedtekter Opplysninger i saken: I Kongsbergregionens vedtekter 3b heter det: Ordførerne utgjør regionrådet med varaordfører eller den kommunen velger som vararepresentant. Ledelsen av rådet går på rundgang mellom ordførerne med en valgperiode på 2 år. På regionrådets første møte etter valget, i år med kommune- eller stortingsvalg, skal det velges leder og nestleder. I 3d beskrives valgkomiteens oppgaver: Valgkomiteen følger valgperioden (kommunevalgperioden). Valgkomiteen konstituerer seg selv etter hvert valg velger selv sin leder. Valgkomiteen består av 3 ordførere, oppnevnt av Regionrådet. Komiteen fremmer forslag på kandidater til leder/nestleder for Regionrådet. Vedtektene finner du her. Valgkomiteen for perioden består av ordførerne i Hjartdal kommune, Notodden kommune og Flesberg kommune. Valgkomiteen for perioden består av ordførerne i Notodden, Hjartdal og Flesberg. Så langt har følgende kommuner hatt lederen i regionrådet: 3

4 Kongsberg Notodden Rollag Flesberg Hjartdal Nore og Uvdal (til nå) Det har vært et tydelig mønster i fordelingen mellom kommunene der det har skiftet annenhver gang mellom Buskerud- og Telemarkkommunene om henholdsvis leder, og nestlederverv. Tinn kommune har ikke hatt lederen av regionrådet så langt. Vurdering: Det er naturlig å argumentere for at dette mønsteret fortsetter. Dette innebærer i så fall at Tinn kommune overtar ledelsen av Regionrådet, mens Kongsberg kommune går inn som nestleder. Valgkomiteen innstiller som følger: Regionrådets leder: Ordfører i Tinn kommune Regionrådets nestleder: Ordfører i Kongsberg kommune Daglig leders forslag til vedtak: Regionrådet behandler valgkomiteens forslag. Regionrådets vedtak: Regionrådets leder: Ordfører i Tinn kommune Regionrådets nestleder: Ordfører i Kongsberg kommune Sak 018/17: Mellomfase Vegglifjelltunnelen - tilbakeføring av prosjektansvar i forbindelse med avvikling av Numedalsutvikling IKS Dokumenter i saken Kortversjon sluttrapport Presentasjon Mellomfase Vegglifjelltunellen Prosjektplan mellomfase Raport kostnadsoverslag Revidert kostnadsoverslag Opplysninger i saken Numedalsutvikling IKS er under avvikling. Dette interkommunale selskapet, eid av 4

5 Numedalskommunene, fikk delegert prosjektansvaret fra Kongsbergregionen ved oppstart av prosjektet Mellomfase Vegglifjelltunnelen. I forbindelse med avviklingen er det bedt om at regionrådet for Kongsbergregionen ved daglig leder Håvard Fossbakken overtar/tilbakefører prosjektansvaret, og at restmidler overføres hit for sluttføringen av prosjektfasen. Dette siden prosjektet er eid av regionrådet for Kongsbergregionen. Mellomfase Vegglifjelltunnelen skulle sikre en kontinuitet i planarbeidet, og tilrettelegge for størst og tidligst mulig basisfinansiering av tunnelen. Fokuset skulle være særskilt på vegtunnelen, som vil gi en forutsigbar og helårlig tverrforbindelse mellom Telemark og Buskerud. Man så tidlig etter oppstart av mellomfasen, at fokuset på E134 og nødvendig finansiering dit måtte få hovedfokus. Aktivitet ble bevisst valgt å legge på is. Prosjektmidler ble i fjor prioritert til å oppdatere kostnadstall for investering og drift av vegtunnelen. Dette med bakgrunn i de nye sikkerhetskrav og regelverk for vegtunneler. Det vises til vedlagte rapport datert fra Sintef. Det er gjennomført møter med politisk og administrativ ledelse i både Telemark og Buskerud fylkeskommuner. Prosjektet vil avslutningsvis søke å gjennomføre et fellesmøte mellom ledelse i begge fylkeskommunene, for å søke å avklare interesse for et videre arbeid for en vegtunnel mellom Telemark og Buskerud over Vegglifjell. Begge fylkeskommunene har fylkesveger som strekker seg nær opp til planlagt vegtunnel, og masser som evt. vil tas ut fra tunnelarbeidet vil kunne nyttiggjøres for oppgradering av blant annet fylkeskommunenes veganlegg. Både investering og drift av vegtunnelen, samt forventet trafikk og trafikkutvikling (ved bomveg), ansees som gunstige for å kunne realisere planene. Imidlertid forutsetter det især fylkeskommunenes og helst statens vilje til å være med på å investere i denne tverrforbindelsen. Og man må i fellesskap avklare eierform, da dette påvirker modell for framtidig finansiering av drift. Skitunnelen, som var del av utredningen i forstudien og forprosjektet, vil evt. kun være en «opsjon», hvis private interessenter ønsker å gjøre en slik tilleggsinvestering. Daglig leders forslag til konklusjon: Prosjektansvaret for Vegglifjelltunellen tilbakeføres til Kongsbergregionen v/ daglig leder. Regionrådet tar rapporten til orientering Regionrådets konklusjon: Prosjektansvaret for Vegglifjelltunellen tilbakeføres til Kongsbergregionen v/ daglig leder. Regionrådet tar rapporten til orientering Sak 019/17 Strategiprosess i Kongsbergregionen 5

6 Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken: Kongsbergregionens digitaliseringsstrategi Kongsbergregionens strategiplan Opplysninger i saken: Kongsbergregionens arbeid bygger i dag på to strategier: Kongsbergregionens Strategiplan og Kongsbergregionens digitaliseringsstrategi Begge må fornyes og det gir en fin anledning til en grundig gjennomgang av erfaringer og nye ambisjoner og mål for samarbeidet. Det er ønskelig å lage en ny strategi for regionsamarbeidet, der ny digitaliseringsstrategi inngår som del av denne. Prosessen begynner høsten 2017 og en ny strategi skal være klar for regionrådet i mai Evaluering av samarbeidet: Kongsbergregionen ble etablert i Det har både gått tid og skjedd endringer i samarbeidet siden den gang. En evaluering av regionsamarbeidet, politisk og administrativt og av digitaliseringssamarbeidet vil danne et godt utgangspunkt for utformingen av ny strategi. Daglig leder vil engasjere ekstern kompetanse til gjennomføringen av denne evalueringen. Evalueringsrapport ventes ferdig i midten av januar Utforming av strategien Daglig leder holder i utformingen av strategien, i tett samarbeid med øvrig sekretariat, og i løpende samarbeid med SuksIT, Regionråd og Rådmannsutvalget. Vi vil benytte de eksisterende arenaer gjennom prosessen med oppstart i Regionrådet i september Vi vil avholde workshops med aktuelle grupper, også eksterne interessenter. Daglig leder ønsker også å møte kommunestyrene for innspill i strategiprosessen. Sentrale spørsmål i prosessen blir: Hva vil vi med regionsamarbeidet? Hva er målet med vårt regionsamarbeid? Hvor skal vi legge ambisjonene våre i fellesskap. Er det et politisk samarbeid, et administrativt samarbeid eller begge deler. Hvorfor er det hensiktsmessig at kommunene samarbeider om de definerte oppgavene? Hva skal vi satse på i fellesskap? Hvilke fagfelt ser vi at vi sammen kan oppnå best gevinst ved å samarbeide? Hvordan skal vi vekte innsatsen og dernest hvor skal vi legge inn ressursene? 6

7 Hvordan skal vi jobbe sammen for best å oppnå gode resultater? Er dagens organisering god nok eller kan vi sikre forutsigbarhet og kvalitet på andre måter? Sentrale faktorer for vårt regionsamarbeid er også hvordan den øvrige forvaltninger er organisert. Følgende av Regionreformen må vurderes. Vi må stille oss spørsmålet om dagens regionsamarbeid fungerer like godt om det nåværende regioninndelingsvedtaket blir stående. Det er også naturlig at den enkelte kommune stiller seg spørsmålet om dette er et samarbeid som fortsatt er hensiktsmessig, og det kan være naturlig å gå i dialog med kommuner som kan være interessert i å knytte seg til Kongsbergregionen. Digitalisering Siden oppstarten av Kongsbergregionen har digitalisering vært et viktig området for samarbeid. Både omfanget på samarbeidet og den felles kompetansen vi har bygget opp har utviklet seg enormt raskt. Dette er det feltet som i all hovedsak preger samarbeidet i dag. Digitalisering er et av de viktigste virkemidler kommuner har for å kunne levere gode, bruker brukertilpassede tjenester og sett i lys av den teknologiske utviklingen er det er ingen grunn til at dette skal tones ned. Med utgangspunkt i de erfaringene vi har gjort til nå og de behov vi ser kommer, hva skal vi jobbe med videre, hvor skal vi legge ambisjonene i fellesskap og hvordan bør samarbeidet organiseres? Kunnskap Skole og utdanning er en av de aller mest sentrale oppgaver samfunnet leverer til sine innbyggere. Å sikre barna gode barnehager, skole og videre utdanning gir en egenverdi for den enkelte innbygger, og det gir en helt nødvendig gevinst tilbake til samfunnet. Det å jobbe strategisk for å sikre at innbyggerne får et best mulig utdanningsløp fra barnehagen, via grunnskole og videregående til fagskole og høgskole eller universitet, er arbeid som krever god samordning mellom alle forvaltningsledd. Hvordan kan kommunene politisk og administrativt jobbe sammen for å sikre at denne infrastrukturen er på plass og at befolkning og næringsliv i vår region sikres nødvendig kompetanse? Næringsutvikling/attraktivitet Kommunene har en naturlig tilretteleggerrolle for sitt lokale næringsliv, og det er i kommunenes interesse å sikre at jobber opprettholdes og at det skapes nye arbeidsplasser i regionen. Et samarbeid mellom virkemiddelapparatene i kommunene er formalisert i dag. Hva skal vi i samarbeid jobbe med videre Infrastruktur, samferdsel og etablering av nye virksomheter er viktige oppgaver kommuner skal jobbe med. Hva kan vi jobbe sammen om for å nå felles mål og for å løse felles behov, og hvilke behov er disse? Fremdrift i prosessen Daglig leder legger opp til følgende fremdrift for strategiarbeidet: aug.17 Iverksette anskaffelse av ressurs for gjennomføring av evaluering sep.17 Regionråd. Første drøfting. Rådmennene inviteres til møtet høst 17 Evaluering gjennomføres nov.17 Representantskapet 7

8 jan.18 Evalueringsrapport klar Workshops- innspillsrunder Kommunestyrer mar.18 Utarbeidelse av strategi mai.18 behandling i regionråd sendes ut til kommunene for lokal behandling høst 18 Behandling i kommunestyrene Budsjett og finansiering Budsjett Kjøpte ressurser - evaluering Kjøpte ressurser - workshop Sum Finansiering Generelle administrative kostnader SuksIT Daglig leder Sum Til diskusjon i regionrådet: Legger en slik prosess godt nok grunnlag for en strategiprosess? Hvordan sikrer vi best et godt samarbeid politisk og organisatorisk i Kongsbergregionen? Stikkord: Rolleavklaringer, møteplasser, fordeling av ressurser og kostnader, kompetanseoverføring. Hvor skal vi legge ambisjonsnivået for det politiske regionsamarbeidet? Hvor skal vi legge ambisjonsnivået for det administrative regionssamarbeidet? Hvordan vil en fremtidig regionreform (slik den er skissert i dag) påvirke fremtidig regionsamarbeid? Daglig leders forslag til konklusjon: Regionrådet slutter seg til daglig leders strategiprosess. Evalueringsrapporten sendes kommunene for lokal behandling januar Erfaringene herfra og innspillene i prosessen danner grunnlaget for ny strategi for Kongsbergregionen som behandles høsten Regionrådets konklusjon: Regionrådet slutter seg til daglig leders strategiprosess. Evalueringsrapporten sendes kommunene for lokal behandling januar Erfaringene herfra og innspillene i prosessen danner grunnlaget for ny strategi for Kongsbergregionen som behandles høsten

9 Sak 020/16: Møtekalender 2018 Saksbehandler Håvard Fossbakken Dokumenter i saken: Ingen dokumenter i saken Opplysninger i saken: Regionrådet Har tidligere ønsket at vi planlegger møtekalenderen tidlig slik at dette kan koordineres best mulig med øvrige møteplaner. Forslaget til datoer legges frem nå og vil bli tatt opp igjen i november når disse er vurdert sammen med lokale møtekalendere. Det er mange hensyn å ta og daglig leder har valgt å prioritere at ordførerne sikres deltakelse. Møtene er lagt til tirsdager da det har vært meldt tilbake at dette er best av hensyn til lokale møter. Daglig leders forslag til vedtak: Regionrådet avholdes følgende datoer i 2018: 23. januar (Flesberg), 13. mars (Hjartdal), 15. mai (Nore og Uvdal), 5. juli (Kongsberg), 25. september (Tinn), 13. november (Notodden). Representantskapet avholdes 4. desember Forslaget behandles i regionrådet 13. november. Regionrådets vedtak: Regionrådet avholdes følgende datoer i 2018: 23. januar (Flesberg), 13. mars (Hjartdal), 15. mai (Nore og Uvdal), 5. juli (Kongsberg), 25. september (Tinn), 13. november (Notodden). Representantskapet avholdes 4. desember Forslaget behandles i regionrådet 13. november. Eventuelt: Orientering fra Kongsbergs ordfører Kari- Anne Sand om prosess og fremdrift i flytting av 110- sentralen. Arena Samferdsel. Daglig leder orienterte om den administrative prosessen fram mot Telemark fylkeskommunes samferdselsmøte 20. oktober