Rådmannsutvalget 30. oktober 2015

Transkript

1 Møtereferat Rådmannsutvalget 30. oktober 2015 Sted: Lampeland Hotell - Flesberg Tid: 10:00 13:00 Kongsbergregionen Håvard Fossbakken Daglig leder mob:

2 Sakliste Sak 065/15: Godkjenning av møtereferat... Sak 066/15: Nytt fra sekretariatet... Sak 067/15: Anskaffelse sak/arkivsystem og elektroniske arkiver... Sak 068/15: Prosjektmandater Tiltaksplan digitalisering Sak 069/15: Etablering av regionalt fagnettverk for koordinerende enhet... Sak 070/15: BTV-avtale telefoni... Sak 071/15: Høringsuttalelse Osloregionen ATP... Sak 072/15: Tjenestesamarbeid justert mandat... Sak 073/15: Møteplan 2016 Sak 074/15: Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord... Til stede Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal (leder) Rune Engehult / Hjartdal Svein Aannestad / Notodden Rune Lødøen / Tinn Hans Henrik Thune / Rollag Jon G. Pedersen / Flesberg Håvard Fossbakken / Kongsbergregionen Forfall Wenche Grinderud / Kongsberg (deltok på telefon i sak 067/15) Også til stede: Britt- Inger Kolset / Kongsbergregionen Sak 056/15: Godkjenning av møtereferat 2

3 Sak 065/15: Godkjenning av møtereferat Referat fra møtet i rådmannsutvalget 25. september 2015 Referatet fra møtet 25. september 2015 er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 25. september Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 25. september Sak 066/15: Nytt fra sekretariatet Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Rammeavtale om kommunikasjonstjenester Gjennomfører ansettelse av prosjektleder Etablererveiledningen kjøp av tjenester for 2016 Regionrådet Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Sak 067/15: Anskaffelse sak/arkivsystem og elektroniske arkiver Saksbehandler Britt Inger Kolset 3

4 Tiltaksplan digitalisering Numedalskommunene Flesberg, Rollag og Nore og Uvdal har i forbindelse med budsjettarbeidet for 2016 avdekket fornyet behov for en gjennomgang av delingsmodellen knyttet anskaffelse sak/arkiv og elektroniske arkiver. Bakgrunnen for innspillet er økonomisk fundert, der dagens forutsetninger for delingsmodellen synes å være svært krevende. Numedalskommunene ønsker en prinsipiell diskusjon rundt delingsmodellen i forhold anskaffelse og den løpende driften av disse i Kongsbergregionen. Dette synes også viktig i kjølevannet av budsjettprosessen rundt K-IKT. Numedalskommunene mener at særlig store prosjekter gir store økonomiske utslag for små kommuner i samarbeidet. Sekretariatet har med bakgrunn i henvendelsen fra Numedalskommunene gått gjennom kostndselementene for 2016 knyttet til anskaffelse av sak/arkivsystem og elektroniske arkiver og fordelt disse på ulike kostnadsfordelingsmodeller. Dette for å vise hvordan de forskjellige fordelingsnøklene slår ut på de ulike kostnadselementene. Dette fremkommer slik i 2016: I rådmannsutvalgets budsjettbehandling for 2016 ble modell 50/50 lagt til grunn for kostnadsfordelingen dvs. 50 % av totalkostnadene fordeles på antall kommuner og 50 % av totalkostnadene på antall ansatte i kommunene. Tallene i tabellen over gjelder budsjett for Implementeringsprosjektet vil som beskrevet i tiltaksplanen for digitalisering gå over 2 år og innebære et investeringsbehov/økte kostnader også i Budsjettbehovet totalt for de 3 kostnadselementene i 2017 er anslått til ca kr Totalt budsjettbehov for 2016 og 2017 vil dermed være kr Kommentarer til de ulike kostnadselementene i 2016 a) Anskaffelse leverandør: tjenester og lisenser: kr Budsjettposten gjelder stipulerte kostnader/utbetalinger til leverandør ifb med anskaffelsen 4

5 herunder engangslisenser, integrasjoner, konvertering, tilpasninger, prosjektledelse og opplæring. b) Netto driftsøkning vedlikehold og support: kr Budsjettposten gjelder stipulert økning av årlige vedlikeholdskostnader i forhold til dagens nivå. Summen er et estimat fra kommunene i forbindelse med gjennomføringen av kost/nytteanalysen i Bakgrunnen for antatt økning er mer funksjonalitet i løsningen (f.eks. elektroniske arkiv) og bedre og flere integrasjoner enn i dagens løsninger. c) Interne kostnader og prosjektgjennomføring: kr Budsjettposten gjelder intern prosjektledelse, prosjektkostnader, frikjøp interne kursinstruktører og intern ressursbruk i K-IKT. Dette vil være et omfattende prosjekt som forutsetter prosjektleder i ca 100 % stilling i prosjektperioden. Det bemerkes igjen at det er usikkerhet knyttet til tallene - særlig til kostnadselement a) og b). Dette fordi tallene baserer seg på et gjennomsnitt av innhentede og uforpliktende tall fra 3 leverandører i De endelige tall for 2016 og 2017 vil bli lagt fram for rådmannsutvalget i forkant av inngåelse av kontrakt tidlig i Da vil det også være mulig å legge fram et endelig kostnadsfordelingsforslag for de to årene basert på signaler fremkommet i dagens møte. Basert på tall fra matrisen på forrige side fremkommer kommunenes andel av totalkostnadene i 2016 slik for de ulike kostnadsfordelingsmodellene: Budsjett 2016 Sak/arkivløsning Kostnader pr. kommune ved ulike fordelingsnøkler /50 40/60 30/70 Tinn Notodden N&U Rollag Kongsberg Flesberg Hjartdal Etter anmodning fra Numedalskommunene er anbudsrunden knyttet anskaffelse sak/arkiv utsatt til etter rådmannsutvalgsmøtet , Utsettelsen fører til en liten forsinkelse i planlagt framdrift, uten at dette synes å være kritisk for kommunene. Sekretariatet er klare til å iverksette utlysning av konkurransen umiddelbart etter rådmannsutvalgets behandling av saken

6 Daglig lederes forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget drøfter delingsmodell og gir daglig leder klarsignal til å iverksette anbudsrunde for anskaffelse av sak/arkiv. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget fordeler kostnadene til prosjektet med fordelingsnøkkel 40/60. Rådmannsutvalget gir daglig leder klarsignal til å iverksette anbudsrunde for anskaffelse av sak/arkiv. Sak 068/15: Prosjektmandater Tiltaksplan digitalisering Digitaliseringsstrategi Saksbehandler Britt Inger Kolset Referat fra møtet i rådmannsutvalget 28. august 2015 sak 061/15 Tiltaksplan digitalisering Prosjektmandat hovedprosjekt «Digital dialog » (vedlegg 1) Prosjektmandat hovedprosjekt «Digital kompetanse » (vedlegg 2) Prosjektmandat hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering » (vedlegg 3) Prosjektmandat hovedprosjekt «Digitale plan, og byggesaksprosesser » (vedlegg 4) Tiltaksplanen for kommunenes digitaliseringsarbeid for ble behandlet og godkjent av rådmannsutvalget ifb med sekretariatets handlingsplan for 2016 sak 061/15. I tiltaksplanen foreslås det å etablere 4 nye hovedprosjekter, og at prosjektmandat for hvert prosjekt legges fram for godkjenning i rådmannsutvalget i løpet av høsten SuksIT ferdigbehandlet utkastene til mandater i sitt møte , og vedtok at mandatene oversendes til behandling i rådmannsutvalgets møte 30. oktober. Prosjektmandatene følger som vedlegg til møteinnkallingen. Daglig leders forslag til vedtak: Prosjektmandat for hovedprosjekt «Digital dialog » godkjennes Prosjektmandat for hovedprosjekt «Digital kompetanse » godkjennes Prosjektmandat for hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering » godkjennes Prosjektmandat for hovedprosjekt «Digitale plan, og byggesaksprosesser » godkjennes 6

7 Rådmannsutvalgets vedtak: Prosjektmandat for hovedprosjekt «Digital dialog » godkjennes Prosjektmandat for hovedprosjekt «Digital kompetanse » godkjennes Prosjektmandat for hovedprosjekt «Arkitektur og standardisering » godkjennes Prosjektmandat for hovedprosjekt «Digitale plan, og byggesaksprosesser » godkjennes Sak 069/15: Etablering av regionalt fagnettverk for koordinerende enhet Utkast til mandat for regionalt nettverk for koordinerende enhet (vedlegg) Saksbehandler Britt Inger Kolset Det regionale helse- og omsorgsnettverket ba i juni koordinator for SuksIT å se nærmere på hvorvidt det var behov for å anskaffe og ta i bruk en felles IKT-løsning for å håndtere arbeidet med Individuelle planer (heretter kalt IP) i kommunene. Koordinator for SuksIT gjennomførte 25. august et møte med personer fra kommunene som jobber med IP for å se nærmere på dette. Møtet viste at kommunene i hovedsak har organisert sitt arbeid med Individuell Plan og koordinatorer på relativt lik måte, og at noen av kommunene allerede benytter IKT-løsninger som støtte i dette arbeidet. Etter en gjennomgang av hvilke muligheter man har i eksisterende fagsystemer for å lage og vedlikeholde Individuelle planer, var det enighet i møtet om at det ikke synes hensiktsmessig å anskaffe en ny IKTløsning for IP. Dette fordi det ligger et gevinstpotensiale i at kommunene utnytter funksjonalitet for dette i eksisterende IKT-løsninger/fagsystemer (Familia, Profil, WinMed, Oppad). I tillegg vil man dersom man bruker Profil som «bank» kunne få felles oversikt på systemnivå. I møtet 25. august ble det imidlertid fra kommunene uttrykt et ønske om å etablere et regionalt nettverk for koordinerende enhet slik at kommunene kan hente ut ytterligere gevinster i sitt utviklingsarbeid innen dette feltet. Enhver kommune er via lov om kommunale helse- og omsorgstjenester forpliktet til å ha etablert en koordinerende enhet. I lovtekstens 7-3 står: Kommunen skal ha en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet. Denne enheten skal ha overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan, og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinator etter 7-1 og Individuell plan 7

8 Kommunen skal utarbeide en individuell plan for pasienter og brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester etter loven her. Kommunen skal samarbeide med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for den enkelte. Dersom en pasient eller bruker har behov for tilbud både etter loven her og spesialisthelsetjenesteloven eller psykisk helsevernloven, skal kommunen sørge for at det blir utarbeidet en individuell plan, og at planarbeidet koordineres. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilke pasient- og brukergrupper plikten omfatter, og stille krav til planens innhold. 7-2.Koordinator For pasienter og brukere med behov for langvarige og koordinerte tjenester etter loven her, skal kommunen tilby koordinator. Koordinatoren skal sørge for nødvendig oppfølging av den enkelte pasient eller bruker, samt sikre samordning av tjenestetilbudet og fremdrift i arbeidet med individuell plan. Kongen i statsråd kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilken kompetanse og hvilke oppgaver koordinatoren skal ha. Koordinator for SuksIT orienterte helse- og omsorgsnettverket i deres møte om anbefalingene fra møtet 25. august. Helse- og omsorgsnettverket ga i møtet tilslutning til at det det bør etableres et regionalt nettverk for koordinerende enhet. Eksempler på samarbeidsområder for et slikt nettverk vil være: samarbeid om gjennomføring av opplæring og kompetanseutviklingstiltak for koordinatorer samarbeid om faglig oppdatering på systemnivå samarbeid om utarbeidelse, vedlikehold og gjenbruk av maler i arbeidet med individuell plan (også i forhold til eksterne samarbeidspartnere eks. sykehus) Sekretariatet har utarbeidet et utkast til mandat for foreslåtte nettverk som med dette legges fram for rådmannsutvalget til godkjenning (se vedlegg). Daglig leders forslag til vedtak: Det etableres et nytt nettverk: «Regionalt nettverk for koordinerende enhet» i tråd med fremlagte forslag til mandat for nettverket Rådmannsutvalget vedtak: Det etableres et nytt nettverk: «Regionalt nettverk for koordinerende enhet» i tråd med fremlagte forslag til mandat for nettverket Sak 070/15: BTV-avtale telefoni Rådmannsutvalget sak 048/14 Rådmannsutvalget sak 053/14 Rådmannsutvalget sak 082/14 Saksbehandler Britt Inger Kolset Rådmannsutvalget ga i juni 2014 oppdrag til sekretariatet/suksit om å kontakte kommunenes felles leverandør av telefonitjenester for å formidle de problemer som kommunene erfarte med mobiltjenestene og etterspørre hvordan disse skulle løses. Koordinator for SuksIT har deretter ved to anledninger orientert rådmannsutvalget om status for 8

9 arbeidet senest i møte 28. november I dette møtet ble det formidlet at kommunene i regionen - til tross for flere møter med leverandøren av mobiltjenestene - fortsatt erfarte problemer med dårlig dekning, brudd på samtaler og SMS-meldinger som ikke kom fram til mottaker. I samme møte ble det også orientert om at man hadde vært i dialog med BTV innkjøp og formidlet problemene og bekymringene. Rådmannsutvalget ga i møtet i november 2014 signaler om at man skulle avvente å gjøre noe mer, annet enn å holde dialogen med BTV for å være tett på prosessen med inngåelse av ny avtale når dagens avtale opphører. BTV igangsatte prosess i 2015 med mål om å inngå ny telefoniavtale fra mars Kongsbergregionen har deltatt i denne prosessen via felles representant fra K-IKT i faggruppe hos BTV. Faggruppa har hatt i oppgave å utarbeide kravspesifikasjon for anskaffelsen. I følge kommunenes felles representant er dette arbeidet nå langt på vei ferdigstilt. Imidlertid så har BTV i mail til kommunene 7. oktober 2015 meddelt følgende: «Etter en grundig evaluering og dialog med deltakerne rundt rammeavtalen med TDC på «Telefoni- og mobiltrafikk» har BTV Innkjøp kommet frem til beslutningen om å utvide kontraktsperioden med 6 måneder. Dette vil si at avtalen forlenges fra og utløper BTV Innkjøp er godt i gang med utformingen av nytt konkurransegrunnlag på dette området. Denne utvidelsen av kontraktsperioden gir oss gode muligheter til kvalitetssikring av konkurransegrunnlaget og ny kontrakt, samt at implementeringsfasen med valgt rammeavtaleleverandør kan bli godt tilrettelagt». Vi er kjent med at kommunene i Grenlandsregionen ikke ønsker å prolongere avtalen med 6 mnd da de er misfornøyd med kvaliteten på telefonitjenesten i eksisterende avtale. De har også fått en advokatbetenkning som konkluderer med at de kan reservere seg mot opsjonen på prolongering på 6 mnd. Denne konklusjonen vil også gjelde andre kommuner som omfattes av BTV's rammeavtale. Grenlandsregionen ønsker å iverksette egen anskaffelse av telefonitjenester og har kontaktet Kongsbergregionen for å høre det er interesse for å delta i en felles anskaffelse Tilsvarende henvendelse er også sendt noen andre kommuner i BTV-området. SuksIT drøftet saken i forrige møte Tilstede i møtet var også regionens representant i BTV's faggruppe og regional innkjøper. Basert på opplysninger og anbefalinger gitt i møtet var det i SuksIT enighet om følgende: SuksIT anbefaler for rådmannsutvalget at kommunene i Kongsbergregionen ikke forlenger dagens telefoniavtale til 19. september 2016 slik BTV foreslår, og at kommunene i regionen deltar i en egen anskaffelse av telefonitjenester som kommunene i Grenlandsregionen vil starte før jul. Koordinator for SuksIT lager sak til rådmannsutvalget hvor dette beskrives nærmere I saken anbefales også at K-IKT får fullmakter fra kommunene til å være avtalepart for ny avtale Dersom kommunene velger å delta i felles anskaffelse med Grenlandsregionen anses dette å være relativt lite ressurskrevende, da man kan gjenbruke kravspesifikasjonen fra BTV og da Grenlandsregionen vil ta ansvar for å gjennomføre anskaffelsesprosessen. Daglig leder for K-IKT bekreftet også for SuksIT at K-IKT vil kunne bidra med nøvendige ressurser i prosessen. For å sikre at det vil være mulig å ha en ny avtale på plass fra mars 2016 er det viktig at det gis en rask tilbakemelding til Grenlandsregionen. Daglig lederes forslag til konklusjon: Kommunene i Kongsbergregionen deltar i Grenlandsregionens anskaffelse av ny telefoniavtale gjeldende fra mars 2016 K-IKT får fullmakt til å være ny avtalepart på vegne av kommunene når ny avtale inngås 9

10 Rådmannsutvalgets konklusjon: Kommunene i Kongsbergregionen deltar i Grenlandsregionens anskaffelse av ny telefoniavtale gjeldende fra mars 2016 K-IKT får fullmakt til å være ny avtalepart på vegne av kommunene når ny avtale inngås Sak 071/15: Høringsuttalelse Osloregionens ATP Vedlegg: Høringsbrev Osloregionens ATP Høringsbrev Osloregionens ATP Rådmannsutvalget Høringsuttalelse Osloregionens ATP Rådmannsutvalget drøftet prosess for felles utforming av høringsbrev fra Kongsbergregionen til Osloregionens ATP. Det ble besluttet at Rådmannsutvalget skulle lage et utkast som blir sendt videre til behandling i regionrådet 10. november Utkast til høringssvar er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer for evt justeringer i forkant av møtet. Vedlagt følger utkastet til høringssvar. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget støtter daglig leders utkast til høringsuttalelse. Daglig leder legger uttalelsen frem som forslag i regionrådet 10. november. Rådmannsutvalget konklusjon: Rådmannsutvalget støtter daglig leders utkast til høringsuttalelse, men oppfordrer at det utbygges med mer fakta knyttet til de konkrete tiltakene som omtales. Daglig leder legger uttalelsen frem som forslag i regionrådet 10. november. Sak 072/15: Tjenestesamarbeid justert mandat Saksbehandler Halvor Rostad Dokumenter i saken Rådmannsutvalget 28. november sak 079/14 Forslag til revidert prosjektmandat (ettersendes) 10

11 Opplysninger i saken Rådmannsutvalget godkjente i møtet 28. november 2014 mandatet for forprosjektet «Tjenestesamarbeid økonomi og HRM». Prosjektet var forutsatt iverksatt fra med en tidsramme på ett år. Av organisatoriske årsaker kom prosjektet ikke i gang som forutsatt på det tidspunkt. Etter å ha fått dedikert en ny prosjektlederressurs høsten 2015 har det vært gjort forberedelser slik at prosjektet nå kan iverksettes. Gjennom møte med representanter for kommunenes personalavdelinger (Kompetanseforum) 22. oktober 2015, og for økonomi/lønn 23. oktober 2015, er det drøftet problemstillinger som har gitt grunnlag for å fremme forslag til et revidert prosjektmandat. Foruten forslag til revidert tidsplan, foreslås det endringer også i målbeskrivelse, omfang og avgrensning samt organisering. Forslag til endringer Tidsramme og tidsplan Her er det diskutert om tidsrammen kan reduseres iht. den opprinnelige rammen på ett år. Siden det anses som viktig å sikre at arbeidet er tilstrekkelig god forankret blant de som berøres, samt unngå for stor belasting på prosjektgruppas medlemmer i hektiske perioder som ved årsavslutning av kommuneregnskapene, anbefales det å opprettholde en tidsramme på ett år. Prosjektperioden foreslås da til å være 1. november 2015 til 15. november 2016, med framleggelse av sluttrapport for Rådmannsutvalget i slutten av november Det foreslås lagt inn en aktivitet og en milepæl med sikte på å kunne fremme forslag til utvalgte gjennomføringstiltak med budsjett, som en del av Kongsbergregionens budsjettinnspill for Målbeskrivelse I gjeldende mandat er det angitt resultatmål, men ikke effektmål. Interkommunalt samarbeid må gi en merverdi som kommunene ikke kan oppnå hver for seg. Gevinstpotensialet er i dette tilfellet særlig knyttet til felles IKT-løsninger, samt utvikling av samarbeidstiltak på felles regionale arenaer. De direkte budsjettmessige gevinstene er i betydelig grad realisert tidligere. I videre prosess vil det ligge et potensiale for indirekte budsjettgevinster og særlig kvalitetsgevinster. Her kan det bl.a. oppnås gevinster (dvs. positive effekter) knyttet til: - Økt utnytting av IKT-systemenes funksjonalitet gjennom kunnskaps- og erfaringsutveksling og felles kompetanseutviklingstiltak. Herunder oppbygging av spisskompetanse på viktige områder. - Samarbeid om rekruttering av kvalifisert personell - Bedre rutiner og arbeidsprosesser, gjennom erfaringsutveksling og felles arbeid med prosess-innovasjon. - Redusert sårbarhet ved fravær - Etablering av nye fellesløsninger (f.eks. scanningtjenester og overføring av data fra forsystemer, ). For ytterligere konkretisering, anbefales det å utvikle det en gevinst- og gevinstrealiseringsplan parallelt med gjennomføringen av øvrige prosjektaktiviteter. Omfang og avgrensning (og supplement til resultatmål) Gjeldende prosjektmandat forstås slik at forprosjektet avgrenses til kartlegging og vurdering av mulighetene for tjenestesamarbeid. Som sluttrapporten fra ERP-prosjektet viser, ligger det også et gevinstpotensiale som kan realiseres gjennom nettverkssamarbeid. Kommunenes representanter anbefaler å utvide mandatet til også å omfatte gevinstrealisering gjennom nettverkssamarbeid, for enklere og raskere å kunne ta de mer «lavthengende fruktene». 11

12 Dette vil for eksempel kunne omfatte bedre utnytting av mulighetene i IKT-systemene. Når det gjelder temaene for vurdering av tjenestesamarbeid foreslås følgende endring: - Utfakturering nevnes spesifikt i opplistingen - Innfordring tas inn som nytt tema - Når det gjelder skatteinnkrever-funksjonen, anbefales det inntil videre å sette arbeidet på vent. Her må Stortingets behandling av forslaget i statsbudsjettet om å gjøre skatteinnkreverfunksjonen statlig avklares. - På HRM-området utenom lønn, dvs. personal, anbefales det å avgrense arbeidet til gevinstrealisering gjennom nettverkssamarbeid i denne omgang. E-handel var også med som tema for videre gevinstrealisering i sluttrapporten fra ERPprosjektet. Her har en ikke lykkes med å etablere noe prosjekt. Utfordringene på dette området synes å være mer av systemteknisk og organisatorisk art enn av innkjøpsfaglige og kommunene er på nokså ulikt ståsted i utviklingen. Det foreslås ikke å ta inn e-handel som tema i mandatet, men problemstillingene kan bli drøftet på nettverksnivå. Prosjektorganisering Her foreslås følgende endringer: - Rådmannsutvalget foreslås som forprosjektets styringsgruppe. - Prosjektgruppa sammensettes av økonomisjefer, samt ansvarlige for kommunenes lønnsfunksjon, fra alle 7 kommunene sammen med valgt ansattrepresentant. - Personalnettverket (utgangspunkt i Kompetanseforum) gis i oppdrag å vurdere mulige områder for samarbeid innenfor «personal», som krever felles regionale oppfølgingstiltak. - Eventuelle arbeidsgrupper etableres hvis behov. Daglig leders forslag til konklusjon Rådmannsutvalget godkjenner de foreslåtte endringene i prosjektmandatet for forprosjektet «Tjenestesamarbeid økonomi og HRM». Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner de foreslåtte endringene i prosjektmandatet for forprosjektet «Tjenestesamarbeid økonomi og HRM». Presisering: Numedalskommunene deltar med observasjonsstatus. Setningen som beskriver Kongsberg og Numedalskommunenes samarbeid om innfordring fjernes. Sak 073/15: Møteplan 2016 Saksbehandler: Håvard Fossbakken Ingen dokumenter 12

13 Daglig leder legger frem forslag til møteplan for Rådmannsutvalg, Regionråd og Representantskap. Det er i skrivende stund ikke oversikt over alle politiske møter i alle kommuner og fylkesting. Forslaget er i henholdt til Kongsbergregionens vedtekter som sier Regionrådet som hovedregel skal avholdes annehver måned. Regionrådet Dato Sted Notodden Nore og Uvdal Kongsberg Tinn Flesberg Hjartdal Rådmannsutvalg Dato Representantskap Dato Daglg leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget støtter daglig leders forslag til møteplan for Møteplanen legges frem for Regionrådet 10. november. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget støtter daglig leders forslag til møteplan for 2016, men møtested for Regionrådet fjernes. Møteplanen legges frem for Regionrådet 10. november. Sak 074/15: Kommunereformen Saksbehandler Håvard Fossbakken 13

14 Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 14