KONGSBERGREGIONEN - RÅDMANNSUTVALGET Referat. Rådmannsutvalget. Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann

Transkript

1 Referat Rådmannsutvalget Sted: Kongsberg Krona- 6. etg Styggemann Tid: 17. februar kl 09:00-12:00 Kongsberg 17. februar 2017 Håvard Fossbakken Daglig leder

2 Til stede: Svein Aannestad Notodden kommune Hilde Enget Kongsberg kommune Rune Engehult - Hjartdal Jon G. Pedersen - Flesberg Hans Henrik Thune Rollag Halvor Rostad - Kongsbergregionen Håvard Fossbakken - Kongsbergregionen Rune Lødøen Tinn Sakliste Sak 001/17 Godkjenning av møtereferat. Sak 002/17 Nytt fra sekretariatet... Sak 003/17 Regional sak/ arkivløsning - Endring i prosjektplan... Sak 004/17 Formalisering av regionalt barnehagetilsyn... Sak 005/17 Prosjekt barnevennlig kommuner.... Sak 006/17 Valg av ny leder i rådmannsutvalget... Sak 007/17 Kommunereformen... Eventuelt... Felles bord...

3 Sak 008/17: Godkjenning av møtereferat Dokumenter i saken: Referat fra møtet i rådmannsutvalget 27. januar 2017 Opplysninger i saken: Referatet fra siste møtet er sendt ut til rådmannsutvalgets medlemmer, samt lagt ut på Kongsbergregionens nettside. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 27. januar Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget godkjenner møtereferatet fra 27. januar Sak 009/17: Nytt fra sekretariatet Dokumenter i saken: Ingen dokumenter Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken: Fast post på dagsorden der daglig leder gir en kort og uformell orientering om arbeidet i sekretariat og drøfting av aktuelle problemstillinger. Daglig leders forslag til konklusjon: Tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Tas til orientering Sak 010/17: Velferdsteknologi Regionalt responssenter Saksbehandler Odd Resser Dokumenter i saken:

4 Referat fra sak 032/16, rådmannsutvalget 22. juni 2016 Referat fra sak 018/16, rådmannsutvalget 1. april 2016 Referat fra sak 028/16, rådmannsutvalget 27. mai 2016 Spørsmålsskjema responssenter velferdsteknologi mai 2016, med svar fra Notodden, Tinn og Kongsberg kommune Brev til Kongsberg kommune fra Telenor datert Opplysninger i saken: 1. Bakgrunn: Helse og omsorgsnettverket (20. mai 2016) og Rådmannsutvalget (27.mai 2016) i Kongsbergregionen konkluderte i hvert sitt møte med å anbefale at det etableres regionalt responssenter i Kongsbergregionen, med målsetting om at det på sikt tilbys responssentertjenester til kommuner utenfor regionen. Videre ble det av Rådmannsutvalget bestilt en utredning av alternativer for mulig lokalisering av et regionalt responssenter og at det utarbeides skisser på tilleggstjenester et slikt senter kan levere ut over å besvare trygghetsalarmer og varsler fra velferdsteknologi. Rådmannsutvalget gjorde 22. juni 2016 følgende vedtak Rådmannsutvalget anbefaler ut fra en faglig vurdering at regionalt responssenter for velferdsteknologi etableres på legevakten på Kongsberg. Daglig leder gis i oppdrag å utvikle planer for tilleggstjeneste i responssenter som beskrevet. Basert på vedtak ovenfor lager daglig leder felles saksfremlegg for politisk behandling lokalt. Rådmannen i Tinn kommune ønsker også at mulig lokalisering i Tinn vurderes. 4 av regionskommunene har i løpet av høsten 2016 gjort vedtak som følger: 1. NN kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles responssentertjenester for trygghetsalarmer og velferdsteknologi i Kongsbergregionen 2. NN kommune tilslutter seg anskaffelse og drift av felles responssenterløsning 3. NN kommune slutter seg til Rådmannsutvalgets faglige vurdering om etablering av regionalt responssenter for velferdsteknologi på Kongsberg legevakt. 2 av kommunene, Rollag og Flesberg, har lagt inn forbehold i pkt 2 som følger: Det tas forbehold inntil antall deltakende kommuner og kostnadsfordeling for driftsbudsjettet er avklart, og sett i forhold til økonomiplan og handlingsprogram Tinn kommune hadde følgende kommunestyevedtak: «Tinn kommune tiltrer det interkommunale samarbeidet om felles responssentertjenester for trygghetsalarmer og velferdsteknologi i Kongsbergregionen. Tinn kommune tilslutter seg anskaffelse og drift av felles responssenterløsning.

5 Rjukan kan fortsatt være et godt alternativ for lokalisering av responssenter. Ved senere lokalisering av regionale tjenester som blir samordnet i Kongsbergregionen må det legges vekt på at også de mindre kommunene kan få opprettholdt og tilført kompetansearbeidsplasser når de oppfyller kompetansekrav.» Denne saken fremmes for å fastsette samarbeidsform og organisasjonsmodell for Responssenter for velferdsteknologi, samt kostnadsfordeling og vedtekter. 2. Funksjoner, samarbeidsform og navn Primærfunksjoner for et responssenter er 1 : Ta imot, vurdere, dokumentere og respondere på varsler fra velferdsteknologiske løsninger som tjenestemottakeren benytter. Sikre at tjenestemottakere som benytter velferdsteknologi får råd og veiledning og registrere, prioritere og eventuelt iverksette nødvendig og effektiv oppfølging av varslet. Tilleggsfunksjoner som vurderes tillagt responssenteret er: Teknisk overvåking av velferdsteknologi og trygghetsalarmer. Kunne iverksette nødvendig beredskap ved feil eller nedetid. Følge opp tilbakemeldinger fra tjenesten knyttet til løsning og videre ha kontakt med leverandører. Koordinerende rolle i alarmanrop hvor det er aktuelt å tilkalle nødetater i tillegg til kommunal tjeneste. Overvåke elektronisk meldingsutveksling teknisk. Eventuelt også helsefaglige varsler for kommuner som melder det som utfordrende å ivareta dette hele døgnet. Levere styringsdata til kommunene gjennom å ta ut statistikk knyttet til bruk av trygghetsalarmer og velferdsteknologi. «Ett telefonnummer» utenfor kontortid i hjemmetjenesten. Det foreslås en organisasjonsmodell med et interkommunalt styre iht. kommuneloven 27, med hovedkontorkommune, tilsvarende som for IKT-samarbeidet (Kongsbergregionen IKT Drift). Hovedkontor legges til Kongsberg. Rapporten fra utredningsfase 2 i IKT-samarbeidet gir en tydelig anbefaling: Flertallet i prosjektgruppa vil anbefale at det etableres et interkommunalt styre iht. Kommuneloven 27. Dette vil gi den nødvendige formaliseringen av IKT driftssamarbeidet med tilstrekkelige forpliktelser. Samtidig vil denne modellen sikre deltakerkommunene gode styringsmuligheter og de vil være likeverdige partnere i samarbeidet. Hovedkontormodellen vurderes som en hensiktsmessig samarbeidsmodell i regionen, den brukes 1 Anbefalinger om responstjenester for trygghetsskapende teknologier, Helsedirektoratet 11/2016, IS-2552

6 både på K-IKT og på Skatteoppkreveren. Det foreslås at samarbeidet benevnes K-Respons - Kongsbergregionens Responssenter for velferdsteknologi 3. Økonomi og kostnadsfordeling Som skrevet i sak 032/16 er det avsatt investeringsmidler til anskaffelse av responssenterløsning Kongsbergregionen. Hver kommune har avsatt investeringsmidler til innkjøp av digitale trygghetsalarmer i Kostnadsnivået på en innovativ offentlig anskaffelse av responssenterløsning er vanskelig å anslå, da leverandørene i denne fasen ikke vil oppgi kostander, kun funksjonsbeskrivelser. I samarbeid med Værnesregionen gjennomføres det nå en anskaffelse på løsning. Gjennnom denne anskaffelsen avklares det endelige kostnadsnivået for den tekniske løsningen. Til sak 032/16 ble det laget beregninger for hva det vil koste å bemanne et heldøgns regionalt responssenter. I beregningen er det lagt inn 2 personer på vakt i tredelt turnus. 1 sykepleier (eller tilsvarende kompetanse) og 1 helsefagarbeider (eller tilsvarende kompetanse. Bemanningen tilsvarer 9,46 årsverk og er beregnet til å koste 7,6 millioner pr. år fra Husleie som del av legevakta, 10% av total leie, kr Helse og omsorgsnettverket ønsker at det i tillegg til bemanningen ovenfor avsettes midler til fagressurs/ koordinator knyttet til responssenteret. I forbindelse med oppstart av regionalt responssenter for velferdsteknologi forventes det at oppgaver som utarbeidelse av arbeidsprosesser, rutiner, opplæring og oppfølging av leverandører vil betinge en dedikert fagressurs. Sekretariatet mener denne ressursen inngår i de oppgavene som ligger til en daglig leder. Det er inngått samarbeid med Øvre Eiker og Nedre Eiker kommune om felles utredning av mulighetene for felles responssentertjenester etablert i Kongsbergregionen. Som en følge av kommunereformen har Nedre Eiker måtte gå bort fra intensjonen om å slutte seg til regionens responssenter. Øvre Eiker deltar utredningen som forventes ferdigstilt i april Det pågår også en dialog med andre kommuner i Buskerud. Det er fortsatt ingen andre initiativ for å etablere responssentre i fylket. I kostnadsoverslaget under har en søkt å få med alle relevante kostnader. Det ligger ingen flere kommuner inne i fordelingen, og overslaget kan regnes som en maks-pris. Det er samtidig verdt å merke seg at kostnadene ved anskaffelse og drift av selve responssenterløsningen kommer i eget prosjekt, og blir innarbeidet i responssenterets budsjetter når prosjektet går over i driftsfase. Med dette kostnadsgrunnlaget legger daglig leder frem to alternative delingsmodeller (50/50 og 40/60) der første halvdel deles likt, og andre halvdel deles etter innbyggertall. Rådmannsutvalget må drøfte hvilken delingsmodell som blir mest riktig. Med en kostnadsfordeling 50/50 blir belastningen på kommunene som følger:

7 Driftsbudjsett responssenter 2017 ff ff Tinn Notodden Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Sum Kongsbergregionen Med en kostnadsfordeling 40/60 blir belastningen på kommunene som følger ff Tinn Notodden Nore og Uvdal Rollag Flesberg Kongsberg Hjartdal Sum Kongsbergregionen Differanse mellom fordelingsnøklene Diff 2017 Diff 2018 Diff 2019 ff Tinn Notodden Nore og Uvdal Rollag

8 Flesberg Kongsberg Hjartdal Vedtekter Vedtektene utgjør samarbeidets formelle plattform. Vedtektsforslaget ligger som vedlegg 1. Vedtektene vedtas og om nødvendig endres av kommunestyrene. Vedtektene for responssenteret er i hovedsak bygd over samme mal som vedtektene for skatteoppkreveren. Responssenteret har som intensjon å knytte til seg flere kommuner. Når en vurderer dette opp mot Forskrift om offentlige anskaffelser, 3-1 til 3-3, mener sekretariatet at dette kan gjøres med en kontrakt mellom responssenteret og den enkelte kommune, uten at de eksterne trenger å gjennomføre konkurranse om oppdraget. Det refereres her særskilt til 3-3. I skrivende stund foreligger det ikke spesifikk veiledning til denne delen av forskriften. Sekretariatet vurderer vedtektenes formuleringer som dekkende. Dersom senere veiledninger tilsier endringer i vedtektene vil dette fremmes som egen sak. 5. Framdrift Framdriften i etableringen styres mye av den tiden de formelle prosessene tar. Vi ser det som kritisk å få på plass en daglig leder som skal ha ansvaret for oppbemanning og etablering av responssenteret. Ansettelsesprosessen tar tid, og startes umiddelbart etter at denne saken er godkjent i rådmannsutvalget. Vedkommende må ha ansvaret for å ansette den første gruppa operatører. Anskaffelsesprosessen på den tekniske løsningen går parallelt, og det er påregnelig at den er på plass tidlig Slik sett passer disse prosessene godt sammen Utlysning Daglig leder ASAP etter Vedtekter til kommunene Søknadsfrist Daglig leder Aksept fra Daglig leder Tiltredelse daglig leder Utlysing operatør Søknadsfrist, ansettelsesprosess Aksept fra operatørgrp Tiltredelse operatørgrp Overtakelse trygghetsalarmer KK Q2 Overtakelse trygghetsalarmer Q3 Overtakelse trygghetsalarmer

9 Q4 Overtakelse trygghetsalarmer.. og.. Q4-18 Utlysing operatør 2 Q1-19 Tiltredelse operatør 2 6. Styret Vedtektene foreslår at styret består av rådmann eller den rådmannen bemyndiger. I Kongsberg tenker en pt at det vil være kommunalsjef for Helse og omsorg som vil være styrerepresentant og, om Kongsberg blir hovedkontor, styreleder. Det vil være nyttig om kommunene tenker på hvem som skal være kommunens kontaktperson for responssenteretableringen nå innledningsvis, og etter hvert styrerepresentant. 7. Ansettelse av daglig leder Det er styret som er ansettelsesmyndigheten. Ansettelsesprosessen må gjennomføres av en intervjugruppe. Med alle mulige forbehold er denne nå foreslått å være: o o o o Gunnhild Bergsaker Anne Grete Rønningsdalen Nina Stølen Odd J. Resser, som sekretær Arbeidet med utlysningstekst er i gang, og den foreslåtte intervjugruppa har reservert nødvendig tid. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget drøfter og konkluderer med en felles anbefaling for organisering av og vedtekter for regionalt responssenter Daglig leder gis i oppdrag å arbeide videre med planer for tilleggstjeneste i responssenteret som beskrevet. Basert på vedtak ovenfor lager daglig leder felles saksfremlegg for politisk behandling lokalt. Forslag til intervjugruppe for ansettelse av daglig leder godkjennes. Rådmannsutvalgets konklusjon: Saken utsettes til rådmannsutvalget i mars. Det legges opp til en statusbeskrivelse for Helse- og omsorgsutvalgene i hver kommune for status per nå.

10 . Sak 011/16: Formalisering av Barnehagetilsyn Dokumenter i saken: Avtaleutkast - Barnehagetilsyn Saksbehandler: Margrethe Taxt- Lamolle Opplysninger i saken: Alle kommunene i Kongsbergregionen samarbeider om barnehagetilsyn. Tilsynssamarbeidet er organisert slik at representanter fra barnehagemyndigheten i en kommune deltar på tilsyn i annen kommune. I tillegg gjennomføres 1-2 samlinger pr år hvor man diskuterer erfaringer, reflekterer over caser og gjennomfører kompetansetiltak. Målsetningene med samarbeidet er: - Økt legitimitet rundt tilsyn, særlig der kommunene er både barnehageeier og tilsynsmyndighet - Økt kvalitet på gjennomføringen av tilsyn samt økt kompetanse om temaet gjennom praksis og refleksjon Dette samarbeidet har frem til nå ikke hatt en bindende skriftlig avtale. Dette ønsker vi nå å endre. Vedlagt ligger et forslag til en avtale om samarbeid om barnehagetilsyn mellom de syv kommunen i Kongsbergregionen. Fylkesmannen i Buskerud og Fylkesmannen i Telemark vært forhørt om hvorvidt de hadde synspunkter på avtalen, noe de ikke hadde. Regionalt oppvekstnettverk ønsker dermed at avtalen underskrives av RMU og deretter er i funksjon. Daglig leders forslag til vedtak: Avtalen undertegnes Rådmannsutvalgets vedtak: Avtalen undertegnes Sak 012/17 Mandat: Forprosjekt- Smarte lokalsamfunn Saksbehandler Håvard Fossbakken

11 Dokumenter i saken: Forslag til mandat Opplysninger i saken: Smart City er et er et vidt og «hot» begrep som brukes om mange tema: Klima, energi, miljø, transport, teknologi, kommunikasjon, samfunnsplanlegging, mennesker. Det er tre vesentlige hovedakser langs definisjonen av en Smart City. 1) Bærekraftig der bærekraft blir brukt i sitt videste perspektiv; a) at naturressursene forvaltes på en slik måte at fotavtrykket av vår ressursbruk har minimale konsekvenser i et globalt perspektiv b) at løsninger og tjenester er markedsmessige og er i stand til å drive og videreutvikle seg selv. 2) Menneskene som lever og jobber i området opplever byen som enkel, effektiv, fleksibel og innovativ. 3) Området må kunne tiltrekke seg relevant arbeidskraft, utdanne riktig kompetanse og være lim på kapital og industri. Det er lett å tenke løsninger med en gang, men i dette forprosjektet må vi konsentrere oss om kommunenes rolle som tilrettelegger og vi må kartlegge næringslivets behov. Kommunen sitter i dag med store mengder stordata som leverandørmarkedet kan bruke til å lage gode produkter og løsninger for tjenester. De data som kan være åpent tilgjengelig må derfor tilgjengeliggjøres på en hensiktsmessig måte slik at dette lett kan hentes av den aktuelle aktør. Næringssamarbeidet i Kongsbergregionen har laget et forslag til forprosjekt som skal kartlegge næringslivets behov og lage anbefalinger for tiltak som kan etablere egnet infrastruktur for uthenting av slik data. Prosjektet forutsetter finansiering gjennom skjønnsmidler fra Fylkesmannen. Daglig leders forslag til konklusjon: Rådmannsutvalget støtter forslaget til mandat for forprosjektet Smarte lokalsamfunn. Rådmannsutvalgets konklusjon: Rådmannsutvalget støtter forslaget til mandat for forprosjektet Smarte lokalsamfunn. Språklige endringer etter innspill fra rådmannsutvalget.

12 Sak 014/17 Kommunereformen Dokumenter i saken: Rådmannsutvalget sak 056/14 Regionrådet sak 033/14 Regionrådet Saksbehandler Håvard Fossbakken Opplysninger i saken/vurderinger: Rådmennene gir en oppdatert status fra de enkelte kommunene. Daglig leders forslag til konklusjon: Saken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon: Saken tas til orientering Eventuelt Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet.