REFERAT MØTE I SUKSIT

Transkript

1 1 REFERAT MØTE I SUKSIT Sted: Kongsberg, Krona møterom Styggemann Dato: Tidsramme: Deltagere: Merknad Kongsberg Hilde Enget Tinn Ann-Kristin Marumsrud Notodden Vigdis Bergestig Rollag Else Berit Grette Forfall Flesberg Jon Gjæver Pedersen Hjartdal Oddvar Nygård Forfall Nore og Uvdal Anne Rudi K-IKT Oddvar Kaasa Kongsbergregionen Britt Inger Kolset SAK 55/17 GODKJENNING AV REFERAT FRA MØTET Møtereferatet ble godkjent. SAK 56/17 DIGITAL TESTARENA KONGSBERG I forbindelse med satsningen på autonome kjøretøy i Kongsberg, er Kongsberg kommune involvert i prosjektet «Testarena Kongsberg». Det er nyttig at SuksIT kjenner til denne satsningen. Næringssjef Ingar Vaskinn i Kongsberg kommune deltok i møtet og presenterte prosjektet. Han oppfordret SuksIT/kommunene til å komme med ideer/prosjekter som kan implementeres i «Sandkassa». Saken tas til orientering

2 2 SAK 57/17 STATUS FRA K-IKT Daglig leder i K-IKT orienterte om de viktigste aktivitetene i K-IKT for tiden. Noen stikkord fra orienteringen: Lansering av en ensartet Windows 10 plattform for tynnklienter før nyttår. K-IKT vil sende ut informasjon før løsningen lanseres. K-IKT jobber mye med utbedringer av lokal-nettverk i kommunene Forenkling av innmelding av saker for ansatte i Footprint (brukerstøtteløsningen) lanseres i løpet av 2 uker. Mål om at flere saker registreres i Footprint og dermed redusere innmeldte saker pr. epost. Saken tas til orientering SAK 58/17 PROSJEKTVERKTØY SuksIT har tidligere diskutert behovet for verktøy som støtter opp om samhandling og dokumentdeling og har kartlagt hvilke verktøy kommunene i dag bruker/har behov for. Prosjekt arkitektur gjennomgikk også kartleggingsresultatene i sitt møte Det ser ikke ut til at det er mange prosjektdelingsverktøy i bruk i dag (med unntak av noen av byggesaksavdelingene). I og med at kommunene i regionen benytter Office 365 er det naturlig å se på hvilke muligheter for samhandling og dokumentdeling som ligger i denne plattformen (Teams/Planner/OneDrive). Arkitekturprosjektet foreslår derfor for SuksIT at man inviterer leverandør for å demonstrere disse løsningene, og at hver kommune peker ut en/flere personer som jobber med prosjekter/deltar i regionale nettverk som kan delta på en slik demo. Oddvar inviterer SuksIT til å delta på en Skype-demo av Teams/Planner/OneDrive tidlig i januar. SuksIT inviterer andre aktuelle deltakere fra egen kommune. SAK 59/17 REKRUTTERING AV FELLES PERSONVERNOMBUD RMU har tidligere tilsluttet seg SuksIT s forslag til oppgaver for felles stilling som personvernombud. Sekretariatet har utarbeidet forslag til utlysningstekst som ble sendt ut sammen med møteinnkallingen.

3 3 SuksIT drøftet hvem som skal delta fra kommunene i ansettelsesprosessen. SuksIT tilsluttet seg innholdet i stillingsutlysningen. Sekretariatet tar ansvar for ansettelsesprosessen. Hilde deltar i prosessen på vegne av kommunene. SAK 60/17 NY PERSONVERNFORORDNING (GDPR) For å sikre at kommunene i regionen vil være i stand til å møte kravene, er det ønskelig at SuksIT drøfter om det er tiltak som bør igangsettes før vi har et felles personvernombud på plass. Et mulig tiltak kan være å planlegge hva som bør gjøres på kort og lang sikt i arbeidet med å møte kravene i GDPR. Når det gjelder teknisk tilrettelegging/plan er det naturlig at K-IKT tar ansvar for dette. Odd Resser fra Kongsberg kommune deltok i møtet og orienterte om de viktigste endringene i den nye forordningen. En gjennomgang av status i kommunene ift de nye kravene viser at kommunene i vår region tidligere har gjort mye godt arbeid vedr. informasjonssikkerhet. Prosjektet «Orden i eget hus i praksis» som nettopp er startet er et viktig tiltak for å få oversikt over hvilke datasett kommunene sitter på. Kommunenes etablering av felles personvernombud (sak 59/17) er også viktig for å imøtekomme de nye kravene. Oppsummert: Kommunene i regionen har igangsatt gode tiltak for å møte kravene i GDPR. For å sikre god fremdrift videre er det viktig at kommunene peker ut en sikkerhetsansvarlig (beskrevet i informasjonssikkerhetsstrategien i kvalitetssystemet). Hver kommune peker ut egen sikkerhetsansvarlig. SuksIT følger opp lokalt at dette blir gjort og melder tilbake navn på sikkerhetsansvarlig til Britt Inger innen SAK 61/17 FORPROSJEKT SMARTE LOKALSAMFUNN (VEDLEGG) Britt Inger orienterte kort om foreløpig innhold i rapport som utføres av Sopra Steria. Endelig rapport videresendes SuksIT når den foreligger. Saken tas til orientering

4 4 SAK 62/17 DIGITALISERINGSKONFERANSEN 25. APRIL (VEDLEGG) Britt Inger gikk gjennom foreløpig forslag til innhold. Det var enighet om at konferansen denne gang skal ha stort fokus på lokal gevinstrealisering i kommunene. Det var også enighet om at kommunene selv må bidra med egne presentasjoner som har som hovedfokus: hvordan har vi jobbet med å realisere gevinster lokalt ifb med implementering av digitale løsninger, og hvilke gevinster har vi oppnådd? SuksIT drøftet mulige caser som kan belyse dette. Hver SuksIT-representant finner egnede caser fra egen kommune som kommunen ønsker å presentere på digitaliseringskonferansen. Disse beskrives kort på neste SuksIT-møte 12. januar Nedenfor er det en oversikt over de viktigste regionale løsninger/prosjekter som er implementert/blir implementert i perioden som innspill til mulige caser fra kommunene). År Regionale digitale løsninger i Kongsbergregionen Navn/leverandør Regionalt Responssenter (alarmmottak for velferdsteknologi) avklares ila 2017 Regional saksbehandlingsløsning og elektroniske arkiver Elements Regional ebyggesak-løsning Elements Regionalt administrasjonssystem for skoler og barnehager IST Regional pedagogisk løsning for skoler avklares ila 2017 Regional avtaleforvaltningssystem avklares tidlig 2018 Regional løsning for digitalisert vedtaksprosess i Pleie- og Omsorg Visma earkiv 2016 Regional kompetanseportal (elæring) egenutviklet Læringsplattform for ansatte (nasjonal) KS Læring 2015 SMS-beredskapsvarslingsløsning Varsling24 Regional mail- og kalender - og samhandlingsløsning (virtuelle møter, chat) MS Outlook/Skype Regional løsning for utsendelse av digital post KS Svar UT 2014 Regionalt fagsystem for sosialtjenestene Socio Regional løsning for mobil omsorg (nettbrett for hjemmetjenestene) Mobil Omsorg 2013 Regional løsning for utveksling av elektroniske meldinger i PO Visma Profil og Link Regionalt kvalitetssystem Compilo Regionalt fagsystem for barnevernstjenestene Visma Familia Regionalt fagsystem for helsestasjonene WinMed 3 ERP-løsning for 4 kommuner(økonomi og lønn/personal) Visma ERP

5 5 SAK 63/17 DIGITAL KOMPETANSE FOR LEDERE STATUS DELTAKELSE SuksIT har etablert følgende 2 opplæringstilbud for ledere: poengs studie «Digitalisering, innovasjon og ledelse» - januar sept Det er pr totalt 10 påmeldte ledere fra regionen fordelt slik: Kongsberg, 4 stk, Hjartdal: 2 stk og Nore og Uvdal: 4 stk timers gevinstrealiseringskurs for ledere 30.november 2017 Det er pr ca 90 påmeldte ledere fra regionen fordelt slik: Kongsberg: 58 stk, Flesberg: 10 stk, Nore og Uvdal 7 stk, Hjartdal: 7 stk, Rollag 5 stk, Notodden: 1 stk, Sekretariatet: 5 stk SuksIT følger opp lokalt i egen kommune for å sikre at de som ønsker å delta på studiet i etterutdanning melder seg på innen fristen 1. desember 2017, og at antall deltakere til gevinstrealiseringskurset 30. november meldes til Britt Inger så raskt som mulig. SAK 64/17 VURDERING AV INNKOMNE FORSLAG TIL ANSKAFFELSER SuksIT behandler fortløpende innmeldte ønsker fra kommunene for anskaffelser av nye moduler/løsninger. Selv om slike anskaffelser skal beskrives og budsjetteres i årlig tiltaksplan for digitalisering, dukker det opp behov for nyanskaffelser i løpet av året. I dagens møte behandler SuksIT følgende innmeldte ønsker/behov: 1. Ny rekrutteringsløsning for Notodden og Kongsberg (innmeldt fra Hilde) SuksIT har behandlet saken tidligere og besluttet følgende i møte : «Kongsberg og Notodden samarbeider om å invitere aktuelle leverandører til å presentere sine løsninger og gjennomfører anskaffelse av ønsket løsning. SuksIT orienteres om status». Kongsberg og Notodden har gjennomført leverandørdemoer og har oversendt en vurdering av løsningene og ønsker om videre prosess til SuksIT (se vedlegg) samt forslag til følgende anbefaling: Det gjennomføres anbudsrunde for innkjøp av ny rekrutteringsmodul. Personalavdelingen utarbeider kravspesifikasjon i samarbeid med Notodden og innkjøpsansvarlig. Det antas at det vil påløpe

6 6 halvårlige kostander for Kongsberg kommune i 2018, dette dekkes av personalavdelingen. Helårseffekten vurderes i forbindelse med budsjett 2019/ handlingsprogram Anbefalingen støttes. Det ønskes åpnet for at de andre kommunene i regionen kan gjøre avrop på opsjon. 2. Fagapplikasjon for kulturtjenesten i Kongsberg kommune (oversendt fra K-IKT) Kulturtjenesten Kongsberg har sendt forespørsel til K-IKT om teknisk vurdering av ny FDV-løsning for idrettsanlegg, parker og lekeplasser som de ønsker å anskaffe. K-IKT har svart at de sender saken til behandling i SuksIT for å avklare om de andre kommunene i regionen har tilsvarende behov. SuksIT drøfter saken. Hilde etterspør en beskrivelse av behov og utkast til gevinstrealiseringsplan fra kulturtjenesten i Kongsberg. Denne videresendes til SuksIT når den er konfirmert av ledelsen i Kongsberg kommune. SuksIT behandler saken på nytt når dette foreligger. 3. Ny modul i GAT timeregistrering koblet mot Agresso/Visma (innmeldt fra Anne) Anne orienterte om saken. Det synes ikke som det er andre kommuner i regionen som har tatt i bruk slik funksjonalitet. Anne sørger for at Nore og Uvdal lager en beskrivelse av behovet for en slik løsning/funksjonalitet og tidlig gevinstrealiseringsplan som distribueres SuksIT. SuksIT behandler saken på nytt når dette foreligger. SuksIT ønsker at det regionale GAT-nettverket blir aktivt igjen. Det bør vurderes om nettverket skal representere flere områder enn helse- og omsorg siden GAT benyttes av flere tjenester/enheter i noen av kommunene. Britt Inger følger opp.

7 7 SAK 65/17 PLANLEGGING AV NY STRATEGIPROSESS Evalueringsrapport fra Telemarksforskning av digitaliseringssamarbeidet i Kongsbergregionen skal foreligge medio januar. Denne vil danne grunnlaget for innspill til innhold i ny digitaliseringsstrategi. Det legges opp til at ny digitaliseringsstrategi skal inngå som en del av Kongsbergregionens nye strategi som skal foreligge innen utgangen av april. SuksIT planlegger innhold til og gjennomføring av ny strategiprosess. SuksIT gjennomfører en strategisamling februar 2018 (lunsj til lunsj) som skal gi innspill til ny strategi. Britt Inger forbereder og organiserer samlingen. SAK 66/17 KORT ORIENTERING OM STATUS I DIGITALISERINGSPROSJEKTENE (VEDLEGG) Det gis en kort orientering om framdrift/status for de viktigste aktivitetene/prosjektene i SuksIT s Roadmap. Det vises til vedlagte presentasjon som beskriver status for alle satsningsområdene. Saken ble tatt til orientering. SAK 67/17 EVENTUELT (VEDLEGG) 1. Regionalt kvalitetsnettverk status og mandat Vigdis ønsket litt informasjon om det regionale kvalitetsnettverket og hvilke oppgaver de jobber med. Hun orienterte kort om ny funksjonalitet i Compilo vedr. oppbygging av organisasjonsstruktur og kobling mot AD. Britt Inger orienterte om at RMU i møtet besluttet å «revitalisere» kvalitetsnettverket med nytt mandat (se vedlegg), og at nettverket har sitt neste møte 12. desember. Vigdis lager en beskrivelse av hvordan kommunene oppretter organisasjonsstruktur i Compilo og kobling mot AD og sender til Odd Resser som orienterer kvalitetsnettverket om dette i neste møte.

8 8 2. Anskaffelse av ny løsning for PP-tjenestene SuksIT og RMU har tidligere besluttet å anskaffe ny felles fagsystem for PP-tjenestene i regionen (Beskrevet i handlingsplan for digitalisering 2017 og 2018). Britt Inger orienterte om status i prosessen og innholdet i anbefaling fra anskaffelsesgruppa som legges fram for RMU Ann Kristin nevnte at det regionale arkivnettverket ikke har vært involvert i prosessen, og at det er viktig at de har mulighet til å komme med arkivfaglige innspill/krav ifb med slike anskaffelser. SuksIT støtter anbefalingen fra anskaffelsesgruppa om valg av ny løsning for PP-tjenestene. For å sikre at det regionale arkivnettverket blir tidlig nok involvert i fremtidige anskaffelser sendes heretter kopi av SuksIT s møtedokumenter/innkalling til leder for regionalt arkivnettverk. 3. Avtaleforvaltningssystem Oddvar orienterte om K-IKT s behov for snarlig å anskaffe et system for administrere avtaler/kontrakter. SuksIT planlegger også anskaffelse av et slikt system, og det vil være sterkt ønskelig om samme system benyttes av kommunene og av K-IKT. SuksIT drøftet saken og det var enighet om man ønsker å iverksette anskaffelse av felles avtaleforvaltningssystem. Oddvar og Britt Inger iverksetter prosess med å anskaffe avtaleforvaltningssystem i samarbeid med regional innkjøper med mål om å legge fram forslag til kontrakt for RMU i januar. SuksIT avklarer sin innstilling til RMU enten i møte 12. januar eller pr. epost noen dager senere. Kongsberg, Britt Inger Kolset Koordinator SuksIT