Regionrådet 4. april 2014

Transkript

1 MØTEINNKALLING! Regionrådet 4. april 2014 Sted: Flesberg kommune Lampeland hotell Tidspunkt: kl 09:00 15:00 Kongsbergregionen Sven Tore Løkslid rådsleder Eventuell melding om forfall mv meldes snarest mulig til sekretariatet. Vi ber også om at evt andre som ønsker å overvære møtet melder i fra til sekretariatet, av hensyn til tilrettelegging for praktiske forhold knyttet til gjennomføringen! Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Velkommen til regionrådsmøte! Sakliste Sak 010/14: Godkjenning av møtebok/-referat...2 Sak 011/14: Referatsaker...3 Sak 012/14: Årsrapport Sak 013/14: Regionale utviklingsmidler Buskerud...4 Sak 014/14: Den Blå Timen...5 Sak 015/14: Søknad om støtte Matopplevelser i Numedal, hovedprosjekt...6 Sak 016/14: Søknad om støtte Matfestivalen i Numedal Sak 017/14: Midlertidig organisering av arbeidet...9 Sak 018/14: Eventuelt...10 FELLES BORD i Kongsbergregionen:...10 Mulig flere saker! Vedlegg utsendt sammen med innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Årsrapport Kongsbergregionen 2013 til sak 012/14 2. Vedl 2 - Regnskapsoversikt 2013 til sak 012/14 3. Vedl 3 - Søkerliste med sekretariatets innstilling til sak 013/14 4. Vedl 4 - Søknad fra Matopplevelser i Numedal til sak 015/14 5. Vedl 5 - Prosjektplan hovedprosjekt 2014 til sak 015/14 6. Vedl 6 - Søknad fra Matopplevelser i Numedal til sak 016/14 Sak 010/14: Godkjenning av møtebok/-referat Møtereferat - Regionrådets møte den 25. februar 2014 Møtet ble avholdt i Notodden kommune Møtereferat ble sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Regional koordinators forslag til vedtak: Referat fra møtet den 25. februar 2014 godkjennes 2

3 Sak 011/14: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalgets møte den 28. februar 2014 Møtereferat fra Rådmannsutvalgets møte den 28. mars 2014 Referat fra styremøte i Fjellregionsamarbeidet den 31. januar 2014 Referat fra styremøte i Osloregionen (samarbeidsalliansen) 18. mars 2014 Protokoll styremøte Osloregionens Europakontor 6 mars 2014 Møtereferat fra rådmannsutvalgets møte i januar er tilsendt/blir tilsendt regionrådets medlemmer og lagt ut på under fanen «referater». Rådmannsutvalgets leder deltar i rådsmøtet. Referat/protokoll fra møter i hhv Fjellregionsamarbeidet, Samarbeidsalliansen Osloregionen og Osloregionens Europakontor refereres i tråd med tidligere vedtak. I saken er de lenket opp. Ønsker noen å få tilsendt dokumentene pr epost kan sekretariatet kontaktes. Regional koordinators forslag til vedtak: Regionrådet tar referatsakene til orientering Sak 012/14: Årsrapport 2013 Rådmannsutvalget 28. mars 2014 sak 025/13 Årsrapport Kongsbergregionen 2013 (Vedlegg 1) Regnskapsoversikt 2013 (Vedlegg 2) Sekretariatet skal avlegge årsrapport til de regionale organ. Fram til og med 2013 ble det også praktisert halvårsrapportering, men dette er nå av rådmannsutvalget endret slik at sekretariatet leverer rapport av dette format en gang pr år i form av årsrapport. Siste rapport, i form av halvårsrapport pr ble avlevert høsten Regional koordinator presenterer nå sekretariatets årsrapport (rapport pr ) til behandling i de regionale organ. Sekretariatet understreker at rapporten ikke kan anses fullt ut være en uttømmende beskrivelse av all virksomhet gjennom året men at hensikten er å gi en oversikt som viser aktivitet knyttet til de regionale organ, sekretariatets virksomhet, og status i hht satsingsområder. Utgangspunktet for rapport er handlingsplan for Fra og med 2014 er det gjort endringer i formen på handlingsplan for regionsamarbeidet. Derfor vil rapportering også bli endret gjeldende fra og med 2014 dvs i årsrapport for inneværende år som kommer til behandling vinter

4 Av årsrapporten følger også en økonomisk oversikt. Denne er ytterligere dokumentert i et vedlegg kalt «Regnskapsoversikt 2013». Dette siste dokumentet følger saken. Regionens regnskap føres av økonomitjenesten i Kongsberg kommune, som avdeling i Kongsberg kommunes regnskap. Kongsberg kommunes regnskap revideres av BKR. 1. Årsrapporten tas til etterretning 2. Regnskapsoversikt 2013 tas til orientering Regional koordinator orienterte. Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 025/14 forslag til vedtak i regionråd: 1. Årsrapporten tas til etterretning 2. Regnskapsoversikt 2013 tas til orientering Sak 013/14: Regionale utviklingsmidler Buskerud Parnerskapsavtale Utlysning Innkomne søknader Søkerliste med sekretariatets innstilling (Vedlegg 3) Rådmannsutvalget 28. mars 2014 sak 027/14 Regionale utviklingsmidler ble utlyst gjennom felles annonse i Lågendalsposten, samt gjennom fylkets og regionens nettsteder. Dernest også via regionens nyhetsbrev mv. Målsettingen har vært å søke mulighet for behandling av innstilling i regionrådet den 4 april for senere stadfesting i fylkesutvalget. Av denne grunn ble det satt en «søknadsfrist» på 4. mars i Kongsbergregionen. Dette er noe senere enn tidligere år. Grunnen til «forsinkelsen» er at endringer i forutsetningene for finansiering av regionale utviklingstiltak kom først på plass etter nytt år i år. Når sekretariatet fremmer saken foreligger det ikke endelig innstilling i saken. Søkerliste med innstilling vil fremmes før møtet. I denne innstillingen vil hele årets ramme på kr være fordelt. De regionale organ og partnerskapet står imidlertid fritt til å velge evt å ikke benytte hele rammen nå dersom ønskelig. Det vil kunne være mulig å behandle aktuelle tiltak/søknader gjennom året dersom ikke hele rammen benyttes i første runde. Forslag til konklusjon / innstilling jfr vedl 3 4

5 Regional koordinator gjorde rede for søkerliste og innstilling. Saken ble drøftet. Rådmannen i Kongsberg foreslo at søknad nr 10 Kongsbergskolen ble prioritert med en tildeling på kr Dette finansieres ved å redusere tildeling til søknad nr 8 (Innovasjonsloft) og søknad nr 15 (Exploria) med hver. Forslaget ble gitt tilslutning. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 027/14 forslag til vedtak i regionråd: 1. NCE SE, Kongsberg (søknad nr 1) prosjektet tildeles kr LUP 2014 (søknad nr 4) prosjektet tildeles kr Bu i Nore, stedsutvikling (søknad nr 6) prosjektet tildeles kr Innovasjonsloft, Kongsberg (søknad nr 8) prosjektet tildeles kr Kongsbergskolen (søknad 10) prosjektet tildeles kr Handelsutvikling/miljøgate, stedsutvikling Veggli/Rollag (søknad nr 11) prosjektet tildeles kr Regionalpark Numedal (søknad nr 12) prosjektet tildeles kr Exploria (søknad nr 15) prosjektet tildeles kr Etablererveiledning i Kongsbergregionen (søknad nr 19) tildeles kr Sak 014/14: Den Blå Timen Referat fra møte i styringsgruppen for Den Blå Timen Henvendelse fra Den Blå Timen til departement og Buskerud fylkeskommune Svar fra Buskerud fylkeskommune Rådmannsutvalget sak 030/14 Sekretariatet i Kongsbergregionen er kontaktet av Kongsberg kommune, koordinator for Den Blå Timen og det foreligger noen dokumenter i saken. Alle tilbakemeldinger er knyttet til en bekymring for endringer i søknadsprosedyrene knyttet til «den kulturelle spaserstokken» - som til stor del bidrar til å finansiere dette tiltaket i Kongsbergregionen. Og har gjort det siden 2007 med tilskudd mellom kr og hvert år fram til og med Ny regjeringen har nå overlatt behandlingen av søknader om støtte til fylkeskommunene. Og den foreliggende bekymring er at dette vil utfordre finansiering av tiltaket. Foreløpige tilbakemeldinger fra Buskerud fylkeskommune tyder på at heller ikke de vet helt hvordan dette skal organiseres nå. I tillegg kommer det at saken nå da må løftes inn for 2 instanser (fylkeskommuner) isteden for 1 som før. Regional koordinator ønsker å drøfte evt oppfølging av denne saken herunder eventuelle aktiviteter fra Kongsbergregionens side - med regionale organ. Rådmannsutvalget fastsetter videre oppfølging Regional koordinator gjorde rede for den aktivitet og korrespondanse som har foregått i saken. Deriblant kontakt/korrespondanse med Telemark fylkeskommune. I denne har det vært gitt 5

6 uttrykk for at Telemark fylkeskommune ser for seg å kunne gi en andelsmessig del av den ramme som fylkeskommunen får direkte til administrasjonen av Den Blå Timen. Regional koordinator redgjorde også for at det er sannsynlig at rammene for tildeling er redusert og at det kan påvirke størrelsen på mulig finansiering. Rådmannsutvalget ga sin tilslutning til den modell som Telemark fylkeskommune ser for seg for tildeling av midler. Og ba regional koordinator følge opp saken med slik tilbakemelding men også som forslag til Buskerud fylkeskommune om mulighetene for tilsvarende modell for Buskerud. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 030/14: Saken ble tatt til orientering. Sekretariatet følger opp saken slik det fremgår av drøftingene i møtet Regional koordinators forslag til vedtak: Regionrådet tar saken til orientering Sak 015/14: Søknad om støtte Matopplevelser i Numedal, hovedprosjekt Søknad fra Matopplevelser i Numedal (Vedlegg 4) Prosjektplan hovedprosjekt 2014 (Vedlegg 5) Rådmannsutvalget sak 033/14 For inngående beskrivelse av prosjekt vises det til vedlagte søknad og prosjektplan. Målsettingene for prosjektet beskrives slik: Effektmål for hovedprosjektet Øke antall produsenter, utsalgssteder og serveringssteder som satser på lokalmat og opplevelser knyttet til lokalmat i Numedal, eventuelt også Kongsberg. Øke lønnsomheten til eksisterende produsenter. Øke kjennskapen til Numedal som reisemål via kultur, historie og opplevelser knyttet til mat. Resultatmål for hovedprosjektet: Målet for hovedprosjektet er å iverksette et forpliktende produsentsamarbeid og danne et SA i samarbeid med andre aktører som har ambisjoner knyttet til lokalmat. Det skal i iverksettes en salgs og markedsorganisasjon som sørger for salg og distribusjon av medlemmenes produkter. Regionen har over tid vært positive til initiativet til dette prosjektet og bidratt også tidligere med støtte. Prosjektet og dets aktiviteter har fått positiv oppmerksomhet. Særlig mener sekretariatet at prosjektet forankring i og samling av aktører i dalen har vært positiv. Den siste tiden har det kommet meldinger om at en av de gode bidragsyterne blant aktørene har måttet trekke seg. Dette er det ikke foretatt justeringer for i foreliggende prosjektplan men må kunne antas at vil ha betydning for prosjektgjennomføringen. Det er heller ikke helt usannsynlig at noen av de her tiltenkte finansiører vil mene at en tilpasning i forhold til dette må skje og kanskje også synliggjøres i prosjektplanen. Vi har fått opplyst at prosjektet har 6

7 vurdert den oppståtte situasjonen og mener at planen i hovedsak vil kunne gjennomføres likevel, med noen justeringer som man da tar etterhvert. Bla har prosjekteier justert sitt salgsbudsjett som følge av dette. Prosjektet opplyser iallefall at de er i en fase der de ønsker å få sine søknader om støtte vurdert nå fordi avklaring mht støtte / finansiering er avgjørende for fremdrift. I tillegg er det reist spørsmål om prosjektet fortsatt gan gis støtte i det omsøkte omfangt innenfor aktuelle regler om bagatellmessig støtte. Regional koordinator legger til grunn at regionen har hatt en positiv holdning til initiativ og prosjekt. Og at dette bør fortsatt kunne være aktuelt å støtte. I forhold til planen mener regional koordinator at når det på vanlig måte tas forbehold om at fullfinansiering må dokumenteres før en evt utbetaling, er det etablert tilfredstillende krav i fht å ivareta rammer for saksbehandling nå. Dertil kommer også at regionen i sin tildeling må ta et forbehold om at støtte kan gis innenfor rammer for bagatellmessig støtte fortsatt. Dersom dette siste skulle vise seg utfordres må evt finansiører sammen planlegge gjennomføre søknad om unntak e.l. Før evt støtte kan utbetales. Søknaden er rettet mot ordningen med Næringsfond som rådet for Kongsbergregionen disponerer for tiltak i Numedal. Generelt om ordningen er det følgende å si: Hensikten med næringsfondene er å legge til rette for vekst, verdiskaping og sysselsetting i regionene. Prosjektene skal være i det distriktspolitiske området, dvs. i kommunene Flesberg, Rollag og/eller Nore og Uvdal. Tiltaket må være tidsavgrenset, ha definerte målsettinger, prosjektplan med mer. Driftstiltak eller støtte dekkes ikke. Tiltak kan støttes med maksimalt 50 % andel av tiltakets kostnad. Det forutsettes at all prosjektstøtte er innenfor EØS-avtalens regelverk for offentlig støtte. Det er regionrådet for Kongsbergregionen som fatter vedtak om tilskudd fra næringsfondet. Søknad om delfinansiering av hovedprosjekt «Matopplevelse i Numedal» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig (bagatellmessig) støtte Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon fremmes som innstilling til rådet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 033/14 forslag til vedtak i regionråd: Søknad om delfinansiering av hovedprosjekt «Matopplevelse i Numedal» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig 7

8 Sak 016/14: Søknad om støtte Matfestivalen i Numedal 2014 Søknad fra Matopplevelser i Numedal (Vedlegg 6) Rådmannsutvalget sak 034/14 For inngående beskrivelse av tiltaket vises det til vedlagte søknad. Kort beskrivelse av søknaden slik den fremkommer av søknad: Planlegge og gjennomføre Matfestivalen i Numedal som arrangeres for andre gang. Festivalen er i år utvidet til to dager på Rødberg 27. og 28. juni og en dag på Rollag 1. juli. Festivalen skal gradvis utvides til å vare i en uke og gjelde hele Numedal. Hovedmålet med festivalen er å fremme lokal mat, drikke, kultur og historie. Regionen har over tid vært positive til aktiviteten som søknaden beskriver og bidratt også tidligere med støtte. Første matfestival ble gjennomført i 2013 nå søkes det om bidrag til gjennomføring i Regional koordinator legger til grunn at regionen har hatt en positiv holdning til initiativ og prosjekt. Dog bør det kommuniseres at tiltaket ikke kan beregne fast årlig støtte. Evt tilskudd nå må betraktes som et bidrag til aktivitetens «fødsel» og utvikling. Fast tilskudd vil kunne komme i nærheten av å betraktes som tilskudd til «drift» - noe næringsfondsmidlenes intensjon og ramme ikke er tiltenkt bidra til. Dertil kommer også at regionen i sin tildeling må ta et forbehold om at støtte kan gis innenfor rammer for bagatellmessig støtte fortsatt. Dersom dette siste skulle vise seg utfordres må evt finansiører sammen planlegge gjennomføre søknad om unntak e.l. Før evt støtte kan utbetales. Søknaden er rettet mot ordningen med Næringsfond som rådet for Kongsbergregionen disponerer for tiltak i Numedal. Generelt om ordningen er det følgende å si: Hensikten med næringsfondene er å legge til rette for vekst, verdiskaping og sysselsetting i regionene. Prosjektene skal være i det distriktspolitiske området, dvs. i kommunene Flesberg, Rollag og/eller Nore og Uvdal. Tiltaket må være tidsavgrenset, ha definerte målsettinger, prosjektplan med mer. Driftstiltak eller støtte dekkes ikke. Tiltak kan støttes med maksimalt 50 % andel av tiltakets kostnad. Det forutsettes at all prosjektstøtte er innenfor EØS-avtalens regelverk for offentlig støtte. Det er regionrådet for Kongsbergregionen som fatter vedtak om tilskudd fra næringsfondet. Søknad om delfinansiering av prosjekt «Matfestival i Numedal 2014» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig (bagatellmessig) støtte Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon fremmes som innstilling til rådet 8

9 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 034/14 forslag til vedtak i regionråd: Søknad om delfinansiering av prosjekt «Matfestival i Numedal 2014» imøtekommes med en bevilgning stor kr Det tar forbehold om at fullfinansiering av prosjektet dokumenteres før evt utbetaling. Det forutsettes at en evt utbetaling av støtte kan skje innenfor regelverket for offentlig (bagatellmessig) støtte Sak 017/14: Midlertidig organisering av arbeidet Drøftinger i tidligere rådmannsutvalgsmøter Notat fra daglig leder datert Rådmannsutvalget sak 028/14 I samtaler i tidligere rådmannsutvalgsmøter har det vært tema å se på en plan for organisering av arbeidet i regionsamarbeidet generelt og sekretariatet spesielt i den midlertidighet som kommer til å oppstå når nåværende daglig leder/ regional koordinator slutter. Og fram til ny medarbeider er på plass. Regional koordinator har drøftet disse forhold internt med øvrige medarbeidere i sekretariatet. Og det fremstår enighet om å søke arbeidsdeling og prioritering. Slik prioritering vil selvsagt ha betydning for regionsamarbeidets evne til operativt arbeid og aktivitetsnivå i denne tiden. Og redusere takt i arbeidet og representasjon/deltagelse på mange arenaer tilsvarende. Regional koordinator mener at dette må kommuniseres slik at også forventninger er avstemt mellom sekretariat og regionale organ / de samarbeidende kommuner i denne aktuelle perioden. Med dette som bakgrunn har regional koordinator utarbeidet et notat som legges fram for de rådmannsutvalget til drøfting og det som det fremkommer enighet om bør da deles med regionrådet den 4 april. I notatet er det tatt inn også noen punkter som kan dreie seg om fremtidig oppfølging utover den midlertidige perioden. Rådmannsutvalget fastsetter videre oppfølging Rådmannsutvalget mente det fremlagte dokument (notat) setter akseptable rammer for organisering av virksomheten i den midlertidige fasen fram til ny daglig leder er på plass. Men viet noe tid til å drøfte en evt konstituering. Regional koordinator ble i møte utfordret på å samtale med koordinator SuksIT om å inneha en formell funksjon som fungerende daglig leder for Kongsbergregionen inntil videre. Basert på de rammer er beskrevet i notat fra regional koordinator. Regional koordinator har fulgt opp rådmannsutvalgets ønske. Og gjort avtale med koordinator SuksIT om å kunne fylle rolle i tråd med rådmannsutalgets ønske. Dette ble gjort før protokoll ble ført. Og ligger da til grunn for den formulerte konklusjon som følger nedenfor 9

10 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 028/14 - forslag til vedtak i regionråd: 1. I den midlertidige situasjonen som oppstår fra nåværende regional koordinator fratrer til ny daglig leder tiltrer, vil Britt Inger Kolset være fungerende daglig leder av Kongsbergregionen 2. Rammen for forventninger og oppgaver som følger fungerende daglig leder (jfr pkt 1) følger av de beskrivelser som fremkommer av notat fra regional koordinator datert Sak 018/14: Eventuelt Det er gitt mulighet for rådsmedlemmene å ta opp saker utenom sakskart under eventuelt FELLES BORD i Kongsbergregionen: Det settes av tid i møtet til en runde rundt bordet. Dette er en uformell delingsarena der man deler saker/informasjon som det ikke knytter seg behov for protokollerte vedtak i. Hver kommune får anledning til å dele nyttig informasjon fra den enkelte kommune. I tillegg er det åpent for å dele informasjon om ulike møter og aktiviteter som rådet har vært eller vil komme til å være representert på. 10