KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET september 2018 MØTEROM STYGGEMANN, KRONA, KONGSBERG. Tid: kl 12:00 14:00

Transkript

1 Møtereferat Rådmannsutvalget 28. september 2018 MØTEROM STYGGEMANN, KRONA, KONGSBERG Tid: kl 12:00 14:00 Til stede Rådmannsutvalget Jon G. Pedersen, Rune Engehult, Wenche Grinderud, Rune Antonsen, Hans Henrik Thune, Gry Anja Gundersborg, Jan Erik Søhol. Andre: Ingar Vaskinn, Britt Inger Kolset. Anne Rygaard og Jo Jøldal under sak 036/18.

2 INNHOLD Sak 035/18: Godkjenning av møtereferat... 2 Sak 036/18: Nytt fra sekretariatet... 2 Blant annet presentasjon av Personvernombud Jo Jøldal, og status Sak/Arkivløsning Anne Rygaard Sak 037/18: Tiltaksplan digitalisering Sak 038/18: Digitaliseringsstrategi Sak 039/18: Handlingsplan Kongsbergregionen Sak 040/18: Budsjett Kongsbergregionen Eventuelt Orientering om søknader til stilling som daglig leder Kongsbergregionen v. rådmann Kongsberg Felles bord... 6 SAK 035/18: GODKJENNING AV MØTEREFERAT Referat fra møtet i rådmannsutvalget Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra SAK 036/18: NYTT FRA SEKRETARIATET Ingen dokumenter Nytilsatt personvernombud Jo Jøldal presenterer seg og status og refleksjoner etter en snau måned i stillingen. Anne Rygaard presenterer status Sak/Arkiv prosjektet. Tas til orientering Personvernombud: Rådmennene ønsker en fremdriftsoversikt og en opplæringsplan. Sak/Arkiv: Neste møte er det beslutningspunkt på hvilken kommune som blir den neste til å ta i bruk programvaren, den kommunen må også ha på plass et oppstartsteam.

3 SAK 037/18: TILTAKSPLAN DIGITALISERING 2019 Saksbehandler: Britt Inger Kolset Tiltaksplan digitalisering 2019 (Vedlegg) Ikke vedlagte dokumenter: Regional digitaliseringsstrategi (RMU 024/15 og Regionråd 011/15) Handlingsplan og budsjett 2015 (RMU 063/14 og 064/14) Handlingsplan og budsjett 2016 (RMU 061/15 og 062/15) Tiltaksplan digitalisering 2017 (RMU 045/16) Tiltaksplan digitalisering 2018 (RMU 052/17) Kommunene i Kongsbergregionen etablerte våren 2015 en felles strategi for sitt digitaliseringssamarbeid for perioden SuksIT som er kommunenes felles digitaliseringsorgan har utarbeidet tiltaksplaner for hvert år i perioden og har også hatt ansvar for at tiltakene har blitt gjennomført. I utgangspunktet skulle arbeidet med tiltaksplan for 2019 starte etter at ny digitaliseringsstrategi for var etablert. Arbeidet med strategien har imidlertid blitt utsatt pga. utsettelse av arbeidet med ny strategi for Kongsbergregionsamarbeidet. SuksIT legger derfor fram tiltaksplan for 2019 etter samme layout og med samme satsningsområder som tidligere år. Dette inkluderer også budsjett pr. satsningsområde, men også synliggjøring av vedtatt budsjett for de 2 foregående år slik det har blitt gjort tidligere. Rådmannsutvalget besluttet å styrke den faste bemanningen av SuksIT med 2 årsverk i tillegg til stillingen som koordinator. Økningen i lønnskostnader som en følge av dette finansieres av tiltakene i årlige tiltaksplaner fra og med Hovedsatsningene i 2019 vil være å planlegge og etablere digitale løsninger som forenkler og forbedrer kommunikasjonen med innbyggere, og se nærmere på /eventuelt etablere løsninger som kan automatisere og effektivisere kommunal tjenesteproduksjon. Når det gjelder finansiering av tiltakene for 2019 er det viktig å merke seg at summen av kommunale bidrag i 2019 vil være vesentlig lavere enn tidligere år. Dette skyldes i hovedsak at mange tiltak i 2019 finansieres av ubrukte midler i 2017/18. For årene vil ny regional digitaliseringsstrategi legges til grunn for årlig satsning. Det vil derfor ikke være mulig nå å budsjettere for flere år enn 2019.

4 Basert på tidligere års satsninger og ambisjonene i ny digitaliseringsstrategi, vil man likevel kunne anta at kommunenes totale andel av årlige kostnader i perioden vil ligge på ca kr. 10 mill. Rådmannsutvalget godkjenner tiltaksplan for digitalisering for SAK 038/18: DIGITALISERINGSSTRATEGI Saksbehandler: Britt Inger Kolset Regional digitaliseringsstrategi (Vedlegg) Ikke vedlagt dokument: Regional digitaliseringsstrategi (RMU 024/15 og Regionråd 011/15) Kommunene i Kongsbergregionen etablerte våren 2015 en felles strategi for sitt digitaliseringssamarbeid for perioden SuksIT legger med dette fram forslag til ny digitaliseringsstrategi for perioden SuksIT har denne gang valgt å utarbeide et 1-siders strategidokument som enkelt kan kommuniseres både til ansatte og innbyggere. Strategien beskriver en visjon og de viktigste prinsippene som legges til grunn for satsningen, samt noen punkter til hvordan visjonen skal nåes. I tillegg inneholder ny strategi en tydeliggjøring av hvilke gevinster man ønsker å oppnå gjennom satsningen på digitalisering i kommunene. SuksIT har denne gang ikke funnet det nødvendig å gjennomføre noen omfattende strategiprosess. Dette fordi innholdet i ny strategi innebærer en videreføring av tidligere års strategier og samarbeid og fordi den er mer overordnet enn tidligere års strategidokumenter. Det er likevel viktig at strategidokumentet gjøres godt kjent i den enkelte kommune for å sikre en koordinert innsats i perioden. SuksIT vil utarbeide årlige tiltaksplaner for strategiperioden. Det er viktig at innholdet i disse planene også blir godt forankret ute i kommunene. Forslag til ny regional digitaliseringsstrategi vedtas Samordning med sikte på flere felles systemer og økt tjenestesamarbeid på tvers av kommunene. Rådmennene sørger for å forankre den nye strategien i egen organisasjon

5 SAK 039/18: HANDLINGSPLAN 2019 Forslag til Handlingsplan 2019 Daglig leder legger frem forslag til handlingsprogram DAGLIG LEDERS FORSLAG TIL KONKLUSJON: Rådmannsutvalget slutter seg til daglig leders forslag til handlingsplan for Handlingsplanen legges frem for Regionrådet 13. november Rådmannsutvalget slutter seg til daglig leders forslag til handlingsplan for Handlingsplanen legges frem for Regionrådet 13. november SAK 040/18: BUDSJETT 2019 Daglig leders budsjettinnspill I tråd med vedtektene skal sekretariatet fremme budsjettinnspill hvert år innen september. Budsjettinnspillet fremmes i sammenheng med at handlingsplanen for kommende år legges fram til behandling. Budsjettinnspillet er en oversikt over neste års kostnader knyttet til iverksatte tiltak og etablerte kostnader, og kostnadsmessige konsekvenser av nye tiltak i handlingsplanen. Gjennomføringen av tiltak og virksomhet i regionsamarbeidets regi forutsetter at kommunene hver for seg vedtar budsjett der disse kostnadene er hensyntatt og på denne måte gjøres tilgjengelig for regionsamarbeidet. De regionale organ vedtar derfor ikke et budsjett selv, men rådmennene har ansvar for å legge de kostnader som er etablert gjennom inngått forpliktelser mellom kommunene og eksterne parter inn i de forslag som fremmes til behandling i kommunene. Rådmannsutvalget støtter daglig leders budsjettinnspill for Budsjettinnspillet legges frem for Regionrådet 13. november 2018.

6

7 EVENTUELT Orientering om søknader til stilling som daglig leder Kongsbergregionen v. rådmann Kongsberg FELLES BORD Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. - Daglig leder orienterte meget kort om invitasjon til et mulig næringsutviklingssamarbeid med Regionalpark Haldenvassdraget som drøftes i næringssamarbeidet i oktober. Og at Kongsbergregionen støtter Universitetet i Sørøst-Norge sin søknad til fylkeskommunen om ressurser til å utvikle studentbedrifter i Innovasjonsloftet/Kongsberg Startup (ikke penger, ses i sammenheng med etablerertjenesten og prosjektet Innovasjonsloft som Kongsbergregionen har vært delaktig i).