Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter, vedtatt av bystyret i sak i møte 21. september 2016:

Transkript

1 Byrådssak 1125 /17 Samordnet regional digitalisering LIBR ESARK Hva saken gjelder: I forlengelsen av arbeidet som finner sted i Bergen kommune knyttet til tjenesteområder/ tjenester som kan digitaliseres, har byrådsavdeling for finans, innovasjon og eiendom på oppfordring fra nabokommunene tatt initiativ til et regionalt samarbeid på. Arbeidet er forankret gjennom rådmennene i de største nabokommunene samt KS nasjonalt og regionalt. Det er søkt medfinansiering gjennom Fylkesmannens skjønnsmidler. Prosjektet «Samordnet regional digitalisering» er etablert for å forsterke og koordinere det regionale arbeidet på i Bergens-regionen. Arbeidet vil være til gjensidig nytte og styrke regionens posisjon på nasjonalt. Prosjektets mål er todelt og innebærer å etablere et felles, skalerbart, regionalt kompetansemiljø som kan understøtte kommunene på initiere arbeid med utvikling av nye løsningskomponenter som kan bli nasjonale løsninger samt forestå utbredelse av nye og eksisterende løsninger og komponenter som kan skaleres på KS sin felles kommunale FIKS-plattform Byråden for finans, innovasjon og eiendom legger i denne saken frem en orientering om det pågående arbeidet, dets bakteppe, organisering og forankring i KS sin digitaliseringsstrategi. Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter, vedtatt av bystyret i sak i møte 21. september 2016: 2.2 Byrådet som iverksetter av bystyrets overordnete styringssignaler Med utgangspunkt i bystyrets overordnete målsettinger og andre retningslinjer for kommunens virksomhet som bystyret fastsetter, er byrådet tillagt kompetanse til å utarbeide egne strategier for iverksetting av bystyrets vedtatte politikk. 2.4 Driftsansvar Byrådet har ansvar og myndighet til å forestå den løpende drift av kommunens virksomhet. Byråden for finans, innovasjon og eiendom innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet slutter seg til opplegget for å oppnå økt digitalisert samordning i regionen slik det er skissert i saken. 2. Oppdatert ressursbehov knyttet til prosjektet forutsettes klargjort så snart som mulig, og senest i forbindelse med tertialrapport Dato: 25. april

2 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Dag Inge Ulstein byråd for finans, innovasjon og eiendom 2

3 Saksutredning: KS sin nye digitaliseringsstrategi for erkjenner at det digitale landskapet er komplekst og berører alle tjenesteområder i en kommune. Politiske føringer og sektorspesifikke krav til bruk av standarder og felleskomponenter vokser frem. Kommunene opplever at digitale trender utfordrer dagens tjenesteproduksjon. Innbyggere og næringsliv forventer digital samhandling med kommunen, og teknologi gjør det mulig å automatisere deler av den kommunale saksbehandlingen. I sum representerer dette et potensial for betydelige økonomiske og kvalitative gevinster for den enkelte kommune og de kommunen samhandler med. Byrådet behandlet høringsinnspill til KS' digitaliseringsstrategi for kommuner og fylkeskommuner i byrådssak 1057/17. KS har etablert KommIT-rådet som sitt rådgivende strategiske organ på. Rådet har vært førende i arbeidet med digitaliseringsstrategien og etablerer arenaer for nasjonal samhandling. Samtidig forsterkes strukturene rundt den nasjonale felles integrasjons- og tjenesteplattformen (FIKSplattformen) og ambisjonen om å etablere flere felles tjenester for kommunesektoren på denne plattformen. Alle kommuner skal ivareta de samme lovpålagte oppgavene og ha interaksjon med de samme sektorer og aktører til tross for at utgangspunktet og forutsetningene i den enkelte kommune varierer. Difi har kartlagt at det er mer enn 200 pågående statlige digitaliseringsprosjekter. En rekke av disse påvirker kommunal sektor og bidrar til at risikoen for et digitalt klasseskille mellom kommuner øker. Gjennom dialog mellom Kommunal- og moderniseringsdepartementet og KS, om hvilke statlige virksomheter som hadde størst berøringsflate mot kommunene, er det - etter en nærmere gjennomgang med virksomhetene- valgt ut 11 virksomheter og 29 prosjekter, som en ønsker å se nærmere på. 22 av disse prosjektene er identifisert innenfor fem virksomheter; Kartverket, Direktoratet for ehelse, Integrering- og mangfoldsdirektoratet, NAV og Brønnøysundregistrene. Ambisjonen om kommunale fellesløsninger er tungt forankret i KS. FIKS-plattformen er et resultat av dette. Utfordringen har frem til nå vært å etablere en finansierings- og styringsmodell som sikrer utvikling av nye tjenester på FIKS-plattformen. Historisk har det vært enkeltkommuner som har stått for finansiering av utviklingsarbeidet. KommIT-rådet arbeider nå med å få på plass en langsiktig finansieringsløsning gjennom etablering av et fond for finansiering av utviklingsprosjekter. Prosjekter kan søke "låne"-finansiering gjennom fondet. Det vil kun være prosjekter som blir prioritert fra KommITrådet som oppnår finansiering. Regionalt digitaliseringssamarbeid Bergen kommune har etter flere henvendelser fra nabokommunene tatt initiativ til en regional tilnærming til de utfordringer og muligheter som «den digitale kommune» innebærer. I samarbeid med nabokommunene er prosjektet Samordnet regional digitalisering etablert. KS i Hordaland deltar i prosjektets styringsgruppe sammen med rådmennene i Os, Fjell, Askøy og Lindås kommuner. Fra Bergen kommune deltar kommunaldirektør for HR, digitalisering og eiendom og direktør for digitalisering og innovasjon. Rådmennene i Os, Fjell og Lindås representerer også henholdsvis Fusa; Sund og Øygarden; Meland og Radøy ut fra vedtak om kommunesammenslåing som er fattet i kommunestyrene i de nevnte kommunene. Gjennom felles innsats vil kommunene Askøy, Bergen, Sund, Fjell, Øygarden, Lindås, Meland, Radøy, Os og Fusa innfri nasjonale krav om økt bruk av fellesløsninger og øke bruken av og innholdet på KS sin 3

4 felles integrasjons- og tjenesteplattform for kommunal sektor, FIKS-plattformen. Et regionalt samordnet kompetansemiljø på vil gi en bredere plattform for felles initiativer og en arena å møte nasjonale initiativer på. For kommunene vil samarbeidet i tillegg kunne bidra til å løse digitale utfordringer knyttet til forestående kommunesammenslåinger og forenkle informasjonsflyt mellom kommunenes interne løsninger og kommunale og nasjonale fellesløsninger. Prosjektet samhandler tett med KS. I tillegg til deres representasjon i styringsgruppen er det tilordnet faglig ressurs i prosjektgruppe og referansegruppe for prosjektet. Prosjektet vil etablere konkrete løsninger som kan bli en del av KS sin nasjonale FIKS-plattform. Styringsgruppens oppfatning er at kollektiv læring, erfaringsutveksling og felles infrastruktur gir grunnlag for å realisere fremtidige effekter. Ved å legge til rette for forenkling, forbedring og fornying gjennom standardisering, samordnet utvikling og økt gjennomføringskraft på, vil man samtidig bidra til å styrke kommunenes muligheter for samarbeid på sektorområder, øke utnyttelsesgraden av nasjonale felleskomponenter og forsterke en sømløs elektronisk samhandling mellom forvaltningsnivåer, primært stat og kommune. Det er også et mål for Samordnet regional digitalisering å oppnå gjenbruk av erfaringer og løsningskomponenter fra prosjektet i øvrige kommuner, og å bidra regionalt inn mot nasjonal sektorutvikling, f.eks. innenfor helse og omsorg, oppvekst o.l. Prosjektet vil derfor aktivt arbeide for at informasjon deles på politiske og administrative møteplasser i regionen. I første omgang er det etablert et forprosjekt frem til sommeren Forprosjektet vil utrede områder der kommunene ser nytte av felles tilnærming samt vurdere og anbefale utvidelser av rammeverket for digitaliseringsarbeid, finansieringsmodeller og organisering. Etterfølgende hovedprosjekt vil kunne legge til rette for etablering av et felles skalerbart kompetansemiljø som kan understøtte kommunene på og utvikle og prøve ut felles løsninger innenfor et felles rammeverk og på den felles integrasjons- og tjenesteplattformen for kommunal sektor (FIKS-plattformen). Samarbeidet med KS regionalt og nasjonalt bidrar til at prosjektets resultater kan gi overføringsverdi til andre kommuner og bli vurdert i en nasjonal sammenheng. Ambisjonen er at man gjennom 2017 skal høste erfaringer og etablere et system- og kompetansemessig fundament for flere fellestjenester på FIKS-plattformen og et regionalt kompetansemiljø som også andre kommuner kan knytte seg til og anvende. Den enkelte kommunes lokale miljø vil da kunne ta del i den nasjonale utviklingen gjennom et felles regionalt kompetansemiljø. Sektorovergripende samhandling på tvers av forvaltningsnivåer har økende betydning for kommunale prioriteringer på. Det tilligger forprosjektet å etablere et felles kunnskapsgrunnlag for de deltakende kommunene fra slike nasjonale prosjekter. Digisos (Digitale innbyggertjenester Sosiale tjenester i NAV) er et slikt prosjekt. Prosjektet ble etablert for å gi brukere av kommunale sosiale tjenester i NAV et helhetlig digitalt tjenestetilbud, uavhengig av om det er stat eller kommune i NAV som har ansvaret for å levere tjenesten. Gjennom utvikling av digitale tjenester for sosiale tjenester i NAV for alle kommuner, vil Digisos bidra til at kommunene når målene i stortingsmeldingene om NAV i en ny tid og Digital agenda for Norge. Det pågår et tilsvarende prosjekt Digitale innbyggertjenester Helse sammen med ehelse direktoratet der målet er å levere primærhelsetjenesten sine digitale tjenester på helsenorge.no plattformen. Et annet ambisiøst løft er En-innbygger en journal, som vil gi bedre og mer effektive helsetjenester og samhandling. 4

5 Om prosjektet Samordnet regional digitalisering Samordnet regional digitalisering gjennomføres i to faser, et forprosjekt og et hovedprosjekt. Forprosjektet pågår gjennom 1. og 2. kvartal 2017 og har til hensikt å kartlegge overordnet status for den enkelte deltakende kommune i forhold til etablerte digitale tjenester for innbyggere og næringsliv bidra til at deltakende kommuner tar i bruk FIKS-plattformen og de løsninger som er etablert på denne klargjøre kommunenes oppfatning av relevante områder for felles tilnærming og nye tjenester på FIKS-plattformen kartlegge status for tilgrensende nasjonale tiltak og potensial for synergier kartlegge kommunenes kapasitet og kompetanser på avklare grunnlag for felles regional digitaliseringsstrategi og kompetansesamarbeid på vurdere finansieringsmuligheter og modeller anbefale organisering, styrings- og gjennomføringsmodell og mandat for videre arbeid Hovedprosjektet strekker seg gjennom 3. og 4. kvartal Det er innholdsmessig todelt og innebærer å etablere et felles, skalerbart, regionalt kompetansemiljø som kan understøtte kommunene på initiere arbeid med utvikling av nye løsningskomponenter som kan bli nasjonale løsninger samt forestå utbredelse av nye og eksisterende løsninger og komponenter som kan skaleres KS sin felles kommunale FIKS-plattform Ettersom den enkelte kommunes status og modenhet på vil være av betydning for fremdrift i fase 2, foreligger det foreløpig kun grove betraktninger rundt fasens innhold og fremdrift. Det tilligger arbeidet i fase 1 å etablere grunnlag for å detaljere innsatsområder og fremdriftsplan for denne fasen. Forprosjektet vil ikke berøre IKT-driften i den enkelte deltakende kommune. Økonomiske konsekvenser En videreføring i et hovedprosjekt forutsetter finansiering. I den forbindelse er det søkt om skjønnsmidler fra fylkesmannen, jf byrådssak Prosjektet er i søknaden kostnadsberegnet til kr Det søkes om 4,5 millioner i skjønnsmidler fra fylkesmannen. Øvrige økonomiske kostnader forutsettes dekket av nabokommunene som deltar i prosjektet. Bergen kommunes bidrag dekkes gjennom kompetansedelingen, løsningsdelingen og stillingsressursene som stilles til rådighet i samarbeidsprosjektet. Det er under utarbeidelse en søknad til KommIT-rådet for å sikre nasjonal forankring av arbeidet i KS. En slik forankring innebærer at prosjektet reflekterer nasjonal tenking og møter krav til skalerbarhet med hensyn på kommuners ulike størrelser i tilnærming og løsninger. Mer presis informasjon om økonomi og ressursbehov vil foreligge når forprosjektfasen er over etter 2. kvartal, og senest i forbindelse med tertialrapport