KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET Referat. Rådmannsutvalget. Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann

Transkript

1 Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann Tid: 25. november kl 10:00-12:00 Kongsberg 25. november 2016 Håvard Fossbakken Daglig leder

2 Til stede: Svein Aannestad Notodden kommune Hilde Enget Kongsberg kommune Rune Engehult - Hjartdal Jon G. Pedersen - Flesberg Hans Henrik Thune Rollag Rune Lødøen Tinn Halvor Rostad - Kongsbergregionen Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen Forfall: Rune Antonsen - Nore og Uvdal Sakliste Sak 059/16 Godkjenning av møtereferat Sak 060/16 Nytt fra sekretariatet.. Sak 061/16 Tjenestesamarbeid - avslutning og videreføring... Sak 062/16 Digitale løsninger i oppvekstsektoren.... Sak 063/16 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... 2

3 Sak 059/16: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 38. oktober 2016 Opplysninger i saken: Referatet fra møtet 28. oktober 2016 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 28. oktober Sak 060/16: Nytt fra sekretariatet Saksbehandler Håvard Fossbakken Ingen dokumenter Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. UNICEF Personal Den Blå Timen Kvalitetsnettverket Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Sak 061/16: Tjenestesamarbeid avslutning og videreføring Saksbehandler Halvor Rostad Dokumenter i saken Rådmannsutvalget 30. oktober sak 072/15 Rådmannsutvalget 26. januar sak 005/16 Rådmannsutvalget 30. september sak 045/16 3

4 Rådmannsutvalget 28. oktober sak 055/16 Forslag til sluttrapport for forprosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og HRM - vedlegg Forslag til prosjektmandat for hovedprosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og lønn - vedlegg Forslag til prosjektmandat for delprosjekt ehandel - vedlegg Opplysninger i saken Revidert prosjektmandat for forprosjektet Tjenestesamarbeid økonomi og HRM ble godkjent i rådmannsutvalget Prosjektarbeidet ble iverksatt og er nå gjennomført i samsvar med mandat og tidsplan innenfor de økonomiske rammer som ble vedtatt for prosjektet. Forslag til sluttrapport følger som vedlegg til saken. Det vurderes at resultatmålene i stor grad er oppnådd. Det har vært lagt betydelig vekt på deltakelse og medvirkning fra ledelse og ansatte innen de aktuelle fagområdene. Det er gjennomført 6 prosjektgruppemøter, i alt 10 arbeidsgruppemøter i 4 ulike arbeidsgrupper samt en fellessamling for ansatte og tillitsvalgte. Det anbefales at forprosjektet besluttes avsluttet, men at arbeidet følges opp med gjennomføringstiltak i et hovedprosjekt i Oppfølgingen er tatt inn som prioritert tiltak med tilhørende budsjett i Kongsbergregionens tiltaksplan for digitalisering , under satsingsområdet Digital administrasjon. Tiltaksplanen var til behandling i rådmannsutvalget Forslag til prosjektmandat for hovedprosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og lønn følger som vedlegg til saken. Det foreslås at samarbeid om innføring av ehandel i stor skala i hele kommuneorganisasjonen blir prioritert, som et delprosjekt under hovedprosjektet. Forslag til prosjektmandat for delprosjekt ehandel følger som vedlegg til saken. Samarbeidet om ehandel anbefales avgrenset til digitalisering av kommunenes innkjøpsprosesser. Digitalisering av anskaffelsesprosessene planlegges fulgt opp på andre arenaer. For øvrig foreslås det at hovedprosjektet skal omfatte følgende tiltak: Gitt at kommunestyrene godkjenner forslaget til utvidet samarbeid innen skatteoppkreverfunksjonen, jfr. sak 055/16 i rådmannsutvalget , må det tilrettelegges for etablering med forberedelser til ordinær drift. Innenfor fagområdet økonomi for øvrig, samt lønn, foreslås det å prioritere arbeid med effektivisering og standardisering av arbeidsprosesser - samt standardisering av rutiner og kontrollrutiner. Dette som en nødvendig forutsetning for å kunne realisere gevinster av seinere prioriterte samarbeidstiltak. Mulige endringer i organiseringen av skatteoppkreverfunksjonen, medfører visse endringer i forutsetningene for å drive kommunal innfordring for flere av kommunene. Det foreslås samarbeid om å beholde og videreutvikle kompetanse på dette området internt i kommunene, samt å vurdere og anbefale framtidig organisering. Behovene kartlagt vedrørende applikasjons- og systemdrift for ERP-systemene, anbefales fulgt opp med rolle- og ansvarsavklaringer, rutinebeskrivelser, kompetanseutviklingstiltak, eventuell tilbakeføring av driftstjenester samt økt gevinstrealisering knyttet til felles IDMløsninger (handler om forenklet identitetsforvaltning og administrasjon av tilganger til systemer). Prosjektgruppa kan legge til rette for nye gevinster gjennom oppfølging av tverrfaglige problemstillinger på ledernivå Problemstillinger vedrørende samarbeid innenfor personalområdet, anbefales fulgt opp innenfor det regionale personalnettverket og faller således utenfor rammen for hovedprosjektet. 4

5 Hovedprosjektet foreslås gjennomført i perioden januar-desember 2017, med avgivelse av sluttrapport i januar Det tas forbehold om at utrulling av ehandel i full skala kan være noe mer tidkrevende. Økonomisk ramme foreslås til kr ,-, i samsvar med budsjettet i tiltaksplanen for digitalisering. For nærmere detaljer vises det til vedlagte rapport og mandatforslag, som her legges fram for rådmannsutvalget til godkjenning. Sluttrapport fra forprosjektet Tjenestesamarbeid økonomi og HRM godkjennes. Forprosjektet besluttes avsluttet. Arbeidet vedtas fulgt opp med gjennomføringstiltak i et hovedprosjekt i Forslag til prosjektmandat for hovedprosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og lønn godkjennes. Samarbeid om innføring av ehandel i stor skala prioriteres og vedtas gjennomført som et delprosjekt under hovedprosjektet. Arbeidet avgrenses til digitalisering av kommunenes innkjøpsprosesser. Forslag til prosjektmandat for delprosjekt ehandel godkjennes. Rådmannsutvalgets konklusjon: Sluttrapport fra forprosjektet Tjenestesamarbeid økonomi og HRM godkjennes. Forprosjektet besluttes avsluttet. Arbeidet vedtas fulgt opp med gjennomføringstiltak i et hovedprosjekt i Forslag til prosjektmandat for hovedprosjekt Tjenestesamarbeid økonomi og lønn godkjennes. Samarbeid om innføring av ehandel i stor skala prioriteres og vedtas gjennomført som et delprosjekt under hovedprosjektet. Arbeidet avgrenses til digitalisering av kommunenes innkjøpsprosesser. Forslag til prosjektmandat for delprosjekt ehandel godkjennes. Sak 062/16: Digitale løsninger i oppvekstsektoren Forslag til prosjektmandat Saksbehandler: Margrethe Taxt- Lamolle Opplysninger i saken: Kommunene i Kongsbergregionen vedtok våren 2015 regional digitaliseringsstrategi for perioden Strategien inneholder konkrete målsetninger for mange satsningsområder. Ett av områdene er oppvekst. I Kongsbergregionen vil vi nå gjøre skolehverdagen enklere ved å finne de optimale digitale løsningene for skole og barnehage. Vi skal være lengst fremme i bruk av digitale løsninger for skole. Det er oppvekstsjefene i våre syv kommuner - Oppvekstnettverket - som eier prosessen med anskaffelse av nye digitale løsninger i oppvekstsektoren. Mandatforslaget er vedtatt i oppvekstnettverket og SuksIT. 5

6 Daglig leders forslag til vedtak: Rådmannsutvalget støtter forslag til prosjektmandat Rådmannsutvalget vedtak: Rådmannsutvalget støtter forslag til prosjektmandat Sak 063/16 Kommunereformen Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Saken tas til orientering Eventuelt Velferdsteknologi: Tinn har også vedtak om deltakelse i det regionale responssenteret. Møteplan for rådmannsutvalget: Følger sporet med siste fredag i måneden. Forsøker en tilpassing i februar. Daglig leder sender ut kalenderinnkalling. Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 6

7 7