Rådmannsutvalget 25. november 2011

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 25. november 2011 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 14:00 MØTELEDER: Jon G Pedersen referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 103/11: Referatsaker...3 Sak 104/11: PPTOT forberedende møte...3 Sak 105/11: Etablerveiledning...4 Sak 106/11: Distriktspolitiske virkemidler / - områder...4 Sak 107/11: Regional telefonstrategi...6 Sak 108/11: Fjellregionen administrativ kontakt...6 Sak 109/11: Hovedprosjekt ERP - prosjektmandat...7 Sak 110/11: Hovedprosjekt Telefoni - prosjektmandat...9 Sak 111/11: Hovedprosjekt IKT-driftssamarbeid - prosjektmandat...10 Sak 112/11: Hovedprosjekt Meldingsløftet - prosjektmandat...11 Sak 113/11: Gevinster ved IKT-tiltak orientering...12 Sak 114/11: Prosess fremtidig IKT-samarbeid - orientering...12 Sak 115/11: Møteplan Sak 116/11: Eventuelt...13 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Utkast tilbudsdokument til sak 105/11 (Unntatt offentlighet) 2. Vedl 2 Regional telefonstrategi til sak 107/11 3. Vedl 3 Prosjektmandat hovedprosjekt implementering ERP til sak 0109/11 4. Vedl 4 Prosjektbeskrivelse hovedprosjekt Telefoni 2012 til sak 110/11 5. Vedl 5 Prosjektmandat hovedprosjekt regionalt IKT driftssamarbeid til sak 0111/11 6. Vedl 6 Sluttrapport forprosjekt Meldingsløftet 2011 til sak 112/11 7. Vedl 7 Prosjektmandat hovedprosjekt meldingsløftet 2012 til sak 112/11 8. Vedl 8 Gevinster ved regionale IKT tiltak 2012 til sak 113/11 Til stede: Gjertrud Nysæter Lien / Tinn Hans Henrik Thune / Rollag Rune Engehult / Hjartdal Astrid Sommerstad / Kongsberg Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Halvor Rostad / Kongsbergregionen under sak 111/11 Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen under flere av sakene Ingar Vaskinn / Kongsberg kommune og SNKR under sak 105/11 2

3 Sak 103/11: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Sekretariatet viser til feil nummerering av saker siste sak har formelt nr 102/11 Referatsaken tas til orientering Sak om legevakt er ikke fulgt opp i dette møtets agenda slik forutsatt i referatet. Denne saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 103/11: Referatsaken tas til orientering Sak 104/11: PPTOT forberedende møte Ingen Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannen i Kongsberg har bedt om at saken settes opp på agendaen. Gjelder i utgangspunktet Kongsberg/Numedal og denne sak fremmes med tanke på forberedelse til foreliggende invitasjon til avklaringsmøte PPTOT den 2 desember. Saken tas til orientering Astrid Sommerstad orienterte om bakgrunn for saken. Utvalget drøftet dette. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 104/11: Rådmennene har drøftet saken 3

4 Sak 105/11: Etablerveiledning Tidligere saker Utkast tilbudsdokument (Vedlegg 1 unntatt offentlighet) Saken har vært drøftet i rådmannsutvalget tidligere og det er gitt mandat til sekretariatet v/regional koordinator å iverksette en anskaffelse knyttet til tjenester for kommunene Kongsberg og i Numedalskommunene. Saken har vært drøftet flere ganger også i SNKR. Og det foreligger nå tanker om videre arbeid med dette tema i regionen som bør utredes videre. Regional koordinator har behov for å drøfte det avgitte mandat med rådmennene i den sammenheng. I utgangspunktet foreslås det nå å gjøre 2012 til et mellomår der da videre organisering av tjenesten mv utredes nærmere. Næringssjef Ingar Vaskinn i Kongsberg kommune vil delta under behandlingen av saken. På bakgrunn av drøftinger i SNKR har han ført i pennen et utkast til mulig forslag til tilbudsrunde. Saksbehandler ønsker i og for seg på nåværende tidspunkt drøfte mandat for videre oppfølging og ikke det konkrete foreliggende utkastet. Men dette er dog beskrivende for noe av tenkningen som er gjort i arbeidet med dette spørsmålet så langt derfor vedlegges dette dokumentet til orientering. Regional koordinator får mandat til å følge opp saken videre i tråd med informasjon/forutsetninger presentert i møte Ingar Vaskinn og koordinator orienterte Rådmannsutvalgets konklusjon sak 105/11: Regional koordinator får mandat til å følge opp saken videre i tråd med informasjon/forutsetninger presentert i møte Sak 106/11: Distriktspolitiske virkemidler / - områder Regionråd bla sak 035/11 - Eventuelt Rådmannsutvalget bla sak 088/11 og sak 101/11 Saken er tidligere fremmet av daværende ordfører i Hjartdal med spørsmål til rådet om å undersøke pågående aktuelle prosesser knyttet til disse tema. Det ble fra sekretariatets side gjort enkelte henvendelser til departementet før sommeren uten at aktuell informasjon fremkom da slik forespurt. Dernest ble saken reist under eventuelt i rådets junimøte, og sekretariatet ble spurt om å gjøre en kartlegging i kommunene v/rådmann for å reise kunnskap om betydning i vår region og aktuelle kommuner. To av kommunene ga tilbakemelding. Sekretariatet tok saken opp i rådmannsutvalget 30. september. Der besluttet rådmannsutvalget at sekretariatet ikke skulle prioritere saken nå. Den 28. oktober, under eventuelt, tok Hjartdal kommune på nytt opp spørsmålet i rådmannsutvalgets møte. Og 4

5 sekretariatet ble bedt om å følge opp saken likevel. Generell informasjon om virkeområder, retningslinjer og regelverk som har innvirkning på distrkts- og regionalpolitikken viser sekretariatet til KRD's hjemmeside. I oppfølgingen av dette har sekretariatet søkt innhente informasjon om aktuelle prosesser som departementene nå arbeider med som kan ha betydning for kommunene. Sekretariatet har sin informasjon fra KRD v/ politisk rådgiver. Den informasjonen som fremkommer i denne kontakten kan beskrives slik: Det pågår to aktuelle prosesser i departementene nå: 1. Departementet er aktive i sitt arbeid mot EU. Blant annet sammen med de andre nordiske landene, for å beholde dagens regelverk i EU i forhold til regional støtte. Det som er i dag varer til EU er i gang med rullering av regelverket som skal gjelde fra Statsråden deltok blant annet i nordisk regionalministermøte i Helsinki i oktober i år. Sammen sendte disse et felles brev til EU-kommisæren. Her ber de om at det innenfor EU's fremtidige regionalpolitikk, og innenfor regelverket for regional statsstøtte, viser spesiell oppmerksomhet til de nordlige regionene med spredt bosetting. Det de nordiske landene fokuserer på er at kriteriet lav befolkningstetthet videreføres i det nye regelverket, det er dette som har gjort at vi blant annet har beholdt ordningen vår med differensiert arbeidsgiveravgift, investeringsstøtte til virksomhetsetablering i distriktene og transportstøtte. 2. Departementet sier det må komme en nasjonal prosess etter at regelverket til EU er godkjent. (Altså regelverket som skal gjelde fra 2014). Videre sier departementet at de pr dd har grunn til å tro at vi får beholde dagens system. Når det er fastlagt må det gås en ny runde blant annet på kompensasjonsmidler og hvordan de fordeles. Jeg har pt ikke konkret kunnskap om hvilke kommuner dette omfatter, men de kommunene som får slike midler får det fordi de kom i en sone med høyere arbeidsgiveravgift enn tidligere. Noen midler går også til bredbåndsutbygging. Departementet sier at kommuner og andre blir selvsagt varsla i god tid når en er klar for den nasjonale runden - slik at de blir hørt. Regional koordinator legger fram denne informasjonen for rådmannsutvalget, og ber utvalget drøfte om dette er slik informasjon som er etterspurt og i hvilken form den da skal tilflyte rådet ellers. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Koordinator redegjorde kort Rådmannsutvalgets konklusjon sak 106/11: Saken legges fram for regionrådet til orientering 5

6 Sak 107/11: Regional telefonstrategi Rådmannsutvalget sak 102/10 Regional telefonistrategi (Vedlegg 2) Saksbehandler Odd J Resser/Jan Erik Innvær Opplysninger i saken/vurderinger: I rådmannsutvalgets behandling av saken den fremkommer følgende: Foreliggende/presenterte utkast til reglement godkjennes som grunnlag for drøfting i kommunene Slik drøftingprosess søkes gjennomført innen Innspill fra kommunenes drøfting meldes tilbake til sekretariatet og derigjennom prosjektledelsen. Prosjektet/faggruppe vil deretter fremme ny sak/forslag til rådmannsutvalget mht videre oppfølging og evt behandling i den enkelte kommune. Denne saken er blitt hengende, og man har oppfattet strategien som vedtatt, noe den etter vedtaket ikke har vært. Reglementent må vedtas i den enkelte kommune. Det ble oversendt kommunene Strategi og reglement er drøftet på forskjellig vis i kommunene. Fra Kongsberg kommune foreligger det et drøftingsreferat. De forskjellige drøftingene ga ikke innspill til endringer i den strategien som ble behandlet i møtet Denne strategien legges derfor fram til vedtak i rådmannsutvalget. Kongsbergregionen - Felles Telefonistrategi vedtas. Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 107/11: Kongsbergregionen - Felles Telefonistrategi vedtas. Sak 108/11: Fjellregionen administrativ kontakt Ingen Rådmann Rune Engehult tar opp tema i mail den 4. november Slik presenterer han saken: Tinn, Rollag og Hjartdal er medlem av Fjellregionen. Både kommunar og regionråd kan vere medlem. Både Buskerud fylkeskommune og Telemark fylkeskommune er medlem. 6

7 Kommunane er representert med (som regel) ordførar i Rådet. I tillegg skal det vere ein administrativ kontaktperson i kvar kommune. Nå i haust har det vore eit møte for dei administrative kontaktpersonane. Verken Hjartdal eller Rollag var representert på møtet. Der regionråda er medlem kjem den administrative kontaktpersonen frå regionnivået. Eg trur mykje av det som det blir fokusert på i fjellregionsamarbeidet, kan vere aktuelt å følgje opp vidare på Kongsbergregionnivå. Tema på siste møte var m.a reiseliv, distriktspolitikk, samferdsle, fellesgodefinansiering, næringsutvikling, folketalsutvikling. Ser òg av referatet at dei skal forsøke å verve Nore og Uvdal som medlem. Mitt spørsmål er derfor om regional koordinator kan vere felles administrativ kontaktperson for dei kommunane i Kongsbergregionen som er medlem i Fjellregionen Kongsbergregionen har en rolle der 2 eller flere av kommunene samarbeider. Hvilken rolle kan de regionale organ fastsette. Etter sekretariatets vurdering gjelder dette administrativ representasjon og bør kunne fastsettes av rådmannsutvalget med orientering til rådet. Saken legges fram til drøfting uten forslag til konklusjon Saken fremmes til drøfting uten forslag til konklusjon Rune Engehult gjorde rede for sitt initiativ i saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 108/11: Regional koordinator blir oppnevnt som administrativ kontaktperson Sak 109/11: Hovedprosjekt ERP - prosjektmandat Saksbehandler Britt Inger Kolset Diverse dokumentasjon i forbindelse med pågående anskaffelsesprosess Rådmannsutvalget sak 019/11 Rådmannsutvalget sak 027/11 Rådmannsutvalget sak 037/11 Rådmannsutvalget sak 084/11 Rådmannsutvalget sak 095/11 Prosjektmandat hovedprosjekt ERP (Vedlegg 3) Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmannsutvalget behandlet i siste møte sak 095/11 knyttet til anskaffelse av ERPløsninger for 4 av kommunene i regionen med følgende konklusjoner: 7

8 SuksIT behandlet prosjektmandat for implementeringsprosjektet (se siste kulepunkt) i møte , og legger med dette frem prosjektmandatet for rådmannsutvalget for godkjenning. Det bemerkes at SuksIT i mandatet foreslår at prosjektet bør avsluttes senest og ikke slik avropsprosjektet anbefalte i ovennevnte sak. Denne korrigeringen er utført i overensstemmelse med avropsprosjektet. Slik det fremgår av mandatet foreslår også SuksIT å dele prosjektledelsen på en prosjektleder i 70 % stilling og 2 prosjektkoordinatorer i 2stk 15 % stilling totalt 100 % stillingsressurs. Dette er også i tråd med signaler gitt av avropsprosjektet etter forrige behandling i rådmannsutvalget. Man er inneforstått med at endelig iverksetting av prosjektet ikke kan skje før etter kommunenes egen behandling av budsjett for Prosjektmandatet for hovedprosjektet er vedlagt saken. «Implementering av ERP 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. Koordinator SuksIT, Britt Inger Kolset gjorde rede for saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 109/11: «Implementering av ERP 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. 8

9 Sak 110/11: Hovedprosjekt Telefoni - prosjektmandat Prosjektbeskrivelse/- plan for forprosjekt Rådmannsutvalget sak 070/10 Rådmannsutvalget sak 093/10 Rådmannsutvalget sak 102/10 Rådmannsutvalget sak 006/11 Rådmannsutvalget sak 026/11 Rådmannsutvalget sak 051/11 Rådmannsutvalget sak 083/11 Rådmannsutvalget sak 100/11 Prosjektmandat hovedprosjekt Telefoni 2012 (Vedlegg 4) Saksbehandler Britt Inger Kolset Opplysninger i saken/vurderinger: Det regionale forprosjektet om telefoni avsluttes formelt Dette betyr at kommunene ikke har etablert noe formalisert samarbeide innen telefoniområdet fra 2012 som kan ta tak i og gjennomføre tiltakene i foreslått i telefonistrategi behandlet i rådmannsutvalget sak 102/10. SuksIT anbefaler derfor at kommunene fortsetter telefonisamarbeidet gjennom oppstart av et hovedprosjekt fra med mandat til å gjennomføre beskrevne satsningsområder og tiltak i foreslått telefonistrategi, samt identifisere og gjennomføre ytterligere gevinster innen telefoniområdet. Kostnadene knyttet til gjennomføringen av prosjektet er beskrevet i regionens forslag til budsjett for Man er inneforstått med at endelig iverksetting av prosjektet ikke kan skje før etter kommunenes egen behandling av budsjett for Mandat for hovedprosjektet er vedlagt saksinnkallingen. «Regionalt telefonisamarbeid 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. Koordinator SuksIT, Britt Inger Kolset, gjorde rede for saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 110/11: «Regionalt telefonisamarbeid 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. 9

10 Sak 111/11: Hovedprosjekt IKT-driftssamarbeid - prosjektmandat Prosjektplan for forlengelse av IKT-prosjekt Rådmannsutvalget sak 090/10 Rådmannsutvalget sak 054/11 Rådmannsutvalget sak 069/11 Rådmannsutvalget sak 082/11 Prosjektmandat Regionalt IKT-driftssamarbeid 2012 (Vedlegg 5) Saksbehandler Britt Inger Kolset Prosjekt IKT drift avsluttes formelt og skal ved prosjektets slutt forelegge en anbefaling om videre IKT-driftssamarbeid fra Denne anbefalingen skal politisk behandles i kommunene. Man har som mål at ny organisering av IKT-driftssamarbeidet skal være på plass i løpet av I perioden fra til ny IKT-driftsorganisering er på plass vil det være en rekke aktiviteter som må følges opp. Dette er også signalisert gjennom SuksIT's og sekretariatets innspill til budsjett for Blant hovedoppgavene for 2012 kan nevnes: Planlegging og tilrettelegging av permanent IKT-driftssamarbeid fra 2012 iht valgt og vedtatt modell Oppfølging av driftsavtale med felles driftspartner (avtale inngått i 2011) Oppfølging av bygging av Kongsbergregionsskya og etablering av felles IKT-løsninger Tett dialog med SuksIT og kommunens IKT-avdelinger SuksIT anbefaler med dette å etablere et hovedprosjekt fra med ansvar for gjennomføringen av ovennevnte oppgaver. Man er inneforstått med at endelig iverksetting av prosjektet ikke kan skje før etter kommunenes egen behandling av budsjett for Mandat for hovedprosjektet er vedlagt saksinnkallingen. «Regionalt IKT-driftssamarbeid 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. Koordinator SuksIT, Britt Inger Kolset gjorde rede for saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 111/11: «Regionalt IKT-driftssamarbeid 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. 10

11 Sak 112/11: Hovedprosjekt Meldingsløftet - prosjektmandat Regional estrategi for Prosjektbeskrivelse/- plan for forprosjekt Rådmannsutvalget sak 071/10 Rådmannsutvalget sak 014/11 Rådmannsutvalget sak 023/11 Sluttrapport forprosjekt (Vedlegg 6) Prosjektmandat for hovedprosjekt «Meldingsløftet 2012» (Vedlegg 7) Saksbehandler Britt Inger Kolset Det regionale forprosjektet knyttet til etablering av elektronisk meldingsutveksling via Norsk Helsenett «Meldingsløftet» avsluttes formelt i Vedlagt følger sluttrapport fra forprosjektet. Dette betyr at kommunene ikke har etablert noe formalisert samarbeide om dette fra 2012 som kan ta tak i og gjennomføre tiltakene beskrevet i sluttrapporten. SuksIT anbefaler derfor at kommunene fortsetter samarbeidet om etablering av elektronisk meldingsutveksling gjennom oppstart av et hovedprosjekt fra med mandat til å gjennomføre beskrevne tiltak i prosjektmandatet. Kostnadene knyttet til gjennomføringen av hovedprosjektet er beskrevet i regionens forslag til budsjett for Man er inneforstått med at endelig iverksetting av prosjektet ikke kan skje før etter kommunenes egen behandling av budsjett for Mandat for hovedprosjektet er vedlagt saksinnkallingen. «Meldingsløftet 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. Koordinator SuksIT, Britt Inger Kolset gjorde rede for saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 112/11: «Meldingsløftet 2012» og vedtar oppstart av prosjektet i henhold til vedlagte prosjektmandat. 11

12 Sak 113/11: Gevinster ved IKT-tiltak orientering Regional estrategi Regional etiltaksplan 2012 «Gevinster av foreslåtte IKT-relaterte prosjekter i Kongsbergregionen i 2012» (Vedl 8) Rådmannsutvalget har signalisert at man ønsker en nærmere beskrivelse av hvilke gevinster kommunene oppnår / kan oppnå i forbindelse med det regionale IKT-samarbeidet. SuksIT ved koordinator har på bakgrunn av dette utarbeidet et dokument «Gevinster av foreslåtte IKT-relaterte prosjekter i Kongsbergregionen i 2012» (vedlagt). Dokumentet legges frem for rådmannsutvalget til orientering. Koordinator for SuksIT vil gå gjennom deler av dokumentet under behandlingen av saken. Saken tas til orientering Koordinator SuksIT, Britt Inger Kolset gjorde rede for saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 113/11: Saken tas til orientering Sak 114/11: Prosess fremtidig IKT-samarbeid - orientering Rådmannsutvalget sak 090/10 Rådmannsutvalget sak 054/11 Rådmannsutvalget sak 069/11 Rådmannsutvalget sak 082/11 Prosjektmandat hovedprosjekt IKT Drift Saksbehandler Halvor Rostad Plan for prosess med utredning av modeller for videre IKT driftsamarbeid ble vedtatt i Rådmannsutvalget (sak 082/11). Det ble avholdt oppstartsmøte i prosessen og arbeidet har vært i rute iht. fremdriftsplanen. Prosjektleder Halvor Rostad orienterer om prosess, medvirkningsprosess og foreløpige resultater i møtet. Saken tas til orientering Prosjektleder Halvor Rostad gjorde rede for saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 114/11: Saken tas til orientering 12

13 Sak 115/11: Møteplan 2012 Utkast til møteplan for 2012 Et første utkast er allerede distribuert. I tiden fram mot rådsmøte den 6 desember vil sekretariatet arbeide med å så langt som mulig finne fram til et nytt utkast. Saken settes på dagsorden til rådmannsutvalget som forberedende organ. Utkast til møteplan for 2012 fremmes for regionrådet Koordinator orienterte om at det pt ikke foreligger kjente møteplaner fra kommuner / fylkeskommuner. Videre om kjente kollisjoner knyttet til den versjon 1 som tidligere er distribuert. Rådet bør vedta plan så snart som mulig. Rådmennene drøftet saken og ga koordinator opgave med å søke utarbeide et nytt utkast til behandling i rådets fk møte. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 115/11: Utkast til møteplan for 2012 fremmes for regionrådet Sak 116/11: Eventuelt Astrid Sommerstad/Kongsberg: Krisesenter Orienterte om status og foreliggende behandling (fagutvalg) i kommunen. Konklusjon: Saken tas til orientering Astrid Sommerstad/Kongsberg: ORE repr til koordineringsgruppen Astrid Sommerstad orienterte Konklusjon: Astrid Sommerstad blir regionens representant i administrativ koordineringsgruppe / ORE

14 Regional koordinator: IK Næringsfond Buskerud Koordinator tok opp spm knyttet til videre oppfølging / behandling Konklusjon: Koordinators spørsmål ble avklart i møte Astrid Sommerstad/Kongsberg: Legevaktsamarbeid Astrid Sommerstad orienterte det ble delt ut en oppdatert løsningsskisse. Rådmennene drøftet saken og innhold i løsningsskisse. Det er forutsatt en orientering i regionråd og spørsmål om hvordan ble gjenstand for drøfting. Konklusjon: Det legges opp til en orientering / presentasjon av løsningsskisse i fk regionrådsmøte Astrid Sommerstad/Kongsberg: Kommunehelsesamarbeidet I administrativ styringsgruppe har Astrid Sommerstad representert regionen. Det skal velges representant for 2012 Konklusjon: Astrid Sommerstad er regionens adm representant i styringsgruppen Astrid Sommerstad/Kongsberg: Overordnet samarbeidsavtale Vestre Viken Det ble orientert om status. Forslag til avtale distribueres kommunene fra Vestre Viken. Innspill fra Numedalskommunene om tvisteløsning er så langt ikke tatt til følge. Konklusjon: Saken tas til orientering Astrid Sommerstad/Kongsberg: Ønske om oversikt Ba regional koordinator presentere en oversikt over personell tilknyttet sekretariatet i kommende møte Konklusjon: Saken fremmes i neste møte 14