Rådmannsutvalget 28. februar 2014

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 28. februar 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 13:00 Møteleder: Magnus Mathisen referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 016/14: Godkjenning av møtereferat...3 Sak 017/14: Etablererveiledning...3 Sak 018/14: Advokatsamarbeid...4 Sak 019/14: Felles IKT driftssamarbeid...5 Sak 020/14: Stilling som regional koordinator...6 Sak 021/14: Eventuelt...7 Felles bord!...8 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Wenche Grinderud / Kongsberg (fra ca kl 10:30) Magnus Mathisen / Notodden Alexander Ytteborg / Nore og Uvdal Rune Lødøen / Tinn Jon G. Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen 2

3 Sak 016/14: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Møtereferat rådmannsutvalgets møte den Opplysninger i saken: Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referat fra møtet den godkjennes Rådmannsutvalgets konklusjon sak 016/14: Referat fra møtet den godkjennes Sak 017/14: Etablererveiledning Tidligere behandlinger, bla: Rådmannsutvalget sak 056/13 Regionråd sak 039/13 Regionrådet sak 008/14 Opplysninger i saken/vurderinger: De regionale organ er tidligere er orientert om pågår det prosesser som er relatert til organisering av det videre tjenestetilbudet. I Kongsbergregionen har Samordnet Næringsapparat (SNKR) arbeidet sammen med sekretariatet i dette arbeidet. Rådet har i forbindelse med tidligere orienteringer uttalt tilslutning til å arbeide videre i retning av en modell der samtlige av kommunene i Kongsbergregionen kan gis tilbud om en felles tjeneste. Et mulig IKS har vært drøftet som mulig modell. Videre praktiske skritt i dette arbeidet er dog avhengig av at man sikrer en forutsigbar finansiering av tilbudet. Det betyr at prosesser som nå pågår i regi av fylkeskommunene vil kunne ha direkte påvirkning på valg av videre skritt og når disse kan skje. Siden sist orientering har Kongsbergregionen innhentet tilbud fra leverandører på tjeneste for kommunene i Numedal og Kongsberg. Og etter denne runden har disse kommunene fom 1 januar 2014 også tjenesten levert fra Øst Telemark etablerersenter slik Notodden, Hjartdal og Tinn har det. Avtalen er inngått for 2014 og denne tidsbegrensingen er avtalt i lys av ambisjon om at man skulle evne organisere opp en felles tjeneste i egen regi fom 1. januar Så er det initiert prosesser i de to fylkeskommunene vi samarbeider med. Prosessene har ulik status mht framdrift. I Buskerud er det pt ute en anbudsinnhenting for å gjennomføre en evaluering av dagens ordning. Denne ordningen er i korte trekk at fylkeskommunen yter delfinansiering via regionale utviklingsmidler, og at IN yter tilsvarende støtte. Men at det overlates til kommuneregionene selv å yte og organisere tjenesten. Vi kjenner i utgangspunktet da ikke de videre forutsetninger for finansiering av tjenesten i 3

4 Buskerud enda, men legger til grunn av kommunene vil bli invitert med i drøftinger av dette i fortsettelsen. De foreløpige signaler fra fylkeskommunen på Kongsbergregionens ønske om å organisere tjenesten felles i egen regi opplever vi som positive. Vi oplever også at Buskerud fylkeskommune gir signaler om å ønske fortsatt medfinansiering. Telemark har det vært gjennomført vurderinger tidligere. I korte trekk slutter fylkeskommunen av disse vurderingene at dagens ordning ikke kan videreføres. Det gjøres da også endringer som får virkning i 2014 ved at tidligere finansiering omgjøres til en søkbar tilskuddsordning for inneværende år. Men fylkeskommunen har invitert kommunene i Telemark til å drøfte andre måter å organisere tjenesten og/eller finansiering av denne. Det er enighet i Telemark om å søke bevare og videreutvikle det som av de fleste oppleves som en god tjeneste og et godt samarbeid. Det er også enighet i Telemark om å søke avklare de aktuelle forhold snarest mulig slik at ny ordning kan etableres fom 1 januar Felles for begge fylkeskommuner er de varslede endringer i fht regionale utviklingsmidlers størrelse. Altså grunnlaget for finansiering av dagens ordning. Tilsvarende vil selvsagt begge fylkeskommuner være opptatt av at tjenester og ordninger som de medfinansierer er organisert i tråd med aktuelle lover og regler. Kongsbergregionen legger til grunn at vi pt har en tjeneste som for våre kommuners del er innenfor disse regler og at evt endringer som en selvsagt del også ivaretar slike forhold Denne saken fremmes av to grunner: På den ene siden å rapportere utvikling siden forrige orientering ble gitt høsten På den annen side har sekretariatet behov for å drøfte/få tilbakemeldinger fra de regionale organ i fht de pågående prosesser. Konkret er det nå gitt en utfordring fra Telemark fylkeskommune som regionen må forholde seg til og gi signaler på. Regional koordinator vil derfor orientere i dette rådsmøte 25. febr, men også i rådmannsutvalget 28. febr om saken og be om signal. Rådmannsutvalget tar saken til orientering Behandling i møte den 28. februar 2014: Regional koordinator gjorde rede for saken og ba om signal til videre arbeid. Slike signal ble gitt i diskusjonen. Rådmannsutvalget legger til grunn at man fokuserer på å etablere en felles tjeneste i Kongsbergregionen og møter innspill til evt ny organisering som drøftes bla med fylkeskommunen(e) på en pragmatisk måte. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 017/14: Rådmannsutvalget tar saken til orientering og ga signal til sekretariatet om videre oppfølging. Sak 018/14: Advokatsamarbeid Dokumenter i saken: Rådmannsutvalget 31.januar 2014 sak 015/14 Opplysninger i saken: Saken ble reist under eventuelt i møte den 31 januar. Konklusjonen var at saken skulle settes opp på agenda i kommende møte. Det vises generelt til tidligere initiativ som så langt ikke har blitt gjort aktuelle for oppfølging. 4

5 Sekretariatet legger med dette til rette for at rådmennene drøfter mulige nye initiativ i saken og aktuell oppfølging. Rådmannsutvalget fastsetter selv konklusjon i saken Behandling i møte den 28. februar 2014: Rådmannen på Notodden gjorde rede for sitt initiativ i saken. I drøftingen som fulgte ble det klart at rådmennene legger til grunn samarbeid knyttet til juridiske forhold/advokattjenester er interessant å vurdere på nytt. Og at de da ønsker følge initiativet videre opp. I første omgang legges det til rette for at saken forberedes til behandling i kommende møte. Og at det fram til den tid gjøres forberedelser. Disse forberedelsene vil bestå i at den enkelte kommune gjør en kartlegging knyttet til status/behov (omfang/sakstype mv) osv i egen kommune, som leveres sekretarat for sammenstilling. Sekretariatet bes innhente eksempler fra andre steder/regioner der interkommunalt samarbeid er etablert, herunder hvordan disse er organisert Rådmannsutvalgets konklusjon sak 018/14: 1. Den enkelte kommune leverer innen 17. mars en oversikt/kartlegging som beskriver status og behov som er relevant for sakens videre oppfølging 2. Sekretariatet innhenter eksempler fra andre samarbeid knyttet til denne type tjenester/adm samarbeid. Herunder hvordan disse er organisert 3. Sekretariatet sammenstiller og presenterer sak til behandling i neste rådmannsutvalgsmøte Sak 019/14: Felles IKT driftssamarbeid Dokumenter i saken: Tidligere behandlinger og prosjektdokument Rådmannsutvalget 22 mars 2013 sak 027/13 Rådmannsutvalget 26 april 2013 sak 036/13 Rådmannsutvalget 31. mai 2013 sak 046/13 Rapport fra Agenda Kaupang del 2 Utkast til saksframlegg Revidert forslag til vedtekter Revidert forslag til samarbeidsavtale Rådmannsutvalget 30. august 2013 sak 056/13 Rådmannsutvalget 27. september 2013 sak 065/13 Rådmannsutvalget 25. oktober 2013 sak 076/13 Oversendesesbrev til kommunene av Utkast til plan for etableringsprosjekt Rådmannsutvalget 29. november 2013 sak 086/13 Rådmannsutvalget 31. januar 2014 sak 006/14 5

6 Opplysninger i saken/vurderinger: Sekretariatet viser til tidligere behandlinger. I siste gangs behandling av saken i rådmannsutvalget ble følgende konklusjon: Rådmannsutvalget avventer kommunestyrebehandling i alle de 7 kommunene. Saken settes opp igjen på dagsorden når disse foreligger. Det foreligger ventelig på møtetidspunktet vedtak i alle kommunene. Dette er grunnen til at saken settes på dagsorden i dette møtet som oppfølging av ovenfornevnte vedtak. Så langt har de kommuner som har behandlet saken i hovedsak fattet vedtak som gir tilslutning til innstilling. Med unntak av Kongsberg kommune. Evt andre kommuners tillegg eller andre vedtak må deles i møtet. Fra protokollen i Kongsberg kommunes møte i kommunestyre den er hentet følgende enstemmige vedtak: «Saken utsettes. Kommunestyret ønsker et IKT driftsamarbeid med Kongsbergregionen, men mener at foreslått organisasjonsform ikke er hensiktsmessig. Kommunestyret ber rådmannen ta saken tilbake til rådmannens utvalg i Kongsbergregionen og sørge for at det gås en ny runde hvor andre organisasjonsformer vurderes. Saken fremmes deretter på nytt for politisk behandling. Ansattes organisasjoner skal involveres i prosessen iht. lov og avtaleverk.» Rådmannsutvalget må drøfte saken og fastsette evt videre oppfølging Saken legges fram uten forslag til konklusjon Behandling i møte den 28. februar 2014: Rådmannsutvalget tok en runde knyttet til status i de enkelte kommuner. Fem av kommunene har likelydende vedtak i tråd med felles innstilling. En kommune har tillegg som knytter evt oppfølging opp mot den siste kommunens endelige standpunkt i saken. Rådmannsutvalget ba sekretariatet vurdere mulighet for å komme tilbake med mer informasjon knyttet til konsekvenser for etableringsprosjektet basert på at samarbeidet evt etableres med de kommuner som har gitt sin tilslutning. Evt hvordan dette da skal forholde seg til de som velger å ikke delta i en etablering av felles driftsorganisasjon. Etter drøfting knyttet opp mot status og særlig/konkret de forhold som kommunestyrevedtak i Kongsberg ber rådmannsutvalget vurdere (organisasjonsform) - sluttet man seg til en konklusjon slik det fremkommer nedenfor. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 019/14: 1. Saken er drøftet på nytt i rådmannsutvalget. Rådmannsutvalget mener at saken er godt nok opplyst og utredet. Og opprettholder sitt vedtak om organisasjonsform 2. Rådmannsutvalget ser imidlertid at politisk involvering midtvegs i saken kunne vært bedre ivaretatt. Dette skal hensyntas i senere saker 6

7 Sak 020/14: Stilling som regional koordinator Dokumenter i saken: Rådmannsutvalget 31.januar 2014 sak 015/14 Regionrådet 25. februar 2014 sak 007/14 Opplysninger i saken: I forrige møte ble det gjort avtaler om oppfølging. Som bla innebar at Kongsberg kommune skulle ta initiativ til å utarbeide forslag til stillingsutlysning. Det ble avtalt at et utkast skulle være klart før regionrådsmøte den 25 februar. Og at rådmannsutvalgets leder i regionråd skulle avklare videre prosess. Rådmannsutvalgets leder har bedt om at saken da settes opp på agendaen i dette rådmannsutvalget med tanke på å effektuere videre prosess. Rådmannsutvalget fastsetter selv konklusjon i saken Behandling i møte den 28. februar 2014: Rådmannsutvalgets leder redgjorde for signal fra rådets drøftinger knyttet til denne saken 25 februar Rådmannsutvalget mener at stillingen bør lyses ut med stillingsbenevnelse som «daglig leder». Videre tar man til etterretning at regionrådet selv til slutt i ansettelsesprosessen fatter endelig vedtak om tilsetting. Regionrådets leder inviteres til deltagelse i siste del av rekrutterings/ansettelsesprosessen. Spørsmål om ekstern bistand i prosessen ble vurdert. Dette bla fordi dette var blant de signal som rådet ga i sin drøfting av saken ti rådmannsutvalgets oppfølging. Rådmannsutvalget legger til grunn at man mener dette er en attraktiv stilling som forventes få kvalifiserte søkere. Videre har man vurdert forhold knyttet til kvalitet i tilsettingsprosess, tidsfaktor mht ønsket fremdrift av slik prosess, og kostnader knyttet til ulike måter å gjennomføre slik prosess. Etter denne gjennomgangen kom rådmannsutvalget fram til at man mener prosessen kan gjennomføres i egen regi uten ekstern bistand. Rådmannsutvalget ønsker at Kongsberg kommune tar ansvar for praktiske og andre forhold knyttet til rekrutteringsprosess, og at det etableres et ansettelsesutvalg der rådmannen i Kongsberg og rådmannsutvalgets leder deltar. Og at regionrådets leder også tiltrer prosessen i siste fase før utvelgelse. Alle regionens rådmenn får anledning til å få innsyn i aktuelle søkerlister/saksdokument under prosessen. Kongsberg kommune utarbeider et forslag til prosessforløp, og ferdigstiller stillingsannonse basert på justeringer som ble drøftet i fht det første utkast som ble presentert. Aktuelle steder/måter for publisering av stillingsannonse ble gjennomgått. Rådmannsutvalget ber sekretariatet sende ut en epost til regionrådets medlemmer, der de bes gi tilbakemeldning snarest mulig på om de har vesentlige innsigelser på rådmannsutvalgets forslag til oppfølging/prosess. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 020/14: 1. Sekretariatet sender en epost til regionrådets medlemmer som beskriver rådmannsutvalgets anbefalte oppfølging av saken, og ber om tilbakemelding dersom det foreligger motforestillinger mot denne 2. Dersom det ikke innkommer vesentlige innspill i fht pkt 1 følger rådmannsutvalget opp slik videre prosess er beskrevet/anbefalt. 7

8 Sak 021/14: Eventuelt Rune Engehult / Hjartdal kommune: drift av vann og avløpsanlegg Engehult redgjorde for saken. Mulig interkommunalt samarbeidstema? Saken ble drøftet Konklusjon: Det er interesse for videre samtaler om evt samarbeid i dette tilfelle først og fremst mellom Øst Telemark kommunene Magnus Mathisen / Notodden kommune: Valg av leder i rådmannsutvalget Det ble redgjort for at nyvalgt leder Mathisen har sagt opp sin stilling i Notodden for å tiltre i Gjøvik kommune som rådmann. Det bør derfor velges ny leder i rådmannsutvalget Konklusjon: Sak om valg av ny leder av rådmannsutvalget settes på sakskart til neste møte Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 8