Mulige forfall meldes snarest til servicetorget på telefon eller Saker til behandling

Transkript

1 MØTEINNKALLING Vardø formannskap Dato: kl. 12:00 Sted: Vardø flerbrukshus Arkivsak: 15/00073 Arkivkode: Mulige forfall meldes snarest til servicetorget på telefon eller SAKSKART Side 10/15 15/ /15 15/ Saker til behandling Utredning kommunereform Valg av medlemmer til styringsgruppe og mandat Finnmark kommunerevisjon, framdrift - avvikling av selskapet /15 15/ Prisfastsetting utleie kommunale bygg 8 13/15 15/ Årsbudsjett 2016 og økonomiplan Vardø, Robert Jensen ordfører 1

2 Saker til behandling 10/15 Utredning kommunereform Valg av medlemmer til styringsgruppe og mandat Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 001 Saksbehandler Hans Erik Wilhelmsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Vardø formannskap /15 2 Vardø bystyre Forslag til vedtak/innstilling: «Utnevnte representanter til styringsgruppen for kommunestrukturutredningen for Øst-Finnmark utgjør forhandlingsutvalget for Vardø kommune. Følgende personer er oppnevnt: a) Ordfører b) c) d) Rådmann Utvalget ledes av ordfører. Utpekte/utnevnte tillitsvalgte og ungdomsrådsrepresentanter, og leder av Øst- Finnmark regionråd deltar i styringsgruppens møter med tale og forslagsrett. Ekstern prosjektleder sørger for praktisk bistand til og dokumentasjon av utvalgets arbeid. Det kommunale forhandlingsutvalget gis følgende oppdrag: Utarbeide intensjonsgrunnlag/-plan for de(t) retningsvalg som kommunestyret har besluttet. Dette skal blant annet beskrive: a) Mål og prinsipper for sammenslåingsprosessen b) Kommunens navn og symboler c) Mål for den nye kommunen d) Tjenestetilbud herunder lokalisering, struktur og tjenesteområder hvor det fortsatt er behov for samarbeidsløsninger e) Samfunns- og næringsutvikling f) Lokaldemokrati g) Økonomiforvaltning h) Fremtidige investeringsprosjekter i) Kommunen som arbeidsgiver j) Informasjonsarbeid 2

3 Intensjonsgrunnlaget før være ferdigstilt slik at kommunestyret kan behandle det i kommunestyremøtet i april. Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende formannskapet og kommunestyret om utvikling og status i forhandlingene. Vedlegg: Oppstartmøte Styringsgruppemøte Saksframstilling: Vardø formannskap behandlet saken i møte sak 3/15. Vedtak: Vardø kommune ønsker å ta del i pågående utredningsprosjekt mellom kommunene Sør-Varanger, Tana, Nesseby, Vadsø, Berlevåg og Båtsfjord. Formannskapet orienteres fortløpende om arbeidet På bakgrunn av formannskapets vedtak har Vardø kommune sluttet seg pågående utredningsarbeid organisert som prosjekt med arbeids- og styringsgruppe. Prosjektet har engasjert konsulentfirma BDO (Binder, Dijker, Otte og Co) til prosjektledelse. Da Vardø kommune har kommet inn i sen fase har egen avtale med BDO måtte inngås. Framdriftsplan I henhold til fremdriftsplanen for prosjektet vil tiden frem til nyttår gå med til å utarbeide et felles faktagrunnlag som det videre arbeidet skal bygge på. I perioden 1. januar til 30. mars vil prosjektet gå over i en fase med sonderinger og forhandlinger i forhold til å avklare om det er grunnlag for å utarbeide et intensjonsdokument knyttet til endringer i kommunestrukturen eller i dagens samarbeidsløsninger. 3

4 Styringsgruppe/forhandlingsutvalg Alle kommunen skal oppnevne deltakere til styringsgruppen for prosjektet. Disse representantene er også tenkt å ha oppgaven med å gjennomføre sonderinger og drøftinger på vegne av kommunene. Gjennomgang av vedtakene i kommunene, som deltar i kommunereformutredningen i Øst-Finnmark, knyttet mandatet som representantene i styringsgruppen har fått viser at disse til dels er ulikt, og i tillegg begrenset. Det er avgjørende for prosjektets fremdrift at representantene gis et mandat som gjør det mulig å gjennomføre det arbeidet som det er forutsatt skal skje gjennom prosjektet. Det foreslås at hver kommune oppnevner 4 representanter. Ordfører bør lede utvalget. Rådmenn er med i arbeidsgruppen og det anses som en fordel at også rådmenn blir representert i styringsgruppen. Møteplan Dato Tid Sted Tema 14. Desember 9:30 16:00 Tana rådhus Presentasjon av rapport Februar 9:30 16:00 Kirkenes Fremtidig kommunestruktur i Øst-Finnmark i lys av faktagrunnlaget 23. Februar 9:30 16:00 Tana rådhus 8. Mars 9:30 16:00 Tana rådhus 4

5 22. Mars 9:30 16:00 Tana rådhus Mandat Engasjert prosjektledelse har fremmet forslag til mandat for forhandlingsutvalgene slik: «Utnevnte representanter til styringsgruppen for kommunestrukturutredningen for Øst-Finnmark utgjør forhandlingsutvalget for x kommune. Følgende personer er oppnevnt: e) Ordfører f) g) h) Rådmann Utvalget ledes av ordfører. Utpekte/utnevnte tillitsvalgte og ungdomsrådsrepresentanter, og leder av Øst- Finnmark regionråd deltar i styringsgruppens møter med tale og forslagsrett. Ekstern prosjektleder sørger for praktisk bistand til og dokumentasjon av utvalgets arbeid. Det kommunale forhandlingsutvalget gis følgende oppdrag: Utarbeide intensjonsgrunnlag/-plan for de(t) retningsvalg som kommunestyret har besluttet. Dette skal blant annet beskrive: k) Mål og prinsipper for sammenslåingsprosessen l) Kommunens navn og symboler m) Mål for den nye kommunen n) Tjenestetilbud herunder lokalisering, struktur og tjenesteområder hvor det fortsatt er behov for samarbeidsløsninger o) Samfunns- og næringsutvikling p) Lokaldemokrati q) Økonomiforvaltning r) Fremtidige investeringsprosjekter s) Kommunen som arbeidsgiver t) Informasjonsarbeid Intensjonsgrunnlaget før være ferdigstilt slik at kommunestyret kan behandle det i kommunestyremøtet i april. Forhandlingsutvalget orienterer fortløpende formannskapet og kommunestyret om utvikling og status i forhandlingene. 5

6 Alternativer til endringer i kommunestrukturen. Kommunestyrene har ikke fattet vedtak om retningsvalg for det videre arbeidet. Dvs hvilke kommuner som de ønsker å gå i samtaler med. Dette er en viktig avklaring for hvordan sonderings/forhandlings-fasen skal planlegges/fasiliteres. Alle kommunene bør derfor i løpet av januar avklare hvorvidt det er særskilte retningsvalg som skal følges i det videre prosjektforløpet. Vedlegg til sak 6

7 11/15 Finnmark kommunerevisjon, framdrift - avvikling av selskapet Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 216 Saksbehandler Hallgeir Sørnes Saksgang Møtedato Saknr 1 Vardø formannskap /15 2 Vardø bystyre Forslag til vedtak/innstilling: Saken fremmes uten innstilling Saksframstilling: Ordføreren orienterer om saken i møtet. 7

8 12/15 Prisfastsetting utleie kommunale bygg Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 600 Saksbehandler Hans Erik Wilhelmsen Saksgang Møtedato Saknr 1 Vardø formannskap /15 2 Vardø bystyre Saksdokument ikke ferdigstilt. Ettersendes til møtet 8

9 13/15 Årsbudsjett 2016 og økonomiplan Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 151 Saksbehandler Thorleif Isaksen Saksgang Møtedato Saknr 1 Vardø formannskap /15 2 Vardø bystyre /15 3 Vardø formannskap /15 Vardø formannskap har behandlet saken i møte sak 9/15 Møtebehandling Følgende hadde ordet: Robert Jensen, Leif-Bjønulf Sætrum, Tom-Rainer Mikalsen Fjelde, Tore Solstad, Jarno Guttorm Gamst, Rådmann Hans Erik Wilhelmsen orienterte om forutsetninger for åretsbudsjettforslag. Administrasjonen legger fram til bystyremøtetet i desember hvordan intektene formes for Vardø kommune og hvordan innbyggertallet på virker inbyggertallet. Robert Jensen fremmet følgende forslag: Fremlagte forslag til årsbudsjett 2016 og økonomiplan vedtas. Saken legge ut til alminnelig ettersyn for bystyretmøtet 9. desember 2015 Votering Enstemmigvedtatt. Vedtak Fremlagte forslag til årsbudsjett 2016 og økonomiplan vedtas. Saken legges ut til alminnelig ettersyn for bystyretmøtet 9. desember Saksfremlegg Forslag til vedtak/innstilling: Fremlagte forslag til årsbudsjett 2016 og økonomiplan vedtas. Saken legges ut til alminnelig ettersyn for bystyretmøtet 9. desember

10 Saksframstilling: 10