Rådmannsutvalget 31. januar 2014

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 31. januar 2014 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:00 12:40 Møteleder: Hans Henrik Thune referent: Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 001/14: Godkjenning av møtereferat...3 Sak 002/14: Sluttrapport felles arrangementskalender...3 Sak 003/14: Sluttrapport forstudie attraktivitet...3 Sak 004/14: Sluttrapport bærekraftig hytteutvikling...4 Sak 005/14: Sluttrapport bygdeutvikling...4 Sak 006/14: Felles IKT driftssamarbeid...5 Sak 007/14: ERP-prosjektet...6 Sak 008/14: Prosjekt kvalitetssystem...7 Sak 009/14: Prosjekt kompetanseregionen...9 Sak 010/14: Veldferdsteknologi - prosjektforlengelse...10 Sak 011/14: Gevinstrealisering IKT-prosjekter...12 Sak 012/14: Søknad om støtte hyttemesse Sak 013/14: Intermodal godstransport høring av planprogram...15 Sak 014/14: Valg av leder...16 Sak 015/14: Eventuelt...17 Felles bord!...17 Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Adm sluttrapport kalender til sak 002/14 2. Vedl 2 Adm sluttrapport attraktivitet til sak 003/14 3. Vedl 3 Adm sluttrapport hytteutvikling til sak 004/14 4. Vedl 4 Adm sluttrapport bygdeutvikling til sak 005/14 5. Vedl 5 Brev fra Hjartdal kommune vedr PL til sak 007/14 6. Vedl 6 Sluttrapport kvalitetssystem til sak 008/14 7. Vedl 7 Kvalitetshåndbok til sak 008/14 8. Vedl 8 Adm sluttrapport forprosjekt kompetanseregionen til sak 009/14 9. Vedl 9 Prosjektmandat hovedprosjekt kompetanseregionen til sak 009/14 - ettersendt 10. Vedl 10 Søknad fra Nore og Uvdal Næringsselskap til sak 012/14 Til stede: Rune Engehult / Hjartdal Wenche Grinderud / Kongsberg Magnus Mathisen / Notodden Hans Henrik Thune / Rollag Vidar Torgersen / Nore og Uvdal Rune Lødøen / Tinn Jon G. Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen Britt Inger Kolset / Kongsbergregionen under sakene 010 og 011/14 2

3 Sak 001/14: Godkjenning av møtereferat Møtereferat rådmannsutvalgets møte den Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referat fra møtet den godkjennes Rådmannsutvalgets konklusjon sak 001/14: Referat fra møtet den godkjennes Sak 002/14: Sluttrapport felles arrangementskalender Prosjektplan/-beskrivelse Tidligere behandlinger Administrativ sluttrapport pr (Vedlegg 1) Det er gjennomført et prosjekt knyttet til etablering av felles kalender for kommunene i Kongsbergregionen. Prosjektet er nå avsluttet, og sluttrapport legges fram for rådmannsutvalget av regional koordinator (PA) Administrativ sluttrapport prosjekt felles arrangementskalender tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 002/14: Administrativ sluttrapport prosjekt felles arrangementskalender tas til orientering Sak 003/14: Sluttrapport forstudie attraktivitet Tidligere behandlinger Prosjektbeskrivelse Rapport fra Rambøll Management AS Administrativ sluttrapport pr (Vedlegg 2) 3

4 Prosjektet har levert en rapport som er presentert de regionale organ tidligere. Det har vært gjennomført en prosess i 2013 som har involvert både regionale nettverk, rådmannsutvalg, regionråd og representantskap. Prosjektet er å anse som avsluttet, og evt videre oppfølging er under arbeid i regi av SNKR. Regional koordinator (PA) legger med dette fram administrativ sluttrapport Administrativ sluttrapport forstudie attraktivitet tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 003/14: Administrativ sluttrapport forstudie attraktivitet tas til orientering Sak 004/14: Sluttrapport bærekraftig hytteutvikling Tidligere behandlinger Prosjektbeskrivelse Administrativ sluttrapport pr (Vedlegg 3) Prosjektet er som rådmannsutvalget tidligere er orientert om stanset. Regional koordinator (PA) legger med dette fram administrativ sluttrapport Administrativ sluttrapport prosjekt bærekraftig hytteutvikling tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 004/14: Administrativ sluttrapport prosjekt bærekraftig hytteutvikling tas til orientering Sak 005/14: Sluttrapport bygdeutvikling Tidligere behandlinger Prosjektbeskrivelse Sluttrapport pr (Vedlegg 4) Det er gjennomført et forprosjekt kalt «arena for bærekraftig bygdeutvikling» som hadde bla til hensikt å søke etablere felles arena for samordning og støtte til lokale prosesser. Innenfor områder med avstandsulemper, nedgang i folketall og sval næringsstruktur. Arenaen skulle kunne bidra til kunnskapsformidling, kompetanseutvikling, erfaringsutveksling, mobilisering, nettverksbygging og tilgang til relevante verktøy. 4

5 Erfaringene fra prosjektgjennomføringen har gitt grunnlag for beslutning om å avslutte arbeidet. Men at man søker videreføre arbeidet og dets intensjon i andre rammer. Regional koordinator (PA) legger med dette fram sluttrapport. Sluttrapport fra forprosjekt bærekraftig bygdeutvikling tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 005/14: Sluttrapport fra forprosjekt bærekraftig bygdeutvikling tas til orientering Sak 006/14: Felles IKT driftssamarbeid Tidligere behandlinger og prosjektdokument Rådmannsutvalget 22 mars 2013 sak 027/13 Rådmannsutvalget 26 april 2013 sak 036/13 Rådmannsutvalget 31. mai 2013 sak 046/13 Rapport fra Agenda Kaupang del 2 Utkast til saksframlegg Revidert forslag til vedtekter Revidert forslag til samarbeidsavtale Rådmannsutvalget 30. august 2013 sak 056/13 Rådmannsutvalget 27. september 2013 sak 065/13 Rådmannsutvalget 25. oktober 2013 sak 076/13 Oversendesesbrev til kommunene av Utkast til plan for etableringsprosjekt Rådmannsutvalget 29. november 2013 sak 086/13 Opplysninger i saken/vurderinger: Sekretariatet viser til tidligere behandlinger. I siste gangs behandling av saken i rådmannsutvalget ble følgende konklusjon: Prosjekt IKT-drift forlenges i inntil 2 mnd i påvente av beslutning mht evt iverksettelse av etableringsprosjekt Rådmannsutvalget har ingen innvendinger i fht skisse til etableringsprosjekt som er lagt fram Rådmannsutvalget ber sekretariatet forberede skisser tilpasset/hensyntatt de beslutninger som etter hvert blir avklart til behandling i neste møte Det viser seg i oppfølgingen av dette at det i møtet denne gang blir utfordrende å følge opp siste kulepunkt som planlagt. Dette skyldes på den ene siden at det vil bli februar før alle kommunene har behandlet saken i sine respektive kommunestyrer. Dernest kommer det at de kommuner som har behandlet saken med unntak av Kongsberg har fulgt opp felles framlegg. Dvs at de da har lagt grunnlag for oppfølging i tråd med det som rådmannsutvalget har vurdert som skisse til etableringsprosjekt i forrige møte (kulepunkt 2 ovenfor). I 5

6 utgangspunktet vil evt alternative skisser vanskelig kunne fremmes før i rådmannsutvalgets februar møte. Dertil kommer det at Kongsberg kommunestyre har fattet en beslutning som i stor grad avviker fra det felles forslag som var fremmet. Dette forslaget har sekretariatet pt ingen grunnlag for å følge opp med beskrivelse av alternativ skisse. Når saken nå ligger på rådmannsutvalgets bord til ny drøfting er det nettopp beslutningen i Kongsberg som er utgangspunktet. Rådmannen i Kongsberg har på bakgrunn av kommunestyrets vedtak bedt sekretariatet om at hennes oppdrag slik kommunestyret beskriver det legges fram i møtet. Fra protokollen i Kongsberg kommunes møte i kommunestyre den er hentet følgende enstemmige vedtak: «Saken utsettes. Kommunestyret ønsker et IKT driftsamarbeid med Kongsbergregionen, men mener at foreslått organisasjonsform ikke er hensiktsmessig. Kommunestyret ber rådmannen ta saken tilbake til rådmannensutvalget i Kongsbergregionen og sørge for at det gås en ny runde hvor andre organisasjonsformer vurderes. Saken fremmes deretter på nytt for politisk behandling. Ansattes organisasjoner skal involveres i prosessen iht. lov og avtaleverk.» Rådmannsutvalget må vurdere evt konsekvenser knyttet bla til at prosjektet avsluttes pr slik saken står nå. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Wenche Grinderud orienterte om saken slik den ble behandlet i Kongsberg. Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 006/14: Rådmannsutvalget avventer kommunestyrebehandling i alle de 7 kommunene. Saken settes opp igjen på dagsorden når disse foreligger. Prosjekt IKT-Drift forlenges til Sak 007/14: ERP-prosjektet Prosjektplan Tidligere behandlinger, bla: Statusrapport pr behandlet sak 063/13 Brev fra Hjartdal kommune vedr PL datert (Vedlegg 5) Som det fremkom av statusrapporten fra ERP-prosjektet pr september, har fremdrift i prosjektet vært tilfredstillende uten store avvik. Svært mange aktiviteter er gjennomført, og prosjektet nærmer seg i fht aktiviteter i prosjektplanen slutten. Planlagt prosjektslutt har vært innen Det er Hjartdal kommune som i dette prosjektet har levert prosjektledelse. Nå foreligger det en 6

7 oppsigelse fra Wåle, som har hatt dette oppdraget. Hun sier opp sin stilling i Hjartdal kommune, og vil fratre sin stilling i begynnelsen av mars 2014 (pr 9 mars 2014). Dette får konsekvenser for prosjektet. Kort sagt vurderer regional koordinator (PA) det som lite hensiktsmessig å søke etablere ny prosjektledelse for gjenstående periode. Mer aktuelt er det å se på planlagte aktiviteter i prosjektet i den perioden som gjenstår, og søke finne fram til arbeidsformer i samarbeidet som muliggjør realisering av de mål som er satt og milepæler som er lagt. Planen/fremdriften blir derfor justert. I utgangspunktet skulle prosjektet avsluttes innen Uansett mener PA etter samråd med PL at prosjektet som sådan (mht aktiviteter) kan søkes avsluttet innen Det gjenstår prosjektgruppemøter hhv og som vil gjennomføres som planlagt. Etter dette gjenstår det 4 andre prosjektaktiviteter i form av kurs/opplæringsdager. Disse er hhv 13 mars, 20. mars, 24. mars, og 29. april. Disse er mulig å gjennomføre som planlagt ved at vertskap og prosjektets fagledere tar ansvaret. Fordi PL fratrer sin oppgave har PA bedt om at sluttrapport ferdigstilles så snart det er mulig i denne også da anbefalinger for videre oppfølging i tråd med rådmennenes bestilling. Vi legger opp til at sluttrapport vil kunne presenteres for rådmannsutvalget den 28.mars Pt legger vi opp til at det etter rapportens fremleggelse vil være aktuelt å lage oppfølging langs tre spor. Det ene er etablering av nettverk knyttet til de berørte fagområder. Det andre vil være å arbeide fram konkrete mandat knyttet til evt prioritering rådmennene måtte gjøre av tilnærming til tjenestesamarbeid innenfor et eler flere av disse fagområder. Det tredje er en plan for utrulling av ehandel, som vil trenge ytterligere fokus og oppfølging i tiden som følger dersom gevinstrealisering skal muliggjøres på best mulig måte. Rådmannsutvalget tar saken til orientering, forslag til endret fremdrift godkjennes Regional koordinator gjorde rede for saken. Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 007/14: Rådmannsutvalget tar saken til orientering, forslag til endret fremdrift godkjennes Sak 008/14: Prosjekt kvalitetssystem Prosjektplan Tidligere behandlinger Sluttrapport (Vedlegg 6) Kvalitetshåndbok (Vedlegg 7) Saksbehandler Kristin Wåle I mars 2011 satte Notodden kommune v/ rådmann på agendaen en felles anskaffelse av IKT verktøy for kvalitet/internkontroll med avviksoppfølging for kommunene i Kongsbergregionen. Rådmannsutvalgets konklusjon i møte i sak 029/11 var at sekretariatet skulle fremme forslag til prosess med mål om felles anskaffelse av kvalitetssystem. Oppgaverog aktiviteter i forprosjektet ble gjennomført i henhold til vedtak i rådmannsutvalget (029/11). Sekretariatet orienterte rådmannsutvalget om prosess og valg av leverandør høsten 2012 i sak 108/12 og i sak 118/12. Det ble inngått kontrakt med KvalitetsLosen 20. desember

8 Prosjektet hadde oppstart i januar og det ble i samarbeid med prosjektleder fra KvalitetsLosen satt opp en prosjektplan med detaljert oversikt over alle aktiviteter i implementeringsprosessen. Organisering av prosjektet og gjennomføring av aktivitetene blir beskrevet i sluttrapporten. Når prosjektet leverer sluttrapport forventes det ikke at alle kommuner har fått publisert alle dokumenter i systemet. Prosjektgruppen konkluderte tidlig i prosessen med at det ikke ville være oppnåelig med full implementering i alle kommuner i løpet av Men det var et mål og ønske fra alle kommunene at man skulle være i gang med avvikshåndtering fra januar Hovedmålet for prosjektet var å planlegge og implementere regionalt kvalitetsverktøy for kommunene i Kongsbergregionen i henhold til kontrakt inngått med KvalitetsLosen. Dette målet ble nådd. Prosjektets tidsramme og kostnader holdt. Samarbeidet mellom kommunene gjennom prosjektfasen har blitt utvidet gjennom den regionale prosjektgruppen. Men ved prosjektslutt avsluttes den overordnede prosjektorganiseringen, og arbeidet i det ny opprettede prosjektnettverket må igangsettes (sak 64/13). Det er viktig at sekretariatet i regionen så snart som mulig tar initiativ til å samle nettverket til oppstartsmøte, og er med i prosessen med å utpeke en leder. På bakgrunn av fokus og fremdrift i prosjektet, utsatte vi implementering av ny modul "årshjul" til Prosjektet mener at denne investeringen må gjøres i 2014, og at resterende midler i prosjektet skal benyttes til felles opplæring og til aktiviteter som gjennomføres i det nyopprettede kvalitetsnettverket. Herunder bør det også avsettes midler til frikjøp av ressurs, feks. tilsvarende 10% stilling, til å lede nettverket i 2014 for å sikre videre fremdrift for alle 7 kommuner. Det videre arbeidet til prosjektnettverket vil være viktig i ytterligere gevinstrealisering. Særlig i forhold til å bygge opp felles prosedyrer og innholdet i den regionale databasen slik at ikke alle kommuner gjør samme jobb. Gjennomføring av felles opplæringer for nye ansatte og ved innføring av nye moduler vil også være viktig for å realisere fremtidige gevinster. I tillegg til sluttrapporten har prosjektteamet utarbeidet en regional kvalitetshåndbok. Dette er en beskrivelse av kvalitetssystemet og kvalitetsarbeidet i regionen som hver kommune kan ta i bruk. Sluttrapporten tas til orientering Arbeidet i det opprettede kvalitetsnettverket videreføres Restmidler i prosjektet benyttes til ny modul "årshjul", felles opplæringstiltak, og til aktiviteter som gjennomføres i det ny opprettede kvalitetsnettverket. Samt til frikjøp av ressurs til å lede nettverksarbeidet i Kvalitetshåndboken godkjennes - som en veileder/beskrivelse av kvalitetssystemet og kvalitetsarbeidet i regionen, som den enkelte kommune kan ta i bruk Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 008/14: Sluttrapporten tas til orientering Arbeidet i det opprettede kvalitetsnettverket videreføres Restmidler i prosjektet benyttes til ny modul "årshjul", felles opplæringstiltak, og til aktiviteter som gjennomføres i det ny opprettede kvalitetsnettverket. Samt til frikjøp av ressurs til å lede nettverksamarbeidet i Kvalitetshåndboken godkjennes - som en veileder/beskrivelse av kvalitetssystemet og kvalitetsarbeidet i regionen, som den enkelte kommune kan ta i bruk 8

9 Sak 009/14: Prosjekt kompetanseregionen Tidligere behandlinger Prosjektmandat forprosjekt (vedtatt i RMU ) Adm sluttrapport forprosjekt (Vedl 8) Prosjektmandat hovedprosjekt (Vedl 9 - ettersendt) Saken har to hensikter: 1. Rapportere fra gjennomført forprosjekt i tråd med mandat/plan vedtatt av rådmannsutvalget 2. Fremme mandat til gjennomføring/oppstart av hovedprosjekt i tråd med vedtatt handlingsplan og anbefalinger i forprosjekt. Vedlagt saken følger sluttrapport fra forprosjektet. Arbeidet i forprosjektfasen synes gi grunnlag for videre arbeid med prosjektet, og legger da grunnlag for å fremme forslag om iverksettelse av et hovedprosjekt. Som det fremkommer av regional koordinators forslag til konklusjon i saken, anbefales iverksettelse av slikt hovedprosjekt. Forslaget er i tråd med handlingsplan for 2014, og de forutsetninger som er lagt for dette arbeidet i sekretariatets budsjettforslag. Dvs at man søker ekstern finansiering av de direkte kostnadene i prosjektet. Regional koordinator mener at det i gjennomføringen av et hovedprosjekt ligger muligheter for å realisere vesentlige gevinster for kommunene knyttet til samarbeid om kompetanseutvikling. Både knyttet til effektivisering av kommunale ressurser mht kompetanseutvikling, men også mer og bedre slik utvikling. Og i seg selv også bidra til å styrke samarbeidet. Dette kan igjen antas skape en plattform for ytterligere arbeid med og fokus på innovasjon i regionen, og også de kommunale arbeidsplassenes attraktivitet på sikt. Prosjektet står på «egne ben» i forhold til hensikt og mulige gevinster. Men må kunne ses i sammenheng med det interregionale prosjektet «læringsløpet» som syns få stadig mer oppmerksomhet i disse dager. I tillegg kommer det mulighet for å styrke kunnskaps- og kompetansesiden i gjennomføringen av andre regionale tiltak og prosjekt, der opplæring har vist oss av erfaring å være en viktig suksessfaktor. Prosjektet foreslås bygget på kjente strukturer i det etablerte interkommunale samarbeidet. Bla gjennom å foreslå forpliktelse som ligner på det som idag anvendes knyttet til «SuksIT», men også gjennom å aktivisere ytterligere det nettverksarbeidet som regionsamarbeidet idag fasiliterer. Felles kompetansetiltak er og har vært tema og oppgaver som disse nettverkene hele tiden har ønsket å arbeide med, og vårt inntrykk er at disse ønsker velkommen dette prosjektet og videre initiativ/struktur i så måte. Prosjektet vil uten tvil kunne gi et betraktelig løft i forhold til å øke sekretariatets og samarbeidets evne til å initiere, fasilitere og koordinere tiltak i fht kompetanseutvikling. Sluttrapport fra forprosjekt tas til orientering Prosjektmandat for hovedprosjekt godkjennes Regional koordinator orienterte. Rådmannsutvalget drøftet saken. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 009/14: Sluttrapport fra forprosjekt tas til orientering Prosjektmandat for hovedprosjekt godkjennes 9

10 Sak 010/14: Veldferdsteknologi - prosjektforlengelse Rådmannsutvalget sak 040/12 Rådmannsutvalget sak 058/12 Rådmannsutvalget Prosjekt Omsorgsteknologi Prosjektmandat for forprosjekt «Omsorgsteknologi» Saksbehandler Britt Inger Kolset Kommunene i Kongsbergregionen gjennomførte i 2012 en forstudie for å kartlegge utfordringer og mulige samarbeidsgevinster innen området «omsorgsteknologi» - heretter benevnt som «Velferdsteknologi». Rådmannsutvalget vedtok i forbindelse med behandlingen av forstudiens sluttrapport følgende: Sluttrapport fra forstudie Velferdsteknologi tas til orientering Det vedtas oppstart av forprosjekt for utrulling av pilotløsninger iht vedlagt prosjektmandat Forprosjektet forventes legge til rette for å identifisere behov der ny teknologi kan utvikles, evt finne måter å arbeide videre på i regionen der et fokus på innovasjon/nye teknologiske løsninger ivaretas Overordnet målsetning for forprosjektet var i prosjektmandatet definert slik: «Forprosjektet skal bistå kommunene i å implementere de teknologiske løsninger som er anbefalt som pilotløsninger i dokumentet «Sluttrapport forstudie Velferdsteknologi». Forprosjektets arbeid har blitt koordinert av sekretariatet i Kongsbergregionen. Det regionale helse- og omsorgsnettverket har blitt løpende orientert om status. Nedenfor vises en kort status pr. Januar 2014: 10

11 Nr Handlingsmål forprosjekt Velferdsteknologi 2013 Status gjennomførte aktiviteter 1 Skape forståelse, forankring og forpliktelse i kommunene til å bidra aktivt i forprosjektet Det er ikke gjennomført spesifikke aktiviteter knyttet til dette, men det regionale helseog omsorgsnettverket er løpende orientert om status og planer i forprosjektet 2 Beslutte endelig valg av piloter basert på forstudiens gjennomgang av aktuelle løsninger Bergtun Sykehjem i Nore og Uvdal og Skinnarberja i Kongsberg i avsnittet «Handlingsmål 3» i sluttrapporten. kommune ble valgt for å teste pilot «Digitalt Natt tilsyn» 3 Bistå kommunene i å implementere og ta i bruk valgte piloter Digitalt Nattilsyn er etablert og tatt i bruk i de valgte kommuner Avventet å anskaffe medisindosetter i alle kommuner i påvente av om disse kan integreres inn i alarmsystemet som er etablert i Kongsbergregionsskya for «Digitalt Natt tilsyn» 4 Planlegge og gjennomføre nødvendige kompetansehevingstiltak for Kurs og opplæring gjennomført av aktuelle ansatte på ansatte/brukere knyttet til utrullingen av de konkrete pilotløsningene Bergtun og på Skinnarberja Superbrukere og lokale prosjekltledere for de 2 pilotene (Skinnarberja og Bergtun) deltar på nettverkssamlinger i regi av Arena Helseinnovasjon 5 Bistå kommunene i å beskrive og realisere gevinster knyttet til bruk av pilotløsningene Planlegges gjennomført i 1. kvartal Sørge for at erfaringer med de ulike pilotløsningene blir gjort kjent for Det planlegges gjennomført en regional konferanse når pilotperioden alle kommunene i regionen er gjennomført i februar/mars 7 Bidra til økt forståelse for hvilke muligheter som generelt ligger i innføring av Det planlegges gjennomført en regional konferanse når pilotperioden velferdsteknologi både for ansatte og ledere i pleie- og omsorgssektoren er gjennomført i februar/mars 8 Identifisere mulige hindre for hensiktsmessig utrulling av velferdsteknologi i stor skala Man ser at et av de største hindrene knyttet til utrulling i stor skala er hensiktsmessig planlegging av infrastruktur for velferdsteknologi Det vil være kritisk for kommunene å etablere en god og sikker infrastruktur for sending og mottak av alarmsignaler uavhengig av løsninger som velges Det er gjennomført møter med hjelpemiddelsentralen i Kongsberg kommune for å avklare felles utfordringer og behovet for samordning og samarbeid ifb med utrulling av velferdsteknologi i stor skala. 9 Etablere samarbeid med aktuelle nasjonale arenaer/samarbeidspartnere som kan bistå Har gjennom piloten Digitalt Natt tilsyn etablert samarbeid med Arena kommunene i å hente ut gevinster ifb med innføring av velferdsteknologi Helseinnovasjon AS og har gjennom dette også tilgang til forskningsmiljøer som bidrar i forhold til beskrivelse av gevinster ifb med innføring av velferdsteknologi 10 Synliggjøre den regionale merverdien som forprosjektet har bidratt til Beskrives ved prosjektets slutt Forprosjektet skulle egentlig vært ferdigstilt , men grunnet tekniske utfordringer i piloten «Digitalt Nattilsyn» har samarbeidspartner Arena Helseinnovasjon utvidet pilotperioden med 3 mnd til ca 1. mars Forprosjektet ble i 2013 finansiert via skjønnsmidler, og ubrukte midler fra 2013 er overført til Forlengelsen vil således ikke medføre økonomiske konsekvenser for kommunene eller forprosjektet. I regionens budsjett for 2014 er det foreslått søkt om skjønnsmidler på kr til samarbeid om velferdsteknologi. Sett i lys av forlengelsen av pilotperioden vil det vil være hensiktsmessig at samarbeidet i 2014 organiseres som en forlengelse av pågående forprosjekt. Basert på erfaringene fra pilotene på Skinnarberje og Bergtun samt etter møter med hjelpemiddelkontoret i Kongsberg bør man før kommunene ruller ut velferdsteknologi i stor skala se nærmere på hvilken IKT-infrastruktur for velferdsteknologi som bør benyttes. Totalt sett har kommunene i Kongsbergregionen i dag ca alarmer/sensorer som omtales som velferdsteknologi i bruk i pleie- og omsorgstjenesten. Hovedvekten av dette er trygghetsalarmer plassert hos hjemmeboende. Kommunene har i dag ulik organisering av mottak og betjening av disse. Det forventes at antall alarmer/sensorer som tas i bruk i kommunene vil øke dramatisk de neste årene. Dette vil være nye typer alarmer/sensorer. En er kjent med at leverandører av ulike velferdsteknologiske løsninger nå er aktivt ute i markedet for å selge «sine» løsninger til f.eks. sykehjem i kommunene. Dette er løsninger som gjerne dekker er avgrenset behov og som ikke nødvendigvis spiller sammen med annen type velferdsteknologi. For å kunne sikre at kommunene kan nyttiggjøre seg slike løsninger på en god måte er det avgjørende at kommunene på forhånd har planlagt hva slags IKT-infrastruktur som bør benyttes for velferdsteknologi. Det foreslås derfor at forprosjektet i 2014 gjennomfører en nærmere utredning av behovet for IKT-infrastruktur for velferdsteknologi, herunder om denne bør være lokal eller regional. Forslaget er drøftet med SuksIT som er enige i at dette bør gjennomføres. En slik utredningen bør også beskrive om det er behov for kobling av alarmer til kommunenes 11

12 pasientjournaler. Kommunene i Kongsbergregionen har etablert felles IKT-infrastruktur og felles systemer for pasient-journaler. Det vil høyst sannsynlig være behov for at enkelte alarmer kobles mot pasientjournalene slik at det i denne til enhver tid finnes oppdaterte opplysninger om pasienten/brukeren. Andre temaer som bør sees nærmere på i en slik utredning vil f.eks. være: hvordan skal signalene fra trygghetsalarmer i kommunene sendes/mottas/ behandles? Hvordan bør signaler fra alle typer nye sensorer som vil dukke opp sendes/mottas/behandles? (sensorer som plasseres i private hjem og i kommunale omsorgsinstitusjoner) Hvordan skal alt utstyr og tekniske komponenter/sensorer vedlikeholdes? I tillegg til ovennevnte utredning bør forprosjektet i 2014 iverksette aktiviteter som ivaretar rådmannsutvalgets tilleggsvedtak i møtet : Forprosjektet forventes legge til rette for å identifisere behov der ny teknologi kan utvikles, evt finne måter å arbeide videre på i regionen der et fokus på innovasjon/nye teknologiske løsninger ivaretas En innledende aktivitet på dette området kan være å søke å etablere et samarbeid med forprosjektet, teknologimiljøet i Kongsberg, Arena Helseinnovasjon og Høgskolen i Budskerud og Vestfold. Det bemerkes at erfaringer fra andre/sentrale aktører innen velferdsteknologi viser at det finnes mange produkter som testes i pilotprosjekter, men få som enda har rullet disse ut i stor skala. Det kan nevnes at en er kjent med at Husbanken har støtteordninger knyttet til bruk av velferdsteknologi i kommuner. Det vil være naturlig at forprosjektet også avklarer forutsetninger/muligheter for å motta slik støtte og å søke om slik støtte dersom vilkårene for dette i pågående/planlagt arbeid synes oppfylt. Forprosjektet bør i tillegg til ovennevnte oppgaver spille inn forslag til budsjett for eventuell felles satsning på velferdsteknologi i Forprosjekt Velferdsteknologi forlenges til Sekretariatet sørger for at foreslåtte aktiviteter beskrevet i saken blir gjennomføres i denne perioden. Britt Inger Kolset orienterte i møtet. Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 010/14: Forprosjekt Velferdsteknologi forlenges til Sekretariatet sørger for at foreslåtte aktiviteter beskrevet i saken blir gjennomføres i denne perioden. Sak 011/14: Gevinstrealisering IKT-prosjekter Regjeringens digitaliseringsrundskriv KS' Gevinstkokebok for IKT-prosjekter i norske kommuner Saksbehandler Britt Inger Kolset 12

13 I følge Riksrevisjonen er ikke offentlig sektor god nok til å påvise om gevinster er realisert i forbindelse med IKT-investeringer. Regjeringens digitaliseringsrundskriv peker på at utvikling av IKT-tjenester skal ses i sammenheng med arbeidsprosesser og organisering, og at planlegging og gevinstrealisering må vektlegges. KS har nylig lansert en «Gevinstkokebok for IKT-prosjekter i norske kommuner». Gevinstkokeboken er ment som en enkel støtte og inspirasjon i arbeidet med å høste gevinster som følge av IKT-prosjekter. Den beskriver anbefalte aktiviteter knyttet til gevinstrealisering. Kokeboken ligger fritt tilgjengelig på nett og kan benyttes i alle former for gevinstrealisering, også i prosjekter som ikke har noe med IKT å gjøre. Kommunene i Kongsbergregionen etablerte for noen år siden enkle maler for gevinstplanlegging og gevinstrealisering i IKT-prosjekter. Disse ble utviklet fordi det på den tiden ikke fantes verktøy/maler som kunne benyttes. I og med at det nå settes et økt fokus på gevinstrealisering og at KS nå har utviklet et skreddersydd opplegg for kommuner, synes det mer hensiktsmessig å heretter benyttet KS sitt opplegg for gevinstrealisering. I forbindelse med utgivelsen tilbyr KS et dagskurs for «gevinsteksperter» i bruk av kokeboken. De tilbyr også et komprimert kurs i gevinstrealisering for rådmenn og ledere. I forbindelse med at Kongsbergregionen ved koordinator for SuksIT har deltatt i utarbeidelsen av kursmateriellet for begge kurs har KS utpekt Kongsbergregionen som såkalt «fyrtårn» sammen med Lyngdal kommune, Såte-samarbeidet og Telemark Fylkeskommune. Dette innebærer bla at KS viser til at Kongsbergregionen er opptatt av tematikken og at vi også involveres i videreutviklingen av metodikken. For å kunne realisere gevinster er det viktig å bygge kompetanse både om gevinstplanlegging og gevinstrealisering. Det er også viktig at ledere i kommunene har nødvendig kompetanse om å etterspørre planer for hvordan gevinster skal tas ut, og hvordan gevinstene har blitt realisert. For å sikre at denne type kompetanse er tilstede i regionen foreslås det gjennomført et 2-3 timers regionalt kurs i gevinstrealisering for rådmenn og virksomhetsledere i kommunene. Et slikt kurs vil eventuelt bli gjennomført av samme kursleverandør som KS har benyttet i sin kursvirksomhet og vil ha fokus på blant annet: hvordan sikre at man har kontroll på IKT-prosjekter på et overordnet nivå hvordan påse at det i forkant av IKT-prosjekter settes tydelig mål hvordan følge opp på en enkel måte at det realiseres gevinster i etterkant av prosjekter Som tidligere nevnt kan gevinstkokeboka benyttes i andre typer prosjekter enn IKT-prosjekter og et slikt kurs vil også bidra til at ledere bygger kompetanse om gevinstrealisering uavhengig av type prosjekter. Når et slikt kurs for ledere er gjennomført vil det være hensiktsmessig å arrangere et regionalt dags-kurs for «gevinsteksperter» i kommunene. Disse vil få mer detaljert kompetanse om hvordan gevinstkokeboka skal konkret skal brukes i tillegg til en mer grundig gjennomgang tematikken «gevinstrealisering». Det anses å være en stor fordel at også et slikt kurs arrangeres regionalt. Da vil man i tillegg til å redusere kostnadene ved kursdeltakelse kunne etablere en felles arena for «gevinsteksperter» i kommunene. En slik felles arena vil kunne bidra til utnyttelse av kompetanse om gevinstrealisering på tvers av kommunegrensene. Begge kursene vil kunne gjennomføres innen vedtatte budsjettrammer for IKT-samarbeidet i Det kan nevnes at ovennevnte forslag til regionale kurs ble beskrevet for SuksIT i møte , og at SuksIT støttet forslaget. 13

14 Det gjennomføres et 2-3 timers regionalt kurs i gevinstrealisering for rådmenn og virksomhetsledere i mars/april Det gjennomføres et dagskurs for «Gevinsteksperter» i kommunene i april/mai Britt Inger Kolset orienterte. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 011/14: Det gjennomføres et 2-3 timers regionalt kurs i gevinstrealisering for rådmenn og virksomhetsledere i april Det gjennomføres et dagskurs for «Gevinsteksperter» i kommunene i april/mai Sak 012/14: Søknad om støtte hyttemesse 2014 Søknad fra Nore og Uvdal Næringsselskap (Vedlegg 10) På vegne av flere aktører i Numedal søker Nore og Uvdal Næringsselskap om tilskudd til felleskostnader knyttet til hyttemessa Dette er et prosjekt hvor flere aktører i Numedal står sammen om felles omdømmebygging av Numedal som hyttedestinasjon. Nore og Uvdal Næringsselskap har i år tatt på seg arbeidet med koordineringen. Søknaden er rettet mot ordningen med Næringsfond som rådet for Kongsbergregionen disponerer for tiltak i Numedal. Tilsvarende tiltak fikk støtte også i 2012 og 2013 og tilbakemeldingene synes være gode. Både i forhold til den oppmerksomhet Numedalstanden fikk på messa og i fht at dette er et direkte og positivt initiativ i fht å virke samlende for større gruppe av næringsaktører i dalen. Saksbehandler vurderer initiativet som godt, og mener det er et tiltak som iallefall i en fase der samarbeid om dette etableres vil kunne være et riktig tiltak å støtte. Og et tiltak som gir god regional effekt innenfor det som bør kunne være næringsfondets virkeområde og regionens satsingsområder. Om næringsfond Kongsbergregionen: Hensikten med næringsfondene er å legge til rette for vekst, verdiskaping og sysselsetting i regionene. Prosjektene skal være i det distriktspolitiske området, dvs. i kommunene Flesberg, Rollag og/eller Nore og Uvdal. Tiltaket må være tidsavgrenset, ha definerte målsettinger, prosjektplan med mer. Driftstiltak eller støtte dekkes ikke. Tiltak kan støttes med maksimalt 50 % andel av tiltakets kostnad. Det forutsettes at all prosjektstøtte er innenfor EØS-avtalens regelverk for offentlig støtte. Det er regionrådet for Kongsbergregionen som fatter vedtak om tilskudd fra næringsfondet. Søknad om delfinansiering av felles stand på «Hyttemessen 2014» for Numedal imøtekommes med en bevilging stor kr Støtten finansieres via næringsfond for Kongsbergregionen Rådmannsutvalget drøftet saken 14

15 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 012/14: Søknad om delfinansiering av felles stand på «Hyttemessen 2014» for Numedal imøtekommes med en bevilging stor kr Støtten finansieres via næringsfond for Kongsbergregionen Sak 013/14: Intermodal godstransport høring av planprogram Høringsbrev fra Telemark fylkeskommune datert Forslag til planprogram Nasjonale myndigheter har en målsetting om å flytte en større andel av godstransportareidet fra veg til bane og sjø. Det er igangsatt et arbeid for å lage en interregional plan for utvikling av intermodal godstransport i Vestfold og Telemark, og planen skal vedtas innen juni Planarbeidet skal knytte fylkeskommunene, berørte kommuner, Jernbaneverket, kommunale havnemyndigheter, regionale transportetater og næringsinteresser sammen i arbeidet for utvikling av klima- og miljøvennlige godstransportalternativer i og gjennom de to fylkene. Telemark fylkeskommune beskriver hensikten med planarbeidet slik: Legge til rette for mer gods på sjø og bane Bedre utnyttelse av infrastrukturinvesteringer Styrke regionens konkurransekraft Utrede mulighetene for samarbeid og funksjonsfordeling mellom aktørene Redusere klimautslipp fra tungtransport på veg Planplanprogram for Intermodal godstransport i Telemark og Vestfold er nå 1. gangs vedtatt i fylkesutvalg og lagt ut til offentlig ettersyn. Det er presentert et initiativ ovenfor sekretariatet med spørsmål om dette er en sak som Kongsbergregionen bør avgi høringsuttalelse til. Dette siste er da også bakgrunnen for at saken legges fram for rådmannsutvalget, som bes ta stilling til hvorvidt det skal fremmes sak for rådet. Og dernest da også hva evt uttalelse bør fokusere. Regional koordinators vurdering: Det kan ses sammenhenger mellom regionens strategiområder og satsingsområder og de tema som omtales i planprogrammet. Samferdsel og infrastruktur vei og bane har vært og er et prioritert område for regionen. Planprogrammets målområder og tema (se feks beskrivelse av planarbeidets hensikt ovenfor) har sammenfall med regionens uttalte synspunkt. Videre vil måloppnåelse knyttet til disse områder kunne ha konsekvenser og muligheter for våre områder. Dette begrunner en evt oppmerksomhet fra vår region i seg selv. I tillegg kommer at dette planarbeidet har sammenheng med andre relevante planer som regionen er involvert i arbeidet med eller interesser i. Feks nevner planprogrammet konkret NTP, ATP Telemark og utviklingsplan for Bratsbergbanen for å nevne noe. Regional koordinator legger til grunn at iallefall to fokusområder kan begrunne en høringsuttalelse fra Kongsbergregionen: Endring av transportstruktur: Planarbeidet skal søke mer gods fra veg til sjø og bane. Og et av tiltakene er å kunne gjennom etablering av mer avklart kobling mellom havn, bane og veg i regionen lykkes med dette. Det legges også opp til at havner i Larvik og 15

16 Grenland skal kunne gi betydelig avlastning til Oslo-området mht godstransport. Godset vil således ta «nye veger» - og gi endringer i trafikk knyttet til dagens transportårer. Disse transportårene berører oss. Det kan feks gi endringer for dagens jernbanetrafikk i og gjennom vår region, men også skape nye utfordringer og muligheter langs feks fv 40, 360 og rv 36 mv. Men potensielt også påvirke trafikk langs E134. Næringslivets transportbehov: Bedre tilrettelegging for næringslivets transportbehov er i seg selv et fokus regionen bør ha. Regional koordinator er i sin vurdering usikker på omfang og behov i regionens eget næringsliv knyttet til havn. Men nye transportløsninger og enklere tilgang til transport må kunne antas ha en betydning for både eget næringsliv, aktører vårt næringsliv samarbeider med og også evt næring som tilbyr tjenester knyttet opp mot transport. Dersom det skal avgis en uttalelse anbefaler regional koordinator at dette er kortfattet og med prioritert fokus. Generelt vurderes planprogrammet å kunne gis tilslutning. Konkret bør det kunne spilles inn at Kongsbergregionen tas inn i det av planprogrammet som angir geografiske avgrensinger mv (kap 7, pkt 7.1). Dernest at E134's posisjon i en framtidig situasjon må ivaretas i planarbeidet, da det kan være grunn til å anta at denne som øst-vest korridor vil være viktig. Det bør også kunne anføres at vi er opptatt av Bratsbergbanens framtid og funksjon, og evt med henvisning til feks Telemark Teknologiparks utviklingsplaner også vise til Telemarkskanalen som mulig transportveg. Rådmannsutvalget tar stilling til om det skal fremmes høringsuttalelse i saken, og det fokus en evt slik uttale bør ha. Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 013/14: Det fremmes et forslag til høringsuttalelse basert på innholdet i saksframlegget ovenfor. Forslaget legges frem for rådet til behandling i neste rådsmøte. Sak 014/14: Valg av leder Gjeldende vedtekter Rådmannsutvalget velger selv sin leder med en virketid på 1 år. Utvalget har tidligere lagt til grunn en praksis der leder velges i første møte i kalenderåret og nåværende leder Hans Henrik Thune ble valgt i møte den Rådmannsutvalget velger ny leder Rådannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 014/14: Magnus Mathisen velges som ny leder av rådmannsutvalget 16

17 Sak 015/14: Eventuelt Regional koordinator: Oppsigelse Regional koordinator orienterte om at han pr 31. januar har levert sin oppsigelse. Han fratrer sin stilling pr 30 april Konklusjon: Rådmannsutvalget tar saken til etteretning Det ble gjort gjort avtaler om oppgaver i den videre prosess mht å ansette etterfølger. Rådmannsutvalgets leder vil orientere og søke evt avklaring i kommende rådsmøte Magnus Mathisen / Notodden kommune: Advokatsamarbeid Ba om at saken settes på agenda i senere møte Konklusjon: Saken settes på agenda i senere møte Regional koordinator: Medlemmer til representantskap ORE Minnet om at medlemmene må gi tilbakemelding til valgkomiteen Inntil to medlemmer en stemme pr kommune. Tilbakemelding gis til valgkomiteens leder Erna Ansnes erna.ansnes@byr.oslo.kommune.no Konklusjon: Følges opp av kommunene som er medlemmer Felles bord! Et fast punkt på agendaen for deling utenom formell sakliste. Saker og spørsmål erfaringer og kunnskap, fra rådmannens hverdag og roller, som kan deles i kollegiet utenom protokoll. Det avsettes tid til slikt felles bord i møtet. 17