SAKSFRAMLEGG. Saksbehandler: Jostein Harm Arkiv: 056 &01 Arkivsaksnr.: 18/4029. Interkommunalt samarbeid med Kongsbergregionen om IKT drift

Transkript

1 SIGDAL KOMMUNE SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Jostein Harm Arkiv: 056 &01 Arkivsaksnr.: 18/4029 Saken behandles av Formannskapet Kommunestyret Saken avgjøres av Kommunestyret Interkommunalt samarbeid med Kongsbergregionen om IKT drift Rådmannens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget om å delta i et interkommunalt samarbeid om IKT mellom Kongsberg, Nore og Uvdal, Rollag, Notodden, Tinn, Flesberg, Hjartdal og Krødsherad iht. kommunelovens Vedlagte forslag til vedtekter godkjennes. 3. Vedlagte forslag til samarbeidsavtale tas til orientering Vedlegg: 1. Intensjonsavtale mellom Kongsbergregionen IKT og Krødsherad og Sigdal kommuner 2. Vedtekter for interkommunalt samarbeid i Kongsbergregionen om IKT-drift 3. Samarbeidsavtale for interkommunalt samarbeid om IKT-drift i Kongsbergregionen 4. Budsjettsimulering Saksutredning Konklusjon Dagens tjenestekjøp av IKT driftstjenester fra Modum kommune er for lite robust og er sårbart blant annet når det gjelder sikkerhet, forutsigbarhet og kvalitet. Sigdal kommune ønsker å etablere et samarbeid med Kongsbergregionen om IKT drift. Et fremtidig samarbeid med Kongsbergregionen IKT vil sette Sigdal kommune i bedre stand til å dekke dagens og morgendagens behov for IKT-løsninger Bakgrunn

2 I dag kjøper Sigdal kommune IKT driftstjenester fra Modum og Ringerike kommuner. Samarbeidet med Modum om kjøp av IKT tjenester ble etablert flere år tilbake, og har på mange måter vært en god løsning. Teknologiutviklingen i samfunnet har virkelig skutt fart de siste årene, og kravene til økt profesjonalitet og sikkerhet i IKT-driftstjenestene har økt proporsjonalt. Driftstjenestene som pr i dag leveres fra Modum IKT vurderes som ikke tilfredsstillende, og Sigdal og Krødsherad kommune har derfor inngått intensjonsavtale med Kongsberg IKT om kjøp av IKT driftstjenester. Det er behov for en mer robust organisering av ikt driftsleveransene. Det er pr i dag ikke foretatt en risikovurdering av dagens driftsmodell i Modum, men alt peker mot en entydig konklusjon. Det er nylig gjennomført en risikovurdering av en sammenlignbar ikt avdeling i annen kommune, og som gav følgende konklusjon: «Ståstedsanalysen som er gjennomført gir et bilde av en IKT-avdeling med en rekke utfordringer og som ikke klarer å leve opp til forventningene ledelsen, seksjonene og brukerne har til tjenestekvalitet. Det er mange utfordringer og høy risiko knyttet til dagens organisering av IKT-tjenesten i x kommune». Kongsbergregionen IKT Kongsbergregionen IKT Drift (K-IKT) ble etablert og er et 27 samarbeid etter Kommuneloven, bestående av 7 kommuner. Det er 25 ansatte i K-IKT som har ansvar for drift av all IKT-infrastruktur i alle kommunene i Kongsbergregionen Samarbeid med K-IKT skal sørge for en profesjonell, stabil og kostnadseffektiv drift av kommunale IKT-løsninger og digitale tjenester. Videre skal samarbeidet bidra til høy kvalitet og tilgjengelighet på IKT driftstjenestene gjennom samordning, standardisering og kompetanseutvikling og sørge for en høy sikkerhetsmessig standard. Sentrale mål for samarbeidet er : Redusert sårbarhet Koordinere tilgjengelige personressurser slik at det oppnås redusert sårbarhet i IKT-driften

3 Økt oppfyllelse av krav og forventninger Gjøre kommunene bedre i stand til å imøtekomme krav og forventninger fra brukerne og overordnete forvaltningsnivåer Bedre brukeropplevelser Tilrettelegge for bedre brukeropplevelser og ønsket kompetanseutvikling for brukerne av de kommunale IKT-systemene og digitale tjenester Økt attraktivitet for IKT-ansatte Skape et mer attraktivt arbeidsmiljø og bedre utviklingsmuligheter for regionens IKTansatte. Økte samordningsgevinster Tilrettelegge for økt gevinstrealisering gjennom konsolidering og standardisering av kommunenes samlede IKT-løsninger Avtalen med K-IKT dekker følgende områder: 1. Drift av alle tekniske felles løsninger. 2. Kundeservice med on-site service tjeneste 3. Vakt for kritiske hendelser 24/7 for Helse og Omsorg 4. Tjenesteutvikling i samarbeid med kommunene 5. Stort fagmiljø 6. Identitetshåndtering, løsninger på plass i regionen i dag 7. Tilgang til styring av bruker enheter ( Mobiler, nettbrett, PC ) 8. Nye fremtidsrettede sikkerhetsløsninger Vurdering Krav til etablering av interkommunalt samarbeid etter KL 27. I henhold til KL 27 er det kun kommunestyret selv som kan opprette et styre til løsning av felles oppgaver, slik det er aktuelt her. Det er også kommunestyret selv som kan gi styret myndighet til å treffe avgjørelser, men slik avgjørelsesmyndighet må begrenses til forhold som angår virksomhetens drift og organisering. Videre er det krav om at vedtektene for en slik virksomhet skal inneholde bestemmelser om: a. styrets sammensetning og hvordan det utpekes b. området for styrets virksomhet c. hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten d. hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser e. uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet Innen disse rammene har kommunene stor frihet til å bestemme innhold og organisering av et Samarbeid. Modellen tar utgangspunkt i at:

4 - Kommunene er likeverdige partnere med reelle styringsmuligheter - Kommunene må kunne ha ulike ambisjoner når det gjelder tjenestekvalitet og bemanningsbehov - Kommunestyrene skal fortsatt være premissleverandører gjennom å angi mål og rammer - Det etableres et styre bestående av rådmennene og med ansatterepresentasjon - IKT driftspersonell skal oppleve å ha en attraktiv arbeidsplass, i et større fagmiljø og med gode utviklingsmuligheter - Driftspersonellet fortsatt er lokalisert i de enkelte kommunene. Ad forslag til vedtekter og egen samarbeidsavtale KL 27 forutsetter at vedtektene for virksomheten og evt. seinere endringer av disse, vedtas av kommunestyret selv. Det er derfor lagt opp til at det inngås en egen samarbeidsavtale på rådmannsnivå, som regulerer de avtalemessige forhold knyttet til samarbeidet. Økonomiske forhold/kostnadsfordeling: Medlemskommunene skal ikke betale inn innskudd ved virksomhetens etablering, men er pliktige til å skyte inn midler i samsvar med gjeldende budsjett og avtalte fordelingsnøkler. Kostnadsfordelingene mellom medlemskommunene for driftsbudsjett benytter følgende elementer/prinsipper: - Fagsystem lisenser og vedlikehold på fag programvare benytter primært en 50/50 nøkkel. - Generelle felleskostnader som inngår i IT driften benytter en 30/70 nøkkel. - Andre lisenskostnader som kan registreres på direkte forbruk pr kommune, belastes med enhetspris i hht forbruket. 50/50 Betyr at 50% av kostnaden deles på det antall kommuner som benytter tjenesten/lisensen, og 50% fordeles etter innbyggertall/antall ansatte i kommunen.30/70 Betyr at 30% av kostnaden deles på det antall kommuner som benytter tjenesten/lisensen, og 70% av kostnaden deles på kommunene basert på ansatt tall. - Direkte forbruk, betyr at lisenser eller tjenester som kan registreres/telles etter kommunens forbruk så betaler kommunen enhetspris. K-IKT har tatt imot kommunene Sigdal og Krødsherad på en profesjonell måte, og vist fram en robust og framtidsrettet organisasjon med svært god fagkompetanse. Det er tatt kontakt med rådmennene i de minste kommune i K-IKT- samarbeidet for å sjekke ut hvordan det er å være «liten» i dette samarbeidet, og det kommer kun positive meldinger tilbake. Det rapporteres om at nivået på IKT-drift er på et helt annet nivå enn det ville vært mulig å klare på egenhånd, og de oppleves som partnere med innflytelse i samarbeidet. Bruken av IKT i kommunene vil fortsette å øke framover. Kommunene tillegges stadig nye oppgaver og utstrakt bruk av IKT vil være nødvendig for å løse oppgavene innenfor tilgjengelige ressursrammer. Økt bruk av IKT vil medføre økninger i kommunenes IKT-kostnader. Et tett og

5 omfattende IKT-driftssamarbeid skal medvirke til en svakere kostnadsstigning. Sigdal kommunes andel av driftskostnader i K-IKT er stimulert til kr 2, 3 mill pr år. Dette er tilsvarende kommunens utgifter til IKT drift pr i dag (inkludert lønnskostnader). I forbindelse med en inntreden i K-IKT vil det være behov for en engangsinvestering i infrastruktur estimert til kr og prosjektkostnader til 3.parts konsulenter estimert til kr Dette er lagt inn i rådmannens budsjettforslag for Ved et positivt vedtak i kommunestyret er det ambisjonen at Sigdal kommune er i full drift med ny organisering fra Kommunen har i dag 2 ansatte som vil bli berørt av 27 samarbeidet, disse vil bli tilbudt tilsvarende stillinger i K-IKT og lokalisert i Sigdal kommune. Rådmannen vurderer det dithen at et samarbeid med K-IKT er et grep som vil bidra til å gjøre Sigdal kommune bedre forberedt på framtida. Økt profesjonalitet innen et så sentralt område er avgjørende. Det forventes også å kunne ta ut effektiviseringsgevinster på sikt gjennom mer stabil drift. Rådmannen i Krødsherad kommune fremmer også forslag om at Krødsherad inngår samarbeid med K-IKT gjennom tilnærmet identisk saksframlegg, og med samme fremdriftsplan som Sigdal.