Rådmannsutvalget 26. august 2011

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 26. august 2011 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 15:00 MØTELEDER: Jon G Pedersen referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 065/11: Referatsaker...3 Sak 066/11: Fronter administrator...3 Sak 067/11: Sluttrapport FEIDE-prosjekt...4 Sak 068/11: Etablererveiledning...4 Sak 069/11: Utredning av videre IKT driftssamarbeid - orientering...5 Sak 070/11: Etablering av ny felles IKT-plattform...5 Sak 071/11: Foreløpig budsjettinnspill IKT...7 Sak 072/11: Rapport pr 1. juli - halvårsrapport...8 Sak 073/11: Forventningssamtale...9 Sak 074/11: Forstudier landbruk / plan og byggesak / økonomi...9 Sak 075/11: Samarbeid om kommuneoverlegefunksjon...10 Sak 076/11: Eventuelt...11 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl Sluttrapport FEIDE Kongsbergregionen til sak 067/11 2. Vedl 2 Foreløpig budsjettinnspill Suks'IT til sak 071/11 3. Vedl 3 Rapport pr 1. juli til sak 072/11 4. Vedl 4 Forventningsnotat og arbeidsavtale 2011 til sak 073/11 5. Vedl 5 Prosjektspesifikasjon forstudie landbruk til sak 074/11 6. Vedl 6 Prosjektspesifikasjon forstudie plan/bygg til sak 074/11 7. Vedl 7 Prosjektspesifikasjon forstudie økonomi til sak 074/11 Til stede: Frank Pedersen / Nore og Uvdal Hans Henrik Thune / Rollag Magnus Mathisen / Notodden (Hjartdal kommune hadde forfall til møtet) Irune Lødøen / Tinn Astrid Sommerstad / Kongsberg Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen - under sak 069/11 070/11-071/11 Halvor Rostad / Kongsbergregionen under sak 069/11 070/11-071/11 Odd J Resser / Kongsbergregionen under deler av sak 076/11 2

3 Sak 065/11: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 065/11: Referatsaken tas til orientering Sak 066/11: Fronter administrator Sak 050/11 den Opplysninger i saken/vurderinger: Det vises til sak 050/11. Konklusjonen i denne saken var: «Det gis permisjon i hht søknad Stillingen/vikariatet lyses ut internt i kommunene snarest mulig Tinn kommune administrerer stillingen i tråd med gjeldende kontrakt i vikarperioden» Til rådmannsutvalgets orientering: Bård Ribe er tilsatt og har tiltrådt vikariatet. Han er fast ansatt i Kongsberg kommune, og får delvis permisjon fra sin stilling for å tiltre den regionale rollen. Etter avtale med Kongsberg kommune, Bård Ribe og Tinn kommune er det formelle arbeidsgiveransvaret opprettholdt i vikarperioden. Avtalen med Tinn kommune vil etter alt å dømme tas opp igjen når vikarperioden avsluttes. Dette er da en annen løsning enn det rådmannsutvalget la til grunn for behandlingen/konklusjon i nevnte sak den og koordinator finner det rett å orientere utvalget om den valgte løsning. Regional koordinator orienterte Rådmannsutvalgets konklusjon sak 066/11: 3

4 Sak 067/11: Sluttrapport FEIDE-prosjekt Sluttrapport FEIDE Kongsbergregionen (Vedlegg 1) Etter avtale mellom sekretariatet og Notodden kommune har Ståle Solberg vært prosjektleder i regionen knyttet til FEIDE. Utvalget er tidligere orientert om prosjekt/tema. Prosjektet er nå pr 1. juli avsluttet. Prosjektleder har levert sluttrapport til koordinator, som med dette legges fram for rådmennene til orientering. Rådmansutvalgte samtalte om saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 067/11: Sak 068/11: Etablererveiledning Ingen Under behandling av årets regionale utviklingsmidler kom det opp spørsmål som knytter seg til denne tjenesten i kommunene Kongsberg, Flesberg, Rollag, Nore og Uvdal. Kommunene har fra før en avtale med Etablererkompetanse viss avtaler er overtatt av Kongstanken. Spørsmålene sekretariatet har knytter seg til gjeldende avtaler, varighet/innretning, evt behov for fornyelse av avtaler / anskaffelsesprosess mv. Dagens ordning finansieres med omtrent 1/3 del fra fylkeskommunen (så langt via partnerskapsavtalen), 1/3 fra IN og 1/3 fra kommunene. SNKR drøftet saken 18 august. Koordinator legger fram saken for Rådmannsutvalget for drøfting herunder også SNKR's konklusjon. Saken fremmes uten forslag til konklusjon Regional koordinator redegjorde for sakens behandling i SNKR og forslag til videre oppfølging. 4

5 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 068/11: Sekretariatet arbeider med å forberede et felles videre skritt (anbud) med mål om etablering av nye avtaler fom 2012 Sak 069/11: Utredning av videre IKT driftssamarbeid - orientering Prosjektplan for driftsprosjektet Tidligere saker Saksbehandler Halvor Rostad Opplysninger i saken/vurderinger: Det gis en orientering om planlagt prosess for utredning av videre IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen fra og med 2012, inkl. momenter vedr. modeller, erfaringer og gevinster. Prosjektleder Halvor Rostad deltar / orienterer i møtet Prosjektleder presenterte foreløpig arbeid. Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 069/11: Rådmannsutvalget drøftet saken og gav innspill til det videre utredningsarbeidet Sak 070/11: Etablering av ny felles IKT-plattform Prosjektplan for driftsprosjektet Rapport designprosjekt Supplert budsjettoppstilling Tidligere saker Saksbehandler Halvor Rostad Det vises til presentasjon i rådmannsutvalget 27. mai 2011 knyttet til sak 054/11 vedrørende arbeidet med design av ny felles IKT-plattform i Kongsbergregionen. Med bistand fra Itum iht. inngått kontrakt, er det omtalte designprosjektet nå gjennomført. Et foreløpig løsningsforslag ble presentert for SuksIT i møte 15. juni. Endelig løsningsforslag med implementeringsplan og budsjett forelå i rapporten "Designprosjekt - felles AD i Kongsbergregionen" pr. 4. juli. Vi har i ettertid bedt om supplerende data til budsjettoppstillingen. Rapporten ble presentert for SuksIT og prosjekt IKT Drift under en regional samling 17. august. SuksIT og prosjekt IKT Drift ønsket at en uavhengig 3. part gjør en kritisk vurdering av innholdet i designforslaget før beslutning om oppstart av etableringen fattes, og arbeidet iverksettes iht. fremdriftsplanen. Det er inngått avtale med Teleplan AS om en slik vurdering. Teleplans vurdering skal foreligge seinest 25. august, og vil bli redegjort for i møtet. 5

6 Innholdet i designforslaget omfatter de hovedelementer som det ble redegjort for i rådmannsutvalget 27. mai. Løsningen, som planlegges etablert i løpet av 2. halvår 2011 og 1. halvår 2012, omfatter bygging av basiselementene i en ny IKT-plattform for regionen og bygger videre på flere av investeringene som er gjort tidligere, både regionalt og lokalt. Videre er det snakk om å flytte (ikke fysisk, men logisk), eller integrere, eksisterende elementer i lokal katalog i kommunene til ny felles katalogtjeneste (AD) i Kongsbergregionen. Dette sikrer blant annet at fysisk lokalisering ikke lenger har noen betydning og at brukerne kan nå de aktuelle systemene lokalt eller regionalt, med ett og samme brukernavn og passord, samme hvor personer eller systemer måtte befinne seg. Den nye plattformen omfatter i stor grad nødvendig infrastruktur for bygging av ny serverplattform for Tinn kommune og klargjør for etablering av nye regionale felles IKT-systemer (for eksempel telefoniløsning, meldingsløftet/felles Profil og ERP) både på kortere og lengre sikt. Det må imidlertid tas høyde for noen supplerende infrastrukturinvesteringer knyttet til det enkelte prosjekt, avhengig av fagsystemets kompleksitet og omfang. For aktuelle prosjekter i 2012 er disse kostnadene tatt med i budsjettinnspillet for det enkelte prosjektet. Som det også ble vist 27. mai, foreslås det å etablere et helt eller delvis speilbilde av den nye regionale IKT-plattformen på to adskilte fysiske lokasjoner. Dette for å oppnå en høy grad av katastrofeberedskap. Med unntak av lagringsløsningen, er dette ikke inkludert i den første fasen. Et forslag om å gjennomføre dette kan bli fremmet til beslutning på et seinere tidspunkt og vil tidligst være aktuelt å gjennomføre fra Det vil også kunne bli aktuelt å utvide tilgjengelig lagringskapasitet, gitt at konsolideringen av fagssystemer får et stort omfang. Et behov her vil også først oppstå noe fram i tid. Gevinstene ved å etablere den nye regionale IKT-plattformen ble omtalt 27. mai. Noe av det viktigste er at dette senker terskelen for å etablere regionale tjenestesamarbeid. I dette ligger utvilsomt det største gevinstpotensialet. Videre kan nevnes enklere og rimeligere etablering av regionale fellesløsninger, enklere og rimeligere IKT-drift pr. enhet samt frigjøring av ressurser fra drift til utviklingsoppgaver. En av de viktigste hovedutfordringene i offentlig sektor i årene framover vil være å skulle gjøre mer med mindre. En logisk konsekvens av dette vil være å måtte løse stadig nye oppgaver med støtte fra IKT, noe som kommunene kan gjøre mer kostnadseffektivt og med høyere kvalitet gjennom samarbeid. Gevinstpotensialet knyttet til regional IKT-plattform vil også være avhengig av videre organisering av driftsamarbeidet i regionen. Det henvises til egen sak om dette i møtet. Arbeidet i 2011 er foreslått å skulle omfatte bygging av basisplattformen og flytting av Tinn kommune over på ny plattform. Kostnader for dette er beregnet til å skulle omfatte 1,27 mill. kroner i investeringer og 0,73 mill. kroner i innleid bistand, totalt 2,0 mill. kroner. I 2012 er det aktuelt å flytte Hjartdal, Numedal og Notodden, integrere med Kongsberg og etablere en mer omfattende sikkerhetskopieringsløsning. Kostnadene dette året er beregnet til ca. 1,1 mill kroner i innleid bistand og 0,7 mill. kroner i investeringer, totalt 1,8 mill. kroner. Etablering av en fysisk lokasjon nummer to og utvidet lagringsløsning er foreløpig beregnet å ha en investeringskostnad til infrastruktur på ca. 1,2 mill. kroner (tidligst fra år 2013), gitt at en kan benytte eksisterende, egnede lokaler. Beslutning om iverksetting av foreslåtte tiltak i 2012 kan uten problemer avvente til alle nødvendige budsjettvedtak er fattet gjennom ordinære prosesser fram mot slutten av Det foreligger imidlertid en utfordring når det gjelder finansieringen av de foreslåtte tiltakene i 2011, samtidig som det er sterkt ønskelig å unngå ytterligere utsettelser i beslutningen om oppstart. Det totale finansieringsbehovet er som nevnt 2,0 mill kroner dette året. Det redegjøres punktvis for elementene i den aktuelle utfordringen nedenfor: Kongsbergregionen kan finansiere inntil 1,2 mill. kroner gjennom avsatte midler på IKT-budsjettene for Fra et regionalt synspunkt er det ønskelig å holde skissert framdrift av hensyn til de nye fellessystemene som er planlagt etablert i Mest tidskritisk er etableringen av løsninger knyttet til Meldingsløftet, hvor det foreligger konkrete frister for tilknytning til Norsk Helsenett og rapportering via dette for enkelte typer data. Tinn kommune ønsker så snart som mulig å etablere ny serverplattform og har avsatt 6

7 betydelige midler på årets budsjett på formålet. Tinn kommunens representanter har meddelt at de ser det som fordelaktig å etablere løsningen på ny regional plattform og at de i så fall kan bidra med midler, gitt at det holdes ønsket framdrift. Tinn skal ikke behøve å gjøre infrastrukturinvesteringer ut over det som inngår i planlagt regional plattform. Flyttingen av Tinn til regional plattform har en kostnad på 0,35 mill. kroner i form av innleid bistand og kan starte når basisplattformen er etablert. En har imidlertid ikke lykkes med å avklare hvilke kostnader som påløper internt for Tinn, når det gjelder flytting av kommunens fagsystemer. Inntil videre er det derfor usikkerhet om hvilket beløp Tinn kommune har mulighet til bidra med i fellesprosjektet. Inntil videre er det altså et udekket finansieringsbehov på 0,8 mill. kroner. Det er grunn til å påregne at Tinn kommune vil kunne bidra med deler av dette, men det vil uansett kunne gjenstå et udekket behov på eksempelvis 0,3 til 0,5 mill. kroner. Spørsmålet er da om andre kommuner har mulighet til å bidra noe over eget budsjett, eller om det finnes andre muligheter for løsning? Saken legges fram for til drøfting og eventuell beslutning i rådmannsutvalget på dette grunnlaget. Gitt en positiv tilbakemelding fra Teleplan, ønskes det fattet en beslutning om oppstart av etableringen av ny IKT-plattform, i det minste på grunnlag av den finansieringen som regionens sekretariat selv har til disposisjon. Det er ønskelig å få en drøfting av øvrige finansieringsmuligheter i møtet, med sikte på en avklaring av dette samt bidraget fra Tinn innen møtet i rådmannsutvalget i september. Prosjektleder Halvor Rostad deltar / orienterer i møtet. Forslag til konklusjon fremmes i møte Prosjektleder Halvor Rostad orienterte i møtet. Rådmannsutvalet drøftet saken Regional koordinator redegjorde for innspill til saken fra rådmannen i Hjartdal i mail av 25. august. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 070/11: Arbeidet med oppstart av etableringen av ny IKT-plattform iverksettes i første omgang på grunnlag av den finansieringen som regionens sekretariat selv har til disposisjon inneværende år det avklares/utarbeides avtaler med bidrag fra enkeltkommuner for å dekke kostnad i 2011 for/og at nødvendige lokale investeringsbehov kan bringes inn i felles løsning (Hjartdal/Tinn kommune) Videre arbeid med etablering av ny IKT-plattform følges opp med orientering/behandling/beslutning i rådmannsutvalget på senere tidspunkt Sak 071/11: Foreløpig budsjettinnspill IKT Foreløpig budsjettinnspill Suks'IT (Vedlegg 2) Saksbehandler Britt Inger Kolset I tråd med tidligere signaler legger SuksIT frem et foreløpig utkast til budsjett for det regionale IKT-samarbeidet i For detaljer i foreløpig utkast se vedlagt regneark. 7

8 Det bemerkes at innholdet i foreløpig budsjettinnspill på langt nær er ferdig. Et komplett budsjettforslag for IKT-samarbeidet i 2012 vil bli lagt frem for rådmannsutvalget Foreløpig utkast er delt inn i følgende 4 kostnadskategorier: a) Faste kostnader for 2012 (som viser fordeling pr. kommune for inngåtte avtaler) b) Kostnader knyttet til prosjektledelse for regionale prosjekter som foreslås videreført i 2012 c) Kostnader knyttet til tiltak beskrevet i etiltaksplanen for 2012 d) Kostnader knyttet til tiltak som søkes dekket av skjønnsmidler i Når det gjelder kategori c) Kostnader knyttet til tiltak beskrevet i etiltaksplanen for 2012 understrekes at denne på nåværende tidspunkt inneholder alle tenkte tiltak som kan gjennomføres knyttet til de enkelte målene i regional estrategi. Kun noen av disse tiltakene vises med et budsjett,. SuksIT skal i neste møte 14. september gå gjennom og prioritere hvilke av disse tiltak som anbefales gjennomført i 2012 og ferdigstille budsjett og kostnadsfordeling for disse. Koordinator for SuksIT vil delta under behandling av saken. Rådmannsutvalget tar saken til orientering Koordinator Britt Inger Kolset redegjorde i møtet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 071/11: Rådmannsutvalget tar saken til orientering Sak 072/11: Rapport pr 1. juli - halvårsrapport Rapport pr 1. juli (Vedlegg 3) Opplysninger i saken/vurderinger: Sekretariatet skal 2 ganger pr år fremlegge rapport fra virksomheten. Halvårsrapport pr 1. juli og årsrapport pr 31. desember. Reggional koordinator legger med dette frem rapport pr 1. juli 2011 halvårsrapport til behandling i de regionale styrende organ Rapport pr 1. juli 2011 halvårsrapport tas til orientering Rådmannsutvalget drøftet saken 8

9 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 072/11: Rapport pr 1 juli halvårsrapport - tas til orientering Sak 073/11: Forventningssamtale Forventningsnotat og arbeidsavtale 2011 (Vedlegg 4) Rådmannsutvalget - sak 056/11 den Opplysninger i saken/vurderinger: I hht vedtatte avtale skal det gjennomføres en forventningssamtale 2 ggr pr år. Forventningssamtale er gjennomført i tråd med forutsetningene Rådmannsutvalget drøftet saken med regional koordinator, med utgangspunkt i aktuell avtale, Rådmannsutvalgets konklusjon sak 073/11: Forventningssamtale er gjennomført i tråd med forutsetningene Sak 074/11: Forstudier landbruk / plan og byggesak / økonomi Tidligere behandlinger, senest rådmannsutvalg sak 063/11 Prosjektspesifikasjon forstudie landbruk (Vedlegg 5) Prosjektspesifikasjon forstudie plan og byggesak (Vedlegg 6) Prosjektspesifikasjon forstudie økonomi (Vedlegg 7) I sak 063/11 av den 27 mai d.å ble følgende konklusjon vedtatt: «Sekretariatet utarbeider skisser til plan for gjennomføring av forstudier knyttet til de tre områdene. Skissene presenteres i et kommende møte i rådmannsutvalget.» Sekretariatet legger med dette fram prosjektspesifikasjoner til forstudier på de aktuelle områder. Dersom disse vedtas iverksatt vil sekretariatet sørge for skritt i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser mht å engasjere prosjektledelse snarest mulig. Kommunene må påregne noe egeninnsats i gjennomføringen av studiene. Kostnadsestimat er forsøkt etablert og som det fremkommer i spesifikasjonene er det satt en øvre ramme på kr i hvert prosjekt. 9

10 Sekretariatet vil i sitt budsjettforslag for 2012 søke finne midler eksternt til gjennomføring av studiene, men det er lite trolig at hele totalrammen vil kunne dekkes regionalt. Koordinator vil redegjøre nærmere for dette i møtet. Oppfølging av vedtak i tråd med koordinator forslag, vil forutsette kommunal dekning av deler av påløpte kostnader. Det iverksettes forstudier knyttet til å utrede muligheter for/i evt samarbeid mellom kommunene i Kongsbergregionen tilknyttet fagområdene landbruksforvaltning plan- og byggesaksbehandling økonomifunksjoner Forstudiene gjennomføres med utgangspunkt i de spesifikasjoner som er gitt og de/det løsningsforslag som aksepteres. Regional koordinator redegjorde kort. Utvalget drøftet saken. Det ble redegjort for innspill til saken fra rådmann Rune Engehult / Hjartdal. Hjartdal kommune foreslår følgende endringer: Begrepet «noen eller alle kommunene» nytta endres til «2 eller flere kommuner.» Området «oppmåling» bør inn/angis i spesifikasjonen knyttet til plan og byggesaksbehandling Det ble tatt opp at prosjektansvarlig må søke finne fram til arbeidsform og framdrift forut for beslutning som gir reell mulighet for ansattes rett til medvirkning. Rådmennene i den enkelte kommune har ansvar for å ivareta de formelle hensyn knyttet til avtaleverkets bestemmelser Rådmannsutvalgets konklusjon sak 074/11: 1. Det iverksettes forstudier knyttet til å utrede muligheter for/i evt samarbeid mellom kommunene i Kongsbergregionen tilknyttet fagområdene landbruksforvaltning plan- og byggesaksbehandling økonomifunksjoner Forstudiene gjennomføres med utgangspunkt i de spesifikasjoner som er gitt og de/det løsningsforslag som aksepteres. 2. Det legges til rette for arbeidsform/framdrift forut for / i tilknytning til beslutning som gir reell mulighet for ansattes rett til medvirkning. Rådmennene i den enkelte kommune har ansvar for å ivareta de formelle hensyn knyttet til avtale- og lovverkets bestemmelser om medvirkning mv Sak 075/11: Samarbeid om kommuneoverlegefunksjon Ingen 10

11 Kongsberg kommune har ovenfor kommunene i Numedal tatt initiativ for å vurdere mulighetene for samarbeid knyttet til aktuell funksjon. Saken er avtalt satt opp på rådmannsutvalgets agenda for videre avklaring/evt oppfølging Saken legges frem uten forslag til konklusjon Regional koordinator redegjorde for innspill fra rådmann Rune Engehult / Hjartdal. Rådmann Astrid Sommersted / Kongsberg redegjorde for initiativet. Saken ble fremmet av Kongsberg med tanke på samarbeid mellom Kongsberg og kommuene i Numedal. Det kom frem under drøftingene et mulig aktuelt tema for samtale om tilsvarende vurderinger i Øst Telemark Rådmannsutvalgets konklusjon sak 075/11: Saken ble drøftet. Følges opp av rådmannen av Kongsberg Sak 076/11: Eventuelt Innspill fra regional koordinator: Om LUK Telemark kurstilbud i PLP Konklusjon: Rådmennene tar saken med tilbake i egen organisasjonene Innspill fra Astrid Sommerstad/Kongsberg: Spørsmål ang gjennomføring av politikeropplæring i kommunene. Plan for / forslag til gjennomføring i de ulike kommunene ble luftet. Konklusjon: Innspill fra Rune Lødøen/Tinn: Innkjøp tilbakemelding. Orienterte om aktuell sak og generell utfordring knyttet til lokalt næringsliv Konklusjon:

12 Innspill fra Magnus Mathisen/Notodden: Krisesenter. Det ble tatt en runde om status i det videre arbeidet Konklusjon: